PROYECTO DE SISTEMATIZACION DE BIBLIOTECA EN LA LOCALIDAD

DE TLALIXCOYAN
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
Las bibliotecas, en tanto que puertas de acceso a los conocimientos y a la cultura, desempean un
funcin fundamental en la sociedad. Los recursos y los servicios que ofrecen dan la oportunidad de
aprender, sirven como apoyo a la alfabetizacin y a la educacin. Ayudan a dar forma a las nuevas
ideas y perspectivas que son vitales dentro de una sociedad creativa e innovadora. Asimismo,
garantizan la existencia de un registro autntico de los conocimientos creados y acumulados por
las generaciones pasadas.
Si no existieran las bibliotecas, sera difcil avanzar en la investigacin y los conocimientos
humanos y preservar los conocimientos acumulados y el patrimonio cultural para las generaciones
futuras.
Su papel resulta esencial para permitir la prestacin de servicios bibliotecarios al pblico y para
conseguir los objetivos del sistema en cuanto al fomento de la creatividad y el aprendizaje.
Las bibliotecas no representan lo mismo para todo el mundo. Para algunas personas es el entorno
en el que estudian los estudiantes, y para otras, un servicio en el que cualquiera puede llevarse un
libro prestado, acceder a Internet o efectuar investigaciones. En definitiva, las bibliotecas no son
ms que un medio a nuestra disposicin para acceder a los conocimientos.
Por estas razones se decidi apoyar a la comunidad de Tlalixcoyan es tambin la cabecera
municipal en el estado de Veracruz, en esta localidad se cuenta con una biblioteca que aunque
est en condiciones ptimas, los formatos de llegada y prstamo de libros son llenados a mano y
de una manera deficiente, no se mantiene mucho control y existencia de libros de texto en
general.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD:
Despus de haber analizado la problemtica antes expuesta, se llega a la conclusin que un
sistema de almacenamiento computarizado ayudara a los encargados de la biblioteca tener un
mejor orden y control ms adecuado referente a la actualizacin de los libros que han salido de
circulacin por diferentes motivos externos.

La opcin de verificar las problemticas del establecimiento ayudar a tener ms claras las
funciones, necesidades y requerimientos del sistema.

FACTIBILIDAD TECNICA
Se realiz la verificacin de los materiales con los que cuenta las instalaciones de la biblioteca, se
observo las necesidades de la misma, llevando a cabo un estudio de manera ms posible para
llevar a cabo la implementacin del proyecto.

Para el sistema como ya se mencion se necesitara hardware y software, se comenzara

mencionando los requisitos mnimos que debern de cumplir en hardware, estos son:

Procesador Pentium 166 MHz.

Tarjeta madre.
64 MB de memoria RAM.
5 Gb de espacio en disco duro.
Unidad de CD-ROM.
Tarjeta de red.
Tarjeta de video.
Monitor SVGA.
Teclado.
Mouse.
Unidad de proteccin UPS.
Impresora estndar a color.

En estos requerimientos no fue necesario hacer adquisicin alguna puesto que cuenta con los
requerimientos mnimos los equipos de cmputo adquirido con aos de anterioridad.

Se mencionara a continuacin los requisitos de software:

Cabe aclarar que ninguno de los requisitos ser necesario que sean adquiridos ya que cuenta con
ello la biblioteca, operan bajo ambiente Windows, no necesitara servidor puesto que ser una
aplicacin local, y como plataforma de desarrollo se utilizara Netbeans en el lenguaje java.

SOFTWARE DISPONIBLE
CANTIDAD
01
01

DESCRIPCION
Sistema operativo Windows versin 7
Antivirus (avast, AVG,Noton)

FACTIBILIDAD ECONOMICA
A continuacin se presenta el estudio de factibilidad econmica, que dio como resultado la
implementacin optima del proyecto plasmado anteriormente. Se realiz una comparacin entre
los costos y los beneficios que ofrece este sistema en particular, lo cual ayuda a dar una mejor
perspectiva las bondades del sistema.
ANALISIS COSTO-VENEFICIOS.
Este anlisis permite la observacin desde el punto econmico de la relacin del sistema actual y
el nuevo sistema que se elaborara. Teniendo como base principal los conocimientos que la
informtica ofrece a las instituciones.
Como ya se haba mencionado anteriormente la institucin cuenta con los requerimientos bsicos
para que el sistema funcione adecuadamente, por este motivo no necesito inversin inicial. A
continuacin se presentan los costos del sistema y una lista de costos que conlleva implantar el
nuevo sistema junto con sus costos de operacin.
COSTOS DEL SISTEMA ACTUAL

COSTOS GENERALES:
Estos gastos son referidos a toda inversin monetaria que repercute en el funcionamiento de la
institucin en cuestin, algunos de estos artculos son accesorios o material de oficina como por
ejemplo los bolgrafos, hojas para impresora, libro del diario, marcadores, tinta para impresora,
entre otros que se mencionaran en la siguiente tabla:
COSTO DE MATERIAL DE PAPELERIA
GASTOS GENERALES
Papelera
Papel para impresora
Cartuchos impresora * unidad
Cartuchos de respaldo
Material para fichas
TOTAL

COSTO APROXIMADO
100.00
200.00
350.00
350.00
800.00
1,800.00

CONSUMO MENSUAL ESTIMADO

5
50
15
3
1
74

MONTO TOTAL ANUAL

6,000.00
120,000.00
63,000.00
12,600.00
9,600.00
211,200.00

COSTO PERSONAL
Aqu se mencionaran los costos que genera el sistema actual referente a recursos humanos y que
bajo cuya responsabilidad esta lo que ocurriese en la institucin, mencionando como un ejemplo
el mantenimiento de los equipos, mostrando la tabla siguiente:
COSTO DE SALARIO DEL PERSONAL
RECURSO HUMANO
Operadores
Mantenimiento preventivo

SALARIO MENSUAL (ESTIM.)

5,000.00
200.00

Unidades
4
4

SALARIO ANUAL (ESTIM.)

60,000.00
800.00

SALARIO TOTAL
240,000.00
2,400.00

Mantenimiento correctivo
TOTAL

600.00
5,800.00

4
--

2,400.00
63,200.00

7,200.00
249,600.00

Costo total anual de sistema actual => 460,800.00

COSTO DEL SISTEMA PROPUESTO

El proyecto de automatizacin de la biblioteca en la localidad de Tlalixcoyan involucra los siguientes
gastos:
COSTOS GENERALES
Al optimizar el proceso, agilizando el flujo y manejo de la informacin en las actividades de registro
y control de prstamo, no es necesario la utilizacin de mltiples artculos de papelera que en lugar
ayudar a los empleados a dar una mejor atencin entorpecen los procedimientos tanto de
prstamo como de llegada a la institucin.
Se estima que el uso de los recursos en papelera y materiales para fichas ser 100% reducidos de
este sistema puesto que ser manejado de manera electrnica en todo momento. Esto
representara un ahorro de 15,600.00 pesos anuales. Adems de ser un medio ms eficiente para el
manejo de la informacin rpida y oportuna.
COSTO DEL MATERIAL DE PAPELERIA PARA EL SISTEMA PROPUESTO
GASTOS GENERALES
Papel para impresora
Cartuchos impresora * unidad
Cartuchos de respaldo
TOTAL

COSTO APROXIMADO
200.00
350.00
350.00
900.00

CONSUMO MENSUAL ESTIMADO

50
15
3
68

MONTO TOTAL ANUAL

120,000.00
63,000.00
12,600.00
195,600.00

COSTOS DE HERWARE Y SOTWARE

Como se mencion antes la institucin cuenta con todo lo necesario para la optimizacin de su
sistema por esta razn no de incluir ningn gasto extra ni opcional en este momento. Esta
propuesta facilitara la puesta en marcha del proyecto por parte de los alumnos del Instituto
Tecnolgico Superior de Alvarado con extensin en Tlalixcoyan. Ofrecindole a la institucin la
posibilidad y ventaja de realizar inversiones en otros requerimientos y necesidades de la institucin
a la cual se le realizara el proyecto en cuestin.
COSTO PERSONAL
El sistema propuesto no incluyo variaciones en cuanto al personal bajo cuya responsabilidad este el
funcionamiento del sistema. El equipo de desarrollo no genero inversin, por ser un proyecto
estudiantil esto no genera gastos para la institucin beneficiada, por esta razn el proyecto se
volvi ms posible de realizar, aclarando que al automatizar las operaciones de la biblioteca se
aligerar la carga de los empleados.

COSTO DE SALARIO DEL PERSONAL PARA EL SISTEMA PROPUESTO

RECURSO HUMANO
Operadores
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento correctivo
TOTAL

SALARIO MENSUAL (ESTIM.)

5,000.00
200.00
600.00
5,800.00

Unidades
4
4
4
--

SALARIO ANUAL (ESTIM.)

60,000.00
800.00
2,400.00
63,200.00

Los planificadores y el catedrtico a cargo tienen la responsabilidad de continuar mejorando y

desarrollando herramientas e infraestructura ms slida para el mejor funcionamiento del sistema.
Llegando a dar posibles enlaces en red con otras bibliotecas vecinas a la cabecera municipal y as
poder dar a conocer los ejemplares con los que cuentan.

Costo total anual de sistema propuesto => 195,600.00

Ahorro anual del sistema propuesto => 15,600.00

SALARIO TOTAL
240,000.00
2,400.00
7,200.00
249,600.00

FACTIBILIDAD OPERATIVA
Debern de predecir si el sistema propuesto se pondr en marcha, aprovechando los beneficios
que ofrece, a los usuarios, como tambin a los que reciben y guardan la informacin. Por otra
parte el funcionamiento adecuado del sistema siempre estar limitado por la capacidad de los
empleados encargados de recibir la informacin y almacenarla.
Con la finalidad de obtener un ptimo funcionamiento en el sistema y que impactara en forma
positiva a los usuarios, el mismo es desarrollado en forma estndar a los sistemas existentes,
presentando una interfaz amigable al administrador, lo que ayudara a un mejor manejo y funcin.
Los reportes como las pantallas sern amigables a los administradores, contando con la opinin de
los mismos para cualquier modificacin en el sistema.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Los libros estarn registrados mediante cdigos.

El administrador tendr el control de toda informacin registrada en el programa.
El administrador debe de ser capacitado en el uso del sistema propuesto.
El administrador deber de dar de baja los libros inexistentes.
La actualizacin de la informacin en la base de datos ser llevada a cabo por el
administrador cada vez que lleguen lotes nuevos de libros.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Cuando un usuario desee retirar un libro el sistema verificara si es factible el prstamo o
no, verificando que haya ms de 2 ejemplares.
El sistema tendr una restriccin con el prstamo mximo de 4 libros durante 3 das,
siempre y cuando se deje una identificacin oficial.
El administrador podr buscar la existencia de libros en el sistema por medio de:
Nombre de libro.
Nombre de autor del libro.
Por medio de reas.

DIAGRAMA DE CASOS DE USO

System
Prestar libro
Usuario
Recibir libro

Administrador

Buscar libro

Actualizar datos de usuarios

Consultas de prestamos

Obtener lista libros devueltos y por devover

Agregar, modificar y eliminar de lista libros

DESCRIPCIN DE LOS CASOS DE USO

Prestar libro
Administrador

Nombre
Actores
Propsito
Resumen

Flujo principal

Flujo alternativo
Precondicin
Poscondicin
Presuncin

Prestar libro.
Administrador1, administrador2, administrador3,
administrador4, usuario.
Tener el control de recepcin y prstamo de libros a usuarios.
Se accede al programa, seleccionara la opcin de prstamo de
libros, corrobora que el libro sea posible ser prestado.
Eventos actor
Eventos sistema
1.- El administrador
ingresa al programa.
2.- Selecciona el apartado de
prstamo de libros.
3.- ingresa los datos
requeridos.
4.-El sistema verifica los
datos ingresados.
5.- Muestra la informacin
que el administrador ingreso.
6.- El administrador decide si
es posible realizar el
prstamo.
Si los datos del libro no son los correctos el sistema mandara
un mensaje de error donde indicara que el libro no existe o los
datos son incorrectos.
El administrador debe saber si el usuario cuenta con
disponibilidad de prstamo.
Si existe adeudo de libro por parte del usuario mostrara este al
administrador.
1.- Deber de ser corroborado por el sistema si el usuario es
apto para recibir algn ejemplar en calidad de prstamo.

Recibir libro
Administrador

Nombre
Actores
Propsito

Resumen

Flujo principal

Flujo alternativo
Precondicin
Poscondicin
Presuncin

Recibir libro
Administrador1, administrador2, administrador3,
administrador4, usuario(s).
El administrador podr registrar la recepcin de libros en el
sistema.
El administrador registrara la devolucin de los libros que
haban sido prestados con anterioridad, verificando que sean
los ejemplares y la cantidad de libros que est entregando el
usuario(s).
Eventos actor
Eventos sistema
1.
El usuario llega a la
biblioteca y se dirige al
administrador.
2.
El administrador
verifica las condiciones de
los libros y determina si
estos son aceptables,
basndose en los
estndares que esta
maneja con anterioridad.
3. El administrador ingresa
los datos de cada libro por
separado.
4. Enseguida el sistema
verificara si este libro
estaba en calidad de
prstamo y quien es el
usuario que lo obtuvo.
5. El administrador dar de
baja al usuario.
6. El sistema regresara a la
pgina principal.
Si la cantidad o el nombre de algn libro de los devueltos no es
el correcto el sistema enviara un mensaje hacindolo saber al
administrador.
Todos los libros tienen que ser devueltos simultneamente.
Si es necesario devolver otro libro el sistema se lo comunicara
al administrador.
1. Deber ser confirmado por el administrador si los
libros son aptos para ser recibidos.

Buscar libro(s)
Administrador

Nombre
Actores
Propsito
Resumen

Flujo principal

Flujo alternativo

Precondicin
Poscondicin
Presuncin

Buscar libro(s).
Administrador1, administrador2, administrador3,
administrador4.
Facilitar al administrador la localizacin de los libros dentro
del establecimiento, dando a conocer tambin la cantidad de
libros disponibles en ese momento.
El administrador verificara la existencia del libro durante la
entrevista con el usuario.
Eventos actor
Eventos sistema
1. El usuario indica el
administrador que
necesita saber dnde est
localizado algn libro de
inters para l.
2. El administrador ingresara
al programa.
3. Localizara la opcin de
bsqueda.
4.
Introducir el nombre
del libro, autor (si lo
conoce).
5. El sistema arrojara la
localizacin del libro y la
cantidad existente.
6. El sistema volver a la
pgina de inicio cuando el
administrador decida
(dando clic en un botn).
Si el nombre del libro o algn dato introducido para la
bsqueda eficiente est mal introducido el sistema mandara
un mensaje de alerta donde indique los posibles errores de
bsqueda.
Los datos de los libros deben de ser introducidos con los datos
correctos al sistema.
Si hay inconveniente con la bsqueda el sistema indicar las
posibles fallas por parte del administrador y del sistema.
1. Los libros buscados debern ser ordenado de manera
que el sistema de una localizacin exacta o aproximada
a la real.

********************************************************************************

Actualizar datos usuarios

Administrador

Nombre

Actualizar los datos de los usuarios.

Administrador1, administrador2, administrador3,
Actores
administrador4.
Propsito
Eficientar el registros de los usuarios en el sistema.
El administrador actualizara a diario la base de datos para
Resumen
tener un control por da de los usuarios que ingresan a la
biblioteca.
Eventos actor
Eventos sistema
1. El usuario llegara a la
biblioteca los das que el
desee.
2. El administrador
introducir los datos que
el sistema requiriera.
3. El sistema realizara el
llenado de los requisitos
en la base de datos.
Flujo principal
4. Se almacenara para una
posterior observacin.
5. Una vez llenado los
requisitos el
administrador puede
seleccionar entre salir o
abrir de nuevo la ventana
de inicio.
6. El sistema mostrara la
ventana de inicio para un
nuevo llenado.
Algunos de estos datos podrn ser ignorados por derechos de
Flujo alternativo
privacidad hacia el usuario.
Forzosamente deben introducir datos para que el sistema
Precondicin
tenga registro de esa visita.
Si hay faltantes en datos para la informacin bsica de la base
Poscondicin
de datos por igual se llenaran los datos ingresados pero habr
partes en blanco.
1. El sistema ser responsable de guardar los datos que el
Presuncin
administrador ingrese.
********************************************************************************

Consulta de prestamos
Administrador

Nombre
Actores
Propsito
Resumen

Flujo principal

Flujo alternativo
Precondicin
Poscondicin
Presuncin

Consulta de prstamos.
Administrador(es)
La posibilidad de tener una perspectiva de los prestamos
hechos durante un ao, mes, semana o diario.
El usuario comprobara la cantidad de libros prestados durante
un ao, mes o da.
Eventos actor
Eventos sistema
1. El administrador
seleccionara la opcin de
consultar libros prestados.
2. El sistema buscara todos
los libros que aparecen con
la opcin de prestado
activo.
3. Generar una lista con
todos estos ejemplares.
4. La mostrara en la ventana
del programa en
ejecucin.
5. El administrador
corroborara si los libros
en esta lista son
realmente los libros
faltantes comprobando
con el nombre de la
persona a la que le fue
prestada.
Si los datos del libro no son los correctos el sistema enviara un
mensaje al administrador mencionando los errores posibles.
Los libros deben de estar en el registro para poder definirlos de
alguna manera.
Los datos deben de ser actualizados de manera cclica.
1. Los libros deben de estar registrados con anterioridad
2. Los prestamos tiene que estar actualizados
3. Todos los datos deben de estar bien redactados en el
sistema para realizar la consulta.

Obtener lista de libros devueltos y por devolver

Administrador

Nombre
Actores
Propsito
Resumen

Flujo principal

Flujo alternativo
Precondicin
Poscondicin

Presuncin

Obtener lista de libros devueltos y por devolver.

Administrador(es).
Comparar los libros disponibles en la biblioteca con la cantidad de
prstamos en determinado tiempo.
El administrador podr obtener la informacin recaudada en el sistema
de prstamos mediante esta opcin, pudiendo dar un informe semanal de
los libros prestados.
Eventos actor
Eventos sistema
1. El administrador
accede al sistema
2. Selecciona la
opcin de obtener
la lista de libros
devueltos y por
devolver
3. El sistema buscara
la opcin de
bsqueda
4. Generara la lista y
la mostrara al
administrador
5. Observara la lista y
generara un
informe si as lo
requiere de los
libros que se han
devuelto o los
libros que faltan en
la biblioteca
Si la fecha requerida no es la correcta el sistema generara la lista con la
fecha que fue introducida.
Todos los prestamos deben de ser almacenados de manera que tenga un
registro al cual acezar.
Si el administrador olvida almacenar el prstamo o la devolucin el
sistema no mandara los datos correctos.
1. Los datos sern mostrados de acuerdo a la fecha de
almacenamiento.
2. Si los datos no son actualizados en el momento de ser recibidos o
prestados los artculos este enviara datos errneos.

Agregar, modificar y eliminar de lista libros

Administrador

Nombre
Actores
Propsito
Resumen

Flujo principal

Flujo alternativo
Precondicin
Poscondicin
Presuncin

Agregar, modificar y eliminar de lista libros

Administrador
Modificar la base de datos desde el sistema
El administrador podr modificar todos los datos referentes a los
libros que estn en la biblioteca en ese momento, ya sea por
perdida, deterioro u otros factores que generaran una salida del
inventario.
Eventos actor
Eventos sistema
1. El administrador selecciona
la opcin de agregar,
modificar y eliminar.
2. Le indica al programa lo que
desea hacer.
3. Llena los datos requeridos
para que el sistema realice
la opcin indicada.
4. El sistema registra los
datos que el administrador
ingreso para la opcin
indicada.
5. Lleva a cabo la operacin
que fue indicada con
anterioridad y devuelve
mensaje al administrador
para confirmar la accin.
6. Seleccionara si desea
realizar otra accin dentro
de la misma ventana o solo
desea que muestre la
ventana principal.
Si est escrito algn dato del requerimiento est mal escrito el
sistema enviara un mensaje de error
Al seleccionar la opcin el sistema reconocer como que est de
acuerdo el usuario en realizar esta operacin y no podr recuperar
los datos originales si estos son alterados.
Los datos modificados se guardaran en lugar de los datos
anteriores.
1. El administrador debe estar de acuerdo en la accin a
realizar.