IT401 Elab. de Procedimientos

INSTRUCCIN DE TRABAJO
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Fecha de vigencia:
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
ISO 9001:2008 - NCh 2728:2003
Aplicable a:
1.
Edicin N:
Instruccin N:
Pgina:
IT401/01
1 de 3
01.10.2014
TODA LA ORGANIZACIN
OBJETIVO.
Dar instrucciones para que la documentacin del Sistema Gestin de la Calidad se desarrolle en
forma completa y consistente en su presentacin y formato y definir el procedimiento de emisin y
modificacin de la misma.
2.
RESPONSABILIDADES.
Es responsabilidad de la persona que crea o propone modificaciones al sistema documentado de la

calidad, regirse por el presente procedimiento.
Es responsabilidad del Representante de la Gerencia hacer la revisin final para verificar la
inexistencia de duplicidades o contradicciones con la documentacin existente antes de someterlo a
la aprobacin del Gerente General.
El Representante de la Gerencia ser responsable de mantener un Listado Maestro
permanentemente actualizado del SGC, documentado de VICENCIO CONSULTORES
LIMITADA, para asegurar que los cambios son efectuados en todos los documentos
controlados de la organizacin.
3.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
3.1.
Aprobacin, Emisin y Cambios en los Documentos.
a)
La creacin de los procedimientos es efectuada por los responsables de cada rea con
experiencia en las funciones a describir.
b)
Todo el personal de la empresa tiene la autoridad necesaria para proponer modificaciones a

los documentos.
c)
Tanto la creacin como las modificaciones a los documentos son revisadas y aprobadas por
los responsables, quienes la entregarn al Representante de la Gerencia para su revisin
final y posterior aprobacin por el Gerente General.
3.2.
Desarrollo del procedimiento.
El formato que se utilizar para la redaccin de procedimientos es el mismo del presente documento
y contendr la siguiente informacin:
a) Identificacin:
Se indicar en la parte superior de cada hoja el nombre de la empresa, nombre del documento,
fecha de vigencia, nmero de edicin, nmero del procedimiento, nmero de pginas. En la parte
inferior de la primera pgina se indicar preparado por, revisado por, y aprobado por.
b) Codificacin:
Est basada en seis grupos alfanumricos, como sigue:
MC : Manual de la Calidad
PC
: Procedimientos Comunes
PE
: Procedimientos Especficos
IT
: Instrucciones de Trabajo
FO
: Formularios o Formatos
DO
: Documentos
Seguido por un primer dgito que identifica la clusula de la norma con el que est relacionado.
A continuacin, dos dgitos que indican la secuencia numrica de los procedimientos dentro de la
misma clusula.
Las instrucciones de trabajo tendrn la misma numeracin que los procedimientos que los originan
agregndoles una barra diagonal y dos dgitos que indican la secuencia numrica de ellos dentro de
un mismo procedimiento.
Preparado por-. Representante de la Gerencia
Aprobado por: Gerente General
COPIA CONTROLADA
Fecha de vigencia:
01.10.2014
Edicin N:
Instruccin N:
Pgina:
IT401/01
2 de 3
ISO 9001:2008 - NCh 2728:2003
Los formatos tendrn un cdigo FO agregado al N de la respectiva instruccin de trabajo y seguida

de un nmero 1, 2,3 etc., segn sea la cantidad de formatos que se generan.
La numeracin e indexacin de los procedimientos e instrucciones de trabajo sern asignadas por el
Representante de la Gerencia.
A continuacin se detalla un ejemplo de codificacin para el procedimiento Comunicaciones
Internas, sus instrucciones de trabajo y formularios:
DOCUMENTO
Tipo
Procedimiento
Inst. de Trabajo N1
Formulario N1
Formulario N2
Inst. de Trabajo N2
Clusula N
PE
IT
FO
FO
IT
5.5.3
5.5.3
5.5.3
5.5.3
5.5.3
Identificacin del
Documento
PE501
IT501/01
FO501/F1
FO501/F2
IT501/02
c) Redaccin de los Procedimientos:

Los procedimientos sern redactados considerando slo los conceptos aplicables del listado que
se muestra en el cuadro siguiente. Esto significa que el tem N2 Definiciones, el N 3
Informaciones Relevantes, u otros, slo aparecern en el procedimiento cuando aporten
informacin necesaria para su correcta comprensin. Se excepta el procedimiento PC 401
Control de Documentos que es el inicial del sistema.
1. OBJETIVO.
Esta seccin debe establecer en forma clara y simple los objetivos del procedimiento.
2. DEFINICIONES.
Slo se incluir esta seccin en los procedimientos cuando se utilice terminologa
especializada que requiera ser explicada.
3. INFORMACIONES RELEVANTES
Slo se incluir esta seccin si existen informaciones relevantes necesarias para la adecuada
comprensin del procedimiento.
4. RESPONSABILIDADES.
Se indicar los cargos de la las personas responsables del cumplimiento del procedimiento.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
Esta seccin es la parte medular del procedimiento y en ella se identifica Qu, Quin,
Cundo, Dnde, Cmo y Con qu se realizan las tareas correspondientes. En aquellos casos
en que sea conveniente crear instrucciones de trabajo relacionadas al procedimiento, stas
sealarn el Cmo se efectan las tareas correspondientes.
6. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA.
Se indicar en esta seccin los conocimientos, estudios, ttulos o habilidades y aos de
experiencia en la materia de la las personas que tengan la responsabilidad de aplicar el
procedimiento.
7.
CONTROL DE REGISTROS.
Slo se incluir esta seccin cuando el procedimiento genere registros auditables y se utilizara
la siguiente tabla.
COPIA CONTROLADA
Fecha de vigencia:
01.10.2014
Edicin N:
Instruccin N:
Pgina:
IT401/01
3 de 3
ISO 9001:2008 - NCh 2728:2003

Nombre
Identificacin
Almacenamiento Proteccin Recuperacin
del registro del registro
Tiempo de retencin
Disposicin
8. CONTROL DE EDICIONES.
Esta seccin contendr un cuadro que permita llevar un control cronolgico de las
modificaciones que se efecten a los documentos controlados del Sistema de Calidad.
d) Control de Distribucin.
La distribucin de los documentos controlados ser efectuada en base a la "Lista Maestra de
documentos y su Distribucin" DO401, cuya custodia y actualizacin est asignada al
Representante de la Gerencia.
4.
CONTROL DE EDICIONES.
Edicin N
0
Identificacin de la modificacin
Edicin Inicial
COPIA CONTROLADA
Fecha
01.10.2014

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Es responsabilidad de la persona que crea o propone modificaciones al sistema documentado de la

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

Aprobacin, Emisin y Cambios en los Documentos.

Todo el personal de la empresa tiene la autoridad necesaria para proponer modificaciones a

Desarrollo del procedimiento.

Aprobado por: Gerente General

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ISO 9001:2008 - NCh 2728:2003

Los formatos tendrn un cdigo FO agregado al N de la respectiva instruccin de trabajo y seguida

c) Redaccin de los Procedimientos:

ISO 9001:2008 - NCh 2728:2003

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