INSTRUCTIVO N 3 PROVISION Y CASTIGO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

1. OBJETIVO
Dictar las normas que reglamenten la provisin y castigo de las cuentas incobrables para las entidades del Sector Pblico (Excepto Empresas).

2. FINALIDAD
Que las entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, cuenten con los lineamientos a considerar para efecto de determinar la provisin y castigo de las cuentas incobrables.

3. BASE LEGAL
Ley N 24680 Sistema Nacional de Contabilidad Resolucin CNC. N 010-97-EF/93.01 que aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental.

4. ALCANCE
Comprende a las entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas del Sector Pblico, excepto Empresas Pblicas.

5. CONTENIDO
5.1. Provisin de las Cuentas de Cobranza Dudosa de Procedencia Tributaria y no Tributaria o Mtodo y Porcentaje A) El funcionario responsable de la cartera de cobranza, comunicar cada mes al Contador General o quien haga sus veces, respecto a las cuentas por cobrar que vencida la fecha de pago no se hayan hecho efectivas durante este perodo, para su reclasificacin como cuentas de cobranza dudosa en las divisionarias 129, 139 y 179 segn sea el caso. B) El Porcentaje que se debe aplicar para el calculo de la provisin de cobranza dudosa ser estimado por la entidad en base a la antigedad del vencimiento de las cuentas por cobrar, calculando un porcentaje escalonado que se va incrementando al mayor nmero de das vencidos de los derechos de cobro. Escala Por vencer Vencimiento a 30 das Vencimiento a 60 das Vencimiento a 90 das Vencimiento ms de 90 das C) % A B C D E

Los porcentajes que se fijen en cada Entidad Pblica se debern establecer luego de un estudio del grado de morosidad de las cuentas por cobrar considerando igualmente una tasa de probable incobrabilidad para las cuentas pendientes de cobro que an no han vencido. Los porcentajes de provisin establecidos en aplicacin al presente Instructivo debern ser comunicados a la Contadura Pblica de la Nacin para su conocimiento. o Tratamiento Contable

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La reclasificacin se contabilizar con cargo a las respectivas cuentas divisionarias que reflejan las cuentas de cobranza dudosa, con abono a las cuentas por cobrar correspondientes. El registro anual de la provisin para cuentas de cobranza dudosa, se efectuar con cargo a la cuenta que refleja las provisiones del Ejercicio. Las cuentas que inciden en la reclasificacin y provisin son las siguientes: 129 Cobranza Dudosa 139 Cobranza Dudosa 179 Cobranza Dudosa 191 Provisin para cuentas de Cobranza Dudosa 192 Provisin por reclamaciones 681 Cuentas de Cobranza Dudosa y Reclamaciones 5.2. Determinacin del castigo de las cuentas incobrables de procedencia tributaria y no tributaria. Determinacin del Castigo Directo Factores concurrentes Que se haya efectuado la respectiva provisin para cuentas de Cobranza Dudosa; Que se haya ejecutado la accin administrativa hasta el estado de establecer la incobrabilidad; Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un ao, contado a partir de su exigibilidad. Que el monto exigible por cada deuda no supere una remuneracin mnima vital mensual vigente al momento de determinar el castigo. Procedimiento administrativo Habindose efectuado el registro contable de la provisin para cuentas de cobranza dudosa, el Contador General o quien haga sus veces, solicitar al funcionario responsable de la cartera de cobranza, inicie el tramite del castigo directo. El funcionario responsable de la cartera de cobranza organizar la documentacin pertinente y proyectar la resolucin que autoriza el castigo directo, la elevar para la visacin del Contador General o quien haga sus veces y del Director General de Administracin, segn el caso, o al Intendente Administrativo de las Oficinas captadoras de recursos financieros, quien a su vez la remitir al Titular de la entidad o persona a quien este designe a fin de que emita la resolucin que respalde el registro contable. El castigo directo es un tratamiento contable que no significa extincin de la deuda, por lo que las cuentas continuarn con el procedimiento de cobranza que corresponde, mientras no se extingan. Tratamiento contable El Contador General o quien haga sus veces, recibir una copia autenticada de la resolucin y de la documentacin de cobranza que sustentar el registro contable del castigo directo, el mismo que efectuar con cargo a la cuenta 19 Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa y Reclamaciones y abono a las cuentas del activo correspondiente, reclasificados como cobranza dudosa, de manera que el adeudo quede saldado.

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Los documentos fuente que sustenten estos registros, se mantendrn debidamente archivados para efectos de auditoras que realicen los rganos de control interno, as como la Contralora General, en su caso. Las cuentas de cobranza dudosa castigadas directamente y cuyo derecho a cobro no se ha extinguido, se controlar a travs de las cuentas de orden 05.07 Documentos y Valores en cobranza entregados, y 06.07 Control de Documentos y Valores en cobranza entregados. Determinacin del Castigo Indirecto Factores Concurrentes Que se haya efectuado la respectiva provisin para cuentas de cobranza dudosa; Que la deuda, haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un ao, a partir de su exigibilidad; Que se haya efectuado la(s) accin(es) judicial(es), a la que corresponde segn ley, hasta establecer la incobrabilidad; y Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, supere una remuneracin mnima vital mensual, vigente al momento de determinar el castigo. Procedimiento administrativo Habiendo efectuado el registro contable de la provisin, el Contador General o quien haga sus veces, informar por escrito de este hecho, al Director General de Administracin o Gerente Administrativo segn el caso, o al Intendente Administrativo de las oficinas captadoras de recursos financieros. El funcionario responsable de la cartera de cobranza, despus de haber agotado las gestiones administrativas sin haber logrado hacer efectivo el adeudo, el que no exceder del plazo de 6 meses a partir de su exigibilidad, remite lo actuado al Director General de Administracin o Gerente Administrativo, segn el caso, o al Intendente Administrativo de las oficinas captadoras de recursos financieros, para su remisin al titular de la entidad o quien haga sus veces, quien a su vez lo remite a la Procuradura General competente o quien haga sus veces, a fin de que inicie la demanda judicial correspondiente. El funcionario responsable de la cartera de cobranza, desarrollar las acciones que permitan al titular de la entidad solicitar la informacin pertinente de las causas judiciales iniciadas, as como el informe resultado de la gestin de la Procuradura General competente o quien haga sus veces. El funcionario responsable de la cartera de cobranza organizar la documentacin original de cobranza y los que prueban la incobrabilidad del adeudo, procediendo a proyectar la resolucin que autoriza el castigo indirecto; luego la eleva para la visacin del Contador General o quien haga sus veces y del Director General de Administracin o Gerente Administrativo, segn el caso, o al Intendente Administrativo de las oficinas captadoras de recursos financieros, quien a su vez la remitir al titular de la entidad a fin de que emita la resolucin que respalde el registro contable. Tratamiento contable Para la contabilizacin del castigo indirecto, se utilizar el mismo procedimiento normado para el castigo directo, en lo que corresponda.

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Criterios para la determinacin del castigo indirecto La Resolucin que sustenta los castigos indirectos, considerar segn el caso, los criterios siguientes: En la Deuda no Tributaria:

Criterios de "Insolvencia Sustentada" Se considera como prueba de incobrabilidad, la resolucin que emita el Juez competente, en un procedimiento judicial concluido y/o considerado dentro del informe del Procurador, segn sea el caso.

Criterios de "Extincin de la Deuda" Se considera prueba de incobrabilidad, los diversos medios de extincin de las obligaciones sealadas en el Cdigo Civil y/o Ley especial sobre la materia.

En la Deuda Tributaria Se considera prueba de incobrabilidad, los diversos medios de extincin de las obligaciones tributarias sealadas en el Cdigo Tributario y/o Ley especial sobre la materia.

6. DISPOSICIONES VARIAS
6.1. 6.2. 6.3. Para efecto del castigo, el control administrativo de la cobranza se har por cada deudor. La normatividad del presente Instructivo comprende las deudas de origen tributario y no tributario, en favor de la entidad. Independiente al cumplimiento de los factores concurrentes expuestos anteriormente, no se considerar efectuado el castigo para cuentas incobrables, si no existe documentacin sustentatoria del derecho a cobro. Los funcionarios responsables del cumplimiento del presente Instructivo, para cada acto del procedimiento administrativo indicado, comunicarn y remitirn los expedientes o actuados dentro de los 15 das tiles de haberlo recibido, a los niveles respectivos. Los funcionarios y servidores de la Administracin Pblica en General, que por accin u omisin infrinjan los plazos dispuestos en este Instructivo, sern sometidos a procesos administrativos disciplinarios. Las entidades obligadas a aplicar el presente Instructivo, que por cualquier razn estn utilizando criterios distintos a los normados, debern proceder a su regularizacin; y Las entidades obligadas a aplicar el presente Instructivo, elaborarn y aprobarn el instructivo interno correspondiente, adecundolo a sus propias funciones, para su posterior remisin al rgano Rector del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

6.4.

6.5.

6.6.

6.7.