5.capitulo 7.preparativos

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MORELIA
Licenciatura en Administracin
CONSULTORA Captulo 7: Preparativos

Profesor: Briones Yez Jorge
PRESENTADO POR: Luis Ernesto Villaseor Georgina Girn Ins de Jess Trevio
Morelia Mich., Lunes 05 de Septiembre de 2011.
Captulo 7 PREPARATIVOS Los preparativos constituyen la fase inicial en todo proceso y contrato de consultora. Los preparativos son en gran parte una etapa de adaptacin. El cliente quiere asegurarse de que esta tratando con el consultor adecuado y el consultor ha de estar convencido de que es la persona adecuada para atender a dicha organizacin. Esta bsqueda de correspondencia resulta difcil tcnicamente. El xito de una misin en que en esta etapa inicial se establezca una mutua confianza y una empata, se acuerden plenamente las reglas del juego y se de comienzo al cometido con optimismo y una visin de que se puede conseguir. Si un consultor vuelve a una organizacin cliente conocida para hacerse cargo de otra tarea, los preparativos se simplificarn. 7.1 CONTACTOS INICIALES
El consultor establece el contacto.

Dirigirse a clientes potenciales sin ser solicitados es una forma de comercializar los servicios de consultora. Un contacto frio puede despertar el inters del cliente, pero es raro que este tipo de contacto de origen inmediatamente a la asignacin de la tarea.
El cliente establece el primer contacto.

En la mayora de los caso el cliente establecer el primer contacto. Esto implica que capta la existencia de algunos problemas en su organizacin y la necesidad de contar con un asesoramiento independiente y debe acudir a un consultor de empresas.
Primeras reuniones.
La primer reuni debe considerarse como una breve oportunidad para conquistar la confianza del cliente y causarle una impresin favorable. Una relacin fructfera entre cliente y consultor comienza con las primeras reuniones.
Preparacin de las primeras reuniones.

Las primeras reuniones exigen que el consultor se prepare a fondo. Acopia los hechos de orientacin esenciales acerca del cliente, su medio ambiente y los problemas caractersticos de su sector de actividad. El cliente espera tratar con alguien que este muy familiarizado con los tipos de problemas que se pueden plantear en su organizacin.
Objeto de la reunin
Es una forma de entrevista de investigacin en la que cada parte trata de conocer a la otra. El consultor debe estimular al cliente a que hable de su empresa, sus dificultades, esperanzas y expectativas. El objetivo fundamental del consultor en la reunin ser convencer al cliente de que esta eligiendo lo que le conviene. Factores que determinan la contratacin: No se compara un servicio, sino que establece una relacin (ganarse la confianza del cliente). Su comportamiento durante la entrevista. 2
Captulo 7 Atencin en su preparacin. El consultor debe mostrar una comprensin solidaria. Debe ayudar al cliente desde el principio. Debe transformar afirmaciones en preguntas. Debe tener ante todo conciencia de los problemas que tiene la empresa o las oportunidades con las que cuenta. La clave es la empata.
Acuerdo sobre como proceder.

No es posible iniciar una tarea inmediatamente si efectuar un anlisis preliminar del problema y planificar el trabajo. Es preciso examinar y convenir las condiciones de la colaboracin. El diagnostico preliminar puede ocuparse de las siguientes disposiciones y abarcar: Alcance y diagnostico. Registros e informacin que se han de poner a disposicin. A quin se debe ver y cundo. Las actitudes del personal con relacin a los asuntos que se han de estudiar. Las remuneracin por el diagnostico, entre otros.
7.2 DIAGNSTICO PRELIMINAR DE LOS PROBLEMAS Para iniciar, el consultor debe saber con exactitud qu espera el cliente de l. Muchas organizaciones insisten en hacer un examen interno exhaustivo del problema antes de adoptar la decisin de contratar un consultor. Un consultor con experiencia inicia dicho diagnostico desde el primer momento en que entra en contacto con el cliente.
Alcance del diagnstico.

El objetivo del diagnstico preliminar consiste en definir y planificar una misin o proyecto de consultora que produzca ese efecto. La amplitud de dicho diagnstico depende de la ndole del problema. El tiempo que se dedica para ello es breve( 1 a 4 das).
Algunas pautas metodolgicas.

Le diagnstico preliminar de los problemas sigue la mismas normas y procedimientos bsicos y utiliza tcnicas analticas. El diagnstico incluye la reunin y el anlisis de informacin sobre las actividades, el rendimiento y las perspectivas del cliente. Es esencial adoptar una visin dinmica y global de la organizacin, su medio ambiente, recursos, metas, actividades y logros. Se recomienda pasar de lo general a lo particular, esto ayuda al consultor a limitar el estudio preliminar de diagnstico a asuntos de mayor importancia para la organizacin cliente.
La participacin del cliente.
Captulo 7 El dialogo con el cliente se prosigue durante el diagnstico del problema. Ese dialogo mostrar lo que piensa el cliente acerca de diversos aspectos de su empresa: cules son sus metas, objetivos, posibilidades, y el estilo de consultora que se debe aplicar en su caso.
Fuentes de informacin.
Los datos del diagnstico suelen ser de ndole global. Al consultor solo le interesan los detalles si son indicativos de algunos problemas importantes. Las principales fuentes de informacin para efectuar un estudio preliminar de diagnstico son el material publicado y los registros, la observacin y las entrevistas efectuadas por los consultores, y los contactos fuera de la organizacin cliente.
Otros mtodos.
Algunos consultores han recurrido a las reuniones de trabajo para la identificacin de problemas en la organizacin. Otra opcin es organizar un grupo(heterogneo u homogneo) con el fin de examinar un problema o proceso de la organizacin desde diversos ngulos. El diagnstico propio de un empresario o directores individuales es otro mtodo que se utiliza para ayudar a pequeas empresas en diversos pases.
7.3 MANDATO. Es la declaracin inicial del trabajo que ha de realizar el consultor. Se trata de un mtodo adoptado por una categora de clientes que prefieren determinar su propio problema y hacer su diagnstico antes de hablar con el consultor. Una segunda categora de clientes cuya prctica consiste en redactar el mandato despus de que el consultor haya realizado el diagnstico preliminar del problema. Una tercera categora de clientes no elabora ningn mandato oficial al preparar un cometido y elegir a un consultor. Esos clientes dejan que la determinacin del trabajo que ha de realizar el consultor se estipule en un contrato de consultora.
7.4 ESTRATEGIA Y PLANIFICACIN DE LA TAREA. En los contactos iniciales con el cliente y en el diagnstico preliminar, el consultor debe haber reunido y evaluado suficiente informacin para poder planificar su tarea. El cliente querr recibir no solo las conclusiones del consultor acerca del problema, sino tambin una propuesta en la que describa lo que el consultor siguiere que se haga y en que condiciones ofrece su ayuda. Un aspecto fundamental de la concepcin y planificacin de una tarea consultiva consiste en elegir la estrategia para al asignacin de tareas (indicar los papeles del consultor y el cliente, la modalidad de consultora elegida, el ritmo de las actividades, la forma y los recursos asignados). El plan de trabajo se presenta oficialmente al cliente en forma de propuesta. Los principales elementos del plan de trabajo son: Resumen de la identificacin del trabajo. Objetivos que se han de alcanzar y medidas que se han de adoptar. Fases del cometido y calendario. Definicin de las funciones.
7.5 PROPUESTA PRESENTADA AL CLIENTE 4
Captulo 7 El cometido propuesto se describir en un documento que se somete a la decisin del cliente. Toda propuesta presentada al cliente es un documento de venta importante. El cliente debe quedar impresionado por la calidad tcnica de la propuesta y satisfecho con su presentacin prctica.
Secciones de la propuesta.
Incluye 4 secciones: 1. Seccin tcnica, se describen las conclusiones preliminares del consultor sobre su evaluacin del problema, el objetivo que se persigue, el mtodo a adoptar y el programa de trabajo. 2. Seccin relativa al personal, se indican los nombres y caractersticas de quienes realizaran la tarea. 3. Seccin relativa a los antecedentes del consultor, se describe la experiencia y la competencia de la organizacin consultiva en relacin con las necesidades del cliente particular. 4. Seccin de las condiciones financieras y de otra ndole, se indican los cotos de los servicios, los crditos previstos par cubrir los aumentos de los gastos, los gastos imprevistos, el plan y otras indicaciones relativas al pago de los honorarios, al reembolso de los gastos y la liquidacin de todos los compromisos.
Presentacin de la propuesta
Muchos consultores prefieren entregar la propuesta directamente al cliente en una reunin que comienza con una introduccin oral del resumen del informe.
La reaccin del cliente

Un cliente del sector pblico suele estar sujeto a reglas que especifican un nmero minino de ofertas y un procedimiento de evaluacin interno antes de conceder un contrato. Los clientes del sector privado pueden utilizar un mtodo de seleccin propuesta basado en la evaluacin de ellas.
Negacin de la propuesta.
El cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor pero puede que no le satisfagan algunos aspectos de la propuesta.
Aspectos que se excluyen de la propuesta.

Paralelo a la redaccin de la propuesta que hace al cliente, el consultor esta preparando notas confidenciales internas sobre la organizacin cliente e ideas relativas al mtodo que se va aplicar. Esas son importantes en toda organizacin de consultora.
7.6 CONTRATO DE CONSULTORA Se considera que la fase inicial del proceso de consultora ha quedado terminada con xito si el consultor y el cliente conciernan un contrato en el que acuerdan trabajar juntos en un cometido proyecto. La forma elegida debe garantizar que se asumirn y respetaran compromisos mutuos y que se evitarn malas interpretaciones por ambas partes. Las tres formas de concertar un contrato son: El acuerdo verbal, 5
Captulo 7 La carta de acuerdo, y el contrato escrito. Recientemente se utiliza el contrato psicolgico.

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El consultor establece el contacto.

El cliente establece el primer contacto.

Preparacin de las primeras reuniones.

Acuerdo sobre como proceder.

Alcance del diagnstico.

Algunas pautas metodolgicas.

La participacin del cliente.

7.5 PROPUESTA PRESENTADA AL CLIENTE 4

La reaccin del cliente

Aspectos que se excluyen de la propuesta.

Captulo 7 La carta de acuerdo, y el contrato escrito. Recientemente se utiliza el contrato psicolgico.

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