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SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

Antecedentes

El Sistema Nacional de Abastecimiento fue instituido como Sistema de la

Administracin Pblica mediante el Decreto Ley N 22056, publicado el
30.12.77 y vigente a partir del ao 1978. Su objetivo, entre otras medidas,
fue dar unidad, racionalidad y eficiencia a los procesos del Sistema de
Abastecimiento de bienes y servicios no personales en los Organismos de la
Administracin Pblica, en armona con los Planes Nacionales de Desarrollo
y dentro de los principios de autoridad y moralidad que garanticen el gasto
pblico. Posteriormente, se emiti el Decreto Ley N 22867- Ley que
impulsaba el proceso de desconcentracin administrativa, estableciendo las
decisiones relativas a los procesos tcnicos del Abastecimiento de bienes y
de servicios no personales en la Administracin Pblica. La norma estableci
que el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP) era el ente rector
de este Sistema y como rganos de ejecucin, las Oficinas de
Abastecimiento de los Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y
Concejos Municipales. En el desempeo de sus funciones, este organismo
emiti una serie de Directivas, Reglamentos que coadyuvaron a la debida
implementacin del Sistema de Abastecimiento en la Administracin
Pblica. Sin embargo, sorpresivamente y sin mediar sustento alguno se
promulga la Ley N 26507 publicada en el diario oficial El Peruano el
20.07.95 que declara en disolucin al Instituto Nacional de Administracin
Pblica.

Qu es el Sistema de Abastecimiento?
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos,
orientados a la gestin eficiente de almacenes y al proceso oportuno de
abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al
racional flujo, de distribucin o suministro, empleo y conservacin de los
recursos materiales; as como acciones especializadas para atender las
necesidades y requerimiento de las entidades para el normal
desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los
procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
Administracin Pblica.
Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

Cules son los objetivos del Sistema de Abastecimiento?

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:
- Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y
economa.
- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos
de abastecimiento de bienes y servicios en la Administracin Pblica.
- Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y
requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo
de las actividades de la entidad y aumento de la precisin.
- Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena
adquisicin y distribucin bienes.
- Control del inventario y reduccin de los bienes no productivos
(bienes obsoletos, deteriorados, etc.).

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Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud de los grandes

volmenes de bienes y suministros.
Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.
Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo de
recursos.

Quin dirige el Sistema de Abastecimiento?

La Direccin de Abastecimiento, que es el rgano de Apoyo encargado de
administrar mediante objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y
procesos tcnicos, orientados al uso racional y disponibilidad en los bienes y
suministros, as como la prestacin de servicios y la Gestin y control
patrimonial, para asegurar la continuidad de los procesos productivos y
operativos que desarrolla la entidad y lograr la consecucin de los objetivos
sealados en el plan estratgico de la entidad y satisfacer las necesidades
de los usuarios, mediante la combinacin adecuada de proporcionar los
medios materiales y econmicos de calidad, cantidad, oportunidad.
Por otro lado, el rea de Control Patrimonial es un rgano que depende
jerrquicamente de la Direccin, Gerencia, oficina o de la que haga sus
veces, de Abastecimientos y servicios auxiliares, que goza de autonoma
funcional y de Gestin; y es responsable de la Administracin y Gestin de
los bienes muebles e inmuebles, adems cautela la seguridad de la
operatividad de los mismos.

Principales Procesos Tcnicos del Abastecimiento

Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:

a) Programacin
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Determinacin de necesidades.
- Consolidacin de necesidades.
- Formulacin del Plan Anual de Contrataciones.
- Ejecucin de la programacin.
- Evaluacin de la programacin.
b) Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Identificacin de bienes no codificados.
- Actualizacin de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes.
c) Registro de proveedores
A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de
proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a
travs del Registro Nacional de Proveedores - RNP.
d) Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento.
- Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
e) Recuperacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recoleccin o seleccin.
- reparacin o reconstruccin.
- utilizacin.
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f) Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que
presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a
conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes
que posee la entidad.
g) Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las
situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin
o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos
productivos.

i)

h) Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa
referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado
con fines de custodia.
Distribucin
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que
se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario
con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
j) Disposicin final
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa
orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes
proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad.
k) Contrataciones del Estado
Este procedimiento est regulado por la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado por Dec.Leg. N1017 y su reglamento
aprobado mediante el Decreto Supremo 184- 2008-MEF.

Cules son las Funciones Generales

Abastecimiento y Control Patrimonial?

del

rea

de

Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo conducir de manera
eficiente y eficaz los procesos tcnicos del Sistema de Abastecimiento, tales
como el planeamiento, la programacin, la obtencin, la recepcin, el
ingreso, el almacn, la distribucin, y control patrimonial, as como de los
servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como funciones:
- Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinacin con
las dependencias de la institucin.
- Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y
Servicios
de
la
Institucin
y
elaborar
los
presupuestos
correspondientes.
- Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas
vigentes.
- Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacn en buenas
condiciones, adoptando las medidas de seguridad.
- Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos
de salida de almacn, debidamente autorizados.
- Efectuar los inventarios de almacn.
- Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la
institucin.
- Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la
institucin.
- Administrar el parque automotor de la ANR.
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Formular y alcanzar a la Direccin General de Administracin el Plan

de Trabajo Anual de la Direccin y los informes de Evaluacin
Trimestral.
rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades altamente especializadas,
inherentes al proceso de planeamiento, programacin y de obtencin del
abastecimiento en la entidad.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso de determinacin
y consolidacin de necesidades, elaboracin del presupuesto valorado,
cuadro de obtencin, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre
otros.
Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los
Comits Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los
procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
rea de Almacn
Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de
recepcin, almacenamiento, control, despacho y distribucin de los bienes a
las distintas dependencias de la entidad, a fi n de garantizar el normal
desarrollo de las actividades programadas, coadyuvando al logro de los
objetivos y metas determinadas.
rea de Control Patrimonial
Se encarga de la administracin y supervisin de las actividades tcnicas
del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en la
entidad.
En ese sentido formula y propone directivas internas de procedimientos,
instrumentos y tcnicas que permitan la optimizacin de los procesos del
control patrimonial.
rea de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo
Se encarga de coordinar y supervisar la ejecucin de actividades
especializadas en materia de ingeniera y mantenimiento de infraestructura,
maquinaria, equipos e instalaciones de la institucin.
Asimismo, coordina y supervisa las actividades inherentes a la
administracin del parque automotriz de la institucin.

Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas
institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro
de Necesidades.
2. Elaboracin del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes,
servicios y obras sustentadoras del Presupuesto Institucional de Apertura
PIA.
3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la
aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se
podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido
incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
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4. Ejecucin de los procesos de seleccin

Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto
del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley
Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento,
as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.
5. Ingreso al Almacn Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos
procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico
y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de
Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro
en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su
estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas
de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).
6. Valorizacin de las existencias de almacn
Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el
Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).
7. Inventario Fsico
En ese proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.
8. Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

Qu documentos se utilizan para el flujo operativo del

Sistema de Abastecimiento?

Los documentos fuente que se utilizan en el rea de abastecimientos se

encuentran clasificados en dos rubros:
a) Documentos de ingreso. Orden de compra y gua de internamiento, nota
de entrada de almacn, y gua de remisin.
b) Documentos de salida. Pedido comprobante de salida (PCS), gua de
remisin, etc.
c) Kardex fsico de ingreso y salida de bienes, control visible de almacn.
d) Reportes resumen de ingresos y salidas de almacn en forma mensual.

Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Vigentes

(R. J. N 118-80-INAP/INA)
a) SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el
Almacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias,
resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con
documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de
Entrada de Almacn: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se
denomina as por ser stos de uso compartido por los Sistemas de
Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Y se codifican segn los Catlogos Nacionales vigentes, se registran tanto el
ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas fsicas o Bind
Card y se informa documentadamente en el Kardex Fsico, para que haga lo
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propio ante la Oficina de Contabilidad en el Kardex valorado, a travs del

Resumen del Movimiento de Almacn (R. J. N 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con el
documento de salida pedido, comprobante de salida de almacn PECOSA.
Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los
insumos para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn
(PIA), que es un documento interno de naturaleza extracontable, previa su
aprobacin y autorizacin por resolucin de Oficina General de
Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de
Administracin.
b) SA.06 Austeridad del Abastecimiento
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o
administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e
instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a
propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la poltica
gubernamental. La austeridad no significa dejar de gastar, sino ms bien,
hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos o materiales con los
que se cuenta o de los que se dispone.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la
equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo
mesurado de los recursos asignados a la Municipalidad y su adecuada
combinacin, para obtener ms y mejores resultados en beneficio de la
colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin,
observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la
entidad pblica, cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin,
directivos, etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones
y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y
Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de
las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los
siguientes:
La estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva
variedad o mixtura de los mismos.
La relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por
ser mnimo su requerimiento anual.
Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los
bienes y servicios programables.
Establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede
programarse, en funcin de los objetivos y metas, frecuencia de uso,
real cantidad de personal que labora, etc.
Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de
supervisar la aplicacin de las medidas de austeridad del
abastecimiento, en el mbito de competencia.
Peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la
evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para
proponer su perfeccionamiento.
c) SA. 07 Verificacin del Estado y utilizacin de bienes y servicios
Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin sobre la
existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios
que dispone la Municipalidad.
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Polticas para el Sistema de Abastecimiento

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios
no personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos
de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones,
almacenamiento
y
seguridad,
distribucin,
registro
y
control,
mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin final, en tal sentido se
debe tener en cuenta:
a)
El Almacn debe ser un rea fsica seleccionada bajo criterios y
tcnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los bienes
que van a emplearse para la produccin de servicios pblicos o de bienes
econmicos. Las actividades que en l se realizan esencialmente son las
que corresponden a los procesos tcnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y Distribucin.
b) En cada organismo pblico, a nivel central, descentralizado o
desconcentrado, el rgano de Abastecimiento tendr a su cargo la
organizacin e implementacin de uno o ms Almacenes para la custodia
temporal de los bienes que adquiere y suministra.
c) Layout de Almacn, a efectos de planear el croquis o distribucin de los
espacios fsicos del almacn, de acuerdo a las posibilidades de cada
entidad, o de acuerdo a las caractersticas tcnicas y magnitud de las
compras, se establecer reas fsicas de uso especfico para:
- Oficina.
- Recepcin y despacho.
- Corredores y pasadizos.
- Zona de almacenaje.
- Vestuarios de personal.
- Servicios higinicos.
- Zonas para ampliaciones.
- reas de estacionamiento exterior.
d) Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otros:
- Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de
bienes a la entidad.
- Proteger y controlar las existencias en custodia.
- Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn.
- Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa establecido.
- Coordinar la oportuna reposicin del stock.
- Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacn.

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