Descargue como DOCX, PDF, TXT o lea en línea desde Scribd
Descargar como docx, pdf o txt
Está en la página 1/ 15
Repblica Bolivariana de Venezuela
Instituto Universitario de Tecnologa
Antonio Jos de Sucre Sede: Caracas
Cobranza
Yusmara Torres C.I 22.544.324 Administracin en Ciencias Comerciales
Caracas, Junio 2015
1
ndice Introduccin...3 La Cobranza..4 Importancia4 Principios Generales de la Cobranza...4 Diferentes Formas de Cobranza....5 Cobranza Efectiva....6 Formas y Mecanismo de Pago...8 Negociacin en Proceso de Cobranza.........9 Los Diferentes Tipos de Deudores...10 El Ejecutivo de Cobranza...11 Funciones y responsabilidades12 Controles por Clientes13 Conclusin14 Bibliografa15
Introduccin
Hemos querido determinar a travs de esta investigacin las caractersticas,
funciones e importancia de la cobranza dentro de la empresa; ya que sin importar si la empresa es pequea o grande la gestin realizada por el cobrador, determinar la utilidad o prdida que generen las operaciones a crdito. La gestin de un cobrador no se limita solo a cobrar, sino adems debe controlar y hacer seguimiento adecuado del historial de cada cliente. Esto le permitir hacer frente a cada problema que se pueda presentar dando las soluciones adecuadas que a su vez alcancen el xito. El siguiente trabajo
tiene como finalidad obtener conocimiento sobre la
cobranza, las diferentes formas de cobrar, los diferentes tipos de cobranzas.
Esperando complementar conocimientos bsicos.
La Cobranza
Es el proceso mediante el cual se hace efectivo la percepcin de un pago en
concepto de una compra, de la prestacin de un servicio, de la cancelacin de una deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a partir de un rea dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra institucin. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los montos que deben percibirse, una persona denominada cobrador se hace presente en los domicilios identificados para el abono del monto estipulado. Importancia Aqu se resalta la importancia del cobro porque las cuentas por cobrar son el resultado de un incremento importante de colocacin de los productos en el mercado, a travs de las ventas a crdito. Por lo tanto la disponibilidad de liquidez para el capital de trabajo de la empresa depende de una gestin eficaz de la cobranza
como
resultado
del
manejo
adecuado
de
nuestros
ingresos.
Para cumplir con el objetivo de Rentabilidad, desde el punto de vista
Financiero, debemos darle mayor Rotacin a nuestro Capital. Esta rotacin puede verse afectada ante la dificultad que puedan presentar nuestros clientes para atender adecuadamente el servicio de la deuda. El cobro efectivo debe ser de prioridad en toda gestin empresarial. Por eso el anlisis y evaluacin de la gestin de cobro en forma peridica es vital para la salud financiera de la empresa.
Principios
Generales
de
la
Cobranza
La funcin principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar dentro
de las condiciones sealadas por la empresa, conservando la buena voluntad del
deudor y adems de ayudar a incrementar las ventas. Esta doble funcin es
bsica para entender los principios de la cobranza. El encargado de ejecutar la cobranza tiene que hacer todo lo posible, no solo para obtener el cobro, sino para cobrarlos con rapidez por las razones siguientes: a) Si la lentitud de la cobranza da como resultado la acumulacin de cuentas vencidas, una proporcin ms o menos elevada del Activo Corriente de la empresa estar congelada con el consiguiente deterioro de la liquidez. b) Cuanto ms tiempo se deja a un deudor retrasarse en sus pagos tanto mayor es la posibilidad de que el tiempo se convierta en un problema el cobro de la duda. c) La lentitud en los cobros hace perder ventas, toda vez que un cliente honrado que est retrasado en sus pagos sienta animadversin a continuar con su adeudo con mayores pedidos y por otro lado, el encargado de crditos tiene a su vez a restringir su lnea de crdito concedido a dicho cliente al confundir sus intenciones. d) El no poder ejercer el cobro en forma eficaz, tiende a ayudar al comprador imprudente sabiendo que la empresa vendedora le conceder mayores plazos antes de emprender una accin legal drstica en su contra. e) Una poltica de cobranza corts pero firme, contribuye a conservar el respeto de los clientes, lo que puede reflejarse en sus reacciones a los esfuerzos de venta de la empresa. f) El prestigio de la empresa, por una poltica de cobro efectiva, constituye as mismo un factor importante que consigue la puntualidad de los pagos en la casi totalidad de los adeudos. Diferentes Formas de Cobranza La Cobranza puede asumir diversas formas en funcin del tipo de empresa que se trate, de las caractersticas de los deudores, de la radicacin de los montos a cobrar, del volumen de operaciones, etc. Es probable que en una empresa se puedan aplicar ms de un tipo de 5
Cobranza para lograr la cancelacin de los crditos.
Cobranza por cobradores: en este caso, personal de la empresa sale a efectuar la cobranza directamente en el domicilio del deudor. All se percibe el dinero, los cheques o los pagars que firma el deudor. De este tipo de Cobranza se desprenden otras variantes: Cobranza por repartidores: en algunos casos, dada la caracterstica del producto que se comercializa, la Cobranza es realizada por el mismo repartidor que efecta la entrega de la mercadera vendida. Suele ser usada por empresas que se dedican a la venta de productos alimenticios. Cobranza por agencia: en este caso el deudor tambin es visitado en su domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese fin. En realidad no es una forma muy utilizada, reservndose su uso, generalmente, para el caso de crditos de difcil realizacin. Cobranza por correspondencia: el deudor enva por correspondencia el importe de su obligacin. . Cobranza en Caja: en este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de su deuda. Cobranza por depsito bancario: en algunos casos, el deudor efecta su pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor. Cobranza de documentos por medio de un banco: entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco. Este enva el aviso de vencimiento 6
al deudor para que efecte el pago directamente en el banco. Cuando el deudor
paga, el banco acredita el importe recibido en la cuenta de su cliente y notifica a ste del xito de la gestin de cobranza. Si el documento no fuera cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo. Cobranza de exportaciones: cuando el deudor reside en el exterior, la Cobranza se realiza normalmente a travs de instituciones bancarias que posibilitan que se concrete la operacin. El crdito se produce sobre la cuenta corriente del acreedor y el banco le notifica la Cobranza efectuada. Cobranza Efectiva Una excelente gestin de cobranza se basa en aspecto como:
Actitud frente a la Gestin que realiza y la Empresa que representa.
Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino tambin frente a la
organizacin y/o actividad que represente.
Organizacin Interna hacia el Trabajo
Es la importancia de prepararse para una gestin, como el conocimiento de su
empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por cobrar
Percepcin del Cliente
Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta para
mejorar la gestin, en la medida que el cliente pueda percibir que la organizacin monitorea las cuentas, y que existe una poltica de crdito definida y respetada por sus trabajadores.
Comunicacin como herramienta de persuasin en tu gestin de cobros.
Una buena comunicacin y utilizar un canal apropiado de vnculo con el cliente.
Es ayudar al cliente a superar situaciones difciles. El gestor de cobros es el que puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos El primero de ellos, salvar la relacin comercial sin caer en el detrimento de los intereses de la empresa. El segundo es recuperar la totalidad de los montos.
El seguimiento y evaluacin permanente de las acciones y reacciones
sobre las cuentas que gestiona.
Es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada una de
las acciones reconociendo que la efectividad radica en el anlisis permanente de las acciones Vs las reacciones que estas producen. Formas y Mecanismo de Pago Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan para transferir valor monetario producto de una transaccin comercial a fin de logra el pago por algn bien, servicio .Las empresas comerciales deben ofrecer ms de un sistema de pago con el fin de ampliar las posibilidades de recuperacin de cartera Los medios de pago genricos pueden ser: El Cheque Un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria Transferencia Bancaria Modo de mover dinero de una cuenta bancaria a otra. Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar fsicamente el dinero. 8
Tarjeta de Crdito Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo favor es emitida, utilizarla como medio de pago en los negocios adheridos al sistema, mediante su firma y la exhibicin de la tarjeta. Es otra modalidad de financiacin, por lo tanto, el usuario supone asumir la obligacin de devolver el importe dispuesto y de pagar los intereses, comisiones bancarias y gastos pactados Pago de Facturas por Medios Electrnicos Algunas ventajas del pago electrnico es reducir el riesgo y ofrecer mejores servicios a sus clientes, incrementar la eficiencia operativa y reducir los costos de transaccin. Los medios de pago electrnicos por su flexibilidad, confiabilidad y conveniencia, le ha dado una nueva dimensin al uso de algunos medios de pago tradicionales. Negociacin en Proceso de Cobranza El gestor o negociador de cobranzas debe personalizar cada gestin en funcin a las caractersticas del deudor. Una primera diferenciacin viene dada por la personera jurdica del deudor, puesto que no es lo mismo reclamar el pago a una persona particular por deudas personales, que a una empresa que sea sociedad comercial. En cada caso el procedimiento ha de ser diferente, puesto que no es lo mismo tratar directamente con el propio deudor cuando es una persona fsica y que puede tomar por s mismo y sobre la marcha las decisiones que afectan el pago de su deuda, que con el empleado de una sociedad que deber consultar con varios niveles de responsabilidad antes de dar alguna respuesta. Por lo tanto existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada deudor que hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamacin.
Los Diferentes Tipos de Deudores
1) Los morosos intencionales; que pueden pagar pero no quieren Son los de mala fe, ya que podran pagar puesto que tienen suficiente liquidez pero no quieren hacerlo: son los caraduras que pretenden ganar dinero a costa del os proveedores. Se dividen en dos subtipos:
Los que acaban pagando la deuda (tarde pero al final pagan). A este grupo pertenecen todos los morosos intencionales, que retienen el pago algunos
das para beneficiarse de una financiacin gratuita a costa del proveedor.
Los morosos profesionales que no pagan nunca ( a menos que se les obligue ejerciendo una coercin suficiente)
2) Los deudores fortuitos, que quieren pagar pero no pueden En esta clase de deudores estn incluidos todos los que son de buena fe pero no pueden saldar la deuda ya que no tienen liquidez. Estos morosos pagaran si tuvieran medios para hacerlo. Los deudores que estn en esta categora acaban pagando la deuda si se les concede el tiempo suficiente y se les otorgan facilidades para reintegrar la cantidad adeudada. 3) Los deudores incompetentes y/o desorganizados que pueden pagar pero no saben lo que tienen que pagar Son los que pueden pagar y no tienen mala voluntad, pero no saben lo que tienen que pagar ya que su administracin es un desastre: son los desorganizados, los incompetentes y los despistados.
4) Los deudores negligentes: Son los que no quieren saber lo que deben, no se preocupan por la buena gestin de su negocio aunque sean conscientes de ello. 5) Los deudores circunstanciales, que pueden pagar pero no lo hacen porque hay un litigio Son los que han bloqueado el pago voluntariamente porque hay una
10
incidencia en los productos o servicios suministrados, pero son de buena fe, y
pagarn la deuda si el proveedor les soluciona el litigio.
El Ejecutivo de Cobranza El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta: 1) El xito de su departamento depende de que logre una cobranza puntual. No debe permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el porcentaje de eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto ms tiempo pase en la cobranza, mayor ser la probabilidad de que se vuelva incobrable. 2) Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder al cliente. 3) No debe aplicar tratamientos generales. Cada cliente es un caso especial que requiere estudios de la tcnica que debe aplicarse en el momento adecuado. Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crdito, porque lo ms recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener conocimientos de los crditos otorgados por la empresa. El cobrador debe tener un conocimiento completo de las tcnicas de cobranza y saber cmo y cundo aplicarla. El cobrador debe poseer las siguientes cualidades: Honestidad Responsabilidad Integridad Creatividad Iniciativa 11
Paciencia entre otros.
La cobranza puntual es vital para el xito de cualquier negocio que vende a
crdito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa funcin. Depende del cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa obtenga sus ganancias. El xito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas para el cobro de las mismas. Un sistema efectivo que incluya procedimientos de seguimiento rutinario de la mayora de las cuentas en gestin. Funciones y responsabilidades a) Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas. b) Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de ingresos y de acuerdo con las polticas de plazo de la empresa. c) Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las polticas sealadas por la direccin. d) Establecer las polticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General. e) Llevar el control de sus actividades. f) Disear formularios y reportes. g) Supervisar los procedimientos de cobro. h) Llevar el control del grupo de riesgo alto i) Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un riesgo mayor del normal o aceptado. j) Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades relacionadas con la cobranza.
12
Controles por Clientes
El cobrador con la finalidad de controlar y mantener al da la informacin necesaria de un cliente debe disear e implementar una Tarjeta del Cliente donde se deben registrar todos los movimientos y al final de cada mes se deben totalizar los saldos. Esta contiene los siguientes datos: Nombre, domicilio, poblacin, estado, telfono del cliente. Condiciones de venta Fecha de la operacin
13
Conclusin La cobranza es el proceso que se establece para recuperar el capital que la empresa ha invertido en los crditos otorgados. Para que una gestin de cobranza sea exitosa debe contar con el esfuerzo abnegado de una personal calificado y adiestrado para tal fin. En las empresas pequeas el ejecutivo de cobranza puede ser propio dueo; mientras que para las grandes organizaciones se debe emplear personal que no necesariamente tenga la responsabilidad de aprobacin de los crditos pero s debe estar empapado del historial de los clientes. El personal de cobranza debe estar formado por los auxiliares de control y los cobradores, en algunas ocasiones estas funciones son cubiertas por una misma persona. El puesto de cobrador es sumamente delicado, es por ello que se requiere que cumpla una serie de cualidades adems de realizar rotacin de este personal peridicamente. En la actualidad muchas empresas han optado porque sus vendedores cumplan con la labor de la cobranza, lo que le permitir reducir sus costos y contar con personal de confianza. La funcin principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar dentro de las condiciones sealadas y la buena voluntad del deudor, con esto ayudar a incrementar las ventas. Esta doble funcin es bsica para entender los principios de la cobranza.
