Antecedentes:en el año de 1961, cuando un ingeniero asesor en la

administración llamado William P. Leonard recoge todas las

corrientes en materiade auditoría administrativa, más la suya,
conforma un libro The Management audit ( Auditoría
Administrativa) editado en 1962 en Estados Unidos. Es a partir de
ese año en que los estudiosos e investigadores consideran como el
nacimiento formal de la auditoría administrativa.

INTRODUCCIÓN.

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas

diferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización,
dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta
que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo.

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite

establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se
identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo
pertinente a la práctica administrativa, ya por eso al llevar a cabo una
evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se
reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la
potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se
reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el
resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para
aquélla son relevantes.

MÉTODO DE WILLIAM P. LEONARD

Esquema General.

[pic]

La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo

y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos
de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y
materiales.

William P. Leonard publicó su libro: Auditoria Administrativa, Evaluación

de los métodos y eficiencia administrativos. Ed. Diana. 1991.

Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoría

administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de
las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios.
En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante
para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la
eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica,

un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una
división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa

general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la
aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que
deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación
de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución.
En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la
implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la
mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que

exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación y que además deben
conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos.

Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes

y objetivos.

¿Garantizan los objetivos la sobrevivencia, el crecimiento, la contribución

económica y las utilidades de la empresa, así como el cumplimiento de
obligaciones sociales?

¿Son suficientemente claros y reales?

¿Pueden alcanzarse?

¿Contribuyen a lograr mejor guía y dirección de la empresa?

¿Son razonables y lógicos?

¿Especifican qué se espera de los subordinados?

¿Ayudan a guiar al personal de un modo unitario?

¿Ayudan a motivar al personal?

¿Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo?

¿Dan métodos razonables para controlar al esfuerzo humano?

¿Se evalúan periódicamente?

¿Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas?

2. Organización.

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se evalúa.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama

(sí es que hay).

c) Conocer la estimación a los principios de una buena organización,

funcionamiento y departamentalización.

• La estructura no está de acuerdo con las necesidades de la empresa.

• Las funciones no están coordinadas, equilibradas y controladas.

• No hay delegación de autoridad.

• Personal no calificado ocupa puestos claves.

• Faltan dirección y guía a los subordinados.

• Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armonía y

espíritu de grupo. No hay responsabilidad por las realizaciones.

• Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo.

• Organización equivocada: exageración en producción y descuido en

comercialización.

• Los ejecutivos están sobrecargados de trabajo: demasiadas personas

les rinden informes.

3. Políticas y prácticas.

Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de

mejoramiento.

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te

sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La

expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de
producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.
¿Persigue el sistema la promoción y satisfacción de los objetivos? ¿Lo
consigue?

¿Opera dentro del marco de la organización?

¿Provee métodos de control que permitan buenos resultados con el mínimo

de inversión en tiempo y esfuerzo?

¿Indica la rutina realizaciones en una secuela lógica?

¿Permiten los sistemas y procedimientos coordinación efectiva

interdepartamental?

¿Se han establecido todas las funciones necesarias?

¿Hay suficiente autoridad en cuanto a la responsabilidad?

¿Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad?

¿Se ha colocado bien la función en la estructura?

¿Está capacitado el personal para el trabajo?

¿Existe un programa integral de metas a lograr?

¿Hay productividad suficiente?

4. Reglamentos.

Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y

nacionales.

5. Sistemas y procedimientos.

Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o

irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté

proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe
determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién;
cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

6. Controles.
Determinar la eficacia de los métodos de control.

¿Existe un propósito de control adecuado y de práctica realización?

¿Indica el método de control el objetivo que persigue?

¿Se especifica cómo, cuándo y quién ejecutará los planes?

7. Operaciones.

Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control,

organización ó comunicación para lograr mejores resultados.

Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa

comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias,
mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas,
publicidad, venta directa y supervisión, etc.

La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación

entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados.

Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la
operación de la empresa.

8. Personal.

Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área

evaluada.

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas

de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la
capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente.

Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo,

programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de
méritos, desarrollo de actividades.

9. Equipo físico y su disposición.

Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para
su mayor aprovechamiento.

10. Recolección de datos.

La obtención de información se refiere a la realización de entrevistas.

Significa juntar varios tipos de formas, documentos, procedimientos, cartas,
expedientes, diagramas, códigos, y secuelas relacionados con el sujeto
investigado.

La recolección de datos en la auditoría administrativa demanda el uso de

técnicas que permitan una revisión adecuada. Entre otras técnicas se listan
las siguientes:

|Organigramas. |

|· De tipo estructural |

|· Funcional |

|· Departamental |

|· Lineal y de posiciones con detalle de actividades |

|Diagramas de procesos sobre: |

|· Productos |

|· Hombres |

|· Flujos |

|Operaciones |

|· Formas |

|· Procedimientos |

|Diagrama de tiempos, hombres y maquinarias |

|Diagrama de disposición de: |

|· Máquinas |

|· Equipos |

|· Edificio |

|· Piso |
|· Lugar de trabajo |

|· Facilidades adicionales |

|Diagramas comparativos, utilizando: |

|· Gráficas de Gantt |

|· Interrelaciones |

|· Línea y asesoramiento |

|Diagramas gráficos de: |

|· Programa de trabajo |

|· Lineales |

|· Barras |

|· Mapas |

|· Especiales |

|Estudios de tiempos |

|· Trabajadores |

|· Productos |

|· Equipo |

|Hojas |

|· Entrevistas |

|· Observaciones |

|· Estadísticas |

|Cuestionarios |

|Lista de verificación y realización de trabajo |

11. Análisis, Interpretación y análisis.

De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son:

• Estudiar los elementos y obtener la historia de la vida del paciente y de

su medioambiente (Diagnosticar detalladamente la enfermedad)
 • Determinar propósitos e interdependencias, explicando la causalidad y
sus consecuencias.

• Encontrar deficiencias actuales y potenciales.

• Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada

elemento y unidad considerados en relación al todo.

• Llevar a cabo una prueba de eficiencia en cada uno de los factores

considerando su importancia

• Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y

deficiencias

• Encontrar soluciones a los problemas definidos

• Comparar las alternativas que se ofrecen a la solución del problema

Simplificar métodos mediante los siguientes pasos:

• Eliminar trabajo innecesario

• Mejorar sistemas

• Reducir gastos

• Determinar decisiones apropiadas

• Seleccionar los mejores métodos para un trabajo adecuado

12. Informe.

Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las

soluciones más convenientes. En el cual el informe puede seguir el siguiente
formato:

I. Propósito y alcance

II. Aspectos fundamentales

III. Problemas discutidos con la supervisión

IV. Prácticas comunes (en detalle)

V. Discusión o comentarios }

VI. Recomendaciones

VII. Anexos
Para determinar la confiabilidad del boceto (el informe habrá que contestar
el siguiente cuestionario:

¿Se han considerado en él los puntos importantes?

¿Se han incluido los datos importantes en el capítulo de aspectos

fundamentales?

¿Tiene brevedad y originalidad?

¿Se detallan en los anexos los datos sintéticos?

¿Es claro y no se presta a malos entendidos?

¿Incluye problemas suficientemente discutidos con la supervisión?

¿Se detallan las prácticas actuales en forma correcta, cortés y adecuada?

¿Se incluye toda la información que el lector debe conocer?

¿Son practicables las recomendaciones y se encaminan al éxito de la

empresa?

La presentación y discusión de los resultados encontrados por el auditor son

partes importantes del servicio de la auditoría.

El auditor actúa en beneficio de la administración y busca aceptación a sus

recomendaciones, generando mejoras y acciones correctivas. Por lo tanto,
debe limitar su presentación a los puntos importantes y deberá ser
cuidadoso y diplomático en todo momento. Una vez discutido el boceto de
informe sólo queda la presentación del informe final, el cual pide: «Acción
inmediata para eliminar irregularidades y situaciones inadecuadas.

La idea principal de la persecución es complementar cualquier asunto

planteado en las recomendaciones que todavía no ha sido acatado. Las
revisiones periódicas son una forma de evaluar resultados. Lo que no pudo
lograrse en una auditoría se logrará en la siguiente.

CONCLUSIÓN.

La administración se hace más complicada, cuando una de las empresas va

creciendo y adoptando mayor importancia la comprobación y el control
interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad, y
debe de comprender una determinada función o actividad, un departamento
o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa
en su totalidad.

Y el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la

empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las más
profundas habilidades y métodos de varios departamentos.

Una auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la

administración de un organismo social, realizado por un profesional, y lo usa
la alta gerencia usa para mantener íntegra la salud del organismo
empresario y salvaguardarlo de desperdicios, mal planeamiento, métodos
inadecuados y cualesquiera otras prácticas inconvenientes, que una
investigación y evaluación puedan hacer resaltar.

La auditoria debe aplicarse formalmente toda empresa,

independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas
pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser
secuencial constatada para lograr eficiencia.

Según William P. Leonard “la Auditoria Administrativa es un examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de
operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales”

ESQUEMA GENERAL.

Examen :

1. Áreas de Estudio y Detalles a estudiar.

2. Evaluación.

Evaluación:

1. Proceso

2. Análisis e interpretación.
Presentación de la auditoria por medio del metodo de William p. leonard.:

Fijación de temas finales para trazar un boceto del informe.

Informe preliminar para la administración de la empresa.

Informe final con recomendaciones y conclusiones

Este método persigue:

Revisión de instalación

Ayuda en establecimientos de formas y procedimientos

Tratamiento de los detalles no terminados

Revisión de informe con la administración.

El programa de auditoria de este método es

Planes y objetivos

Estructura de la empresa

Políticas y sistemas

Métodos de control.

Recursos humanos y físicos.

Una vez terminado el programa se recolectan los datos.

Luego se analiza se interpreta y se sintetiza para la presentación y discusión del

informe.

4.1 MÉTODO DE WILLIAM P. LEONARD

A continuación se presenta una síntesis del método de William P. Leonard que publicó
en su libro: Auditoria Administrativa, Evaluación de los métodos y eficiencia
administrativos. Ed. Diana. 1991. Para conocer a detalle el método, se deberá consultar
dicho libro.
La definición que Leonard hace de la auditoría administrativa se presentó en el capítulo
II. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es
descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa
examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier
organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño,
disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento

ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa
completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria

administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros
aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria
es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su
consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la
implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra
y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante
vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen
el programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de

los planes y objetivos.

2. Organización.

a. la estructura de la organización en el área que se evalúa.

b. Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que hay).

c. Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y

departamentalización.

3. Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones

de mejoramiento.

4. Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales

y nacionales.
5. Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan
deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

6. Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control.

7. Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor

control, organización ó comunicación para lograr mejores resultados.

8. Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afectan al trabajo en el área
evaluada.

9. Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la

disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.

10. Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las
soluciones más convenientes.