Modelos para implantar la mejora continua en la gestin

de empresas de transporte por carretera

La gestin por procesos

Anexos
IV.A6 Gestin de indicadores

Anexo IV.A6
Gestin de indicadores

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de empresas de transporte por carretera

ndice
IV.A6.1

Aspectos generales

IV.A6.2

Diseo de indicadores y cuadros de mando

IV.A6.3

Forma de representacin

IV.A6.4

Construccin del cuadro de mando

IV.A6.5

Implantacin del sistema de indicadores y cuadros de mando

IV.A6.6

Explotacin de la informacin

IV.A6.7

Examen peridico del sistema de indicadores y del cuadro de mando

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Gestin de indicadores

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IV.A6.1 ASPECTOS GENERALES

Entre las actividades de la Direccin de una empresa de transportes se incluye la gestin de sus
procesos. La dinmica de esta gestin consiste, por una parte, en determinar y desarrollar
objetivos segn una estrategia de mejora continua previamente definida y, por otra, efectuar los
ajustes necesarios para alcanzar estos objetivos.
Las caractersticas que identifican a los sistemas de gestin son las siguientes:
ser medibles, es decir, poder conocer el grado de consecucin de un objetivo (por
ejemplo: beneficios despus de impuestos >4 millones),
ser alcanzables, para que se puedan lograr con flexibilidad,
estar coordinados,
ser desafiantes y comprometedores,
involucrar al personal, y
poder desarrollarse en planes de actuacin.
El grado de desarrollo del sistema de indicadores es un fiel reflejo del nivel de madurez de las
organizaciones de transporte. De hecho, la calidad de las decisiones est directamente
relacionada con la calidad de la informacin utilizada. El establecimiento de indicadores
contribuye activamente a la medicin de los fenmenos concernientes al funcionamiento de una
organizacin y facilita la toma de decisiones. Un indicador es un valor que se obtiene
comparando los datos, lgicamente relacionados, referentes al comportamiento de una actividad
o proceso, dentro de un perodo de tiempo especfico.
Los indicadores tienen por objeto proporcionar informacin sobre los parmetros ligados a las
actividades o los procesos implantados. Las caractersticas de los indicadores de un sistema
de gestin son las siguientes:
Simbolizan una actividad importante o crtica.
Tienen una relacin lo ms directamente posible sobre el concepto valorado con objeto
de ser fieles y representativos del criterio a medir.
Los resultados de los indicadores son cuantificables, y sus valores se expresan
normalmente a travs de un dato numrico o de un valor de clasificacin.
El beneficio que se obtiene del uso de los indicadores supera la inversin de capturar y
tratar los datos necesarios para su desarrollo.
Ser comparables en el tiempo, y por tanto pueden representar la evolucin del
concepto valorado. De hecho, la utilidad de los indicadores se puede valorar por su
capacidad para marcar tendencias.
Ser fiables, es decir proporcionan confianza a los usuarios sobre la validez de las
sucesivas medidas.
Ser fciles de establecer, mantener y utilizar.
Ser compatibles con los otros indicadores del sistema implantados y, por tanto, permitir
la comparacin y el anlisis.
Para permitir analizar una situacin y tomar las acciones correctivas o preventivas necesarias, la
Direccin debe conocer la informacin en tiempo real. La evolucin en el tiempo y las
desviaciones con respecto a los objetivos sern los aspectos que ms particularmente interesen
a la Direccin y a los responsables de las reas afectadas. Por ello, los cuadros de mando tienen
por objetivo reagrupar y sintetizar los indicadores para presentarlos de manera que puedan ser
utilizados por la Direccin y por los responsables.
Los indicadores y los cuadros de mando son herramientas indispensables para dirigir una
empresa, un equipo o un proceso y alcanzar los objetivos previstos. Adems, pueden utilizarse
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Gestin de indicadores

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para dirigir un sistema de calidad. En general, las empresas de transporte establecen objetivos
derivados de su visin y estrategias tal y como muestra la figura adjunta:

QU QUEREMOS SER

VISIN

GRANDES LNEAS DE
ACTUACIN

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS (nivel 1)

QU DEBE LOGRARSE

INDICADORES

PLANES DE ACTUACIN

COMO LOGRARLO

OBJETIVOS (nivel 2)

PLANES DE ACTUACIN

OBJETIVOS (nivel 1)

PLANES DE ACTUACIN

As mismo, con objeto de coordinar todas las actividades de la organizacin hacia la consecucin
de los objetivos generales (o de primer nivel), muchas organizaciones de transporte desarrollan
un despliegue de los objetivos a los niveles de gestin inferiores (de nivel 2, 3, etc.). De esta
forma se puede conseguir que los planes de accin se desarrollen de forma coordinada.
En este contexto es muy interesante disear los indicadores en funcin de los objetivos
establecidos por una aproximacin descendente, de tal forma que al igual que existen objetivos
de nivel 1, 2, 3, etc., existan indicadores de nivel 1, 2, 3, etc..
As mismo, con objeto de conocer las actividades de indicadores a desarrollar, conviene tambin
identificar a los clientes o usuarios de los indicadores y de los cuadros de mando (por ejemplo: el
responsable de la organizacin, de un equipo, de un proceso, un usuario, etc..) y determinar, de
acuerdo con stos, los elementos que mejor puedan contribuir a poner de manifiestos una
situacin respecto a los objetivos establecidos.
El ciclo de vida de los indicadores sigue la figura adjunta. Este ciclo se aplica ntegramente a la
definicin y a la primera implantacin del sistema. Posteriormente se aplica parcialmente para
adaptar el sistema de indicadores a las situaciones y realidades de la organizacin y asegurarse
de su eficacia y eficiencia.

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MEJORA CONTINUA

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MARCO CONCEPTUAL

Grandes lneas de actuacin y

necesidades de la empresa

DISEO DE INDICADORES

Definicin del funcionamiento

IMPLANTACIN
EXPLOTACIN
SEGUIMIENTO

Finalmente, los beneficios de un sistema de indicadores se muestran en la figura adjunta.

IV.A6.2 DISEO DE INDICADORES Y CUADROS DE MANDO

Para el diseo de los indicadores y cuadros de mando tendrn que considerarse las fases que
indica la figura adjunta.
Un indicador no debe dar lugar a
interpretaciones diferentes. Por ello, para
conseguir
ese
objetivo,
deberemos
considerar los siguientes aspectos:
Seleccin del indicador.
Denominacin del indicador
Forma de clculo: especificacin
y fuentes de informacin.
Forma de representacin.
Definicin de responsabilidades
Definicin
de
umbrales
y
objetivos.

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En el cuadro adjunto se muestra un ejemplo de un indicador formalizado:

Misin: Entregar las expediciones de los clientes en destino.
Tareas:
Gestionar en trficos la documentacin de las expediciones
Gestionar en almacn las expediciones
Seguimiento de la entrega de las expediciones
Cierre d e los servicios.
Responsables: Jefe de Trfico y Jefe de almacn
Indicadores:
INDICADOR
N incidencias en la entrega
Atrasos en las entregas
Anlisis tipologa de incidencias

RESPONSABLE
Jefe de almacn
Jefe de trfico
Jefe de trfico

SEGUIMIENTO
semanal
mensual
mensual

Indicador: N incidencias en la entrega

Fuente informacin: Hojas de incidencias
Forma de clculo: (N incidencias / n entregas) x 100
Forma de representacin: grfico de lneas semanal
Indicador: Atrasos en las entregas
Fuente informacin: Informe de retrasos
Forma de clculo: (N entregas atrasadas / n entregas totales) x 100
Forma de representacin: grfico de lneas mensual

Qu indicadores interesa poner en marcha? Existen muchos indicadores posibles que se

pueden desarrollar, y probablemente todos ellos interesantes para la organizacin. No obstante,
los recursos de toda organizacin son limitados y por ello slo se deben desarrollar aquellos
indicadores que son rentables para la organizacin, es decir, aquellos para los cuales la
importancia de la informacin que simbolizan justifique el esfuerzo necesario para su obtencin1.
Para priorizar los indicadores a desarrollar se pueden utilizar los siguientes criterios relativos a
las reas a valorar:
Grado de cumplimiento de los objetivos asignados y de las acciones derivadas.
Evolucin de los factores crticos de xito de la organizacin o del rea evaluada.
Evolucin de las reas, procesos o parmetros conflictivos o con problemas reales o
potenciales.
As mismo, tambin pueden considerarse los siguientes criterios:
La informacin sobre el coste y de los recursos necesarios para establecer el sistema
de indicadores: recogida de la informacin, tratamiento, documentacin, etc.
La fiabilidad del proceso de captacin de la informacin y su explotacin, as como la
capacidad en plazo y nivel de motivacin del personal involucrado para desarrollar la
actividad.

Puede resultar til la consulta de la norma UNE 66175:2003 Gua para la implantacin de indicadores
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Gestin de indicadores

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La denominacin corresponde a la
definicin del concepto a valorar
responde a la pregunta sobre qu
se quiere llevar la medida?. Por
ejemplo: rapidez de gestin, nmero
de nuevos clientes, nivel de
satisfaccin
de
los
servicios
prestados, productividad mensual,
etc. A la hora de desarrollar los
indicadores, hay que tener en cuenta
que aporten un valor aadido y no
sean redundantes (formulando el
mismo concepto de diferentes
formas).
La forma de clculo es el sistema que se emplea para computar la informacin y llegar al
resultado. Este apartado no slo puede recoger las definiciones de los trminos y las
observaciones necesarias, sino tambin la periodicidad con la que se calcula el indicador:
mensual, trimestral, anual, etc. El indicador puede ser, por ejemplo:
Un recuento
Un grado de medida o una estimacin sobre una escala de valor.
Un porcentaje
Un ratio
Una nota estimada en funcin de una tabla de datos
Etc..
Adems de establecer una denominacin, el indicador debe ser especificado de forma que no
pueda generar malas interpretaciones. En este sentido se debe definir con detalle el concepto
que se quiere valorar. Con objeto de alcanzar un indicador fiable y comparable en el tiempo, es
muy interesante definir todos aquellos conceptos que puedan ser interpretados de diferente
forma. En ocasiones ayuda mucho a interpretar el indicador, el hecho de aadirle un apartado de
definiciones.
As mismo, la especificacin del indicador debe hacer a ste representativo del concepto que se
desea conocer. Por ejemplo, si queremos conocer el consumo de gasleo anual, y la
especificacin la formalizamos como nmero de litros de gasleo consumido al ao puede
resultar que si se recorren un mayor nmero de kilmetros con respecto al periodo anterior, se
modifique el resultado de la medida, pero no debido al incremento de combustible, sino al
incremento o descenso de kilmetros recorridos. Por ello, en este caso un indicador ms
adecuado sera los litros de gasleo consumidos por cada 100 km, por ejemplo.
As mismo, en aquellos casos en los que pueda existir diferencia de criterios con relacin a las
fuentes de la informacin, conviene especificar cuales son las fuentes empleadas para obtener
los datos utilizados en el clculo del indicador.
Conviene definir las responsabilidades para:
La recogida de informacin. Ello permite integrar fcilmente las tareas de esta recogida
en sus actividades habituales.
El anlisis y la explotacin de los indicadores o cuadros de mando.
La comunicacin de los resultados a los responsables y personal autorizadas.

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Con objeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la gestin y al control, es muy comn la
representacin de los objetivos a alcanzar o los umbrales a
considerar junto a los indicadores relacionados. En este
sentido los objetivos a conseguir pueden llevar a definir
umbrales para ciertos indicadores como, por ejemplo:
Mnimo y/o mximo a respetar sin modificar el
proceso.
Valor a conseguir
Consecucin sucesiva de valores en el tiempo.
A continuacin se muestra un ejemplo de indicador:
FICHA TCNICA DE INDICADORES DE GESTIN
%Quejas, reclamos y sugerencias resueltas
CETMOTRANS
DEPARTAMENTO DE CALIDAD
TODOS LOS PROCESOS
CLASE DE INDICADOR
PROCESO
RESPONSABLE

SATISFACCIN USUARIO

SISTEMA

`Coordinador de calidad
FUENTE
DEFINICION (Que significa)

Indicador de eficacia en la solucin de todos las quejas y sugerencias que presenten los clientes al Departamento de
calidad

PROPSITO (Para que sirve)

Busca detectar el porcentaje de sugerencias y reclamos resueltos por parte del Departamento de calidad para mejorar la
calidad en el servicio a los clientes.

ESCALA

REFERENCIA

TENDENCIA

TIPO

Porcentaje

Experiencia

Creciente

Eficacia

COBERTURA

METAS

FRECUENCIA

MIN

SAT

SOB

RECOLECCIN

REVISIN

60%

80%

90%

Mensual

Trimestral

Todos los procesos

FRMULA DE CLCULO
Nmero de reclamos y
sugerencias resueltas
cubiertas
Total de reclamos y
sugerencias recibidas

*100

USUARIOS

Comit de calidad

OBSERVACIONES

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IV.A6.3 FORMA DE REPRESENTACIN

Muchas veces es conveniente representar la evolucin del objetivo en un grfico que muestre de
forma expresa al personal involucrado los resultados alcanzados. De esta forma se puede
conseguir un mayor grado de implicacin en la actividad y una mayor rapidez a la hora de
modificar una evolucin negativa. A continuacin se muestra un ejemplo.

PROCESO

REPARTO MERCANCAS

Responsable

DPTO. TRFICO / DPTO. ALMACN

Indicador

% ENTREGAS NO REALIZADAS EN PLAZO POR NUESTRA CULPA

Criterio de aceptacin

0,5 %

Objetivo

0,3 %

Plazo

AO 2004

Cmo se mide

LISTADO RECOGIDAS APLAZADAS

Frecuencia de medicin

TRIMESTRAL

Informar de resultados a

COMIT CALIDAD

Mediciones
1. T
TOTALES
% FUERA PLAZO
CRIT. ACEPTACIN

2. T

3. T

4. T

Total

14

22

15

44

95

3559

4572

3986

7233

19350

FUERA PLAZO

0,39
0,30

0,48
0,30

0,38
0,30

0,61
0,30

0,49
0,30

0,80
0,60
0,40
0,20
0,00
1. T

2. T

3. T

4. T

Total

Observaciones

La informacin se puede representar de diferentes formas tales como:

Diagramas: histogramas, sectores, radial, curvas, etc.
Tabla cifrada
Colores
Smbolos, dibujos, etc.

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A continuacin se muestran algunos ejemplos de representacin de indicadores.

Grfico de lneas con valores parciales

Permite seguir la evolucin de los valores
alcanzados por un parmetro en cada unidad de
tiempo. Por ejemplo: nmero de roturas de
mercanca al mes.

Grfico de lneas con valores acumulados

Permite seguir el progreso de los valores
acumulados de un parmetro desde el origen. Por
ejemplo: facturacin, horas de trabajo, etc.

Grfico de barras
Permite comparar los valores alcanzados en un
parmetro por distintas unidades en un
determinado momento. Ejemplo: facturacin por
delegaciones, servicios no conformes por reas,
etc.

Grfico radial
Permite comparar la evolucin de la contribucin
de distintos factores a un total. Ejemplo: nmero
de reclamaciones por causa, contribucin de los
diferentes servicios a las ventas, etc.

Grfico de sectores
Permite comparar la contribucin de distintos factores a un total en un
determinado momento. Por ejemplo: distribucin de servicios no
conformes por defecto, etc.

Para seleccionar si una grfica debe mostrar la mejora de forma ascendente o descendente es
recomendable seguir el lema los problemas disminuyen, las mejoras aumentan. Es decir, todo
indicador positivo (por ejemplo, cumplimiento de los plazos de entrega) representa la mejora
mediante un grfico ascendente, mientras que todo indicador negativo (por ejemplo, prdidas o
roturas de la mercanca) muestra su mejora en grficas que descienden.

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IV.A6.4 CONSTRUCCIN DEL CUADRO DE MANDO

La finalidad de un cuadro de mando es la de evidenciar la necesidad de tomar acciones para
alcanzar los objetivos previstos y mejorar los procesos. En su elaboracin es aconsejable
estudiar la forma del cuadro de mando y la seleccin de los indicadores de manera que se facilite
su lectura y la toma de decisiones.
Como herramienta de gestin, un cuadro de mando debe poner en evidencia aquellos
parmetros de la organizacin que no se ajustan a los lmites establecidos por sta y advertir
sobre aquellos otros que se mueven en niveles de tolerancia de riesgo. Debe tambin ser til
para asignar responsabilidades y facilitar la comunicacin entre los distintos niveles directivos
permitiendo mejorar los resultados. Por ello, las informaciones presentadas en un cuadro de
mando deben estar validadas por los usuarios de los indicadores y de los cuadros de mando.
Por todo ello, se deben considerar los siguientes aspectos:
Presentar solo aquella informacin que resulte imprescindible, de una forma sencilla,
resumida y eficaz para la toma de decisiones. Se recomienda representar un nmero
reducido de indicadores. Un cuadro de mando con un nmero elevado de indicadores
puede dificultar la visin de conjunto y, por tanto, la toma de decisiones.
Destacar lo relevante para una organizacin, poniendo en evidencia aquellos
parmetros que no evolucionan como estaba previsto, ya que se trata de una
herramienta de gestin.
Simplificar su representacin mediante la utilizacin de grficos, tablas, curvas, etc... El
juego de colores puede utilizarse para evidenciar los cambios de estado, tendencias y
situaciones respecto a un umbral.
Uniformidad en su elaboracin para facilitar las tareas de contrastar resultados entre
los distintos departamentos y reas.
A continuacin se muestra un ejemplo de cuadro de mando.
1T

2T

3T

4T

1T

INDICADOR 1

2T

3T

4T

INDICADOR 2

PROCESO 1
SITUACIN GENERAL: El proceso 1 se desarrolla de forma correcta a pesar de que el
subproceso 1 no se desarrolle de forma adecuada.

1T

2T

3T

4T

1T

OBJETIVO

2T

3T

4T

INDICADOR 1

1T

2T

3T

4T

INDICADOR 2

PROCESO 2
SITUACIN GENERAL: El proceso 2 funciona correctamente. El objetivo de mejora del
proceso 2 se ha cumplido satisfactoriamente.

1T

2T

3T

4T

INDICADOR 1

PROCESO 3
SITUACIN GENERAL: Este proceso no funciona correctamente debido a deficiencias en
el mantenimiento de los equipos. Se ha abierto la NC n 12 para solucionar dichas
deficiencias.
1T

2T

3T

INDICADOR 1

4T

1T

2T

3T

4T

INDICADOR 2

PROCESO 4
SITUACIN GENERAL: El proceso 4 se desarrolla de forma correcta a pesar de que el
subproceso 1 no se desarrolle de forma adecuada.

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En este ejemplo de cuadro de mando se ha utilizado la metodologa del semforo se han

recogido todos los procesos definidos por la organizacin. Como se puede ver, la gestin de este
cuadro se basa en la utilizacin metafrica de los colores de los semforos, es decir, que
Cuando el indicador del proceso no cumple con los ratios establecidos, este se coloca
de color rojo.
Cuando el resultado del indicador se encuentra cercano a los ratios establecidos (por
ejemplo, el 90 %), el indicador se coloca de color amarillo.
Cuando el resultado del indicador cumple sobradamente con el ratio establecido, el
indicador se muestra de color verde.

IV.A6.5 IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE INDICADORES Y CUADROS DE

MANDO
La implantacin del sistema de indicadores y cuadros de mando requiere no slo la correcta
especificacin de los indicadores, sino tambin involucrar a las personas afectadas en su
implantacin. Este segundo aspecto puede ser ms difcil y por ello deben considerarse
adecuadamente los criterios relativos a formacin, comunicacin, informacin y motivacin.

5.1 FORMACIN DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS

Con independencia de otros conocimientos especficos, es muy importante la formacin y
sensibilizacin del personal de la organizacin involucrada en el rea o actividad evaluada, sobre
los objetivos que persigue el sistema de indicadores y sobre su funcionamiento.
La formacin impartida a los responsables de los indicadores puede contemplar todos los
aspectos sobre diseo, implantacin, explotacin de la informacin y mejora que se comentan en
este captulo. As mismo, es muy interesante explicar cmo el resultado de los indicadores es
fruto de las actividades que realiza el personal involucrado en el rea o actividad evaluada, ya
que esto incrementa la motivacin hacia la consecucin de los resultados del personal.
En este sentido, en aquellas organizaciones de transporte en las cuales se ha llevado a cabo una
delegacin de autoridad hasta el nivel del rea, actividad o proceso evaluado por el indicador,
puede ser muy efectiva la formacin del personal responsable, sobre las acciones que deben
realizar para impedir o corregir desviaciones sobre los objetivos marcados y mantener los
indicadores en los niveles de evolucin previstos.

5.2 COMUNICACIN Y MOTIVACIN

La comunicacin tiene como objetivo sensibilizar al personal sobre los indicadores y cuadros de
mando e inducirles a su participacin. Esta accin facilita la colaboracin e inters en el sistema
de indicadores, predisponiendo al personal a la aceptacin del mismo y a participar en las
acciones que se deriven para alcanzar los objetivos correspondientes.
La comunicacin permite tambin mantener la motivacin de los participantes en el sistema, ya
que cada uno puede comprender la utilidad de su participacin y apreciar el impacto de su
esfuerzo, redundando en la efectividad de su implantacin. Por tanto, se trata de:
Explicar que la puesta en funcionamiento de los indicadores trata de obtener unos
valores coherentes en el progreso de una actividad de la organizacin y no tienen por
objeto sancionar.
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Informar al personal sobre los resultados obtenidos y sobre la evolucin de los

indicadores.
Procurar que los indicadores sean comprensibles para todo el personal involucrado.
La comunicacin peridica a las personas del resultado de su trabajo sirve para mejorar los
resultados de la actividad evaluada. En este sentido, la visualizacin de resultados a travs de
los indicadores puede suponer una motivacin y puede ayudar a producir un cambio de cultura
en las personas de la organizacin.
A continuacin se muestra un ejemplo de comunicacin de los resultados de los indicadores.
CUADRO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE GESTIN
INDICADORES DE PROCESO
DEPARTAMENTO DE CALIDAD

CETMOTRANS

PROCESO

Todos los
procesos

INDICADOR

%Quejas,
reclamos y
sugerencias
resueltas

RESPONSABLE DEL
TENDENCIA
INDICADOR

FORMULA

Nmero de reclamos y
sugerencias resueltas
cubiertas
Total de reclamos y
sugerencias recibidas

*100

Coordinador de calidad

CREC

NMIN

60%

NSAT

80%

MAL

REG

BIEN

1TRIM

2TRIM

3TRIM

90%

ERROR

NSOB

4TRIM

As mismo, antes de comunicar los resultados de los indicadores, es muy importante conocer el
grado de confidencialidad de la informacin que se pretende difundir, con objeto de establecer un
plan de comunicacin coherente con el nivel de divulgacin que se pretende obtener.

5.3 VALIDACIN DE INDICADORES Y CUADROS DE MANDO

La validacin de los indicadores tiene por objeto comprobar que stos son tiles y rentables y,
para ello, se debe comparar la utilidad de los resultados alcanzados y su coste de obtencin con
los objetivos inicialmente previstos y para los cuales se haban desarrollado dichos indicadores.
La validacin se realiza una vez superada la puesta en marcha de los indicadores. Para realizar
la validacin es muy importante considerar la opinin de los usuarios de los indicadores. Como
resultado de la validacin se debe tener una idea clara sobre la idoneidad de los indicadores o
sobre su modificacin o sustitucin.
A continuacin se muestran algunas preguntas que nos podemos hacer para validar un
indicador:
Es til?
Sirve para tomar decisiones?
Simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer?
Es compatible con el resto de indicadores de forma que permite contrastar los
resultados?
Compensa la utilidad que genera con el costo de recogida de informacin y desarrollo
del indicador?
Est suficientemente definido de tal forma que el resultado pueda ser comparable en
el tiempo sin dudas sobre la fiabilidad de los datos,?
Es clara la representacin grfica utilizada?
Es redundante con otros indicadores ya existentes?
Es adecuada la periodicidad establecida?
Existe una forma ms sencilla de obtener la informacin?
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Se aprovechan adecuadamente los medios informticos para optimizar el proceso de

obtencin del indicador?
Se ha definido el nivel de divulgacin y de confidencialidad que requiere el indicador?
Se comunica el indicador a las personas involucradas en el rea, actividad o proceso?
La validacin de los cuadros de mando tiene por objeto comportar que stos son tiles para
representar una visin del grado de cumplimiento de los aspectos ms crticos del rea, actividad
o proceso, con los objetivos o valores asignados, y por tanto sirven eficazmente para tomar
decisiones. Para la validacin del cuadro de mando se puede utilizar un proceso similar al de los
indicadores. De esta forma se puede utilizar un cuestionario de validacin como el anterior,
aunque incidiendo en los siguientes aspectos:
Aporta el cuadro de mando una visin global del rea, actividad o proceso?
Proporciona el cuadro de mando una visin del grado de cumplimiento de los
aspectos ms crticos del rea, actividad o proceso con los objetivos o valores
asignados?
Se visualizan claramente las desviaciones de los resultados obtenidos sobre las
previsiones?
Facilita el cuadro de mando la toma de decisiones?
Compensa el costo de desarrollo del cuadro de mando con la utilidad que se obtiene?

IV.A6.6 EXPLOTACIN DE LA INFORMACIN

La explotacin de la informacin no pertenece al ciclo de vida del sistema de indicadores sino
que se corresponde con la utilizacin de los datos de salida de este sistema. El anlisis de la
informacin debe tener en cuenta el conjunto de indicadores representados en el cuadro de
mando, ya que la interpretacin del resultado de un indicador puede cambiar segn los
resultados de los dems indicadores.
As mismo, un indicador es una informacin objetiva, y por tanto no debe estar afectada por
influencias o justificaciones que cambien el resultado ya que las valoraciones deben hacerse
posteriormente a su obtencin, es decir, en la fase de anlisis.
La lectura de los indicadores y del cuadro de mando permite visualizar la diferencia entre los
resultados deseados y los resultados reales, as como la evolucin de un proceso segn sus
objetivos, por ello facilita la toma de decisiones y permite identificar las reas de mejora.
En ocasiones, para disponer de la suficiente informacin para la toma de decisiones, puede
resultar necesario realizar un anlisis ms profundo de algn aspecto representado por un
indicador o comparar la informacin con la obtenida en otros indicadores.
A la vista de los resultados, el responsable del rea, actividad o proceso puede proponer a las
personas autorizadas de la organizacin, las acciones a emprender para corregir la tendencia
detectada a travs del indicador y llevarla hacia el objetivo. Las acciones de mejora definida
pueden gestionarse de la misma manera que el resto de acciones emprendidas en el sistema de
gestin de la empresa (acciones correctivas, preventivas, etc.).
La comunicacin de los resultados obtenidos del cuadro de mando permite:
Realizar un balance de las acciones de mejora y de los resultados obtenidos.
Poner de relieve tanto los xitos como los fracasos, para emprender las acciones
necesarias.
Explicar los objetivos y los mrgenes de mejora previstos.
Implicar al personal de la organizacin.
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IV.A6.7 EXMEN PERIDICO DEL SISTEMA DE INDICADORES Y DEL

CUADRO DE MANDO
Es importante llevar a cabo un examen peridico del sistema de indicadores y cuadros de mando
para asegurarse de que siguen siendo pertinentes y cumplen con los objetivos definidos. Para
ello es recomendable cuestionar la utilidad y el coste de obtencin de los indicadores y la
elaboracin de los cuadros de mando. Este examen puede realizarse, por ejemplo,
aprovechando una revisin de los objetivos de la organizacin, mediante una encuesta a los
usuarios o analizando su alineamiento con los nuevos objetivos.
Un indicador puede resultar obsoleto cuando:
Han sido definidos nuevos objetivos por la organizacin, o han evolucionado los ya
existentes.
Ha cambiado el responsable, el cliente de los indicadores y de los cuadros de mando o
han evolucionado las expectativas.
El aspecto representado por el indicador no permite medir la diferencia con los
objetivos o ya no es significativo.
As mismo, es necesario asegurar que los usuarios estn satisfechos del sistema de indicadores
y cuadros de mando en funcin de sus necesidades y que stos ltimos cumplen con los criterios
de calidad establecidos. Cuando se demuestre que uno o varios indicadores ya no son tiles, o
no son objeto de seguimiento, es importante conocer la causa y cuestionar su mantenimiento.
Segn los resultados de las evaluaciones peridicas, se deben mantener, modificar o suprimir los
indicadores existentes, o crearse nuevos indicadores. La formalizacin de estos exmenes
permite disponer de un sistema de indicadores y cuadro de mando actualizados y fomenta la
mejora continua de la organizacin.

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