重要なプロジェクトにおいて鍵となるプロジェクトマネージャーが交代するという事態は、歓迎できるものではないが、それでも時々起こってしまう。本記事では、新たなマネージャーへの引き継ぎをスムーズなものにするために役立つティップスを紹介する。
プロジェクト遂行中におけるプロジェクトマネージャーの交代は、新たなリスクを生むことになるとはいえ、現場で実際に起きている現実問題だ。プロジェクトやプログラム開発への取り組みは長期に及ぶ場合もあるため、プロジェクトマネージャーが転職や、企業組織の再編、役員の異動に伴って交代する事態も考えられる。また、プロジェクトマネージャーや他のチームメンバーがプロジェクトを去る可能性が常にあるという点を考えても、引き継ぎをうまく行うための計画を立てておくのがよいだろう。
バトンを渡す側のプロジェクトマネージャーは新たな栄光に向けて進もうとしており、以前のようなモチベーションをもはや保てないため、引き継ぎはバトンを渡される側のプロジェクトマネージャーにとって非常に困難なものになり得る。バトンを渡す側のプロジェクトマネージャーが社内で他の仕事に従事する場合は、引き継ぎを確実に成功させることへの動機付けは比較的大きい。しかし、バトンを渡す側のプロジェクトマネージャーが会社を去ってしまう場合、引き継ぎの成功に向けた動機付けの前にはたいてい、限られた時間という壁が立ちはだかることになる。
以下では、引き継ぎを成功させるために、バトンを渡す側のプロジェクトマネージャーが実践できる有益なティップスを解説する。
＃1：プロジェクトのキックオフプレゼンテーション時に使った資料を活用する
キックオフプレゼンテーションを行っていたのであれば、その資料はバトンを渡されるプロジェクトマネージャーにとって、ゴールや目的、スコープ、スケジュール、主な成果物を理解する素晴らしい素材となるはずだ。プレゼンテーション資料を使ったレビューを正しく行えば、難解なプロジェクト憲章や、分厚いスコープ記述書に目を通すよりもずっと効率の良い引き継ぎ作業ができるはずだ。
キックオフプレゼンテーション資料にはプロジェクトを管理するために用いられる高レベルのプロセス概要が含まれているはずだ。これには問題の管理やリスク管理、変更管理、スケジュール管理、状況報告の頻度、主なマイルストーンも含まれている。適切なキックオフプレゼンテーション資料を用いることで、プロジェクトの主な内容とプロジェクト管理計画の骨子をより容易に伝えることができる。
＃2：プロジェクトのスケジュールを詳細に伝える
プロジェクトスケジュールの細やかなレビューは必須である。プロジェクトスケジュールにおけるクリティカルパスや重要なマイルストーン、核となる部分の理解は、引き継ぎをスムーズに進めるうえでの重要な側面となる。また新たなプロジェクトマネージャーが、スケジュールの統制方法や遅延タスクの洗い出し方法、プロジェクトチームに対する新規タスクの伝達方法を理解することも重要となる。こういった引き継ぎはすべて、技術的なプロジェクト管理のベストプラクティスと、主要なプロジェクト成果物を伝えておく作業の一環だ。
＃3：予算管理プロセスを説明しておく
プロジェクトの予算管理方法は組織によって異なる。そして、予測や実績、請求書の処理は、さまざまな予算管理方法によって変わってくるため、こういったプロセスを説明し、プロジェクトがスムーズに運用されるとともに、組織の標準と合致するようにしておくことが重要となる。財務部門は、プロジェクトの予算状況に関する整合性ある月次報告を期待している。
