BASE DE DATOS

Unabasedatosesunconjuntodedatosquehasidoorganizadobajounmismocontextoycuyainformacinest
almacenadaylista paraser utilizadaencualquiermomento.Lasbases dedatospueden almacenarinformacin
sobrepersonas,productos,ventasocualquierotracosa.

Unabasededatosorganizalainformacinrelacionadaentablaslascualesestncompuestasporcolumnasyfilas.
Unatablatendrunnmeroespecficodecolumnas,perotendrcualquiernmerodefilas.

Siobservascondetenimientolaimagenanterior,notarsqueunatablaseasemejamuchoaunahojadeExcella
cual tambin est dividida en columnas y filas. Por esa razn Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por
muchaspersonas,comounrepositoriodedatos.
Diseo de Base de Datos en Excel

Ir a diseo de BBDD
SidiseasyorganizasadecuadamentelainformacindentrodetulibrodeExcelpodrsconsultartusdatosdeuna
manerafcil yeficiente, asqueen estaocasinhablaremossobrelasmejores prcticasparacrearunabasede
datosenExcelquetepermitirnorganizaryestructuraradecuadamentelainformacin.

ComoejemploanalizaremoselcasodeunapequealibreraquedeseacrearuncatlogodesuslibrosenExcelas
como tener una lista de sus clientes y las rdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel
comenzaremosporcreareldiseosiguiendolospasosdescritosenelartculoDiseodebasesdedatos.
 PASOS:
1. Identificar las tablas
De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creacin de nuestra base de datos,debemos identificar
adecuadamenteloselementosdeinformacinydividirlosenentidades(temasprincipales)comopuedenserlas
sucursales,losproductos,losclientes,etc.

Para cada unode losobjetosidentificadoscrearemosunatabla. Sienunabasededatoslosobjetosprincipales

sonlosempleadosylosdepartamentosdelaempresaentoncestendremosunatablaparacadaunodeellos.Sien
otrabasededatoslosobjetosprincipalessonloslibros,autoresyeditoresentoncesnecesitaremostrestablasen
nuestrabasededatos.

2. Determinar los campos

Cadaentidadrepresentadaporunatablaposeecaractersticaspropiasquelodescribenyquelohacendiferente
delosdemsobjetos.Esascaractersticasdecadaentidadsernnuestroscamposdelatablaloscualesdescribirn
adecuadamenteacadaregistro.Porejemplo,unatabladelibrosimpresostendrloscamposISBN,ttulo,pginas,
autor,etc.

3. Determinar las llaves primarias

Unallaveprimariaesunidentificadornicoparacadaregistro(fila)deunatabla.Lallaveprimariaesuncampode
latablacuyovalorserdiferenteparatodoslosregistros.Porejemplo,paraunatabladelibros,lallaveprimaria
bien podra ser el ISBN el cual es nico para cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de
productoquelosidentifiquedemaneranica.
4. Determinar las relaciones entre tablas
Examina las tablas creadas y revisa si existe algunarelacinentre ellas. Cuando encontramos que
existeunarelacinentredostablasdebemosidentificarelcampoderelacin.Porejemplo,enuna
base de datos de productos y categoras existir una relacin entre las dos tablas porque
unacategorapuede tener variosproductosasignados. Por lo tanto el campo con el cdigo de la
categoraserelcampoqueestablezcalarelacinentreambastablas.

5. Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que noexista informacin repetida. El tener
informacinrepetidapuedecausarproblemasdeconsistenciaenlosdatosademsdeocuparms
espaciodealmacenamiento.

Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el cdigo del departamento y el nombre del
departamento comenzar a repetir la informacin para los empleados que pertenezcan al mismo
departamento.

Qu pasara si el nombre del departamento cambiara deInformticaaTecnologa? Tendramos

que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podramos dejar alguna
incongruencia en los datos. Una mejor solucin es tener una tabla exclusiva de departamentos y
solamenteincluirlaclavedeldepartamentoenlatabladeempleados.

Deestamaneradejamosderepetirelnombredeldepartamentoenlatabladeempleadosy
ahorramosespaciosdealmacenamiento.Yencasodeuncambiodenombrededepartamento
solamentedebemosrealizarlaactualizacinenunsololugar.

Eldiseodebasesdedatosesuntemamuyextensoyesdifcilconsiderartodossusaspectosenun
soloartculo.Sinembargo,alseguirestas5reglasbsicasdeldiseodebasesdedatosestaremos
dandounpasohaciaadelanteenlasbuenasprcticasdecreacinygestindebasesdedatos.
 FORMULAS
FUNCIN INGLS DESCRIPCIN
Cuenta las celdas que contienen nmeros en el campo
BDCONTAR DCOUNT (columna) de registros de la base de datos que
cumplen las condiciones especificadas.
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco
en el campo (columna) de los registros de la base de
BDCONTARA DCOUNTA datos que cumplen las condiciones especificadas.

Calcula la desviacin estndar basndose en una

BDDESVEST DSTDEV muestra de las entradas seleccionadas de una base
de datos.
Calcula la desviacin estndar basndose en la
BDDESVESTP DSTDEVP poblacin total de las entradas seleccionadas de una
base de datos.

BDEXTRAER
Extrae de una base de datos un nico registro que
DGET
coincide con las condiciones especificadas.
Devuelve el nmero mximo en el campo (columna)
BDMAX DMAX de registros de la base de datos que coinciden con las
condiciones especificadas.
Devuelve el nmero menor del campo (columna) de
BDMIN DMIN registros de la base de datos que coincide con las
condiciones especificadas.
Multiplica los valores del campo (columna) de registros
BDPRODUCTO DPRODUCT en la base de datos que coinciden con las condiciones
especificadas.
Obtiene el promedio de los valores de una columna,
BDPROMEDIO DAVERAGE lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Suma los nmeros en el campo (columna) de los
BDSUMA DSUM registros que coinciden con las condiciones
especificadas.

BDVAR
Calcula la varianza basndose en una muestra de las
DVAR
entradas seleccionadas de una base de datos.
Calcula la varianza basndose en la poblacin total de
BDVARP DVARP las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDCONTAR
SINTAXIS:
LafuncinBDCONTARtienetresargumentosobligatorios:

Base_de_Datos (obligatorio):Elrangodeceldasquecomponelabasededatosendondeharemoslaconsulta.Laprimerafila
delrangocontienelosnombresdecadacolumna.

Nombre_de_campo (obligatorio): Lacolumna,quecontienedatosnumricosysobrelacualseharlacuentaderegistros.Es

posibleescribirelnombredelacolumnaoelnmeroquerepresentelaposicindelacolumnadentrodelrango.

Criterios (obligatorio): El rango de celdas donde estn especificadas las condiciones que deben cumplirse. El rango de
criteriosdebetenerenlaprimerafilaelnombredelacolumnaalacualseaplicarelcriterio.

Ejemplo de la funcin BDCONTAR

Enlasiguientebasededatosquecontieneinformacindeproductos.Deseosaberlacantidadderegistrodetablaque
contieneunIDProductomayora25032

IDProducto Cantidad Costo Unitario Costo total Resultado:

>25032

IDProducto Cantidad Costo unitario Costo total =BDCONTAR(B24:E29,"IDProducto",B21:B22)

25030 2 S/.8.00 S/.16.00
25031 5 S/.6.00 S/.30.00
25032 5 S/.4.00 S/.20.00
25033 9 S/.5.00 S/.45.00
25034 11 S/.4.00 S/.44.00
LacondicinacumplirestindicadaenelrangoB21:B22elcualtieneunttulodecolumnaidnticoalttulodelatabladonde
estnlosdatos.
Criterios para varias columnas
En el ejemplo anterior solamente us un criterio para la columna IDProducto, sin embargo es posible indicar a lafuncin
BDCONTAR uncriterioparamsdeunacolumna.Enelsiguienteejemploobtendrlacuentadelosregistrosquetienenun
IDPRODUCTOdiferentea 25032yqueademstenganunacantidadde 5:

IDProducto Cantidad Costo Unitario Costo total Resultado:

<>25032 5

IDProducto Cantidad Costo unitario Costo total =BDCONTAR(B36:E41;"IDProducto";B33:C34)

25030 2 S/.8.00 S/.16.00
25031 5 S/.6.00 S/.30.00
25032 5 S/.4.00 S/.20.00
 25033 9 S/.5.00 S/.45.00
25034 11 S/.4.00 S/.44.00

EJERCICIO:
IDProducto Cantidad Costo Unitario Costo total Resultado:
<>25032 >5 >30

IDProducto Cantidad Costo unitario Costo total

25030 2 S/.8.00 S/.16.00
25031 5 S/.6.00 S/.30.00
25032 5 S/.4.00 S/.20.00
25033 9 S/.5.00 S/.45.00
25034 11 S/.4.00 S/.44.00

Multiples crietrios para una misma columna

TambinesposibleindicaralafuncinBDCONTARvarioscriteriosparaunamismacolumnaylonicoquedebemoshacerescolocarel
nuevocriterioenunanuevafiladentrodelrangodecriterios.Observaelsiguienteejemplo:

EJERCICIO:
IDProducto Cantidad Costo Unitario Costo total Resultado:
2
5

IDProducto Cantidad Costo unitario Costo total =BDCONTAR(B61:E66;"Cantidad";C57:C59)

25030 2 S/.8.00 S/.16.00
25031 5 S/.6.00 S/.30.00
25032 5 S/.4.00 S/.20.00
25033 9 S/.5.00 S/.45.00
25034 11 S/.4.00 S/.44.00
LafuncinBDCONTAR contarlosregistrosquetenganunacantidadiguala2eiguala5queincluyealosregistrosenlasfilas
62,63,y64.Ahoradesarrollaelsiguiente

IDProducto Cantidad Costo Unitario Costo total Resultado:

2
5 >5

IDProducto Cantidad Costo unitario Costo total

25030 2 S/.8.00 S/.16.00
25031 5 S/.6.00 S/.30.00
25032 5 S/.4.00 S/.20.00
25033 9 S/.5.00 S/.45.00
25034 11 S/.4.00 S/.44.00

EnestecasolafuncinBDCONTARcontarlosregistrosquetienenunacantidadiguala2yademslosregistrosquetienen
unacantidadiguala5queademstienenuncostounitariomayora5.Enesteejemplosololasfilas74y75cumplenconlos
criteriosespecificados.Asqueahorayasabesquealtrabajarconbasesdedatos,lafuncinBDCONTARnosayudaracontar
aquellosregistrosquecumplanconloscriteriosqueespecifiquemos.

VolveraFormulas
VolveraFormulas
 BDCONTAR
SintaxisA

IDProducto Cantidad Costo UnitariCosto total Resultado

5

IDProducto Cantidad Costo unitariCosto total =BDCONTARA(B18:E23;"IDProducto";C15:C16)

25030 2 S/.8.00 S/.16.00
25031 5 S/.6.00 S/.30.00
- 5 S/.4.00 S/.20.00
25033 9 S/.5.00 S/.45.00
25034 11 S/.4.00 S/.44.00

Ejercicio:
Devolverlacantidaddecategoriasquetelepetenecenalosvendedores"Davalio"y"Buchanan"sin
importarsiestansinnombre

Vendedor Resultado
Davalio
Buchanan

Categoria Vendedor Ventas

Bebidas Solsona S/.5.12
Carnes Davolio S/.450.00
Alimentos Buchanan S/.6.33
- Davolio S/.6.54
 BDDESVES
T
Sintaxis

Ejemplo:

Enlasiguientebasededatossemuestraunalistadealumnosconsusrespectivosapellidosynombres

Nota Apellidos
>=3 >="A"
Resultado 01 Resultado 02
Paraelresultado01
=BDDESVEST(A23:C35;"Nota";A17:A18)
ASIGNATURA:MATEMATICA
Apellidos Nombres Nota Paraelresultado02
AriasMndez Dario 3.2 =BDDESVEST(A23:C35;3;B17:B18)
GonzlesDaz Diego 4.5
MartnezMartnez Jos 5
DazPrez Luca 3.8
PrezDaz Manuel 4.2
MeloBermdez Mara 2
PezRuiz Arturo 3.5
MeloGonzlez Jos 4.2
RuizDaz Laura 3.8
GrajalesCaro Daniel 4
MoraArias Gonzalo 4.3
DazMacaz Daniela 2.5

Enel"Resultado01"hallaladesviacionestandardelasnotasquesonmayoresoigualesa3
Enel"Resultado02"hallaladesviacinestandardelasnotasqueseanmayoresoigualesalaletra"A"
BDDESVESTP
Sintaxis

Ejemplo:
Hallarladesviacinestandarverdaderaenelrendimientodemazanosyperalessilosdatosdelabasede
datosrepresentaelconjuntodelapoblacion

rbol
=Manzano
=Peral

rbol Alto Edad Rendimiento Beneficio

Manzano 18 20 14 105.00
Peral 12 12 10 96.00
Cerezo 13 14 9 105.00
Manzano 14 15 10 75.00
Peral 9 8 8 77.00
Manzano 8 9 6 45.00

Formula =BDDESVESTP(B21:F27;"Rendimiento";B17:B19)

Resultado:
BDEXTRAER
Sintaxis

Ejemplo:

Coste Cantidad de Existencias Valor de las

Producto Voltaje Horas de Vida Marca Unidad caja en cajas existencias
Bombilla 200 3000 Horizonte S/.4.50 4 3 54
Nen 100 2000 Horizonte S/.2.00 15 2 60
Sitio 60 S/.0.80 -
Otro 10 8000 Rayosolar S/.0.20 25 6 120
Bombilla 80 1000 Horizonte S/.1.25 40 3 24
Sitio 100 incgnita Horizonte S/.2.50 10 4 50
Sitio 200 3000 Horizonte S/.0.50 15 1 37.5
Otro 25 incgnita Rayosolar S/.5.00 10 3 15
Bombilla 200 2000 Rayosolar S/.1.80 3 2 30
Nen 100 incgnita Rayosolar S/.0.25 20 5 15
Bombilla 100 800 Rayosolar S/.0.20 10 5 30
Bombilla 10 1000 Horizonte S/.0.15 25 2 180
Bombilla 60 1000 Rayosolar S/.0.20 25 1 12.5
Bombilla 80 2000 Rayosolar S/.0.20 30 2 10
Bombilla 100 1000 Horizonte S/.0.80 10 5 3.15
Bombilla 40 2000 Horizonte S/.0.10 20 5 40

Cuntasexistenciasencajastenemosenunalmacen?
Producto Voltaje Horasdevida Marca

Bombilla 100 Horizonte

Elnumerodeexistenciases:

=BDEXTRAER(A18:H34;G18;A37:D38)
BDMAX
Sintaxis

Ejemplos: Edad Maxima:

Edad
<18 =BDMAX(B15:C19;2;B12:B13)

Nombre Edad
JuanManrrique 25
CarlosMontoya 18
AndradeMarcos 10
JhonFuentes 12
 BDMIN
Sintaxis

Ejemplos: Edad Minima:

Edad
<18 =BDMIN(B15:C19;2;B12:B13)

Nombre Edad
JuanManrrique 25
CarlosMontoya 18
AndradeMarcos 10
JhonFuentes 12
 BDMIN
Sintaxis

Ejemplos: Resultado 120

Edad
<=15 =BDPRODUCTO(B15:C19;2;B12:B13)

Nombre Edad
JuanManrrique 25
CarlosMontoya 18
AndradeMarcos 10
JhonFuentes 12