Más Wow Menos Oops

Í ndice

Introducción

Primera parte

Los siete pasos para agregar el factor Wow

PRIMER PASO

Objetivos y metas

SEGUNDO PASO La audiencia

TERCER PASO

La conexión emocional. Impresiones y memorias como valor agregado.

CUARTO PASO

El presupuesto

QUINTO PASO La logística

SEXTO PASO El evento

SÉPTIMO PASO

Cómo evitar los oops

Segunda parte

Tipos de eventos

Tercera parte

Más wow y menos oops

Introducción

Vivimos en una sociedad donde estamos rodeados de eventos grandes y pequeños que nos han marcado y nos han ayudado a buscar el camino de quiénes somos, de dónde venimos y hacia dónde vamos. Para algunos la palabra evento genera una gran emoción y para otros conlleva un componente de angustia. En ambos casos es normal, ya que compartimos eventos donde celebramos, lloramos o simplemente disfrutamos, teniendo en cuenta que para cada persona es una sensación personal y una percepción diferente, tanto para quien los ofrece como para quienes asisten.

Desde que nacemos, nuestros padres celebran nuestro nacimiento con algún tipo de evento, y luego la vida circula dentro de un vaivén de ellos. Nuestra graduación de kínder, del colegio, de la universidad, además de muchos otros relacionados con nuestra educación; eventos a los que asistimos, ya sean educativos, sociales, deportivos, o incluso los musicales, como esos conciertos que, para poder asistir, había que esperar en línea hasta tres días para ver a nuestro grupo musical preferido. A mí me ocurrió en la juventud con los Bee Gees , que se presentaron en Miami cumpliendo su gira de conciertos en el año 1979.

Pasamos también por seminarios pedagógicos para nuestro trabajo; eventos de mercadeo y eventos donde se proyecta el futuro del gremio; eventos sociales que vienen a marcar nuestra vida con cambios en la estructura familiar al incorporarse nuevos miembros; compromisos, matrimonios y hasta showers que celebran la venida del bebé que está por nacer.

Hoy en día se ha llegado a tal punto que hasta hay quienes están celebrando su divorcio con un evento. Los eventos son prácticamente el común denominador de cada una de las etapas de nuestra vida.

La pasión por crear eventos es lo que me ha llevado a dedicar gran parte de mi vida a trabajar en ellos, incluso donando mi tiempo y experiencia para efectuar eventos para fundaciones con el fin de recolectar fondos para diferentes causas. Además de un espacio para crear, organizar un evento es una oportunidad para originar una experiencia inolvidable, donde cada uno de los participantes llegue a convertirse en una fantasía de inspiración hecha realidad.

Mi objetivo principal siempre que planeo un evento es que los asistentes vivan y sientan la experiencia; incluso, que nuestros clientes se sientan como invitados en su propia celebración. Nosotros con nuestro profesionalismo, tenemos la misión de programar y desarrollar un evento a la altura de las expectativas de nuestros clientes, con el fin de que junto a sus invitados tengan una experiencia memorable.

Mi vida profesional está marcada por un evento con el cual conseguí mi grado de bachiller. En ese mismo instante comprendí que ese era el mundo que me apasionaba. Definitivamente, la adrenalina del mundo de los eventos corría por mis venas.

La historia comienza cuando estaba estudiando el último año de bachillerato. Por casualidad, me enteré de que el rector del colegio estaba buscando financiamiento para la construcción de las canchas de basquetbol y voleibol de la nueva sede del colegio. Las que teníamos eran improvisadas y se habían construido temporalmente sobre arena.

Mi propuesta de hacer un evento para conseguir esa financiación fue aceptada por el rector, con quien llegué a un acuerdo luego de analizar lo que se necesitaba: el 70 por ciento de mi tiempo en el colegio lo dedicaría a la consecución de los recursos organizando el evento. El rector estaba convencido de que yo podría aprender más de la vida en la práctica, que con la rutina de las clases. Él quería poner en práctica ese experimento. Lógicamente tenía que haber un compromiso moral de mi parte, asumiendo la responsabilidad del éxito del evento y por consiguiente la consecución de los fondos. El reto era entonces lograr el objetivo y sacar provecho de la experiencia vivida, o regresar a clases y repetir el año.

Pensé que sería algo sencillo, pero al programarlo, nos dimos cuenta de que sería un poco más complejo porque el presupuesto de las canchas era extremadamente alto. Durante los siguientes siete meses, me tocó planificar reuniones con presidentes de compañías y altos funcionarios del gobierno local, buscando la forma de conseguir los recursos necesarios para la obra. Muchos años después de haber realizado con éxito las reuniones de la consecución de los recursos y finalmente haber obtenido todos los fondos para la construcción de las canchas, comprendí que toda esta experiencia reunía todos los componentes necesarios para realizar cualquier evento con gran éxito.

Hoy en día esto es lo que yo llamo Marketing Experiencial Estratégico, donde conjugamos todos los elementos necesarios para crear una experiencia: la conexión emocional, vivencias, relaciones públicas, publicidad, mercadeo, filantropía, promoción, ventas, presupuestos, contrataciones, y ahora integración en las redes sociales. Todos éstos son los componentes indispensables para una buena campaña estratégica de mercadeo integral, que utilizamos no solo para las fundaciones sino para promover un servicio o producto.

De aquella primera experiencia, lo más difícil fue mantener la confidencialidad del proyecto, no solo ante los profesores y demás funcionarios del colegio, sino ante mis padres, lo cuales quedaron muy sorprendidos al enterarse por la prensa y ver en las fotos la magnitud del evento que había organizado, lógicamente sin llegar a enterarse del compromiso moral al que me había sometido, siendo este el evento que marcó el futuro de mi vida profesional. Fue un bingo al que asistieron 1.500 personas, en el Salón Rojo del Hotel Tequendama, inaugurado por el gobernador de Cundinamarca de ese entonces. Además, contó con la presencia del alcalde de Bogotá de esa época.

Los premios que otorgamos fueron desde tiquetes aéreos donados por Avianca, con estadía en Cartagena en el Hotel Caribe, hasta joyas, bonos de restaurantes y mucho más. Dichos premios fueron entregados por la señorita Colombia, acompañada por varias de las candidatas concursantes al reinado nacional de belleza que se celebraba anualmente en Cartagena.

Después de emprender diferentes proyectos profesionales en distintos ámbitos durante el curso de mi vida, _siempre integrando algún tipo de convocatoria dentro del mismo marco de mi trabajo_ fue como volví a lo que definitivamente es mi pasión: el mundo de los eventos.

He pasado por situaciones incontrolables que están relacionadas directamente con un efecto colateral causado por el stress de la industria, como por ejemplo la dieta del ex presidente, en la cual adelgacé 20 libras al tener que cumplir con toda la lista de exigencias necesarias para la asistencia de un ex presidente de los Estados Unidos a una gala organizada con el objetivo de recolectar fondos para programas de beneficencia. En otra ocasión, durante la organización de una gala para la Organización de Estados Americanos, la OEA, me comí todos los chocolates que encontré por el camino durante la planeación y ejecución, al tener que lidiar con las exigencias de protocolo y los caprichos de altos dignatarios.

Durante todos estos años, me ha tocado complacer las exigencias más excéntricas de ciertos personajes. Por ejemplo, he tenido que colocar a disposición una Coca Cola de dieta sin cafeína ubicada cada tres metros, por donde el personaje en cuestión debía pasar camino al podio donde se iba a efectuar su presentación. En otra ocasión, tuvimos que preparar un cuarto de hotel completamente blanco, sin ningún otro color (incluidas las flores), y hacer frente al pedido de un podio totalmente plano de 1.80 de alto con un escalón que tocó improvisar con un ladrillo, pues no enviaron a tiempo las especificaciones necesarias. He tenido que tomar previsiones para recibir a un invitado especial cuyo código de vestir era inexistente. Como no podía correr el