Expo Conta
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AGENCIAS Y SUCURSALES
BREVE CONCEPTO:
Las agencias y sucursales son uno de los medios que se pueden utilizar para
que una empresa pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia
áreas distintas de su lugar principal de operaciones, logrando un contacto más
cercano con la clientela, pone al alcance los productos o servicios que maneja,
conoce las necesidades del mercado, sabe que productos son de mayor
demanda, determina su rotación de inventarios, etc.
ASPECTOS LEGALES:
AGENCIAS
Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con
independencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función
consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa
matriz.
Las características más importantes de una agencia o agente de ventas son las
siguientes:
La estructura legal
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo
el mismo nombre o razón social, las sucursales actúan en forma
semiindependiente a la empresa que la creo. Una segunda opción para el
crecimiento empresarial es utilizada por el productor o distribuidor cuando
desea tener un mayor control de los puntos de venta de sus productos, más
acercamiento con los clientes o una estructura financiera que muestre una
empresa de mayor tamaño y solidez. El establecimiento de sucursales posee
las siguientes características:
Las sucursales que establezca una casa matriz pueden ser de dos tipos:
Sucursales Locales
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El
establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es
difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz, debido a la
lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y
evitar que el cliente acuda a los competidores crea establecimientos en
diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de estas
sucursales es que por su cercanía es posible centralizar diariamente la
información generada por cada una de ellas a la casa matriz, así como los
cortes de caja. También simplifica las reposiciones de mercancías vendidas,
gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los
proveedores, ni manejar cuentas de cheques.
Desde punto de vista financiero, esto es sano gracias a que evita saldos muy
elevados en los bancos y en inventarios. Lo anterior hace más eficiente el
manejo de los recursos financieros de la empresa.
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En cada sucursal la casa matriz deberá llevar un control de los siguientes aspectos:
• Mercancías en existencia.
• Utilidades o pérdidas generadas.
1. Otros elementos que considere necesarios.
Sucursales Foráneas
Se establecen para poder abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en
la que se encuentra la casa matriz. Funcionan de manera similar a las locales
aunque la distancia que las separa de la oficina principal les permite una mayor
independencia.
Una de las diferencias entre ambas, se debe a que este tipo de sucursales
cuenta con un fondo de efectivo para su operación; adicionalmente lleva un
control propio de su cartera y en ocasiones necesita hacer sus propias
compras en los casos en que resulte más práctico hacerlo directamente a los
proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. Otra diferencia
importante se debe a que en ocasiones resulta difícil la centralización diaria de
la información contable debido a las distancias que las separan.
AGENCIA SUCURSAL
Poseen muestrarios físicos o catálogos de los Tienen su propia existencia de mercancías,
artículos que ofrecen al publico. formada por remesas de la casa matriz, o en
algunos casos, por compras directas.
Los artículos vendidos los entregan directamente
Únicamente consiguen pedidos y los envían a la
a los clientes.
casa matriz, que es la que los despacha a los
clientes.
En algunas ocasiones se comprometen con la No tienen compromisos de tener venta por
principal a levantar pedidos por determinada determinada cantidad.
cantidad, con el objeto de mantener la exclusiva
del producto.
No efectúan cobranzas por ventas a crédito, pues
estas las hace directamente la casa principal. Generalmente se les autoriza a conceder créditos
y a efectuar las cobranzas respectivas.
Tienen independencia administrativa y No tienen independencia administrativa ni
económica. económica, están sujetas a las disposiciones que
emanan de la casa matriz.
No es necesario que lleven contabilidad igual al
sistema implantado por la casa matriz, pues se Su contabilidad respeta el sistema de la casa
limitan a rendir informes a la principal sobre el principal de manera que los informes que rindan
desarrollo de sus ventas,: por tanto, tienen cierta se puedan incorporar a las cuentas que lleve la
libertad para llevar sus propios registros. casa central.
La responsabilidad fiscal recae directamente en la
Son responsables de sus obligaciones fiscales. casa matriz.
Reciben de la casa matriz generalmente un fondo De la entrada de dinero (ventas al contado,
de trabajo para gastos menores. cobranza, etc.) cubren sus propios gastos.
Generalmente trabajan a base de comisiones Lo normal es que el responsable de la sucursal
sobre el monto de las ventas efectuadas. tenga sueldo y no comisiones.
No posee cuenta Bancaria Posee cuenta Bancaria
cuenta corriente la que utiliza para abonar todo lo que recibe y carga lo que
envía.
LO INVESTIGADO:
AGENCIAS Y SUCURSALES
- Distinción contable
- Finney y Millerà Medios para proyectar organización de ventas
Agencia
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- Surtido de muestras
- No existencias
- Casa central sirve pedidos
- Casa central créditos y cobros
- Fondo reponible
Sucursal
- Mantiene existencias
- Concede créditos
- Efectúa cobros
Agencia = viajante
· Lo que una empresa puede considerar como sucursal para otra puede ser una
agencia.
CONTABILIDAD DE SUCURSALES
Tanto las agencias como las sucursales son medios, para proyectar la
organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina
central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la sucursal
difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control.
Agencia
La agencia tiene un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero
no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos,
pues, se envían a la casa central y es ésta la que los sirve. Los créditos son
concedidos por la casa central; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de
la casa central; ésta efectúa los cobros. El fondo fijo para los gastos de la
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Sucursal
Las entregas se hacen de las existencias de las sucursales. Los créditos son
concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la
sucursal; ésta efectúa los cobros.
Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para
que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques
para pagar los gastos.
Según este resumen, es evidente que una agencia ejerce las mismas
funciones, poco más o menos, que un viajante en tanto que la sucursal
desempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente,
sujeta solamente a la inspección y el control de la casa central.
CONTABILIDAD
CONCLUSION
Las agencias y sucursales son uno de los medios que se pueden utilizar para que una
empresa pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia áreas distintas de
pone al alcance los productos o servicios que maneja, conoce las necesidades del
mayor demanda
totalmente dependiente de ésta. Por esta razón y por las ventajas que ello
solamente fondos suficientes para efectuar sus gastos, que debe de liquidar
saber, puede optar por llevar cuentas especiales para cada agencia para