Evidencias y papeles de trabajo en Auditora

La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los

hallazgos detectados por el auditor, de ah la importancia que reviste la suficiencia,
relevancia y competencia de la evidencia as como la calidad y claridad de los Papeles
de Trabajo, atendiendo a que la informacin de aqu se recoge est escrita siempre a
terceros que son los clientes de nuestro servicio.
Evidencias
Incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acerca
de la exactitud de proposiciones remitidas a l para su revisin.
El auditor no busca una prueba absoluta. Se ocupa de acuerdo con los requerimientos
del encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidad
de las manifestaciones financieras de la direccin y/o de la adecuacin de las
actividades del Control Interno.
Deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar
los juicios y conclusiones que formule el auditor.
Las evidencias se clasifican en:

Evidencia fsica: se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las

actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de
documentos, fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales.
Cuando la evidencia fsica es decisiva para lograr los objetivos de la Auditora
Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores
internos.

Evidencia documental: puede ser de carcter fsica o electrnica. Pueden ser

externas o internas a la organizacin.

Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores,

contratos, auditoras externas y otros informes o dictmenes y confirmaciones de
terceros.
Las evidencias internas tienen su origen en la organizacin, incluye, entre otros,
registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo,
planes, presupuestos, informes internos, polticas y procedimientos internos.
La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relacin con
los objetivos de la Auditora Interna.

Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de

declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe

obtener a travs de otras formas de trabajo en las auditoras internas.
Se requiere la confirmacin si van a utilizarse como prueba, por medio de la:
confirmacin por escrito del entrevistado;
el anlisis de mltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos
analizados; y
comprobacin posterior en los documentos.

Evidencia analtica: surge del anlisis y verificacin de los datos.

El anlisis puede realizarse sobre clculos, indicadores de rendimiento y tendencias

reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organizacin u otras fuentes
que pueden ser utilizadas.
Tambin pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios
del sector al que pertenece la organizacin.

Evidencia informtica: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones,

instalaciones y soportes, tecnologas y personal informtico. Para determinar la
confiabilidad de la evidencia informtica, el Auditor Interno:

puede efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas

automatizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que
incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y
si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o
comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales
o emplear otros procedimientos
Los requisitos bsicos de la evidencia estn referidos a la suficiencia, competencia y
relevancia.
La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o varias
pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos
revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.
La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o
verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad.
Los factores que indican la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones a
efectuar pueden estar vinculados, entre otros, a:

nivel de importancia del asunto a comprobar;

grado de riesgo asociado con la adopcin de una conclusin errnea;

resultados mostrados en el Expediente nico; y

sensibilidad de la organizacin al asunto a comprobar.

La competencia se refiere a que la evidencia debe ser vlida y confiable. El auditor

interno debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e
integridad de la evidencia.
De ser as, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situacin como una
limitacin en el alcance de la Auditora Interna. La validez, confiabilidad e integridad de
la evidencia puede evaluarse tomando en consideracin los siguientes factores:

la evidencia que se obtiene de fuentes externas es ms confiable que la

obtenida de la propia organizacin;

la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control

interno adecuado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el
sistema de control interno es deficiente o no se ha establecido;

la evidencia que se obtiene fsicamente mediante un examen, observacin,

clculo o inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta;

los documentos originales son ms confiables que sus copias;

las evidencias orales comprobadas por escrito son ms confiables que las
evidencias orales; y

la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a la

persona expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene
en circunstancias comprometedoras.

La relevancia de la evidencia se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su

uso. La informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si
guarda una relacin lgica y patente con ese hecho.
Tambin est muy relacionada con los objetivos previstos en la Auditora Interna y el
vnculo directo y claro que debe existir entre stos y la evidencia analizada.
Los criterios que actan en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia a
obtener y, en consecuencia, en la realizacin del trabajo de los auditores internos, son
los de Importancia relativa y Riesgo probable.
La identificacin del nivel de Importancia relativa y de Riesgo probable por parte de los
auditores internos es un asunto de juicio profesional, que puede determinarse teniendo
en cuenta, entre otras, las cuestiones siguientes:

la sensibilidad, el inters estratgico o nacional, el impacto social de los

productos, servicios, actividades u operaciones de la organizacin;

requerimientos legales y reguladores aplicables;

la consideracin de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la autoridad y la

responsabilidad de los dirigentes y el resto del personal; e

involucran necesariamente consideraciones relacionadas con la calidad

(naturaleza) y cantidad (importe) de la evidencia examinada en su relacin con
los objetivos previstos en la Auditora Interna.

Papeles de Trabajo
La base de la opinin de un auditor sobre los estados financieros es la revisin que se
realiza de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas.
Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente, competente y
relevante mediante la inspeccin, observacin, investigacin y confirmacin como
base de la opinin del auditor.
Por consiguiente, la opinin del auditor depende de la obtencin y evaluacin de
evidencia suficiente, competente y relevante.
El estudio de las declaraciones de la administracin y las caractersticas esenciales
para considerar vlidos los datos y la informacin como evidencia de auditora. Los
diversos tipos de evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de la
administracin, se evalan en cuanto a su confiabilidad, relevancia y otras
caractersticas esenciales.
Son las diferentes tcnicas utilizadas por los auditores para obtener la evidencia de
auditora, la que se har documentar en los procedimientos de auditora con la
informacin revisada, bajo la forma de papeles de trabajo.
Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia
acumulada por el auditor.

Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los mtodos
utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algn tipo de registro en los
papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos
aplicados como pruebas desarrolladas, informacin obtenida y conclusiones
pertinentes a que se lleg en el trabajo.
Algunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditora, los anlisis,
los memorando, las cartas de confirmacin y declaracin, resmenes de documentos
de la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor.
Los papeles de trabajo tambin pueden obtener la forma de informacin almacenada
en cintas pelculas u otros medios.
El formato exacto de los papeles de trabajo vara con el tamao, complejidad y
circunstancias de cada compromiso de auditora.
Adems, cada auditor, o Unidad de Direccin de Auditora, tiene por lo general ciertas
preferencias por la manera exacta como se deben preparar los papeles de trabajo.
El auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o
del supervisor en el trabajo. Este Documento se refiere sobre todo a los aspectos
generales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como gua para el trabajo,
en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y caractersticas de cada
trabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar.
Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vnculo
entre el trabajo de planeamiento y ejecucin y el informe que se elabore. Por tanto
deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones que se presentan en el informe.
Los requisitos principales a tener en cuenta son:

expresar los objetivos, el alcance, la metodologa y los resultados de la

Auditora Interna;

incluir aquellos programas que se requieran confeccionar especficamente para

la ejecucin de la Auditora Interna;

ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los

hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el
alcance del trabajo realizado. La concisin es importante, pero no deber
sacrificarse la claridad y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel;

suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no

haya mantenido una relacin directa con la Auditora Interna, est en capacidad
de funda-mentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisin.
No deben requerir de explicaciones orales;

ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como

evidencia. Deben contener ndices y referencias adecuados; contener la
identificacin del significado de las marcas de revisin utilizadas por los

Auditores Internos, en los casos en que stas no estn establecidas

centralmente; y

contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles de
trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por
la Ley.

Si en el transcurso de dicho trmino no se ha ejecutado una nueva Auditora

Interna, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que sta se ejecute,
oportunidad en la que se analizar la conveniencia de conservar o no todos o
una parte de stos.

Propsitos de los papeles de trabajo

Como una acumulacin de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la
auditora, los papeles de trabajo tienen varias funciones. Los propsitos principales de
estos son:

Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisin de auditora.

Proporcionar informacin que ser incluida en el informe de auditora.

Servir como respaldo de la opinin del auditor.

Los papeles de trabajo tambin sirven como evidencia en caso de demandas legales,
fuente de informacin para futuras declaraciones y otros informes especializados,
solicitados por otros rganos de competencia y como gua para exmenes de auditora
posteriores.
Organizacin y coordinacin del examen de auditoria
Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de
la auditora mientras se llevan a cabo.
Durante la auditora de una entidad grande se pueden asignar auxiliares a las
diferentes fases de la revisin.
Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completado
todas las etapas del examen, por lo que resulta necesaria la terminacin de este, ante
la comprobacin del examen efectuado.
Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditora en
un momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto en
que fue interrumpido, de modo de saber dnde continuar su trabajo, ya sea por el
mismo auditor o por otro si as lo requiere la situacin presentada.
Adems, estos deben estar siempre en condiciones para la presentacin ante una
supervisin o anlisis ante el auditado.

Informacin a incluir en el informe de auditora

Los papeles de trabajo proporcionan la informacin que se incluir en el informe del
auditor. El Expediente de auditora est integrado por los estados financieros, notas
complementarias y la opinin del auditor, mostrada en cada papel de trabajo.
La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para el informe, el cual
adems se archiva en el Expediente, con todos los papeles de trabajo elaborados en
el transcurso de la Auditora.
Si se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el rganos de la
Administracin Pblica datos para cualquier proceso adicional, las comprobaciones
sobre los exmenes, hallazgos, comentarios de sus incumplimientos y
recomendaciones, estn contenidos en los papeles de trabajo.
Respaldo a la opinin del auditor
El objetivo final de una auditora es la expresin de la opinin del auditor. Los papeles
de trabajo sirven para respaldarla.
El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisin se llev a cabo de acuerdo con
las normas de auditora generalmente aceptadas.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de
modo adecuado y que se bas sobre la revisin de los controles internos, que los
Auditores o Auxiliares fueron supervisados con propiedad, y que se revis suficiente
evidencia competente.
Tambin el auditor est afirmando que los estados financieros presentan
razonablemente la situacin de la entidad, si se trata de una Auditora Financiera, y los
resultados de las operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informaciones
importantes en los estados fueron revisadas para determinar que presentan
razonablemente lo que en realidad ha sucedido dentro de la entidad.
En una Unidad de Auditores grande el Director o Jefe, que tiene la responsabilidad de
la auditora, descansa en los supervisores, jefes, Auditores y auxiliares, para llevar a
cabo la mayor parte de las fases de la revisin.
Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y las
conclusiones a que lleg cada una de estas personas, y tambin evidencia de que el
trabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato.
Evidencia legal
Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en
acciones legales.

Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar
su afirmacin de que realizaron la auditora de un modo profesional, que ejercieron el
debido cuidado y que no fueron negligentes en la realizacin de la revisin.
Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el Auditor jefe de grupo,
debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la informacin que aparece all o si la
ausencia de alguna informacin podra ser utilizada para atacar la competencia del
trabajo en algn momento posterior en que quizs esas personas no estuvieran
disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales.
En los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquier
conclusin final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada.
En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicacin adecuada para la
conclusin a que se lleg.
Informes especializados
Otra funcin de los papeles de trabajo es proporcionar la informacin necesaria para la
preparacin de informes a la administracin sobre la suficiencia de los controles
internos, o para la preparacin de declaraciones o informes a otros rganos
gubernamentales.
En ocasiones los auditados necesitan informacin de los papeles de trabajo para los
informes que preparan ellos mismos, o pueden necesitar informacin debido a que
hayan sido destruidos sus registros originales.
Gua para auditoras subsecuentes
Usualmente el auditor debe revisar en el Expediente de la entidad los papeles de
trabajo de la auditora anterior para llevar a cabo la revisin actual.
Los papeles de trabajo de la auditora anterior sealan las dificultades encontradas y la
solucin que se les dio. As, el auditor est alerta sobre la posibilidad de encontrar una
situacin similar en la actualidad.
Adems, por la auditora anterior el auditor debe estar familiarizado con la descripcin
del sistema de contabilidad y los controles, a fin de estar consciente de los cambios
que se produzcan durante el ao y hacer las modificaciones necesarias en el
programa de auditora.
Existe gran peligro en seguir con demasiada fidelidad los papeles de trabajo de la
auditora anterior.
El auditor se beneficiar viendo el formato de un anlisis en particular de la vez
anterior, pero slo debe utilizar ese mismo formato si es adecuado para la situacin de
la actual.
La duplicacin de los pasos de auditora sealados en los papeles de trabajo de la
anterior puede muy bien dar como resultado pasos innecesarios e inadecuados, as

como la omisin de algunos procedimientos fundamentales para una auditora

adecuada en las actividades y acontecimientos de la actual.
Propiedad de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por lo
general se considera confidencial la informacin que contienen. Usualmente antes de
entregar informacin que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene el
consentimiento del auditado.
Si recibe una citacin o un requerimiento judicial en el que le pidan informacin de los
papeles de trabajo, el auditor tiene que entregarla.
Tambin el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna informacin incluso
contra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditora, como sucede en
los casos en que subsecuentemente se descubren hechos que existan a la fecha del
informe del auditor.
Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo.
Debe conservarlos en tanto son importantes para auditoras subsecuentes y para
cumplir cualquier requisito legal. Debe cumplir con las normativas que al efecto
existan.
Tipos de papeles de trabajo
Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia que
necesita el auditor para emitir una opinin profesional, los tipos de papeles de trabajo
tienen necesariamente que ser muy variados.
Algunos papeles de trabajo siguen un formato estndar, mientras que otros son un
simple memorando de una discusin que se llev a cabo relativa a la revisin de
auditora.
Los principales tipos de papeles de trabajo son:
1.

planes de auditora,

2.

hoja de trabajo y asientos de ajuste,

3.

Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de una tema

4.

sumarios descriptivos, para los casos de auditora financiera o certificacin de

estados financieros

5.

declaraciones y confirmaciones, y

6.

actas y otros registros.

Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudas
relativas al asunto con el cual se relacionan. A continuacin se describen cada uno de
los principales tipos de papeles de trabajo.

Planes de auditora
Los papales de trabajo deben contener la evidencia de que el auditor ha desarrollado
una estrategia general para la conduccin y alcance de la revisin.
Se deben hacer anotaciones en relacin con la actividad en la cual opera la entidad
auditada, condiciones que exijan procedimientos especiales de auditora, cualquier
principio contable poco usual utilizado, y la naturaleza de cualquier informe especial
que se deba rendir.
El programa de auditora, documento de planeacin que establece los procedimientos
de auditora que se estiman sern necesarios para cumplir los objetivos de la
auditora, puede estar respaldado por un cuestionario de control interno, diagramas de
flujos, un organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de la
revisin.
Entre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones preparadas durante el
desarrollo del examen sobre asuntos pendientes a investigar ms adelante, junto con
una explicacin completa de la solucin de estos asuntos, generalmente se adquieren
y analizan en la exploracin preliminar.
Hoja de trabajo
El balance de comprobacin es el vnculo conector entre los libros de contabilidad y
los estados financieros sobre los que el auditor emite sus criterios. La hoja de trabajo
es la cdula de control que muestra, las interrelaciones de todas los dems papeles de
trabajo relativos a las cuentas examinadas, tal vez agrupadas, con los otros tipos de
evidencias.
Este sistema de preparar y organizar los papeles de trabajo mostrando una hoja de
trabajo por grupos de cuentas del balance general, una hoja de trabajo del estado de
resultados, es importante pues constituyen una gua importante de trabajo para el
Auditor, ya que cada una de las partidas en estas hojas de trabajo aparecen
analizadas en sus correspondientes papeles de trabajo, generalmente se utilizan
Hojas de 8 columnas o ms, la que aparece en el Manual de Papelera Institucional.
Usualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara un ndice que muestra
con claridad la ubicacin dentro del archivo de papeles de trabajo por temas, previstos
en el planeamiento, los que deben organizarse, segn criterios del auditor, aspecto
importantes a la hora de confeccionar las notas del Informe, hoja de trabajo borrador
del informe del auditor, todas las notas y otras informaciones recopiladas como
evidencia.