INTRODUCCIÓN

En la vida, a cada hora y en cada momento interactuamos de manera constante con un proceso
denominado administración, sin embargo difícilmente el ser humano tiende a no ocupar
adecuadamente el significado de la misma; tal vez ustedes se preguntaran el porqué de mi
atrevimiento al mencionar que no ponemos en práctica de lo que en realidad es esta palabra. He
ahí el dilema del asunto:

“ era un amanecer bello, no sé si te ha tocado que cuando

despiertas; apenas que vas abriendo los ojos y a primera vista vez los
rayos del sol que entran por los huecos de tus cortinas, esa una gran
luz que entra por la parte inferior de tu ventana es debido a que ha
amanecido con un hermoso cielo azul y despejado de nubes densas
de smog y agua......es la hora de tenerte que ir a trabajar pero
independientemente de que haya un excelente día favorable para ti,
existe dentro de ti ese sentimiento de no querer pararte y piensas en
estar otro rato acostado y sabes que tienes que llegar a una
determinada hora a tu empleo para que no te pongan retardo.”

¿qué pasara si no analizas la situación y te expones a quedarte otro rato en la cama?. Mi respuesta
sería la siguiente; verías que está cerca la hora de que debes salir para llegar a tiempo a tu centro de
trabajo y te levantarías a toda prisa para poder arreglarte, sin embargo el tiempo se extiende y sales
tarde y precisamente eso provoca un retardo en tu semana o quincena.
Espero que este pequeño ejemplo te de la respuesta del porque el ser humano difícilmente no sabe
la definición de dicha palabra. El Propósito de este pequeña Introducción es relacionar mis
actividades diarias con la Administración y el Manejo de Información Documental.

Los documentos que se usa nuestra sociedad, nos rodean, sumergen y sin ellos no podemos vivir.
Esta característica agudizada y en crecimiento continuo no puede ser usada para elevar el nivel de
vida democrática mientras están vigentes y activos. ¿Por qué hemos de esperar a que se conviertan
en Históricos para descubrir su utilización práctica?. Las sociedades en mayor o menor grado
estamos padeciendo enfermedades de nuestros sistemas democráticos. Los llamados "documentos
de archivo", su tramitación, y la circulación de la información en ellos contenida tienen una
vinculación poco observada con lo que se llama burocracia. ¿Qué pasaría si nosotros, los
Administradores de Documentos y Archivos, buscáramos convertir la tramitación y la circulación
de información en una red de autopistas, en vez de una telaraña?.

La gran importancia de la relación entre la administración y el sistema de manejo para la

información documental, conceptos que aparentemente son diferentes, pero con procesos iguales y
de gran relevancia, surge partir de que las grandes instituciones, en la cual es un conjunto de
personas, con roles distintos y tipos de poder diversos, generan gran material informativo que a lo
largo del tiempo puede ser de magna importancia para la organización y los procesos que ella
conlleve, así mismo el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo , de
documentos de todo tipo en una organización permite la recuperación de información, determina el
tiempo que los documentos deben guardarse o eliminar los que ya no sirven.
 OBJETIVOS
 Tratar de exponer el desarrollo de algún tipo de métodos para mejorar el zona de
trabajo.
 Lograr implementar el mejoramiento de la calidad de las actividades
correspondiente del egreso e ingreso de la documentación de nómina en la oficina
de pagaduría.
 Relacionar los procesos de Administración con los de archivonomia y aplicar los
métodos correspondientes para llevar a cabo y a detalle los cuestionamiento
jurídicos que debe tener un archivo.
 Enfatizar de forma breve qué importancia tiene el área archivística y la
administración y su relación propia entre ambas áreas.
 Concientizar que ventajas puede tener el manejo de los procesos archivísticos que se
establece para la reducción de espacio, desperdicio de material etc.

MARCO TEORICO

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO?

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte o material que sirvan para comprobar o acreditar
algo.

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos

válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada
Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas
las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia

que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas. El documento oficial reúne,
en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas
salvedades:

a) En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la
Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.

En este primer punto como ejemplo lo podemos basar en la entrega de los recibos de pago
a los servidores públicos, quien en su efecto; al firmarnos comprueba la conformidad la
aportación realizada por parte de esta secretaria de estado, misma conformidad queda
establecida en esta documentación que sirve como respaldo a la dirección general de
recursos humanos y esta unidad de asuntos jurídicos.
 b) La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya
preestablecidos o normalizados:

Un ejemplo claro de este punto es cuando la dirección general de recursos humanos nos
envía el listado, preestableciendo el monto total que va a recibir cada servidor público de
manera quincenal.

c) Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Normalmente los días de pago se efectúan entre el día 11 y 27 de cada mes; mismos
días en que los servidores públicos se ven obligados a pasar por su recibo , esta actividad es
con el fin de que el trabajador realice el reclamo oportuno de sus inconformidades, de otro
modo; si no surge tal desconcierto el trabajador firmara, pondrá la fecha de recepción y se
llevara a cabo el respaldo de dicho proceso ante la dirección general de recursos humanos y
esta unidad para futuras auditorias

¿QUÉ TIPOS DE ARCHIVOS EXISTEN?

LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley

obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede
ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los
asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo
que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.

Un ejemplo de lo que estamos hablando en estos párrafos, es cuando existe una demanda
por parte de un ex trabajador; en algunos casos el H tribunal federal de conciliación y
arbitraje solicita por medio de las resoluciones se presente ante ellos los pagos que le
fueron efectuados al actor a fin de confirmar que no hubo algún tipo de anomalía o para los
fines que a ellos le convengan.

Al obtener una solicitud de la dirección encargada de los juicios laborales, con el objetivo
de que se les proporcione dicha información, nos lleva a la tarea de examinar la
conservación de los documentos que en su momento el área encargada de pagos llevo a
cabo; siendo que ella fue la que organizó, clasificó y depuró la documentación.CLASES DE
ARCHIVO
Se puede clasificar según el grado o frecuencia de utilización:

Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad

o de consulta frecuente.

Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse

realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Se puede clasificar según el lugar de emplazamiento:

Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es

consultado por distintos departamentos.

Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la

entidad. Estos a su vez pueden ser:

Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado

constantemente por este.

Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la
persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

A continuación se te presentara una diapositiva en la que te explica que es un archivo de

gestión y la conservación de la información.
 El número de consultas de este archivo es muy
amplio y los documentos archivados pueden
provenir de otros organismos departamentos o
bien has sido entregados directamente por los
interesados.

El funcionario es el responsable directo de su

archivo, debe clasificar los documentos y
mantenerlos en el archivo el tiempo
estrictamente necesario fijado por la entidad
o el que resulte imprescindible para realizar
sobre el documento las operaciones
oportunas.

Es el archivo realizado
directamente por el empleado
El archivo de gestión: o funcionario en su puesto de
trabajo
Sólo deberán estar por tanto los
documentos en poder del funcionario el
tiempo oportuno, sin que sirva el archivo
como lugar permanente de
almacenamiento, debiéndose enviar los
documentos a otros puestos de trabajo
para que siga su tramitación o bien a los
archivos semiactivos de los
departamentos si se ha terminado el
trabajo sobre éstos.

El archivo de gestión debe estar

perfectamente ordenado para facilitar
la rapidez de actuación y la perfecta
localización del documento.

Se dice que al conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores

condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios básicos:

 Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:

 Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,

instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)

 Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o

desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.

 Restauración de documentos deteriorados.

 Reproducción de la documentación más representativa.

 Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y

ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe
archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto
almacenado de papeles.

Pienso que no sirve de nada el tener un conjunto de documentos almacenados en una

oficina si no que la importancia del proceso archivístico es la organización y clasificación
que cada documento debe tener toda vez que el papeleo que se genera contiene información
diversa .

La adopción de las medidas y el resguardo oportuna de la información, conlleva a la mejora

a que cuando se requiera de algún dato en especifico de manera rápida esto se haga en el
menor tiempo posible y con la mejor calidad que se pueda orientando a esto a la eficiencia
y eficacia del departamento que proporciona la información de cualquier índole.

PROCESOS ARCHIVISTICOS

Los documentos serán objeto de normalización, para que cada serie o tipo de los mismos
obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de
archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e informatización, etc.

¿CÓMO SE MANEJA UN ARCHIVO O CUÁLES SON SUS PROCESOS

ARCHIVISTICOS QUE DEBE DE TENER?

Como bien sabemos, en cualquier área de esta secretaria se debe de llevar a cabo un
proceso de cómo archivar cada documento siendo que estos en primera instancia se
organizan, se clasifican y se depuran para formar un expediente con un tipo de información
específica.

¿Qué es la clasificación de los documentos y/o ordenación de la documentación?

Clasificación es el ordenamiento por clases o categorías, según las propiedades del objeto o
concepto en cuestión.

La ciencia de la clasificación es la taxonomía (del griego taxis o "ordenamiento", y nomos,

"regla").

En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los

documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la
entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en
las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá
una localización determinada con relación a los otros.

Tipos de ordenación:

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida
para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los
siguientes:

 Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación

cronológica.
  Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento,
tendremos la ordenación alfabética.

 Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.

Operaciones relacionadas con la ordenación:

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos,
conjuntamente con la propia ordenación documental:

 Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como

mapas, planos, etc.

 Signaturación y Sellado como medida de seguridad y control.

 Datación indicar fecha completa.

Tipos de ordenación:

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida
para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los
siguientes:

 Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación

cronológica.

 Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento,

tendremos la ordenación alfabética.

 Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.

Operaciones relacionadas con la ordenación:

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos,
conjuntamente con la propia ordenación documental..

 Operación local es en el que se custodian documentos oficiales y que también

contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).

 La misma Administración reconoce como definiciones de archivo a aquella

institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir,
utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el
cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
  También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya
misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

“Archivar significa guardar de forma ordenada

documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz
que permita su posterior localización de la forma más
rápida posible cuando sea necesario”.

El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías,

etc.

¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN?

Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son
para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.

En este apartado definiremos algunas normas, usos, y distribución para un tipo de

documentos. Veremos también el mínimo de elementos que deben poseer otros tipos de
documentos.

Estos documentos, así como: las normas, usos, distribución y elementos, podrían ser los
adoptados por su Organización, o bien ser adaptados a conveniencia.

NORMAS, USOS, DISTRIBUCIÓN

Circular.

Normas:
1.- Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se
establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal.
2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el
período de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicación, se anulará
oportunamente mediante la emisión de una Circular que haga referencia a la Circular que se
anula.
3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a
su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a su cumplimiento y por
el control de archivos de las mismas.

Usos:
1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
2.- Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia.
3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y
utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

Notificación.

Normas:
1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para
todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.
2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.

Usos:
1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.
2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3.- Noticias e informaciones de interés para la Organización.
4.- Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y
otros.
5.- Nombramientos de funcionarios.

Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y
utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

Se concluye que la organización de documentos es estructurar la realización de algo,

distribuyendo convenientemente los medios de materiales en personales, laborales,
jurídicos, contables, administrativos etc; con los que se cuenta y a su vez asignándoles un
nombre en especifico.

¿QUE SIGNIFICA DEPURAR UN DOCUMENTO?

Depuración es el proceso metodológico para encontrar la información que no es de gran

relevancia y así mismo reducir espacio y papelería que en su momento no sería de utilidad.
En algunas ocasiones este método puede ser difícil si no es llevado a cabo continuamente
en el momento preciso, ya que el volumen de documentos puede provocar traspapeleo y
perdida de información, por lo que es recomendable que al momento en que se detecte que
cierta información no es de importancia sea eliminada de forma rápida y al instante.

CONCLUSIONES
Aparentemente se cree que el control adecuado de la documentación y de la información es
realizarlo de forma simple; como el guardar un papel en una carpeta con un nombre en
especifico sin en cambio no nos damos a la tarea d observar que el solo guardar la
documentación y no analizarla generaría el volumen inmenso de papel, con este proyecto lo
que trato de dar a conocer es que se pueden implementar otros procesos para realizar la
reducción de espacio, desperdicio de papel información confiable calidad de trabajo y
rapidez en el flujo de información¸ es decir, contamos con carpetas de años anteriores
mismas que podrían ser transportada a un expediente y almacenarlo en un archivo pasivo
para que aquellas carpetas que se vuelvan a generar tengan un espacio suficiente en donde
puedan ser resguardadas.
Es por eso la importancia del concepto de administración y archivonomia, toda vez que al
no saber administrar un simple espacio no sabes en si todo lo que es un proceso
administrativo y menos lo que es los procesos archivísticos.

A continuación se anexa un cuadro simbolizando alguna de las ventajas que se pudieron

realizar al tener un control adecuado de la documentación y de los procesos que conlleva.

INDICE

1.- INTRODUCCIÓN
2.- OBJETIVOS
3.-MARCO TEORICO
CAPÍTULO UNO
3.1.- ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DESDE EL PUNTO DE VISTA
ADMINISTRATIVO?

CAPÍTULO DOS
3.2.- ¿QUÉ TIPOS DE ARCHIVO EXISTEN?
3.2.1.- LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO

CAPÍTULO TRES
3.3.- LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS
3.3.1.- ¿CÓMO SE MANEJA UN ARCHIVO O CUALES SON SUS PROCESOS
ARCHIVISTICOS QUE DEBE TENER?
3.3.2.- TIPOS DE ORDENACIÓN
3.3.3.- OPERACIÓN RELACIONADA CON LA ORDENACIÓN

CAPÍTULO CUATRO
3.4.- ¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN?
3.4.1.- NORMAS, USOS Y DISTRIBUCION
3.5.- ¿QUE SIGNIFICA DEPURAR UN DOCUMENTO?

4.- CONCLUSIÓN