Está haciendo malabarismos con las solicitudes de varios clientes. ¿Cómo administras tu agenda de manera efectiva?

A priorização de tarefas nem sempre é uma tarefa fácil, mas essencial para equilibrar as demandas. Saber o que de fato é importante e urgente é a forma mais eficaz para não ficar refém das urgências. Um método simples é funcional para esse processo é a Matriz de Eisenhouer. Com ela você conseguirá classificar as solicitações e demandas em: 1) Urgentes e importantes; 2) Urgentes, mas não importantes; 3) Importantes, mas não urgentes; 4) Não importantes e não urgentes. Lembrando que, ao aplicar esse método na gestão de clientes, precisamos levar em consideração a relevância da conta nesta classificação, pois uma demanda simples pode ser prioridade se for o maior cliente da sua carteira. Nossos amigos Farmers são experts nesta priorização.

A tecnologia é nossa aliada, desde que utilizada da má eira correta. Gosto muito de recursos de gestão de projetos e plataformas de trabalho colaborativo, alguns gratuitos, inclusive. Se você não conhece, recomendo aprender mais sobre Planner, Trello, Slack, entre outros. É comum deixarmos as ferramentas de lado por entender que elas burocratizam os processos, contudo, a burocracia bem aplicada é uma grande aliada para organizar e equilibrar as demandas internas e externas.

Há quem diga que o mal do século é a comunicação ineficaz, ou mal feita. A grande é verdade e que o ser humano nunca parou de buscar melhorias na forma como se comunica, e isso só pode ser reflexo da nossa necessidade de se fazer entender. Técnicas de PNL são muito úteis, mas é importante dar um passo atrás. A escuta ativa e atenta é o primeiro passo para uma comunicação fluida e clara. Será muito difícil ter uma comunicação funcional se você não conhecer o receptor da mensagem. A escolha correta da linguagem só será possível se você conhecer de verdade o seu interlocutor. Ah, e a comunicação não violenta precisa ser levada em conta neste momento, pois nada é tão prejudicial para a recepção da mensagem do que um receptor desligado.

Nada é tão bom que não possa melhorar... Os princípios da melhoria contínua e da qualidade total podem ser aplicadas em qualquer situação. Uma das soluções mais simples e tradicionais pode nos ajudar e muito na busca pela excelência. O Ciclo PDCA, desenvolvido por Edwards Deming é um ótimo exemplo de como revisar continuamente este plano estratégico da gestão das demandas. Depois de planejar com cuidado, executar com excelência, verificar com atenção e promover os planos de ações, você precisa retornar para a bancada e iniciar o planejamento novamente, mas agora pensando na evolução do que já foi feito. Ser inconformado é um atributo que funciona muito bem.