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Departamento de Operaciones
APERTURA DE CUENTAS DE
AHORROS SECTOR PBLICO
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BN-CIR-3100-169-06
Rev. 1
CDIGO
05 DICIEMBRE 2012
FECHA DE PROBACIN
01.01.002
Rev.1: 28 octubre 2013
APERTURA DE CUENTAS DE
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1. OBJETO
Actualizar las normas y procedimientos que aseguran la atencin eficiente del servicio de apertura de
cuentas de ahorro dirigido a entidades del Sector Pblico a nivel nacional.
2. ALCANCE
La presente circular alcanza a todo el personal del Banco involucrado en el servicio de apertura de
cuentas de ahorros a los trabajadores del Sector Pblico.
3. BASE LEGAL
- Estatuto del Banco de la Nacin, aprobado por Decreto Supremo N 07-94-EF, del 26-01-94. ltima
actualizacin 2001.
- Reglamento de Organizacin y Funciones del Banco de la Nacin.
- Manual de Organizacin y Funciones del Departamento de Operaciones.
- Manual de Organizacin y Funciones del Departamento Red de Agencias.
4. VIGENCIA
La presente norma entrar en vigencia a partir de la fecha de su publicacin.
5. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. El Banco brinda el servicio de apertura de cuentas de ahorros a las entidades del Sector Pblico,
para sus trabajadores activos o pensionistas; para ello es necesario que la entidad suscriba el
Convenio de pago de Retribuciones, Complementos, Pensiones y otros beneficios a travs del
Sistema Teleahorro, que establece las condiciones y caractersticas de la prestacin del servicio.
5.2. La Entidad que deseen acceder al servicio, deber remitir (*) para la firma del convenio, a la
Seccin (*) Apertura de Cuentas (si el requerimiento corresponde a la Macro Regin Lima) o
al Administrador de la (*) Red de Oficinas la carta/oficio (Modelo) (*) y adjuntar los requisitos
necesarios (Anexo 01).
5.3. La Entidad remitir carta/oficio (Modelos: Anexo 02 03) a la Seccin (*) Apertura de Cuentas (si
el requerimiento corresponde a la Macro Regin Lima) o al Administrador de la (*) Red de
Oficinas (si el requerimiento corresponde a Macro Regin de Provincia), solicitando apertura
de cuentas de ahorros para su personal activo o pensionista, en forma individual o masiva segn el
caso.
5.4. El Administrador/Jefe de Operaciones de la (*) Red de Oficinas o del personal autorizado de la
Seccin (*) Apertura de Cuentas del Departamento de Operaciones que reciba el requerimiento,
es responsable de validar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad en los aplicativos
y herramientas que el Banco dispone para tal fin; verificar la informacin consignada en la carta u
oficio y revisar que el medio magntico contenga la informacin de acuerdo a la estructura de datos
establecida de acuerdo al tipo de apertura solicitada (individual o masiva).
5.5. Para la apertura de cuentas de ahorro individuales (menor o igual a 10 titulares), la informacin
necesaria para la apertura de las cuentas se detallar en el mismo oficio o carta. De ser un grupo
igual o mayor a 11 titulares, se adjuntar la data impresa de acuerdo a la estructura de Apertura
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Masiva ((*)) debidamente firmado por los funcionarios autorizados de la Entidad y el medio
magntico que contenga la informacin en formato excel o con extensin *.CSV. (el detalle de la
apertura de cuentas de ahorros se encuentra en el punto 6.1. Procedimientos de Apertura de
Cuentas de Ahorros en el Manual de Procedimientos de Apertura de Cuentas de Productos
Pasivos BN-PRO- 3100-099-01 Rev. 0)
5.6.
La Entidad debe presentar una declaracin jurada de la exoneracin del ITF ((*) Anexos 04 - 05),
para sus trabajadores que de acuerdo a Ley estn exonerados del cobro del ITF.
5.7.
5.8. La Seccin (*) Apertura de Cuentas realizar la seleccin de la muestra para el proceso control de
calidad respectiva, para ello proceder de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Circular
Inspeccin y Control de Calidad, BN-CIR-2800-302.
6. DISPOSICIONES ESPECFICAS
6.1. PROCEDIMIENTO PARA LA FIRMA DE CONVENIO CON LA ENTIDAD PBLICA
N
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Representante/s de
la Entidad Pblica
Administrador o
Funcionario Autorizado de
(*) la Red de Oficinas
Tcnico Operativo de la
Seccin (*) Apertura de
Cuentas
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
deber remitirse al correo electrnico del Administrador y/o
Funcionario Autorizado para que sea consignado en la Carta de
Solicitud.
10
(*)
Ingresa al intranet, opcin Aplicativos Diversos / Generacin de
Convenio; y registrar los datos solicitados. Grabar e imprimir 02
ejemplares.
(*)
Entrega el Convenio al representante de la entidad pblica para la firma
respectiva y legalizacin de la misma, adjuntando la Estructura para la
apertura de cuentas de ahorros Sector Pblico.(Anexo (*) 06) y las
indicaciones pertinentes para la apertura de cuentas de ahorros
individual o masiva, segn el caso.
Tcnico Operativo
de la Seccin (*)
Apertura de
Cuentas
Administrador o
Funcionario
Autorizado de (*) la
Red de Oficinas
Tcnico Operativo
de la Seccin (*)
Apertura de
Cuentas
Representante/s de
la Entidad pblica.
CIRCULAR
Representante/s de
la Entidad Pblica
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RESPONSABLE
Administrador o
Funcionario
Autorizado de (*) la
Archiva el ejemplar (banco) del convenio debidamente firmado por los
Red de Oficinas
funcionarios autorizados de la entidad y apoderados del banco.
Tcnico Operativo
Fin del procedimiento.
de la Seccin (*)
Apertura de
Cuentas.
Oficio o carta de las entidades pblicas donde instruyen la apertura de cuentas de ahorros.
Reporte de apertura de cuentas de ahorros
Copia del correo de respuesta a la entidad, o de ser el caso, cargo de recepcin de la carta
de respuesta remitida.
Los documentos retenidos para archivo, deben ser tratados mediante las normas y
procedimientos establecidos en la Directiva de Archivo Documentario del Banco de la Nacin,
vigente.
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7. DISPOSICIONES FINALES
7.1. Los formatos que se deben usar para la apertura de las cuentas de ahorros son los establecidos en la
normatividad vigente. Asimismo, la Seccin (*) Apertura de Cuentas del Departamento de Operaciones
debe realizar el control de calidad de las cuentas de ahorros abiertas, segn lo descrito en la Circular
BN-CIR-2800 N 302 Inspeccin y Control de Calidad, vigente.
(*)
(*) 7.2. La Seccin (*) Apertura de Cuentas del Departamento de Operaciones resolver las consultas
relacionadas con el servicio de apertura de cuentas de ahorros, individual o masiva. (Telf. (*) 5192000,
anexo (*) 11283,11429,11184)
Original aprobado por:
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ANEXO 01
REQUISITOS PARA SUSCRIBIR EL CONVENIO DE PAGO DE RETRIBUCIONES, COMPLEMENTOS,
PENSIONES Y OTROS BENEFICIOS A TRAVS DEL SISTEMA TELEAHORRO
1. Carta / Oficio dirigido al Banco de la Nacin solicitando suscribir el convenio. (Modelo)
2. (*) Informacin requerida para la generacin de cdigo de entidad pblica (Modelo)
3. Copia fedatada de la resolucin que designa al representante legal de la entidad.
4. Copia fedatada de la resolucin que autoriza al manejo de las cuentas corrientes abiertas en el Banco.
(*)
MUNICIPALIDADES (ADICIONALMENTE)
5. Fotocopia del Acuerdo de Concejo.
6. Resolucin de Alcalda legalizada notarialmente, aprobando la apertura de cuentas ahorros en el Banco
de la Nacin para el pago de remuneraciones y pensiones.
IMPORTANTE:
La entidad, una vez recibido el convenio emitido por el Banco de la Nacin, debe firmar y legalizar
notarialmente la firma del que suscribe el convenio.
En caso el nombre de la razn social de la entidad fuese modificado o se fusione con otra entidad, se
debe comunicar por escrito al Banco, solicitando la actualizacin o cancelacin del convenio anterior.
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Atentamente,
______________________________
Firma del Titular
Apellidos y Nombres:
N DNI.:
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Nombre de la Entidad
RUC
Direccin de la entidad
Telfono de la Entidad
Correo electrnico
Cdigo Agencia
--------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------
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ANEXO 02
CARTA / OFICIO DE REQUERIMIENTO DE APERTURA DE CUENTAS DE AHORROS INDIVIDUALES
(Lugar y fecha):
OFICIO/ CARTA N
Seor:
(Administrador de la Sucursal o Agencia / Jefe de la Seccin Ahorros )
Banco de la Nacin.
Asunto: Aperturas Individuales de Cuentas de Ahorro
Cdigo de Entidad: .......................................
(*) (*)
Estado Civil
Sexo
40503020 Prez
Castro
65626542 Cceres
Castro
Anabel
21474522 Trujillo
Alegra
Pedro
4688226 1 05/10/1975 3 M
A558989 Ramos
Daz
Marcos
3521455 1 01/01/1980 2 M
1 = Nombrado
2 = Cesante/Jubilado
3 = Judicial
4 = Viudez
5 = Orfandad
7 = Contrato Plazo Fijo
8 = SNP
9 = CAS
A=Practicante
B=Programa Social
C=Ascendencia
1 = DNI
4 = Carn de
Extranjera
5 = Pasaporte
Direccin
Telfono
2562344 1 02/02/1980 1 M
01 = Dependiente
02 = Independiente
03 = Cesante
04 = Estudiante
05 = Ama de casa
06 = Beneficiario Social
-- -----------------------------------------------------
Fecha
Ocupacin
Tipo
Documento
(*)
Sit. Cliente
Atentamente,
Nacimiento
Es grato dirigirnos a usted, a fin de solicitarle se sirva disponer ante quien corresponda, realizar la apertura de
(Indicar N de registros) cuentas de ahorro - Sector Pblico, que se detallan segn relacin, de acuerdo al formato
establecido.
1 = Soltero
2 = Casado
3 = Divorciado
4 = Viudo
5 = Conviviente
F = Femenino
M = Masculino
Obligatorios
(*) Estos campos sern obligatorios para los clientes que tengan tipo de documento 4-Carnet de extranjera y 5- Pasaporte
- Es obligatoria la inscripcin de los datos del Telfono de la Entidad y el encargado de la elaboracin del proceso de apertura, a fin de ubicarlo ante
cualquier observacin al documento.
- En caso se remita clientes con carnet de extranjera deber adjuntar el numero de pasaporte como documento complementario
- Para cualquier consulta comunicarse al 5192000, anexos 11192, 11152, 11429, 11225, 11189,11227
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ANEXO 03
CARTA / OFICIO DE REQUERIMIENTO DE APERTURA DE
CUENTAS DE AHORROS MASIVAS
(Lugar y fecha)
OFICIO/ CARTA N
Seor:
(Administrador de la Sucursal o Agencia / Jefe de la Seccin Ahorros )
Banco de la Nacin.
Asunto: Aperturas Masivas de Cuentas de Ahorro
Cdigo de Entidad: ...................
Es grato dirigirme a usted, a fin de solicitarle se sirva disponer ante quien corresponda, realizar la
apertura de................. (Indicar N de registros) cuentas de ahorro - Sector Pblico para el pago de
remuneraciones del personal............ (Indicar situacin del trabajador), que se detallan segn relacin y
medio magntico adjunto, de acuerdo al formato establecido.
Atentamente,
------------------------------------------------------
------------------------------------------------------
Obligatorios
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ANEXO N 04
(*) FORMATOS PARA SOLICITAR LA EXONERACIN DEL ITF
NOMBRE DE CAMPO
TIPO
LONGITUD
OBSERVACIN
Apellidos y Nombres
texto
70
Tipo de documento
numrico
02
texto
15
Nmero de cuenta
numrico
10
Tipo de cuenta
numrico
Ahorros = 04
Moneda
numrico
Soles = 1
Cuenta exclusiva
numrico
DNI
= 01
C. Ext. = 03
Llenar con ceros a la izquierda cuando el
campo es menor a 15 caracteres.
NOTA: Grabar en: Texto con Formato (Delimitado por espacios) o en archivo Excel.
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(Lugar y fecha)
Seores.
......................................... (1)
Presente.-
Por la presente y bajo mi exclusiva responsabilidad, declaro bajo juramento que la(s) cuenta(s) que detallo a
continuacin, abierta(s) en su Empresa, ser(n) utilizada(s) para acreditar remuneraciones o pensiones, segn
lo establecido en el inciso c) del Apndice de la Ley N 28194.
Apellidos y
Nombres del
Trabajador o
Pensionista
(2)
Tipo de
Documento
de
Identidad
(3)
Nmero de
Documento
de
Identidad
(4)
No.
Cuenta
Tipo de
Cuenta
Moneda
Cuenta
Exclusiva
(5)
(6)
(7)
(8)
Por intermedio de la presente me comprometo a comunicarles cualquier modificacin que pudiera presentarse
sobre dicha situacin, dentro de los dos (02) das hbiles siguientes a su ocurrencia.
Asimismo, autorizo a su institucin a entregar a la SUNAT, cuando sta lo requiera, el original o copia del
presente documento.
Finalmente, declaro que los datos consignados en el presente documento son correctos y completos, y que
esta declaracin se ha confeccionado sin omitir o falsear dato alguno que deba contener, siendo fiel expresin
de la verdad.
Nombre, apellido y documento de identidad del representante legal.
Nombre o razn social y Nmero de RUC del contribuyente.
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
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Apellido Paterno
Apellido Materno y/o casada
Nombres
Direccin
Estado Civil
Fecha de Nacimiento
Telfono
000045039523 HERRERA
UTANI
YORI
000043768861 MOYA
CHOCCARI
MARLENE
000046148964 MOYA
CHOCCARI
MATILDE
000080013688 PACCO
AYMA
JOSE PRIMITIVO
000043232383 SALAZAR
TAIPE
ERIKA
000028587989 CRUZ
CARBAJAL
VICTOR
Ocupacin
991471947
02
19880515
4526987
03
19841114
9499142563
02
19890314
03
19770104
4568924
04
19850903
3568978
02
19730527
000021492367 JAYO
HUAMANI
BERNARDO
05
19601203
000028602785 SINCHITULLO
ROJAS
LILIANA ADELAIDA
4785963
04
19760624
000044121207 RODRIGUEZ
NUEZ
AURORITA
2568963
02
19830512
ESTHER
4578963
02
19690615
000033784097 RODRIGUEZ
URIARTE
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OBSERVACIONES:
Para que un registro se considere vlido y pueda ser procesado, debe cumplir lo siguiente:
1) El nmero de documento debe corresponder a la persona indicada.
2) Los apellidos, nombres, fecha de nacimiento, estado civil y sexo debern coincidir exactamente con el
documento de identidad.
3) No se procesarn menores de edad en aperturas masivas
4) Si el tipo de documento es 4 (Carn de extranjera) o 5 (pasaporte), todos los campos de la estructura
sern obligatorios.
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