1ra Sesion Excel Avanzado PDF

Excel Avanzado
La f ormacin de los futuros profesionales y t cnicos debe r ealizarse de

manera integral, debe comprender diferentes aspectos como los tcnicos,
artsticos, culturales, cientficos, entre otros, que le permitan ser capaz de
comprender l a problemtica actual y l os constantes cambios en nuestra
sociedad, para que as, promueva l a bsqueda colectiva de s oluciones,
aplicando creativamente lo aprendido.
El Centro de Informtica de la UCH, es consciente de los actuales proble-
mas de la sociedad y en particular de la educacin superior y tcnica, l a
cual se debe caracterizar por lograr, principalmente, su articulacin con el
sector productivo y tener una clara orientacin a las verdaderas necesida-
des del ser humano. En este contexto, buscamos contribuir a travs del
presente Material acadmico y de una enseanza integral en las aulas, una
formacin que permita al participante aplicar creativamente lo aprendido
en l a bsqueda de soluciones a diferentes problemas que en diferentes
aspectos de su desarrollo personal y profesional encontrar.
El presente Manual Acadmico es fruto del aporte colectivo de profesores
de la especialidad, quienes han sistematizado las experiencias adquiridas y
recogido las sugerencias de muchos estudiantes en diversas instituciones
educativas e n donde han participado. Estamos convencidos que este
Manual Acadmico, ser de mucha utilidad para el estudiante, ya que le
permitir consolidar su desempeo profesional.
Direccin General
PRESENTACIN
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
PRIMERA SESIN
Tablas dinmicas - Esquemas - Subtotal
SEGUNDA SESIN
Funciones Financieras
TERCERA SESIN
Herramientas de Anlisis de Informacin
CUARTA SESIN
Validacin - Formularios - Macros
2
4
5
53
63
85
Excel, como probablemente ya sepa es el programa de hojas de clculo
ms utilizado en el mundo y es parte del paquete Microsoft Office.
Microsoft comercializ originalmente un p rograma d e Hoja de clculo
llamado Multiplan en 1982, que se convirti muy popular en los sistemas
CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus
1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y
la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con
un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviem-
bre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y en 1988 Excel
haba comenzado a vender 1-2-3 y esto ayud a Microsoft a alcanzar l a
posicin d e los principales desarrolladores d e software para PC. E ste
logro, destronando al rey del mundo del software, solidific a Microsoft
como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo del software
GUI. Microsoft empuj su ventaja con nuevas versiones regulares, cada
dos aos. L a versin actual para l a plataforma Windows e s Excel 14,
tambin denominada Microsoft Office Excel 2010. La versin actual para
Mac OS X es la plataforma Microsoft Excel 2008.
Gran parte del xito se debe a que Excel es verstil. El punto fuerte de
Excel es por supuesto la realizacin de clculos numricos, pero tambin
es muy til para aplicaciones no numricas, a continuacin mostraremos
algunas de las aplicaciones de Excel.
Procesamiento de Datos Numricos: crear presupuestos analizar resulta-
dos estadsticos y r ealizar casi cualquier tipo de anlisis financiero que
pueda imaginar.
Creacin de grficos: crear una amplia variedad de grficos que puedan
personalizarse.
Organizacin de listas: utilizar el diseo de filas y columnas para almacenar
listas con eficiencia.
Acceder a otros datos: importar datos de una amplia variedad de fuentes.
Crear grficos y diagramas: usar las autoformas y el nuevo SmartArt para
crear diagramas con aspecto profesional.
5
TABLAS DINMICAS ESQUEMAS - SUBTOTAL
Objetivos
Realizar operaciones con tablas dinmicas y grfcos dinmicos para crear resmenes de datos.
Crear esquemas e inmovilizar paneles para mejorar la visualizacin de las tablas.
Utilizar la herramienta subtotal para resumir los datos por grupos.
TABLAS DINMICAS
Son tablas interactivas que permiten resumir y analizar los datos procedentes de listas y tablas existentes,
la cantidad de informacin con la que se trabaja debe ser relativamente grande.
Una tabla dinmica permite modicar el aspecto de una lista de elementos con mayor facilidad, de
manera cmoda y resumida. Adems, se puede modicar su aspecto y cambiar de lugar los campos.
Ejercicio 1
La empresa "COMPUTER S.A.", requiere de una aplicacin en Excel que le permita solucionar el problema de
resumir sus datos para la toma de decisiones.
Realice los siguientes pasos:
1. Abrir un libro nuevo de Excel.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Empleados y cree la siguiente tabla:
Excel Avanzado
Primera Sesin
ESPECIALISTA EN EXCEL
6
Centro de Informtca - UCH
3. Se pide lo siguiente: calcule el total de sueldos por rea.
4. Seleccione cualquier celda de la tabla / Ficha Insertar / tabla dinmica, y elige Tabla Dinmica.
Clic en esta opcin
5. Se mostrar la siguiente ventana:
6. Notar que toda la tabla se ha seleccionado y aparece en Tabla o rango: Empleados!$B$2:$J$22, que
indica el rango de toda la tabla.
7. Aceptar y se mostrar lo siguiente:
7
PRIMERA SESIN EXCEL AVANZADO
8. En la ventana anterior arrastre en Etiquetas de la: rea y valores: Salario, se mostrar la siguiente
tabla dinmica:
9. Se pide lo siguiente: calcule la cantidad de das de descanso por rea.
10. Realice los pasos 4, 5, 6 y 7 mencionados anteriormente.
11. Luego arrastre en Etiquetas de la: rea y valores: descanso x enfermedad, se mostrar la siguiente
tabla dinmica:
12. Se pide lo siguiente: calcule la cantidad de empleados por rea.
13. Realice los pasos 4, 5 ,6 y 7 mencionados anteriormente.
14. Luego arrastre en Etiquetas de la: rea y valores: rea(Cuenta), se mostrar la siguiente tabla
dinmica:
15. Se pide lo siguiente: Filtrar por rea y mostrar por empleado la cantidad de das de descanso y
vacaciones.
8
16. Luego arrastre en Filtro de informe: rea, Etiquetas de la: Apellidos y valores : Descanso x
enfermedad y das de vacaciones, se mostrar la siguiente tabla dinmica:
17. Se pide lo siguiente: Mostrar por empleado la cantidad de das de descanso, monto de dinero por da
de descanso (monto/24), descuento (cantidad de das de descanso*monto de dinero por da de
descanso).
19. Luego Ficha Opciones, botn Clculos, [campos, elementos y conjunto], campo calculado:
Clic en esta opcin
21. Luego de escribir la frmula seleccione el botn Sumar.
9
22. Luego Aceptar y notar que en la ventana lista de campos de la tabla dinmica se agreg el nuevo
campo.
23. Repite los mismos pasos para el campo calculado descuento.
24. Luego arrastre en Etiquetas de la: Apellidos y valores : descanso x enfermedad, monto x da,
descuento, se mostrar la siguiente tabla dinmica:
25. Se pide lo siguiente: mostrar a los empleados de acuerdo a un intervalo en los sueldo.
27. Luego arrastre en Etiquetas de la: Apellidos, Etiqueta de Columna: Salario y valores: Salario, se
mostrar una tabla dinmica con la informacin de todos los empleados.
28. En la celda B4, clic derecho y escoger Agrupar.
Clic en esta opcin
10
30. Se mostrar la siguiente tabla dinmica:
31. Grabe el archivo con el nombre: Computer.
Ejercicio 2
La empresa Rivera, requiere de una aplicacin en Excel que le permita solucionar el problema de resumir
sus datos para la toma de decisiones.
1. Abrir un libro nuevo.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Datos y cree la siguiente tabla:
11
3. Se pide lo siguiente: Una tabla dinmica donde se muestre por productos, vendedor y mes la suma de
ventas y unidades.
4. Seleccione el rango B3:F53 y poner el nombre de Informacin.
5. Seleccione cualquier celda de la tabla, luego cha insertar / Tabla dinmica y elige Tabla Dinmica.
12
7. En la seccin Tabla o rango escribe: Informacin, es el nombre de la tabla que se realizo en el paso 4.
8. Aceptar.
10. Luego arrastre los campos a las siguientes secciones.
13
11. La tabla dinmica tendr el siguiente aspecto:
12. Se puede apreciar que el nombre de los vendedores se ubican dentro los productos, impidiendo ver la
informacin mas ordenada y compacta.
13. Vamos a cambiar el aspecto de la tabla dinmica.
14. Seleccione cualquier celda de la tabla dinmica.
15. Seleccione la cha Diseo / Diseo de informe y Mostrar en formato tabular.
16. Se mostrar la siguiente tabla:
14

17. En la celda C5, escriba Monto.
18. En en la celda C6, escriba Cantidad.
19. Poner separador de miles y decimales al Rango D5 : I26.
20. De los cambios realizados, la tabla se mostrar de la siguiente forma:
Ejercicio 3
La universidad UCH, requiere de una aplicacin en Excel que le permita solucionar el problema de resumir
sus datos para la toma de decisiones.
15
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Consolidado y cree la siguiente tabla:
3. Se pide lo siguiente: Una tabla dinmica donde se muestre por carrera, curso y mes la suma de alumnos
matriculados y el monto total.
4. Seleccione el rango B3:F30 y poner el nombre de Resumen.
5. Realice hasta el paso 8 del Ejercicio 2.
6. Luego arrastre los campos a las siguientes secciones.
16
8. Realice hasta el paso 17, 18,19 del Ejercicio 2.
9. La tabla quedar de la siguiente manera:
10. Grabar el archivo con el nombre: UCH.
17
Ejercicio 4
La empresa OSORES S.A., requiere de una aplicacin en Excel que le permita solucionar el problema de
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Ventas y cree la siguiente tabla:
3. Se pide lo siguiente: Una tabla dinmica donde se agrupe por mes y tipo la cantidad de documentos
emitidos y la suma de las ventas realizadas.
4. Seleccione el rango B3:H23 y poner el nombre de Datos.
5. Realice hasta el paso 8 del Ejercicio 2.
6. Arrastre los campos a las siguientes secciones.
18
8. Realice hasta el paso 17, 18,19 del Ejercicio 2.
19
9. La tabla quedar de la siguiente manera:
10. Se puede notar que se muestran las fechas y no se agrupan por mes.
11. Clic derecho en la celda A5, se mostrar lo siguiente:
20
12. Seleccione la opcin agrupar, se mostrar la siguiente ventana:
13. Marque meses y luego aceptar, se mostrar la tabla dinmica terminada:
14. Grabe el archivo con el nombre: OSORES.
ACTUALIZAR TABLA DINMICA
En ocasiones sucede que los datos que se encuentran en la tabla de origen no se llegan a actualizar en
la tabla dinmica o simplemente agregamos o eliminados campos. Es por eso que es necesario saber cmo
actualizar una tabla dinmica.
Trabaje con el libro "OSORES".
1. Trabaje en la hoja Ventas.
2. Modique algunos valores de la columna SUBTOTAL.
3. Trabaje en la hoja (donde se encuentra la tabla dinmica).
21
4. Seleccione cualquier celda de la tabla dinmica.
5. Ficha Opciones/Actualizar/ Actualizar todo.
6. Notar que la atabla dinmica ha cambiado, segn los datos modicados.
7. Cierre el libro OSORES.
Grcos Dinmicos
Un informe de grco dinmico representa grcamente los datos de un informe de tabla dinmica
(informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como
registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.).
Ejercicio 5
Trabaje con el libro computer.
1. Se pide lo siguiente: Mostrar la suma de salario por rea.
2. Seleccione cualquier celda de la tabla, luego cha insertar / tabla dinmica, y elige Grco dinmico.
Clic en esta opcin
22
4. Luego arrastre en Campos de leyenda (series): rea, valores: Salario, se mostrar lo siguiente:
5. Para mostrar los valores en cada barra, seleccione en el graco, Ficha Presentacin Etiquetas de datos
y se mostrar lo siguiente:
23
6. Elige Extremo extremo.
7. Se pide lo siguiente: Filtrar por rea y mostrar por empleado la cantidad de das de descanso y
vacaciones.
8. Realice los pasos 2, y 3 mencionados anteriormente.
9. Luego arrastre en Filtro de informe: rea, Campos de eje (categoras): Apellidos y valores:
Descanso x enfermedad, das de vacaciones, se mostrar lo siguiente:
24
10. Se pide lo siguiente: Mostrar la cantidad de empleados por rea.
11. Realice los pasos 2, y 3 mencionados anteriormente.
12. Luego arrastre en Campos de ejes (categora): rea y valores: rea, se mostrar lo siguiente:
13. Grabe el archivo con el nombre: Computer_grcos.
ESQUEMAS
Un esquema es un resumen preciso que reeja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia
del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un
rango, donde cada columna tiene un rtulo en la primera la, contiene informacin similar, y no contiene las
ni columnas en blanco.
Ejercicio 6
La empresa Norteamrica "Slender S.A.", requiere de una aplicacin en Excel que le permita agrupar las
ventas realizadas en cada una de sus empresas que estn en diferentes pases.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Totales y cree la siguiente tabla:
25
3. Seleccione cualquier celda de la tabla, luego clic en la cha Datos Agrupar, Autoesquema.
Clic en esta opcin
26
5. Para borrar seleccione cualquier celda de la tabla, luego clic en la cha Datos Desagrupar, Borrar
esquema.
Clic en esta opcin
6. Grabe el archivo con el nombre: Slender.
AGRUPAR DESAGRUPAR
Permite agrupar datos de acuerdo a una caracterstica establecida, logrando de esta manera poder
totalizar una informacin requerida.
Ejercicio 7
La empresa "Taca S.A.", requiere de una aplicacin en Excel que le permita agrupar las ventas realizadas.
27
3. Realice modicaciones a la tabla y se debe mostrar de la siguiente manera:
4. Seleccione las celdas: B3: F6, luego cha Datos / Agrupar, se mostrar la siguiente ventana:
5. Cree un grupo por Total de empleado, entonces hacer clic en el botn Aceptar.
6. Seleccione las celdas: B8: F11, en la cha datos / agrupar / aceptar.
7. Realice los pasos anteriores la hoja quedar de la siguiente manera:
28
8. Grabe el archivo con el nombre: Taca.
NOTA
El mismo procedimiento es para agrupar por columnas lo nico que debe alterar en el cuadro agrupar,
la opcin columnas.
SUBTOTAL
Cuando se selecciona un rea de datos, es posible agruparla automticamente por categoras dentro
de sus campos y adems realizar clculos sobre ellas que resuman toda la categora. Por ejemplo, si manejas
unos datos mensuales, te puede interesar que se aadan resmenes semanales. Los resultados de los mismos
se llaman subtotales.
Ejercicio 8
La empresa "Consorcio S.A.", requiere de una aplicacin en Excel que le permita mostrar dos subtotal por las
ventas realizadas en cada pas y el promedio.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Registros y cree la siguiente tabla:
3. Proceda a ordenar los registros por pas.
4. Seleccione cualquier celda, Ficha / Datos / Subtotal.
Clic en esta opcin
29
6. Realice el paso 4 y tambin lo siguiente
7. Mostrar la siguiente ventana:
30
8. Grabe el archivo con el nombre: Consorcio.
Ejercicio 9
La empresa "Elektra S.A.", requiere de una aplicacin en Excel que le permita mostrar los subtotales por
marca y categora donde se visualice suma de precio, contar, mximo y mnimo.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Almacn y cree la siguiente tabla:
31
3. Ordene la tabla por marca y categora.
4. Seleccione cualquier celda de la tabla, Ficha / Datos / Subtotal y elige lo siguiente:
32
5. Respete el paso 4 y elige lo siguiente:
33
34
9. Grabe el archivo con el nombre: Elektra.
10. Luego de realizar todos los pasos se mostrar lo siguiente:
35
36
Texto en Columna
Esta herramienta permite separar el texto de un conjunto celdas segn el carcter de separacin que se
establezca.
Ejercicio 10
Se tiene una aplicacin en Excel donde se requiere separar el nombre segn un conjunto de registros.
1. Abrir un libro.
2. Cambie el nombre de la Hoja1 x Separar.
3. Cree la siguiente tabla:
4. Seleccione el rango B4:B19.
5. Seleccione la cha Datos/Texto en columnas.
37
7. Seleccione siguiente.
Separadores: marcar Coma (debido que es el carcter que separa el apellido y el nombre).
9. Siguiente
38
10. Luego Finalizar.
11. Se mostrar lo siguiente:
12. Grabe el libro con el nombre: Separar.
Evitar Duplicados
Esta herramienta permite borrar registros duplicados que se encuentren en un conjunto de celdas.
39
Ejercicio 11
Se tiene una aplicacin en Excel donde se requiere borrar aquellos registros repetidos.
1. Abrir un libro.
2. Cambie el nombre de la Hoja1 x Duplicado.
3. Cree la siguiente tabla:
4. Seleccione la celda B2.
5. Seleccione la cha Datos/Quitar duplicados.
7. En Aceptar, se mostrar lo siguiente:
8. Aceptar.
40
10. Grabe el libro con el nombre: Duplicar.
Inmovilizar Paneles
Navegar por una hoja de clculo grande y compleja con miles de celdas puede ser a veces un verdadero
reto. El problema es que, a medida que avanza hacia abajo, las etiquetas de las columnas y las las dejan de
ser visibles, por lo que es difcil saber a qu se reeren los datos que est observando. Mediante el comando
Inmovilizar paneles de Excel, puede asegurarse de que determinadas las y columnas queden visibles mientras
avanza por la hoja de clculo.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x Empleados y cree la siguiente tabla:
3. En la celda B4 / Ficha Vista / botn Inmovilizar, se mostrar lo siguiente:
41
4. En inmovilizar paneles, notar una lnea vertical y horizontal en la tabla.
5. Guarde el archivo con el nombre: Empresa.
Ocultar Ventanas
Esta herramienta permite ocultar las hojas y el libro actual, logrando as dar seguridad a la informacin que
se maneja.
Ejercicio 1
Se requiere ocultar un libro.
1. Abrir el libro Separar.
2. Ficha Vista/Ocultar Ventana.
42
4. No se muestra las hojas y el libro.
5. Si se requiere mostrar las hojas y el libro.
6. Ficha Vista/Mostrar Ventana.
7. Se mostrar el libro y las hojas.
Dividir
Esta herramienta permite ver varias partes distintas de un libro a la vez.
Ejercicio 2
Se requiere dividir una hoja de un libro.
1. Abrir el libro Separar.
2. Ficha Vista/Dividir.
43
HIPERVNCULOS
Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una
intranet o en internet. Cuando haga clic en la celda que tiene el hipervnculo Microsoft Excel abrir el archivo
almacenado en la ubicacin del vnculo.
Ejercicio 1
La empresa SAMSUNG requiere de una aplicacin en Excel que permita mostrar las ventas realizadas por
cada empleado en los diferentes meses.
Para ello cuenta con 10 libros (cada uno almacena las ventas de los empleados en los diferentes meses) y un
libro de Excel donde la hoja DATOS contiene los nombres y apellidos de los empleados y los 12 meses, al hacer
clic en un mes determinado se debe abrir el libro correspondiente al empleado y se activara la hoja del mes
seleccionado.
1. Cree una carpeta en la unidad E con el nombre: SAMSUNG.
3. Cambie el nombre: Hoja1 x DATOS y cree la siguiente tabla:
44
4. Guarde el libro con el nombre: Samsung Ventas.
6. Cambie el nombre: Hoja1 x Enero.
7. Cambie el nombre: Hoja2 x Febrero.
8. Cambie el nombre: Hoja3 x Marzo.
9. Hasta Diciembre.
10. Cada una de las hojas almacena una tabla donde se registra los clientes, y el monto realizado por la
compra.
11. Guarde el libro con el nombre: Sam-Ventas-Castillo.
12. Cierre el libro.
13. Realice los pasos 5 hasta 11 con cada empleado, deber de cambiar el nombre del archivo.
14. Vuelve al libro Samsung Ventas y seleccione la celda D4.
15. Ficha Insertar / Hipervnculo.
45
- Seleccione en Vincular a: Archivo o pgina web existente.
- Seleccione Carpeta actual.
17. Seleccione el libro: Sam-Ventas-Castillo.
18. En el botn Marcador.
20. Seleccione Enero, debido a que el hipervnculo se realizara en esta hoja.
46
21. Aceptar
22. Realice los pasos 14 hasta 20, cambiando el mes segn cada empleado.
23. La tabla quedar de la siguiente forma:
24. Notar que los meses estarn indicando el hipervnculo creado.
25. Seleccione el hipervnculo, se abrir el libro correspondiente del empleado y se activar la hoja segn el
mes seleccionado.
47
A. La empresa "HERMANOS TRUJILLO S.A." requiere de una aplicacin en Excel que le facilite el proceso
de resumir sus datos para la toma de decisiones.
2. Cambie el nombre: Hoja1 x VENTAS y cree la siguiente tabla:
48
3. Guarde el archivo con el nombre: Hermanos.
Realice las siguientes tablas dinmicas:
Total de ventas por mes
Total de ventas por vendedor y meses
Cantidad de ventas por mes
Cantidad de ventas por vendedor
B. La empresa "LA NICA COMO TU S.A." requiere de una aplicacin en Excel que le facilite el proceso de
49
6. Guarde el archivo con el nombre: La nica.
Realice las siguientes tablas dinmicas:
Total de ventas por mes.
Total de ventas por vendedor y meses.
Cantidad de ventas por mes.
Total de ventas por productos y vendedor.
Total de ventas por productos de acuerdo a un fltro por mes.
AUTOEVALUACIN
50
Marque las alternativas correctas:
1. Para realizar ltros a un grco ser de tipo
A. AutoFiltro
B. Graco dinmico
C. Tabla dinmica
2. En que cha se encuentra graco dinmico:
A. Datos
B. Insertar
C. Frmulas
3. La tabla dinmica tiene campos de eje y leyenda:
A. Falso
B. Verdadero
4. Los grcos dinmicos se pueden personalizar
A. Verdadero
B. Falso
5. Para qu nos sirve las tablas dinmicas?
...............................................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................................
6. Para qu nos sirve trabajar con subtotal?
...............................................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................................
7. En que cha se encuentra SubTotal:
A. Datos
B. Insertar
C. Frmulas
51
8. Si tenemos en una celda ANA, SOTO, AYALA y necesitamos crear la columna nombre, apellido paterno y
apellido materno que realizamos
A. Texto en columnas
B. Separar texto
C. Separar en columnas
9. En que cha se encuentra Inmovilizar Paneles:
A. Datos
B. Insertar
C. Vista
10. Para inmovilizar paneles es necesario seleccionar una celda:
A. Verdadero
B. Falso
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0
B B B A - - A A C B

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