TEMA: LOS SISTEMAS ERP CRM SAP EN LAS EMPRESAS

TRABAJ O DE INVESTIGACION N 01


Investigue en Libros (50%) e Internet (50%) todo lo referente a los Sistemas ERP CRM
SAP en las Empresas considerando los siguientes puntos a tratar:


1. Objetivo de la Utilizacin de los Sistemas ERP CRM SAP en las empresas

a. Los objetivos de utilizar el Sistema ERP en las empresas son:

Los Sistemas ERP (Planificacin de Recursos Empresariales), son sistemas de informacin
gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o
servicios. Su propsito es facilitar el flujo de informacin entre todas las funciones
empresariales dentro de los lmites de la organizacin y gestin de las conexiones a las partes
interesadas externas.

Los Sistemas ERP tienen los siguientes objetivos:

Optimizar los procesos empresariales. Eso comporta la modificacin de algunos de
estos procesos y ms eficiencia.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos).

Centralizar y compartir informacin entre todos los actores dentro de una organizacin
empresarial.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.


b. Los objetivos de utilizar el Sistema CRM en las empresas son:

El CRM es un sistema de apoyo a la gestin de relaciones con los clientes, a la venta y al
marketing. Con este significado CRM se refiere al sistema que administra un data
warehouse (almacn de datos) con la informacin de la gestin de ventas y de los clientes de
la empresa.

Los Sistemas CRM tienen los siguientes objetivos:

Incrementar las ventas tanto por incremento de ventas a clientes actuales como por
ventas cruzadas.

Maximizar la informacin del cliente.

Identificar nuevas oportunidades de negocio.

Mejora del servicio al cliente.

Procesos optimizados y personalizados.

Mejora de ofertas y reduccin de costes.

Identificar los clientes potenciales que mayor beneficio generen para la empresa.

Fidelizar al cliente, aumentando las tasas de retencin de clientes.

Aumentar la cuota de gasto de los clientes.

En resumen, diremos que el CRM lo que pretende es mejorar y facilitar la labor comercial


c. Los objetivos de utilizar el Sistema SAP en las empresas son:

El objetivo de usar el Sistema Informtico SAP es porque establece e integra el sistema
productivo de las empresas. Se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las
necesidades de la gestin empresarial -sean grandes o pequeas- en torno a: administracin
de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administracin de
operaciones y planes de mercadotecnia, logstica, etc. SAP proporciona productos y servicios
de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo
mundial, los desarrollos de estrategias de satisfaccin al cliente, las necesidades de innovacin
tecnolgica, procesos de calidad y mejoras continuas, as como, el cumplimiento de
normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales.

Cabe mencionar que ERP y CRM son parte de los 5 mdulos que constituyen el Sistema SAP.




2. Ventajas y Desventajas de los Sistemas ERP CRM SAP en las Empresas


VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP:


Ventajas de un Sistema ERP:

Los sistemas ERP funcionan como un solo sistema integrador del flujo de informacin de
distintas reas dentro de una empresa que a travs de mdulos centraliza toda la informacin
generada en cada una de ellas automticamente para compartirla en tiempo real. Normalmente
la base de este tipo de sistemas es la contabilidad, todas las transacciones (involucren o no
cuestiones monetarias directas) se registran en la contabilidad y tienen a su vez impacto en el
resto de las operaciones e indicadores.

Ahora, definiremos la diferencia entre los sistemas ERP locales y los de clases mundial

Los sistemas ERP locales son software desarrollados en cada pas en particular, por
casas de software o desarrolladores individuales. Para el desarrollo de estos sistemas por
lo general se utilizan:

Mecanismos propios: por la experiencia, conocimiento propio de procesos y
funcionamiento de tipos de empresas del pas y a la vez los aspectos legales e
impositivos y culturales.
Sistemas ms o menos estandarizados: viendo el funcionamiento de otros sistemas
ERP.

Ventajas de los sistemas ERP locales para las empresas

Menores inversiones iniciales y menor TCO de corto plazo.
Negociacin directa del fabricante.
Rpida adaptacin a los aspectos locales.

Los sistemas ERP de clase mundial son software que se distribuyen virtualmente en todo
el mundo, implicando que su base es absolutamente universal, queriendo decir que abarca
aspectos propios del ser humano y sus empresas y se adapta a cada pas o regin
mediante las famosas LOCALIZACIONES (adaptaciones de carcter local como idioma,
aspectos legales e impositivos y culturales, etc.). Para el logro de este objetivo,
necesariamente deben cumplir varios requisitos, como:

Calidad
Adaptabilidad
Confiabilidad
Escalabilidad
Globalidad


Ventajas de los sistemas ERP de clase mundial a las empresas.

Consistentes con aspectos referentes a la globalizacin.
Orientadas a las polticas de calidad (global).
Capacitaciones y certificaciones con reconocimiento y alcance mundial.
Tienen asociadas metodologas de implementacin.
Mejor ROI Y TCO.
Resuelven funcionalidades ms complejas y en forma ms consistente.
Mayor perspectiva de estabilidad en el futuro.
Cuentan con las famosas mejores prcticas (a nivel mundial).
Mejor adaptacin a los cambios tecnolgicos globales.
Ideales para empresas que crecen horizontal y/o vertical (mayor complejidad,
comunicaciones, nuevas sucursales, tecnologa, etc.).
Mayor soporte (partner, vendedor nivel local, vendedor nivel mundial).



Desventajas de un Sistema ERP:

La instalacin del sistema ERP es muy costosa. Muchas empresas pequeas no
pueden adquirir este sistema por el alto costo de adquisicin. Sin embargo hay algunos
sistemas ERP, como FAST-TRACK ERP, de menor costo de adquisicin e
implementacin, pero por otro lado este sistema incrementara costos de
mantenimiento ya que cualquier reparacin por fallas se cobrara aparte.

Los vendedores del ERP pueden cargar la suma de dinero para la renovacin de sus
licencias anuales, eso no se relaciona con el tamao del ERP de la compaa o de sus
aumentos.

Los ERP se ven como sistemas muy rgidos, y difcil de adaptarse al flujo especfico de
los trabajadores y del proceso de negocios de algunas compaas, este punto se
menciona como una de las causas principales de la avera.

Los sistemas pueden ser difciles de ser utilizado. El xito depende en las habilidades y
la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educacin y cmo hacer que el
sistema trabaje correctamente. Muchas compaas reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos capacitados, lo
que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no est
capacitado para el manejo del mismo.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de
los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

Por otro lado las consecuencias de una mala estrategia de implementacin podra ir en contra
de los intereses del negocio, ya que si no tomamos en cuenta los aspectos mencionados
anteriormente podremos llegar al fracaso, o simplemente a implementar un sistema por status
pero que realmente no cumple con los objetivos de generar ms del costo de su adquisicin.
Simplemente se convertirn en un sistema de alta tecnologa pero de baja funcionalidad.



VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE USAR UN SISTEMA CRM

Ventajas de un Sistema CRM:

Aumento de informacin de nuestros clientes. El modelo de CRM permite tener
informacin veraz y al instante de nuestros clientes. Esto permite direccionar la oferta
hacia los deseos y necesidades de los clientes, aumentando as el grado de
satisfaccin y optimizando su ciclo de vida.

Reduccin del ciclo de venta. Los tiempos en que se atienden a los clientes
disminuyen notablemente al contar con informacin al momento, sobre las ltimas
compras, montos, y cantidad de productos que han comprado nuestros clientes.

Reduccin de costes mediante la automatizacin de las interacciones, aumento
de la productividad del personal desplazado, reduccin del marketing directo y los
gastos en medios de comunicacin, optimizacin de stocks y racionalizacin de
procesos.

Control sobre nuestros clientes. Conocemos quienes son nuestros clientes, cules
son sus necesidades. Esto nos permite anticiparnos a las necesidades reales de ellos,
por lo cual se puede incrementar nuestras ventas.

Trabajar como un equipo. Una de las principales ventajas que experimentan muchas
empresas es el grado de coordinacin que obtiene al implementar una metodologa
CRM dentro de su organizacin. Ya que esto permite que los altos mandos tengan una
visin de las actividades que realiza su grupo de trabajo, as como la posibilidad de
analizar las actividades de cada individuo o del equipo en general. As mismo los
trabajadores tienen la posibilidad de ver las actividades que han tenido xito de sus
colegas con los clientes, tratos, peticiones recientes, quejas, etc Esto permite
trabajar como una unidad coordinada que proporciona mejor servicio y clientes ms
satisfechos.

Dirigir las campaas a los clientes adecuados, con listas que funcionan.
El sistema CRM puede ser alimentado con datos introducidos por los vendedores,
directores, el dueo de la empresa o bien, importando los datos por medio de fuentes
externas. Los datos que se han ingresado pueden ser separados o elegidos por
diferentes criterios como seran: pas, estado, tamao, etc y as crear una campaa
dirigida, y sobre todo esa campaa dirigida sube la probabilidad de xito.

Saber cundo los objetivos estn en peligro y por qu. La mayor frustracin de
cualquier directivo es hacer predicciones y no saber como se estn comportando. El
realizar predicciones est lejos de ser una ciencia exacta, pero a pesar de ello, los
presupuestos de la empresa y los beneficios dependen de que se cumplan o no estos
objetivos. No podemos hacer el proceso exacto, sin embargo si podemos hacerlo
predecible, pues si contamos con informacin actualizada de los clientes podemos
acercarnos a la realidad. Una buena estrategia de CRM nos proporcionar una visin
cercana y actualizada de los objetivos alcanzados hasta el momento, ya sea por un
vendedor, un equipo o todo el colectivo. La metodologa CRM proporciona una
herramienta de pronstico mediante la cual, el gestor de ventas puede ajustar el
pronstico basndose en la posibilidad de cierre de ventas, el estado de las
transacciones actuales, tendencias histricas, conocimiento de los clientes, etc. Ajustar
estos factores permite al sistema hacer un pronstico ms realista.



Desventajas de un Sistema CRM:

Los elevados costos que tiene la aplicacin de CRM, tanto en trminos de recursos
econmicos como as tambin humanos (personal entrenado en el sistema), y con la dificultad
que tiene el manejo de la informacin dada la reticencia de algunos sectores a compartirla y
tambin al riesgo de invadir la privacidad del cliente y exponerlo a situaciones indeseadas.
Un problema que se puede presentar algunas veces en las empresas de menor tamao es la
falta de formalizacin de los procedimientos y la falta de inters de los empleados por
interiorizarse en la importancia que tienen estos y en la filosofa de trabajo de la empresa.



VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE USAR UN SISTEMA SAP

Ventajas de un Sistema SAP:

Las ventajas de los paquetes de aplicacin de SAP son:

Mejor visibilidad, informacin y toma de decisiones Las aplicaciones de SAP
ayudan a mejorar la visibilidad de las operaciones y ofrecen una sola versin de la
informacin de la empresa para mejorar la toma de decisiones. Mediante la conexin
de las operaciones con la estrategia, su empresa puede crear y alinear planes,
presupuestos e informes operativos en toda la organizacin y para todos los procesos
empresariales.

Eficiencia mejorada en todos los procesos de importancia crtica Utilizando
procesos globales ampliados, las aplicaciones de SAP le pueden ayudar a incrementar
la integridad de los procesos y la eficiencia empresarial y de Tecnologas de
Informacin. Estas aplicaciones alientan la colaboracin dentro y fuera de los lmites de
la empresa, de modo que puede utilizar la cadena de suministro y la informacin de
ventas de los proveedores, distribuidores, minoristas y clientes para mejorar las
operaciones.

Ms flexibilidad para innovar y ampliar Las aplicaciones SAP estn orientadas a
servicios. Esto significa que puede innovar y aadir funciones al software si es
necesario. Los paquetes de mejora sustituyen las actualizaciones para ayudarle a
innovar y ampliar sin interrumpir el funcionamiento de la empresa. Puede crear y
disear nuevos procesos, implementar aplicaciones individuales en funcin del
presupuesto o del alcance, e integrar soluciones de otros proveedores que cubran
necesidades especficas.

Soporte global y comprobado para conseguir ventaja competitiva a largo plazo
SAP se compromete a continuar mejorando las aplicaciones de SAP, de modo que
sean la perfecta eleccin para mantener la agilidad competitiva y para obtener la
excelencia operativa para grandes y medianas empresas. Gracias a dcadas de
experiencia en el mundo real de SAP en un amplio abanico de sectores, las
aplicaciones le ayudan a crear una empresa con gran capacidad de respuesta que
afronte de forma flexible las nuevas exigencias del mercado, satisfaga la base de
clientes y mantenga su ventaja competitiva a largo plazo.

Desventajas de un Sistema SAP:
Las desventajas de los paquetes de aplicacin de SAP son:
El costo de la implementacin

Siempre se depender de tener algn consultor como soporte de los diferentes
mdulos, porque al ser tan grande, no existe persona que conozca todo el sistema, por
lo tanto se especializan en algo especfico, por ejemplo, ventas (SD), desarrollo
(ABAP), finanzas (FI), Inteligencia de negocios y datawahouse (BW).

Muy poca documentacin.

Si no consigues una empresa que te capacite es muy caro capacitarse en SAP con sus
academias ya que cuestan mucho para una persona de renta normal.



3. Como considera a los sistemas ERP CRM SAP, como un Costo o una Inversin ERP
CRM SAP en las Empresas

Considero a los sistemas mencionados como una inversin porque los sistemas son
herramientas de gran utilidad para la toma de decisiones, la coordinacin y el control. Mejoran
la eficacia de los procesos administrativos de planificacin, de control y de toma de decisiones,
proporcionando una informacin ms pertinente, ms completa y ms oportuna y suministrando
los medios para analizar est informacin.

Entonces podemos decir que un sistema como un ERP, CRM, SAP o cualquier otro tiene xito
si se le da un buen uso, s los usuarios se sienten satisfechos y tienen una actitud favorable, se
han logrado los objetivos del negocio y por supuesto s se ha obtenido un beneficio econmico
de la inversin en el sistema.

Sin embargo, el xito de estos sistemas en la empresa depende mucho de las habilidades y la
experiencia de los usuarios de los sistemas, incluyendo la educacin y cmo hacer que el
sistema trabaje correctamente. Si la empresa o compaa, no le dan la importancia a estos
aspectos, y reducen costos reduciendo entrenamientos lo ms probable es que no brinden los
beneficios que espera la empresa y se convierta en un gasto perdido.




4. Exponga ejemplo de Sistemas ERP CRM SAP que utilice una empresa de la Regin
(Mencione algunas caractersticas de este Sistema ERP CRM SAP que es utilizado
en dicha empresa)



ALICORP


ALICORP es la empresa de alimentos ms grande del Per. Con una facturacin anual de
aproximadamente 550 millones de dlares, produce y distribuye cerca de 800 productos de tres
divisiones de negocios.

El proyecto de implantacin de la solucin SAP ERP, que se denomin TEAM (Trabajando en
Equipo Alicorp Mejorar), nace realmente en 1996 con la bsqueda de una solucin integral de
informacin para el rea industrial de la empresa, indica Ricardo Temoche, Gerente de
Sistemas de Alicorp.

Despus de una serie de evaluaciones, finalmente nos decidimos por la implantacin de SAP
ERP, por su nivel de integracin y porque venamos de una serie de fusiones empresariales. El
objetivo era estandarizar nuestros procesos, porque cada empresa que conform el grupo
Alicorp era diferente y la plataforma de sistemas era muy heterognea, explica Temoche.

En efecto, Alicorp nace de la fusin de una serie de empresas como La Fabril, CIPPSA,
Molinera Per y Nicolini, entre otras, quienes presentaban sistemas de gestin diferentes. En
tal sentido, al evaluar toda su infraestructura interna, las directivas de la empresa decidieron
integrar sus operaciones y la mejor alternativa que encontraron, en trminos de eficacia y
rapidez, la ofreca la implantacin de la solucin SAP ERP. La decisin por ERP de SAP se
tom en Septiembre de 1997, pero el inicio del proceso se llev a cabo en Marzo del ao
siguiente. Ello obedeci a que cuando se tom la decisin por SAP, ya se estaba terminando
el ao y estbamos tambin terminando las fusiones de algunas empresas (aprovechando las
sinergias, cierre de plantas, racionalizacin, etc.). Por esta razn era muy prematuro empezar
el proyecto en esos momentos, afirma Temoche.

As, pues, se alquil un local ad hoc para el proyecto, y el 16 de Marzo de 1998 se di inicio
oficialmente a la implantacin de SAP ERP con la dedicacin 100 % de todo el equipo de
trabajo designado y de sistemas al proyecto.



GRUPO GLORIA


El de Grupo Gloria de Per incorpor el sistema R/3 SAP 4.0 como solucin en sus cuatro
principales empresas. Con ello busca consolidar su posicin en el mercado peruano.

Tenamos la necesidad de mejorar sustancialmente el tratamiento y manejo de nuestra
informacin, y de integrar de una manera gil y segura los datos de todas las empresas del
grupo, de modo que contramos con informacin oportuna para la toma de decisiones a nivel
corporativo. As, entendimos lo que un sistema ERP significara para el grupo, y cules seran
los beneficios y el retorno de inversin en cuanto a mejoras en la gestin para nuestra
empresa, comenta Pilkington.

Segn Francis Pilkington, hubo factores clave que determinaron la decisin por la solucin de
SAP: "Vimos que SAP ofreca un producto ms maduro, completo e integrado entre todas sus
reas funcionales, lo que era muy importante para un grupo tan grande y diversificado como
Gloria. Influy tambin el hecho de que SAP se est consolidando en el mercado nacional, y
que cuenta con recursos humanos locales y una subsidiaria en Per".

"Adicionalmente, observamos algunos ejemplos de instalaciones que haban realizado y que se
estaban desarrollando ptimamente, y percibimos que SAP sigue una franca carrera de
crecimiento, de constante inversin en investigacin y desarrollo de sus productos.
Por ltimo, vimos como ventaja que el sistema de SAP es muy difundido y aceptado por las
empresas de consultora de negocios, como es el caso de BCTS, empresa que tambin
seleccionamos porque cuenta con personal debidamente entrenado, capacitado y certificado
por SAP, lo que nos dio mucha seguridad".

El proyecto comenz en su primera fase en julio de 1998 cuando se instalaron los procesos de
negocio de finanzas y controlling en las cuatro principales empresas del grupo: Gloria S.A.,
Yura S.A., Cemento Sur S.A. y Racien S.A. Esta fase termin con xito en enero de 1999, y
actualmente Gloria tambin se est beneficiando de los procesos de logstica, ventas y
distribucin, produccin y mantenimiento de planta muy importantes para la mayora de las
empresas industriales del grupo. Estos procesos de negocios se encuentran en productivo
desde enero de 2000.

Comenzamos por implementar los procesos de finanzas y contabilidad porque adems de ser
la columna vertebral de todas las operaciones, necesitbamos adaptar nuestros sistemas a uno
que estuviese certificado para el ao 2000.

Como el sistema ya est operativo, tambin se extender hacia algunas de las otras empresas
ms pequeas de la corporacin. El Grupo Gloria est conformado por ocho empresas de
envergadura y uno de los mayores retos en este proyecto es integrar en el grupo, con el
sistema de SAP, las operaciones que tienen en Bolivia.



CEMENTO ANDINO PERU

Ha logrado consolidacion y crecimiento con SAP


Cemento Andino es lder en el aspecto tecnolgico de produccin de cemento, habiendo sido la
primera en Amrica en contar con el proceso seco y posteriormente liderando la innovacin
tecnolgica con diseos hechos por ingenieros peruanos para los sistemas de pre calcinacin
de lneas separadas, filtros de Mangas tipo Jet Pulse y molienda de prensa de rodillos. La
empresa tambin es lder en los proceso de automatizacin de produccin con sistemas de
avanzada como Siemens-Cemat instalado en el ao 2000.

La compaa se vio en la necesidad de buscar una solucin que le permitiera optimizar los
procesos del negocio y consolidar las bases de datos pues hasta ese momento existan dos,
una en Lima y otra en la fbrica, ubicada en la sierra central, con un sistema que no era
totalmente efectivo porque la informacin estaba desfasada. Esto en algunas ocasiones
generaba problemas de actualizacin al no contar con la informacin a tiempo. Dicha situacin
era crtica al consolidar y conciliar la venta y el despacho diario y ms an al final de mes por
los cierres contables y el manejo de inventarios.



OPTICAS GMO (consolida su estrategia de crecimiento con el expertise de SAP Business
All-in-one)



El ERP de SAP ser implementado y pasar a formar parte de la gestin operativa de GMO. La
decisin de tomar esta medida se enmarca dentro de un proyecto de gestin corporativa que
busca lograr mayor integracin y eficiencia en las operaciones.

Un nuevo nombre se ha sumado recientemente a la red de clientes de SAP, empresa lder en
software empresarial: se trata de pticas GMO, quien ha decidido implementar el software SAP
Business All-in-one como parte de su estrategia de crecimiento en sus oficinas de Chile, Per,
Ecuador, Colombia, Espaa y Portugal.

Alejandro Santis, Gerente General de GMO, explica que la decisin de adoptar SAP tiene que
ver con la necesidad de contar con una herramienta sustentable dentro de la compaa. La
informacin estaba repartida entre distintas fuentes y se hizo perentorio que los datos
estuvieran disponibles de manera rpida, fcil y asequible a la hora de tomar decisiones
estratgicas y acelerar los procesos internos, explic.

La implementacin de SAP se realizar de manera gradual abarcando los mdulos de
Finanzas, Contabilidad, Administracin, Logstica, Puntos de Venta y Front Office, todo con el
objetivo de afianzar el crecimiento que la empresa ha experimentado en los ltimos aos.
Actualmente somos los lderes del mercado y queremos sustentar ese liderazgo alcanzando
una cuota de mercado del 40% (la actual es de 32%) y es por eso que optamos por SAP: una
empresa lder debe estar con los lderes, agreg el ejecutivo.

Por qu SAP

Santis lo explica as: Despus de dos aos de analizar los pros y contras de todas las ofertas
disponibles en el mercado, optamos por SAP porque ya contaba con una experiencia de
implementacin en retail ptico y pensamos que eso acelerara el procedimiento, el cual ser
avalado por la gestin de Crystalis Consulting.

Actualmente GMO cuenta en Chile con ms de 200 locales repartidos de Arica a Punta Arenas,
en los cuales ha realizado una importante inversin. El crecimiento sigue en desarrollo, y por
ello la necesidad de contar con un software de gestin que d soporte a esta etapa.
La idea es tambin replicar este modelo en los otros pases donde GMO tiene presencia en el
mercado. As, los 200 locales que hay Espaa y los 70 de Per, tambin sern incluidos dentro
de la tecnologa SAP, para que de esta forma todas las oficinas cuenten con informacin
integrada.

Tenemos altas expectativas de esta implementacin, instalamos oficinas especiales para los
usuarios SAP y contamos con un equipo de profesionales que apoyarn a nuestros
funcionarios durante el traspaso a esta nueva plataforma para que el cambio se realice de la
mejor manera, acot Santis.

Leonel Graff, Gerente General de SAP Chile, expres su satisfaccin por la alianza entre
ambas empresas, destacando que GMO es una marca muy potente y este acuerdo nos
permite acercarnos a una industria de retail especfico como es el rea ptica. Ellos son una
empresa en crecimiento y creemos que junto a SAP Business All-in-one, sus objetivos pueden
potenciarse con la ayuda de tecnologa de ltima generacin.


Otras empresas que utilizan ERP en diversos sectores:

Banca y Finanzas
SAP R3
- Banco de Crdito del Per (BCP)

Oracle EBusiness Suite
- Banco Interbank
- Banco Falabella


Hotelera y Turismo
SAP R3
- Casa Andina

Telecomunicaciones
SAP R3
- Amrica Mvil Per SAC (CLARO)
- Telefnica del Per

Oracle EBusiness Suite
- Nextel Per

Otros
SAP R3
- Diario El Comercio

Oracle EBusiness Suite
- CINEPLANET




5. Errores que los usuarios y empresas que adquieren sistemas de gestin no deben
cometer

Una parte fundamental de una implementacin exitosa de software es la adopcin del usuario
final, ya que si stos no son capaces de conocerlo, el software ser percibido como inutilizable,
complejo y por ende una solucin incorrecta debida que no podra devolver el retorno de la
inversin esperado.

A continuacin se mostrar 5 errores comunes que el usuario final deberia evitar al momento
de planear la educacin de este tipo de software:

1. Error: Cuando no se comprende que es cuestin de educacin y no de
capacitacin.
Capacitar consiste en explicar y demostrar la manera en la que se debe realizar una
actividad. Educar es explicar las razones por las cuales las actividades se llevan a cabo
y la importancia que tiene en los procesos de negocio.
Ej.: el usuario que ingresa rdenes de compra necesita entender cmo el ingreso de
una orden en forma incorrecta puede afectar negativamente al rea de ventas,
fabricacin, cuentas a pagar y la insatisfaccin del cliente, proveedor.

2. Error: No saber combinar el aprendizaje formal con el informal.
El formal consiste en adquirir conocimientos en un ambiente estructurado (aula). El
informal consiste en adquirir conocimientos en un ambiente desestructurado
(resultados de un trabajo). Brindar educacin formal es fcil, pero la educacin informal
podra consistir en elementos tales como la ayuda sensible al contexto o los cursos
insertados dentro del software.

3. Error: Utilizar solo un medio educativo.
Si nos basamos en el concepto de que las personas aprenden de modos diferentes,
entonces se tendra que utilizar una combinacin de medios de aprendizaje, como leer,
ver y realizar para poder aumentar la retencin del conocimiento.
Ej.: clases tutoriales a travs de la web, guas del usuario o los recursos relacionados
con las preguntas frecuentes para las consultas en el lugar de trabajo.

4. Error: No tener un plan de educacin a largo plazo.
Se debe tener en claro que la educacin es un ciclo continuo. Es decir la educacin no
acaba con la implementacin y la puesta en marcha, se debe tener en cuenta una serie
de factores como los nuevos empleados, los cambios organizacionales (procesos y
recursos humanos) y las actualizaciones del sistema. Todo esto nos lleva a tener un
plan de educacin a largo plazo.

5. Error: Considerar que la educacin es un gasto.
La educacin no es un gasto, es una INVERSION. Los negocios inteligentes reconocen
que para darse cuenta del valor que se vislumbra en una inversin relacionada con el
software empresarial, los usuarios tienen que utilizar el software de forma competente y
sostener dicha capacidad a lo largo del tiempo.

Siempre es un riesgo no educar a los usuarios de manera apropiada al momento de
implementar un sistema ERP, ya que esto puede ocasionar a largo plazo prdida de
productividad o la sensacin de que no estamos aprovechando nuestro sistema.