Introducción

Introducción
Con este documento lograremos en caso de que la cajera aun teniendo los conocimientos
básicos del puesto de caja en el momento en que se le olvide una de sus unciones.
Objetivo General
Controlar el cumplimiento de todos los procesos y funciones de la caja, para simplificar la

responsabilidad por fallas o errores que se pueden cometer dentro de las actividades que se
realizan y así facilitar las labores de auditoria.
Objetivo Especifico
Es una herramienta muy importante para el puesto.
Descripción del puesto de caja
Garantizar las operaciones de unidad de caja, entrega y custodia de dinero en efectivo,

cheques y demás documentos de valor. A fin de lograr la recaudación de ingresos a la
institución y a la cancelación de pagos que correspondan a través de la caja.
 Responsabilidad de materiales. Maneja equipos y demás materiales, siendo la

responsabilidad directa.
 Dinero: es responsable del dinero ya sea en efectivo, cheques y otros documentos de
información.
 Relaciones externas: ejecutar habilidad para socializar con personas externas al área
de trabajo.
Importancia del puesto de caja
El cajero es una persona muy importante para la empresa, ya que este se encarga de recibir
los ingresos de la empresa. Para registrar el dinero de las ventas.
Perfil
 Conocimientos en computación.
 Habilidad para ser cortes con los clientes
 Agilidad en conteo y cambio de dinero
 Disponibilidad
Funciones
 Recibir y cobrar el dinero

 Realizar transacciones a través de tarjetas de crédito y debito
 Manejo de datafonos
 Detallar los diferentes medios de pago
 Cuidar el funcionamiento de la caja
 Registra directamente la entrada y salida de dinero
 Realiza conteos diarios de deposito
Procedimientos
Verificar que el número de consecutivos de facturas y recibos de caja estén bien y registrados
en la bitácora.
1. Leer la bitácora de novedades del turno anterior, con el fin de evitar malos entendidos
y se recibirá el turno debidamente. Registrar la hora de llegada, fecha y nombre.
2. Registrar en la bitácora la existencia, cantidad y estado de los mismos. Revisar que en
el puesto de trabajo haya suficiente papelería.
3. Contar la base de caja de cambio, billetes y monedas para saber si está completa y si
no es así pasar de inmediato el reporte.
El cajero debe verificar las existencias de las denominaciones del dinero desde monedas hasta
billetes.
Diligenciar sobre remisión
 Generar el reporte de todo lo sucedido durante su turno, novedades e inconvenientes.

Elaborando el cuadro de caja, reportando la cantidad total del dinero efectuado por las
ventas obtenidas en el día.
 Se debe registrar todas las ventas obtenidas en el día y sus formas de pago, por medio
del formato de recapitulación, con los soportes tales como: recibos de caja, facturas,
cheques anexando todos los soportes físicos ya que con estos se elabora el sobre de
remisión de fondos.
 La base nunca se debe contar con el dinero de las ventas obtenidas en el día. Se debe
separar, para así proceder a diligenciar el sobre de remisión
Tipos de cobro
Cobro por depósito a cuenta
Garantizar el pago de la estadía y consumos adicionales del huésped en el hotel.
Descripción
Garantizar el pago por medio de abonos o depósitos a cuenta para asegurar la venta que
realice el huésped.
Procedimiento
 Solicitar orden de pago al huésped

 Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le dará la información que requiera la
persona y le efectuara el cobro.
 Informar sobre la cantidad de dinero que debe pagar el huésped por la venta que
realizo.
 Solicitar forma de pago
 Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago
 Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si él hace un abono o deposito
 Registrar el dinero
Políticas
 El cajero siempre debe solicitar una orden de pago o forma de pago al huésped
 De acuerdo a la forma de pago que realice l huésped, el cajero debe solicitar
documentos de identificación y hacer el respectivo procedimiento
 En el momento en el que el huésped realice el deposito debe ser registrado en el
sistema
 El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una venta
 Todos los soportes que aseguran ventas deben estar firmados por el huésped y por el
cajero
 Al momento de realizar la entrega de recibos de caja el original se le entregara al
huésped y las copias quedaran en la caja y en contabilidad
Cobros por venta de contado
Garantizar el cobro y registro de las ventas de contado que realice el huésped en el hotel
Son todas las ventas de contado, son los pagos que el huésped realiza, se recibirá únicamente
pago en efectivo, débito o crédito.
Procedimiento
 Solicitar orden de pago

 Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le brindara información y le efectuara el
cobro
 Solicitar forma de pago
 Hacer procedimiento a la forma de pago
 Realizar factura para el huésped
 Registrar el dinero
Políticas
 No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las

instalaciones de la empresa
 De acuerdo a la forma de pago que realice l huésped, el cajero debe solicitar
documentos de identificación y hacer el respectivo procedimiento
 Las facturas deben llevar el sello Cancelado, en una parte visible de la factura, una vez
realizado el pago total y efectivo de la misma
 Las facturas deben de llevar la firma del huésped y del cajero
 El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren la venta
 Al momento de realizar la entrega de recibos de caja el original se le entregara al
huésped y las copias quedaran en la caja y en contabilidad
Cobro por venta de otros ingresos
Garantizar el pago de cualquier servicio que no esté incluido en el paquete que el huésped
adquirió al momento de ingresar al hotel, como son las artesanías, atractivos turísticos, etc.
Procedimiento
 Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero debe estar
preparado para brindar, en cuanto a tarifas de servicios, productos, planes turísticos y
cualquier elemento que no esté incluido en el plan que adquirió
 El cajero puede realizar todos los tipos de cobro y de la forma que el huésped quiera
 En esta forma de cobro siempre se hará factura. Generando 3 documentos: el original
para el huésped, el segundo para el cuadre final de turno y el tercero para contabilidad
 El cajero debe ser ordenado y cada vez que se haga una venta, separar los documento
 Los recibos, facturas, comandas, informes y formatos deben de ir con tinta negra sin
errores y sin tachones
 Todos los ingresos deben hacerse constar en un recibo de ingresos o con una factura,
los cuales deben ser firmados y sellados por el cajero
 Toda la papelería que se presente al momento de hacer la recapitulación diaria de
fondos debe de seguir el consecutivo. Sin importar si están anuladas
Funcionamiento y manejo de dineros

Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su
movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación
definitiva.
El manejo de los dineros se hará de la siguiente manera:
a) Manejo con cuenta corriente.
Los dineros que constituyen las cajas menores se manejan a través de cuenta corriente
oficial, para lo cual se sugiere la siguiente denominación:
CAJA MENOR, seguido del nombre de la DEPENDENCIA U ORGANISMO de la
Administración Central o ENTIDAD A LA QUE PERTENEZCA o la denominación que la
respectiva entidad considere pertinente.
La cuenta corriente será manejada por el funcionario responsable asignado para el manejo
de la caja, quién deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por la entidad bancaria
en donde se abra la cuenta.
b) Manejo en efectivo
El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo
con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta una
cuantía no superior a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos recursos
serán administrados por el funcionario facultado, debidamente asegurado.
c) Manejo combinado en efectivo y cuenta corriente
Aquellas cajas menores que por necesidades del servicio deban mantener recursos
disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta
corriente, podrán mantener en efectivo un valor que no supere los (5) cinco salarios
mínimos legales mensuales vigentes.
Esta forma de manejo deberá quedar autorizada en la resolución de constitución del fondo
de caja menor. La reposición de los Fondos manejados en efectivo se realizará en la
cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro
presupuestal. Para este fin, el responsable solicitará autorización al ordenador de la caja
menor para girar el cheque respectivo, justificando los gastos mediante los documentos
que soporten las operaciones o gastos efectuados.
Prohibiciones
No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:
a) Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de

la entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor.
b) Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.
c) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,
transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales
y demás gastos similares.
d) Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita
la caja menor.
e) Efectuar préstamos
f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos
g) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas
h) Contratar obligaciones a crédito
i) Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto
administrativo de creación
j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de
creación

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