Guía de Adiestramiento

Nómina Windows
Parámetros

Gálac Software

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Abril 2017
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Guía de Adiestramiento de Nómina Windows

Esta guía le ayudará a conocer el uso del software Nómina, resaltando la información y los
procedimientos más usuales que utilizará en el programa.

Proceso Inicial de arranque del Sistema Nómina

A continuación presentamos los procedimientos a seguir, para que usted pueda a comenzar a
trabajar son su sistema Nómina. Este ciclo consta de 9 sencillos detallados a continuación:

1.- Instale su Programa Listo!!!

2.- Cree la Compañía 9 .- Respalde sus datos

3.- Inserte el tipo de Nómina 8.- Solicite los Informes

4.- Parametrice su Programa 7.- Calcule la Nómina

5.- Inserte los Trabajadores 6.- Inserte los conceptos de

asignación y deducción

Figura 1. Ciclo del sistema Nómina.

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Modo Avanzado
Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas
con una instrucción específica.
Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su
acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAÑOS
IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comuníquese
con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software.
Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de
acceso total, ir al menú de la letra G seleccione la opción Activar Modo Avanzado, y haga
clic en el botón Aceptar.

Creación de Usuario
Desde el <Menú Principal> seleccione el menú Seguridad  Usuario  Insertar e
incluya la siguiente información como se indica en la siguiente figura

Figura 2. Ventana “Insertar usuario”.

A continuación se presentan los pasos a seguir para insertar los datos en el programa:

Insertar Copia del Contrato

Para insertar las copias dentro de su programa Nómina Windows siga los siguientes pasos:

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Con el modo avanzado activado, vaya al “Menú Principal” seleccione el módulo Contrato
Colectivo  Ley luego seleccione vaya la menú Contrato colectivo  Insertar copia, y
seleccione el contrato modelo que desea utilizar tal y como se muestra en la imagen.

Figura 3. Ventana “Buscar Contrato colectivo para Insertar Copia”.

Luego incluya la siguiente información:

- Nombre del Contrato: introduzca la descripción con la que será identificada la copia
dentro de la compañía.
- Fecha Inicio/Fecha Cálculo Prestación: estos campos son de índole informativo ya que
hacen referencia a la entrada en vigencia de la nueva LOTTT 2012 y la fecha de corte
de prestaciones de 1997.
- Valor Mínimo UT/Valor Máximo UT: Se indica los valores en porcentajes vigente a la
fecha para el pago del beneficio de bono de alimentación.

Figura 4. Insertar copia de Contrato colectivo.

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Insertar Compañía
Para crear la primera compañía dentro de su programa Nómina Windows siga los siguientes
pasos:
Desde el “Menú Principal” seleccione el menú Compañía  Insertar e incluya la
siguiente información como se indica en la Figura 5.

Figura 5. Ventana “Insertar Compañía”.

Datos Iniciales
- Razón Social: introduzca la razón social (nombre) de la compañía. Dato Obligatorio.
- Código: este campo es automáticamente generado por el sistema (si desea puede
cambiarlo)
- Nombre corto: si se desea ver el nombre comercial en los reportes o nombre corto se
debe colocar en ese campo.
- N° R.I.F. indique el número de R.I.F. de la compañía. Dato Obligatorio.
- Validar RIF en Internet: este botón permite verificar si el número de RIF que se indicó
está registrado en el Seniat. Para que este funcione debe estar conectado a internet.
- Manejo cálculo de Nómina: Si desea manejar la compañía solo como un auxiliar
laboral desmarque esta opción, de lo contrario debe estar seleccionada para el manejo
completo del sistema. Una vez creada la compañía este dato no puede ser cambiado.
- Día / Mes de cierre: indique el día y mes de cierre fiscal de la compañía.
Haga clic en cada una de las pestañas: Datos Generales, Registro / Rep. Legal, Dirección,
Minpptrass, Niveles Dpto., Contabilización, Contrato / Firmantes, Seguridad e ingrese
los datos solicitados en cada una de ellas para así completar los datos de la empresa.

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Pestaña de Datos Generales

Porcentajes de Aporte: Debe indicar adicionalmente los porcentajes de aporte al
S.S.O, L.P.H. y S.P.F. por parte de la empresa y de los trabajadores.

Otros Datos:

Luego de ingresar los datos solicitados en cada una de las pestañas presione el botón
Grabar para guardar los datos.
Seguidamente el programa le mostrará una ventana informándole que serán pedidos los
datos de la primera nómina, acepte el mensaje y aparecerá la siguiente ventana:

Figura 6. Ventana “Insertar Tipo de Nómina”.

Nota: debe ingresar los datos solicitados en la ventana de lo contrario no podrá

continuar.

Insertar Tipo de Nómina

Para el desarrollo de este ejercicio trabajaremos con el tipo de nómina quincenal, por lo que
debemos indicar los datos de la misma en la ventana anterior. Luego para ingresar el

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siguiente tipo de nómina desde el “Menú Principal” seleccione el menú “Tipo de Nómina
 Insertar” y complete los datos de la siguiente nómina.
(El sistema le mostrará la ventana de la Figura 6).
Observaciones: Recuerde que para insertar el segundo tipo de nómina debe presionar
previamente el botón Grabar al insertar los datos de la nómina inicial.

Insertar Tipo de Nómina

Nombre de Fecha de inicio / Jornada de Medio Contar semanas
Generación Diurna Nocturna Mixta
la Nómina Año mes de Inicio trabajo Tiempo por día de inicio
Indique la fecha en la Lunes a
Empleados Quincenal 8 7 4 NO NO
cual está trabajando Viernes

Figura 7. Cuadro de datos Insertar Nómina.

Parámetros Generales
Para consultar o modificar los parámetros del sistema, desde el “Menú Principal” escoja el
módulo “Parámetros” luego seleccione el menú “Parámetros Generales  Modificar”.

Figura 8. Figura 10. Parámetros Generales.

Los salarios máximos de cotización (letras doradas) que se indican al lado derecho de los
campos Nº de salarios para cotizar SSO y Nº de salarios para cotizar SPF se modifican
automáticamente al actualizar el salario mínimo en el Menú Contrato Colectivo/Ley
 Salario mínimo  Insertar

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El Monto mínimo para imprimir ARC deberá ser actualizado manualmente cada vez que la
Unidad Tributaria (UT) sufra modificaciones.
Nota: La configuración de los parámetros aplicará a todas las empresas cargadas
en el programa.
Después de configurar los parámetros debe presionar el botón Grabar

Parámetros de Compañía
Desde el “Menú Principal” seleccione el módulo “Parámetros” luego seleccione el menú
“Parámetros Compañía  Modificar”, e indique los parámetros que mejor se ajustan a
las operaciones de su Empresa. Cabe destacar que estos parámetros aplican
independientemente por cada Compañía. Deberá dirigirse a cada una de las pestaña y
seleccionar las opciones que correspondan a las políticas y prácticas establecidas en su
empresa.

Figura 11. Parámetros Compañía.

Debido a su impacto en el cálculo de las prestaciones que el programa realiza, es
conveniente destacar las diferencias existentes en cada una de las opciones del parámetro
Alícuota Bono Vacacional se incluye.
La primera opción Mensualmente le indica al programa que cada mes incorpore la cuota
parte del Bono Vacacional anual a los efectos del cálculo del salario integral para
prestaciones. Esta es la opción que viene configurada por defecto.

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La segunda opción En fecha aniversaria del trabajador tiene como resultado que el
impacto del Bono Vacacional en el cálculo de las prestaciones ocurre solamente el mes que
el trabajador cumple años de servicios en la empresa, independientemente de que disfrute o
no de las vacaciones anuales.
La última opción “Al liquidarse las vacaciones” hace que el Bono Vacacional sea
incorporado al cálculo del salario integral solamente en el mes en que el trabajador inicia el
disfrute del período vacacional anual, el cual debe ser indicado al insertar el pago de las
vacaciones.
Luego diríjase a la pestaña Auxiliar Laboral.

Figura 9. Figura 12. Pestaña Auxiliar Laboral en Parámetros Compañía.

Después de configurar los parámetros debe presionar el botón Grabar.

Ingrese los Cargos

Desde el “Menú Principal” seleccione el módulo “Tablas del Contrato” luego
seleccione la Opción “Tabulador de Oficio 
Insertar”, e ingrese los departamentos
detallados a continuación:
Cargos
Gerente de Operaciones
Asistente Administrativo

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Actualizar Tablas
Las tablas representan una serie de información precargada en el programa y generada
automáticamente con su instalación, esta base de datos puede en algunos casos ser
modificada para adaptarla a sus necesidades
Para actualizar las tablas desde el “Menú Principal” diríjase, al módulo “Tablas Del
Contrato”, una vez allí chequee con la opción “Consultar” en cada uno de los menús si
los datos precargados se ajustan a sus necesidades. Recuerde presionar el botón
“Grabar” para guardar los ajustes.
Nota: En caso de que necesite cambiar algunos haga click en el botón “Modificar”
y efectué los cambios. Recuerde nuevamente presionar el botón “Grabar” para
guardar los ajustes.
Las tablas que se manejan dentro de este menú son:
- Intereses sobre prestaciones: En la cual usted debe indicar según sea su tasa el
porcentaje correspondiente mes por mes.
- Antigüedad según LOTTT
- T. Utilidades la cual indica la cantidad de días que se pagaron o pagarán por cada año
indicado.
- T. Vacaciones donde se indican los valores de los días de disfrute y del Bono, según el
tiempo de servicio.

Figura 10. Figura 13. Menú Tablas del Contrato.

Ingrese los Departamentos

Desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Tablas del Sistema luego seleccione la
opción Departamentos  Insertar, e ingrese los departamentos detallados a continuación:

Código Departamento
1 Operaciones
2 Administración
3 Mantenimiento

Figura 11. Tabla de departamentos a insertar.

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Tablas del Contrato

Para actualizar las tablas del Contrato desde el <Menú Principal> diríjase, módulo Tablas
del Contrato, una vez allí chequee con la opción Consultar en cada uno de los menús si los
datos precargados se ajustan a sus necesidades.
Las tablas que se manejan dentro de este menú son:
 Intereses sobre prestaciones: En la cual usted debe indicar según sea su tasa el
porcentaje correspondiente mes por mes.
 T. Antigüedad según la ley de Antigüedad del artículo 142.
 T. Utilidades la cual indica la cantidad de días que se pagaron o pagarán por cada
año indicado.
 T. Vacaciones donde se indican los valores de los días de disfrute y del Bono, según
el tiempo de servicio.
 Tabulador de Oficios: le permite crear Oficios (o cargos) y asociarle a estos un
salario básico específico.

Figura 12. Menú “Tablas de Contrato”.

Consultar / Insertar / Modificar y Eliminar Unidad Tributaria.

El programa de nómina Windows le permite consultar /insertar / modificar y eliminar las
Unidades Tributaria (UT) que hayan sido cargadas con anterioridad, para llevar a cabo esto
desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Contrato Colectivo/ Ley luego seleccione
el menú Unidad Tributaria y escoja la opción que necesite.

Consultar / Insertar / Modificar y Eliminar Salario Mínimo.

El programa de Nómina Windows le permite consultar / insertar / modificar y eliminar el
valor del Salario Mínimo cargado con anterioridad. Para llevar a cabo este proceso,
diríjase al <Menú Principal> seleccione el menú Contrato Colectivo/ Ley, luego
seleccione el submenú Salario Mínimo e inserte la información requerida.

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