PAPELES DE TRABAJO EN UNA AUDITORÍA TRIBUTARIA DE COSTOS Y
GASTOS A UNA EMPRESA COMERCIAL DE VENTA DE REPUESTOS PARA AUTOMÓVILES (CASO PRÁCTICO)
El caso práctico se basa en ilustrar un trabajo de auditoría tributaria llevada a cabo
por un Contador Público Independiente, para evaluar específicamente el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento, en una empresa comercial dedicada a la venta de repuestos automotrices. Este caso práctico muestra las fases que debe de cumplir técnicamente la elaboración de auditoría como lo son: Planeación, papeles de trabajo preparados en un auditoría de esta naturaleza y que sirven de base para la opinión o recomendación que exprese el auditor independiente.
1. ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE ANÁLISIS
El nombre de la empresa para el caso práctico será “REPUESTOS RUBEN”, la
cual es una empresa familiar, propiedad del sr. Molina Alba Rubén Luis, teniendo como actividad principal el comercio de repuestos para automóviles.
Sus ventas son realizadas por mayor y menor, es decir que puede vender desde un solo artículo hasta producir pedidos por mayor, su mercado es nacional y todas sus transacciones las realiza de contado, recibiendo su pago en efectivo o cheques personales. Sus oficinas centrales se encuentran ubicadas en la Jr. 28 de julio, cuadra 10, provincia de Huaraz contando con una sala de ventas situada en el mismo lugar que sus oficinas centrales.
2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
a. Gerente General b. Gerente de Ventas c. Gerente de Compras d. Encargado de Contabilidad
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
a. Gerente general
El gerente general quien a su vez es el propietario de la empresa tiene a su
cargo el control de todos los departamentos con que cuenta la administración de la empresa, así como la facultad para tomar decisiones para el mejoramiento de la misma.
b. Gerente de ventas Sus funciones son la toma de decisiones en materia de ventas, buscar, analizar y aplicar políticas y métodos especiales para lograr realizar las ventas con mayor frecuencia, cantidad y seguridad, así como de analizar los precios de venta que tengan las empresas de competencia para así tomar con mayor seguridad y exactitud sus decisiones.
Además, está a cargo de coordinar a los vendedores, a la vez instruye a los
mismos con respecto a los repuestos que se distribuyen, con el objetivo de lograr un mayor porcentaje de ventas, otorgándole mayor información a los clientes para el conocimiento de los repuestos.
c. Gerente de compras
Sus funciones son las de obtener los repuestos al mejor precio y la
máxima calidad que le permita competir en el mercado y ganar mayor prestigio, así como, aplicar políticas de compra y utilizarlas con los mejores proveedores que ofrezcan los repuestos.
d. Encargado de contabilidad
Los registros contables son realizados por un contador externo quien es el
responsable del registro de las transacciones de la empresa, tiene a su cargo la operatoria en libros contables (Diario, Mayor, Balances e Inventario), así también los libros de Compras y Servicios Recibidos y de Ventas y Servicios Prestados así como la preparación y presentación de las declaraciones mensuales, y anuales con sus respectivos anexos que por ley corresponden a la empresa.
El sistema de contabilidad utilizado por esta empresa es el que se
denomina De lo Devengado, se registran las ventas, los costos y gastos en el momento en que se realiza la operación no importando si se realiza en efectivo o al crédito. El ingreso o egreso de efectivo se reconoce cuando se cobra o se cancela la transacción. La forma en que se contabiliza es manual, elaborando un promedio de 20 y 25 partidas de diario durante el ejercicio fiscal, entre estas podemos mencionar: pólizas de Ingresos y egresos, ventas, pagos a proveedores, costo de ventas, provisiones de cuentas, etc. La forma en que se deprecia los Activos Fijos es por medio del Método Directo y lo hacen mensualmente con el cuidado de depreciar lo que corresponde al período utilizando la tasa máxima de depreciación. En relación a la forma de pago de salarios lo lleva a cabo mensualmente, proporcionando a sus trabajadores todas las prestaciones de ley. Para efectos del pago del Impuesto Sobre la Renta, la empresa se encuentra registrada ante la Superintendencia de Administración Tributaria, en el sistema optativo de tributacion, que consiste en pagar sobre la base de un 31% sobre su renta imponible, según el articulo 72 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y sus reformas. El período fiscal es de enero a diciembre de cada año. La gerencia de la empresa, solicita la evaluación con enfoque fiscal, para verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias relacionadas con el Impuesto Sobre la Renta a que se encuentra obligada la empresa conforme a las disposiciones vigentes.
A continuación se presenta el desarrollo del caso práctico, de la
siguiente manera: Propuesta de Auditoría: se ejemplifica una propuesta de auditoría tributaria.
Carta de aceptación de auditoria tributaria.
Memorándum de planeación: en este memorandum, se
describe las actividades que se han de realizar en el transcurso de la auditoría y quien las van a realizar.
Programas de auditoría: En estos programas se detallan y se
explican los procedimientos específicos que tienen que ejecutarse en el transcurso de la auditoría tributaria ajustándose especialmente a cada área que se trabajará. Papeles de Trabajo: Se ejemplifican los papales de trabajo a elaborar en una auditoría tributaria relacionada con el Impuesto Sobre la Renta, los cuales son de suma importancia, ya que son la prueba del trabajo realizado y lo que sustenta al final, el informe de auditoría tributaria.
Informe de Auditoría Tributaria: aquí se describen todos los
acontecimientos y los hallazgos encontrados en el transcurso de la auditoría tributaria, con sus respectivas recomendaciones. PROPUESTA N° 2567
Huaraz 11 de enero de 2011
Ingeniero: Rubén Luis Molina Alba Gerente General Repuestos “RUBEN” Pte.
Estimado señor Molina:
Hemos elaborado nuestra propuesta de los servicios que como firma podemos proporcionarles y, además, para comunicarles nuestro firme deseo de proporcionarles servicios de calidad y con valor agregado.
Existe un fuerte compromiso por parte de cada miembro de nuestro equipo para proveer a REPUESTOS RUBEN de los servicios que ustedes esperan y desean. Nuestros profesionales están reconocidos dentro de la comunidad huaracina por su demostrada experiencia, en cada uno de los campos de su especialización.
Por otra parte, comprendemos que los servicios profesionales de todo tipo son un costo importante para las empresas que usted dirige, en tal sentido, deseamos reiterarle nuestro interés de ayudarle a alcanzar sus objetivos de rentabilidad y crecimiento. Una de las formas de hacerlo es proporcionarles un servicio efectivo a un costo razonable.
Una vez más, permítanos expresarle nuestro sincero agradecimiento por la
oportunidad que nos brinda para presentarle nuestra propuesta de servicios. Estamos a su completa disposición de proveerle cualquier información adicional que estime conveniente. Atentamente
Anibal Paz Socio Directo 3. SERVICIOS DE AUDITORIA
3.1. PROCESO DE PLANEACION
Inmediatamente después de nuestro nombramiento iniciaremos
el proceso de Planeación de nuestro trabajo. Este proceso comienza con la preparación de un plan de auditoría completa, detallado y a la medida de las operaciones, mediante el desarrollo de un entendimiento completo de las necesidades de las compañías, para estructurar nuestro enfoque que responda a todas esas necesidades.
3.2. PLAN DE AUDITORÍA
Conforme al conocimiento que documentemos de sus operaciones,
realizaremos nuestro plan de auditoría tributaria, tomando en cuenta los componentes más significativos. Una vez que el proceso de planeación ha sido apropiadamente completado iniciaremos el proceso de la revisión de los estados financieros de las compañías.
3.3. ENFOQUE DE LA REVISIÓN
El personal que asignaremos a la auditoria de las compañías será el
que más entrenamiento y el que ha acumulado la mayor experiencia con éxito en la aplicación de esta nueva estrategia y metodología.
3.4. ENTENDIMIENTO DEL TRABAJO A SER DESARROLLADO
3.4.1. Objetivo de Auditoría
Nuestro trabajo está dirigido a la revisión de los estados
financieros de la empresa REPUESTOS RUBEN. Nuestros servicios tendrán un enfoque a los costos y gastos de la empresa y serán diseñados de acuerdo a los factores de riesgo y éxito de la empresa. 3.4.2. Alcance del Trabajo
Estamos convencidos que las auditorías no son todas iguales.
Aun cuando utilizamos técnicas de auditoría asistidas por computadoras, muestreo estadístico y nuestra capacidad instalada de especialistas en evaluación de sistemas de computación, nuestro enfoque se basa principalmente en el juicio y experiencia del equipo de auditores asignados al trabajo. Le recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la administración de la empresa. Como parte del proceso de auditoría pediremos de la administración confirmación escrita referente a las representaciones hechas a nosotros en conexión con la auditoria. Esperamos una cooperación total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación y otra información requerida en relación con nuestra auditoría.
4. VALOR DE NUESTROS SERVICIOS
Nuestra filosofía es brindar servicios profesionales de la más alta
calidad. Nuestros clientes esperan que desarrollemos nuestro trabajo en forma eficiente y efectiva. El valor de nuestros servicios se fija con base en el tiempo invertido por nuestro personal. Conforme a lo anterior hemos estimado el valor de nuestros honorarios para le revisión de los estados financieros de la empresa REPUESTOS RUBEN, por el año terminado al 31 de diciembre de 2010 en S/. 35,000.00 5. INFORMES DE AUDITORIA
Como resultado de nuestro trabajo emitiremos los siguientes informes:
Informe del Contador Público y Auditor Independiente a la empresa
REPUESTOS RUBEN al y por el año terminado el 31 de diciembre de 2010. Nuevamente agradecemos la oportunidad que nos brinda de presentar nuestra propuesta de servicios profesionales. Cualquier información adicional con mucho gusto le atenderemos. CARTA DE ACEPTACIÓN DE AUDITORÍA
Huaraz 13 de enero de 2011
Licenciado: Aníbal Paz Paz y Asoc. Soc. Colectiva Pte.
Estimado Lic. Paz:
En respuesta a su propuesta número 2567 de fecha 11 de enero de 20011,
quiero indicarle a usted, que fue aceptada bajo las condiciones que se indican en la misma, por lo que desde ya estamos a la disposición de que envié su personal para la realización de la auditoría tributaria.
Estamos a la disposición de ustedes desde ya para proporcionarle
la información necesaria para la realización de la auditoría tributaria, ya, el departamento financiero tiene ordenes de entregar lo que ustedes necesiten y requieran. Cualquier duda estamos a la orden de usted, esperando que la relación de trabajo sea por muchos años, ya que la empresa necesita una supervisión externa para saber si estamos realizando bien el trabajo.
Atentamente,
Rubén Molina A. Gerente General PAZ & ASOCIADOS, S.C.
CLIENTE: REPUESTOS RUBEN
PROPIETARIO: RUBEN MOLINA ALBA
TIPO DE AUDITORÍA: ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
TRIBUTARIAS DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010
CONTENIDO: PAPELES DE TRABAJO
PAZ & ASOCIADOS, S.C.
CLIENTE: Molina Alba Rubén
NEGOCIO COMERCIAL: Repuestos Rubén
NIT: 24589-k
INDICE PARA EL ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Letra
Memorándum de Planeación A Datos Generales de la Empresa A-1 Cuestionario de Riesgo Fiscal A-2 Programas de Auditoría Fiscal A-3 Declaración Jurada Anual del IR A-4 Balance General A-4-1 Estado de Resultados A-4-2 Estado de Resultados ajustado A-4-3 Calculo del IR ajustado A-4-4 Costos y Gastos a Revisar A-4-5 Costo de venta B Inventarios B-2 Sueldos C Honorarios E Propiedad, Planta y Equipo D Cédula de marcas CM Anexos Formulario de Inscripción ante la SAT Patente de Comercio MEMORANDUM DE PLANEACIÓN A 1/3
CLIENTE: Molina Alba Rubén
NEGOCIO COMERCIAL: “Repuestos Rubén”
PERIODO: del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
TIPO DE AUDITORÍA: Obligaciones Tributarias relacionadas con el Impuesto a la renta
PRESUPUESTO N°. 2567
FECHAS CLAVES:
Fecha de confirmación: 15 de enero de 2011
Fecha de inicio de trabajo: 01 de febrero de 2011 Fecha de entrega del informe: 27 de febrero de 2011
PERSONAL CLAVE DE REPUESTO RUBEN:
Ingeniero Rubén Molina Alba: Administrador
Lic. Carlos Canon Encargado de Contabilidad Sr. Juan Antonio Rojas Administrador Interno de la tienda
OBJETIVOS:
Evaluar e informar sobre el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias
relacionadas con el Impuesto a la Renta, así como determinar la exposición fiscal por la aplicación incorrecta de la normativa legal vigente. ACTIVIDADES: A 2/3
1. Conocimiento general de cliente:
Se realizarán entrevistas con el personal clave de la empresa y con otros
funcionarios importantes y una revisión documental de los documentos de inscripción de la empresa. 2. Evaluación de control interno:
Se realizará una evaluación del Impuesto a la Renta, por medio de
cuestionarios y entrevistas con el Contador de la Empresa, así como la documentación legal de soporte de dicho impuesto.
CONCLUSIONES DE EVALUACIÓN DE RIESGO FISCAL
Procedimiento: Cuestionario Fecha: 02-02-11 Persona indagada: Axel Barrios (Contador General)
Áreas Críticas de Riesgo:
Verificar si las compras de mercadería están amparadas con su
documentación legal de soporte. Verificar si se están aplicando los porcentajes máximos legales de depreciaciones. Verificar que los cálculos aritméticos en las declaraciones sean correctos. Verificar que los libros contables se encuentren operados al día.
3. Desarrollo de la auditoría:
Se verificará el adecuado cumplimiento de las obligaciones tributarias
relacionadas con el Impuesto a la Renta del período de imposición comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010.
A 3/3 Se verificará que los documentos de respaldo estén enmarcados dentro de lo que establecen las leyes tributarias. Asimismo, se verificará que los montos que se encuentren registrados en los Estados Financieros sean razonables. PRESUPUESTO DEL TRABAJO A REALIZAR
Cliente: Ruben Molina Alba
Negocio: Repuestos Ruben NIT: 24589-k Tipo de Contribuyente: Normal Periodo fiscal: De enero a diciembre de cada ano Tipo de Auditoria: Fiscal Nombre del Contador: Mayte Estrada Vega Presupuesto No. 2567 Honorarios Cotizados: S/. 35,000.00
Domicilio Fiscal: Jr. 28 de julio, cuadra 10, provincia de Huaraz
Domicilio Comercial: Jr. 28 de julio, cuadra 10, provincia de Huaraz
Nombre del Establecimiento: Repuestos Ruben
Tipo de Contribuyente: Normal
Período Fiscal: Del 01 de enero al 31 de diciembre de cada
año
Propietario: Ruben Molina Alba
Nombre del Contador: Mayte Estrada Vega
Fecha de Constitución: 20 de diciembre de 2009
Actividad principal: Venta de repuestos y cualquier otra
actividad de licito comercio PAZ Y ASOCIADOS, S.C. A-2 ½
CLIENTE: Rubén Molina Alba
NEGOCIO COMERCIAL: “Repuestos Rubén” NIT: 24589-k PERÍODO: del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
Cuestionario de Riesgo Fiscal (guía fiscal de control interno)
1. ¿Están los asientos
debidamente documentados? Si 2. ¿Coinciden las cuentas anuales con las declaradas en el impuesto sobre la Renta? Si 3. ¿Existieron salvedades con trascendencia fiscal en el No 4. pasado? facturas pre numeradas ¿Existen de ventas? Si 5. ¿Se contabilizan las ventas al devengo y no al cobro? Si 6. ¿Se cotejan las facturas de ventas con el Libro de Ventas? Si 7. ¿Existe control sobre entregas parciales de ventas? Si 8. ¿Existen controles sobre clientes vencidos y no Si 9. cobrados? ¿Existe control de las secuencias de las facturas de ventas? Si 10. ¿Se verifican cálculos y datos de facturas de ingresos y Si 11. gastos? ¿Se investigan saldos antiguos de clientes, dejando evidencia de Si 12. ello? ¿Existen saldos acreedores de No 13. clientes? ¿Existen saldos deudores No de proveedores? 14. ¿Se hacen conciliaciones de ingresos/gastos de contabilidad con libros de IVA? Si 15. ¿Se hacen conciliaciones de la contabilidad con el impuesto sobre la renta? No 16. ¿Se concilian las declaraciones fiscales entre sí? Si 17 ¿Existe una codificación única para cada cliente o proveedor? No ¿Se realiza un corte de todas las 18. operaciones a la fecha del cierre? No 19. ¿Se analizan las variaciones anormales de ventas? Si 20. ¿Existe un inventario físico de los activos fijos? Si 21. ¿Existen fichas individuales de activos fijos? Si 22. ¿Existe una conciliación física con los
