Libros Administrativos de La Escuela - Arnenomo - 20-10-2014

LIBROS
ADMINISTRATIVOS,
DE REGISTROS Y
CONTROLES EN LOS
ESTABLECIMIENTO
S EDUCATIVOS
Arnaldo Neftal Normanns Morales
Morales, Izabal, Guatemala, C. A.,
20 de octubre de 2014
Primera Versin en revisin
RESUMEN
Los libros administrativos, de registros y controles en los establecimientos
educativos oficiales, juegan papel preponderante en el control de las acciones
que se deben y tienen que llevar en cada establecimiento y al estar en regla
esto contribuye a la transparencia de los establecimientos por parte del Estado
y la comunidad educativa; por lo cual cada administrador (director) debe tener
presente estos libros y utilizarlos, as como tambin otros mecanismos de
transparencia que presente el Estado a travs de sus instituciones y organismos
respectivos.
ABSTRACT
Administrative books, records and controls in the official educational institutions
play major role in controlling the actions that should and must take at each
facility to be in order and this contributes to the transparency of establishments
by State and the educational community; whereby each manager (director)
should keep these books and use them, as well as other transparency
mechanisms submitted by the State through their respective institutions and
agencies.
NDICE
Descripcin
Introduccin
Libros Administrativos, de Registros y Controles en los Establecimientos
Educativos
1. Libro de Actas
2. Libro de Conocimientos
3. Libro de Inscripciones
4. Libro de Cdigo Estudiantil
5. Libro de Asistencia de Alumnado
6. Libro de Promocin y Recuperacin
7. Libro de Asistencia Personal
8. Registro Auxiliar de Almacn
9. Libro de Caja (Finanzas)
10. Libro de Inventarios
11. Mural de Transparencia
Referencias Bibliogrficas
Bibliografa
E grafa
Anexos
Anexo I. Normativa Legal de Cuadros de Toma de Posesin, Avisos de
Entrega y Suscripcin de Actas
Anexo II. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesin, en las Acciones de
Traslado, Ascenso, Permuta, Primer Ingreso y Reingreso
Anexo III. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesin, en las Acciones por
Enfermedad, Maternidad y Accidente
Anexo IV. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesin, en las Acciones por
Finalizacin de Licencia con Goce de Salario, sin Goce de Salario, con Goce
y sin Goce de Salario
Anexo V. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesin, en las Acciones por
Finalizacin de Suspensin Disciplinaria
Anexo VI. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Traslado, Ascenso, Permuta, Renuncia y Jubilacin
Anexo VII. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Fallecimiento
Anexo VIII. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Licencia con Goce y sin Goce de Sueldo
Anexo IX. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Destitucin
Anexo X. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Suspensin del IGSS por Enfermedad, Accidente y Maternidad
Anexo XI. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones por
Suspensin Disciplinaria
Anexo XII. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesin de Interinato
Anexo XIII. Modelo de Acta a usar en Entrega de Cargo por Finalizacin de
Interinato
Anexo XIV Acuerdo Ministerial No. 1,335-2013 del 8 de mayo de 2013, Murales
de Transparencia.
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INTRODUCCIN
En todos los establecimientos educativos pblicos cada director debe
implementar los diferentes libros administrativos, de registros y controles, mismos
que servirn para dejar constancia por escrito de las diferentes acciones y del
uso correcto de los recursos que le son entregados a los establecimientos, y que
tambin los mismos servirn para la rendicin de cuentas ante las diferentes
instancias de gobierno responsables de las acciones de transparencia en los
diferentes establecimientos.
Tambin se busca que los responsables de cada uno de ellos sepan cmo
elaborarlos y utilizarlos en el momento adecuado, por lo que se brinda una
descripcin detallada de cada uno de ellos as como tambin se brinda
algunos modelos, mismos que pueden ser mejorados, segn las diferentes
circunstancias que se presente.
El presente documento detalla los libros de actas, de conocimientos, de
inscripciones, de cdigo estudiantil, de asistencia del alumnado, de promocin
y recuperacin, de asistencia de personal, registro auxiliar de almacn, libro de
caja e inventarios, los cuales son los mnimos, pudiendo implementar segn la
necesidad y circunstancias otros libros que vayan de la mano con los
mencionados anteriormente, tambin se habla del mural de transparencia que
todo establecimiento debe contar y tener a la vista de la comunidad
educativa, de autoridades y otras instancias que visiten el establecimiento.
Se brinda las referencias bibliogrficas que se utilizaron divididas en bibliografas
y e grafas, y para terminar se presentan catorce (14) anexos que vienen a
fortalecer diferentes libros administrativos, de registros y controles que de
describieron y que sirven de ilustracin para el trabajo que se tiene que realizar.
Esperamos que con el presente documento se llene las expectativas que
muchos desean conocer y que los lleven y pongan en prctica para mejorar las
condiciones administrativas de su establecimiento y de la transparencia con
que se debe contar en cada uno de ellos.
LIBROS ADMINISTRATIVOS, DE REGISTROS Y CONTROLES EN LOS ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS
Los miembros del Concejo Educativo deben llevar registro y control de los
documentos administrativos y contables que permiten dejar constancia por
escrito cada una de las acciones y del manejo correcto de los recursos. A
continuacin se presentan los libros administrativos, de registros y controles en
los establecimientos educativos para que se haga el uso adecuado de los
registros que en los mismos se deben ejecutar:
1. LIBRO DE ACTAS
Ramos Garca (2010:54) nos dice que este libro tiene como cometido dejar
constancia de las diferentes actuaciones o actividades realizadas en el
establecimiento educativo. Dicho libro tambin deber ser autorizado por la
autoridad superior. En algunos establecimientos se maneja un libro de actas
auxiliares, el cual tiene como propsito servir de apoyo al libro de actas por si
hubiese sido omitida alguna accin realizada.
Para Chacn Arroyo (s. f.) el libro de actas Es un documento que se facciona en
el libro autorizado para el efecto, que contiene la descripcin de los actos o
hechos que ocurren en un momento determinado. Se aplica para dejar
constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial
de la institucin.
Los elementos que lo conforman son:
-
No. de Acta (esto lo debe hacer por ao, colocando primero el nmero
correlativo del acta y luego con un guin menor el ao. Recuerde que el
nmero de acta, siempre ser acompaado del ao y cada vez que
comienza un nuevo ao tambin se inicia una nueva numeracin. Ejemplo:
Acta No. 01-2013).
Lugar, fecha y hora (El nombre de la comunidad o lugar, fecha y hora de
inicio de la reunin.).
Identificacin de participacin (Nombres, apellidos completos y cargos que
desempean las personas presentes).
Cuerpo del acta, o sea las clusulas o puntos tratados (El motivo de la
reunin, Los temas discutidos en la reunin y los acuerdos alcanzados).
Cierre (La hora en que termina la reunin).
Firmas de los y las participantes (Firma de todos los participantes y sello de las
personas responsables cuando corresponda).
Recuerde que en su establecimiento habrn diferentes tipos de actas, entre las

cuales podemos mencionar: de inicio de labores, de cierre de labores, de
reuniones de trabajo, de toma de posesin, de entrega de cargos, entre otras.
Ahora bien Direccin de recursos Humanos del Ministerio de Educacin de
Guatemala (2012:5-8), en relacin a la suscripcin de actas nos dice:
Es el documento, mediante el cual se deja constancia de un movimiento de
personal, sea esta para toma de posesin o entrega de cargo de forma
temporal o definitiva. Las actas de toma de posesin deben ser de manera
presencial, no puede ser suscrita en ausencia del interesado.
Para las actas de entrega de cargo, se recomienda que participe el interesado,
sin embargo no es obligatorio para algunos casos.
Los datos que deben incluirse son los siguientes:
1. Nmero de acta: toda acta inicia con un nmero, acompaado del ao
fiscal de la misma; el nmero del acta debe ser correlativo respetando actas
anteriores suscritas. nicamente se puede iniciar la numeracin cuando se
cambia de ao.
2. Lugar donde se verifica la accin: se debe consignar el departamento,
municipio, casero o aldea donde se est suscribiendo el movimiento.
3. Identificacin de la dependencia: se debe colocar el nombre de la
dependencia donde se elabora el movimiento, as como la ubicacin
completa con direccin si hubiera.*
* Nota importante:
En este apartado se debe colocar el nombre
completo de la dependencia, tal y como est reconocida o en su defecto las
abreviaturas oficiales.
4. Fecha y hora: se debe colocar la hora en que se inicia el acta, seguida de la
fecha, debe realizarse en das hbiles y en el horario oficial del
establecimiento. No se deber suscribir ningn acta fuera de la jornada de
trabajo. Se recomienda que el acta sea suscrita al inicio de la jornada
laboral Exceptuando los casos regulados en el Artculo 35 del Reglamento de
la Ley de Servicio Civil (ver anexo I).
5. Nombres y apellidos: Se debe mencionar los nombres y apellidos completos,

cargos de cada una de las personas que intervienen en el acta. El cargo
que se debe colocar para las personas objeto de movimiento es el puesto
nominal, y la persona que est suscribiendo el acta debe colocar el puesto
funcional.
Modelo sugerido sobre los 5 puntos anteriores:
ACTA No. 4-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las diez horas con diez
minutos del da tres de enero del ao dos mil once (03/01/2011), reunidos en las
instalaciones que ocupa la Delegacin de Recursos Humanos del Ministerio de
Educacin ubicado en sexta calle uno guin ochenta y siete de la zona diez
(6a. calle 1-87 zona 10), las siguientes personas, Licenciado Marco Tulio
Pezzarossi Hernndez, Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos,
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy
Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegacin de Recursos
Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente:
6. Primer punto: en este punto se debe describir la accin que se realiza, as
como identificar todas las generales del interesado y del puesto tales como
datos del contrato, puesto, partida presupuestaria, lugar donde est
asignada y salario, seguido del motivo y la fecha en que surte efectos la
accin, segn sea el caso. En algunos casos ser necesario copiar
literalmente la parte conducente del documento que respalda o identifica
la accin que se est realizando. Ejemplo: ver anexos.
7. Segundo punto: se deber colocar el motivo de la accin y la fecha exacta
en que surte efectos la misma. *
* Nota importante: solo para el caso de Acta de Toma de Posesin por
acuerdo, se deber colocar la Juramentacin al interesado. Segn modelos de
acta puede agregarse un punto ms para completar la descripcin de la
accin a realizar o para los datos del puesto que ocupa el interesado. Ejemplo:
ver anexos.
8. Tercer punto: se debe mencionar la fecha y hora en que se finaliza el acta, y
se debern colocar las firmas de las personas que intervinieron, as como los
sellos correspondientes.
Modelo sugerido sobre el punto 8:

TERCERO: No habiendo ms que hacer constar, se finaliza la presente quince
minutos despus de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando
de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe. *
* Nota importante: al final del acta consignar Firma, Nombre completo de
quienes intervinieron en el acta, con el cargo y sellos de la Dependencia.
Ejemplo: ver anexos.
Certificacin de Acta
Al momento de certificar el acta deber consignarse el siguiente encabezado:
LA INFRASCRITA DIRECTORA DE LA ESCUELA OFICIAL RURAL MIXTA ALDEA LAS
CANOAS, MUNICIPIO DE ANTIGUA GUATEMALA, DEPARTAMENTO DE
SACATEPQUEZ DEL MINISTERIO DE EDUCACIN, CERTIFICA: HABER TENIDO A LA
VISTA EL LIBRO DE ACTAS NMERO 13836 EN EL QUE A FOLIOS NMERO 172 AL 173
APARECE EL ACTA NMERO 4-2011, LA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE:
Al terminar de copiar el contenido del acta, se deber agregar lo siguiente:
Y PARA LOS USOS LEGALES QUE CORRESPONDAN SE EXTIENDE, FIRMA Y SELLA LA
PRESENTE CERTIFICACIN EN LA CIUDAD DE SACATEPQUEZ A ONCE DAS DEL
MES DE ENERO DEL AO DOS MIL ONCE. *
* Nota importante: Al final de la certificacin del acta se debe consignar firma,
nombre completo de quin certifica el acta, el visto bueno de la certificacin
puede ser consignado por el Coordinador de Recursos Humanos de la
Direccin Departamental de Educacin, el Jefe de Gestin de Personal de la
Direccin Departamental de Educacin y/o Supervisor Educativo, y se debe de
colocar sello de la Dependencia.
Recomendaciones:
Debe describirse en el encabezado de la certificacin el nmero de libro,

el o los folios y el nmero de acta a certificar, tal como el formato descrito
en este manual.
Las actas deben ser suscritas al inicio de la jornada solamente cuando los
das sean inhbiles, las tomas por ascensos, traslados y permutas pueden
suscribirse un da antes de finalizar la jornada.
Para suscripcin del acta, se debe consignar el puesto funcional de quien
certifica el documento, as como la dependencia a donde pertenece.
Toda la parte que contiene el acta debe ser copiada literalmente, sin
realizar cambio alguno. Al finalizar de copiar el acta, se debe mencionar
el lugar y la fecha en que se certifica el documento, dicha certificacin
debe estar firmada por la persona que ratifica con el Vo. Bo. del Jefe
Inmediato Superior, mencionando nombre completo y cargo funcional
de ambas personas y complementar con los sellos respectivos.
EMPRESARIOS POR LA EDUCACIN-UNICEF (s. f.) nos

recomendaciones para cuando se trabaje el libro de actas:
brindan
algunas
No desprender hojas del libro de actas.

No dejar espacios en blanco, que permita que cualquier persona aada
datos no tratados o acordados. Al finalizar el acta se colocan las firmas y
sin dejar espacio se empieza la siguiente acta.
El Secretario es el nico responsable del libro de Actas.
Si se comete un error no se borra, sino al final y antes de las firmas se hace
la aclaracin del error. Por ejemplo: Si se escribi mal el nombre de una
participante y se anot Ana y en realidad era Rosario, se traza una
lnea sobre el nombre Ana y arriba de ese mismo nombre entre lneas
diagonales se escribe el nombre correcto /Rosario/. Adems debe
incluirse al final del Acta y antes de las firmas se escribe: Testado: Ana,
omtase. Entre lneas Rosario, lase.
2. LIBRO DE CONOCIMIENTOS
Para Ramos Garca (2010:55) el libro de conocimientos es un libro o cuaderno
que se lleva en los establecimientos educativos, para dejar constancia algunas
actividades de menor relevancia, pero que deben dejarse constancia de lo
actuado. Regularmente en el libro de conocimientos se anotan las visitas
recibidas, actividades imprevistas y otros.
Para Chacn Arroyo (s. f.) el libro de conocimientos Es un documento que
contiene la manifestacin escrita de haber recibido alguna cosa y tambin
para dejar constancia de temas o asuntos tratados. Se utiliza para hacer un
recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no
olvidarlos u omitirlos.
Tambin cuando se usa el conocimiento para hacer llamados de atencin
verbal pero tiene que dejarse constancia por escrito, se debe describir porque
se hace el llamado de atencin, a que persona se le hace y en qu ley se
fundamenta el llamado de atencin, para que tenga carcter legal y cumplir
con los elementos necesarios del conocimiento. Tenga siempre presente que
cuando se elabore un conocimiento este rena las calidades necesarias, o sea
se debe consignar en la descripcin todo lo necesario, sin vaguedades,
adems tiene que ser claro, sencillo y concreto.
Los elementos que lo componen son:
-
Conocimiento No. _____
Lugar y fecha.
Nombre de quien recibe.
Descripcin de lo recibido.
Nombre y firma del (de la) receptor (a).
10
CONOCIMIENTO No. 20-2005

En la presente fecha, el encargado de la Oficina de Correos de Morales, Izabal,
Ral Castro recibe del Prof. Manuel Isaas Pineda Director de la Escuela
Nacional Rural Mixta de la Aldea Picuatz, del mismo municipio, un sobre
cerrado, dirigido a la Direccin General de Contabilidad del Estado,
conteniendo cuadros de Movimiento de personal.
Morales, Izabal, 4 de enero del 2005.
firma
Nombre de la persona
Oficinista de Correos Sello.
Firma
Nombre del director
Director Sello.
3. LIBRO DE INSCRIPCIONES
Segn Ramos Garca (2010:55) el libro de inscripciones es el que se lleva con el
propsito de establecer un registro de los alumnos y alumnas inscritas para el
ciclo escolar. En dicho libro se anotan los datos principales del nio o nia:
nombre completo, grado que cursar, si es repitente o no, fecha de
nacimiento, edad, adems debe registrarse el nombre y la firma del padre o
madre de familia o responsable y su respectiva firma. Dicho libro debe ser
autorizado por la autoridad superior a la del centro educativo, firmando y
sellando la primera y la ltima hoja.
-
Parte informativa
Nmero correlativo
Nombre (s) y Apellido (s) del alumno
Fecha de Nacimiento
Edad
Sexo
Grado
Seccin
Continuidad: primer ingreso, promovido a otro grado, repitente
Nombre (s) y Apellido (s) del padre, madre o encargado
Firma del padre, madre o encargado.
Establecimiento
Direccin:
Telfono:
Horario de trabajo:
Director:
Telfono:
Supervisor Educativo:
Telfono:
No.
Nombre
Apellido
Alumno
(s)
(s)
y
del
Cdigo:
11
E-mail (Correo Electrnico)

Distrito Escolar:
Fecha de
Nacimiento
Edad
Sexo
M F
Grado
Seccin
continuidad
1er.
P
R
Ing.
Nombre
del
padre, madre
o Encargado
Firma
4. LIBRO DE CDIGO ESTUDIANTIL

Este libro su funcin principal es tener registrado los cdigos de los estudiantes,
cuando ya estn registrados en el sistema del Ministerio de Educacin, debe
hacerse por grado y seccin, en el entendido que de acuerdo a la promocin
se deber ir consignando por grado ganado, puesto que se tienen casos que
muchos de los estudiantes se retiran o bien se trasladan para otro
establecimiento, por lo tanto ao con ao se debe realizar el registro
correspondiente.
-
Parte informativa
Nmero correlativo
Fecha de Nacimiento
Edad
Sexo
Grado
Seccin
Cdigo
Establecimiento
Direccin:
Telfono:
Horario de trabajo:
Director:
Telfono:
Telfono:
No.
Nombre (s) y Apellido

(s) del Alumno
Cdigo:
12

Distrito Escolar:
Fecha de
Nacimiento
Edad
Sexo
M F
Grado
Seccin
Cdigo
5. LIBRO DE ASISTENCIA DEL ALUMNADO

Ramos Garca (2010:54) manifiesta que el libro de asistencia del alumnos es un
libro o cuaderno destinado para llevar el control de las asistencias e
inasistencias de los alumnos y alumnas al establecimiento. Dicho libro es llevado
por el docente de cada grado o seccin.
-
Parte informativa
Nmero correlativo
Nombre (s) y apellido (s) del estudiante
Mes y los das hbiles de clases
Establecimiento
Grado
reas/Subreas
Docente:
No.
13
Seccin
Nombre (s) y Apellido (s)
MES:
1
2
10
11
12
15
16
17
Tambin el docente puede elaborar su asistencia a travs de un mural de

asistencia en donde puede elaborarlo de acuerdo a su creatividad y con
tarjetas de asistencia de los estudiantes, luego el tomar nota de los presentes y
de los ausentes en el libro de asistencias, veamos unos ejemplos:
manualidadesyeducacion.blogspot.co
14
educadorasytics.blogspot.com
aventuradiminuta.blogspot.com
15
elrincondelnormalista.blogspot.com
Esta lista consiste en que el alumno coloque su nombre para as obtener la

asistencia. Materiales: Belcro para poder pegar los nombres as como hielo
seco o un cartn. Se recomienda para los primeros grados.
6. LIBRO DE PROMOCIN Y RECUPERACIN
Este libro tiene como fin primordial llevar el control de los alumnos promovidos,
no promovidos y retirados en primera instancia, se debe llevar por grado y
seccin, al tener registrados los grados y secciones promovidos, no promovidos
y retirados, escribindoles las notas de promocin en cada rea/subres, se
debe registrar los alumnos que se recuperaron de las reas a que tienen
derecho para pasar al grado inmediato superior.
-
Parte informativa
Nmero correlativo
Cdigo
Sexo
reas / Subreas (Comunicacin y Lenguaje (L1, L2, L3 y TICs), Matemtica
(Mat.), Ciencias Sociales (CC SS), Formacin Ciudadana (FC), Ciencias
Sociales y Formacin Ciudadana (CC SS y FC), Ciencias Naturales (CC NN),
Expresin Artstica (EA) (Msica (M), Artes Plsticas (AP), Teatro (T) y Danza
(D)), Educacin Fsica (EF)y Productividad y Desarrollo (PyD)), esto cambiarn
segn el Nivel y Ciclo de Educacin.
Promovido (P), No Promovido (NP) y Retirado (R)
Recuperacin (Re)
Establecimiento
Direccin:
Telfono:
Horario de trabajo:
Director:
Telfono:
Telfono:
No.
Nombre (s) y
Apellido (s)
Cdigo
Cdigo:
Grado:
Seccin

Distrito Escolar:
Sexo
M F
Comunicacin y
Lenguaje
L1
L2
L3
TICs
Mat.
rea / Subreas
CC.
CC.
Expresin Artstica
SS. y
NN.
FC
M
AP
T
D
EF
PyD
Resultado
NP
R
NOTA: En el control de recuperacin se elabora el mismo cuadro con la diferencia que solo se consignan las
reas y subreas a recuperar por grado y seccin. Recuerde que este es un modelo, usted debe verificar al
diferentes reas segn el Nivel y Ciclo correspondiente.
16
7. LIBRO DE ASISTENCIA DE PERSONAL
17
Ramos Garca (2010:54) dice que el libro de asistencia personal est destinado
para llevar el control de asistencia del personal del centro educativo, as como
el horario de entrada y salida, consignando en el los permisos de cada
docente.
-
Parte informativa
Nmero correlativo
Nombre (s) y Apellido (s) de los docentes
Hora de Entrada
Firma
Hora de Salida
Firma
Observaciones (aqu anotar porque falt el docente (cita a IGSS,
enfermedad, comisin, taller, etc.)
Establecimiento
Direccin:
Telfono:
Horario de trabajo:
Director:
Telfono:
Telfono:
No.
Cdigo:
Distrito Escolar:
Nombre (s) y Hora de Firma

Apellido (s)
Entrada
Hora de Firma
Salida
Observaciones
8. REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN PARA EL CONTROL DE ARTCULOS DE

ALIMENTACIN ESCOLAR
Empresario por la Educacin-UNICEF (s.f.:14) dice que el registro auxiliar de
almacn permite saber con exactitud el almacenamiento y la salida de
artculos comprados por el Consejo Educativo para los distintos programas de
apoyo. El mismo debe estar autorizado por la Direccin Departamental, con
hojas foliadas y selladas. Recomendaciones para su uso:
Se debe utilizar una hoja por cada artculo comprado. Por ejemplo: una hoja
para controlar la cantidad de arrobas de azcar, otra hoja para controlar la
cantidad de bolsas de incaparina, otra para controlar los cartones de huevos
existentes, y as sucesivamente.
No debe contener manchones, tachones ni correcciones.
Cada mes se debe realizar un inventario fsico de los artculos existentes en
bodega para as poder programar una siguiente compra.
www.ieladeinu.org
18
Consejo Educativo de la Escuela Caserio Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de
Izabal.
SELLO
Nombre del Establecimiento Educativo: Escuela Casero Creek Agua Caliente.

Cdigo del Establecimiento Educativo: 18-02-0107-43
DIDEDUC
Registro Auxiliar de Almacn

Descripcin del Artculo: Azcar
FECHA
DESCRIPCIN
15-2-13
Factura No. 056

de Abarrotera EL
PIN
Entrega
a
comisin
de
alimentacin
19-2-13
INGRESO
EN
UNIDADES
Unidad de Medida: Libra

EGRESO
EN
UNIDADES
100
25
Folio No. 1
SALDO
PRECIO
UNITARIO
INGRESO
EN
QUETZALES
100
Q. 4.50
Q. 450.00
75
Q. 4.50
EGRESO
EN
QUETZALES
SALDO EN
QUETZALES
NOMBRE
DE
QUIEN RECIBE
Q. 450.00
Q. 112.50
Q. 337.50
Mara
Conchita
Alonso
FIRMA
19
Inventario fsico mensual de artculos para la elaboracin de la Refaccin

Escolar
Fecha de elaboracin
Nombre del Consejo Educativo
Nombre de la Escuela
Municipio
Departamento
No. Descripcin del Artculo
Unidad de Cantidad
medida
fsica
Bolsa
25
Libra
25
Bolsa
25
Libra
25
Unidad
2
1. Incaparina de 454 gramos

2. Azcar Caa Real
3. Leche Nido de 454 gramos
4. Arroz Gallo Dorado
5. Cartones de huevo de 30 unidades c/u
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Observaciones: _____________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Elaborado por: _____________________________________
Nombre (s) y Apellido (s) completos
Vo. Bo. ______________________________________________
Nombre (s) y Apellido (s) completos
Consejo Educativo
_____________________
Firma
_____________________
Firma
20
9. LIBRO DE CAJA (FINANZAS)
21
Ramos Garca (2010:54) dice que el libro de caja (finanzas) se utiliza para llevar
el control del movimiento econmico dentro del establecimiento, la comisin
de finanzas de cada establecimiento es la encargada de llevar el registro de los
ingresos y egresos monetarios del mismo (Usado por el tesorero de la comisin
de finanzas).
EMPRESARIOS POR LA EDUCACIN-UNICEF (s. f.:13) nos dice que el libro de caja
es donde se lleva control de las entradas, salidas y el saldo que queda del
dinero recibido por el Ministerio de Educacin. Este debe guardarlo el Tesorero,
quien es responsable de su manejo.
Requisitos que debe cumplir un libro de caja:
Debe estar autorizado por la Direccin Departamental de Educacin, con

hojas foliadas y selladas.
Actualizarlo mensualmente incluso, si no hay movimiento.
No debe poseer manchones, tachones ni modificaciones.
Debe ser utilizado nicamente por el Tesorero.
Cada cierre mensual debe ser firmado y sellado por el Presidente y Tesorero
de la Junta Directiva.
Una vez al mes se debe cuadrar el saldo segn libro de caja, codo de
chequera y estado de cuenta emitido por el banco (si la ubiera).
Para que el tesorero de la comisin de finanzas, no le cueste llevar las cuentas,

se sugiere un modelo de cuentas corrientes para llevar el efectivo, el cual
presentamos el siguiente modelo:
No.
1.
2.
3.
Descripcin del Gasto

Saldo en Caja
Compra de Escobas
Pago de Vendedoras
Debe
Haber
Q. 1,000.00
Q. 100.00
Saldo
Q. 1,000.00
Q. 45.00
Q. 955.oo
Q. 1,055.00
Ejemplo como operar Libro Caja por parte de la Organizacin de Padres de Familia
(Modalidad simple un folio)
22
Nombre de la entidad:
Concejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua Caliente,
Municipio de Livingston, Departamento de Izabal.
Cdigo del Establecimiento: 18-02-0107-03
Fecha
4-2-13
15-2-13
15-2-13
16-2-13
16-2-13
17-2-13
18-2-13
19-2-13
20-2-13
Descripcin del Gasto

Primera transferencia
de fondos,
segn recibo de transferencia de
recursos financieros No. 3045 de
fecha 3-2-2013, recibida de la
Direccin
Departamental
de
Educacin del departamento de
Izabal,
correspondiente
a
los
programas de apoyo siguientes
Alimento escolar primaria
tiles escolares primaria
Valija didctica primaria
Cheque No. 17 Jorge Mario Almeida,
Factura Seria A-2 No. 15748 compra
de artculos para la elaboracin de
alimentacin escolar de los alumnos
de primaria
Cheque No. 18 Jaime Salvatierra
Chop Factura Seria A No. 157,
compra de tiles escolares para los
alumnos de primaria
Transferencia
segn
recibo
de
transferencia de recursos financieros
No. 4302 de fecha 14-2-13 Recibida
por la Direccin Departamental de
Educacin de Izabal, del programa
de:
Remozamiento
Cheque No. 19 Manuel Chuc Toc,
Factura Serie C No. 1250, Compra de
tiles escolares para los alumnos de
primaria
Cheque No. 20 Joel Herrera, Factura
Serie P-2 No. 50 Compra de artculos
para
la
elaboracin
de
la
alimentacin
escolar
para
los
alumnos de primaria.
Cheque No. 21, Construcciones, S. A.
Factura Serie Tz-1 No. 13501, pago
por remozamiento
Cheque No. 23, Construcforte, S. A.,
Factura Serie R-2 No. 75430, por pago
de remozamiento
Cheque No. 24 Alvaro Torres Prez,
Factura Serie D No. 35578, compra de
artculos para la valija didctica
Mes de Febrero 2013
Parcial
Debe
Folio No. 1
Haber
Q.22,632.50
Saldo
Q.22,632.50
Q.13,062.50
Q. 8, 250.00
Q. 1,320.00
Q.10,000.00
Q.10,000.00
Q.12,632.50
Q.8,000.00
Q.8,000.00
Q.4,632.59
Q.35,4440.00
Q.40,072.50
Q.35,4440.00
Q.250.00
Q.250.00
Q. 39,822.50
Q. 3,062.50
Q. 3,062.50
Q. 35,760.00
Q. 25,650.00
Q. 25,650.00
Q. 11,110.00
Q. 9,790.00
Q. 9,790.00
Q. 1,320.00
Q. 1,100.00
Q. 1,100.00
Q. 220.00
Tomado de: Empresario por la Educacin-UNICEF (s.f.:30) Manual para Padres de Familia
10. LIBRO DE INVENTARIO

Para Ramos Garca (2010:55) el libro de inventarios es un libro usado para llevar
el registro y control de todo lo perteneciente a determinado lugar, en nuestro
caso lo utilizamos en cada centro educativo. En dicho libro se consignan cada
uno de los enseres del establecimiento describindolos detalladamente por su
estructura, as como su valor monetario. El inventario deber realizarse cada
ao, siendo el director el responsable de dicho inventario.
Manual de Inventarios (DIDEDUCTotonicapn-MINEDUC (2011)
1. Objetivo:
Contribuir al fortalecimiento de la gestin administrativa escolar,
especficamente en el sistema de inventarios, de esa manera apoyar el
desarrollo educativo del departamento a travs del fortalecimiento, en materia
de mobiliario y equipo.
2. Alcance:
Todas las Escuelas e Institutos Oficiales, Rurales y Urbanas, de los diferentes
niveles, en la circunscripcin departamental.
3. Cumplimiento:
Los Directores de los establecimientos pblicos sern responsables de los
trmites a realizar, en atencin a las obligaciones administrativas asignadas.
4. Base Legal:
Circular 3-57: Contiene las instrucciones generales sobre la formulacin
de los inventarios, tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas y algunos
ejemplos de formatos para trabajar el inventario.
Acuerdo gubernativo 217-94: Contiene el reglamento para inventarios
para los bienes muebles de la administracin pblica, as como
instrucciones para la baja de los bienes.
Decreto legislativo 647: Que contiene instrucciones sobre la formacin de
los inventarios as como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo
de cualquier empleado pblico mediante revisin y chequeo del
inventario fsico, de lo cual se rendir copia a la autoridad inmediata por
la va correspondiente.
23
Decreto 103-97 Derogatoria del 77-95 (CORECHA): El decreto 77-95 dio

origen a lo que se conoca como la Comisin Recolectora de Chatarra
(CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso o
metlico de cada una de las instituciones del Estado. Con la firma de los
acuerdos de paz, esta institucin desaparece mediante el Decreto 103-97
que crea una comisin especial conformada por el Ejecutivo que se
encargar de la recepcin y subasta de los bienes ferrosos al recibirse de
las diferentes dependencias del Gobierno.
Decreto 779-98 Reglamento del decreto 103-97: Este decreto contiene el
reglamento del Decreto 103-97 proporcionando los lineamientos
generales sobre el procedimiento para la solicitud de baja de materiales
o bienes ferrosos, para lo cual se conformarn los expedientes
respectivos.
Decreto Legislativo nmero 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo: Contiene
delimitacin de las funciones de cada uno de los ministerios as como el
tiempo mximo estipulado para envo de informes de inventario por parte
de cada una de sus dependencias a la Direccin de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas.
Leyes conexas
Decreto. 89-96 Ley de probidad y de responsabilidades: Descripcin de
las responsabilidades de los empleados de la Administracin Pblica as
como la guarda y custodia de los bienes que tienen a su cargo.
Otras leyes: Cdigo Civil, Penal, Ley de Compras y Contrataciones, etc.
5. Libro de Inventarios
El libro de inventarios es un documento contable en el que cada centro
educativo registra con su valor todos los bienes muebles, con los que cuenta,
tanto al inicio como al final de cada ao. El libro de inventarios debe estar
autorizado por el Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo de
la escuela, salvo aquellos centros educativos cuyo director sea cuentadante
ante la contralora General de Cuentas, en este caso la Contralora autoriza
dicho libro.
24
El libro de inventarios est bajo la responsabilidad del director, con la supervisin

constante del Coordinador Tcnico Administrativo, todos los secretarios
contadores donde exista este personal, as como directores de los
establecimientos educativos deben realizar un inventario de bienes al finalizar el
ciclo lectivo, as como enviar las certificaciones respectivas y copias del mismo
al Coordinador Tcnico Administrativo de su jurisdiccin, quien debe de
trasladar a la unidad de inventarios de la seccin administrativa de la Direccin
Departamental.
El libro de inventario debe contener el registro de todos los bienes muebles no
fungibles de la escuela, valorizados y separados en cuentas y/o secciones que
componen la escuela. Los bienes no fungibles generalmente son aquellos que
no se deterioran rpidamente.
6. Bienes No Fungibles
Son todos aquellos cuya vida se estima en ms de cinco aos, o que son
menos susceptibles al rpido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en
cuanto a su existencia.
Ejemplo de bienes que deben ingresarse al libro de inventarios (Bienes muebles
no fungibles):
Maquinaria,
Equipo de computacin: computadoras, impresoras,
Herramientas: azadones, palas,
Mobiliario y equipo de oficina: escritorios, mesas, sillas,
Mobiliario educativo: pizarrn,
Vehculos: motocicletas, carros,
Otros (es necesario que cumpla con los criterios indicados en el
concepto)
7. Bienes Fungibles
Son todos aquellos bienes que pueden ser substituidos fcilmente por otros de
la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida til se estima menor a
dos aos o que se deterioren fcilmente.
Bienes que no deben ingresar al libro de inventarios, sino a un libro auxiliar (libro
de fungibles):
tiles de escritorio,
25
(Memorias USB), CDs, disketes,

Sacapuntas de metal o plstico,
Engrapadoras,
Saca grapas,
Cubetas,
Escobas,
Folletos, revistas, libros
Otros (es necesario que cumpla con los criterios indicados en el
concepto)
8. Ingresos al Libro de Inventarios

Toda adicin de bienes no fungibles que represente un aumento al activo de la
escuela y que ocurra dentro del ao, debe agregarse al libro de inventario. El
registro debe de realizarse en el momento que ocurra la adquisicin de los
bienes.
La adicin o aumento de activos de la escuela puede darse por las siguientes
razones:
a) Por la compra directa de un bien,
b) Donacin,
c) Traspaso.
a) Ingreso al Libro de Inventario, Proceso de Adquisicin por medio de Compra
Directa
Documentacin Necesaria
Acta de adquisicin,
Factura de compra de bienes,
Caractersticas y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos
correspondientes.
Paso 1
Clasificacin del bien a ingresar
Clases de cuentas que existen (para el Ministerio de Educacin);
a) 1232.03 De oficina y muebles,
Subcuentas: a) Equipo de computacin y electrnica,
26
b) Maquinas impresoras,
c) Muebles de madera,
d) Muebles de metal.
b) 1232.05 Educacional cultural y recreativo,
Subcuentas; a) Equipo microfilm y proyeccin,
b) Equipo de audio,
c) Equipo de televisin,
d) Equipos fotogrficos,
e) Equipos musicales,
f) Mobiliario educativo.
c) 1232.06 De transporte, traccin y elevacin,
Subcuentas: a) Motocicletas,
b) Vehculos pequeos destinados para el campo.
d) 1232.07 De comunicaciones
Subcuentas; a) Accesorios de telefona,
b) Equipo de radio.
e) 1237.00 Otros activos fijos
Subcuenta; a) Equipos varios de mantenimiento.
Paso 2
Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adicin,
a continuacin se presenta una gua
vscorpionblack.blogspot.com
27
Gua para la Adicin

Cantidad
XXX
XXX
Saldo anterior
Adicin por compra
Dicha compra fue realizada mediante
factura no. XXX
De fecha (da) de (mes) del (ao)
A la Cta. 123X.XX
(Nombre de la cuenta)
(Subcuenta)
(Nombre del bien a ingresar), marca (del
bien), modelo
(si tuviera modelo), caracterstica (fsicas
y tcnicas)
serie (si tuviere el bien, se aplica siempre
en casos de
equipo de cmputo y electrnica)
* Si se compran ms de dos clases de
bienes se pueden
adicionar en la misma
(Subcuenta)
bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
Total (nuevo saldo)
En vista de lo anterior el inventario de
esta dependencia a
la fecha queda con un saldo de
XXXXXXXXXXXXXXX
y XXX centavos (cantidad en letras)
Lugar y Fecha.
XXXXXXX
(valor Unitario)
(Valor Total)
(valor Unitario)
(Valor Total)
Q XXX,XXX.xx
============
b) Ingreso al Libro de Inventario, Proceso de Donacin y/o Traspaso.

Documentacin Necesaria
Acta de donacin/traspaso,
Valor estimado,
Caractersticas y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos
correspondientes
Paso 1
Clasificacin del bien a ingresar de acuerdo a las cuentas que existen para el
Ministerio de Educacin y Direcciones Departamentales de Educacin,
indicadas anteriormente.
28
Paso 2
29
Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adicin,

a continuacin se presenta una gua
Gua para la Adicin
Cantidad
XXX
XXX
Saldo anterior
Adicin por donacin
Dicha donacin consta en acta
administrativa no. XX-2010
de fecha (da) de (mes) de (ao)
A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta)
(Subcuenta)
bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
* Si se reciben ms de dos clases de
bienes se pueden adicionar en la misma.
(Subcuenta)
bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
Total (nuevo saldo)
esta dependencia a
XXXXXXXXXXXXXXX
Lugar y Fecha
XXXXXXX
(valor Unitario)
(Valor Total)
(valor Unitario)
(Valor Total)
Q XXX,XXX.xx
============
9. Bajas de Inventario
Las disminuciones o bajas de inventarios de las escuelas pueden darse por: a)
robo, b) mal estado, c) por destruccin e incineracin, d) por traslado a otra
dependencia del Estado.
Las escuelas pueden recibir, pero no realizar donaciones a entidades privadas.
Aunque es posible realizar traspasos y donaciones a una entidad o escuela
pblica, lo ms conveniente es asesorarse antes de realizar la operacin, para
estar seguros si procede o no.
a) Solicitud de Baja por Robo

Los establecimientos educativos ante un incidente de tal naturaleza
inmediatamente darn a conocer a las autoridades correspondientes para que
den fe de tal acto delictivo, para tal efecto dar parte a:
Paso 1
Comisara o subestacin de la Polica Nacional Civil de la localidad. Ministerio
Pblico para iniciar la investigacin correspondiente, o autoridad comunal o
municipal que haga constar en acta el hecho, en este caso es necesario
posteriormente dar aviso al Ministerio Pblico y Polica Nacional Civil para su
investigacin.
Paso 2
Suscripcin del acta donde se haga constar que bien o bienes fueron robados,
identificndolos detalladamente y su valor.
Paso 3
Certificacin del libro de inventario donde conste el registro de los bienes
robados.
Paso 4
Cumplido el plazo establecido en ley (6 meses) en cuanto a la investigacin del
hecho, se procede a solicitar certificacin de parte del Ministerio Pblico o
Juzgado correspondiente, donde se haga constar la etapa procesal en que se
encuentra y si se logr o no individualizar a los delincuentes o responsables del
hecho.
Paso 5
Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental de
Educacin, pidiendo se proceda a iniciar el trmite de baja por robo. En la
solicitud deber de adjuntarse la siguiente documentacin:
a) Fotocopia del acta donde conste el robo.
b) Certificacin del acta.
c) Fotocopia del libro de Inventario donde conste el registro del o los bienes
robados.
30
d) Certificacin del libro de inventario donde conste el registro del o los

bienes robados.
e) Fotocopia de la denuncia presentada en la Polica o certificacin del
parte policial extendida por la Polica.
f) Fotocopia de la Certificacin emitida por el Ministerio Pblico en cuanto
al proceso denunciado, en caso de robos que hayan sido realizados
anteriormente, certificacin del Juzgado donde se present la denuncia
correspondiente. Artculo 7. Acuerdo Gubernativo No. 217-94 de fecha 11
de mayo de 1994.
Paso 6
Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Tcnico
Administrativo o Supervisor Educativo de su Jurisdiccin, quien deber remitirla
al rea de inventario de la Direccin Departamental de Educacin.
Paso 7
El rea de inventario se encargar de analizar el expediente y establecer si
cumple los requisitos, para continuar su trmite, de lo contrario, devolver al
Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al
Director y subsane o complete los requisitos sealados, resueltos volvern al
paso 6.
Paso 8
Habiendo cumplido con los requisitos, se providencia y se procede a enviar a
Contralora General de Cuentas donde, seguir los pasos de ley, Articulo 5.
Acuerdo Ministerial 1109-2009 de fecha 23 de junio de 2009.
Paso 9
La Direccin Departamental de Educacin recibe notificacin y resolucin de
parte de Contralora General de Cuentas y Departamento de Contabilidad del
Estado, quien a su vez notifica al Coordinador Tcnico Administrativo o
Supervisor Educativo, y ste al Director interesado.
Paso 10
Al tener la resolucin de parte de Contralora General de Cuentas, y el
Departamento de Contabilidad del Estado, se procede a dar de baja del
inventario los bienes indicados.
31
Gua de Baja
Cantidad
XXX
0X
Saldo anterior
Baja por Robo
Dicha baja fue autorizada mediante
resolucin de
Contralora General de Cuentas (CGC)
No. XXX-2010XXX, y resolucin de Contabilidad del
Estado, del
Ministerio de Finanzas Pblicas, No. XX2010
(Subcuenta)
(nombre del bien a dar de baja), marca
(del bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
* Si se rebajan ms de dos bienes se
pueden en la misma
(Subcuenta)
(Nombre del bien a dar de baja, marca
(del bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
Total (nuevo saldo)
esta dependencia a
XXXXXXXXXXXXXXX
Lugar y Fecha
XXXXXXX
(valor Unitario)
(Valor Total)
(valor Unitario)
(Valor Total)
Q XXX,XXX.xx
============
b) Solicitud de Baja por mal estado, Destructibles e Incinerables

Paso 1
Suscribir acta donde se haga constar el mal estado de los bienes muebles
detallando sus caractersticas y valores.
32
Paso 2
33
Reunir los siguientes requisitos:

1. Certificacin de acta donde se haga constar el mal estado,
destructibles3 o incinerables4 de los bienes muebles, detallando sus
caractersticas y valores.
2. Certificacin de registro de inventarios que contenga detalle de
caractersticas y valores de los bienes objeto de baja.
Paso 3
Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental
actual, pidiendo se proceda a iniciar el trmite de baja por mal estado,
solicitud en la que deber de adjuntarse la siguiente documentacin.
a) Certificacin de acta donde se haga constar el mal estado destructibles
(son aquellos que son materia slida, y pueden ser objeto de compresin o
como su nombre lo indica destruccin, por ejemplo madera.) o incinerables
(aquellos que se pueden quemar como por ejemplo bienes plsticos.
(Aunque dicha normativa es vigente ms no positiva, debido a la
contaminacin que produce su incineracin)) de los bienes muebles,
detallando sus caractersticas y valores.
b) Certificacin de registro de inventarios que contenga
caractersticas y valores de los bienes objeto de baja.
detalle
de
Paso 4
Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Tcnico
Administrativo o Supervisor Educativo de su Jurisdiccin, quien deber remitirla
al rea de inventario de la Direccin Departamental de Educacin.
Paso 5
El rea de inventario se encargar de su anlisis y establecer si cumple los
requisitos, para continuar su trmite, de lo contrario, devolver al Coordinador
Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al Director y
subsane o complete los requisitos sealados, resueltos volvern al paso 4.
El Director Departamental despus de verificar lo solicitado por medio del

personal designado para el efecto, firmar la solicitud de baja y autorizar el
seguimiento del trmite. Segn Acuerdo Ministerial 1109-2009
Paso 6
Habiendo cumplido con los requisitos, se enviar por medio de oficio dirigido al
Director de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, solicitando
que se emita resolucin de baja de bienes por mal estado de consistencia
destructible. La Direccin de Bienes del Estado solicitar la intervencin de la
Contralora General de Cuentas para la verificacin respectiva, despus de lo
cual se ordenar la destruccin de dichos bienes suscribiendo acta para el
efecto y remitiendo certificacin a las instancias correspondientes.
Posteriormente Bienes del Estado emite resolucin para el registro de baja
correspondiente en el libro de inventarios. Artculos 4 y 5 del Acuerdo
Gubernativo No. 217-94
Paso 7
La Direccin Departamental de Educacin recibe notificacin y resolucin de
parte del Departamento de Bienes del Estado, quien a su vez notifica al
Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, y ste al Director
interesado.
Paso 8
Al tener la resolucin de parte del Departamento de Contabilidad del Estado,
se procede a rebajar del inventario los bienes indicados.
34
Gua de Baja
Cantidad
0X
0X
Saldo anterior
Baja por mal estado
Dicha baja fue autorizada mediante
resolucin del
Departamento de Bienes del Estado, del
Ministerio de
Finanzas Pblicas, no. XX-2010
(Subcuenta)
(Nombre del bien a dar de baja), marca
(del bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
* Si se rebajan ms de dos bienes se
pueden en la misma
(Subcuenta)
(Nombre del bien a dar de baja), marca
(del bien), modelo
y tcnicas)
en casos de
Total (nuevo saldo)
esta dependencia a
XXXXXXXXXXXXXXX
Lugar y Fecha
XXXXXXX
(valor Unitario)
(Valor Total)
(valor Unitario)
(Valor Total)
Q XXX,XXX.xx
============
35
c) Otros casos
Prdidas, Faltantes, Extravos, Bienes Fungibles Ingresados en Libro de Activos
Fijos, Desastres Naturales y Casos No Previstos.
1. Perdidas, Faltantes y Extravos: En estos casos se responsabilizar al
director del establecimiento o a la persona que tenga cargos del bien, y
se exigir la reposicin del mismo, siempre que cumpla con las mismas
caractersticas y valor. Para ello es necesario suscribir acta indicando lo
relativo al caso y al bien as como el requerimiento de pago o reposicin
segn corresponda. En el primero de los casos, el valor del bien debe
depositarse a cuenta comn del Estado. Si se opta por la reposicin, el
bien deber ser de idnticas caractersticas y calidad. Base Legal:
Artculos 7, 8, 9, 10, 11, 21 y 23 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94
Reglamento de Inventarios de bienes muebles de la Administracin
Pblica
2. Faltante por Incendios, Inundaciones, Desastres Naturales y otras
Eventualidades: Para estos casos el director del establecimiento deber
suscribir acta en la que haga constar lo acontecido, detallando los bienes
afectados; con certificacin del acta deber dar parte a la polica.
Seguidamente presentar solicitud de baja dirigida al Director
Departamental, por medio del Coordinador Tcnico Administrativo
(adjuntando fotocopia del acta, certificacin, copia de la denuncia a la
Polica, fotocopia del libro de inventario donde aparecen los bienes
afectados.) quien remitir al encargado de inventarios para la
continuacin del trmite respectivo.
3. Bienes Fungibles: El director de la escuela que tenga ingresado al libro de
inventarios bienes fungibles, deber suscribir acta identificando los bienes
fungibles y con certificacin de dicha acta, as como del ingreso a dicho
inventario, iniciar el trmite remitiendo expediente y solicitud al Director
Departamental de Educacin por medio del Coordinador Tcnico
administrativo correspondiente.
10. Realizacin de Inventario Fsico
El director del establecimiento deber realizar el inventario fsico
correspondiente al finalizar el periodo fiscal, debiendo dejar constancia en el
libro con fecha: 31 de diciembre del ao cursado.
36
11. Reporte de Inventario
37
El director del establecimiento deber de entregar el FIN 01 Formulario Resumen

de Inventario, FIN 02 Formulario Detalle por Cuenta debidamente firmado y
sellado, al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, en la
fecha que se establezca, para que l remita al rea de Inventario, el total de
inventarios de su jurisdiccin.
ADICIONES
1 Compra:
Ingreso al
inventario con
valor de factura
2. Traslado:
Ingreso al Inventario con resolucin de la Direccin
de Bienes del Estado posterior a ello se informa a la
misma de haber operado el ingreso
3. Donacin:
Ingreso al libro de
inventario con acta
de recepcin
ETAPA 1
Pasos iniciales para el trmite de baja por:
ROBO
PASO 1
Denuncia a la
PNC y MP
PASO 2
Acta del hecho
delictivo con
caracterstica de los
bienes sustrados
PASO 3:
Certificacin del MP
informando del resultado
de la investigacin (6
meses despus del hecho
MAL ESTADO
PASO 1
Realizacin de Acta
con presencia de
autoridades
competentes
PASO 2
Certificacin del
Acta
PASO 3:
Certificacin del inventario
en cuanto a los bienes
solicitados para baja.
DESASTRES NATURALES
PASO 1
Denuncia a la
PNC y MP
PASO 2
Acta del hecho,
certificacin de los
bienes de inventario
PASO 3:
Certificacin del MP
informando del resultado
de la investigacin (6
meses despus del hecho
ETAPA 2
Seguimiento Generalidades
PASO 6
Se queda en espera de
la resolucin
correspondiente para
operar la baja
PASO 5
Se remite a la Seccin de
Inventarios de la DIDEDUC,
y de ah a la dependencia
que corresponda
PASO 4
Se solicita la baja y se
presenta en la
Coordinacin Tcnica
Administrativa
Es la unidad encargada del registro y administracin de los bienes muebles del

MINEDUC en el Departamento, para su funcionamiento utiliza los siguientes
documentos y base legal:
Manual de Inventarios
Decreto Legislativo No. 647
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios
Decreto No. 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo
Acuerdo Gubernativo 240-98 Reglamento Ley Orgnica de Presupuesto
Acuerdo Gubernativo 779-98 Reglamento Decreto 103-97
Acuerdo Gubernativo 382-2001 Reglamento MINFIN
Decreto No. 31-2002 Ley Orgnica de la CGC
Acuerdo Gubernativo 318-2003 Reglamento CGC
Circular 3-57 Inventario de Oficinas Pblicas
11. MURAL DE TRANSPARENCIA

En los establecimientos pblicos se debe implementar los murales de
transparencia con la finalidad de que stos publiquen o divulguen de manera
permanente en un sitio pblico y a la vista de todo ciudadano, informacin
relacionada con los recursos financieros, materiales y humanos que asignan y
trasladan, as como el uso y destino que se da a los mismos, segn corresponda
(Artculo 1, Acuerdo Ministerial No. 1,335-2013, Murales de Transparencia).
Empresario por la Educacin-UNICEF (s.f.:11) propone que los Docentes y el
Concejo Educativo del establecimiento debe identificar el pasillo ms
concurrido de la escuela y convertirlo en el Mural de la Transparencia, en el
cual se har una publicacin de los recursos (dinero, materiales y humanos)
asignados y trasladados por el Ministerio de Educacin para la mejora en la
calidad educativa. La Direccin Departamental entregar la gua para
colocar la informacin de forma permanente sobre el uso de los recursos
destinados para cada Programa, a manera que todo ciudadano y alumno de
la escuela pueda conocer la siguiente informacin:
a.
b.
c.
d.
e.
Dinero recibido por Programa.

Detalle de facturas.
Cantidad de alumnos y docentes beneficiados.
Das al que corresponde cada programa de apoyo.
Dinero gastado para cada programa, si hubiese sobrado algn monto se
debe indicar.
f. Cerca de ese mismo espacio se recomienda incluir el telfono de
denuncias 1503 para que cualquier persona pueda comunicar si se ha
hecho mal uso de los recursos.
38
39
Fundamento Legal
Acuerdo Ministerial No. 1335-2013, Murales de Transparencia, publicado en el
Diario de Centro Amrica el 13/05/2013, en donde acuerda implementar los
murales de transparencia y rendicin de cuentas en las dependencias del
Ministerio de Educacin y los centros educativos pblicos (ver anexos).
Modelo de Mural de Transparencia
Tomado de: Empresario por la Educacin-UNICEF (s.f.:31) Manual para Padres de Familia
40
Hambre cero
Llegando a la
cancha
www.empresariosporlaeducacion.org
Recuerde que los murales nos sirven para:
Mejorar nuestra comunicacin.

Monitorear y hacer denuncias.
Fortalecer nuestra participacin como funcionarios pblicos.
Promover la transparencia en nuestras dependencias.
Mantener informada la nuestra comunidad educativa, autoridades
educativas y personas que nos visiten.
edu.ucpse.org
Referencias Bibliogrficas
41
Bibliografa
1. CHACN Arroyo, Miguel ngel (s. f.). Manual del Director Escolar.
Primario. MINEDUC-SIMAC-OEA-PRODEBAS. Guatemala, C. A.
Nivel
E grafa
2. DIDEDUCTotonicapn-MINEDUC.
Manual de Inventarios para Establecimientos

Educativos Oficiales del Departamento de Totonicapn.
rea de Invetario.
Guatemala,
C.
A.
/
2011.
[en
lnea]
http://dideductoto.blogspot.com/p/administrativa.html#inventarios
[consulta 20-10-2014, hora 12:36]
3. EMPRESARIOS POR LA EDUCACIN-UNICEF. Manual para Padres de Familia.
Alumnos que Aprenden, Maestros que Ensean, Comunidad que
Acompaa. Organizaciones de Padres de Familia OPF-. Juntos por la
Educacin. Descargar - Empresarios por la Educacin [en lnea]
www.empresariosporlaeducacion.org/.../manual_padres_de_familia_final...
[consulta 20-10-2014, hora 13:46]
4. IMGENES [en lnea] www.google.com [consulta 20-10-2014]
5. MINEDUC-DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS. Manual de Suscripcin de
Actas.
12 de junio de 2012.
Guatemala, C. A. [en lnea]
https://www.mineduc.gob.gt/.../MANUAL%20SUSCRIPCION%20ACTA...
[consulta 20-10-2014, hora 06:37]
6. RAMOS Garca, Lucy Juanita. Gua para la redaccin de Documentos
Administrativos, para Directores del Sector 02-07-01 de Sanarate, El Progreso.
Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades,
Departamento de Pedagoga. Noviembre de 2010. Guatemala, C. A. [en
lnea] biblioteca.usac.edu.gt/EPS/07/07_0927.pdf [consulta 20-10-2014, hora
07:25]
Anexos
ANEXO I
NORMATIVA LEGAL DE CUADROS DE TOMA DE POSESIN, AVISOS DE ENTREGA Y
SUSCRIPCIN DE ACTAS
Artculo 33. Requisitos del Acta de Toma de Posesin Todo servidor pblico
de primer ingreso o reingreso debe empezar devengando el salario inicial de
la clase de puesto al que es nombrado.
El acta de toma de posesin deber contener como mnimo lo siguiente:
1. Nmero de acta;
2. Lugar donde se verifica la accin: aldea, municipio y departamento;
3. identificacin de la dependencia,
4. Fecha y hora en que se inicia el acta,
5. Nombres y apellidos completos de las personas que intervienen y cargos
que desempean,
6. Ttulo oficial del puesto que se asume, partida presupuestaria y salario que
corresponda
7. Trascripcin de la parte conducente del nombramiento, por el cual la
Autoridad Nominadora nombra al candidato propuesto;
8. Consignar que quien toma posesin, prest juramento de fidelidad a la
Constitucin Poltica de la Repblica
9. Nombre de la persona a quien se sustituye, fecha y hora en que se
entreg el cargo. Cuando se trate de un puesto de reciente creacin o
que no hubiere sido ocupado, deber indicarse que se trata de un
puesto nuevo;
10. Fecha y hora en que se finaliz el acta, y,
11. Firmas de las personas que intervinieron, con los sellos que correspondan.
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Artculo 34 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Juramento en la Toma

de Posesin. La Autoridad Nominadora o el funcionario responsable de dar
posesin, deber tomar al nombrado el juramento siguiente: Jura como
servidor pblico, respetar y defender la Constitucin Poltica de la Repblica,
las leyes del pas y desempear el puesto que hoy asume, con
responsabilidad y eficiencia para el engrandecimiento de Guatemala ?
Artculo 35 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Fechas de Tomas de

Posesin del Puesto. La toma de posesin del puesto deber efectuarse los
das 1 o 16 de cada mes. En caso de que las fechas citadas sean das
inhbiles, se proceder de la manera siguiente:
1. Cuando se trate de ascensos, traslados o permutas, deber tomar
posesin o cargo, el da hbil anterior a las fechas indicadas; y,
2. Si se trata de personas de primer ingreso o reingreso, debern tomar
posesin del puesto o cargo, el primer da hbil posterior a las fechas
indicadas.
Si la naturaleza del cargo, o las necesidades del servicio lo requieren, podr
darse posesin en cualquier da hbil del mes, lo cual se har constar en el
acta respectiva, indicndose las razones que obligaron a dar posesin al
nombrado.
El salario o sueldo comienza a devengarse desde el da de la toma de
posesin del puesto o cargo, siempre que se tome posesin antes de la
mitad de la jornada laboral. Si se efecta despus, corresponde a la persona
que entrega el puesto o cargo.
Si la persona nombrada no se presenta a tomar posesin del puesto o cargo
dentro de los tres meses siguientes de firmado el nombramiento por la
Autoridad Nominadora, ste perder todos sus efectos.
Artculo 36 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Disposiciones

Generales para la Toma de Posesin o Entrega de un Puesto o Cargo. Para
la toma de posesin o entrega de un puesto o cargo deber cumplirse con
los requisitos siguientes:
1. Que exista partida presupuestaria especfica;
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2. Que se emita Acuerdo de Nombramiento o cese de la relacin laboral o

Nombramiento en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal, por la
Autoridad Nominadora, en los casos de primer ingreso, reingreso,
ascensos, traslados, permutas y cese definitivo;
3. Que se emita Resoluciones o Acuerdo, por la Autoridad Nominadora, en
casos de licencias, reinstalacin o suspensiones por sanciones
disciplinarios o por suspensiones del Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social, los oficios de suspensin y alta de labores; y,
4. Que se suscriba el acta de rigor.
Cumplido con lo anterior, se proceder a dar el aviso de toma de posesin o
entrega del puesto o cargo, en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal
a la Oficina Nacional de Servicio Civil, en un periodo no mayor de cinco das
hbiles contados a partir de la fecha de toma de posesin o entrega del
puesto o cargo.
Ningn servidor pblico podr tomar posesin de un puesto o cargo en la
Administracin Pblica, mientras disfrute de licencia con o sin goce de sueldo,
suspensiones y vacaciones.
Normativa interna
a) Todos los movimientos deber ser registrados a travs del sistema e-SIRH. No
se aceptar ningn movimiento que no se encuentre registrado en dicho
sistema.
b) El procedimiento de registro de acciones de personal, lo regular el
Acuerdo Ministerial correspondiente.
c) La Subdireccin de Nminas de la Direccin de Recursos Humanos del
Ministerio de Educacin, tendr a su cargo la creacin y divulgacin a
travs de las Direcciones Departamentales de Educacin del Ministerio de
Educacin, del calendario de fechas de Entrega del Cargo y Toma de
Posesin, avalado por la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC-.
d) Para la entrega de cargo no es necesario que se presente el servidor
pblico a realizar su movimiento.
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ANEXO II
MODELO DE ACTA A USAR EN TOMA DE POSESIN, EN LAS ACCIONES DE
TRASLADO, ASCENSO, PERMUTA, PRIMER INGRESO Y REINGRESO
ACTA No. 15-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del da uno de
febrero del ao dos mil once (01/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la
Delegacin de Recursos Humanos del Ministerio de Educacin; ubicado en sexta calle
uno guin ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las
siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernndez, Coordinador de la
Delegacin de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega,
Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la
Delegacin de Recursos Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo
siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Acuerdo Ministerial de Nombramiento No.
DIREH-1111-2011 de fecha 27 de enero de 2011 el cual en su parte conducente dice:
Acuerda: Artculo 1, nombrar a la siguiente persona en el puesto cuyas caractersticas
se detallan a continuacin: en el punto 1, Rossana Josefina Lima Camposeco de
Ortega, en el puesto de Secretario Ejecutivo IV, Especialidad: Actividades Secretariales,
con partida presupuestaria Nmero 2011-11130008107-00-0101-0260-03-05-00-000-002000-011-00003, Dependencia: DIR. GENERAL DE COORDINACION DE PROYECTOS DE
APOYO (DIGEPA), Jornada nica (Capital), Ubicacin: Avenida Reforma 1-87 zona 10),
Municipio, Guatemala, Departamento de Guatemala. Salario inicial mensual
Q.1,555.00. Accin: PRIMER INGRESO. SEGUNDO: En base a lo estipulado en el Artculo 3
del Acuerdo en mencin, se procede a dar formal posesin a Rossana Josefina Lima
Camposeco de Ortega, en el puesto, partida presupuestaria y dependencia descritos
en el punto anterior, recomendndole fiel y estricto cumplimiento en el desempeo de
sus funciones y procediendo a la juramentacin el Licenciado Marco Tulio Pezzarossi,
Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos dice a Rossana Josefina Lima
Camposeco de Ortega: Jura como Servidor Pblico respetar y defender la Constitucin
Poltica de la Repblica de Guatemala, y Rossana Josefina Lima Camposeco de
Ortega contesta: JURO Y PROMETO. El seor Coordinador de la Delegacin de
Recursos Humanos dice: Si as lo hicieres, la patria os lo agradecer, de lo contrario, os
lo demandar y Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega responde: Acepto.
TERCERO: La toma de posesin surte sus efectos a partir del 01 de febrero del ao 2011.
CUARTO: No habiendo ms que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos
despus de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad
quienes intervenimos. Damos Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro
Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernndez
Asistente Profesional II
Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega
Secretario Ejecutivo IV
Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artculo 33 del Reglamento
de la Ley de Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de
Servicio Civil.
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ANEXO III
MODELO DE ACTA A USAR EN TOMA DE POSESIN, EN LAS ACCIONES POR
ENFERMEDAD, MATERNIDAD Y ACCIDENTE
ACTA No. 16-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del da dos de
siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Informe de Alta al Patrono, de fecha 01 de
febrero del ao 2011 emitido por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, I.G.S.S.,
en el cual indica que la trabajadora Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega,
puede volver a su trabajo el da 2 de febrero del ao 2011 por finalizacin de
suspensin del I.G.S.S. por Enfermedad. SEGUNDO: Acatando lo descrito en el informe
de alta en mencin se procede a dar formal posesin a Rossana Josefina Lima
Camposeco de Ortega, quien ocupa el puesto de Secretario Ejecutivo IV,
Especialidad: Actividades Secretariales, Dependencia: Unidad de Administracin
Financiera, Direccin Superior del Ministerio de Educacin, con partida presupuestaria
Nmero 2011-11130008101-00-0101-0313-01-01-00-000-001-000-022-00005, la toma de
posesin es efectiva a partir del da 2 de febrero del ao 2011. TERCERO: No habiendo
ms que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos despus de iniciada, en
el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos.
Damos Fe.
dela Ley de Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de
Servicio Civil.
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ANEXO IV
FINALIZACIN DE LICENCIA CON GOCE DE SALARIO, SIN GOCE DE SALARIO,
CON GOCE Y SIN GOCE DE SALARIO
ACTA No. 18-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del da siete de febrero
del ao dos mil once (07/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegacin de
Recursos Humanos del Ministerio de Educacin; ubicado en sexta calle uno guin ochenta y
siete de la zona diez (6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco
Tulio Pezzarossi Hernndez, Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos, Rossana
Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro,
Asistente Profesional II de la Delegacin de Recursos Humanos quien suscribe la presente para
hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista la resolucin Nmero 349, de fecha
cuatro de enero del dos mil once (04/01/2011), la que copiada literalmente dice: Se tiene a la
vista la solicitud de Licencia por Asuntos Personales, presentada a este despacho por Rossana
Josefina Lima Camposeco de Ortega, afiliacin 284264729, quin desempea el puesto de
Secretario Ejecutivo IV, en el Departamento de Gestin de Personal, Municipio Guatemala,
departamento de: Guatemala. CONSIDERANDO: Que la titular del puesto Lima Camposeco de
Ortega, solicita licencia por asuntos personales, para realizar su examen General de Gerencia,
correspondiente a la carrera de Licenciatura en Informtica y Administracin de las
Telecomunicaciones, de la Universidad Galileo, comprendida del siete de enero al seis de
febrero del dos mil once, habiendo presentado la documentacin que justifica su peticin; la
presente es procedente, conforme lo establecido en la ley. POR TANTO: Con base en lo
considerado y de conformidad con lo que establece el artculo 61 numeral 4to. de la Ley de
Servicio Civil y 60 numeral 1 literal a de su Reglamento y lo que para el efecto establece el
artculo 2 del Acuerdo Ministerial No. 455-2010, de fecha diecisis de marzo del dos mil diez, este
Despacho. RESUELVE: I) Legalizar, la licencia por Asuntos Personales, a la servidora pblica
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, CON GOCE DE SUELDO, del siete de enero al seis
de febrero del dos mil once, inclusive. II). NOTIFIQUESE: SEGUNDO: En base a lo descrito en el
punto primero se procede a dar posesin a, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, en
el puesto de Secretario Ejecutivo IV, Dependencia: Departamento de Gestin de Personal,
Direccin Superior, con partida presupuestaria Nmero 2011-11130008103-00-0101-0275-01-01-00000-004-000-022-00008, con salario nominal base de Q.2,120.00. La fecha efectiva de la
finalizacin por Asuntos Personales con Goce de Sueldo es a partir del 07 de febrero del ao del
2011. TERCERO: No habiendo ms que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos
despus de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes
intervenimos. Damos Fe.


Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artculo 33 del Reglamento de la Ley
de Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
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ANEXO V
FINALIZACIN DE SUSPENSIN DISCIPLINARIA
ACTA No. 9-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del da
catorce de enero del ao dos mil once (14/01/2011), reunidos en las
Educacin; ubicado en sexta calle uno guin ochenta y siete de la zona diez
(6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio
Pezzarossi Hernndez, Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos,
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy
Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO:
Tomando en consideracin que por medio de la Resolucin Nmero. 05-2011
de fecha tres de enero del ao dos mil once (03/01/2011). Se resolvi IMPONER
LA SANCIN DISCIPLINARIA CONSISTENTE EN SUSPENSIN DE LABORES SIN GOCE
DE SALARIO POR DIEZ (10) DAS CALENDARIO, a Rossana Josefina Lima
Camposeco de Ortega, quien labora para el Ministerio de Educacin, con el
cargo de Secretario Ejecutivo IV, Especialidad Actividades Secretariales, con
partida presupuestaria Nmero 2011-1113008301-00-0101-0201-11-11-00-000-001000-011-00001, asignada en el Departamento de Educacin Preprimaria,
Direccin Departamental de Educacin Guatemala del Ministerio de
Educacin, Municipio de Guatemala, Departamento de Guatemala.
SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto primero se da por finalizada la
Suspensin Disciplinaria de Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, y as
mismo se le recomienda que en futuro cumpla con las obligaciones que tiene
como trabajador al servicio del Ministerio de Educacin. La toma de posesin es
efectiva a partir del catorce de enero del ao dos mil once (14/01/2011).
TERCERO: No habiendo ms que hacer constar, se finaliza la presente quince
de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artculo 33 del

Reglamento de la Ley de Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la
Oficina Nacional de Servicio Civil.
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ANEXO VI
MODELO DE ACTA A USAR EN ENTREGA DEL CARGO EN LAS ACCIONES DE
TRASLADO, ASCENSO, PERMUTA, RENUNCIA Y JUBILACIN
uno de febrero del ao dos mil once (01-02-2011), reunidos en las instalaciones
que ocupa la Delegacin de Recursos Humanos del Ministerio de Educacin;
ubicado en sexta calle uno guin ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-87
zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi
Hernndez, Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos, Walter
Guillermo Chamal Marroqun, Asesor Profesional Especializado IV y Nancy
Se tiene a la vista el oficio sin nmero, de fecha 28 de enero de 2011, firmado
por Walter Guillermo Chamal Marroqun, el que en su parte conducente dice:
Licenciado Dennis Alonzo Mazariegos, Ministro de Educacin, Su Despacho.
Estimado Seor Ministro: Atentamente me dirijo a usted para comunicarle que
dejar el puesto de Asesor Profesional Especializado IV, el cual ocupaba en la
Subdireccin General de Ejecucin Presupuestaria del Ministerio de Educacin,
lo anterior en virtud de haber sido favorecido con un traslado, a partir del 1 de
febrero del 2011. SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto primero se
procede a dar por aceptada la entrega por traslado de Walter Guillermo
Chamal Marroqun, quien ocupaba el puesto de Asesor Profesional
Especializado IV, Especialidad: Administracin, Dependencia: Subdireccin
General de Ejecucin Presupuestaria, Direccin Superior del Ministerio de
Educacin, con partida presupuestaria Nmero 2011-11130008101-00-0101-034801-01-00-000-001-000-011-00001, con salario nominal base de Q.6,759.00. La
fecha efectiva de la entrega por traslado es a partir del 01 de febrero del ao
2011. TERCERO: No habiendo ms que hacer constar se finaliza la presente diez
de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Walter Guillermo Chamal Marroqun
Asesor Profesional Especializado IV

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ANEXO VII
FALLECIMIENTO
siete de febrero del ao dos mil once (07-02-2011), reunidos en las instalaciones
que ocupa la Delegacin de Recursos Humanos del Ministerio de Educacin;
ubicado en sexta calle uno guin ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-87
zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi
Hernndez, Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos y Nancy
Se tiene a la vista el certificado de defuncin, de fecha siete de febrero del ao
2011, en donde se informa que la seora Florinda Ruth Vicente Gaytan de
Ixcotey falleci el 1 de febrero del ao 2011 en el Hospital Juan Jos Arvalo
Bermejo I.G.S.S. zona 6, Guatemala, Guatemala, la hora de la defuncin fue a
las 17:10 a causa de Choque sptico, miembro letal, pie diabtico, diabetes
mielitis. SEGUNDO: La seora Florinda Ruth Vicente Gaytn de Ixcotey,
ocupaba el puesto de Trabajador Operativo III, sin Especialidad, con partida
presupuestaria Nmero 2011-11130008101-00-0101-0321-01-01-00-000-003-000011-00016, Dependencia DISERSA, Direccin Superior del Ministerio de
Educacin. TERCERO: En base a lo descrito en el punto primero se recibe el
puesto. Con fecha 2 de febrero del ao 2011, por fallecimiento de la seora
Florinda Ruth Vicente Gaytan de Ixcotey. CUARTO: No habiendo ms que
hacer constar se finaliza la presente quince minutos despus de iniciada, en el
mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes

50
ANEXO VIII
LICENICA CON GOCE Y SIN GOCE DE SUELDO
siguiente PRIMERO: Se tiene a la vista la resolucin Nmero 0542, de fecha veinticuatro
de enero del dos mil once (24/01/2011). La que copiada literalmente dice: Se tiene a la
vista la solicitud de Licencia por Asuntos Personales, presentada a este despacho por
ROSSANA JOSEFINA LIMA CAMPOSECO DE ORTEGA, afiliacin 255024077, quien
desempea el puesto de Secretario Ejecutivo IV, en el Departamento de Gestin de
Personal, Municipio Guatemala, departamento de: Guatemala, CONSIDERANDO: Que
la servidora pblica LIMA CAMPOSECO DE ORTEGA, solicita licencia por asuntos
personales por un perodo de 1 mes y habiendo justificado su peticin, se considera
que la presente es procedente, sin goce de sueldo del uno de febrero al veintiocho de
febrero del dos mil once. POR TANTO: Con base en lo considerado y de conformidad
con lo que establece el artculo 61 numeral 4to. de la Ley de Servicio Civil y 60 numeral
1 literales a y b de su Reglamento, este Despacho. RESUELVE: I) Conceder la licencia
por Asuntos Personales, a la servidora pblica ROSSANA JOSEFINA LIMA CAMPOSECO
DE ORTEGA, SIN GOCE DE SUELDO, del uno de febrero al veintiocho de febrero del dos
mil once, inclusive. II) Se recomienda organizar el servicio. III) NOTIFIQUESE: SEGUNDO:
En base a lo descrito en el punto primero se procede a recibir el puesto, que ocupaba ,
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, el puesto de Secretario Ejecutivo IV,
Dependencia: Departamento de Gestin de Personal del Ministerio de Educacin, con
partida presupuestaria Nmero 2011-11130008104-00-0101-0325-01-01-00-000-005-000022-00003, con salario nominal base de Q.2,120.00. La fecha efectiva de la entrega por
licencia por Asuntos Personales sin goce de sueldo es a partir del uno de febrero del
dos mil once (01/02/2011). TERCERO: No habiendo ms que hacer constar, se finaliza la
presente quince minutos despus de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio.
Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
de la Ley de Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de
Servicio Civil.
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ANEXO IX
DESTITUCIN
febrero del ao dos mil once (01-02-2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la
Delegacin de Recursos Humanos, Walter Guillermo Herrera Camey, Trabajador
Operativo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la
siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Acuerdo Ministerial No. DIREH-4796-2011 de
fecha 31 de enero de 2011 el que en su Artculo 1 Acuerda: DESTITUIR con causa justa y
sin responsabilidad para el Estado, al servidor pblico WALTER GUILLERMO HERRERA
HERNNDEZ, quien labora para el Ministerio de Educacin, presupuestado como
Trabajador Operativo IV, en el Departamento de Transporte, municipio de Guatemala,
departamento de Guatemala; al haberse comprobado que el servidor el da 14 de
mayo de 2010, incurri en mala conducta, insubordinacin, marcada indisciplina as
como falta contra la propiedad, en perjuicio del Estado, por haber causado dao al
vehculo color azul, marca Suzuki, con placas de circulacin O 0777BBM, desinflando la
llanta trasera del lado izquierdo en dos ocasiones y provocar hundimiento en la puerta
del lado de atrs del piloto el mismo da; constituyendo stas faltas graves. SEGUNDO:
En base al punto anterior, se procede a declarar vacante el puesto, por destitucin,
ocupado por la persona descrita en el punto primero con cargo a la partida
presupuestaria nmero 2011-11130008101-00-0101-0327-01-01-00-000- 003-000-011-00012,
en el puesto de Trabajador Operativo IV, especialidad Conduccin de Vehculos,
Dependencia: Transporte, Direccin Superior del Ministerio de Educacin, con salario
base de Q.1,135.00. La fecha efectiva de la destitucin es a partir del 1 de febrero del
ao 2011. TERCERO: No habiendo ms que hacer constar se finaliza la presente treinta
minutos despus de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de
conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Walter Guillermo Herrera Hernndez
Trabajador Operativo IV

52
ANEXO X
SUSPENSIN DEL IGSS POR ENFERMEDAD, ACCIDENTE Y MATERNIDAD
diecisiete de febrero del ao dos mil once (17-02-2011), reunidos en las
Educacin; ubicado en sexta calle uno guin ochenta y siete de la zona diez
(6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio
Pezzarossi Hernndez, Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos y
Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegacin de
Recursos Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente:
PRIMERO: Se tiene a la vista el Informe de Suspensin de Trabajo, de fecha 17 de
febrero de 2011 emitido por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social,
I.G.S.S. en el cual se indica que el trabajador Manuel Antonio Carrillo, es
suspendido de sus labores a partir del da 17 de febrero de 2011 por Suspensin
del I.G.S.S. por Accidente. SEGUNDO: Acatando lo descrito en el Informe de
Suspensin de Trabajo en mencin se acepta la suspensin del IGSS por motivo
de accidente del cargo que ocupa Manuel Antonio Carrillo, quien ocupa el
puesto de Tcnico III, Especialidad:
Reproduccin de Materiales,
dependencia: Reproduccin, Direccin Superior del Ministerio de Educacin,
con cargo a la partida presupuestaria nmero 2011-11130008101-00-0101-032901-01-00-000-003-000-011-00005. La fecha Efectiva de la Suspensin es a partir
del da 17 de febrero de 2011. TERCERO: No habiendo ms que hacer constar
se finaliza la presente treinta minutos despus, en el mismo lugar y fecha de su
inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.

53
ANEXO XI
MODELO DE ACTA A USAR EN ENTREGA DEL CARGO EN LAS ACCIONES POR
SUSPENSIN DISCIPLINARIA
ACTA No. 7-2011. En la ciudad de Guatemala siendo, las nueve horas del da
cuatro de febrero del ao dos mil once (04/02/2011), reunidos en las
Educacin; sexta calle uno guin ochenta y siete de la zona diez (6 calle 1-87
zona 10), las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernndez,
Coordinador de la Delegacin de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima
Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco
Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegacin de Recursos Humanos quien
suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la
vista la Resolucin Nmero 77-2011 de fecha tres de febrero del ao dos mil
once, para resolver el expediente administrativo que por faltas al servicio se
inici en contra del servidor pblico ROSSANA JOSEFINA LIMA CAMPOSECO DE
ORTEGA, quien labora para el Ministerio de Educacin, en el departamento de
Becas y Subvenciones de la Direccin de Planificacin Educativa (DIPLAN) del
municipio y departamento de Guatemala, desempeando el cargo de
Secretario Ejecutivo IV con especialidad Secretaria. El cual en su parte
conducente RESUELVE: I) IMPONER AL SERVIDOR PUBLICO ROSSANA JOSEFINA
LIMA CAMPOSECO DE ORTEGA, LA SANCION ADMINISTRATIVA DISCIPLINARIA
CONSISTENTE EN SUSPENSION DE LABORES SIN GOCE DE SALARIO POR DIEZ DIAS
CALENDARIO Y SE LE RECOMIENDA QUE EN EL FUTURO CUMPLA CON LAS
OBLIGACIONES QUE TIENE COMO TRABAJADOR AL SERVICIO DEL MINISTERIO DE
EDUCACION. III) NOTIFIQUESE. SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto
Primero, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega entrega el cargo por
Suspensin Disciplinaria, sin goce de sueldo. La fecha efectiva de la suspensin
es a partir del da cuatro de febrero de dos mil once (04/02/2011). TERCERO: No
habiendo ms que hacer constar se finaliza la presente en el mismo lugar y
fecha de su inicio siendo las nueve horas con quince minutos. Firmando de
conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega
54
ANEXO XII
MODELO DE ACTA A USAR EN TOMA DE POSESIN DE INTERINATO
ACTA No. 7-2012. En la Aldea El Silencio municipio de La Gomera del
departamento de Escuintla siendo, las siete horas con cincuenta minutos del da
once de abril del ao dos mil doce (11/04/2012), reunidos en las instalaciones
que ocupa la Direccin de la Escuela Oficial Rural Mixta Aldea El Silencio JM del
municipio de La Gomera del departamento de Escuintla, las siguientes
personas: Licenciada Liliam Elizabeth Martinez Lucas, Directora, Jorge Luis
Cortz Tul, Director Profesor Titulado (Interino), para hacer constar lo siguiente:
PRIMERO: El da de hoy se hace presente el profesor Jorge Luis Cortz Tul, con el
oficio nmero 058-2012 de fecha 10 de abril del 2012, firmado y sellado por el
licenciado Juan Jess Ramos Ramos, Coordinador Tcnico Administrativo del
Distrito Escolar No. 20-24-12, por medio del cual se autoriza que pueda cubrir el
interinato, del puesto de Director Profesor Titulado que deja la profesora Susann
Lissette Mendez Caal quien fue suspendida por el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social por motivo de Maternidad del 11 de abril del 2012 al 03 de julio
del 2012, en la Escuela Oficial Rural Mixta, Aldea El Silencio JM del municipio de
La Gomera del departamento de Escuintla. SEGUNDO: Se hace constar que la
presente toma de posesin del interinato del puesto de Director Profesor
Titulado, se autoriza a reserva de resolucin, con fecha efectiva del 11 de abril
del 2012. TERCERO: No habiendo ms que hacer constar se finaliza la presente
en el mismo lugar y fecha de su inicio siendo las ocho horas con diez minutos.
Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Licenciada Liliam Elizabeth Martinez
Directora Director
Lucas Jorge Luis Cortz Romero

Profesor Titulado (Interino)
55
ANEXO XIII
MODELO DE ACTA A USAR EN ENTREGA DE CARGO POR FINALIZACIN DE
INTERINATO
ACTA No. 53-2012. En la Aldea El Silencio municipio de La Gomera del
departamento de Escuintla siendo, las siete horas con cincuenta minutos del da
cuatro de julio del ao dos mil doce (04/07/2012), reunidos en las instalaciones
que ocupa la Direccin de la Escuela Oficial Rural Mixta Aldea El Silencio JM del
municipio de La Gomera del departamento de Escuintla, las siguientes
personas: Licenciada Liliam Elizabeth Martinez Lucas, Directora, Jorge Luis
Cortz Tul, Director Profesor Titulado (Interino), para hacer constar lo siguiente:
PRIMERO: Se hace constar que el interinato autorizado segn la Resolucin
Nmero 1534, a nombre del profesor Jorge Luis Cortz Tul, para cubrir el puesto
de Director Profesor Titulado que dej la profesora Susann Lissette Mendez Caal
quien fue suspendida por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social por
motivo de Maternidad del 11 de abril del 2012 al 03 de julio del 2012, en la
Escuela Oficial Rural Mixta, Aldea El Silencio JM del municipio de La Gomera del
departamento de Escuintla, finaliza el da de hoy, por lo que el profesor Jorge
Luis Cortz Tul, hace entrega del puesto que eficientemente cubri. SEGUNDO:
En base a lo descrito en el punto Primero se da por finalizado el interinato que
cubra el profesor Jorge Luis Cortz Tul, en el puesto de Director Profesor Titulado
con fecha efectiva cuatro de julio del 2012 (04-07-2012). TERCERO: No habiendo
ms que hacer constar se finaliza la presente en el mismo lugar y fecha de su
inicio siendo las ocho horas con diez minutos. Firmando de conformidad quienes
Licenciada Liliam Elizabeth Martinez
Directora Director Profesor
Lucas Jorge Luis Cortz Romero

Titulado (Interino)
56
ANEXO XIV
Acuerdo Ministerial No. 1,335-2013 del 8 de mayo de 2013, Murales de
Transparencia.
57
58
59

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Conocimiento No. _____

CONOCIMIENTO No. 20-2005

E-mail (Correo Electrnico)

4. LIBRO DE CDIGO ESTUDIANTIL

Nombre (s) y Apellido

E-mail (Correo Electrnico)

5. LIBRO DE ASISTENCIA DEL ALUMNADO

Nombre (s) y Apellido (s)

Tambin el docente puede elaborar su asistencia a travs de un mural de

Esta lista consiste en que el alumno coloque su nombre para as obtener la

E-mail (Correo Electrnico)

7. LIBRO DE ASISTENCIA DE PERSONAL

Nombre (s) y Hora de Firma

8. REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN PARA EL CONTROL DE ARTCULOS DE

Nombre del Establecimiento Educativo: Escuela Casero Creek Agua Caliente.

Registro Auxiliar de Almacn

Factura No. 056

Unidad de Medida: Libra

Inventario fsico mensual de artculos para la elaboracin de la Refaccin

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9. LIBRO DE CAJA (FINANZAS)

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