UF0857 - Elaboración de documentos de texto

1.1. Entrada y salida del programa

1.2. Descripción del Interface del procesador de texto

1.3. Ventana de documento

1.4. Barra de estado

1.5. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos

1.6. Barra de herramientas Estándar

1.7. Uso de métodos de tecla abreviada

1.8. Operaciones con el texto del documento

1.8.1. Generalidades

1.8.2. Modo insertar texto

1.8.3. Modo de sobrescribir

1.8.4. Borrado de un carácter

1.8.5. Desplazamiento del cursor

1.8.6. Diferentes modos de seleccionar texto

1.8.7. Opciones de copiar y pegar

1.8.8. Búsqueda y reemplazado de texto

1.8.9. Uso y particularidades del portapapeles

1.8.10. Inserción de caracteres especiales

1.8.11. Inserción de fecha y hora

1.8.12. Deshacer y rehacer los últimos cambios

1.9. Operaciones con archivos de la aplicación

1.9.1. Creación de un nuevo documento

1.9.2. Apertura de un documento ya existente

1.9.3. Guardado de los cambios realizados en un documento

1.9.4. Duplicación un documento

1.9.5. Cierre de un documento

1.9.6. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones y aplicaciones

1.9.7. Manejo del Menú de ventana. Manejo de varios documentos

1.10. Corrección del texto

1.10.1. Elección de Fuentes

1.10.2. Manejo de Párrafos

1.10.3. Inserción de Bordes y sombreados

1.10.4. Inserción de Numeración y viñetas

1.10.5. Manejo de Tabulaciones

1.11. Configuración y visualización de páginas

1.11.1. Configuración de página

1.11.2. Visualización del documento

1.11.3. Inserción de encabezados y pies de página

1.11.4. Numeración de páginas

1.11.5. Creación de bordes de página

1.11.6. Inserción de saltos de página y de sección

1.11.7. Inserción de columnas periodísticas

1.11.8. Inserción de notas al pie y al final

1.12. Creación de tablas

1.12.1. Inserción o creación de tablas en un documento

1.12.2. Edición y movimiento dentro de una tabla

1.12.3. Selección de celdas, filas, columnas, tabla

1.12.4. Modificación del tamaño de filas y columnas

1.12.5. Modificación de los márgenes de las celdas

1.12.6. Aplicación de formato a una tabla

1.12.7. Cambio de la estructura de una tabla

1.13. Corrección de textos

1.13.1. Selección del idioma

1.13.2. Corrección de textos

1.13.3. Corrección gramatical

1.13.4. Empleo de las opciones de ortografía y gramática

1.13.5. Uso del diccionario personalizado

1.13.6. Autocorrección

1.13.7. Elección de sinónimos

1.13.8. Manejo del Traductor

1.14. Creación de macros

1.14.1. Grabadora de macros

1.14.2. Utilización de macros

1.15. Impresión de documentos

1.15.1. Impresión

1.15.2. Configuración de la impresora

1.1. Entrada y salida del programa

Los procesadores de texto, son una de las herramientas más utilizadas en lo que se denomina ofimática. Este tipo de aplicaciones suelen agruparse en conjuntos de ellas denominadas suites, siendo la más extendida la desarrollada por Microsoft y denominada Office.

También tienen una importancia relevante las que pertenecen al grupo de software libre, siendo la más usada la denominada Apache OpenOffice. Esta aplicación desciende de OpenOffice.org, un proyecto que tiene como base inicial a StarOffice, una suite ofimática desarrollada por StarDivision y adquirida por Sun Microsystems en agosto de 1999.

A lo largo de estas unidades, usaremos como referencia el procesador de textos Word, perteneciente a la suite de programas Microsoft Office 2010. Esta suite está formada por el procesador de textos Word, la hoja de cálculos Excel, el gestor de base de datos Access, el programa de presentaciones PowerPoint, el gestor de correo Outlook, el programa creador de publicaciones Publisher, un programa de colaboración dinámica denominado Sharepoint Workspace y una aplicación para el desarrollo de formularios XML denominada Infopath.

La primera versión de Word para Windows salió al mercado en el año 1989 y se han sucedido sucesivas versiones hasta hoy. En estas unidades usaremos como referencia el Office 2010, la versión más extendida.

Entrada

Para acceder a Word, podemos usar diferentes formas:

Si el programa tiene un acceso directo en el escritorio, bastará con hacer un doble clic sobre esté para que se abra el procesador de textos. El acceso del programa debería ser similar al que se muestra en la imagen.

Si no disponemos de acceso en el escritorio puede ser que haya un acceso en la barra de herramientas de Windows. Al igual que en el caso anterior, bastará con hacer un clic sobre la imagen para acceder al programa.

Una tercera opción será acceder desde el menú de Windows a través del botón Iniciar que se encuentra en la parte izquierda de la barra de tareas. En el menú que se abre deberemos pulsar la opción Todos los programas y buscar una segunda carpeta dentro de ésta con el nombre de Microsoft Office. Al desplegar esta segunda carpeta aparecerá las diferentes herramientas que componen el programa Office, entre ellas el Word.

Salida

Cuando accedemos a Word podremos ver la pantalla de trabajo, sobre las diferentes partes que la componen hablaremos en la próxima pantalla.

Para salir de Word podemos hacerlo también de diferentes formas.

Podemos pulsar la ficha con el nombre de Archivo y escoger la opción Salir que aparece en la parte inferior de la misma.

Podemos cerrar Word como cualquier otra ventana de Windows pulsando el botón cerrar que aparece en la parte superior derecha de la ventana.

Podemos pulsar también la combinación de teclas Alt + F4 que permite cerrar cualquier ventana de Windows.

Independientemente del método usado, en todos los casos si el archivo no está grabado o se han realizado modificaciones y no se han grabado; preguntará si se desean guardar los cambios antes de proceder al cierre y perder los mismos.

1.2. Descripción del Interface del procesador de texto

Cuando abrimos Word, el programa ofrece una amplia variedad de opciones e información del documento en forma de interfaz gráfica de usuario. En la imagen pueden verse algunos de estos elementos de la interfaz gráfica de usuario.

–Barra de título:

Muestra el nombre del documento y a la derecha los botones de minimizar, restaurar/maximizar y cerrar.

–Barra de acceso rápido:

Contiene las herramientas que se usan frecuentemente en Word. El usuario puede personalizar las herramientas con el desplegable que aparece a su derecha.

–Cinta:

Es la versión moderna de la barra de herramientas que aparecía en las versiones anteriores de Word, contiene en forma de fichas las diferentes herramientas que se usan en Word.

–Ficha:

Cada una de las divisiones que aparecen en la cinta y que tienen forma de pestaña. Cada una de ellas agrupa una serie de herramientas relacionadas con el propósito de la ficha. Dentro de estas las herramientas se agrupan en divisiones menores que se denominan Grupos.

–Grupo:

Subdivisiones de la ficha que agrupa herramientas con propósitos similares.

–Ventana del documento:

Es la parte mayor del interfaz y donde se escribe el texto, la veremos más profundamente en la siguiente pantalla.

–Barra de estado:

Muestra información sobre el documento que está abierto.

–Vistas del documento:

Permite variar entre diferentes formas de visualizar el documento: diseño de impresión, pantalla completa, diseño web, etc.

1.3. Ventana de documento

En la ventana del documento, adicionalmente a los elementos explicados anteriormente en el interfaz, nos encontramos con otra serie de elementos que influyen directamente sobre el desarrollo del documento.

–Cursor:

Se trata de una barra vertical que muestra donde se insertará el texto que vamos a escribir. Este puede desplazarse con las teclas de cursor o bien haciendo clic con el ratón sobre la posición del texto donde se desea escribir algo.

–Reglas:

Existen dos, una vertical y otra horizontal, en ellas puede apreciarse en blanco la zona hábil del documento, lo que se conoce como el cuerpo del documento. Su tamaño determina el espacio disponible para escribir en el documento.

–Barra de desplazamiento vertical:

Permite movernos de forma rápida sobre la extensión del documento. Arrastrando la barra cambiamos la parte que se visualiza del documento. Esta barra solo permite desplazarse sobre el documento escrito.

–Selector de tabuladores

Esta herramienta la veremos en profundidad más adelante. Básicamente permite crear posiciones en el documento para desplazar el texto sobre las mismas.

1.4. Barra de estado

La barra de estado, como ya hemos mencionado anteriormente, recoge información sobre el documento que se está realizando.

En la imagen puede verse como a la izquierda se muestra el número de página en que se encuentra el cursor dentro del número total de páginas del documento. Seguidamente señala el número de palabras que componen el documento y a continuación muestra si el documento contiene errores. Finalmente señala el idioma que se está utilizando como base para la localización de errores ortográficos y/o gramaticales.

A la derecha muestra cinco botones con las diferentes vistas que podemos seleccionar para ver nuestro documento: diseño de impresión, lectura de pantalla completa, diseño web, esquema y borrador.

Finalmente muestra el zoom. Al aumentar su valor acercamos el documento y al disminuirlo lo alejamos.

1.5. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos

La ayuda en Word 2010 puede ser solicitada de dos formas diferentes:

–Pulsando la tecla con forma de interrogación que aparece en la parte derecha de la cinta

–Pulsando la tecla F1

En cualquiera de los dos casos veremos la pantalla que se muestra en la imagen.

En la pantalla puede seleccionarse un tema de forma directa haciendo un clic sobre el punto que se quiere consultar: Accesibilidad, Instalar, Formato, etc. 0 bien podemos introducir en el recuadro el tema que desea ser consultado, ejemplo: colocar tabuladores, crear una tabla, formato de texto, etc.

Sobre el recuadro de buscar podemos encontrar botones que permitirán navegar a través de las consultas realizadas, imprimir las consultas, cambiar el tamaño de letra, desplegar a la izquierda la lista de contenidos y visualizar o no de forma fija las ayudas junto al texto que se está escribiendo.

Una vez finalizada la consulta simplemente cerraremos la ventana de la forma habitual.

1.6. Barra de herramientas Estándar

La barra de herramientas estándar, al igual que el resto de barra de herramientas, ha desaparecido en las últimas versiones de Word, no obstante su equivalente está distribuido a través de la cinta de opciones que aparece en Word 2010.

En la imagen puede visualizarse los diferentes elementos que figuran en esta barra:

A lo largo de la esta unidad iremos viendo estos elementos en la ubicación que ocupan actualmente así como la funcionalidad de cada uno de ellos.

1.7. Uso de métodos de tecla abreviada

Una de las facilidades que ofrece Word es la posibilidad de usar la mayoría de sus funciones mediante lapulsación de una combinación de teclas en lugar de usar el ratón para seleccionar una ficha de la cinta de opciones, seguida de un grupo y dentro de éste, una herramienta.

Para realizar esta combinaciones usaremos básicamente las teclas: Alt, Control y Mayúsculas de forma simultánea a otras teclas.

Así por ejemplo para guardar un documento, en lugar de seleccionar la opción Guardar del menú Archivo, pulsaremos de forma simultánea las teclas Control y G, lo que se expresa normalmente como Control + G.

En el siguiente enlace descargue una amplia tabla con los métodos abreviados de teclado y teclas de función. Su conocimiento es importante para abreviar los procesos que se realizan con el procesador de textos.

Para más información sobre los métodos abreviados de teclado puede consulte el apartado anexos.

1.8. Operaciones con el texto del documento

A continuación veremos diferentes opciones relacionados con operaciones básicas con el texto del documento: