SEMINARIO SOBRE MANEJO DE

INVENTARIOS.

INSTRUCCIONES PARA MANEJO DE INVENTARIOS.

CONTENIDO:
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.
8.

IMPORTANCIA
1.1
OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN
1.2
VENTAJAS QUE SE OBTIENEN
REGISTRO
2.1
BASE LEGAL
2.2
AUTORIZACION DE LIBROS
2.3
RENDICION DE COPIAS
2.4
TIEMPO PARA FORMARSE Y PRESENTARSE
CONTROL
3.1
OBJETIVOS
3.2
ADICIONES
3.3
DISMINUCIONES O BAJAS
DE LA CLASIFICACION DE LOS BIENES
4.1
BIENES FUNGIBLES
4.2
BIENES NO FUNGIBLES
4.3
BAJA DE BIENES FUNGIBLES
DE LOS BIENES INMUEBLES
5.1
QUE SON INMUEBLES
5.2
REQUISITOS
TOMA DE POSESION Y ENTREGA DE CARGOS
6.1
REVISION
6.2
DOCUMENTOS
6.3
AVISOS
NOMENCLATURA DE CUENTAS
ANEXOS

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1.

IMPORTANCIA
El rubro de Inventarios es el de mayor significacin dentro del activo,
no slo por su cuanta sino porque de su adecuado manejo puede
conocerse fehacientemente los bienes que tiene a cargo cada
Institucin.
Aunque la complejidad del inventario, aumenta en razn de los
siguientes factores:
q Gran diversidad de artculos que se manejan.
q Grandes volmenes o cantidades en existencia.
q Numerosas operaciones efectuadas (entradas y salidas)
q Rapidez en su rotacin
q Diferentes costos unitarios correspondientes a cada artculo.
q Verificacin peridica de la existencia (chequeo fsico de bienes)
q Determinacin de faltantes fsicos, valoracin y ajuste.
q Correccin de errores.
1.1

Objetivos que se persiguen con su contabilizacin:

Control de la cantidad y valor de bienes existentes.
Prevencin de prdidas as como desperdicios o malos usos de
los bienes.
Evitar robos, as como fijar responsabilidades.
Prevenir excesos, insuficiencia o defectos en las existencias.
Establecer normas para el consumo y compra de bienes.
Registro correcto del costo de los bienes conforme documentos.

1.2

Ventajas que se obtienen con el control de inventarios.

1) Mantener el mnimo de capital invertido.
2) Reducir altos costos financieros generados por existencias
excesivas.
3) Reducir riesgos por fraudes y robos, daos fsicos o deterioro,
obsolescencia, caducidad o inadecuacin.
4) Reducir costos en tiempo y esfuerzos para la toma de inventarios
fsicos.

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2.

REGISTRO
2.1

BASE LEGAL:

2.1.1 CIRCULAR 3-57

Contiene las instrucciones generales sobre la formulacin de los
inventarios, tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas y algunos
ejemplos de formatos para trabajar el inventario.
2.1.2 ACDO. GUBERNATIVO 217-94
Contiene el reglamento para inventarios para los bienes muebles de
la administracin pblica, as como instrucciones para la baja de los
bienes.
2.1.3 DECRETO LEGISLATIVO 647
Que contiene instrucciones sobre la formacin de los inventarios as
como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier
empleado pblico mediante revisin y chequeo del inventario fsico,
de lo cual se rendir copia a la autoridad inmediata por la va
correspondiente.
2.1.4 DECRETO 103-97 DEROGATORIA DEL 77-95 (CORECHA)
El decreto 77-95 dio origen a lo que se conoca como la Comisin
Recolectora de Chatarra (CORECHA) la cual se encargaba de recibir
todo el desecho ferroso o metlico de cada una de las instituciones
del Estado. Con la firma de los acuerdos de paz, esta institucin
desaparece mediante el Decreto 103-97 que crea una comisin
especial conformada por el Ejecutivo que se encargar de la
recepcin y subasta de los bienes ferrosos al recibirse de las
diferentes dependencias del Gobierno.
2.1.5 DECRETO 779-98 REGLAMENTO DEL DTO. 103-97
Este
decreto contiene el reglamento del Decreto 103-97
proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento
para la solicitud de baja de materiales o bienes ferrosos, para lo cual
se conformarn los expedientes respectivos.
2.1.6 DECRETO LEGISLATIVO NO. 114-97 LEY DEL ORGANISMO
EJECUTIVO.
Contiene delimitacin de las funciones de cada uno de los ministerios
as como el tiempo mximo estipulado para envo de informes de
inventario por parte de cada una de sus dependencias a la Direccin

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de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas

Pblicas.
2.1.7 LEYES CONEXAS

2.1.7.1 DTO. 89-96 LEY DE PROBIDAD Y DE

RESPONSABILIDADES.
Descripcin de las responsabilidades de los empleados de la
Administracin Pblica as como la guarda y custodia de los
bienes que tienen a su cargo.
2.1.7.2 OTRAS (Cdigo Civil, Penal, Ley de Compras y
Contrataciones, etc.)

2.2

DE LA AUTORIZACION DE LIBROS
2.2.1 OBLIGATORIEDAD
De conformidad con la circular 3-57, TODAS LAS OFICINAS
PUBLICAS DEBERAN LLEVAR UN LIBRO AUTORIZADO, YA SEA
EMPASTADO O EN HOJAS MOVIBLES, PARA EL REGISTRO DEL
INVENTARIO A SU CARGO.
2.2.2 CARACTERISTICAS DEL LIBRO
Empastado a dos o tres columnas, para facilitar su manejo es
aconsejable el de 3 columnas para identificar alzas, bajas y saldo.
2.2.3 COMO Y DONDE AUTORIZAR LIBROS:
La autorizacin deber efectuarse de conformidad con el decreto
Gubernativo 2084, as:
a) Por Contralora de Cuentas: los de todas las oficinas pblicas del
Departamento de Guatemala y entidades sujetas a fiscalizacin
por parte esta entidad; y
b) Por la Gobernacin Departamental los de las dems oficinas
pblicas.
2.2.4 DESCRIPCION BREVE DEL MANEJO DE INVENTARIO
a) Para la apertura del libro de Inventarios deben tomarse en cuenta
los aspectos siguientes:
1) Debe verificarse en Contabilidad del Estado si no existe
cuenta alguna abierta a nombre del establecimiento u oficina y
si existe cual es su saldo y el ltimo informe rendido de la

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misma; si no existe tal cuenta debe autorizarse una y con el

chequeo fsico de los bienes que existen debe abrirse el libro,
suscribiendo una acta y enviar certificacin de sta a:
Direccin de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes
del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas,
para que se efecte el registro de la entidad e informar de los
movimientos que se den como lo considere conveniente el
encargado de inventarios (mensual, bimensual, trimestral,
semestral, anual.
2) En el caso de decidir usar tarjetas movibles debe adoptarse un
modelo e imprimirse, posteriormente se debe solicitar la
autorizacin de estas a Contralora de Cuentas, las mismas,
debern ir numeradas en forma correlativa.

2.3

RENDICION DE COPIAS
2.3.1 DEL TIEMPO EN QUE DEBE FORMARSE (ANUAL)
De conformidad con la ley cada jefe de oficina debe realizar la
verificacin fsica de los bienes y preparar las copias de los
inventarios con la debida antelacin en el mes de diciembre y luego
presentarse en el mes de enero del siguiente ao. Adjuntando al
formulario con los saldos (Fin-01) el detalle de los bienes que
conforman el inventario (Fin-02).
2.3.2 DONDE DEBE PRESENTARSE
A la Direccin de Contabilidad del Estado 4. Nivel del Ministerio
de Finanzas Pblicas.
Simultneamente se debe remitir copia a la Direccin de Bienes
del Estado y Licitaciones 16. Nivel para efectos de control.

2.4

TIEMPO PARA FORMARSE Y PRESENTARSE

2.4.1 FECHA LIMITE PARA ELABORAR Y PRESENTAR
La fecha lmite para la presentacin de los informes de inventario con
el detalle de los bienes es el 31 de enero del siguiente ao.

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2.4.2 DETALLE DEL CONTENIDO

El inventario de los bienes muebles contendr el detalle por cuentas
del mobiliario, equipos, maquinaria, herramientas, vehculos, etc. De
conformidad con la existencia,
ordenados conforme
la
nomenclatura. como en el siguiente ejemplo:

PROPIEDAD Y PLANTA EN OPERACIN:

1231-01

EDIFICIOS E INSTALACIONES
Propiedades urbanas (rea urbana)
Propiedades rsticas (rea rural)

1232-03

DE OFICINA Y MUEBLES
Muebles, equipo y tiles de oficina.

1232-05

EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO

Muebles y tiles de centros de enseanza.

2.4.2

3.

Dentro de los bienes que no deben incluirse dentro del

inventario porque su precio o utilidad no lo amerita podemos
mencionar: Almohadillas, archivadores de cartn (leitz),
accesorios elctricos, de tubera, bases para calendario
de escritorio, brochas, breas, bombas de flit, botes de
lata, canuteros, candados, cubetas, cabos para palas,
piochas, azadones, cables, cepillos,
cucharas de
jardinera, canastas para basura, chapas, escobas,
esponjas, folletos de leyes, guantes de hule, cuero,
frascos para goma, plumeros, lazos, limas, libros de
contabilidad, actas, lpices o lapiceros, libros de texto,
mapas, mangueras plsticas o de hule, perforadoras
corrientes, pinceles, papelera, programas de estudios,
repuestos, reglas corrientes, revistas, regaderas, ropa de
cama, rtulos de oficina, sellos de hule, sellos fechadores,
sacagrapas, toneles para Basura, trapeadores, trastos de
cocina plsticos de porcelana u otro material, tomos de
leyes u otros similares.

CONTROL
3.1

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Objetivos para el rubro de inventarios:

a) Comprobar la existencia fsica y asegurarse que el procedimiento
seguido al practicar el inventario fsico garantice una correcta
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determinacin de los bienes en existencia as como el estado de

estos.
b) Identificar plenamente aquellos bienes en mal estado u obsoletos
que ya no sean necesarios y haya que descargar.
c) Que a la fecha del inventario fsico y al finalizar el ao todos los
movimientos originados por adquisiciones o bajas estn
plenamente contabilizados en el perodo que les corresponda.
d) Que se cuente con la documentacin que ampare la propiedad de
las existencias.

3.2

DE LAS ADICIONES (ALZAS) AL INVENTARIO

De todo bien, mueble u objeto que se agregue al inventario
debe darse aviso inmediatamente a Contabilidad del Estado.
Indicando su valor y el total con que queda el inventario despus de
operar la adquisicin. Puede ser que hayan recibido nuevos equipos
de computo, escritorios, etc. de todo ello debe avisarse
oportunamente.
Para dicho efecto pueden darse los siguientes casos de adquisicin:

3.2.1

ADQUISICIONES POR COMPRA

Son todas las adquisiciones de bienes no fungibles que ocurran en el

transcurso del ao y que constituyan aumento al activo y se haya
efectuado por pago efectivo o por el procedimiento de cotizacin y
cargo al presupuesto.
Forma de Operar:
Con la factura correspondiente o constancia de la adquisicin debe
efectuarse el registro en el libro respectivo indicando la fecha y
nmero de comprobante o factura.
Mediante oficio respectivo se debe informar a Contabilidad del
Estado con el detalle de los bienes adquiridos y la indicacin del
incremento as como el monto nuevo a que ascienda el inventario
con la adquisicin.
3.2.2 ADQUISICIONES POR DONACION
Todas las adquisiciones de bienes no fungibles que ocurran en el
transcurso del ao, por regalo, donacin o concesin por parte de
alguna Institucin ajena al Gobierno o por programas o proyectos de
este o de ayuda internacionales o entidades particulares.

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Forma de Operar:
Con la constancia de la adquisicin (acta, factura o nota de
entrega, etc) debe efectuarse el registro en el libro respectivo
indicando la fecha en que esta operacin se realiza. Cuando se
trate de vehculos debe procurarse en el menor tiempo posible
legalizar ante la SAT la papelera del citado bien para evitarse
problemas posteriores con el trnsito de este o el aseguramiento
correspondiente.
Mediante oficio y cuadro o formulario respectivo se debe informar a
Contabilidad del Estado con el detalle de los bienes adquiridos y
del incremento as como el monto nuevo a que ascienda el
inventario con la adquisicin.

3.2.3 ADQUISICIONES POR TRASLADO ENTRE

DEPENDENCIAS
Todas las adquisiciones que ocurran en la que dos dependencias del
Gobierno Central de mutuo acuerdo se traspasan bienes que ya no
son tiles para una pero que s es de beneficio y utilidad para la otra.
Forma de operar:
al contarse con la resolucin respectiva emitida por parte de la
Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Pblicas, se proceder a dar ingreso al bien o bienes que
se hayan recibido en calidad de traslado de cualquier otra
dependencia del Gobierno Central.
No se deben efectuar operaciones de registro en el libro aunque ya
se tenga fsicamente los bienes hasta recibirse la resolucin citada
con antelacin y si transcurrido un lapso prudencial no se recibe la
misma, se debe hacer contacto con la oficina trasladante para
verificar si ya recibi resolucin y obtener copia de esta.

3.2.4 VALUACION DE BIENES

Siempre dentro del inventario podremos encontrarnos con casos de
bienes que no exista forma alguna de conocer su precio real, siempre
que se haya agotado la va respectiva para averiguarlo; en tales
circunstancias es preciso efectuar una valuacin de los mismos, para
ello debe hacerse lo siguiente:
1- Requerir por escrito a la Direccin de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas se nombre un
Experto Valuador para que comparezca y efecte la valuacin

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respectiva y posteriormente se dicten los procedimientos a seguir

para legalizar dicho registro.

3.3 DISMINUCIONES O BAJAS

3.3.1

POR DESTRUCCION O INCINERACION DE BIENES:

Cuando en una oficina o establecimiento se encuentren bienes de

madera, vidrio, cuero, plstico o caucho, (bienes no ferrosos), que por
el uso al que han sido sometidos y el deterioro que han sufrido ya no
se encuentren utilizables, se debe solicitar autorizacin para
destruirlos y rebajarlos del inventario.
Para no incurrir en ningn tipo de responsabilidad y no retardar la
tramitacin final del expediente, actualmente el criterio que se sigue
con el material de computacin, es que sus componentes en su
mayor porcentaje no son de metal, sino de otros bienes que son
incinerables o destruibles, circunstancia que deber ser tomada en
cuenta para futuros trmites de baja, debiendo hacer la separacin
correspondiente y por medio de sus procedimientos normales.
MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:
q
Suscribir acta con comparecencia de autoridad local en la que
se deje constancia de los bienes y su mal estado procediendo a
detallarlos en columna con sus respectivas descripciones tal y como
aparecen en el inventario con sus respectivos valores, haciendo la
suma para indicar el monto a que ascienden los bienes cuya baja se
pretende. Dicha acta debe enviarse por la va respectiva certificada en
original y 4 copias.
q
Debe adjuntarse tambin una certificacin de inventario (ver
modelo al final) nicamente por los bienes cuya baja se pretende
verificando que el total de la misma sea congruente con el indicado en
el acta suscrita.
q
Debe dirigirse un oficio al Coordinador Tcnico Administrativo
o jefe inmediato solicitando que se eleve la documentacin a la entidad
superior para que se autorice el trmite y se traslade al Ministerio de
Finanzas Pblicas.
3.3.2

POR PERDIDA, HURTO O ROBO:

3.3.2.1

POR PERDIDA:

El jefe de la oficina o director al tener conocimiento del caso,

debe suscribir inmediatamente acta haciendo constar las
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circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son

especficamente los objetos perdidos, extraviados o faltantes,
con sus caractersticas y valores, estableciendo que empleado
es directamente responsable por medio de tarjeta de
responsabilidad que para el efecto debe llevarse en las
distintas dependencias (ver modelo al final), requirindosele
en el momento el pago del valor registrado en el inventario, sin
perjuicio de las sanciones que por negligencia o descuido en
la custodia de los bienes a su cargo imponga la Contralora
General de Cuentas de acuerdo con su ley orgnica.
3.3.2.2

POR HURTO O ROBO:

Cuando una oficina, empleado o establecimiento sea objeto de

robo debe:
v
Suscribir el acta respectiva y dar inmediato aviso e
intervencin a la Polica Nacional Civil, Juez de Paz o de
Instruccin, Alcalde Municipal u otra autoridad.
v
En dicha acta debe hacerse constar la fecha y hora en
que se cometi el robo describiendo adems con detalle los
objetos que pertenezcan al Estado, no as los de propiedad
particular, consignando sus caractersticas y valores con que
se encuentran registrados en el inventario.
v
Se debe adjuntar adems la certificacin de inventario
del bien o bienes que hayan sido sustrados.
v
Se debe solicitar a las autoridades judiciales o del
Ministerio Pblico segn se haya presentado la denuncia, una
certificacin de la fase en que se encuentra el proceso la cual
se adjuntar al expediente de rigor para efectos de trmite.
v
Queda en obligacin el Jefe de la Oficina o Director del
plantel activar las diligencias pertinentes, para lo cual podr
solicitar el auxilio de su Asesora Legal o del Ministerio al que
dependa o del Ministerio Pblico en la procuracin del juicio
respectivo.
3.3.2.3

ROBO DE VEHICULOS:

En el caso de que los bienes robados sean vehculos, adems

de las consideraciones indicadas en el punto anterior, debe
tomarse en cuenta que tales bienes estn destinados para
garantizar el cumplimiento de los fines del Estado y no para
satisfacer necesidades de particulares, por lo que las personas
encargadas de su manejo y custodia son responsables del

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deterioro, dao o prdida de tales Bienes, que no provenga del

uso lgico o natural de los mismos.

MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:

Certificacin del acta suscrita ante autoridad competente, con motivo de
la prdida, faltante, hurto o robo.
En caso de prdida o faltante se debe adjuntar adems de lo ya
indicado:
1- Fotocopia debidamente legalizada de la tarjeta de responsabilidad
de la persona que tena a su cargo el manejo o custodia de los
bienes.
2- Original o fotocopia del recibo extendido por la oficina receptora
correspondiente en concepto de reintegro del valor de los bienes si
as se hubiera hecho.
En caso de robo o hurto:
1- Certificacin de la denuncia que en su oportunidad se present ante
la Polica o el Ministerio Pblico.
2- Certificacin original de la fase en que se encuentran las actuaciones
instruidas en el proceso que con motivo del hecho delictivo se haya
seguido, extendida por el Ministerio Pblico al tener conocimiento del
caso.
3- En todos los casos se agregar certificacin de asiento a inventario
nicamente de los bienes cuya baja se solicita.
4- Solicitud dirigida a la mxima autoridad del Ramo quien a su vez la
dirigir al Contralor General de la Nacin para que se autorice
operar contablemente la baja de los bienes en el inventario
respectivo.
3.3.2.4

POR TRASLADO:

Todo traslado de bienes podr efectuarse nicamente por

orden escrita de la Jefatura Competente con autorizacin del
Organismo o Ministerio de que dependa, suscribiendo acta en
la que se incluir el listado detallado por columna de los
bienes que sern entregados.
Tanto la oficina que entrega los bienes como la que los recibe
podrn efectuar sus operaciones de disminucin o adicin
hasta que reciban la respectiva resolucin por parte de Bienes
del Estado y Licitaciones en la que se autoriza el traslado.

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MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:

1- Certificacin del acta suscrita con motivo del traslado de los bienes,
indicando caractersticas y valores de los mismos.
2- Certificacin de inventario en la que consten todos los valores y
caractersticas de los bienes, (nicamente la oficina que entrega)
3- Solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado y Licitaciones del
Ministerio de Finanzas Pblicas para que autorice a operar
contablemente la baja en el inventario respectivo.
3.3.2.5

POR DESUSO, VENTA O PERMUTA

Las oficinas que tengan bienes en desuso debern suscribir

acta haciendo constar cuales son los bienes que tienen en
desuso y desean vender o permutar, deben hacerlo del
conocimiento del ministerio del que dependan para que este a
su vez lo haga del conocimiento de la Direccin de Bienes del
Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas para
la autorizacin de la operacin o transaccin correspondiente.
MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:
1- Certificacin del acta suscrita donde consten los bienes en desuso que
se desean vender o permutar.
2- Autorizacin expresa del Ministerio del que dependa la oficina o
establecimiento.
3- Autorizacin de la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del
Ministerio de Finanzas Pblicas.
4- Certificacin del acta o documento suscrito con motivo de la
transaccin.
5- Certificacin de asiento a inventario donde consten todas las
caractersticas y valores de los bienes cuya baja se solicita.
3.3.2.6

POR TRASLADO DE BIENES METALICOS O

FERROSOS:

En el mes de octubre de 1,997, por medio del Decreto Nmero

103-97 del Congreso de la Repblica se autoriz al Organismo
Ejecutivo para proceder a la venta o permuta, estn o no
inventariados del cien por cien (100%) de todas las piezas
metlicas, materiales y desechos de hierro, bronce, acero,
aluminio y otros metales, propiedad del Estado que estn en
poder de las distintas dependencias gubernativas. Para tal
efecto todas las oficinas y establecimientos que tengan piezas
metlicas fuera de uso por mal estado debern proceder de la
manera siguiente:

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1- Suscribir acta haciendo constar el mal estado de los bienes ferrosos

cuya baja se pretende, exclusivamente con contenido metlico (75%)
del bien, detallando sus caractersticas y valores como aparecen
registrados en el inventario. En el caso de los bienes que no se
encuentran inventariados debern indicarse en acta por separado.
2- Certificacin de asiento a inventario de los bienes cuya baja se pretende
en forma congruente con el detalle del acta de solicitud.
3- Dirigir una solicitud al Jefe inmediato superior para que se eleve a la
mxima autoridad de que dependa y se le d el trmite respectivo.
4- Es importante hacer notar que dichos bienes no pueden aun rebajarse
del inventario hasta que se haya recibido la resolucin que autorice tal
operacin, entretanto, aunque ya se hayan entregado los bienes no se
deben rebajar del inventario hasta que se reciba la citada resolucin.
3.3.2.7

DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES

O SINIESTROS

A.
Caso fortuito (incendio, terremoto, inundacin, etc.)
Al ocurrir cualquiera de los siniestros indicados, el jefe de la
oficina, con intervencin de autoridad competente (juez de
instruccin) proceder a levantar acta circunstanciada,
independiente de la que se suscriba con motivo de la
instruccin de las primeras diligencias, tendientes a averiguar
las causas del suceso, haciendo constar las circunstancias en
las que ocurri y los objetos destruidos o daados, teniendo
cuidado de que si existen objetos ferrosos (restos) debe
observarse lo indicado en el inciso anterior.
B.
Provocado por actos o hechos delictivos (incendio,
atentado terrorista o acto similar) Al haber sido vctima de
uno de los hechos antes apuntados una oficina, el empleado o
funcionario de la misma proceder a levantar acta
circunstanciada con intervencin de autoridad competente
(Polica Nacional Civil, Juez de Paz o de Instruccin, Alcalde
Local o Auxiliar) haciendo constar los hechos, as como la
descripcin detallada de los bienes, destruidos, daados o
robados, en columna, consignando sus caractersticas y
valores con que se encuentren registrados en el inventario
respectivo. Deber as mismo ponerse en conocimiento de las
autoridades judiciales correspondientes, el hecho, para la
instruccin de las primeras diligencias tendientes a iniciar el
proceso correspondiente a fin de establecer el paradero de los
responsables y proceder legalmente en su contra.

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MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:

1. Certificacin del acta suscrita con intervencin de autoridad
competente en la que consten los pormenores de los hechos
ocurridos.
2. Autorizacin del Ministerio para proseguir con el trmite
correspondiente.
3. Certificacin de Asiento a inventario de los bienes extraviados o
perdidos.
4. Certificacin o constancia extendida por el Juzgado o Tribunal que
haya tenido conocimiento del caso, en la que se consigne la fecha en
que se present la denuncia y si hay o no personas detenidas por el
hecho.
5. Solicitud dirigida a la mxima autoridad de que dependa quien a su
vez la remitir al Contralor General de la Nacin para que se autorice
operar contablemente la baja en el inventario.
3.3.2.8
A-

POR DESTRUCCION DE BIENES EN ACCIDENTE

CASO FORTUITO:

Al ocurrir un accidente por causas inevitables, fallas

mecnicas o cualquier otra causa que no implique
responsabilidad por parte del empleado o funcionario que
tenga a su cargo el o los bienes que se destruyan o queden
inservibles con tal motivo, el Jefe de la oficina suscribir acta
con intervencin de autoridad competente (quien instruir las
primeras diligencias para determinar las causas que
provocaron el accidente) haciendo constar las circunstancias
en que ocurri el suceso y de ser posible en la misma el
resultado del peritaje de un experto con el fin de establecer los
extremos correspondientes.
Es conveniente que se
proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de aclarar
los puntos oscuros. La autorizacin para poder operar la baja
en el inventario se solicitar a travs del Ministerio ante la
Contralora General de Cuentas, debe tomarse en cuenta
adems los alcances del Decreto 103-97 sobre material
ferroso.
MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:
1. Certificacin del acta suscrita ante autoridad competente, en la que
consten los pormenores del accidente y dictamen de experto, de
acuerdo a la naturaleza del bien.
2. Certificacin de Asiento a inventario.
3. Certificacin extendida por el juzgado que haya tenido conocimiento
del suceso.

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4. Solicitud dirigida al Contralor General de la Nacin para que se

autorice la baja en el inventario respectivo
B.

PROVOCADO POR IMPRUDENCIA, NEGLIGENCIA O

IMPERICIA.

Cuando en un accidente se sospeche o se compruebe que el

mismo ha sido ocasionado por culpa de la persona que
tuviere a su responsabilidad la custodia y el manejo de los
bienes destruidos o daados, deber el jefe de la oficina o la
autoridad que corresponda en el mbito interno, por los
medios legales correspondientes, requerir al responsable de
inmediato la reposicin del bien, el pago de los daos o el
reintegro del valor total de los mismos en caja fiscal. Si se trata
de vehculos asegurados el responsable deber cubrir la
diferencia del valor del vehculo que no alcance a cubrir el
seguro, sin perjuicio de las sanciones que por responsabilidad
imponga la Contralora General de Cuentas.

MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:

1- Certificacin del acta suscrita ante autoridad competente, en la
que consten los pormenores del accidente y dictamen de experto.
2- Certificacin de asiento a inventario con las caractersticas y
valores de los bienes.
3- Certificacin de la fase en la que se encuentran las diligencias
Instruidas en el proceso seguido con motivo del accidente,
extendida por el juzgado que haya conocido del hecho.
4- Autorizacin expresa del ministerio u organismo a que pertenece
la oficina afectada.
5- Solicitud dirigida al Contralor General de la Nacin para que se
autorice la baja.
C.

PROVOCADO POR PERSONAS PARTICULARES:

En estos casos se suscribir acta al respecto y drsele

intervencin a las autoridades judiciales correspondientes para
que se instruya la averiguacin y el proceso tendiente a
establecer y deducir las responsabilidades civiles a tales
personas, con el fin de que los intereses del Estado no sufran
menoscabo. Como en los dems casos ya contemplados, el
Jefe de la oficina queda en la obligacin de activar las
diligencias y solicitar el auxilio del Ministerio Pblico, en los

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casos en que la dependencia afectada carezca de Asesora

Jurdica.

4.

DE LA CLASIFICACION DE LOS BIENES

4.1

EXPLICACION SOBRE BIENES FUNGIBLES

Son todos aquellos bienes que pueden ser substituidos fcilmente
por otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida
til se estima menor a dos aos o que se deterioren fcilmente.

4.2

EXPLICACION SOBRE BIENES NO FUNGIBLES

Son todos aquellos cuya vida se estima en ms de cinco aos, o que
son menos susceptibles al rpido deterioro y pueden tener cierta
durabilidad en cuanto a su existencia.

4.3

BAJA DE BIENES FUNGIBLES

Cuando se trata de este tipo de bienes la baja se puede operar sin
autorizacin previa, nicamente suscribiendo acta para dejar
constancia y enviando copia a la autoridad inmediata superior para
su conocimiento.

5.

DE LOS BIENES INMUEBLES:

5.1

ESPECIFICACION DE QUE SON INMUEBLES

Son todos aquellos bienes, edificios y terrenos, que son propiedad
del Estado que han sido concedidos por particulares,
municipalidades u otros, de los que se posee documentacin
respectiva.

5.2

REQUISITOS QUE DEBEN TENER LOS INMUEBLES PARA SER

REGISTRADOS
1Se debe poseer un documento que ampare la legtima
posesin de este, en el que se delimiten sus colindancias y expresen
sus medidas, en caso de no existir este, debe procurarse conseguir la
informacin sobre los mismos ya sea en el Registro de la Propiedad
Inmueble o en las municipalidades si existe alguna acta de concesin
del predio para iniciar los trmites para su registro.

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2En caso de contarse entonces con los registros, debe

proporcionarse nmero de finca, folio y libro en el que aparezca
registrado el inmueble.

6.

DE LA TOMA DE POSESION Y ENTREGA DE CARGOS

6.1 DE LA REVISION DE LOS BIENES Y DETECCION DE FALTANTES.
Al momento de entregarse o recibir un cargo debe revisarse los bienes
que consten en el inventario, indicando si los mismos se encuentran
completos y de conformidad e indicando si en su caso existen
faltantes, detallar los mismos y porque razones no aparecen
exigindole al responsable el aparecimiento o reintegro de estos.
6.2

DE LOS DOCUMENTOS EN QUE DEBE DEJARSE CONSTANCIA

Debe dejarse constancia mediante acta si hasta el momento de la
revisin los resultados son satisfactorios o puntualizarse cualquier
faltante para que se hagan los requerimientos necesarios.

6.3

DE LOS AVISOS QUE DEBEN DARSE.

Debe hacerse del conocimiento de la autoridad inmediata superior del
acta suscrita y los resultados de la revisin para que se tomen las
medidas pertinentes o de ser de conformidad solo se tome nota de la
recepcin y/o entrega.

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REQUISITOS QUE DEBEN LLENAR LOS DOCUMENTOS PRINCIPALES DE UN EXPEDIENTE

DE BAJA EN INVENTARIO.
A continuacin encontrar un esquema de los requisitos formales que deben llenar los
documentos principales para su validez.
I.

Certificaciones de Actas:
A. Identificacin del empleado o funcionario que extiende la certificacin.
B. Identificacin del libro de Actas, nmero y fecha de autorizacin y oficina que
Autoriz el libro.
C. Folio o folios en que se encuentra asentada el acta.
D. Nmero de acta y fecha
E. Transcripcin
F. Transcripcin completa del calce o pie de firmas
G. Lugar o dependencia a donde se remite la certificacin
H. Nmero de hojas y clase de papel en que se extiende
I. Lugar y fecha
J. Firma del empleado o funcionario que certifica y sello o sellos correspondientes.
K. Visto bueno de la autoridad correspondiente y sello.

II. Certificacin de asiento a inventario:

A. Identificacin del empleado o funcionario que certifica.
B. Identificacin del libro de inventarios, nmero, fecha y oficina que autoriz.
C. Folio o folios en que se encuentran asentadas las caractersticas y valores del
bien que se certifica.
D. Nmero de inventario y fecha en que fue practicado.
E. Descripcin en columna de los bienes, con su respectivo valor, con el fin de facilitar
la verificacin de las operaciones, consignando nicamente aquellos que causarn
baja;
F. Monto a que asciende la suma de los valores de los bienes (en nmero y letras)
G. Lugar o dependencia a donde se remite la certificacin.
H. Nmero de hojas y clase de papel en que se certifica.
I. Lugar y fecha
J. Firma del empleado o funcionario que certifica y sello o sellos respectivos y,
K. Visto bueno de la autoridad correspondiente y sellos.
III.

Certificaciones o constancias de la fase en que se encuentren los juicios o

procesos correspondientes.
Los jefes de las oficinas interesadas debern solicitar por escrito a los jueces
correspondientes, que las constancias o certificaciones que sean necesarias contengan
como mnimo los siguientes datos:
1- fecha de inicio del proceso o en que se present la denuncia, querella o parte de la
Polica.
2- Si con motivo del hecho delictivo, hay o no personas detenidas y,
3- Fase en que se encuentra actualmente el proceso instruido.

OBSERVACIONES:

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Se entiende por autoridad Superior para las escuelas Primarias Urbanas y Rurales que
funcionan en el pas los supervisores de Distrito (CTA), Alcaldes Municipales o auxiliares
segn el caso, as como la Polica nacional Civil.
En las actas debe hacerse constar los hechos y dems pormenores relacionados con el
caso de que se trate pero no se les debe dar el carcter de solicitud, ya que la misma
se hace por separado.
Todo empleado pblico al tomar posesin de un cargo o al hacer entrega del mismo.
Dejara constancia en acta separada de la que se enva a la oficina de Servicio Civil, que
lo hizo conforme inventario.
Las personas encargadas del manejo, administracin y custodia de los bienes
propiedad de la Nacin, estn obligadas a velar por el adecuado uso de los mismos, por
lo que son responsables de la prdida, dao o menoscabo que sufran estos, cuando
esto no provenga del deterioro natural por razn de su uso legtimo o de otra causa
justificada.
El cdigo Penal, tipifica como delito de Peculado culposo, el hecho de que un
funcionario o empleado pblico que, por negligencia o falta de celo, diere ocasin a que
se realice por otra persona la sustraccin de dinero o efectos pblicos, en consecuencia
deber procurarse la proteccin de los bienes a su cargo. (Art. 446 del cuerpo legal
citado)
La propiedad y preexistencia de los bienes del Estado en general, se prueba
nicamente con la certificacin de asiento en inventario de la dependencia a cuyo cargo
se encuentran los mismos.
Cualquier duda en cuanto a los procedimientos contenidos en el presente instructivo o
referente a casos no contemplados en el mismo, deber consultarse a la Contralora
General de Cuentas.

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NOMENCLATURA DE CUENTAS

PROPIEDAD Y PLANTA EN OPERACIN:

1231-01

EDIFICIOS E INSTALACIONES

MAQUINARIA Y EQUIPO:

1232-01
1232-02
1232-03
1232-04
1232-05
1232-06
1232-07
1232-08

DE PRODUCCION:
DE CONSTRUCCION
DE OFICINA Y MUEBLES
MEDICO-SANITARIO Y DE LABORATORIO
EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO
DE TRANSPORTE, TRACCIN Y ELEVACIN
DE COMUNICACIONES
HERRAMIENTAS
TIERRAS Y TERRENOS:

1233

TIERRAS Y TERRENOS

CONSTRUCCIONES EN PROCESO:
1234-01
1234-02
1234-03

DE BIENES DE USO COMUN

DE BIENES DE USO NO COMUN
CONSTRUCCIOINES MILITARES
EQUIPO MILITAR Y DE SEGURIDAD.

1235

EQUIPO MILITAR Y DE SEGURIDAD

ANIMALES:
1236

ANIMALES
OTROS ACTIVOS FIJOS:

1237

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OTROS ACTIVOS FIJOS.

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ANEXO DOCUMENTOS:
AVISO DE ADQUISICION

Guatemala, 14 de enero de 2,001.

Seor:
Jefe del Departamento de Contabilidad
Direccin de Contabilidad del Estado
Guatemala.

Para la prctica de las operaciones contables que ese Departamento efectuar

con motivo de las alteraciones registradas en los bienes de la Nacin, pongo en su
conocimiento que la Direccin Superior del MINEDUC, ha adquirido lo siguiente:
ADQUISICION POR DONACION
1232-03 DE OFICINA Y MUEBLES:
Dos impresoras Xerox SJ4C, serie # 9J9-45347 y 9J9-45343, color
crema, con un valor de Q.1,340.00
c/u..................................................

Q.
Q.

2,680.00
2,680.00

En vista de la adquisicin anterior, el inventario de esta

oficina a la fecha, queda con un saldo de Q.3, 040,856.25, as:
Saldo anterior.........................................................Q 3,038,176.25
Valor de la adquisicin mencionada...........................
Q
2,680.00
Total..................... ...............................................
Q 3,040,856.25

Atentamente,

Vo.Bo.

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EL INFRASCRITO JEFE DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS DEL MINISTERIO DE

EDUCACION, C E R T I F I C A: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS
AUTORIZADO POR
LA CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS CON EL
REGISTRO NO. 1,498, EN EL QUE A FOLIOS Nos. 80 y 81, SE ENCUENTRA EL
ACTA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: -------------------ACTA # 09-98. - En la Ciudad de Guatemala, siendo las once horas con veinte minutos
del da martes veintiocho de julio de mil novecientos noventa y ocho, reunidos en el local
que ocupa la Unidad de Inventarios de la Planta Central del Ministerio xxxx, ubicado en la
xxxxxxx tres guin treinta y siete de la zona dos, oficina No. 24, los seores; Reyna
Barillas de Garca, Directora de Recursos Humanos, quien se identifica con cdula de
vecindad nmero de orden J-10 y de registro 28,519 Ren Barrientos, Jefe Oficina
Registro y Trmite Presupuestal; Humberto Cabrera, Jefe de la Unidad de Inventarios y
Luis Jimenez, quien suscribe como asistente de dicha Unidad para dejar constancia de lo
siguiente: PRIMERO: Se suscribe la presente para dejar constancia que en la presente
fecha se hace entrega de los bienes que a partir de ahora quedarn bajo la
responsabilidad de la seora Reyna Barillas de Garca, Directora de Recursos Humanos,
en cuyo inventario deben cargarse, siendo estos:
1- Mquina de escribir Torpedo 100, Remington Brasilea,
De 15, baquelita, gris claro y oscuro, serie # S540439
nmero de inventario 816, folio 225 ...............................................Q. 1, 075.00
1- Mquina de escribir Olympia, gris combinado, registro
No. 7-16308371, nmero de inventario 251, folio 225......................Q.
277.00
Total: ........................................................................................Q. 1,352.00
SEGUNDO: Los bienes citados con antelacin debern ingresarse formalmente al
inventario de la dependnencia, suscribindose acta respectiva de recepcin y extenderse
la certificacin conjuntamente con la de inventario para el respectivo trmite.-TERCERO:
Se da por concluida la presente luego que leda y aceptada, la ratifican, firman y sellan los
comparecientes en la misma, en el mismo lugar y fecha de su inicio, siendo las once horas
con cincuenta minutos. Damos Fe. Aparecen las firmas y sellos respectivos. (Fs.) Reyna
Barillas de G. Ilegible. Ren Barrientos. Ilegible. Humberto Cabrera Ilegible. Luis Jimenez.
Ilegible.
Y, PARA REMITIR A DONDE CORRESPONDE, EXTIENDO FIRMO Y SELLO LA PRESENTE
CERTIFICACION EN UNA HOJA DE PAPEL MEMBRETEADA, TAMAO CARTA, EN LA
CIUDAD DE GUATEMALA A LOS TRES DIAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE MIL
NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO.--------------------------------------------------------------Certifico:
Vo.Bo.

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El Infrascrito Jefe de la Unidad de Inventarios de la Direccin Superior, del

Ministerio xxxxxx.

CERTIFICA:
Que para el efecto tuvo a la vista el libro de inventarios autorizado por la
Contralora de Cuentas, con fecha dieciocho de febrero de mil novecientos noventa y
uno, bajo el nmero de registro TRES MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y NUEVE
(3,469), en el que al folio DOSCIENTOS CINCUENTIDS (253), aparece el asiento
siguiente:

1232-03 DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION:

1- Pickup Toyota Hilux, doble cabina, modelo 2,001 serie Ln166L-PRMDS
chasis # LN166-0047906, motor No. 3L-4983437 color gris m/gris, doble
transmisin y retranca, motor diesel 3L de 4 cilindros, 2779cc., 88 h.p.,
caja mecnica de 5 velocidades y retroceso, herramienta incluida,
1.25 toneladas, radio AM/FM con tocacintas, placa # 0-10488, con valor de

Q. 136,207.50

Y para remitir a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del

Ministerio de Finanzas Pblicas, extiendo la presente en una (1) hoja de papel bond
tamao carta con su respectivo membrete en la ciudad de Guatemala, a los diez das
del mes de junio de mil novecientos noventa y nueve.
Certific:

Vo.Bo.

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DIRECCION SUPERIOR DEL MINISTERIO DE XXXXX

OFICINA DE REGISTRO Y TRAMITE PRESUPUESTAL
UNIDAD DE INVENTARIOS

SOLVENCIA No.
EL INFRASCRITO JEFE DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS HACE CONSTAR QUE:

_______________________________________________________________
Quien labor en: _______________________________________________
Desempeando el cargo de: _________________________________________
Se encuentra solvente de responsabilidad en esta unidad de inventario y para los usos
legales que al interesado convengan, se extiende la presente constancia, en una hoja
de papel membreteado tamao carta, en la ciudad de Guatemala, a: ___________
das del mes de _________________ de __________.

Vo.Bo.

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ANEXO LEYES DE INVENTARIOS

ACUERDO GUBERNATIVO 779- 98
Guatemala, 18 de septiembre de 1998
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA,

CONSIDERANDO:

Que el Congreso de la Repblica emiti el Decreto Nmero 103103-97, que autoriza

al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o permuta de las piezas
metlicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros
m e t ales propiedad del Estado, que estn en las distintas dependencias
gubernativas y de las entidades estatales descentralizadas y autnomas, a
excepcin de las Municipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

CONSIDERANDO:
Que para la adecuada
adecuada aplicacin de las disposiciones contenidas en el Decreto en
mencin, se hace necesario emitir las normas reglamentarias correspondientes.
POR TANTO:
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo 183, literales e) y q) de la
Constitucin P oltica de la Repblica de Guatemala y con fundamento en el
artculo 3 del Decreto Nmero 103 - 97 del Congreso de la Repblica.
ACUERDA:
Emitir el:

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REGLAMENTO DEL DECRETO NUMERO 103103-97 DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA

ARTICULO 1.
El presente Reglamento tiene por objeto establecer los
procedimientos para la aplicacin del Decreto Nmero 103-97 del Congreso de la
Repblica, por medio del cual se autoriza al Organismo Ejecutivo para que
proceda a la venta o permuta, estn o no inventariados, del cien por ciento (100%)
de las piezas metlicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y
otros metales propiedad del Estado que estn en poder de las distintas
dependencias gubernativas y de las entidades descentralizadas y autnomas a
excepcin de las Municipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
A R T I C U L O 2 . Para proceder a la venta o permuta de todas las piezas metlicas a
que se refiere la Ley, se crea una Comisin que deber estar integrada as:
a) Un representante de la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del
Ministerio de Finanzas Pblicas, quien la presidir.
b) Un representante de la Direccin General de Inspecciones Fiscales del
Ministerio de Finanzas Pblicas.
c) Un representante de la Contralora General de Cuentas de la Nacin.
d) Un representante de la Secretara General de la Presidencia de la Repblica.
La comisin ser nombrada mediante Acuerdo Gubernativo y deber estar
integrada dentro de quince das siguientes a la publicacin del presente Acuerdo.
A R T I C U L O 3 . Se fijan los plazos de 90 das a partir de la publicacin del presente
Acuerdo Gubernativo en el Diario Oficial y 90 das al inicio de cada ejercicio fiscal
subsiguiente, para que las dependencias y entidades que seala la Ley procedan a
clasificar, inventariar y entregar a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones
del Ministerio de Finanzas Pblicas, mediante acta y con la resolucin de la
Contralora General de Cuentas de la Nacin, las piezas metlicas, materiales y
desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales, propiedad del
Estado, inventariados o no, que sean susceptibles de subasta o permuta. La
Comisin podr determinar la recepcin de los bienes fuera de los plazos
sealados atendiendo al volumen de las entregas.
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A R T I C U L O 4 . La Comisin contratar los servicios de uno o varios valuadores

autorizados para que procedan a asignarle el precio a los bienes que sean objeto
de subasta o permuta de los mismos.
A R T I C U L O 5 . Practicado el avalo de los bienes referidos en la Ley, La Comisin
deber proceder conforme a la Ley de Contrataciones del Estado para promover la
venta o permuta de los mismos.
ARTICULO 6.

Los bienes usados o materiales propiedad del Estado a que se

refiere el presente Reglamento podrn ser permutados a terceras personas en

pago a cuenta del precio de nuevas adquisiciones, debiendo cumplir con los
procedimientos que establece La Comisin y con los requisitos siguientes:

La entidad estatal interesada debe determinar la conveniencia de la permuta e

iniciar el trmite del caso ante La Comisin, acompaando las justificaciones
pertinentes, la aprobacin de la autoridad superior y, adems avalo
certificado por un valuador autorizado del bien o de los bienes a permutar.

A R T I C U L O 7 . Agotado el procedimiento, La Comisin elevar las actuaciones al

Despacho del Ministro de finanzas Pblicas para que apruebe la venta o permuta,
previo dictamen de la Direccin de Asuntos Jurdicos de dicho Ministerio y
aprobacin del mismo por parte de la Procuradura General de la Nacin. A
solicitud de la Comisin, la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del
Ministerio de Finanzas Pblicas emitir la resolucin que legalice la permuta de
los bienes.
A R T I C U L O 8 . Para registrar la baja de los bienes de metal, materiales y desechos
de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales, propiedad del Estado, que
estn en poder de las distintas dependencias gubernativas y de las entidades
estatales descentralizadas y autnomas a excepcin de las Municipalidades y de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, deber procederse conforme lo
estipulado en el presente reglamento y los dems procedimientos que establezca
la Comisin.
ARTICULO 9.

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Procedimiento para dar de baja a los bienes:

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Para operar la baja en el libro de inventarios se tomarn como base el acta

suscrita por cada dependencia o entidad que aporte bienes para subasta o
permuta y la resolucin emitida por la Contralora General de Cuentas de la
Nacin.

Los bienes aportados se debern descargar conforme el valor registrado en el

libro de inventarios, debiendo remitirse, posteriormente, un informe sobre las
bajas realizadas a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del
Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Pblicas.

En el caso de los bienes no inventariados, servirn de constancia la

certificacin del acta suscrita por la entidad y la resolucin emitida por la
Contralora General de Cuentas de la Nacin.

A R T I C U L O 1 0 . Los adjudicatarios debern cancelar el valor de la venta en las

entidades recaudadoras autorizadas por la Superintendencia de Administracin
Tributaria, quien lo ingresar inmediatamente a la cuenta G O B I E R N O D E L A
R E P U B L I C A F O N D O C O M U N , con carcter de ingreso extraordinario.
A R T I C U L O 1 1 . Al adjudicatario se le har entrega de la certificacin del acta de
remate o de permuta, fijndose un plazo de cinco das hbiles para retirar el
material adjudicado.
A R T I C U L O 1 2 . Si en la primera subasta no comparecen postores, se sealar da
y hora para la segunda. Si en la segunda subasta hay ausencia de postores, la
Comisin podr proceder a la venta directa de los bienes de conformidad con los
procedimientos internos de la misma.

1.1.1 ARTICULO 13. El presente Acuerdo empezar a regir el da siguiente de su

publicacin en el Diario Oficial.

COMUNQUESE

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ALVARO ARZU IRIGOYEN

PEDRO ANTONIO LAMPORT

MINISTRO DE FINANZAS PUBLICAS
HECTOR ADOLFO CIFUENTES
SECRETARIO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

PUBLICADO EL 1 DE DICIEMBRE DE 1998

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DECRETO NMERO 103- 97

EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERANDO:
Que el Congreso de la Repblica de Guatemala emiti el Decreto Nmero 7777-75,
por medio del cual se autoriz al Organismo Ejecutivo, para que procediera a la
venta o permuta, est o no inventariad os, del noventa por ciento (90%) de todas
las piezas metlicas que all se describen, destinando el producto de la venta a
proveer al Ejrcito de Guatemala de los medios econmicos indispensables para
modernizar y renovar su equipo e implementos conforme s us necesidades.
CONSIDERANDO:
Que el Gobierno de la Repblica y la Unidad Revolucionaria Nacional Guatemalteca
URNG - suscribieron el Acuerdo Sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Funcin
del Ejrcito en una Sociedad Democrtica, el 19 de septiembre de 1996, el cual
forma parte del Acuerdo de Paz Firme y Duradero, suscrito el 29 de diciembre de
1996, en cuya virtud ya no es dable mantener el decreto arriba mencionado,
debiendo adecuarlo a la actual estructura del Estado.
POR TANTO:
En ejercicio de las atribuciones que le confiere la literal a) del artculo 171 de la
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
DECRETA:
A R T I C U L O 1 . Se autoriza al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o
permuta, estn o no inventariados del cien por ciento (100%) de todas las piezas
metlicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros
metales, propiedad del Estado, que estn en poder de las distintas dependencias
gubernativas y de las entidades estatales, descentralizadas y autnomas a
excepcin de las Municipalidades y la Universidad de San Carlos de Guatemala.

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La venta o permuta a que se refiere el presente artculo se har observando las

disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Nmero
57-92, reformado por el Decreto Nmero 20-97, ambos del Congreso de la
Repblica.
Previa cotizacin, la entidad vendedora contratar los servicios de un valuador
debidamente autorizado, quien deber regirse por los precios del mercado
internacional. La venta de estos bienes no podr realizarse a menor precio que el
valuado.
A R T I C U L O 2 . El producto de la venta a que se refiere el artculo que antecede,
ingresar al fondo comn con carcter de ingreso extraordinario, con destino
especfico para programas de educacin y salud.
Para tal efecto deber ampliarse el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado para el Ejercicio Fiscal que corresponda, en el monto a que ascienda el
producto de la venta, crendose la partida presupuestaria correspondiente para la
erogacin respectiva.

El Ministerio de Finanzas Pblicas, a solicitud de los

Ministerios de Educacin y de Salud Pblica y Asistencia Social realizar los

trmites presupuestarios que el caso amerite.
A R T I C U L O 3 . El Organismo Ejecutivo emitir el reglamento de la presente ley
dentro de un plazo de treinta das contados a partir de la fecha de vigencia del
presente decreto.
A R T I C U L O 4 . Se deroga expresamente el Decreto Nmero 77-75 del Congreso de
la Repblica, de fecha 29 de octubre de 1975 y el Decreto Ley Nmero 5-87 del
Jefe de Estado, de fecha 7 de enero de 1984.
ARTICULO 5.

El Presente Decreto entrar en vigencia el da siguiente de su

publicacin en el diario oficial.

ARABELLA CASTRO QUIONES

PRESIDENTA

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ANGEL MARIO SALAZAR MIRON

SECRETARIO

CESAR FORTUNY ARDON

SECRETARIO

Palacio Nacional: Guatemala, cuatro de noviembre de mil novecientos noventa y

siete.

PUBLQUESE Y CMPLASE

ARZU IRIGOYEN

JOSE ALEJANDRO AREVALO ALBUREZ

MINISTRO DE FINANZAS PUBLICAS

PUBLICADO EL 18 DE NOVIEMBRE DE 1997

ACUERDO GUBERNATIVO No. 217- 94

Palacio Nacional: Guatemala, 11 de mayo de 1994
CONSIDERANDO
Que con la derogatoria del Decreto No. 35 - 80 del Congreso de la
Repblica, Ley de Compras y Contrataciones y su reglamento, la del Decreto 436
del Presidente de la Repblica y del Decreto No. 83 -69 del Congreso de la
Repblica, se ha evidenciado la ausencia de normatividad necesaria para la
realizacin de las operaciones de inventario de los bienes muebles pertenecientes
a l a A d m i n i s t r a c i n P b li c a .

CONSIDERANDO

28/10/2003

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Congruente con lo anterior y dada la necesidad que dichas regulaciones sean de

aplicacin inmediata para lograr un efectivo control de los bienes muebles, as
como la actualizacin del patrimonio estatal, se hace imperativo emitir las
disposiciones aplicables a dichos faltantes.

POR TANTO
En ejercicio de las funciones que le confiere el artculo 183, literal e) de la
Constitucin de la Repblica de Guatemala; numerales 5), 6) y 16), del artculo 4
del Decreto 106 - 71 del Congreso de la Repblica, que contiene la Ley del
Ministerio de Finanzas Pblicas; Artculos 1, 3 y 6 del reglamento interno de la
Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones, contenido en el Acuerdo Ministerial
N o . 8- 8 9 d e l 2 7 d e m a r z o d e 1 9 8 9 .

ACUERDA
El siguiente:

REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 1.:
.: Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en
desuso, por encontrarse en mal estado, lo harn del conocimiento de la Autoridad
Superior de que dependan, para que esta por el conducto correspondiente,
solicite a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Pblicas, proceda al traslado, destruccin o trmite de baja
correspondiente.
A R T I C U L O 2 .: Cuando los bienes se encuentran en buen estado o puedan ser
reparados y se necesita darles de baja del inventario, por traslado a otra
dependencia, deber suscribirse actas de entrega y recepcin y, con certificacin
de ingreso al inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Direccin
de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, emita la
resolucin respectiva.

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A R T I C U L O 3 .:

Las dependencias que tengan bienes en buen estado o

deteriorados, pero que no los utilicen, deben solicitar su traslado a la Direccin de

Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que los
ingrese como bienes en trnsito y posteriormente los asigne a otra dependencia
estatal que los necesite.
A R T I C U L O 4 .: Para los casos de baja, por destruccin de bienes inservibles, que
no sea posible reparar o utilizar, se deber suscribir acta describindolos,
separando aquellos que tengan componentes de metal e indicndose su valor
registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deber
solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autorice la continuacin del
trmite. Obtenida la misma, se enviar lo actuado a la Direccin de Bienes del
Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que designe un
delegado y solicite la intervencin de un Auditor de la Contralora General de
Cuentas, para que procedan a la verificacin, luego de lo cual, se ordenar la
destruccin e incineracin de los mismos, suscribindose acta y compulsando
copias certificadas a las dependencias relacionadas.
A R T I C U L O 5 . : El procedimiento consignado en el artculo precedente, es el que
deber utilizarse cuando los bienes se encuentren en el Departamento de
Guatemala, similar procedimiento se seguir cuando se trata de bienes que se
hallen en los dems departamentos de la Repblica, correspondiendo al
Gobernador Departamental y al delegado de la Contralora General de Cuentas
realizar tal actividad.
A R T I C U L O 6 . : Cuando se trata de semovientes o de otras especies animales que
hayan muerto, bajo responsabilidad del jefe en el lugar, debern incinerarse los
restos en forma inmediata, suscribindose acta en la que deber intervenir
adems del jefe, el Gobernador Departamental o su representante y un delegado
de la Contralora General de Cuentas. Igual procedimiento se seguir cuando
estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su estado. En
ambos casos, posteriormente se compulsar certificacin del acta e ingreso al
inventario y con el expediente que se forme se remitir a la Contralora, para la
prosecucin del trmite de baja respectivo.

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A R T I C U L O 7 . : En los casos de prdida, faltante o extravo, el jefe de la

dependencia deber proceder a suscribir acta, haciendo constar, con intervencin
del servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo siguiente: 1) lo relativo al
caso; 2) el requerimiento de pago o reposicin del bien, segn corresponda. En
esta ltima situacin el bien restituido deber ser de idnticas caractersticas y
calidad del original.
A R T I C U L O 8 . : Cuando se trata de armas de fuego, el pago deber realizarse de
conformidad con los valores vigentes en el mercado internacional y si se opta por
la reposicin, tendr que ser con un bien de idnticas caractersticas y calidad.
A R T I C U L O 9 . : Concluido el trmite especificado en los dos artculos anteriores,
deber compulsarse copia certificada del acta y con certificacin de ingreso al
inventario, el expediente que se forme se deber remitir a la Contralora General
de Cuentas, para que si procede, orden la baja que corresponda.
A R T I C U L O 1 0 . : En caso de sustraccin de bienes muebles, en circunstancias que
puedan ser constitutivas de delito o falta, el jefe de la dependencia, deber
proceder a la suscripcin del acta en que se haga constar lo sucedido. Con una
copia certificada de la misma, presentar la denuncia ante la autoridad policiaca
ms cercana o ante tribunal competente. Igual procedimiento se observar si se
tratara de robo o hurto de vehculos, debindose cumplir adems del
procedimiento antes descrito, con obtener certificacin de la fase en que se
encuentra el proceso judicial, as como certificacin del ingreso al inventario y
remitir el expediente a la Contralora General de Cuentas para la continuacin y
fenecimiento del trmite de baja.
A R T I C U L O 1 1 . : Cuando con ocasin de un incendio, terremoto, inundacin,
atentado o cualquier otra accin natural o humana, se registre la destruccin,
dao o desaparicin de bienes, el jefe de la dependencia deber suscribir acta en
la que se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizado los bienes
afectados. Con certificacin de dicha acta, presentar la denuncia ante la
autoridad policiaca ms cercana o ante tribunal competente. Posteriormente,
permitir las actuaciones a la Contralora General de Cuentas para la continuacin
y conclusin del trmite de baja respectivo.

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A R T I C U L O 1 2 . : Cuando una Embajada o Consulado de Guatemala en el exterior,

requiera la baja de su inventario o al traslado de algn bien mueble, el jefe de la
misin, con la comparecencia de por lo menos dos de sus funcionarios, suscribir
acta haciendo constar los motivos y la descripcin del bien, remitiendo copias
certificadas del acta y del ingreso a inventario, al Ministerio de Relaciones
Exteriores, para que con su anuencia se trasladen las diligencias a la Direccin de
Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que
emita la resolucin pertinente, en la que deber indicar la procedencia de la
destruccin y posterior soterramiento del bien o bienes de que se trate,
observando en todo caso la legislacin del pas donde tiene su sede la misin.
A R T I C U L O 1 3 . : En caso de cierre de Embajadas o Consulados de Guatemala, en
el exterior, el jefe de la misin, bajo su estricta responsabilidad, y con la
aprobacin previa del Ministerio de Relaciones Exteriores, deber vender los
bienes inventariados, en pblica subasta o al mejor postor, observando las
disposiciones legales del pas donde se encuentre la sede diplomtica. Si existe la
oportunidad y conveniencia de que los bienes sean trados a territorio
guatemalteco, as deber hacerse, sin perjuicio de que puedan ser trasladados a
otra representacin nacional.
A R T I C U L O 1 4 . : En los casos de adquisicin de bienes por parte de las
representaciones diplomticas, a cuenta del precio de los bienes a adquirirse,
podrn entregarse bienes inventariados, debindose contar previamente con la
documentacin justificativa proporcionada por el jefe de la misin, con la
anuencia del Ministerio de Relaciones Exteriores a travs del Acuerdo respectivo,
el que si lo estima necesario podr recabar previamente dictamen de la
Contralora General de Cuentas.
A R T I C U L O 1 5 . : Los bienes que se adquieren por las Embajadas o Consulados,
debern ser ingresados en el inventario correspondiente, en quetzales,
consignndose su valor en dlares de los Estados Unidos de Amrica, al cambio
en que se efecta la compra, con base para el efecto en la informacin que
proporcione el Bando de Guatemala.
A R T I C U L O 1 6 . : Las Embajadas o Consulados bajo la responsabilidad del jefe de
la misin quedan obligados a remitir al Ministerio de Relaciones Exteriores,

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informe trimestral acerca de la adquisicin de bienes que realicen, ya sean estos

fungibles o no fungibles.
A R T I C U L O 1 7 . : En los casos de depreciacin y revaluacin de bienes muebles, se
deber aplicar lo dispuesto en el Decreto Ley No. 2-86 que contiene la Ley
Orgnica del Presupuesto y sus reformas y Acuerdos Gubernativos No. 7-86 que
contiene el Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto y sus modificaciones.
ARTICULO 18.:

Cada funcionario que tenga a su cargo cualquiera de las

dependencias a que se refiere el presente reglamento, ser responsable de que en

cualquier transaccin de bienes muebles que realice el Estado, este no sufra
perjuicio en sus intereses.
A R T I C U L O 1 9 . : Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la
responsabilidad directa de su jefe superior, estn obligadas a remitir a ms tardar
el treinta y uno de enero de cada ao, informe pormenorizado de los bienes
muebles que tengan registrados en su inventario al treinta y uno de diciembre de
cada ao, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y
Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Pblicas. Dicho informe deber ser
independientemente al que se refiere el artculo 70 de la Ley Orgnica del
Presupuesto, contenida en el Decreto Ley No. 2-86 y 27 de su reglamento
contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86.
A R T I C U L O 2 0 . : Los bienes de metal o que contengan partes metlicas y que se
encuentran en mal estado, debern ser entregados a la Comisin Recolectora de
Chatarra CORECHA- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a lo
estipulado por el Decreto No. 77-75 del Congreso de la Repblica. Previamente
deber verificarse el mal estado de los mismos, a travs de una revisin
practicada por un delegado de la Contralora General de Cuentas. Si se establece
que los bienes estn en buen o regular estado, tendrn que entregarse a la
Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas,
para que los ingrese al inventario de bienes en trnsito y posteriormente los
asigne a otra dependencia que los necesite.
A R T I C U L O 2 1 . : Las dependencias que a la fecha tengan ingresados en su
inventario general, bienes fungibles, o sea los que se consumen rpido por su uso
constante, debern suscribir acta identificndolos y, con certificacin de la misma

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y del ingreso a dicho inventario, iniciar, el trmite de baja respectivo, ante la

Contralora General de Cuentas para que esta ordeno su ingreso al inventario de
bienes fungibles.
A R T I C U L O 2 2 . : Los funcionarios o empleados que contravengan lo dispuesto en
este reglamento, sern sancionados de conformidad con lo que sobre el particular
disponen la Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, su reglamento,
Ley de Servicio Civil, Ley de Responsabilidades, Ley de Probidad o cualquier otra
regulacin que contengan sanciones administrativas, pecuniarias, civiles o
penales.
A R T I C U L O 2 3 . : Los casos no previstos en el presente reglamento, sern
resueltos por la Contralora General de Cuentas a solicitud del jefe de la
dependencia interesada.
A R T I C U L O 2 4 . : El presente Acuerdo empieza a regir el da siguiente de su
publicacin en el diario oficial.

COMUNQUESE

ANA ORDOEZ DE MOLINA

RAMIRO DE LEON CARPIO

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

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DECRETO NMERO 83- 69

El Congreso de la Repblica de Guatemala,
CONSIDERANDO:
Que es conveniente modificar el Decreto 436 del Presidente de la Repblica, con
el objeto de establecer procedimientos ms rpidos para facilitar la depuracin
del activo de la Nacin, evitando trmites innecesarios,
POR TANTO,
En uso de las facultades que le confiere el inciso 1 del artculo 170 de la
C o n s t i t u c i n d e l a R e p b l i c a ,
DECRETA:
A R T I C U L O 1 . El artculo 1 queda as:
A R T I C U L O 1 . Las oficinas del Estado que tengan bienes muebles o semovientes
no utilizables en los mismos, lo harn del conocimiento del Ministerio de que
dependan para que ste a su vez solicite al de Hacienda y Crdito Pblico que
autorice al Departamento de Bienes Nacionales y Licitaciones para proceder al
traslado o venta de tales bienes o semovientes, de conformidad con la presente
ley.
Cuando se trate de bienes muebles que por su mal estado ya no sea posible
repararlos o utilizarlos, deber hacerse constar tal circunstancia por el jefe de
oficina, el que lo har del conocimiento del Ministerio de que dependa, para que
ste si lo considera conveniente, solicite autorizacin al Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, previa comprobacin de tal circunstancia por un delegado de la
Contralora de Cuentas, para la destruccin y baja de tales bienes muebles en el
inventario respectivo, debindose levantar el acta correspondiente, de la cual se
remitir copia certificada a la Contadura General de la Nacin y al Departamento
de Bienes Nacionales y Licitaciones.

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A R T I C U L O 2 . El artculo 3 queda as:

A R T I C U L O 3 . Cuando una dependencia del Estado tenga bienes deteriorados y
considere necesario sustituirlos por nuevos, podr darlos como parte del precio
de la nueva adquisicin previa autorizacin del Ministerio respectivo y del de
Hacienda y Crdito Pblico.
Las Misiones Diplomticas y Consulares acreditadas en el exterior, que tuvieran
bienes en mal estado y consideren necesario sustituirlos por nuevos, podrn
darlos como parte del precio de la nueva adquisicin o venderlos sin subasta y
aplicar el precio de la venta como parte del precio de la nueva adquisicin previa
autorizacin del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico.
A R T I C U L O 4 . El presente Decreto entrar en vigor el da siguiente al de su
publicacin en el Diario Oficial.
Pase al Organismo Ejecutivo para su publicacin y cumplimiento.
Dado en el Palacio del Organismo Legislativo, en la ciudad de Guatemala, a los
nueve das del mes de diciembre de mil novecientos sesenta y nueve.
ENRIQUE CLAVERIE DELGADO
Presidente.
AUGUSTO ROSALES ARRIOLA
Primer Secretario.
JOSE RODOLFO OGALDEZ GIRON
Tercer Secretario.
Palacio Nacional: Guatemala, veinticuatro de diciembre de mil novecientos
sesenta y nueve.
Publquese y cmplase.
JULIO CSAR MENDEZ MONTENEGRO
El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico,
EMILIO A. PERALTA P.

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D E C R E T O L E G I S L A T IV O N o . 6 4 7
LA ASAMBLEA NACIONAL LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA,
DECRETA:
ARTICULO 1.

Los jefes de las oficinas pblicas y de los establecimientos

nacionales de cualquier naturaleza y que sean, procedern a formar un inventario

y avalo de todos los tiles y enseres de los Despachos que estn a su cargo.
ARTICULO 2.

Se seala el plazo de tres meses a contar de la fecha de

promulgacin de esta ley, para que se cumpla con lo dispuesto en el artculo

anterior, debiendo queda en el Despacho, en el libro respectivo, el original del
inventario y remitirse copia certificada al superior jerrquico respectivo, al
Ministerio del Ramo y a la Contralora de Cuentas.
A R T I C U L O 3 . Durante los primeros quince das de cada ao, se har un nuevo
inventario en las oficinas y establecimientos pblicos referidos y se remitirn las
copias establecidas en el artculo anterior, debiendo la Contralora de Cuentas
formular el inventario general y remitir una copia de l, al Ministerio de Finanzas
Pblicas y a la Escribana del gobierno con las observaciones conducentes a
deducir las responsabilidades respectivas.
ARTICULO 4.

Al tomar posesin un empleado, deber recibir su oficina o

establecimiento por inventario detallado, que formarn tanto el saliente como el

entrante, debiendo remitirse copia certificada al Ministerio que corresponda y a la
Contralora de Cuentas con anotacin de las alteraciones ocurridas.
A R T I C U L O 5 . En el caso de que se hubieren extraviado algunos objetos, el jefe
respectivo dar parte inmediatamente a la autoridad que corresponda, para que
instruya la averiguacin.
A R T I C U L O 6 . Se castigar con una tercera parte ms de la pena que corresponde
conforme al Cdigo Penal a las personas que resulten autores o cmplices en la
desaparicin de los objetos, estimndose tambin como cmplices a los
empleados que no den el aviso a que se refiere el artculo anterior.

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A R T I C U L O 7 . Los empleados que manejen fondos pblicos y los que tengan a su

cargo establecimientos donde hayan valores del Estado, debern caucionar su
responsabilidad en la forma establecida en el Cdigo Fiscal para los empleados de
Hacienda, no admitindose las cauciones mancomunadas.

A R T I C U L O 8 . Los empleados pblicos afectos a caucin, no podrn ausentarse

del territorio de la Repblica, sin haber cancelado su responsabilidad, salvo
permiso del Gobierno.
Guatemala, 23 de abril de 1906.

CABRERA
PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

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DECRETO NMERO 436

El Presidente de la Repblica,
CONSIDERANDO:
Que los inventarios de las diversas dependencias del Estado contienen gran
cantidad de bienes muebles que por su uso se encuentran deteriorados, no
obstante lo cual, figuran en la mayora de los casos con su valor de compra,
aumentando ficticiamente el activo de la Nacin;
CONSIDERANDO:
Que la venta de dichos bienes no slo sera beneficiosa para depurar los
mencionados inventarios, sino que producira algunos interese al fisco;
CONSIDERANDO:
Que en varios lugares de la Repblica y aun en las propias oficinas gubernativas
se encuentran
encuentran bienes del Estado en completo abandono, los cuales ya no prestan
servicio y si ocasionan dificultades por el control que exige su tenencia,
POR TANTO,
DECRETA:
A R T I C U L O 1 . Las oficinas del Estado que tengan bienes muebles y semovientes
no utilizables en las mismas, mediante autorizacin del Ministerio de que
dependan, lo pondrn en conocimiento del Departamento de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que ste disponga el
traslado, venta o destruccin de los mismos, de conformidad con la presente ley.
A R T I C U L O 2 . Para los casos de traslado, el Departamento de Bienes del Estado y
Licitaciones, dar la orden del caso al Departamento de Contabilidad del Estado,
anotar las operaciones cuando reciba el aviso de que tales valores han sido
incluidos en el inventario de la dependencia que los reciba, aviso que el

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Departamento de Contabilidad enviar tambin a la Oficina que remite esos

valores, para el descargo en su respectivo inventario.
ARTICULO 3.

Para los casos de venta, el Ministerio de Finanzas Pblicas

nombrar persona que efecte el avalo, y aprobado ste por dicho Ministerio, el
Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones har la publicacin de los
bienes a subastar, de los precios que servirn de base, del lugar, fecha y hora en
que se proceder al remate, publicacin de deber hacerse en uno de los
peridicos de mayor circulacin del lugar donde se efecte la subasta o de la
capital, con anticipacin no menor de diez das al acto.
Cuando por la variedad de artculos el aviso resultare muy extenso, podr
reducirse a los datos indispensables, y poner el detalle en el lugar de la subasta, a
la orden de los interesados.
A R T I C U L O 4 . La subasta la efectuar un delegado del jefe del Departamento de
Bienes del Estado y Licitaciones, el que est facultado para aprobar y aceptar las
propuestas escritas o verbales.
A R T I C U L O 5 . Las ofertas pueden presentarse verbalmente o por escrito y la
adjudicacin se har en el mismo acto, al mejor postor.
A R T I C U L O 6 . El producto de las ventas ingresar a la Tesorera Nacional, sus
agencias o administraciones de Rentas, y formar parte del fondo comn. La
entrega de los objetos o semovientes se har a la presentacin del recibo que
tales dependencias extiendan.
A R T I C U L O 7 . Los bienes, cuya venta no se logre en el momento del remate,
podrn venderse prescindiendo de este requisito y sin ms trmite, a los nuevos
precios que les fije el Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones.
A R T I C U L O 8 . Cuando una o ficina pblica tenga bienes en mal estado y considere
necesario sustituirlos por nuevos, podr darlos como parte del precio de la nueva
adquisicin, previa autorizacin del Ministerio respectivo y del de Finanzas
Pblicas.

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A R T I C U L O 9 . Cuando las operaciones anteriores, por su cuanta estn sujetas a

la ley de licitaciones, baj ningn aspecto podr autorizarse la exoneracin de los
requisitos que la misma establece, especificndose en las bases de la licitacin, la
obligacin del oferente de cotizar precio por el artculo usado que se va a
entregar como parte del valor de la compra.

Se exceptan los casos

contemplados por el Decreto 290 del Ejecutivo (Diario Oficial, 14 de mayo de

1955).
A R T I C U L O 1 0 . Para la venta de productos, bienes muebles y semovientes no
comprendidos en este decreto, debern observarse los requisitos establecidos en
el Cdigo Fiscal y dems leyes vigentes, salvo que se trate de productos de fcil
descomposicin, de semovientes cuya tenencia perjudique al fisco o que el
requisito a llenar ocasione gastos innecesarios, la venta podr llevarse a cabo sin
ms trmite que el dictamen favorable del Tribunal y Contralora de Cuentas.
A R T I C U L O 1 1 . La falta de cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley, ser
sancionada por el Ministerio de Finanzas Pblicas con multas que oscilen entre
diez quetzales (Q10.00) y el monto del avalo de los bienes, atendiendo en cada
caso a la gravedad de esa falta.
A R T I C U L O 1 2 . El presente decreto entrar en vigor a los ocho das siguientes de
su publicacin en el Diario Oficial.
Dado en el Palacio Nacional: en la ciudad de Guatemala, a los veintin das del
mes octubre de mil novecientos cincuenta y cinco.
Publquese y cmplase.
CARLOS CASTILLO ARMAS
El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico
J O RG E E C H E V E R R I A L I Z A R R A L D E .
Publicado el 24 de octubre de 1955.
N O T A : El Decreto 436 fue ampliado y reglamentado por Acuerdo Gubernativo del
26 de abril de 1962, publicado en el tomo CLXI, el 10 de mayo de 1962.

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DECRETO NMERO 2084, PUBLICADO EN EL DIARIO

DIARIO OFICIAL DEL 13 DE MAYO DE
1938.

Decreto nmero 2084

Jorge Ubico,
Presidente de la Repblica,
En uso de las facultades que le confiere el inciso 23 del artculo 77 de la
Constitucin de la Repblica;

Considerando:
Que es conveniente uniformar el procedimiento para la autorizacin de los
libros de contabilidad, as como para la de libros de importancia pertenecientes a
las oficinas pblicas, sociedades, comits, etctera, que estn sujetos a la
fiscalizacin del Tribunal de Cuentas. Que, por otra parte, es necesario llevar un
efectivo registro de los mismos, para evitar su posible prdida, o destruccin;
POR TANTO,
Decreta:
Articul 1.

La autorizacin y registro, tanto de los libros de contabilidad de las

oficinas pblicas como de los que pertenecen a otras entidades sujetas a la

fiscalizacin del Tribunal de Cuentas, lo mismo que todos aquellos que, por su
esencial importancia, deban llenar esos requisitos, se sujetarn en lo sucesivo a
los procedimientos establecidos por la presente ley.
Artculo 2.

Los libros de contabilidad (entre los cuales quedarn comprendidas

las hojas sueltas, y las tarjetas y todas las frmulas que se utilicen para llevar las
cuentas); los libros de actas y todos aquellos que tengan importancia por servir de
base a las operaciones contables, o que pueden utilizarse como comprobantes de

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las mismas, as como los libros que disponga la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico, o el Tribunal de Cuentas, debern someterse, antes de ponerse en uso, a
la autorizacin de las dependencias que se indican ms adelante.
Artculo 3.

En consonancia con el artculo anterior, sern autorizados:

a) Por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico: el libro diario mayor

general de la Direccin General de Cuentas modificado por el inciso 22
del artculo 12 del decreto 1126 del Congreso de la Repblica;
b) Por la Direccin General de Cuentas: los de todas las oficinas pblicas
del departamento de Guatemala, los de las Intendencias
Departamentales de Hacienda, Administraciones de Rentas,
Administraciones de Aduanas, Agencias Departamentales de la
Tesorera N acional, entidades del departamento de Guatemala sujetas a
la fiscalizacin del Tribunal de Cuentas y los auxiliares de la propia
Direccin; y
c) Por los intendentes departamentales de Hacienda:

los de las

municipalidades y dems oficinas pblicas, sociedades y comits del

departamento, sujetos a fiscalizacin del Tribunal de Cuentas,
excepcin hecha de los que se mencionan en el inciso anterior.
Artculo 4.

Las dependencias encargadas de la autorizacin de los libros

indicados en el artculo precedente, llevarn un libro de registro, en forma

tabular, para inscribir, en orden correlativo: el nmero de registro que
corresponda al libro autorizado (que ser el mismo que figura en la primera hoja
de este ltimo), la fecha de su autorizacin, el nmero de sus hojas, uso a que se
destine y la oficina a que pertenecen.
Adems, con el fin de establecer en cualquier momento el nmero de libros
autorizados para cada
cada una, las mencionadas dependencias llevarn un libro
Indice, en el que figuren, por oficinas los nmeros de registro, la cantidad de las
hojas y el objeto de los libros.
Artculo 5. Toda oficina que solicite libros, o la autorizacin de los libros a las
dependencias encargadas para tal efecto, deber manifestar de manera clara y
precisa el fin a que se destina, a efecto de hacerlo constar en la autorizacin y en
los registros.

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A r t i c u l o 6 . Los libros en los cuales lleven las respectivas oficinas el registro de

los libros que ellas mismas autoricen, debern autorizarse a su vez en la siguiente
forma:
1. los de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y los de la
Direccin General de
Cuentas, por el secretario del ramo citado; y
2. los de las Intendencias departamentales de Hacienda, por el
director general de
Cuentas.
Artculo 7. Los libros no sern autorizados, si no estn debidamente foliados y
empastados.
Artculo 8. La autorizacin se har por el funcionario autorizante,
autorizante, mediante una
razn puesta en la primera hoja, en la cual se haga constar el nmero de registro
que corresponda a los libros, la fecha de la autorizacin, la cantidad de hojas que
se autorizan y su numeracin, as como el uso y oficina a la cual se destina. Las
hojas autorizadas llevarn el sello de la oficina que autoriza, y en la ltima, la
indicacin de que con ella terminan las hojas autorizadas. La primera y la ltima
razn sern firmadas por el funcionario respectivo.
Artculo 9. En los casos en que las cuentas se lleven en hojas sueltas, tarjetas u
otras frmulas cualesquiera, la autorizacin consistir nicamente en el sello del
funcionario autorizante; pero las respectivas frmulas sern numeradas en forma
correlativa. El uso de tales frmulas se har en orden numrico, aunque en su
clasificacin y archivo no se siga este mismo orden por razn del sistema de
contabilidad que se emplee. Cuando por cualquier circunstancia fuere inutilizada
alguna frmula, deber ponerse en ella, transversalmente
transversalmente la palabra "anulada",
as como la fecha de la anulacin, archivndola debidamente.
Artculo 10. Las oficinas, comits, etctera; que por la ndole de sus operaciones
lleven libros autorizados y destinados al mismo objeto, debern numerarlos
numerarlos de
uno en adelante, correlativamente, a efecto de facilitar su consulta, archivndose
en el mismo orden y con las seguridades del caso para evitar su destruccin o
prdida; con las mismas seguridades y en debido orden se archivarn las
frmulas sueltas.

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Artculo 11. Los jefes de las oficinas y los empleados que tengan a su cargo los
libros autorizados, sern responsables de su buena guarda y conservacin; y, en
consecuencia, cuando fueren removidos los jefes, el entrante deber pedir a la
oficina enc argada de la autorizacin, un detalle de los que le deben ser
entregados, poniendo inmediatamente en conocimiento de las autoridades
respectivas la falta de cualquiera de ellos.
Artculo 12. Los funcionarios encargados de la inspeccin de las oficinas
debern, cada vez que las visiten, establecer si estn completos los libros
autorizados para las mismas y si llenan los requisitos que establece la presente
ley.
S ocurriere la prdida o la inutilizacin total o parcial de alguno de ellos,
s e p r o c e d e r c o n t r a e l r e s p o n s a b l e .
Artculo 13. De los libros usados y de los que estn actualmente en uso se
levantar un inventario debidamente detallado, compulsndose copia por
duplicado para las oficinas encargadas de su autorizacin y registro. En dicho
inv entario se irn agregando los libros que se autoricen. El trmino para el envo
del inventario que se menciona en el presente artculo, ser de 30 das contados
desde la fecha de la vigencia del presente decreto.
Artculo 14. Se derogan los artculos 1 125 y 1126 del Cdigo Fiscal, que se
refieren a la autorizacin de los libros destinados a las cuentas fiscales.
Artculo 15. La presente ley entrar en vigor el 1. de junio prximo entrante y
de ella se dar cuenta a la Asamblea Nacional Legislativ a oportunamente.
Dado en la casa del Gobierno: en Guatemala, a los seis das del mes de
mayo de 1,938.
Jorge Ubico.
El Secretario de Estado en el Despacho
De Hacienda y Crdito Pblico,

J. Gonzlez Campo.

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