Los Documentos Administrativos

Los documentos
administrativos
Agosto de 2008.
FUNCIONES
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos

administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las

actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de
demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios,
así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven

como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha
comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la
Principios fundamentales
Formalidad:
Se redactan necesariamente teniendo en cuenta
determinadas normas, pautas, esquemas o formatos pre-
establecidos por las instituciones
Simplicidad
Todos deben ser elaborados de la manera más simple y
breve posible, con lenguaje sencillo y común. Debe ser
preciso, concreto, claro y directo.
Racionalidad
Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.
Mientras más extenso es un documento, más complicado y
costoso.
Flexibilidad
Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo
más importante en el documento es que transmita de
manera directa un mensaje no su presentación formal.
Eficacia
Debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el
menor tiempo y con el mínimo costo.
El texto:
Características vitales.
Claridad: Todo texto debe ser claro, fácil de entender. Se

debe lograr que las ideas expuestas lleguen al lector con
claridad.
Integridad: Debe contener y desarrollar todas las ideas

referidas al tema o al asunto. No debe presentar vacíos,
dudas o ambigüedades. La información debe ser completa y
coherente.
Brevedad: Breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias.

Expresar las ideas sin rodeos.
Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso y

cordial, capaz de persuadir positivamente al lector sin llegar a
Actividades imprescindibles para lograr
una buena redacción de documentos
administrativos
El hábito de lectura.
La práctica de la redacción
Existencia de interés personal por

superarse.
Nota: Cuanto más alto es el nivel cultural

de una persona, cuanto más conoce sus
funciones, responsabilidades y derechos
mejores posibilidades aparecen para
redactar un exitoso documento
Recomendacione
s
-Cuidar la ortografía.
-No abusar de las mayúsculas.
-Colocar debidamente las tildes y los signos de puntuación.
-Usar correctamente los elementos de enlace.
-Construir oraciones claras.
-Evitar la cacofonía ( la participación de la institución en
mención…)
-Uso de palabras o expresiones sinónimas.
-No se escribe para uno mismo sino para otros quienes se
formarán una opinión acerca de nuestra preparación profesional
1. ¿Qué es una solicitud?
Por lo general, una solicitud (o

instancia) es un documento
escrito que va dirigido a un
organismo público o a una
autoridad a los que se pide
algo o ante los que se plantea
una reclamación con la
exposición de los motivos en
los que se basan. La mayor
parte de los organismos
públicos disponen de impresos
La estructura del CONTENIDO de una instancia es la siguiente:
2.Encabezamiento. Consta de los datos personales de quien firma la solicitud:

nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, DNI, domicilio, teléfono y datos
opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).
2. Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las
causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática;
se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las
disposiciones legales en que esté basada la solicitud.
Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente,

se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la
documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la
documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados
a la solicitud.
El último párrafo acabará con una coma (,), ya que aprovecharemos para enlazar
con el apartado siguiente terminando con alguna expresión como:
...por todo ello,
...es por lo que,
...y como consecuencia, ,
...y por esto,
como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO".
ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones
el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por
modernización de los documentos públicos, debe evitarse
Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de
3.Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con
la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta
palabra va seguida de una oración con un verbo
conjugado, se debe introducir antes la conjunción que.
Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien
SOLICITO: Que se acepte esta petición de ....
La despedida debe indicar:
Fecha: lugar, día, mes y año, antefirma,

firma de quien presenta la instancia y la
pos firma.
............................................................................, con domicilio en C/ Los Álamos , núm. 5, de
La Felguera, y DNI número 9.456.234, y tel. 985 23 45 34
EXPONGO:
Que reúno todos los requisitos para poder participar en el concurso oposición convocado por
ese Ayuntamiento para la provisión de plazas para la Guardería Municipal.
Que adjunto los siguientes documentos:
 Declaración jurada.
 Fotocopia de certificado de trabajo, expedido por el Ayuntamiento de Langreo.
Como consecuencia de ello,
SOLICITO
Ser admitido a las pruebas de selección, en la modalidad de concurso oposición, para la
Guardería Municipal de ese Ayuntamiento.
La Felguera, 20 de Febrero 2005
Nombre y firma del solicitante
SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE LANGREO

Memorándum
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día

22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas
referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en
el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz, María Durán
Gerente Ventas

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1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las

2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven

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Integridad: Debe contener y desarrollar todas las ideas

Brevedad: Breve y ágil, sin palabras y frases innecesarias.

Cortesía: El tono de la redacción debe ser respetuoso y

Existencia de interés personal por

Nota: Cuanto más alto es el nivel cultural

Por lo general, una solicitud (o

2.Encabezamiento. Consta de los datos personales de quien firma la solicitud:

causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática;

se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las

disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente,

Fecha: lugar, día, mes y año, antefirma,

La Felguera, 20 de Febrero 2005

Nombre y firma del solicitante

SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE LANGREO

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día

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