INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE

Versión: 3.0
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
Fecha: 31/07/2017
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO
Código: SIG-I-01

CONTENIDO .......................................................................................................................
1. OBJETIVO ................................................................................................................. 2
2. ALCANCE ................................................................................................................... 2
3. DEFINICIONES .......................................................................................................... 2
4. POLITICAS DE OPERACIÓN ....................................................................................... 5
5. CONTENIDO .............................................................................................................. 6
5.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ................................................................. 6
5.2 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............ 7
5.3 CODIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................ 9
5.4 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................... 10
6. ANEXOS .................................................................................................................. 11
Anexo 1-Plantilla Manual ...................................................................................................................................... 12
Anexo 2-Plantilla Caracterizaciones ................................................................................................................. 12
Anexo 3-Plantilla Procedimiento ........................................................................................................................ 13
Anexo 4 Plantilla Lineamiento............................................................................................................................. 15
Anexo 5-Plantilla Instructivo ............................................................................................................................... 18
Anexo 6 Plantilla Guía ............................................................................................................................................ 19
Anexo 7 Plantilla Formatos .................................................................................................................................. 20
Anexo 8 Plantilla ...................................................................................................................................................... 21
7. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................... 22

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices a seguir para la elaboración, presentación, redacción, codificación,

control y manejo de la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Ministerio de
Vivienda, Ciudad y Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica para toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) del
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio (MVCT) y del Fondo Nacional de Vivienda.
Inicia con la solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos por parte de los
líderes de proceso, continúa con la revisión de la solicitud documental por parte del profesional
designado de la Oficina Asesora de Planeación y termina con la aprobación del documento por
parte del Jefe de Oficina Asesora de Planeación

3. DEFINICIONES

• Alcance: Parte del documento que define dónde comienza y dónde termina éste, puede incluir
las áreas, servicios y/o procesos que cubre.

• Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos,
diagramas, gráfica u otros documentos relacionados.

• Caracterización de proceso. Se refiere a la identificación, personalización y descripción de las

características más importantes de un proceso tales como: Proveedor/ Cliente/ Parte
Interesada-Insumo-Actividades-Responsables-Productos-Usuario/Partes Interesadas, y su
interacción con los demás procesos que conforman el SIG.

• Circulares: Comunicación que de acuerdo con destinatarios se clasifica en interna o externa, de

carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a
conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas
y asuntos de interés común.
−Circular interna: Comunicación con el mismo contenido utilizado para dar a conocer
internamente actividades, productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
−Circular externa: Comunicación con el mismo texto utilizado para dar a conocer a sus
partes interesadas clientes: productos, servicios u otra información de carácter general.
−Circular informativa: Comunicación interna o externa de carácter general para dar a
conocer asuntos de interés común.
−Circular normativa: Comunicación interna o externa de carácter general que regulariza
u ordena cambios, políticas, disposiciones que se deben aplicar o estandarizar en la
administración.

• Código: Identificación alfanumérica de los procesos, procedimientos y demás documentos del

Sistema Integrado de Gestión.

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• Control de cambios: Es el registro de los cambios o modificaciones que se efectúen a los

documentos del SIG. Contiene la fecha en que se realiza el cambio, la descripción del cambio y
la nueva versión del documento.

• Desarrollo: Parte del documento que describe el desenvolvimiento y/o ejecución de las tareas y
da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? (Cuando aplique).

• Diagrama de flujo: Es una herramienta técnica para mostrar en forma gráfica los pasos de un
procedimiento. Es opcional su elaboración, ver numeral 8-Flujograma
1
• Documento: Información y el medio en que está contenida

• Documentos de origen externo: Son aquellos documentos emitidos y suministrados por entes
o personas externas al Ministerio, entre ellos se encuentran normas, leyes, decretos,
Constitución Política, entre otros y que sirven como referencia normativa y Operativa para la
realización de los procesos. Los documentos externos del Ministerio son controlados a través del
procedimiento control de documentos.

• Documentos del Sistema Integrado Gestión: Se consideran documentos del SIG, todo aquel
documento que suministre lineamiento de operación de algún proceso de la entidad, tales como:
Manual del Sistema Integrado de Gestión, mapa de procesos, caracterización de procesos,
procedimientos, instructivos, guías, entre otros, los cuales pueden ser actualizados para su
mejora o adecuación continua

• Formato: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra información

relacionada con una actividad o proceso. Después de diligenciado, son las evidencias o registros
del funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión.

• Guía: Documento que brinda lineamientos y orientaciones para la acción, en relación con el
desarrollo de una actividad.

• Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener
y el medio que la contiene. 2

• Instructivo: Es la descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser

detalladas minuciosamente y que hacen parte de un proceso.

• Lineamiento: Es una política interna del Ministerio que establece las directrices generales sobre
un tema determinado.

• Manual del Sistema Integrada de Gestión: Es un documento controlado que permite de

manera flexible describir la estructura, forma, contenido y responsabilidades del Sistema
Integrado de Gestión adoptado por la entidad.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC 2009, p. 32 (NTCGP 1000)
2
Ibid p.24

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• Memorando: Es una comunicación escrita de carácter interno del Ministerio que se utiliza para
transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre
otras, relacionados con la gestión de la Entidad.

• Normativa: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una
materia, actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos,
Resoluciones, Normas y Reglamentos Técnicos, entre otros.

• Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, permiten el

cumplimiento de la política de calidad 3.

• Plantilla: Estructura predefinida para ser diligenciada, se usan plantillas para

o Memorandos, oficios, circulares, conceptos jurídicos, Decretos, resoluciones, y otros
documentos similares; las cuales se encuentran en la documentación del proceso de
gestión documental para consulta y uso.
o Caracterizaciones, procedimiento, lineamientos, instructivos, guías y formatos las cuales se
encuentra como anexo del presente documento y en la documentación de Administración
del Sistema Integrado de Gestión.

• Política: Intención y dirección de una organización como la expresa formalmente su alta

dirección.

• Política de calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como

se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad 4.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso 5.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto 6.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas. 7

• Responsable o Líder del proceso: Corresponde al cargo del nivel directivo que tiene bajo su
control y liderazgo la orientación de la planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento del
proceso.

• Sistema Integrado de Gestión: Herramienta conformada por diferentes modelos de gestión

para satisfacer necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, orientar el logro
a los objetivos, fines y misión de las entidades, optimizar recursos y fortalecer la capacidad
administrativa del MVCT y FONVIVIENDA, de manera sistemática y transparente que permita
dirigir el desempeño institucional en los términos de calidad y satisfacción social en la prestación
de los servicios.

3
Ibíd. p.33
4
Ibíd.
5
Ibíd. p. 17
6 ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE NORMALIZACIÓN, NORMA INTERNACIONAL SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD-FUNDAMENTOS Y VOCABULARIOS ISO
9000:2015 P.15
7
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC 2009, (NTCGP 1000) P. 35

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• Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.

• Versión: Identificación numérica que se coloca al documento para controlar su actualización, va

desde 1.0 hasta n, la versión de un documento identifica los cambios que ha sufrido ya sea por
necesidades específicas o por cambios en la normativa vigente, entre otros.

4. POLITICAS DE OPERACIÓN

• Para las definiciones del sistema se adoptan todos los términos y vocabularios establecidos en
las normas vigentes para modelos de sistemas de gestión de la calidad.

• La revisión, actualización, socialización y mantenimiento de la documentación de los diferentes

procesos estará a cargo de cada uno de los responsables de proceso.

• Es compromiso directo de los responsables y facilitadores de proceso conocer, entender, aplicar

y difundir las directrices aquí consignadas a sus equipos de trabajo.

• Los responsables de proceso que deseen crear, modificar o eliminar un documento, deberán
seguir lo señalado en el procedimiento de control de documentos.

• Toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión - SIG, debe ser legible, rápidamente
identificada y conservada en forma ordenada para que pueda ser recuperada y utilizada
eficientemente por las partes interesadas.

• Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se citará las normas
técnicas y de gestión, nacionales o internacionales y las guías del Decreto 1083 de 2015
utilizadas; ofreciendo practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento.

• La normativa aplicable a los documentos del SIG debe estar relacionada en el nomograma del
proceso y es controlada de acuerdo con el procedimiento control de documentos. Sólo en casos
específicos dentro de las políticas de operación se citará la normatividad aplicable si es
indispensable su consulta para la ejecución de las actividades.

• En caso de ser necesarios los documentos del Sistema de Gestión podrán remitir o tener anexos,
los formatos no son considerados anexos.

• La presentación de la documentación del Ministerio se sujetará a las directrices emitidas por

Presidencia de la República.

• Todos los formatos incluyen las orientaciones para su diligenciamiento dentro del mismo
formato.

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5. CONTENIDO

5.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio está compuesta por
documentos de carácter internos que explican, describen y establecen lineamientos y
orientaciones para la operación de los procesos de la entidad y por documentos externos,
compuestos por normas, manuales, circulares, especificaciones técnicas, entre otros, que regulan,
orientan y permiten el control del Sistema de Gestión de la entidad.

La documentación del Sistema Integrado de Gestión en el Ministerio es la siguiente:

Figura 1: Documentación del SIG

Nota: Elaboración propia

Los tipos documentales y su abreviatura son los siguientes:

Tabla 1: Tipología documental

Código de
Tipo
identificación
Manuales M
Caracterizaciones C
Lineamiento L
Procedimiento P

Instructivos I

Guías G

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Código de
Tipo
identificación
Formatos F

Plantilla No aplica
Nota: Elaboración propia

A continuación se describe la estructura de información que como mínimo debe contener

cada uno de los tipos de documentos del SIG:

Tabla 2: Requisitos por tipo de documento

Requisitos M C L P I G F Plantilla
Encabezado X X X X X X X X
Objetivo X X X X X X
Alcance X X X X X X
Responsables X X X X X
Definiciones X X X
Abreviaturas X X
Políticas de operación X
Contenido X X X X X X X X
Control de cambios X X X* X X X X* X*
Elaboró, Revisó,
X X X X X X X
Aprobó
Numeración de página X X X X X X X X
Pie de Página X
X*: El Control de cambio se llevará a cabo en el Listado Maestro de Documentos Internos.
Nota: Elaboración propia

5.2 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Los Documentos del Sistema Integrado de Gestión cuentan con lo siguiente:

• Encabezado: Parte superior del documento la cual incluye el logo del Ministerio, el tipo
y nombre del documento, su versión, y fecha a partir de la cual es vigente y código.

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Versión:

Fecha:
TIPO DE DOCUMENTO

Logo de la NOMBRE DEL DOCUMENTO

entidad
PROCESO: (NOMBRE DEL PROCESO AL Código:
QUE PERTENECE EL DOCUMENTO)

• Objetivo: (Razón o propósito del documento, describe la finalidad para la cual fue
creado el mismo. Inicia con un verbo en infinitivo que induzca al resultado e incluye:
qué hace en función del propósito; cómo lo hace a través de mecanismos o actividades
específicas para lograr el propósito y para qué lo hace, ligado directamente con la
finalidad, normatividad o logro esperado).

• Alcance: Definición de la actividad de inicio y la actividad final de acuerdo al objetivo

definido, puede incluir aspectos relacionados con la cobertura del documento o su
aplicación.

• Responsables: Cargo con dependencias que realizan o participan en la ejecución del

contenido del documento.

• Definiciones: Términos y palabras que sean propios del documento.

• Abreviaturas: Siglas utilizadas en la descripción de la documentación.

• Política de operación: Son orientaciones de carácter operativo, que tienes como

propósito demarcar los lineamientos generales y específicos sobre los cuales debe
desarrollarse una actividad. En algunos casos remiten a la normativa correspondiente
que definen los límites de acción del documento. En los casos en que el documento
incluya actividades relacionadas con los controles de los mapas de riesgos, debe
mencionarse en alguna política de operación del documento la descripción del control.

• Contenido: Cuerpo del documento en donde se describen las actividades a desarrollar.

• Control de cambios: Control de versión de los documentos debido a cambios

efectuados a los mismos. Debe relacionarse la Versión antecesora y versión vigente, la
fecha a partir de la cual se da vigencia a la versión y se debe describir la modificación
realizada que justifica el cambio de versión del documento. Para los formatos,
lineamientos y plantillas, este control se lleva en el listado maestro de documentos
Internos.

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• Elaboró, revisó y aprobó: Parte inferior del documento que incluye los nombres,
cargos y firmas de quienes elaboran, revisan y aprueban el documento. Este espacio
tiene la estructura que se muestra a continuación:

Elaboró: Revisó Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:

• Numeración de páginas: Consecutivo numérico que relaciona el número de página

actual con el número total de páginas del documento. Debe ubicarse en el costado
inferior derecho de la hoja. Para decretos y resoluciones la paginación se encuentra en
la parte superior derecha.

• Pie de Página: Para las plantillas de Memorandos, oficios, circulares, conceptos

jurídicos, Decretos, resoluciones, y otros documentos similares, en la parte inferior
izquierda debe llevar la dirección de la Sede principal del Ministerio, el número del PBX,
la extensión, si se tiene el número telefónico directo de la dependencia que escribe y la
página Web del Ministerio.

5.3 CODIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Los documentos del SIG se codificarán de la siguiente manera:

AAA-T-##

- AAA: Tres (3) letras que identifican el proceso que creó el documento o el registro

- T: Una(1) letra que identifica el tipo de documento, (Ver cuadro 2)

- ##: Número consecutivo de dos cifras del tipo documental, el cual asigna el profesional
especializado de la OAP.

TABLA 3: Procesos y sus respectivos Códigos

Tipo de
Proceso Código del proceso
Proceso
Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros
PEF
Gestión de Proyectos de Tecnologías de la Información
Estratégico GPT
Administración del Sistema Integrado de Gestión SIG
Gestión de Comunicaciones Internas y Externas CIE
Formulación de Políticas e Instrumentación Normativa FPN
Promoción y Acompañamiento PAC
Misional
Gestión del Subsidio GSV
Gestión de Proyectos GPR

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Titulación y Saneamiento Predial TSP
Atención al Usuario y Atención Legislativa AUL
Conceptos Jurídicos CJR
Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales PJC
Gestión de Talento Humano GTH
Procesos Disciplinarios PDS
Gestión de Contratación GCT
Apoyo Gestión, Soporte y Apoyo Informático GSI
Gestión de Recursos Físicos GRF
Gestión Documental GDC
Seguimiento y Control a la Ejecución del Recurso
SRF
Financiero
Saneamiento de Activos de los Extintos ICT INURBE SAE
Evaluación, acompañamiento y asesoría del sistema de
Evaluación ECI
control interno
Nota: Elaboración Propia

5.4 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

GENERALIDADES

Contenido

Se debe buscar que el contenido de los documentos sea:

- Veraz y actualizado
- Preciso y concreto
- Didáctico y de fácil comprensión
- Coherente con otros documentos
- Tener referencias cruzadas para evitar la repetición de información

Redacción

La redacción del tema desarrollado debe:

- Ser breve, coherente, clara, sencilla y uniforme.

- Utilizar el mismo término para el mismo concepto
- Ser de interpretación única (sin ambigüedades)
- Incluir sólo las explicaciones y definiciones estrictamente necesarias
- Al referenciar una sigla, describir su significado
- Redactar las actividades en tercera persona

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6. ANEXOS
DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

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Anexo 1-Plantilla Manual

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Anexo 2-Plantilla Caracterización
Versión: 1.0
CARACTERIZACIÓN : (NOMBRE DE LA CARACTERI ZACI ÓN AL QUE PERTENECE EL DOCUMENTO)
PROCESO: : (NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE EL DOCUMENTO) Fecha:DD/MM/AÑO

Código: AAA-C-##

(Razón o propósito del documento, describe la finalidad para la cual fue creado el mismo. Inicia con un
verbo en infinitivo que induzca al resultado e incluye: qué hace en función del propósito; cómo lo hace a
OBJETIVO través de mecanismos o actividades específicas para lograr el propósito y para qué lo hace, ligado
directamente con la finalidad, normatividad o logro esperado).

(Definición de la actividad de inicio y la actividad final de acuerdo al objetivo definido, puede incluir
ALCANCE
aspectos relacionados con la cobertura del documento o su aplicación)
RESPONSABLE (Cargo con dependencias que realizan o participan en la ejecución del contenido del documento)

PROVEEDOR/CLIENTE/PARTE
Responsables USUARIO/PARTE INTERESADA
INTERESADA
INSUMO ACTIVIDADES PRODUCTO
Administra Desarrollo
PROCESO EXTERNO Vivienda Agua PROCESO EXTERNO
tiva Urbano

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

REQUISITOS NTCGP 1000 REQUISITOS MECI REQUISITOS 9001:2015 RECURSOS

Enuncie los requisitos aplicables

Enuncie los requisitos aplicables al Enuncie los requisitos aplicables al Enuncie los recursos
a la Norma Técnica de Calidad
Modelo Estandar de Control Interno Norma Técnica de Calidad que se requieren para
de la Gestión Pública
NTCISO9001:2015 operar el proceso
NTCGP1000:2009
DOCUMENTOS Y FORMATOS INDICADORES RIESGOS REQUISITOS LEGALES

Ver documentación del Ver tablero de indicadores de la Ver mapa de riesgos del
Ver normagrama
proceso en intranet entidad proceso
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN QUE
FECHA MODIFICA MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma:    Firma:    Firma:   
Fecha: Fecha: Fecha:

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Anexo 3-Plantilla Procedimiento

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Anexo 4 Plantilla Lineamiento

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Anexo 5-Plantilla Instructivo

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Anexo 6 Plantilla Guía

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Anexo 7 Plantilla Formatos

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Anexo 8 Plantilla

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7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DEL VERSIÓN
MOTIVO DE LA
FECHA DOCUMENTO ACTUAL DEL
MODIFICACIÓN
QUE DOCUMENTO
MODIFICA
30/01/2015 1.0 2.0 Actualización de los
documentos del Sistema
Integrado de Gestión de
acuerdo con las directrices
de Presidencia de la
República y el Manual de
Identidad Visual de
entidades del gobierno

En el numeral 7.1.3 se
incluyó que el Logo de la
entidad será el
establecido de acuerdo a
los parámetros de
imagen institucional
definidos por la
Presidencia de la
República
31/07/2017 2.0 3.0 Se actualizó el Instructivo
de Documentación de
acuerdo con la
organización de tipos
documentales y la
estructura, y se definen
las plantillas para los
diferentes tipos
documentales y se
incluyen como anexo.

Revisó: Analorena Habib Aprobó: Analorena Habib

Elaboró: Diana Corredor
Cañizales Cañizales
Cargo: Profesional Cargo: Jefe Oficina Asesora Cargo: Jefe Oficina Asesora
Especializado de Planeación de Planeación
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 30/06/2017 Fecha:28 /07/2017 Fecha: 31/07/2017

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