657-A472p-Capitulo IV PDF

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CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO EFECTIVO PARA
OPTIMIZAR LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS ASOCIACIONES
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO REGISTRADAS A INSAFOCOOP
UBICADAS EN LA ZONA PARACENTRAL DE EL SALVADOR.

A. GENERALIDADES
En este captulo se presenta un Modelo de Control Interno Efectivo, con la finalidad
de proporcionar a la Alta Direccin de las Cooperativas de Ahorro y Crdito, una
herramienta administrativa efectiva con la que se lograr optimizar la Gestin
Administrativa de las operaciones que desarrollan diariamente.

Se tomar base el concepto del autor Gustavo Cepeda, en su libro Auditoria y
Control Interno: es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por
las cooperativas, con el fin de asegurar que los activos estn debidamente
protegidos, que los registros contables sean fidedignos, que las actividades se
desarrollen eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en
atencin a las metas y objetivos establecidos.

El enfoque de la propuesta es administrativo, es por eso que en desarrollo no se
profundiza en la parte financiera.

La propuesta del Modelo de Control Interno Efectivo comprende tres etapas:
- Etapa I - Anlisis Situacional FODA.
- Etapa II - Control Interno Efectivo.
- Etapa III Evaluacin de Resultados y Acciones.
- Etapa IV Plan de Implementacin.

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Etapa I - Anlisis Situacional FODA.
En esta Etapa se investigarn las variables internas y externas para descubrir
situaciones criticas e identificar posibles riesgos para luego obtener un diagnostico
sobre la situacin actual de la cooperativa.

Etapa II - Control Interno Efectivo (C.I.E.)
Comprende las herramientas que se utilizarn para evaluar de manera especfica las
5 reas de trabajo: administrativa, financiera, operativa, legal y educativa; las cuales
a su vez se han sub-dividido en unidades de trabajo.

Etapa III Evaluacin de Resultados y Acciones.
La J unta de Vigilancia recibe y evala el informe de resultados o hallazgos de la
Etapa anterior, se toman decisiones sobre las acciones de mejora y luego se da
seguimiento a las mismas.

Etapa IV Plan de Implementacin
Comprende el plan de accin, en el cual se propone cmo se desarrollar la
propuesta, el cronograma de actividades a desarrollar en un periodo de tiempo
determinado y el presupuesto que es el resumen en trminos monetarios que har la
cooperativa.

B. OBJETIVOS
1. OBJ ETIVO GENERAL
Proponer a las asociaciones cooperativas de ahorro y crdito con un Modelo de
Control Interno Efectivo para la evaluacin de la eficacia y eficiencia de las
operaciones administrativas.

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2. OBJ ETIVOS ESPECFICOS
- Contribuir con ste Modelo de Control Interno a disminuir los riesgos financieros
y operacionales.
- Proporcionar confiabilidad al cumplimiento de normas, leyes y polticas.
- Promover una adecuada cultura de control.
- Fortalecer las operaciones

C. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
De acuerdo a la Ley de Intermediarios Financieros No Bancarios (LIFNB) en el
articulo 41, en parte menciona que las cooperativas debern elaborar e implantar
polticas de control que les permitan manejar adecuadamente sus riesgos financieros
y operacionales..., por lo que es relevante para la economa, el sector cooperativo y
los asociados. A continuacin se explica la importancia para cada rea:

1. ECONOMA
Como resultado de la implementacin de un Modelo de Control Interno Efectivo se
optimizar la gestin administrativa de las cooperativas de ahorro y crdito, lo cual
har que sean ms competitivas en el mercado financiero; generando mas empleos,
brindando econmicamente un alto inters a favor del asociado por los dividendos
que se reparten de acuerdo a las actividades realizadas por la cooperativa,
mejorando el nivel de vida de los asociados y por ende ayudando al desarrollo y
crecimiento de la economa del pas.

2. COOPERATIVO
La aceptacin e implementacin de un Modelo de Control Interno Efectivo en las
asociaciones cooperativas de ahorro y crdito registradas a INSAFOCOOP, ayudar
a que sean competitivas acorde a las exigencias de la demanda y del sistema
cooperativo; mejorando el proceso administrativo, garantizando a la alta direccin

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informacin fidedigna y confiable para la mejor toma de decisiones; permitiendo
preparar a todos los miembros con una herramienta efectiva destinada a mejorar de
manera sistemtica los niveles de calidad y productividad, reducir los costos y
tiempos de respuestas, mejorar los ndices de satisfaccin de los asociados, mejorar
los rendimientos sobre la inversin y en consecuencia aumentar la participacin en el
mercado e incrementar la rentabilidad de las Cooperativas; logrando proyectar a la
comunidad la ayuda en actividades sociales y culturales.

Como consecuencia de una optima gestin administrativa de las cooperativas
lograrn solidez, alianzas estratgicas, ms asociados, incremento en sus
operaciones, crecimiento del sector cooperativo.

3. EL ASOCIADO Y/O CLIENTE
Los asociados y/o asociados obtendrn beneficios directos al aceptar e implementar
en las Asociaciones Cooperativas un Modelo de Control Interno Efectivo tales como:
mejor atencin, seguridad, confiabilidad, participacin en una cooperativa dinmica,
obtener mejores dividendos al finalizar cada ejercicio econmico, seguro sobre sus
aportaciones, gozar de los beneficios que se logren por medio de las alianzas
estratgicas en campaas mdicas, descuentos en farmacias, campaa
oftalmolgica y otros lugares afiliados.

D. ALCANCE DE LA PROPUESTA
Las cooperativas de ahorro y crdito registradas a INSAFOCOOP estn obligadas a
mejorar constantemente en sus operaciones, al aplicar un control interno efectivo se
est en una mejora continua, lo que generar servicios de mejor calidad,
competitivos, reconocimiento y posicionamiento en el sector cooperativo y financiero
a nivel nacional. La globalizacin en el pas, el apoderamiento de capital extranjero
en la banca nacional ha forzado a las asociaciones cooperativas de ahorro y crdito
a mejorar su proceso administrativo.

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Al aceptar e implementar el Modelo de Control Interno Efectivo en la gestin
administrativa se obtendrn cambios favorables, entre los que se mencionan:

- Se fomentar una cultura de cooperativismo, a travs del involucramiento de
todo el personal para el logro de los objetivos de la cooperativa.
- El implemento del Control Interno minimizar la sub-utilizacin de los recursos
de la cooperativa.
- Redefinir y/o mejorar polticas en la gestin administrativa y en la gestin
financiera.
- Lograr una comunicacin efectiva que promulgue las diferentes polticas
internas y externas para el logro de los objetivos generales.
- Se lograr una mejor comunicacin hacia adentro y hacia fuera de la
cooperativa.
- Facilitar la toma decisiones relacionados en la mejora de productos, servicio a
los asociados, las fortalezas y debilidades de la competencia, la posicin
financiera, la organizacin, la tecnologa, el personal y por lo tanto a la correcta
definicin de estrategias que colaboren al logro de los objetivos de las
cooperativas.
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E. ESQUEMA DE MODELO DE CONTROL INTERNO EFECTIVO

Fuente: Equipo de Tesis
ETAPA I
ANALISIS SITUACIONAL
ETAPA II
CONTROL INTERNO EFECTIVO
C.I.E.

FODA
PARTE II. CONTROL INTERNO
ESPECFICO
Herramientas: Cuestionarios,
Cdulas de trabajo, polticas,
procedimientos, manual de puestos.

a) rea Administrativa
- organigrama
- RRHH
- programas informticos
b) rea Financiera
- Contador
- Auxiliar Contable
- Sistema contable
c) rea Operativa
- Caja y equivalentes
- Aportaciones
- Crditos y Cobros
- Atencin al cliente
d) rea Legal
- casos jurdicos
e) rea Educativa
- Talleres, charlas
J unta de
Vigilancia
PARTE I. CONTROL INTERNO
GENERAL
Herramientas: Cuestionario y
entrevista, organigrama, misin,
visin.
Acciones de Mejora
Comit de C.I.E.
Informe de
resultados
Informe de
resultados
ETAPA III
EVALUACION DE
RESULTADOS Y
ACCIONES

Creacin de Comit de
Control Interno
C.I.E.
Seguimiento de
Acciones de Mejora
Comit de C.I.E.
ETAPA IV
PLAN DE
IMPLEMENTACION
- Plan de Accin

- Cronograma

- Presupuesto

RETROALIMENTACION

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F. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
1. ETAPA I
a) ANALISIS SITUACIONAL FODA
El anlisis situacional FODA es una tcnica sencilla que permite analizar la situacin
actual de una organizacin, estructura o persona, con el fin de obtener el diagnostico
es que permitan superar esa situacin en el futuro.

La idea de realizar un diagnstico FODA en la cooperativa, es para reconocer en
principio los elementos internos y externos que afecta tanto de manera positiva como
negativa a la organizacin como un todo y que puede ayudar tambin para definir
como los elementos pueden ayudar o demora el cumplimiento de metas.

La situacin interna est constituida por factores o elementos que forman parte de la
misma organizacin. En tanto la situacin externa, se refiere a los elementos o
factores que estn fuera de la organizacin; pero que se interrelacionan con ella y la
afectan ya sea de manera positiva o negativa.

En la situacin interna se desarrollan dos elementos principales que la conforman y
se refiera a las fortalezas y las debilidades, aspectos que se detallan a continuacin:

Las fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organizacin, estos
constituyen los recursos para la consecucin de sus objetivos.

Las debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son internos
constituyndose en barreras u obstculos para la obtencin de las metas u objetivos
propuestos.
La situacin externa referida al anlisis de la situacin externa o ambiente que rodea
a la organizacin y que le afecta. En este caso tambin se debe considerar dos
elementos principales: las oportunidades y las amenazas.
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Las oportunidades: Son los elementos del ambiente que la persona puede
aprovechar para el logro efectivo de sus metas y objetivos. Pueden ser de tipo social,
econmico, poltico, tecnolgico.

Las amenazas: son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un
peligro para el logro de los objetivos.

De manera grfica se tiene:
ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
INTERNAS EXTERNAS INTERNAS EXTERNAS
F O D A
Fuente: www.enplenitud.com/nota.asp?articuloID=7992

Agrupadas de esta manera, se obtiene diagnstico FODA, su nombre viene de la
primera letra de los elementos que constituyen el diagnstico. En este momento lo
que interesa es que se aumenten los aspectos positivos fortalezas y oportunidades y
se disminuya los elementos negativos: debilidades y amenazas.

Con la informacin que se obtenga, se podrn definir acciones futuras como tambin
tener una idea de la situacin actual de la cooperativa. Con los datos se puede
planear la solucin de los problemas aprovechando los aspectos positivos y evitando
los elementos negativos. El diagnostico o resultado que se obtenga luego de realizar
el anlisis FODA servir tambin para:

- Informacin para la toma de decisiones.
- Datos para plantear objetivos ms concretos y realizables.
- Conocimiento de sus recursos propios y los que puede obtener del ambiente.
- Reconocer las ventajas y desventajas de las diferentes opciones y alternativas
posibles.

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Para la propuesta se presenta a continuacin el siguiente anlisis situacional FODA,
que se basa en la investigacin de campo realizada en las cooperativas de ahorro y
crdito registradas a INSAFOCOOP que se encuentran ubicadas en la zona
paracentral del pas.

FORTALEZAS DEBILIDADES
- Estar afiliadas a FEDECACES que funge
como auditoria externa.

- Filosofa cooperativista arraigada en todo el
personal.

- Aos de experiencia en el sistema
cooperativo financiero.

- Tasas de inters.

- Atencin al asociado.

- Asociados activos.

- Falta de capital
- Falta de personal con estudios superiores
- Comunicacin deficiente
- Gestin administrativa y financiera
deficiente
- Falta de lineamientos para otorgamiento de
crditos
- Existencia de cartera morosa
- Falta de reconocimiento en el mercado
financiero
- Falta de infraestructura adecuada
- Falta de tecnologa
- Falta de programas informticos
- No existe garanta monetaria en los
depsitos del pblico (encaje legal).
- No hay captacin de fondos pblicos, a
excepcin de una cooperativa
- El 99% de las cooperativas no est
reguladas por la Superintendencia del
Sistema Financiero

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OPORTUNIDADES AMENAZAS
- Asociados y/o usuarios de remesas
familiares
- Diversificar servicios financieros tales como
pago de colectores (agua, luz, telfono)
- Expansin geogrfica a escala nacional

- Tecnologa de punta
- Cambios en las tasas de inters en la
banca nacional
- Crecimiento de la competencia
- Delincuencia
- Inversin extranjera

b) CREACION DE COMITE DE CONTROL INTERNO
El Comit estar integrado por cinco miembros quienes representarn las reas
claves de la cooperativa:

- un representante de la J unta de Vigilancia
- Gerente General
- Gerente de Operaciones
- Gerente Administrativo
- Gerencia de Educacin

Para sta etapa se propone que el Comit de Control Interno Efectivo de la
cooperativa delegue a una persona responsable o las que sean necesarias de
acuerdo a la necesidad, que cumpla con un perfil adecuado, que tenga una actitud
imparcial, neutral y sobre todo con orientacin a agregar valor al trabajo asignado.

Es relevante que tanto el Comit como el personal delegado estn conscientes de la
importancia y los beneficios que la aplicacin de este Modelo traer a la cooperativa
agregando valor agregado en cada actividad, ya que esto lograr la optimizar la
gestin administrativa. Adems comunicar por medio del Comit de Educacin a
todos los empleados de manera permanente la filosofa del cooperativismo y la
importancia de aplicar un control interno como parte de las funciones de cada uno de
los empleados.

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2. ETAPA II. CONTROL INTERNO EFECTIVO (C.I.E.)
Se divide sta etapa del Control Interno Efectivo en dos partes:

a) PARTE I. Control interno efectivo general.
El objetivo es conocer de manera general cmo se encuentra la gestin
administrativa a la fecha en que se realice el control y desde la perspectiva de alta
direccin. El personal responsable de llevar a cabo el C.I.E. realizar una entrevista
debidamente estructurada dirigida al Presidente del Consejo de Administracin.

Los conceptos de las herramientas que se utilizarn son:

- Organigrama: representacin grfica de los niveles jerrquicos de la
cooperativa. (Pg.13)
- Misin: la razn de ser de la cooperativa
- Visin: hacia dnde quiere llegar, que tan lejos quiere llegar la cooperativa
- Descripcin del puesto de trabajo de la alta direccin (pg.17)
- Gua de Entrevista: Comprender 15 preguntas generales enfocadas a conocer
informacin de la cooperativa de parte del Presidente. (pg.25)
- Cuestionario General de Control Interno: Consiste en un conjunto de preguntas
generales que incluye todas las reas de trabajo de la cooperativa, las cuales
estn dispuestas de tal manera que la respuesta negativa determine un punto
dbil en el control interno. (pg.26)

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PROPUESTA DE ORGANIGRAMA
PARA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO

Fuente: Equipo de Tesis

El organigrama que se propone es de tipo vertical y en l se representan claramente
los niveles jerrquicos de acuerdo a la Ley General de Asociaciones Cooperativas y
de los Estatutos. Como parte de la propuesta y de acuerdo al resultado obtenido en
el captulo III, pregunta No.1, el 12% de los empleados no conoce el organigrama y
es necesario dar a conocerlo a todos los empleados y tambin a los asociados con el
fin de que recurran a la persona indicada y as agilizar cualquier procedimiento.

Es importante que tanto los empleados como los asociados tengan siempre en
cuenta la razn de ser de la cooperativa, es decir la misin ya que de esa manera se
lograr la visin que la misma tiene en beneficio de todos.

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Los delegados del Comit de Control Interno y todos sus miembros conozcan o
posean copia de la descripcin de puestos de trabajo de la alta direccin para
identificar las funciones que cada uno ejerce. Del 100% de los empleados solamente
el 14% de los empleados expresaron que conocen los Manuales de Puestos, es por
eso que se detallan en orden descendente las Descripciones de Puestos de Trabajo
del ms alto nivel del organigrama de la cooperativa:
- Asamblea General de Asociados
- Comit de Educacin
- J unta de Vigilancia
- Consejo de Administracin
- Comit de Crditos
- Gerente General

POLITICAS GENERALES
Para el buen funcionamiento de una cooperativa, los aspectos idneos con que se
deben contar son:
- Disciplina
- Equipo profesional
- Cooperacin entre entidades y personal de la cooperativa
- Cumplimiento de valores y principios cooperativos
- Orientacin hacia el asociado
- Innovacin permanente
- La primaca del factor humano
- Potenciacin de la imagen corporativa mediante la calidad total de sus
productos
- Promocin e impulso del cambio cultural para acomodarse al nuevo entorno
competitivo.

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Para lograr el desarrollo y cumplimiento de las polticas se debe tomar en cuenta los
siguientes factores a desarrollar.
- Atencin al asociado: Es el compromiso con el asociado. El asociado es la
razn de ser, la garanta de futuro, el criterio para tomar decisiones.
- Calidad Optima: No solo en productos y servicios, sino en todas las esferas,
niveles y reas de responsabilidad de la cooperativa. La superacin, perfeccin,
mejora continua. Contribuir a satisfacer al asociado y conceden prestigio y
liderazgo.
- Innovar en todas las reas funcionales y a todos los niveles de responsabilidad;
el cambio permanente ante un entorno sometido a sbitas variaciones perturban
la empresa. Novedades en los productos, en la tecnologa, en la formacin, en
los sistemas de gestin, conducen al progreso.
- Comportamiento tico: Es la honestidad, ejemplaridad, profesionalidad,
legalidad, leal competencia, igualdad de oportunidades, responsabilidad social
con el entorno, equidad, solidaridad retributiva y respeto a la dignidad y derechos
de los trabajadores.
- Contar con las personas y confiar en ellas: Es la prioridad en las personas, el
respeto y consideracin hacia ellas. Democracia interna, confianza en las
personas, descentralizacin, gestin y comunicacin directa.
- Mejora continua que permita el liderazgo en el sector: Es la formacin continua.
Propiciar la formacin y el desarrollo de la vala profesional de las personas que
hacen competitiva la cooperativa. Es el objetivo primordial de nuestra actividad.
Formacin y entrenamiento permanentes en el puesto de trabajo o en la funcin
asumida, que convierte al superior jerrquico en su orientador, tutor y maestro,
que comparte su saber y su experiencia con sus colaboradores.
- Perseguir y lograr la rentabilidad del negocio: El compromiso con los resultados
se da por sobreentendido, como garanta de supervivencia, crecimiento y
competitividad de la cooperativa.

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ASAMBLEA GENERAL
DESCRIPCION DE PUESTO DE TRABAJO
NOMBRE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO

PUESTO: ASAMBLEA GENERAL
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: MAXIMA AUTORIDAD
FECHA:

DESCRIPCION DEL PUESTO:
Es el rgano supremo de la voluntad social.

FUNCIONES:
- Conocer la Agenda propuesta para su aprobacin o modificacin;
- Aprobar los objetivos y polticas del plan general de trabajo de la Cooperativa;
- Aprobar las normas generales de la administracin de la Cooperativa;
- Elegir y remover con motivo suficiente a los miembros del Consejo de Administracin y J unta
de Vigilancia;
- Aprobar o denegar el balance y los informes relacionados con la Administracin de la
Cooperativa;
- Autorizar la capitalizacin o distribucin de los intereses y excedentes correspondientes a los
asociados;
- Autorizar la revalorizacin de los activos previa autorizacin de INSAFOCOOP;
- Acordar la creacin y el empleo de los fondos de Reserva y especiales;
- Acordar la adicin de otras actividades a las establecidas en el Acta Constitutiva;
- Establecer cuantas de las aportaciones y cuotas para fines especficos;
- Establecer el sistema de votacin;
- Conocer y aprobar las modificaciones del Acta de Constitucin y de estos Estatutos.
- Cambiar el domicilio legal de la Cooperativa.
- Conocer y resolver sobre la apelacin de asociados excluidos por el Consejo de Administracin;
- Acordar la fusin de la Cooperativa con otra o su ingreso a una Federacin;
- Acordar la disolucin de la Cooperativa;
- Autorizar la adquisicin de bienes races a cualquier titulo;
- Autorizar la enajenacin de los bienes races de la Cooperativa;
- Conocer de las reclamaciones contra los integrantes de los rganos indicados en el literal d) a
que se refiere este Artculo.
- Aprobar la contratacin de prstamos a favor de la Cooperativa en exceso del cien por ciento de
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su patrimonio, previo dictamen de la J unta de Vigilancia;
- Autorizar la emisin de Certificados de Inversin; y las dems que le sealen la Ley, su
Reglamento y estos Estatutos

DEPENDIENTES DEL PUESTO:
- J unta de Vigilancia
- Gerente General
- Gerencia Administrativa
- Gerencia de Operaciones
- Gerencia Financiera
- Gerencia Legal
- Gerencia Educativa
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CONSEJO DE ADMINISTRACION
DESCRIPCION DE PUESTO DE TRABAJ O

PUESTO: CONSEJ O DE ADMINISTRACION
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: ASAMBLEA GENERAL
FECHA:

- El Consejo o J unta Directiva es el rgano responsable del funcionamiento de la cooperativa y
constituye el instrumento ejecutivo de la Asamblea General de Asociados. Compuesto por un
nmero de socios (Presidente, Vicepresidente, secretario, Tesorero y un vocal) para un periodo
de tres aos.

FUNCIONES:
- Cumplir y hacer cumplir la ley, su Reglamento, estos Estatutos y los acuerdos de la Asamblea
General;
- Crear los Comits y nombrar y remover a sus miembros con causa justificada;
- Decidir sobre la admisin, suspensin, inhabilitacin, renuncia, exclusin y apelacin de
asociados;
- Llevar al da el Libro de Registro de Asociados debidamente autorizado por el INSAFOCOOP,
que contendr; nombre completo de aquellos, edad, profesin y oficio, domicilio, direccin,
estados civil, nombre del conyugue, su nacionalidad, fecha de admisin y la de su retiro y el
numero de aportaciones suscritas y pagadas. El asociado deber designar beneficiario o
beneficiarios en su solicitud de ingreso o en cualquier momento y estos tambin se anotaran en
dicho libro, especificando el porcentaje que corresponde a cada unos de ellos;
- Establecer las normas internas de operacin
- Acordar la constitucin de gravmenes sobre bienes muebles de la Cooperativa; proponer a la
Asamblea General de Asociados la enajenacin de los bienes inmuebles de la Cooperativa
- Resolver provisionalmente, de acuerdo con la J unta de Vigilancia, los casos no previstos en la
ley, su Reglamento o estos Estatutos y someterlos a consideracin de la prxima Asamblea
General
- Tener a la vista de los asociados los libros de contabilidad y los archivos y darles las
explicaciones correspondientes
- Recibir y entregar bajo inventario los bienes de la Cooperativa
- Exigir caucin al Gerente y a los empleados que cuiden o administren bienes de la Cooperativa
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- Designar a las instituciones financieras o bancarias en que se depositaran los fondos de la
Cooperativa y las personas que giraran contra dichas cuentas, en la forma que establezcan
estos Estatutos
- Autorizar pagos
- Convocar a Asambleas Generales
- Presentar a la Asamblea General Ordinaria la Memoria de labores y los estados financieros
practicados en el Ejercicio Econmico correspondiente
- Elaborar sus planes de trabajo y someterlos a consideracin de la Asamblea General de
Asociados
- Elaborar y ejecutar programas de proyeccin social que beneficien a la membresa de la
Cooperativa
- Establecer las normas disciplinarias y prestatarias y someterlas a consideracin del
INSAFOCOOP para su revisin
- Llenar con los suplentes las vacantes que se produzcan en su seno;
- Nombrar y remover al Gerente y dems empleados de la Cooperativa, fijarles su remuneracin y
sealarles sus obligaciones;
- Autorizar al Presidente para que confiera o revoque los poderes que fueren necesarios;
- Controlar la cobranza de los crditos a favor de la Cooperativa y proponer a la Asamblea
General que se apliquen a la reserva respectiva las deudas incobrables, cuando se hayan
agotado todos los medios para lograr su pago;
- Estudiar y aprobar el plan del trabajo presentado por el Gerente, si lo hubiere o Tesorero y exigir
su cumplimiento;
- Conocer de las fallas de los asociados e imponer las sanciones establecidas en el Reglamento
interno o Normas Disciplinaria. Cuando dichas sanciones consistieren en multas, las cantidades
resultantes pasaran al Fondo de Educacin;
- Celebrar de acuerdo con las facultades que le confieren estos Estatutos, los contratos que se
relacionen con los objetivos de la Cooperativa,
- Autorizar la transferencia de certificados de Aportacin entre los asociados;
- Hacer deducciones correspondientes en el caso del Artculo 23 de estos Estatutos;
- Revisar las resoluciones de los Comits cuando lo soliciten los asociados, y
- Todo lo dems que se estime necesario para una buena direccin y administracin de la
Cooperativa y que no est a la Asamblea General o a otro rgano.

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FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION:
- Representar legalmente a la Cooperativa pudiendo conferir y revocar poderes necesarios
cuando fuere conveniente para la buena marcha de la Cooperativa, previa autorizacin del
Consejo de Administracin
- Presidir las Asambleas Generales, las sesiones del Consejo de Administracin y otros sociales
de la Cooperativa.
- Mantener con el Gerente y Tesorero la cuenta o cuentas bancarias de la Cooperativa y firmar,
girar, endosar y cancelara cheques, letras de cambio, otros ttulos valores y dems documentos
relacionados con la actividad econmica de la Cooperativa;
- Firmar juntamente con el secretario las convocatorias para Asambleas Generales;
- Autorizar conjuntamente con el Gerente o Tesorero las inversiones de fondos que haya sido
aprobada por el Consejo de Administracin y dar su aprobacin a los balances;
- Firmar contratos, escrituras pblicas y otros documentos que por su calidad de representante
legal requieran de su intervencin, previo acuerdo del Consejo de Administracin; y
- Realizar las dems funciones que le sealen la Ley, su Reglamento, el Consejo de
Administracin y estos Estatutos.

FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
- Sustituir al Presidente del Consejo de Administracin en ausencia temporal de este;
- Ejecutar las funciones que el Presidente le delegue;
- Colaborar con el Presidente en la programacin y ejecucin de actividades; y
- Las dems que sealen estos Estatutos y Reglamentos.

FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION:
- Llevar al da el Libro de Registro de Asociados y asentar y tener actualizadas en los libros
correspondientes las actas de las sesiones de Asambleas Generales y del Consejo de
Administracin; de los acuerdos de este ultimo deber remitir copia a la J unta de Vigilancia
dentro de las setenta y dos horas siguientes a cada reunin;
- Recibir, despachar y archivar la correspondencia y actuar como Secretario de las Asambleas
Generales;
- Extender certificaciones de Actas de Asambleas Generales y de sesiones del Consejo de
Administracin;
- Firmar juntamente con el Presidente las convocatorias para Asambleas Generales;
Llevar un expediente que contenga los documentos que justifiquen la legalidad de las
convocatorias a sesin de Asamblea General, la lista original del qurum a que se refiere el
Artculo 33 de estos Estatutos y los dems documentos relacionados con dicha sesin.
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- Dar a conocer a los miembros del Consejo de Administracin que no hayan estados presentes
en alguna reunin, el detalle de los acuerdos tomados dentro de las setenta y dos horas
siguientes a dicha reunin; y
- Las dems que se le asigne el Consejo de Administracin

FUNCIONES DEL TESORERO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION:
- Controlar el manejo de fondos, valores y bienes de la Cooperativa, siendo responsable del
desembolso de fondos, recaudacin de ingresos y cobro de deudas; tambin ser responsable
de la cuenta o cuentas bancarias de la Cooperativa y efectuara los depsitos correspondientes
dentro de los plazos que le fije el Consejo de Administracin.
- Firmar con el Presidente o el Vice- Presidente los documentos a que hace referencia el literal c)
del Articulo 49 de estos Estatutos;
- Exigir que se lleven al da los libros de contabilidad y otros registros financieros de la
Cooperativa;
- Presentar mensualmente al Consejo de Administracin el balance de comprobacin y otros
informes financieros de la Cooperativa;
- Enviar al INSAFOCOOP los balances mensuales correspondientes con la periodicidad que dicha
institucin exija, tales informes debern ser autorizados con las firmas del Tesorero, del
Presidente del Consejo de Administracin, del Presidente de la J unta de Vigilancia y del
Contador;
- Desempear las funciones del caso cuando no hubiere Gerente, en forma temporal;
- Realizar las funciones que seale el Consejo de Administracin dentro de las normas legales y
los presentes Estatutos.

FUNCIONES DEL VOCAL DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION:
- Asumir las funciones de cualquiera de los miembros del Consejo de Administracin en ausencia
temporal de estos, excepto las del Presidente, cuando no se encuentre presentes los suplentes;
- Servir de enlace entre el Consejo de Administracin y los Comits; y
- Las dems que le asignen al Consejo de Administracin, estos Estatutos y Reglamentos
respectivos.

- Gerente General, Gerencia Administrativa, Gerencia de Operaciones, Gerencia Financiera,
Gerencia Legal, Gerencia Educativa

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RESTRICIONES DEL PUESTO:
- Ser miembro de la Cooperativa
- Ser de honradez e instrucciones notorias.
- No tener a su cargo de forma remunerada la Gerencia, contabilidad, o la asesora de la
cooperativa.
- Ser mayor de dieciocho aos de edad.

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JUNTA DE VIGILANCIA

PUESTO: J UNTA DE VIGILANCIA
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: ASAMBLEA GENERAL
FECHA:

Ejerce la supervisin de todas las actividades de la cooperativa y fiscalizar los actos de los
rganos directivos, empleados y miembros de la asociacin.

FUNCIONES:
- Vigilar que los rganos directivos, comits, empleados y miembros de la Cooperativa,
cumplan con sus deberes y obligaciones conforme a la ley, reglamento, Estatutos y
acuerdos de la Asamblea General del consejo de Administracin y de los comits.
- Conocer de todas las operaciones de la cooperativa y vigilar que se realicen con eficiencia.
- Vigilar el empleo de los fondos
- Emitir dictamen sobre la memoria y estados financieros de la Cooperativa, los cuales el
consejo de Administracin deber presentarle, por lo menos con treinta das de anticipacin
a la fecha en que deba celebrarse la asamblea general.
- Llenar con los suplentes las vacantes que se produzcan en su seno
- Cuidar que la contabilidad se lleve con la debida puntualidad y correccin en libros
debidamente autorizados y que los balances se practiquen oportunamente y se den a
conocer a los asociados y al INSAFOCOOP, al efecto revisara las cuentas y practicara
arqueos peridicamente y de su gestin dar cuenta a la asamblea general con las
indicaciones que juzgue necesarias.
- Dar su aprobacin a los acuerdos del Consejo de Administracin que se refieran a
solicitudes o concesiones de prstamos que exceda al mximo fijado por las normas
prestatarias y dar aviso al mismo consejo de las noticias que tenga sobre los hechos o
circunstancias relativas a la disminucin de la solvencia de los deudores o al menoscabo de
cauciones.
- Exigir al consejo de administracin que los empleados, que por la naturaleza de su cargo
maneje fondos de la cooperativa, rindan la caucin correspondiente e informar a la Asamblea
General sobre el menoscabo de dichas cauciones.
- Presentar a la Asamblea General ordinaria un informe de las labores desarrolladas y las
dems que le sealen la ley su reglamento y estatutos.
126
DEPENDIENTES DEL PUESTO
Todas las Gerencias

RESTRICCIONES DEL PUESTO:
- Ser de honradez e instrucciones notorias
- No tener a su cargo de forma remunerada la Gerencia, contabilidad o la asesora de la
cooperativa
- Ser mayor de dieciocho aos de edad

127
El Control Interno debe de conocerse de manera general y desde el punto de vista de
la alta direccin de la cooperativa, es por ello que el personal delegado por el Comit
de Control Interno realizar una entrevista al Presidente del Consejo de
Administracin utilizando una gua de entrevista y un cuestionario con preguntas
generales de la cooperativa.
FORMATO DE GUIA DE ENTREVISTA
Dirigido a: _______________________________________________________
Cargo: ________________________
Fecha: ________________________
1. Se da a conocer a los empleados la misin y visin de la cooperativa?
2. Existen manuales en la cooperativa?
3. Tienen contrato individual de trabajo todos los empleados?
4. Se dan a conocer las polticas Administrativas y financieras a todo el personal?
5. Existe un control interno?
6. Se protegen los activos, incluyendo los bienes intelectuales y la informacin
del acceso o uso no autorizados?
7. Se orienta a los asociados sobre los beneficios de las aportaciones?
8. Las funciones de la organizacin estn debidamente definidas y segregadas?
9. Esta autorizada la cooperativa para captar fondos del pblico?
10. Se evalan los costos y controles presupuestales de los sistemas informticos?
RESULTADO
PREGUNTA
No.

SI

NO
COMENTARIO
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10

____________________________
RESPONSABLE DEL C.I.E.
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Fecha:
Dirigido a: cargo:
Realizado por: cargo:
Objetivo: * verificar el cumplimiento de los planes establecidos por la cooperativa.
* buscar deficiencias en el control interno.
* conocer si la situacin financiera de la cooperativa es la ptima.
# SI NO N/A COMENTARIO
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Se dan a conocer las politicas Administrativas y financieras a todo el personal?
Se ha enviado el informe anual a DIGESTYC?
Se ha descontado a los empleados el impuesto de vialidadentre los meses de abril y
julio de cada ao?
Se encuentra inscrita la cooperativa en el Ministerio de Trabajo y Prevision Social?
Tienen contrato individual de trabajo todos los empleados?
Se elaboran informes sobre control interno?
Se ha presentado la declaracin de Impuesto sobre la Renta dentro de los primeros
cuatro meses de cada ao?
Se han pagado los impuestos sobre la renta, dentro de los primeros cuatro meses?
Existe un organigrama actualizado de la cooperativa?
Las funciones de la organizacin estn debidamente definidas?
Se han enviado los Estados Financieros dictaminados por el Auditor Externo?
Existen manuales en la cooperativa?
CONTROL INTERNO GENERAL
6. Se ha gestionado la autorizacin de la modificacin o ampliaciones hechas al
catlago de cuentas?
Se ha renovado y cancelado los derechos de matricula de comerciante de
establecimiento de cada ao?
Se ha enviado la lista de empleados, sueldos y retenciones los primeros 30 dias de
cada ao?
Existe un seguimiento permanente de los planes de la cooperativa?
Se da a conocer a los empleados la misin y visin de la cooperativa?
PREGUNTA
Las operaciones contables estanasentadas enlos registros respectivos conunatraso
no mayor de dos meses?
Se presenta mensualmente la declaracin de pago a cuenta?
Cuenta la cooperativa con formularios pre-numerados?
Se utilizan programas informaticos de acuerdos a las necesidades?
Es accesible el proceso de aprobacin de crditos?
Las aportaciones son permanentes?
Cuenta la cooperativa con un reglamento interno?
Posee poltIcas establecidas la cooperativa?
Existe un control interno?
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Se protegen los activos, incluyendo los bienes intelectuales y la informacin del
acceso o uso no autorizados?
Ladireccinpredicaconel ejemploeindicaclaramenteloqueestbienoloqueesta
mal?
Se modifica la estructura organizativa cuando existen cambios en las circunstancias
que lo requieran?
Hay suficientes empleados, especialmente con capacidad de direccin y de
supervision?
La estructura organizativa es apropiada y su capacidad de suministrar el flujo
necesario de informacin para gestionar sus actividades?
Existen descripciones formales o informales de puestos de trabajo?
Existe un mecanismo para reconocer e informar sobre las deficiencias del control
interno
Existen reglamentos de conducta o niveles esperardos de comportamiento etico y
moral?
El trato diario con los asociados, clientes, empleados y dems terceros se hace de
forma honesta e igualitaria?
PREGUNTA
Se da seguimiento a los resultados obtenidos en el informe de control interno?
Existe rotacin de personal?
Es adecuada la forma de comunicacin entre los jefes o gerentes hacia los demas
empleados?
Se cuenta con un sistema informtico efectivo?
Los objetivos generales establecidos son coherentes con los objetivos especificos?
Se establecen objetivos por cada rea funcional?
Son claros y consistentes los sistemas de evaluacin de personal?
Se orienta a los asociados sobre los beneficios de las aportaciones?
La fiabilidad y seguridad de la informacin es un problema importante?
La documentacin de los asociados se encuentra completa?
Considera quelos conocimientos yla experiencia de los principales directivos sonlos
adecuados para cubrir las responsabilidades asignadas?
El Consejo de Administracin se reune ordinariamente por lo menos una vez al mes?
Los horarios de atencin al pblico son de acuerdo a la demanda?
Se procesa la informacin contable diariamente?
Existe un departamento de educacin?
Se preparan y entregan a la gerencia estados financieros mensuales?
Existe algn control de los costos y gastos a travs de presupuesto?
La asesoria que se recibe de parte del departamento legal es buena?
Se vela por el buen funcionamiento de la cooperativa en lo concerniente al aspecto
legal?
Propone el departamento legal las reformas de la legislacin aplicables a la
cooperativa con miras a solucionar los problemas que en la practica se presente?
Las funciones de la organizacin estn debidamente definidas y segregadas?
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Elaborado por: _______________________ Fecha: ________________
Revisado por: _______________________ Fecha: ________________
Las politicas ylos procedimientos existentes aseguranel reclutamientooel desarrollo
profesional de las personas fiables necesarias para soportar un sistema efectivo de
control interno?
PREGUNTA
Serealizaunestudiosobrecul es el posicionamientodelacooperativarespectoala
competencia?
Se llevan a cabo reuniones de la alta direccin para tratar asuntos estratgicos?
Se analiza el riesgo de crdito?
Existe un seguimiento permanente de los planes de la cooperativa?
Se examina el riesgo de la morosidad en la cartera de asociados?
La cooperativa cuenta con sistema de seguro contra el lavado de dinero?
Es supervisada la cooperativa por INSAFOCOOP?
La cooperativa asiste a encuentros nacionales e internacionales?
Las acciones correctivas quesetomanenrespuestaalas desviaciones depoliticas y
procedimientos son las adecuadas?
Considera que las polticas de crdito otorgadas son las adecuadas?
Existe segregacin de funciones?
Existe el servicio de remesas familiares?
La cooperativa permanece en dinamismo y autogestion para alcanzar la
competitividad?
Esta autorizada la cooperativa para captar fondos del pblico?
Son evaluados los elementos apropiados del control interno?
La cooperativa tiene relacion con cooperativas internacionales?
Los conocimientos y la experiencia de los principales directivos son los adecuados
para cubrir las responsabilidades asignadas?
Estn certificados bajo las normas de calidad ISO?
Se realiza inventario fsico de los activos fijos?
Las operaciones de inversin estratgica son autorizadas por el Consejo de
Administracin?
El Consejo de Administracin autoriza la aprobacin de dividendos?
Se efecta un control suficiente de las firmas autorizadas?
Se celebran reuniones con los responsables financieros y/o contables, auditores
internos y externos con la frecuencia y oportunidad?
Se evaluan los costos y controles presupuestales de los sistemas informticos?
131
La administracin de la cooperativa estar a cargo del Gerente General quien de
acuerdo a su currculo y participacin activa de la cooperativa desarrollar las
funciones que se detallan en el formato siguiente.


PUESTO: GERENTE GENERAL
SEXO: MASCULINO____ FEMENINO____
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJ O DE ADMINISTRACION
FECHA:

Ser el administrador de la Cooperativa y la va de comunicacin con terceros, ejercer sus
funciones bajo la direccin del consejo y responder ante este del buen funcionamiento de la
Cooperativas. Tendr bajo su dependencia a todos los empleados de la Cooperativa y
ejecutara los acuerdos, resoluciones y reglamentos de la Cooperativa

FUNCIONES:
- Preparar los planes y presupuestos de la Cooperativa, lo mismo que los balances,
estados financieros, informes y dems asuntos que sean de competencia del consejo de
administracin y presentarlos a presidente de dicho consejo.
- Atender la gestin de las operaciones de la Cooperativa; asignar sus deberes a los
empleados y dirigirlos en sus labores acatando las disposiciones del consejo de
administracin de acuerdo a la ley, el reglamento y sus estatutos.
- Concurrir a las sesiones del Consejo de Administracin cuando sea llamado con el objeto
de emitir su opinin ilustrativa.
- Ejecutar las dems atribuciones que le seale el Consejo de Administracin y estos
Estatutos

Todas las Gerencias

RESTRICCIONES DE PUESTO:
- Tener conocimientos sobre administracin y transacciones comerciales
132
- Ser mayor de edad y rendir la caucin que se le exija
- El gerente no deber tener parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o
segundo de afinidad con los directivos de la Cooperativa, ni ser cnyuge o compaero de
vida de alguno de estos.

FORMACION PROFESIONAL:
- Estudios universitarios en ingeniera industrial, administracin de empresas o carreras
afines.

APTITUDES/CAPACIDADES:
- Capacidad y habilidad de comunicaciones
- Poder de negociacin y persuasin
- Liderazgo
- Excelentes relaciones interpersonales
EXPERIENCIA PREVIA AL PUESTO:
- Experiencia mnima de cinco aos en administracin de personal

RECURSOS A UTILIZAR POR PUESTO:
- Escritorio
- Computadora personal
- Contmetro
- Telfono

133
Los miembros del Comit de Crditos desempearan su cargo de acuerdo al formato
siguiente:
COMIT DE CREDITOS

PUESTO: COMIT DE CREDITO
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJ O DE ADMINISTRACION Y J UNTA DE VIGILANCIA
FECHA:

Es el encargado de estudiar y resolver las solicitudes de crdito presentadas por los asociados
respetando las normas prestatarias establecidas. Estar integrado por un presidente, un secretario
y un vocal, nombrado por el consejo de administracin para un periodo de tres aos, se nombrara
dos suplentes para llenar las vacantes que ocurran.

FUNCIONES:
- Conocer y resolver las solicitudes de crdito presentadas por los asociados
- Velar porque las operaciones crediticias se realicen de conformidad con las normas
prestatarias
- Llevar un control de asociados morosos.
- Informar por escrito de sus actividades, mensuales al consejo de administracin y
anualmente a la asamblea general, incluyendo las observaciones y recomendaciones que
estime convenientes para el mejoramiento de sus funciones.

- Gerencia de Operaciones
cooperativa

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COMIT DE EDUCACIN

PUESTO: COMIT DE EDUCACION
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJ O DE ADMINISTRACION Y J UNTA DE VIGILANCIA
FECHA:

Ejercer sus funciones en coordinacin con las normas y presupuestos que le seale el consejo
de Administracin haciendo uso del Fondo de Educacin.

FUNCIONES:
- Someter al Consejo de Administracin el plan de trabajo anual y el presupuesto
correspondiente.
- Planificar y realizar cursos, seminarios, crculos de estudio, reuniones, grupos de discusin y
otras actividades a fin de educar a los asociados y a los interesados en asociarse a la
cooperativa.
- Dar a conocer a los asociados la estricta social de la cooperativa y sus aspectos
administrativos as como sus derechos y deberes.
- Organizar actos culturales de diversa naturaleza
- Publicar un boletn informativo.
- Colaborar en la preparacin y celebracin de Asamblea Generales
- Informar por escrito de sus actividades; mensualmente al Consejo de administracin y
anualmente a la asamblea general, incluyendo las observaciones y recomendaciones que
estime conveniente para el mejoramiento de sus funciones.

- Gerencia Educativa
cooperativa
135
b) PARTE II. Control interno efectivo especfico.
En sta parte del Esquema de Propuesta de un Modelo de Control Interno Efectivo,
se buscarn deficiencias o puntos dbiles en las actividades que cada rea
desarrolla. Se verificar si la incidencia de errores que pudieran estar afectando la
confiabilidad de la informacin y/o la eficiencia operacional del rea examinada es el
resultado de deficiencias del control interno administrativo.

Las herramientas que se utilizarn para realizar el Control Interno son:
- Manuales de procedimientos: sirven para instruir a los miembros de la
organizacin sobre aspectos relacionados con funciones, atribuciones, autoridad,
responsabilidad, objetivos, polticas, normas, sistemas, procedimientos.
- Descripcin de Puestos: describe las funciones del puesto del empleado.
- Flujograma: representacin de los pasos a seguir en un proceso
- Polticas: guas de accin de la cooperativa
- Cuestionario de Control Interno Especfico: Consiste en un conjunto de
preguntas, clasificadas por reas de trabajo y dispuestas de tal manera que la
contestacin negativa determine un punto dbil en el control interno.
- Cdulas de trabajo: en forma correlativa se verifica la existencia, proceso y
cumplimiento de los documentos para un mejor control.

Las reas de trabajo que se evaluarn involucran el quehacer diario de la
cooperativa por lo que se considera importante detallar de forma breve las funciones
principales:

GERENCIA ADMINISTRATIVA: Es la responsable de administrar de manera
eficiente todos los recursos de la cooperativa con el fin de beneficiar a los asociados
y colaborar con su desarrollo econmico, social y cultural. A continuacin la
Descripcin de puestos y las unidades que dependen de sta gerencia.

136

PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL
FECHA:

Encargado de planear y organizar las operaciones de la empresa para lograr ptimos resultados.

FUNCIONES:
- Coordinacin y direccin de las unidades a cargo
- Establecer funciones y responsabilidades en las unidades
- Controlar y normalizar el trabajo establecido en el departamento.

- Departamento de Recursos Humanos
- Departamento de Informativa
- Departamento de Proveedura y compras
- Departamento de Servicios Generales

PERFIL DEL PUESTO
- Capacidad de liderazgo
- Habilidad en el uso de paquetes informticos
- Capacidad de anlisis de informacin
- Capacidad y habilidad de comunicar a los diferentes niveles acerca de los proyectos a realizar
- Capacidad para dirigir personal
- Capacidad de negociar

FORMACION PROFESIONAL
Estudios universitarios en ingeniera industrial o administracin de empresas

APTITUDES/CAPACIDADES
- Capacidad de anlisis
- Habilidad de comunicacin
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- Experiencia mnima de tres aos en el rea administrativa

RECURSOS A UTILIZAR
Escritorio
Computadora personal
Impresor
scanner
Fotocopiadora
contmetro
Telfono

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Bajo el rea administrativa correspondern las unidades siguientes:
- Recursos humanos: Encargada de velar por los derechos y obligaciones del
personal a fin de dar cumplimiento a las polticas y normas establecidas. Se presenta
la Descripcin del Puesto de Trabajo y de Control de Entrada y Salida del personal.
(anexo 3).


PUESTO: RECURSOS HUMANOS
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: GERENCIA ADMINISTRATIVA
FECHA:

Encargado de disear e implementar las distintas polticas de personal, con la finalidad de
contar con equipo humano, profesional, motivador y comprometido con los objetivos de la
cooperativa, que sea capaz de aportar la mxima contribucin individual y colectiva a los
resultados globales de la organizacin.

FUNCIONES:
- Deber conocer las tcnicas de la normativa laboral, tanto desde el punto de vista terico
como su aplicacin prctica en la empresa.
- Tareas de reclutamiento, seleccin, contratacin, recepcin y puesta a punto inicial de los
trabajadores
- Determinar las necesidades del personal
- Determinar caractersticas de puestos
- Planificacin y valoracin de los puestos de trabajo
- Seleccionar y promocionar al personal, con la correspondiente adecuacin de las
personas a los puestos mas adecuados.
- Elaborar los clculos de indemnizacin por despido o jubilacin
- Asuntos disciplinarios graves
- Deber preocuparse de que existan buenos programas de formacin, a todos los niveles
y para todos los puestos, con intuicin de que quien trabaja en la cooperativa debe tener
la adecuada motivacin.
139
- Retribucin a los trabajadores, planificacin de la poltica de salarios, el sistema de
evaluacin de las personas y puestos, la materializacin del pago a las personas,
liquidacin de cargas fiscales
- Preocupacin por la seguridad en el empleo.

N/A

PERFIL DEL PUESTO
- Capacidad de dirigir personas

- Estudios universitarios en ingeniera industrial o administracin de empresas, psicologa o
con especializacin en Recursos Humanos.


- Experiencia mnima de tres a cinco aos en el rea de recursos humanos

RECURSOS A UTILIZAR:
- Escritorio
- Computadora personal
- Impresor
- scanner
- Fotocopiadora, contmetro, Telfono

140
Polticas De Recursos Humanos:
- Alimentacin de Recursos Humanos; es decir, determinar dnde reclutar al
personal (dentro o fuera de la cooperativo), cmo y en qu condiciones
reclutarlo.

- Aplicacin de RRHH Consiste en determinar los requisitos bsicos de la fuerza
de trabajo (intelectuales, fsicos, etc.) para la buena realizacin de las labores.

- Mantenimiento de RRHH Se deben estudiar los criterios de remuneracin a los
empleados y elaborar los planes de remuneracin.

- La higiene y seguridad condiciones fsicas y ambientales favorables para
desarrollar cualquier trabajo dentro de la organizacin.

- Desarrollo de R.H. en donde se definirn los criterios de diagnstico,
preparacin y rotacin del personal, as como la evaluacin de los empleados al
ser ubicados temporalmente en posiciones ms elevadas jerrquicamente, para
determinar sus aptitudes y reacciones ante nuevas situaciones que ameriten un
mayor tiempo, trabajo y disciplina, sin olvidar luchar por el buen comportamiento
de todos los individuos dentro de la organizacin.

- Control de RRHH en donde se determinar cmo mantener una base de datos
actualizada de todo el personal, para realizar los anlisis tanto cualitativos como
cuantitativos de la fuerza de trabajo cuando haya lugar.

141
CONTROL INTERNO EFECTIVO-RRHH
Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivo: * Verificar que el cumplimiento de las polticas y de los Estatutos de la cooperativa.
* Verificar si el personal est capacitado de acuerdo a su rea de trabajo.
* Comprobar si los niveles de comunicacin son efectivos.
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Existe un departamento de Recursos humanos o de Personal?
Existen politicas de recursos humanos?
El personal desupervisionsereuneperiodicamenteconlos empleados pararevisar su
rendimiento profesional y proponer medidas para mejorarlos?
Las acciones correctivas que se toman en respuesta a las desviaciones de politicas y
procedimientos son las adecuadas?
Se toman en cuenta los valores ticos y la integridad en las evaluaciones de
rendimiento profesional?
Se da un proceso de induccin al nuevo personal?
Se informa a los empleados de sus responsabilidades y de lo que se espera de ellos?
PREGUNTA
Se han implementado politicas y procedimientos para la contratacion, formacion y
promocion a los empleados?
Las politicas y los procedimientos existentes aseguran el reclutamiento o el desarrollo
profesional de las personas fiables necesarias para soportar un sistema efectivo de
control interno?
El nivel de atencion que se presta en el proceso de reclutamiento y a la formacion de
las personas es el adecuado?
Las verificaciones de los historiales de los candidatos en cuanto a comportamiento
previos o actividades que se consideren no aceptables por la cooperativa son
suficientes y apropiadas?
Las polticas de contratacin incluyen una investigacin de los candidatos con
antecedentes penales?
Los criterios con respecto a ascensos e incremento de sueldos estan suficientemente
explicitos para que los empleados sepan lo que la direccin espera de ellos?
La planilla de sueldo para pago debe ser autorizadas por el Gerente General?
Se elaboran y entregan recibos de pago de sueldo de los empleados?
Existe segregacin de funciones?
Se proporciona el respectivo Manual de Funciones a cada uno de los empleados?
Cuenta el personal con el recurso necesario para el desarrollo de sus actividades?
Se cuenta con un programa de capacitacin anual?
Se imparten capacitaciones o seminarios sobre valores morales y ticos?
Existe un programa de rotacin de empleados?
El personal conoce la misin y visin de la cooperativa?
Se evala al personal sobre conocimiento de los valores del cooperativismo?
Consideran adecuadas las vas de comunicacin hacia los empleados?
Se incita al personal a aportar valor agregado en cada una de sus actividades?
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SI NO N/A COMENTARIO
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Elaborado por: _____________________________ Fecha: _____________________
Revisado por: _____________________________ Fecha: _____________________
La evaluacin del desempeo se realiza para efecto aumento de salarios?
Considera que existe un buen clima laboral?
Se evala el desempeo del personal?
Los empleados entiendencmosus tareas afectana, ysonafectadas por, las tareas
de otros empleados?
Existe un botiqun equipado y gratuito con medicamentos bsicos en lugares
accesibles para el personal?
Existealguna forma decomunicarseconlos niveles superiores dela cooperativasin
tener que pasar por un superior directo?
Existen mecanismos establecidos para que los empleados puedan aportar sus
recomedaciones de mejora?
Es adecuada la comunicacin entre todas las reas de la cooperativa?
Hay eficacia en los canales de comunicacin con los clientes, proveedores y otras
personas externas para transmitir informacinsobre los cambios que se producenen
las necesidades de los asociados?
PREGUNTA
Se comunica a los empleados sobre las tareas y responsabilidades de control?
Existeunnmeroapropiadodepersonas deacuerdoalas funciones ynaturalezade
cada puesto?
Se proporciona seguro de vida Colectivo a todo el personal?
Los empleados conocenlos objetivos desuactividadycmosus tareas contribuyena
lograr los objetivos de la cooperativa?
Se transmite informacin a los niveles superiores de la cooperativa segn sea
necesario y se realizan acciones de seguimiento?
Las sugerencias, quejas y otra informacin son recogidas y comunicadas a las
personas pertinentes?
143
Informtica: Se encarga de los sistemas informticos, mantenimiento de la red, base
de datos, equipo tecnolgico, software y hardware.

NOMBRE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITOS

PUESTO: INFORMATICA
SEXO: MASCULINO_____ FEMENINO_____
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO
FECHA:

Establecer sistemas informticos, mantenimiento y actualizacin del mismo, creacin de bases de
datos de los asociados.

FUNCIONES:
- Establecer sistemas informticos
- Elaborar sistemas operativos
- Creacin de bases de datos de asociados de la cooperativa
- Mantenimiento de toda la red
- Mantenimiento peridico de las computadoras

- No tiene

PERFIL DEL PUESTO:
- Habilidad en programacin

- Estudios universitarios en ingeniera de sistemas, certificaciones

144
APTITUDES/ CAPACIDADES
- Aptitud en el trabajo analtico
- Habilidad en el manejo de equipo informtico

EXPERIENCIA PREVIA AL PUESTO
- Experiencia mnima de un ao en anlisis y programacin

RECURSOS A UTILIZAR
Escritorio Servidor
Computadora Fotocopiadora
Impresor escner

Servicios Generales:
Es el personal encargado de la atencin a los empleados y asociados, de la limpieza,
orden. Bajo sta unidad se encuentran:

- Mantenimiento: encargada de mantener en orden, limpieza las instalaciones tanto
interno como externo de la cooperativa.

- Seguridad: Es el personal encargado de proteger todos los bienes y valores de la
cooperativa, personal y por la seguridad de los fondos monetarios en constante uso
del servicio del pblico visitante. Adems procura que la disciplina institucional se
desarrolle sin interrupcin alguna.

- Transporte: Son los responsables de transportar personal, bienes de la cooperativa,
actividades de mensajera y a su vez son responsables del buen funcionamiento de
las unidades. (anexo 4)

145
- Compras: Es la unidad de encargada de realizar las compras para consumo interno
de la cooperativa, velando porque el producto adquirido sea de buena calidad y en
dinero.


PUESTO: ENCARGADO DE COMPRAS
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO
FECHA:

Encargado de realizar las compras para consumo interna de la cooperativa, asegurndose de la calidad
de los productos.

FUNCIONES:
- Recepcin de requisiciones, cotizaciones y anlisis de oferta.
- Realizar peridicamente inventario en el almacn.
- Encargado del resguardo de los materiales y productos del almacn.
- Entrega de proveedura a las diferentes reas
- Elaboran informes de existencias

- Ninguno
PERFIL DEL PUESTO
- Excelentes relacin interpersonales
- Capacidad y habilidad de comunicacin verbal y escrita

- Estudios universitarios a nivel de segundo ciclo de Licenciatura en Administracin de Empresas o
Contadura.

146


RECURSOS A UTILIZAR
Escritorio
Impresor
scanner
Fotocopiadora
contmetro
Telfono

POLITICAS DE COMPRAS.
La Gerencia Administrativa ser la responsable de autorizar las compras que la
cooperativa realice y de asegurarse que se cumpla con lo establecido. El encargado
de compras ser responsable de las compras en general.

Niveles de aprobacin
- Gerencia Administrativa
- Gerencia General

Cotizaciones: Son realizadas por el encargado de compras y las de equipo
informtico por la Gerencia de Informtica. (anexo 5)

Existen dos tipos de compras: compras locales (pedido u orden de compra) y las
compras de caja chica

147
Compras Locales: Cuando son de artculos de consumo o miscelneos para el buen
funcionamiento de la organizacin sern realizadas por el encargado de Compras,
con la autorizacin de la Gerencia Administrativa y no requieren de orden de compra.
(anexo 6)

Si la compra es de artculos, equipos, mobiliarios, remodelaciones, mantenimiento de
edificio, mantenimiento de vehculos y otros sern realizadas por la Gerencia
Administrativa a travs de orden una de compra y con la autorizacin de la Gerencia
General.

Compras - Caja Chica: sern todas aquellas que no excedan la suma de $100.00 y
que est bajo el cargo de la Gerencia Administrativa.

Verificacin de las Compras: Una vez la compra se lleve a cabo ser revisada por la
persona que hizo la solicitud o bien de la siguiente forma:
- Pedidos locales informticos, por personal de Informtica
- Artculos de consumo, encargado de compras

En caso de no cumplir con las especificaciones del pedido u orden de compra se
proceder de la siguiente manera:
- Reclamo administrativo va telefnica o escrita
- Devolucin de producto
- Va J udicial

GERENCIA DE OPERACIONES: Es en la que se realizan las operaciones diarias de
la cooperativa y que tiene que ver con la atencin a los asociados y pblico en
general.

148

PUESTO: GERENTE DE OPERACIONES
FECHA:

Encargado de coordinacin y direccin de la administracin de la Cooperativa y Sucursales si las
hubiere.

FUNCIONES:
- Coordinacin y direccin de las agencias
- Establecer funciones y responsabilidades.
- Controlar y normalizar el trabajo establecidos de cada seccin
- Seccin Caja
- Seccin Atencin al asociado
- Seccin de Crditos
- Seccin de Recuperacin

PERFIL DEL PUESTO
- Capacidad de dirigir personal

- Estudios universitarios ingeniera industrial o administracin de empresas.

- Orientacin al asociado
149

- Experiencia mnima de tres a cinco aos en el rea de atencin al asociado

RECURSOS A UTILIZAR POR PUESTO:
Escritorio
Impresor
Fotocopiadora
contmetro
Telfono

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Las reas o unidades que estarn bajo el Gerencia Operativa son:
- Crditos y Cobros: Es la unidad encargada de brindar asesora a los asociados en
relacin con crditos para diferentes destinos, as como de la promocin, anlisis y
colocacin. Cobros se encarga de dar seguimiento a la cartera de crditos, realizar la
funcin de cobros mediante las diferentes vas: telefnica, escrita, personal y en
casos extremos pasa a remitirlos a la va judicial.


PUESTO: CREDITOS Y COBROS
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: AREA DE OPERACIONES
FECHA:

Gestionar a los asociados deudores y codeudores (si lo hubieran) en el lugar de trabajo y/o domicilio
que mantienen crditos en mora hasta lograr su total recuperacin, llevar hoja de control por cada
asociado en mora, preparar informes de casos crticos para ser pasados a comit y presentar informe
mensual de recuperacin en el mes. Brindar informacin de crditos a los asociados, aspirantes y
pblico en general.

FUNCIONES:
- Analizar la cartera asignada
- Obtener informacin y visitar asociados en mora (cartas, visita, llamadas telefnicas)
- Localizar fiadores de asociados en mora
- Preparar cartas de cobro, convocatorias y resoluciones de comit
- Elaboracin de informes mensuales
- Elaboracin de recibos provisionales
- Elaboracin de cada hoja de control de cada asociado en mora.
- Presentar alternativas (Plan de pago, plazo y refinanciamiento)
- Realizcar visitas de campo a los diferentes asociados de cartera, a fin de tener un acercamiento
constante con los mismos e inspirar confianza.

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- Asistentes

PERFIL DEL PUESTO:
- Habilidad de anlisis de informacin
- Capacidad y habilidad de comunicar al personal de los mecanismos a utilizar en el trato a los
asociados
- Capacidad para dirigir personas

- Estudios universitarios en Administracin de empresas, Mercadeo.

- Facilidad para atender al asociado
- Poder de negociacin y persuasin.
- Conocimientos de tcnicas de cobro, elaboracin de informe, atencin al asociado.

- Experiencia mnima de un ao en el rea de atencin al asociado y/o en recuperacin de mora de
crditos.

RECURSOS A UTILIZAR
Escritorio Telfono
Impresor Contmetro
Escner

152
POLITICAS DE CREDITO:
La Administracin del servicio de Crdito de la Cooperativa, ser responsabilidad de:
Gerencia General y/o Gerencia de Operaciones.

Niveles de aprobacin. La mxima autoridad crediticia es el Consejo de
Administracin, delegando autoridad para la aprobacin a: Gerencia General,
Gerencia Financiera, Administrativa, Gerencia de Operaciones, Gerencia Legal,
Comit de Crdito, Consejo de Administracin.

El Consejo de Administracin determinar la autoridad y niveles de aprobacin de
prstamos, en funcin al monto, plazo, tasa, tipo de crdito o destino y garantas.

Tipos de crdito
- Comercio: Son los crditos destinados para actividades comerciales.
- Vivienda: Crditos destinados para la remodelacin, reparacin, ampliacin o
adquisicin de viviendas o locales donde operan sus negocios.
- Consumo: Para todas las lneas de crdito el destino es el mismo y consiste en
satisfacer necesidades bsicas relacionadas con salud, educacin, compra de
muebles, pago de deudas, compra y reparacin de vehculos para uso personal.
El repago de stos crditos proviene bsicamente de salarios u otras fuentes de
ingresos no ligadas directamente a la generacin de riqueza.

Sujetos de Crdito: Ser sujeto de crdito toda persona natural o jurdica que sea
socio activo de la Cooperativa y/o que en base a convenios con otras instituciones
califique para ser beneficiario de fondos especiales, que haya sido evaluado a travs
de un anlisis tcnico y que cumplan con las siguientes condiciones.

Personas Naturales
- Ser Salvadoreo por nacimiento o naturalizado, o extranjero con residencia
legal, mayor de edad, y encontrarse en pleno ejercicio de sus derechos civiles.
- Ser asociado.
153
- Estar solvente en sus compromisos en calidad de Asociado con la Cooperativa.
- Tener una actividad productiva, comercial o profesional que le permita
demostrar su capacidad de pago con una antigedad mnima de 1 ao.
- Ofrecer garantas satisfactorias y suficientes.
- Demostrar capacidad y experiencia para ejecutar el proyecto en el cual invertir
el crdito solicitado.
- No se podr conceder crditos ni recibir la garanta de personas que tengan
crditos depurados por insolvencia o que mantengan crditos en ejecucin con
alguna institucin del Sistema Financiero, hasta que no regularicen dichas
operaciones

Personas J urdicas
- Ser una entidad civil, con personera jurdica reconocida por los organismos
estatales correspondientes.
- Las entidades comerciales deben contar con la resolucin del Registro Nacional
de Comercio.
- Presentar documentacin que acredite la autorizacin del ejercicio de su
actividad.
- Tener aperturada una cuenta de ahorro con el depsito requerido.
- Tener al da sus certificados de aportacin obligatorios.
- Demostrar los ingresos que genera su actividad con documentos contables e
impositivos que demuestren su capacidad de pago.
- Proveer de la informacin econmica financiera histrica y proyectada de la
Empresa para el anlisis de la solicitud de crdito
- Acreditar la autorizacin correspondiente para contraer deuda en representacin
de la empresa.
- Acreditar a sus representantes legales
- Evaluar las garantas hipotecarias ofrecidas por el socio solicitante del crdito
con el informe legal sobre el estado de ttulos a constituir en garanta y emitido
por el Asesor Legal de la Cooperativa.
154
- No se podr conceder crditos ni recibir la garanta de Empresas que tengan
crditos depurados por insolvencia o que mantengan crditos en ejecucin con
alguna institucin del Sistema Financiero.

Monto: en todos los casos deben estar de acuerdo con la capacidad de pago
demostrada en la evaluacin econmica y con la informacin adicional presentada
por el solicitante.

Plazo: autorizado por la Institucin, se basa en el anlisis socio econmico del
asociado, el objeto de la inversin, monto del crdito y el ciclo de operacin del
negocio financiado.

Tasas de Inters: La Cooperativa tendr como poltica para la fijacin de tasas de
inters, el acuerdo del Consejo de Administracin, tomando como base las tasas de
inters activas prevalecientes en el mercado para un segmento especfico.

Comisin: Para todo monto aprobado de crdito, se aplicar un porcentaje por
manejo del crdito y por gastos de tramitacin; la cual ser establecida por el
Consejo de Administracin.

Recargos por Mora: es fijado y modificado por el Consejo de Administracin y se
aplica para imponer autoridad en el pago estricto de las fechas de vencimiento y
disminuir los costos adicionales de recuperacin de los recursos colocados. El cobro
del inters por mora ser efectivo a partir del quinto da del vencimiento de la cuota.

Otros recargos
- Seguro de Deuda: Se aplicara en caso de fallecimiento del deudor, para
cancelar el crdito y estar incluido dentro de la cuota mensual.

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- El Seguro Hipotecario o de Daos: Se cobrar en cuotas mensuales segn el
valor del Valo de la Construccin y sus accesorios, dado caso le suceda un
caso fortuito a la propiedad que garantiza el crdito.

- Escrituracin: Los costos por la escrituracin de los prstamos pueden ser
cancelados directamente por el asociado al notario que el designe.

GARANTIAS
- Garanta Fiduciaria: El nivel de endeudamiento admisible para cada fiador o
codeudor no deber exceder el 35% de su ingreso mensual
- Garanta hipotecaria: En los prstamos con este tipo de garanta podr
financiarse hasta el 80% del valo del inmueble, si la construccin es mixta; el
60% cuando sea de bahareque y/o adobe, en ambos casos dichos porcentajes
se aplicarn cuando se trate de una propiedad urbana.
- Si el inmueble este ubicado en un rea rural, deber previamente analizarse la
potencialidad que ofrece la misma y podr financiarse hasta un 70 y 50%, si es
construccin mixta, bahareque y/o adobe respectivamente.
- Garanta Titulos Valores: Se refiere a los fondos invertidos en depsitos a plazo no
comprometidos que tiene el asociado en la Cooperativa; el monto mximo a
otorgar ser el 80% del valor de los mismos, los cuales se deber pignorar al
contratar el prstamo. En todos los casos el plazo del prstamo no deber
exceder el plazo del depsito a plazo.

Resolucin de Crditos: las solicitudes de crdito, cualquiera que sea su nivel de
aprobacin, deber ser registrada en Acta de Comit de Crdito. El acta debe
contener informacin relacionada a: Monto, plazo, tasa, fecha de desembolso, forma
de pago, garanta que respalda el crdito y observaciones. Para fines de auditoria y
control, el acta debe llevar la firma de los responsables de la aprobacin y del
Ejecutivo de Crdito.

156
Desembolsos: se efectuar como abono a la cuenta de ahorro corriente que el
asociado debe de tener aperturada en la Cooperativa.
- Cuando sean a favor de acreedores se extender el cheque respectivo a
nombre de estos.
- Para los casos de prstamos otorgados para pago de deudas a otras
instituciones, los cheques sern emitidos a favor de la entidad acreedora, de
acuerdo al estado de cuenta actualizado que el asociado deber presentar al
tramitar su crdito.
- En algunos casos especiales, la entrega de los fondos estar sujeta a un plan
de desembolsos que el prestatario deber presentar, indicando las fechas en
que se efectuarn y las cantidades a desembolsar. Este plan debe estar en
estrecha relacin con los avances del proyecto en desarrollo y deber
presentarse como anexo a la solicitud de crdito.
- La entrega de los fondos de los prstamos se efectuar cuando los contratos
respectivos se encuentren debidamente legalizados.
- Para los financiamientos garantizados con hipoteca, el desembolso se efectuar
cuando se presente el Testimonio de la Escritura Pblica en el Centro Nacional
de Registro correspondiente.

Recuperacin de Cartera en Mora: Se considerarn morosos los asociados al tener
31 das de vencido el pago de sus obligaciones regulares. Para efectos del reporte
de morosidad, el informe ser emitido mensualmente bajo el criterio de cartera
afectada en los primeros 5 das de cada mes. Asimismo por el seguimiento de la
mora se utilizar el reporte de cuotas y prstamos vencidos.

La cooperativa cobrar un recargo por mora calculado sobre las cuotas de capital
que se encuentren vencidas y no pagadas de acuerdo a los trminos del contrato de
prstamo.

157
Se establecern procesos de cobranza, responsables, indicadores de progreso y
evaluacin de las mismas, para lo cual se deber asignar metas especficas de
cobro, las que debern ser verificadas peridicamente.

Prorroga de Prstamo en Mora: Se podrn conceder prrrogas del plazo para
aquellos prstamos que se encuentren atrasados, siempre y cuando existan causas
justificadas, a juicio del Comit de Recuperacin de Mora. La ampliacin de plazo no
deber exceder de seis meses.

Crditos Nuevos: Todo Asociado que est al da en sus cuotas y que haya pagado el
40% de su crdito y ha mantenido un buen historial de pago en La Cooperativa,
podr optar a un nuevo crdito en momentos que necesite capital para cualquier
actividad presentando el Formato de solicitud de crdito. (anexo 7)

Acciones J udiciales: Se iniciar accin judicial a todo asociado con saldo deudor
igual o mayor a $ 1.000.- de acuerdo a los siguientes criterios:
- El deudor tiene garantas (patrimonio)
- El deudor mantiene deudas vigentes en otras instituciones mientras en la
Cooperativa se encuentra en mora
- El deudor tiene mora superior a 90 das con la Cooperativa y se ha agotado la
gestin extrajudicial.

Para la clasificacin de los crditos se utilizarn las siguientes categoras:
Categora A: Crditos normales
Categora B: Crditos subnormales
Categora C: Crditos deficientes
Categora D: Crditos de difcil recuperacin
Categora E: Crditos irrecuperables

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Polticas para la Calificacin de Crditos de Vivienda.
Por las caractersticas especiales que presentan los crditos para adquisicin de
vivienda, para la construccin, remodelacin y reparacin de inmuebles, se aplicarn
parmetros diferentes en funcin al nivel de riesgo durante el periodo de pago.

Categora Das de Mora Estado de la Garanta
A Atrasos hasta 30 das Debidamente inscrita
B Atrasos de 31 - 90 das Debidamente inscrita
C Atrasos de 91 180 das Debidamente inscrita
D Atrasos de 181 360 das Debidamente inscrita
E Atrasos de ms de 360 das Debidamente inscrita

Polticas para la Calificacin de Crditos de Consumo
La clasificacin de esta cartera se har en funcin a la morosidad de las cuotas que
reflejen los deudores a la fecha de su evaluacin.

Categora Das de Mora
A Atrasos hasta 30 das
B Atrasos de 31 - 60 das
C Atrasos de 61 90 das
D Atrasos de 91 120 das
E Atrasos de ms de 120 das

A continuacin se presentan los porcentajes de reservas mnimas de saneamiento
que se deben constituir:
Categora de Riesgo Porcentaje de Reservas
A 0 %
B 1%
C 10 %
D 50 %
E 100 %
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Responsables y frecuencia de calificacin de cartera.
- La calificacin de la cartera se realizar mensualmente.
- La responsabilidad de la validez, de la exactitud y confiabilidad de los datos que
se reflejen en los reportes de calificacin de cartera ser de responsabilidad de
la Gerencia General.
- Es responsabilidad de la Gerencia de Operaciones la exactitud de la calificacin
global de la cartera, como resultado de la consolidacin de los reportes de
calificacin de la cartera de las sucursales.
- Tambin es responsabilidad de esta rea que los reportes sean enviados
oportunamente a los entes fiscalizadores.
- Mensualmente la Gerencia General y la Gerencia de Operaciones presentarn
al Consejo de Administracin la calificacin de la cartera incluyendo el nivel de
reservas, para su aprobacin.

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AREA OPERATIVA - CREDITOS

Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * Verificar que el proceso de crditos se cumpla de acuerdo a las politicas y manuales de crdito establecidos.
* verificar que se cumpla con el proceso de evaluacin de las solicitudes de crdito, tomando en cuenta los
indicadores de riesgo.
* verificar que la documentacin de crdito sea revisada y autorizada por los niveles correspondientes.
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Existen creditos en que su cuota este compuesta con pagos semanales?
Cuando es desembolsado un credito el deudor y fiador firman hojas preventivas de
descuento?
Son aceptadas las garantia prendarias para el otorgamiento de creditos?
Se incluye dentro de la cuota del credito la aportacion mensual?
Los creditos otorgados incluyen seguro de deuda en la cuota?
Son aceptadas las garantias mixtas para la aprobacion y otorgamiento de creditos ?
Existe linea de credito de vivienda?
Se llena formulario de declaracion de salud para el otorgamiento de creditos?
Existe linea de credito de comercio?
Existe una lnea de microcreditos?
Existen creditos que su cuota este compuesta con pagos diarios?
Existe un tiempo establecido para el otorgamiento de creditos?
Existe doble firma para la aprobacion y autorizacion de los creditos?
Es verificada la informacion recibida en la solicitud de otorgamiento de creditos?
Realizan consultas de las categorias de riesgos dentro del Sistema Financiero de los
posibles clientes?
Se deja constancia que se ha verificado la informacion de creditos ?
Los formularios de solicitudes creditos de deudor y fiador tienen numero correlativo?
PREGUNTA
Existe un manual de politicas de credito?
Cuenta la Cooperativa con un Comit de Crdito?
Existe un responsable de autorizar los creditos?
Se cuenta con limites de montos de credito depediendo la linea crediticia?
Se otorgan creditos con pago en ventanilla?
Se tiene programacion de las reuniones del comit de Crdito?
Existe linea de credito de consumo?
Los creditos hipotecarios otorgados incluyen seguro de daos?
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Elaborado por: ___________________________ Fecha: _________________
Revisado por: ___________________________ Fecha: _________________
Los ejecutivos de credito realizan visitas de campo para promocionar los creditos?
Se incluye dentro de la cuota del credito ahorro?
Son verificadas las recomendaciones dentro del proceso de aprobacion de creditos?
Existe un limite de edad para poder solicitar credito o servir de fiador?
Cuentan los ejecutivos con metas mensuales por otorgamiento de creditos?
Existe personal encargado de la recoleccion a domicilo de cuotas de credito?
Existen creditos blandos para la microempresa?
Cuando se realiza Comit de creditos se lleva el control de las actas en un libro
registrado por INSAFOCOOP?
La Cooperativa acepta como garantia hipotecaria inmuebles ubicados en zonas
rurales del pais?
Existeunlimiteestablecidoenel porcentajemaximoaaceptar enlos valuos realizado
por el perito evaluador para creditos hipotecarios?
Existe un nivel de endeudamiento admisible para aplicar como fiador de un credito?
Se lleva un control de garantias hipotecarias al ser registradas en el CNR?
Se monitorean los creditos otorgados diariamente?
Se capacita continuamente a los ejecutivos de credito?
Se solicita certificacion extractada para el tramite de creditos hipotecarios?
PREGUNTA
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AREA OPERATIVA - COBROS

Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * Verificar si se cumple con las polticas y manuales de recuperacin de mora
* Verificar el seguimiento de la cartera morosa.
* Determinar la correcta utilizacin de las herramientas para minimizar indices de mora.
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19 Se genera reservas de saneamiento segn la categora de los crditos en mora?
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Elaborado por: _______________________ Fecha: ________________
Revisado por: _______________________ Fecha: ________________
Se tiene programacin de las reuniones con el comit de prestamos en mora?
Existe un mnimo de visitas y llamadas telefnicas a los asociados con saldos en
mora?
Existe un monitoreo diario de la cartera de morosidad?
Se deja evidencia de la gestin de cobro en el expediente de los asociados?
Existe una buena coordinacin entre el departamento de cobros y el departamento
judicial para disminuir los ndices de morosidad?
Cuentan los ejecutivos de cobro con metas mensuales para la disminucin de los
ndices de morosidad?
considera que se cuenta con suficientes gestores para darle seguimiento a la cartera
de mora?
Existe un reporte en el sistema que detalle el comportamiento de la cartera?
Se reporta a otro departamento los crditos en mora?
Se lleva un control de la visitas de cobros realizadas a los asociados con saldos en
mora?
Se lleva un registro de llamadas realizadas a los asociados con saldos en mora?
La rigidez de las notas de cobros a los asociados dependern del tiempo de
morosidad?
Hay un procedimiento para depuracin de cartera morosa?
Se cuenta con procedimientos para actuar en la va extrajudicial?
Hay restricciones para acuerdos con los asociados con saldos en mora?
En los crditos hipotecarios en el proceso de cobro se utiliza como alternativa la
dacin en pago?
PREGUNTA
Existen polticas y manuales de recuperacin de mora?
Cuenta con un comit de prestamos en mora?
Se llevan actas de los reuniones del comit de prestamos en mora?
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Caja: Es el rea encargada del manejo de efectivo que trata directamente con el
asociado y pblico en general, realizando operaciones de depsitos, retiros, abonos
de prstamos. Para sta rea se utilizar como herramienta el cuestionario de
Control Interno, una cdula de arqueo de fondos con el fin de verificar que las
transacciones que se desarrollan estn de acuerdo a lo establecido. (anexo 8)

AREA OPERATIVA - CAJ A
Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * verificar que las transacciones de efectivo y/o cheques sean debidamente autorizadas.
* verificar que el acceso al efectivo, archivos y procedimientos relacionados se permita solo al personal
autorizado.
* verificar que todas las transacciones de efectivo y/o cheques sean registradas a tiempo y con exactitud.
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Elaborado por: _______________________ Fecha: ____________________
Revisado por: _______________________ Fecha: ____________________
Los cajeros aseguran su caja al salir del rea y trasladan a bveda al finalizar su dia
de trabajo
El cajero verifica minuciosamente los documentos, firmas del asociado?
EL cajero utiliza equipo de luz negra para verificar la(s) firma(s)s?
Fsicamente es adecuada el rea de caja?
Las diferencias encontradas son reportadas y revisadas por un superior?
Se toman las medidas pertinentes de acuerdo a los resultados de las diferencias en
caja?
Las transferencias de dinero entre cajeros son supervisadas y autorizadas?
Se prohibe que los cajeros realicen transacciones en sus cuentas personales en su
propia caja?
Cada cajero prepara y firma el reporte de cuadre diario detallando el efectivo en su
caja, de acuerdo a la cantidad de billetes y monedas de acuerdo a sus
Los cajeros solamente tienen acceso y custodia de sus respectivas cajas?
Las diferencias en cada caja son conciliadas diariamente?
El efectivo de cada caja es conciliado diariamente con el sistema?
PREGUNTA
CAJA
Existe restriccin a los cajeros de los expedientes de Contabilidad?
El fondo general es el autorizado por la alta direccin de la cooperativa?
Se realizan arqueos sorpresivos del fondo de caja?
Existen limites mximos de efectivo diarios para la entrega de fondos a la bveda?
Existen procedimientos escritos de el uso de la caja?
Existen formatos para reportes de caja?
Existe un control restringido sobre las llaves de las cajas?
Se limita a los cajeros que puedan laborar en otros departamentos?
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- Atencin al Cliente: Es el rea que atiende a los asociados y pblico en general,
orientando de acuerdo a sus necesidades como apertura de cuenta, informacin de
crditos, asociacin en la cooperativa, beneficios y otros servicios.

PUESTO: ATENCION AL ASOCIADO
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: UNIDAD DE OPERACIONES
FECHA:

Seccin encargada en todo lo relacionado a la atencin al asociado al control de la calidad en el
servicio ofrecido.

FUNCIONES:
- Sugiere ideas para mejorar la atencin al asociado
- Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de manera que se satisfaga
las necesidades de los asociados
- Establecer controles para la evaluacin de la atencin al asociados
- Formar al personal en un mejor trato y servicio al asociados
- Crear programas y mecanismo que diferencia a la cooperativa de la competencia
- Atender los reclamos del asociado

Ninguno

PERFIL DEL PUESTO
- Capacidad y habilidad de comunicar al personal de los mecanismos a utilizar en el trato a
los asociados.
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- Estudios universitarios ingeniera industrial, administracin de empresas o carreras afines.

Orientacin al asociado, Capacidad de anlisis, Habilidad de comunicacin, Poder de negociacin
y persuasin

POLITICAS DE AHORRO.
El Gerente de operaciones ser el responsable del resguardo de los contratos y
libretas que sern utilizados en las aperturas de cuentas de ahorro y aportaciones de
aspirante a ser asociado.

Naturaleza:
- La Cooperativa podr recibir depsitos en Cuentas de Ahorro en monedas de
curso legal nacional.
- La Cooperativa y el Ahorrante suscribirn un Contrato de Cuentas de Ahorro.
- La Cooperativa podr efectuar Contratos de Cuentas de Ahorro con personas
naturales y jurdicas.

El Contrato se suscribir en duplicado, bajo las siguientes condiciones:
- Clase de Cuenta de Ahorros
- Nombre del Ahorrante
- Edad
- Profesin u oficio
- Estado Civil
- Domicilio
- Documento de Identificacin
- Se aperturar la cuenta con un mnimo de diez dlares, para ser acreditada en
la cuenta de Ahorro a favor del ahorrante (es).
- El (los) ahorrante (es) podr (n) retirar los fondos depositados total o
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- parcialmente en las fechas que lo solicite (n), sin perjuicio del derecho de la
cooperativa de establecer los lmites previos de retiro o solicitar un aviso previo
de 3 das para retiros mayores.
- La Cooperativa recibir y entregar fondos en sus oficinas.
- La Cooperativa capitalizar trimestralmente y reconocer a los ahorrantes los
intereses sobre saldos mnimos diarios.
- La Cooperativa proporcionar al ahorrante una libreta que es intransferible, en
la que se anotaran las entregas y retiros de la Cuenta de Ahorros, as como los
inters que se abonen y capitalicen en la misma.
- El ahorrante deber presentar a la Cooperativa la libreta, cada vez que
- efecte una operacin de entrega o de retiro.
- En caso de destruccin, extravo o robo de la libreta, al ahorrante est en la
obligacin de dar aviso de inmediato a la Cooperativa y tendr que comunicar lo
ocurrido y firmar una declaracin que est de acuerdo con los saldos actuales
de su cuenta de ahorro y se realizara la reposicin registrando su saldo actual
en la Cuenta de Ahorros.
- El ahorrante nicamente deber utilizar los formularios que la Cooperativa
proporcione para entregas o retiros de su Cuenta de Ahorros.
- El ahorrante firmar haciendo constar que conoce y acepta las condiciones para
el manejo de su Cuenta de Ahorros.
- La Cuenta de Ahorros quedar sujeta a las disposiciones legales pertinentes.
- El contrato de Cuenta de Ahorros deber detallar: nmero de cuenta, ser
firmado por el funcionario autorizado por la Cooperativa para su validez legal, la
fecha de suscripcin, el sello de Cooperativa.

Libretas de Ahorro:
La Cooperativa proporcionar una Libreta de Ahorros en la cual se anotar:
- El numero de la Cuenta de Ahorros
- Nombre del Ahorrante (es)
- Firma del Ahorrante (es) identificable nicamente por luz negra
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- Firma y sello del funcionario autorizado por la Cooperativa para su validez legal
Fecha de referencia (de la operacin).
- Retiros
- Depsitos e intereses
- Saldo de la Libreta

Registro de Las Cuentas:
La Cooperativa llevar registro de cada una de las cuentas, en las que se anotaran:
el nmero de la cuenta, los datos del ahorrante, personas autorizadas, designacin
de beneficiarios y espacio para la reposicin de libretas. As como los movimientos
de los fondos, fechas de las operaciones, y cualquier otro dato que se considere
necesario para la identificacin del ahorrante. Dicho registro deber llevar la firma del
funcionario autorizado.

Reposicin de Libretas:
- En caso de destruccin, extravo o robo de la libreta, al ahorrante estar
obligado a dar aviso de inmediato a la cooperativa, quien expedir un ejemplar
de reposicin, asentando como primera partida el saldo actual de la Cuenta de
Ahorros. El ahorrante firmar una declaracin describiendo el caso ocurrido y
expresar su conformidad con el saldo que figure en la nueva libreta.

- La Cooperativa se reserva el derecho de cobrar por la reposicin de la Libreta
de Ahorros, la cual podr ser como mnimo US$ 2.00, incluido el IVA.

Polticas para Retiros:
- Los ahorrantes podrn retirar total o parcialmente sus fondos en las fechas que los
soliciten, siempre y cuando esos fondos no se encuentren en compensacin (para
los cuales debern transcurrir por lo menos 4 das hbiles, a partir del da siguiente
de efectuado el depsito para el retiro de esos fondos).

- La Cooperativa podr efectuar cargos en las Cuentas de Ahorro de aquellos
ahorrantes que mantengan obligaciones en operaciones activas (prstamos) u otras
168
obligaciones con la Cooperativa, y que se encuentren con saldos moratorios o para
amortizacin de prstamos.

- Los retiros se efectuaran mediante formularios que la Cooperativa suministrara en
forma gratuita, en los que completar: numero de la Cuenta, nombre de la Cuenta,
fecha de la Operacin, cantidad a retirar en valor y letras, nombre del Depositante,
firma del ahorrante, autorizacin al reverso para retiro de fondos por terceros,
sealando si el retiro ser en efectivo o cheque, autorizacin del Ahorrante y datos
del que retira, en casos de ausencia del ahorrante.

Intereses y Capitalizacin:
- Devengaran intereses sobre saldos diarios, los cuales variaran de acuerdo a las
condiciones del mercado financiero, desde la fecha de su entrega, considerndose
dichos saldos los correspondientes al cierre de operaciones contables de ese da.
- El tipo de inters ser fijado y publicado por la Cooperativa en forma mensual en
carteleras instadas en la misma y cualquier modificacin ser dada a conocer al
ahorrante con 8 das de anticipacin.
- Los intereses se calcularan sobre saldos diarios y se abonaran y capitalizaran al
final de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada ao. Para el clculo de los
intereses, se aplicara el ao calendario.
- Las cuentas con saldos menores a diez dlares o su equivalente en dlares, no
devengara intereses.
- La Cooperativa podr enviar por lo menos 1 vez al ao, un aviso de confirmacin de
saldos.
Cancelacin De Cuentas:
- Los Ahorrantes podrn cerrar sus Cuentas de Ahorro, siempre y cuando no existan
restricciones a la cuenta, debiendo devolver a la Cooperativa la libreta respectiva.
- La Cooperativa se reservar el derecho de cancelar cuentas de ahorro, a travs de
la aplicacin de cargos por no presentar movimientos durante un periodo mnimo de
6 meses, notificando previamente al asociado.

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AREA OPERATIVA ATENCION AL CLIENTE
Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * Verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos de Atencin al Cliente
* Verificar que la atencin hacia el asociado sea eficiente.
* Verificar que se cumpla con los lineamientos establecidos en las operaciones de atencin al cliente.
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Se cobra comisin por la reposicin de libreta de ahorros?
Existe un monto mnimo para la apertura de cuenta?
Existe un cargo que se aplique a las cuentas por inactividad?
Se permite la apertura de cuenta de ahorro con firmas mancomunadas?
Se permite la apertura de cuentas a personas jurdicas?
Se ofrece la apertura de cuentas infantiles?
Existe limite para las cantidades depositadas en cuenta de ahorros?
Se lleva un registro de los numeros de emision de libretas de ahorro por reposicion?
Se autorizan retiros parciales de depositos a plazo antes del vencimiento ?
Existen restricciones en los periodos de vencimientos de los depositos a plazo fijo?
Existen libretas pre-numeradas para registrar las aportaciones de los asociados?
APORTACIONES
Cuenta con un registro de fechas de vencimiento de los depositos a plazo?
Se lleva un control mensual de los vencimientos de los creditos pignorados?
Se actualizan los datos de los asociados frecuentemente?
PREGUNTA
Existe un manual de normas y polticas para la apertura de cuentas?
Se llena la declaracion jurada al momento de aperturar una cuenta?
Cuenta con un control correlativo de los contratos de apertura de cuentas ?
Existe una persona responsable de verificar el proceso de apertura de cuenta?
CUENTA DE AHORRO
DEPOSITOS A PLAZO
Existen manuales o normas para el manejo de Depositos a plazo fijo?
Pueden aperturar depositos a plazo fijo personas que no esten asociadas?
Existen restricciones para la apertura de depositos a plazo?
La tasa de interes de los depositos a plazo esta de acuerdo al mercado?
Se puede cancelar un deposito a plazo antes del vencimiento ?
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Elaborado por: __________________________ Fecha: _______________
Revisado por: __________________________ Fecha: _______________
Cuenta la cooperativa con seguros sobre sus activos?
Se incentiva a los asociados para que aporten periodicamente?
La tasa de inters que se aplica a las aportaciones es la autorizada?
Se informa a la alta direccin de la cooperativa sobre el crecimiento o disminucin de
las aportaciones de los asociados?
Se pueden hacer retiros parciales de las aportaciones?
Los dividendos generados de las aportaciones se pueden retirar de la cuenta de
ahorro?
Ofrece la cooperativa bono navideo a los asociados de acuerdo a lo autorizado?
PREGUNTA
Los dividendos no retirados generan inters a favor del asociado?
Mensualmente se verifican las aportaciones de los socios?
SEGUROS
Se ofrece a los asociados seguro de vivienda?
Trabaja la cooperativa con Seguro Futuro?
Se ofrece a los asociados seguro para vehculo?
Se ofrece a los asociados seguro de vida?
171
Bveda: Es la unidad responsable de salvaguardar los activos como efectivo,
cheques y ttulos valores.
AREA OPERATIVA - BOVEDA
Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * Confirmar que se cumplan las normas de seguridad de la bveda.
* Comprobar que el efectivo, cheques y ttulos valores estn resguardados.
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Elaborado por: ______________________________ Fecha: _________________
Revisado por: ______________________________ Fecha: _________________
Se mantiene un registro de todos los valores existentes?
Se requiere al menos dos personas para el acceso a bveda o cajas de seguridad?
Se utilizan claves de acceso restringidas?
Se solicita autorizacin para realizar cambios en las combinaciones y cerraduras de la
bveda?
El rea de bveda est asegurada para prevenir el robo?
Se lleva un control detallado de las entradas y salidas del rea de bveda?
Existe un sistema de seguridad de circuito cerrado en el rea?
El rea de la bveda esta equipada con puerta de rejilla?
El rea de la bveda esta equipada con relojes de tiempo para programar su acceso?
En horarios de trabajo la puerta principal de la bveda se mantiene abierta?
En horarios de trabajo se tiene con llave la puerta de rejilla que protege la bveda?
Se tiene un libro de registros de movimientos, apertura y cierre?
Existe un encargado de revisar el libro de registro?
Tiene un sistema de seguridad?
La bveda y compartimientos estn dotados de dispositivos restrictivos que garantice
el doble control?
El ingreso a la bveda es restringido?
Se realizan arqueos sorpresivos al efectivo?
PREGUNTA
Existen procedimientos para el manejo de bveda?
Se cuenta con un encargado?
Existen limites de efectivo?
172
GERENCIA FINANCIERA: Es la responsable de controlar la disponibilidad de las
finanzas, estudiar las inversiones, supervisar los registros contables y proporcionar
informes a la Gerencia General. Comprende el rea de Contabilidad en donde se
llevan los registros de las operaciones que se realizan.


PUESTO: GERENTE FINANCIERO
FECHA:

Encargado de definir la poltica de inversiones, liquidez y solvencia de la cooperativa as como
tambin coordinar y supervisar la unidad a su cargo.

FUNCIONES:
- Definir polticas de inversiones
- Determinar las necesidades de activo y pasivo.
- Fijar tasas de transferencias
- Establecimiento de alianzas con otras empresas financieras.
- Asesorar a la Gerencia General en la toma de decisiones financieras.

- Contador y auxiliares contables

PERFIL DEL PUESTO:
- Capacidad y habilidad de comunicar a los diferentes niveles acerca de los proyectos a realizar.
- Conocimientos bsicos de anlisis financieros, sistemas contables modulares.
- Buena capacidad para expresar sus ideas
- Capacidad de negociar.
- Experiencia en disear, ejecutar e interpretar reportes y estados financieros

173
FORMACION PROFESIONAL:
- Estudios universitarios en Administracin de empresas o carreras afines

APTITUDES/ CAPACIDADES:
- Capacidad de interpretacin de anlisis financieros
- Manejo de paquetes de computacin


RECURSOS A UTILIZAR
Escritorio
Impresor
Scanner
Fotocopiadora
Contmetro
Telfono

174


PUESTO: CONTADOR
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE FINANCIERO
FECHA:

Encargado de llevar toda la contabilidad y emitir la informacin correspondiente a la cooperativa.

FUNCIONES:
- Participa en la elaboracin de presupuestos de ingresos y gastos, junto con la direccin
- Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y dems gastos
relacionados con la actividad de la cooperativa.
- Llevar la contabilidad financiera y se encarga de emitir la informacin correspondiente
- Informa a la presidencia sobre resultados
- Buscar la contabilizacin de las operaciones de la forma mas ventajosa fiscalmente para la
cooperativa

- Auxiliares

PERFIL DEL PUESTO:
- Manejo de paquetes utilitarios de computacin
- Conocimientos contables
- Conocimientos de leyes fiscales y tributarias
--Nmero de registro de contador pblico certificado.

- Licenciatura en Contadura Pblica

175
- Capacidad de interpretacin de anlisis financieros
- Aptitud en el trabajo analtico
- Gusto en el trabajo informtico

- Experiencia mnima de dos aos en puestos similares

RECURSOS A UTILIZAR
Escritorio Contmetro
Impresor

176
AREA FINANCIERA- CONTABILIDAD
Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * verificar que las transacciones de efectivo sean debidamente autorizadas.
* verificar que el acceso al efectivo, archivos y procedimientos relacionados se permita solo
al personal autorizado.
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Se indaga respecto a registros o partidas inusuales, estableciendo su razonabilidad?
c) Libro de Estados Financieros
d) Libro de Aumentos y Disminuciones de Capital
e) Lbro de Actas de J unta General de Accionistas
Se examina la existencia de asientos contables anormales ya sea por su naturaleza o
por su monto?
Se preparan los Estados Financieros en forma mensual y con sus respectivos anexos
de cuentas?
Se revisa al cierre, las diferencias de conciliacin con incidencia en contabilidad y se
informa a la misma?
Se controlan las cuentas inactivas?
Se realiza un seguimiento de las diferencias detectadas en la conciliacin?
Se pagan oportunamente las planillas de AFPs?
Se pagan oportunamente las planillas de IPSFA?
f) Libro de Actas de J untas Directivas
g) Libro de Registro de Accionistas
Se ha presentado la declaracin de Impusto sober la Renta dentro de los primeros
cuatro meses de cada ao?
Las operaciones contables estan asentadas en los registros respectivos con un atraso
no mayor de dos meses?
Se presenta mensualmente la declaracin de pago a cuenta?
Se celebran reuniones con los responsables financieros y/o contables, auditores
internos y externos con la frecuencia y oportunidad?
Se han legalizado los libros contables correspondientes?
a) Libro de Caja
Se han pagado los impuestos sobre la renta, dentro de los primeros 4 meses?
b) Libro Diario - Mayor
Se ha renovado y cancelado los derechos de matricula de comerciante y de
Establecimiento de cada ao?
Se ha enviado la lista de empleados, sueldos y retenciones los primeros 30 das de
cada ao?
Se han enviado los Esatdos Financieros dictaminados por el Auditor Externo?
PREGUNTA
Se ha obtenido la autorizacin del sistema contable en uso?
Se ha gestionado la autorizacin de la modificacin o ampliaciones hechas al catlogo
de cuentas?
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Se anulan y se guardan los cheques inutilizados o daados para prevenir el uso
indebido?
Se prohibe firmar cheques en blanco?
Son revisados los documentos de respaldo y las aprobaciones de los comprobantes
por el firmante de los cheques al momento de la entrega?
CONTABILIDAD
Existe un control con relacin al acceso y emisin de cheques de caja, cheques
certificados y otros?
Se encuentran todos los cheques pre-numerados y se utilizan en correlacin?
Existe limite de cantidad en la emisin de cheques?
Las personas que firman los cheques estn autorizadas por el Consejo de
Adminitracion o Gerencia de Operaciones?
PREGUNTA
178
GERENCIA EDUCATIVA: Es la encargada de realizar actividades sobre el
cooperativismo, para la conformacin de una mentalidad orientada y abierta para los
asociados y empleados, generando conciencia, responsabilidad y compromiso activo
en las actividades que desarrollo todo el personal administrativo. Algunas de las
actividades que se realizan son:
- Implementar y desarrollar programas que sirvan como instrumentos para la
introduccin y capacitacin de sus asociados, empleados y aspirantes.
- Preparacin de informes que fortalezcan la gestin de trabajo del Cuerpo
Directivo.
- Realizar visitas domiciliarias para brindar educacin cooperativa, incrementar la
asociatividad, disminuir el retiro de asociados, entrega de convocatorias y
promover el portafolio de servicios.
- Sugerir sobre temas educativos de actualidad al J efe de Educacin
- Proponer nuevas formas de planificar la Asamblea General de Asociados.


PUESTO: GERENTE DE EDUCACION
SEXO: FEMENINO___ MASCULINO____
FECHA:

Realizar actividades educativas sobre el cooperativismo, programas de capacitacin al
personal o asociados para generar conciencia, responsabilidad y compromiso activo en las
actividades.

FUNCIONES:
- Implementar y desarrollar programas que sirvan como instrumentos para la introduccin y
capacitacin de sus asociados, empleados y aspirantes.
- Preparacin de informes que fortalezcan la gestin de trabajo de la alta direccin de la
cooperativa.
179

- Realizar visitas domiciliarias para brindar educacin cooperativa, incrementar la
asociatividad, disminuir el retiro de asociados, entrega de convocatorias y promover los
diferentes servicios.
- Sugerir sobre temas educativos de actualidad al J efe de Educacin.
- Proponer nuevas formas de planificar la Asamblea General de Asociados.

- Educadores

- Poseer espritu cooperativista
- Dar valor agregado en cada actividad
- Ser mayor de veinticinco aos de edad

180


PUESTO: EDUCADOR
SEXO: FEMENINO___ MASCULINO____
J EFE SUPERIOR INMEDIATO: GERENCIA EDUCATIVA
FECHA:

Ejercer sus funciones en coordinacin

FUNCIONES
- Realizar visitas a asociados para fortalecer la relacin con la cooperativa y que mantenga su
compromiso de aportaciones.
- Ejecutar las decisiones de la Gerencia Educativa
- Sugerir sobre temas educativos
- Crear o desarrollar un buen ambiente con los empleados, asociados y aspirantes.

- Todas las reas de la cooperativa

- Ser miembro activo de la Cooperativa

181
PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJ O PARA EL DEPARTAMENTO DE
EDUCACION.

OBJ ETIVOS
- Establecer una concientizacin de la divulgacin y vivencia de los principios y
valores cooperativos a partir de la planificacin y ejecucin de actividades de
primer nivel, que conlleven al posicionamiento integral de la Cooperativa en las
reas educativa, social, recreacional y cultural entre los empleados, asociados,
la comunidad local, el mercado nacional y en el movimiento Cooperativo
Internacional.
- Implementar programas y proyectos que permitan la participacin de los
asociados, empleados, dirigentes y comunidad en general, en los procesos de
aprendizaje e implementacin de los principios y valores cooperativos.
- Fomentar el mantenimiento e incremento de la membresa por medio de
herramientas educativas que permitan la fidelizacin de todos los asociados a la
Cooperativa.
- Promover los beneficios de la cooperativa por diferentes medios de
comunicacin, utilizando para ello el recurso humano capacitado dentro de la
Cooperativa.
- Fomentar actividades que generen participacin en el quehacer cultural de la
cooperativa y la comunidad.
- Celebrar los das que representan un significado especial para la cooperativa y
la comunidad de asociados.
- Crear actividades que brinden esparcimiento familiar.
- Apoyar el montaje de la Asamblea General.
- Implementar actividades que permitan el aprovechamiento de experiencias
Cooperativas nacionales e internacionales.
- Gestionar capacitaciones especializadas de inters para los asociados.

182
PLANIFICACION DEL COMIT DE EDUCACIN.
- Realizar reuniones de Comit de Educacin por lo menos una vez por semana
para planificar actividades educativas, evaluacin del plan de trabajo y metas a
efecto de darle seguimiento y cumplimiento al mismo.
- Reuniones trimestrales con el Departamento de Educacin y Educadores para
evaluacin de metas.

ACCIONES
- Mantener informados a los empleados y a los asociados del acontecer de las
actividades de la Cooperativa.

- Generar y recopilar informacin que respalde el quehacer de la Cooperativa a
travs del Comit de Educacin y Departamento de Educacin para actualizar
boletines institucionales, peridico, brochures y otros.

- Fortalecer la vinculacin con las gerencias de la Cooperativa y los mandos
medios, con un especial nfasis del quehacer del las actividades de Educacin.

- Estimular la participacin de los empleados que permita que se involucren en
las actividades educativas cooperativas, incluyendo la alta direccin.

- Ejecutar proyectos que se decidan en el Consejo de Administracin que
involucren al Comit de Educacin.

- Generar un Procedimiento de Canalizacin de Informacin, transparente,
sinttico y de fcil comprensin para el asociado y pblico en general

183
A continuacin se propone el contenido del plan de trabajo a desarrollar en una
cooperativa de ahorro y crdito:
CONTENIDO DEL PLAN DE TRABAJ O
ACTIVIDADES META
DIFUSIN FILOSOFCA COOPERATIVISTA
Charlas 4 Semanas p/Educador
Seminarios Cooperativos 1 Mensual p/Educador
Seminarios de Lideres Cooperativistas 1 Mensual p/Educador
Capacitaciones a Empleados 1 Semestral
ASOCIATIVIDAD
Capacitacin a los aspirantes a asociados 1 mensual p/Educador
Entrevista personalizadas por solicitud de retiro El 90% de las solicitudes
DIVULGACIN DE BENEFICIOS
Elaboracin de Hoja Volante 1 Tiraje Anual
Elaboracin de Brochures 2 Tirajes Anuales
Elaboracin de Boletn Informativo 2 Tirajes Anuales
ACTIVIDADES SOCIALES
Campaas Medicas 8 anuales
Celebracin del Da de la Madre 1 General
Celebracin del Da del Maestro
1 General
Celebracin de Navidad 1 General
ACTIVIDADES RECREATIVAS
Convivio deportivo con empleados 2 anuales
COORDINACIN DE ASAMBLEAS
Elaborar el Plan del Desarrollo de la Asamblea General 1 Plan

FOMENTO DE LA INTEGRACIN COOPERATIVA
Intercambio con Cooperativas Nacionales 5 Intercambios
ORGANIZACIN DE CAPACITACIN ESPECIALIZADA
Charlas Tcnicas 10 Capacitaciones
184
GERENCIA EDUCATIVA

Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * Determinar el cumplimiento de las funciones del departamento de educacin
* Conocer si el personal cumple con los valores y principios cooperativos fomentando los mismos a los asociados
* Evaluar si el departamento de educacin realiza programas de capacitacin a los asociados, dirigentes,
gerentes y empleados para que estos puedan contribuir eficazmente al desarrollo de su cooperativa.
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Elaborado por: ______________________________ Fecha: ______________________
Revisado por: ______________________________ Fecha: ______________________
Se incluye dentro del presupuesto de educacin un programa de donaciones para los
asociados?
Existe la programacin establecida de cursos de verano para los asociados?
El departamento de educacin promueve la asistencia y participacin de los
asociados en la celebracin de la Asamblea General?
Se brinda capacitacin a los delegados electos, suplentes o propietarios sobre sus
actividades?
Se capacita e induce a los nuevos cuerpos directivos electos sobre sus funciones?
PREGUNTA
Se realiza una revision del enfoque cooperativo en el plan estrategio anual de la
cooperativa?
Existen programas de capacitacion al personal sobre la filosofa cooperativista y su
relacion con la atencion al cliente?
Se realiza un proceso de induccion al personal de nuevo ingreso para que potencie el
conocimiento del cooperativismo?
Se realizan convivios del personal y los asociados a fin de fomentar el sano
entretenimiento?
Existe un departamento de educacion?
Considera que se fomentan los valores y principios cooperativos ya establecidos?
Posee la cooperativa un plan de becas para jovenes destacados con escasos
recursos?
Existen beneficios o ventajas al asociarse?
Se realizan pruebas evaluadas a los empleados de la cooperativa para conocer los
conocimientos sobre cooperativismo?
Se monitorea la aplicacin y atencion del enfoque cooperativo en la atencion al
cliente?
Son difundidos los servicios de la cooperativa tomando en consideracion la filosofa
cooperativista?
En caso de solicitud de retiro de asociados, se analiza y persuade para evitar su
retiro?
Existen programas de actividades de cooperacin que se realicen entre cooperativas?
Cuenta el departamento de educacion con un programa de actividades educativas
para los asociados?
Existe un presupuesto anual asignado al departamento de educacion para realizar
actividades con los asociados?
185
GERENCIA LEGAL: Esta unidad se encarga de los casos jurdicos que pasan luego
de las gestiones realizadas por el departamento de crditos. Tiene como funciones:
realizar trmites en el Centro Nacional de Registros de inscripcin de escrituras,
hipotecas, garantas, realizar estudios registrales, revisar los proyectos de los
contratos realizados por los abogados sub-contratados.

Finalizada la etapa II, el o los delegado(s) responsable(s) del Control Interno
Efectivo (C.I.E.) redactar(n) el informe final dirigido a la J unta de Vigilancia, en el
cual deber contener:

- Debe brindar la informacin necesaria y relevante.
- Debe ser conciso, suficiente y completo.
- Debe presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones en forma
objetiva.
- Debe ser correcto en relacin con los aspectos gramaticales y ortografa.
186


PUESTO: GERENCIA LEGAL
FECHA:

Son nombrados por el consejo de administracin o junta directiva

FUNCIONES:
- Redaccin de los distintos tipos de contratos
- Asesoramiento en cuestiones jurdicas
- Firmar, dictaminando si son ajustados a derechos, todos los acuerdos que adopte la
asamblea y el consejo o junta directiva.

- Auxiliares J urdicos
PERFIL DEL PUESTO

- Estudios universitarios de Licenciatura en Ciencias J urdicas
- Abogado y notario.

- Orientacin al asociado
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- Experiencia comprobada en el ejercicio del derecho

RECURSOS A UTILIZAR:
Escritorio
Telfono

188
CONTROL INTERNO - AREA LEGAL

Fecha:
Dirigido a: cargo:
Objetivos: * confirmar si es efectiva la asesoria que proporciona el departamento legal.
* verificar que se cumplan adecuadamente los procesos de escrituracin.
* verificar que se realice correctamente la inscripcin de las garantias de la cooperativa.
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Poseen polticas para sta rea?
Existen manuales para sta rea?
El personal que no pertenece a sta tiene acceso restringido a los archivos?
El personal que labora en sta rea es previamente evaluado para confirmar sus
conocimientos?
Son verificadas las medidas de estudios registrales en el CNR de los crditos
hipotecarios?
PREGUNTA
La gerencia legal brinda apoyo en los cobros extrajudiciales?
Existe suficiente personal en el area jurdica?
Se realizan capacitaciones a los empleados para fortalecer sus conocimientos sobre el
area legal?
Existe un control de los archivos de la documentacion fisica de contratos, pagares y
escrituracion?
Existe un control de la informacion en el sistema informatico de procesos legales?
Se revisa diariamente los documentos de los creditos otorgados?
Considera que el proceso de cancelacin de hipotecas es burocrtico?
Se solicita frecuentemente el documento de carencia de bienes para crditos con
problemas de mora?
Se da seguimiento a los casos de embargo enviados a los juzgados?
Se lleva un control de las anotaciones preventivas inscritas en el CNR a favor de la
Cooperativa?
Se revisan los documentos de escrituracion elaborados por los bufetes contratados?
Considera que el tiempo en el proceso de ejecucin de embargo es el adecuado?
Es adecuado el tiempo que se utiliza para la revisin de proyectos de escrituracin?
Se tiene un modelo de contrato autorizado para la elaboracin de las escrituras?
Se trabaja con abogados externos para las escrituraciones?
189
Se propone el formato adjunto para la presentacin del Informe de Resultados.

FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DEL
CONTROL INTERNO EFECTIVO (C.I.E.)

INFORME DE RESULTADOS DEL C.I.E.
N. Informe:
Fecha:
Logo y nombre de la cooperativa
Pgina : 1 de 1
1. OBJ ETIVO

2. DEPARTAMENTO O AREA DE TRABAJ O
3. ACCIONES CORRECTIVAS EMITIDAS Y ANEXADAS
PLAZO
4. CIERRE DE LA ACCION

FIRMA RESPONSABLE

FIRMA DELEGADO DEL C.I.E.

OBSERVACIONES:

190
3. ETAPA III. EVALUACION DE RESULTADOS Y ACCIONES.
La J unta de Vigilancia de la cooperativa recibe del delegado del Control Interno
Efectivo y del Comit de Control Interno, los informes de resultados tanto de Control
Interno General como el del Control Interno Especfico, los cuales se sometern a
anlisis y evaluacin por parte de la J unta de Vigilancia, se analizarn las causas
que han dado origen a la deficiencia y luego se toma la decisin pertinente y las
acciones que se han de desarrollar para corregir la desviacin.

La efectividad ser que no solamente es un estudio ms que queda en papeles y
archivado sino que al determinar las acciones pertinentes por cada rea involucrada
se establecern las acciones de mejora de control interno.

a) Acciones De Mejora De Control Interno Efectivo.
Luego del respectivo anlisis de los resultados la J unta de Vigilancia tomar las
decisiones de correccin, modificacin de procesos o actividades, tales como:

- Elaboracin de cdulas de Acciones de Mejora General y Especficas
- Reforzamiento de esquemas de supervisin y/o verificacin
- Establecimiento, rediseo, simplificacin y/o reforzamiento de proceso
- Salvaguarda activos
- Clasificacin y/o redefinicin de la asignacin de responsabilidades
- Programa de ejecucin de Control Interno

En la pagina siguiente se presenta el Formato de Cedula de Accin de Mejora que se
propone.

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FORMATO DE CEDULA DE ACCION DE MEJ ORA

ACCIN DE MEJ ORA
Departamento:
Fecha :
Nombre de Cooperativa
Pgina : 1 de 1
1. CAUSA DE LA ACCIN

FECHA DE LA CAUSA:

PRESENTADA POR:
2. ACCIN A APLICAR
-

-

-

-

-

PLAZO DE LA ACCION

RESPONSABLE DE LA
APLICACION

RESPONSABLE DEL C.I.E.

OBSERVACIONES:

192

b) Seguimiento De Acciones De Mejora De Control Interno Efectivo.
El objetivo es dar seguimiento para verificar que las acciones de mejora hayan sido
aplicadas en el tiempo y forma acordados por la J unta de Vigilancia o Gerencia
General, o en su caso, los avances alcanzados a la fecha de seguimiento y estar a
cargo del Comit de Control Interno C.I.E. Es importante que todo el trabajo quede
plasmado en forma escrita y entregar copias de los informes a los involucrados. A
continuacin se proponen acciones adicionales:
- Elaborar Cdulas de Seguimiento de las Acciones de Mejora
- Evaluar las causas de incumplimiento de las acciones
- Realizar 4 revisiones y/o supervisiones de seguimiento en el ao
- Informes sobre avances a la J unta de Vigilancia
- De existir ndices de irregularidades con posibles casos de corrupcin, desvo
de recursos, dao patrimonial, se debe instruir una auditoria especfica.

Las cdulas de seguimiento servirn como evidencia del seguimiento de las acciones
de mejora y los comentarios del responsable del rea evaluada.
193
Se propone el siguiente formato para detallar la accin de mejora a seguir.

FORMATO DE CEDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCION DE MEJORA

SEGUIMIENTO DE ACCIN DE MEJ ORA
Departamento:
Fecha:
Nombre de Cooperativa
Pgina : 1 de 1
3. CAUSA DE LA ACCIN DE MEJORA

FECHA DE LA CAUSA:

PRESENTADA POR:
4. SEGUIMIENTO DE ACCIN A APLICAR
-

-

-

-

PLAZO DE
REALIZACION

DE LA ACCION

CARGO DEL RESPONSABLE
5. CIERRE O AVANCE DE LA ACCIN

FECHA DE CIERRE

FIRMA

NOMBRE
4. COMENTARIOS

INICIALES

NOMBRE

FIRMA DELEGADO C.I.E.

194

4. ETAPA IV- PLAN DE IMPLEMENTACION

OBJ ETIVO GENERAL
- Definir la forma de la implementacin del Modelo de Control Interno Efectivo que
ayude a optimizar la Gestin Administrativa de las asociaciones cooperativas de
ahorro y crdito registradas a INSAFOCOOP de la zona Paracentral del pas.

OBJ ETIVOS ESPECIFICOS
- Esquematizar de manera sencilla y clara las etapas que comprende el Modelo
de Control Interno para el fcil entendimiento del personal.
- Facilitar a las asociaciones cooperativas la implementacin del Modelo de
Control Interno en su gestin.
- Elegir a los responsables de la implementacin del Modelo de Control Interno.

195
a) Plan de Accin del Modelo de Control Interno Efectivo.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE(S)

1. Reunin inicial para creacin de Comit de
Control Interno Efectivo (C.I.E.) y delegacin de
la(s) persona(s) responsable(s) de la Etapa II.

J unta de Vigilancia
Gerente General

Gerente de Operaciones
Gerente Administrativo
Gerente Financiero
Gerente Legal

ETAPA I

Anlisis
Situacional
2. Anlisis situacional FODA de la cooperativa a
la fecha.

Delegado(s) del Comit del
C.I.E.
1. Control Interno General Delegado(s) del Comit del
C.I.E.
2. Control Interno Especfico Delegado(s) del Comit del
C.I.E. y Gerentes
3.Elaboracin de los Informes de resultados Delegado(s) del Comit del
C.I.E.

ETAPA II

Control Interno
Efectivo
(C.I.E.)
4. Presentacin de Informes de Resultados Delegado(s) del Comit del
C.I.E.
1.La J unta de Vigilancia se rene con el Comit
de Control Interno
J unta de Vigilancia Delegado(s)
del Comit del C.I.E. ETAPA III
Evaluacin de
Resultados y
Acciones del C.I.E.
2.La J unta de Vigilancia determina las acciones de
mejora a seguir a cada Gerente o responsable del
rea reportada con algn caso especfico.

Comit del C.I.E.
1.De acuerdo a las acciones de mejora que se
determinen en la etapa anterior, se aplicar el
formato del seguimiento de acciones de mejora
por departamento o rea.

Comit del C.I.E.
2. En casos especficos se elaborar un informe
especial y confidencial que se delegar, si as lo
decide la J unta de Vigilancia a una firma externa.
Comit de Calidad y J unta de
Vigilancia, Firma Externa.

ETAPA IV

Plan de
implementacin
3. Se programarn reuniones para dar
seguimiento al progreso de las Acciones de
mejora que se hayan elaborado con el Comit y
con el jefe o Gerente del rea para que se
optimice la gestin misma.
Comit de Control Interno
Efectivo C.I.E. y jefe o Gerente
de rea
196

RETROALIMENTACION

1. Se reunirn para evaluar el rol que
desempearon los miembros del Comit de
Control Interno y de ser necesario, realizar
cambios
J unta de Vigilancia y Gerente
General

197
Semana
Actividad 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Reunion inicial con J unta de Vigilancia J unta de Vigilancia
2 Analisis situacional
3 Establecer responsabilidades del Control Interno Efectivo
4 Control Interno General Delegado de la J unta de Vigilancia
5 Area administrativa Gerente Administrativo-Delegado
6 Area financiera Gerente Financiero-Delegado
7 Area operativa Gerente Operativo-Delegado
8 Area legal Gerente Legal-Delegado
9 Area educacion J efe Dpto Educacion-Delegado
10 Informes de resultados obtenidos Delegado de la J unta de Vigilancia
11 Presentacion del informe a la J unta de Vigilancia Delegado de la J unta de Vigilancia
12 Evaluacion de resultados y acciones Delegado de la J unta de Vigilancia
13 Implementacion de acciones de mejoras Delegado de la J unta de Vigilancia
14 Seguimiento de acciones de mejoras Delegado de la J unta de Vigilancia
15 Retroalimentacion Delegado de la J unta de Vigilancia
6 MES RESPONSABLE 5MES
No.
1 MES 2 MES 3MES 4MES
b) Cronograma

198
C) Presupuesto para la implementacin.
A continuacin se detalla el presupuesto de implementacin del Modelo de Control
Interno Efectivo, en el que las asociaciones cooperativas de ahorro y crdito
invertirn para optimizar la Gestin Administrativa. El personal que se capacitar
ser aproximadamente de 25 personas.

DETALLE

UNIDADES
PRECIO
UNITARIO

SUB-TOTAL

TOTAL
Consultora y
capacitacin
6 meses $850.00 $5,100.00 $5,100.00
Materiales de oficina
Papel bond, libretas,
bolgrafos, lpices,
rotafolios.
$100.00 $100.00 $100.00
Otros
Servicios bsicos:
Internet, energa
elctrica.
$200.00 $200.00 $200.00
Refrigerios $75.00 $75.00 $450.00
Impresiones,
fotocopias
$100.00 $100.00 $100.00
Imprevistos $595.00
TOTAL... $6,545.00

199
5. RETROALIMENTACION
La retroalimentacin del Modelo de Control Interno Efectivo conduce hacia un nuevo
anlisis FODA que servir para comparar los diferentes momentos en que se
encontraba la cooperativa (antes y despus de aplicarlo) y as darse cuenta de que el
Modelo propuesto ser una herramienta administrativa efectiva para alcanzar las
metas y objetivos de manera eficaz y eficiente.

Es importante evaluar el rol que desempearon los responsables de los diferentes
niveles de la cooperativa frente al Modelo de Control Interno, el dominio o
conocimiento de lo aplicado a efecto de reasignar, si fuere necesario nuevos
responsables, tambin para reconocer el aporte y valor agregado de cada uno en
este proceso. Se debe identificar si la aplicacin del Modelo no fue excesivo el
control, ya que esto puede ser costoso y contraproducente para los resultados que
se esperen; adems de identificar si las regulaciones o decisiones tomadas no
limitan la iniciativa y el grado de innovacin de los empleados. Esta funcin le
corresponder a la J unta de Vigilancia o al Gerente General de la cooperativa para
adecuar la aplicacin en la prxima fecha de C.I.E. y ponerlo en marcha dentro de
los parmetros de orden correspondiente que mejor se ajusten a las necesidades de
la cooperativa.

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