PROCESOS DE NEGOCIO

TI en las Organizaciones
 PROCESOS DE NEGOCIO
¿Qué hacen las organizaciones para proveer bienes/servicios a
sus clientes?
Ejecutan procesos de
negocio.

Un proceso de negocio se compone de actividades (tareas) y eventos

(cosas que pasan).

Core del negocio Son el centro de la operación Cambian con el tiempo

 PROCESOS DE NEGOCIO
“Una organización es tan eficiente como sus procesos de negocio”

0–
Cadena
de valor

1 - Macro-
procesos Niveles 2 y 3 de abstracción.
2 - Procesos
Se descomponen hasta La forma en la que los
llegar a actividades procesos se diseñan y se
3 - Subprocesos
granulares. ejecutan, afecta la calidad
4 - Actividades y la eficiencia del servicio.
5 - Funcionalidades
Un proceso es una secuencia de
pasos a seguir para cumplir un
objetivo del negocio.
 MODELADO DE PROCESOS DE
NEGOCIO
El entendimiento de un proceso de negocio se facilita a través del
modelado.

Existen varias herramientas y aproximaciones al modelado de procesos

de negocio. En este curso haremos uso de un lenguaje y una
herramienta.

El modelado es
prerrequisito para analizar,
rediseñar o automatizar
un proceso. Cada modelo HERRAMIENTA:
cambiará de acuerdo a su LENGUAJE: BPMN
BIZAGI
propósito.
 LENGUAJE BPMN
Business Process Modeling Notation.
Permite usar los procesos como medio de comunicación y
trabajo.

Sigue una sintaxis y Orientado al público

semántica. objetivo.

Provee un conjunto de símbolos

Explica las reglas de aplicar esos símbolos gráficamente

 LENGUAJE BPMN
ELEMENTOS Un proceso se compone de
actividades y eventos + es una
secuencia de pasos
Actividad: Unidad de trabajo con una duración.
Se representan con un rectángulo.
Flujos de Secuencia: Arcos.
Relación entre actividades y
Evento: Cosas que pasan instantáneamente. eventos. Se representa como
Se representan con círculos con bordes que una flecha continua.
dependen del tipo de evento.
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 1:
Para hacer leche con chocolate se debe echar leche en un vaso,
echar dos cucharadas de chocolate y batir.
Hay que nombrar el
proceso.
¿CÓMO MODELAMOS ESTE PROCESO?

¿Cuáles/cuántas actividades identifican?

Cada una se representa con un rectángulo.
Cada actividad debe tener una etiqueta
de la forma verbo + sustantivo.
Idealmente no debería tener más de 5
¿Qué eventos ocurren? *Siempre hay al palabras.
menos, un evento de inicio y uno de fin.
 LENGUAJE BPMN
PROCESO: Preparación de leche con chocolate. Evento de fin: Círculo con
borde grueso

Evento de inicio: Círculo Los eventos de fin siempre se marcan con

una etiqueta que indica el estado en el
con borde fino que termina el proceso.

Los eventos de inicio indican cuando empieza el proceso y los de fin cuando
termina. Siempre se deben incluir en el modelo aun cuando no se diga
explícitamente en la descripción.
 LENGUAJE BPMN
Las actividades y eventos de un proceso no siempre son secuenciales.
En muchos casos se deben tomar decisiones que implican actividades
mutuamente excluyentes o que deben ser ejecutadas en paralelo.

¿Madrugar o seguir Ver la película y leer los

durmiendo? subtítulos

Para modelar dichos escenarios se hace uso de los gateways o compuertas. La compuerta regula
la ejecución del proceso al dividir (split) o al juntar (join) el flujo de secuencia. Las compuertas se
representan como un diamante. El símbolo dentro del diamante representa el tipo de compuerta.

GATEWAY SPLIT JOIN

 LENGUAJE BPMN
GATEWAYS EXCLUSIVOS (XOR):
Modelan la decisión entre dos o más actividades exclusivas. Se representan con un diamante
vacío o con una x en la mitad. Si se usan como split abren el flujo en dos o más caminos
exclusivos. Si se usan como join permiten el paso de cualquier flujo que se haya ejecutado. En
algunos casos, es posible definir un flujo por defecto si existe la posibilidad que ninguna
condición se cumpla.
.
EJEMPLO:
Verificar si un estudiante no pierde el curso por asistencia.
 LENGUAJE BPMN Para volver a unir los flujos separados utilizamos un
join XOR.

Antes de cada gateway

se debe modelar la Se debe escribir la
actividad de decisión. condición de cada flujo. Se debe escribir la condición que se evalúa.

EJERCICIO 2:
Para retirar dinero de un cajero se debe meter la tarjeta, seleccionar el monto a
retirar, introducir la clave y confirmar si se va a donar dinero. Si se dona, se
selecciona el monto y se retira el dinero del cajero. Si no se dona se retira el dinero
del cajero. Después de retirar el dinero, se retira el recibo y se saca la tarjeta.
 LENGUAJE BPMN

SOLUCIÓN EJERCICIO 2
 LENGUAJE BPMN
GATEWAYS EN PARALELO (AND):
Modelan la ejecución de dos o más actividades en paralelo. Se representan con un diamante
con un + en la mitad. Si se usa como split, abre el flujo en dos o más actividades que se
ejecutan en paralelo. Si se usa como join, espera y sincroniza todos los flujos que une.

Contrario al XOR, no se requiere nombrar las condiciones.

EJERCICIO 3:
Para la aprobación de un crédito se debe registrar la información del
cliente y verificar sus datos. Esta verificación incluye verificar datos
personales, verificar reporte en data crédito y verificar los datos de
los fiadores. Al completar las tres verificaciones se genera una alerta
de nuevo crédito.
 LENGUAJE BPMN

SOLUCIÓN EJERCICIO 3
 LENGUAJE BPMN
GATEWAYS INCLUSIVOS (OR):
Modelan la ejecución de actividades cuando 1 o más condiciones se cumplen. Es parecido
al XOR considerando que evalúa condiciones, sin embargo, no todas son mutuamente
excluyentes. Se representan con un diamante con un círculo adentro. Si se usan como
split parten el flujo en dos o más condiciones que pueden cumplirse al mismo tiempo. Si
se usa como join, sincroniza los flujos esperando aquellos que se iniciaron. En algunos
casos, es posible definir un flujo por defecto si existe la posibilidad que ninguna condición
se cumpla.

EJERCICIO 4:
Una agencia de viajes ofrece a sus clientes la posibilidad de cotizar vuelos, estadías en
hotel y/o carros para rentar. Para solicitar una cotización, un cliente debe llenar el
formulario de datos personales y llenar el formulario de solicitud. Seguidamente, si
necesita una cotización de pasajes debe solicitar la cotización de vuelo, si necesita una
cotización de estadía debe solicitar la cotización de hotel y finalmente, si necesita
cotización de carro debe solicitar la cotización de carros de renta. Por último el cliente
envía su solicitud.
 LENGUAJE BPMN

Se debe escribir la condición de cada flujo.

SOLUCIÓN EJERCICIO 4
 GATEWAY SPLIT JOIN

Une flujos de control sin

Inicia solamente el camino
sincronizarlos. Deja pasar el
que cumple la condición
camino que llega.

Inicia todos los caminos que Espera a los caminos que se

cumplen con la condición iniciaron y los sincroniza

Espera a todos los caminos y

Inicia todos los caminos
los sincroniza

https://www.youtube.com/watch?v=pJrAlyfvcEk

RESUMEN GATEWAYS
 LENGUAJE BPMN
En algunos casos el flujo del proceso no es lineal debido a que
una o más actividades se pueden repetir. En estos casos se
debe hacer uso de los ciclos.
1. Identificar el bloque de actividades que se repiten. La última
CICLOS actividad debe ser una decisión (que determina si se repite el
bloque o no).
2. Usar un XOR para modelar los resultados de la actividad de
decisión. Un flujo se debe conectar para seguir con el proceso
mientras que el otro se debe conectar a un XOR que hace un join
con la actividad o evento inmediatamente anterior a la primera
actividad del bloque.

EJERCICIO 4.1:
Después de enviar la solicitud, el cliente recibe una confirmación de datos de la
agencia. Si todos los datos son correctos, el cliente debe enviar un mensaje de
aceptación, de lo contrario debe llenar nuevamente los formularios, solicitar las
cotizaciones y enviar la solicitud.
 LENGUAJE BPMN
Partimos del modelo inicial, añadimos las actividades asociadas a la confirmación
y la decisión (ciclo).

Para conectar el flujo de la condición “No”, agregamos un XOR para hacer un join
entre el evento de inicio y el flujo del ciclo.

SOLUCIÓN EJERCICIO 4.1

Gateway OR - join

¿Cuántos flujos de control espera el gateway OR?

GATEWAYS
Gateway OR

¿Bloqueo potencial?

GATEWAYS
 LENGUAJE BPMN
Teniendo en cuenta las distintas reglas que definen el uso de
cada uno de los gateways, es muy importante modelar
correctamente para evitar bloqueos potenciales. Estos
bloqueos suceden cuando los gateways quedan a la espera de
flujos que nunca van a llegar.

¿Bloqueo potencial?
 LENGUAJE BPMN
Hasta el momento, hemos modelado procesos donde se tienen eventos de
inicio, eventos de fin y un flujo de actividades continuo pero ¿qué pasa cuando
sucede algo durante la ejecución de las actividades?

EJERCICIO 5:
Los clientes de un banco pueden cambiar el monto máximo permitido para
transacciones PSE a través de la sucursal virtual cuando lo deseen. Para hacerlo,
un cliente debe autenticarse en la sucursal virtual, acceder a personalizaciones y
definir el nuevo monto del límite. Seguidamente, el cliente recibe un mensaje de
texto con un código, el cual debe usar para confirmar la transacción. Por último,
el cliente realiza una salida segura de la sucursal, y finaliza el proceso.

¿Cómo se modela la recepción del mensaje de texto?

 LENGUAJE BPMN
Además de los eventos de inicio y de fin, BPMN ofrece otros tipos de eventos que representan
ocurrencias a lo largo del proceso.

EVENTO INTERMEDIO
Los eventos intermedios representan cosas que ocurren a lo largo del proceso. Se
representan como un círculo con doble borde. BPMN ofrece distintos tipos de eventos para
representar distintos tipos de ocurrencias.

EVENTO DE MENSAJE
Los eventos de mensaje representan la recepción o el envío de un mensaje. Pueden usarse como
eventos de inicio, intermedios o de terminación. Se distinguen por tener un sobre en la mitad del
círculo.

El evento de terminación con mensaje

indica que el proceso en el pool termina
con información que será usada por otro
El sobre vacío representa la recepción de un mensaje pool en el mismo proceso.
y el sobre relleno el envío. Solo hay evento de inicio de
recepción y eventos de terminación de envío.
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 5

El evento representa la recepción del mensaje con el

código. Todos los eventos de mensaje deben tener la
etiqueta correspondiente al mensaje que ha sido
enviado o recibido.
 LENGUAJE BPMN
EVENTO DE TIEMPO Otro tipo de evento corresponde a los eventos de
tiempo, los cuales se representa con un reloj en la
mitad del círculo.
Un evento de inicio de tiempo, representa el tiempo específico
en el que se inicia un proceso (hora, día…).

Un evento intermedio de tiempo representa una espera (horas,

días…).

EJEMPLO El proceso de elaboración de horario de un estudiante inicia el

día de turno asignado por registro. Ese día, el estudiante revisa
su horario planeado, revisa los cupos restantes y espera hasta la
hora en que inicia el turno para inscribir materias y finalizar el
proceso.
 LENGUAJE BPMN
EJEMPLO: ELABORACIÓN DE HORARIO

Inicio del Espera

proceso
 LENGUAJE BPMN
EVENTO DE ERROR
Los eventos de error se usan como eventos de fin y representan un error
en la ejecución de un proceso que explica su terminación. En nuestro
ejemplo de elaboración de horario, un evento de terminación de error se
daría cuando no se inscribe una materia por falta de un prerrequisito.

Existen otros tipos de eventos como reglas y señales. Por ahora nos
centraremos en los de tiempo y los de mensaje.
 LENGUAJE BPMN
Así como se toman decisiones sobre las actividades (si ejecutar solo una, varias, o todas) también hay
escenarios de decisión sobre los eventos. Por ejemplo, enviar una respuesta antes de un plazo
establecido o en un tiempo específico. Para modelar estas condiciones, utilizamos:

GATEWAYS BASADOS EN EVENTOS

Al igual que en el caso de las actividades hay gateways XOR, OR y AND. Modelan la
ocurrencia de eventos según condiciones y se representan con un diamante con un
pentágono vacío en su interior. En este caso, el gateway no evalúa una condición sino la
ocurrencia de algún evento.

EJEMPLO: ESPERAR UNA RESPUESTA O UN DÍA

 LENGUAJE BPMN
Al modelar procesos también es posible usar los elementos de BPMN a color. En
particular, las actividades se representan como rectángulos azules, los eventos
de inicio son verdes, los intermedios son amarillos y los de terminación son rojos.

Evento de Evento
inicio intermedio

Como tal, no hay

cambios frente a los
símbolos en blanco y
negro (se mantienen
las figuras y los
Evento de bordes) lo único
Tarea
finalización distinto es que se
añade color.
 EVENTOS EVENTOS EVENTOS DE
DE INICIO INTERMEDIOS FIN

https://www.youtube.com/watch?v=EMIlDpyZTgU

RESUMEN EVENTOS
 Inicia la actividad cuando una
condición de tiempo se cumple

Para iniciar la actividad se requiere

de algún tipo de información
(usualmente externa)

Inicia la actividad cuando una regla

se cumple (basada en datos de
negocio)

EVENTOS
 LENGUAJE BPMN
BPMN también ofrece distintos tipos de actividades que caracterizan la forma
en la que la actividad es ejecutada. El uso de los tipos de actividad permite
añadir información al modelo.

Representa la actividad La actividad involucra la La actividad involucra el envío

genérica. recepción de un mensaje. de un mensaje.

La actividad es realizada sin la La actividad es realizada por el

ayuda de algún sistema. usuario con la ayuda de algún
sistema.
 LENGUAJE BPMN
Además de los tipos de actividades, BPMN permite manejar excepciones durante la
ejecución de actividades. Estas excepciones ocurren cuando un evento sucede
mientras se ejecuta una actividad, e interrumpe la ejecución (definiendo un nuevo
flujo de control).

Las excepciones se construyen añadiendo un evento intermedio a la

frontera de una actividad.

TIPOS DE EXCEPCIONES

La actividad se interrumpe si La actividad se interrumpe si La actividad se interrumpe si

llega un mensaje. se cumple un tiempo. sucede un error.
 LENGUAJE BPMN
EJEMPLO: COMPRA DE BOLETERÍA
 LENGUAJE BPMN
Existen algunas excepciones que no interrumpe la ejecución de una actividad, sino
que por el contrario, inician un flujo adicional de control si llegan a suceder.

Las excepciones se construyen añadiendo un evento intermedio a la frontera de

una actividad. El evento que no interrumpe se distingue por sus bordes punteados.

TIPOS DE EXCEPCIONES

*Todos las excepciones

con eventos de error
interrumpen, de ahí que
no la encontremos acá.
Se inicia un nuevo flujo si Se inicia un nuevo flujo si
durante la ejecución de la durante la ejecución de la
actividad se recibe un mensaje actividad se cumple un tiempo
 LENGUAJE BPMN
EJEMPLO: REVISIÓN DE UN VEHÍCULO
 LENGUAJE BPMN
Es necesario usar un OR en join para
unir nuevamente los flujos. Esto
EJEMPLO: REVISIÓN DE UN VEHÍCULO teniendo en cuenta que, o se efectúa
la revisión en el tiempo estimado, o
se alarga y es necesario notificar al
propietario.

Si durante la revisión se cumple el tiempo estimado, la

revisión continúa pero el propietario es notificado.
 LENGUAJE BPMN
Algunos procesos puede tener muchas actividades en distintos niveles de complejidad.
BPMN ofrece símbolos para simplificar y agrupar estas actividades.

Un subproceso representa un proceso, cuyo detalle se presenta en un diagrama aparte.

Facilitan la lectura usando niveles de abstracción. El nombre de un subproceso debe ser un
verbo.

Subproceso

Los subprocesos son actividades

DETALLE DEL compuestas que agrupan actividades
SUBPROCESO relacionadas que en conjunto forman un
proceso. Se representan con un
rectangulo con un + en el centro en su
vista colapsada.
 EJEMPLO
Cuando un usuario compra un libro por internet, sigue 3 grandes
etapas:

• Seleccionar el libro
• Agregarlo al carro de compras
• Pagar el contenido del carro de compras
COMPRAR UN
LIBRO POR Para seleccionar el libro, la persona escoge una categoría, consulta
INTERNET la información relacionada con el libro y luego lo marca como
seleccionado.

Para pagar lo que lleva en el carro de compras, el usuario debe:

• Seleccionar el tipo de envío
• Dar la información de envío
• Seleccionar el tipo de pago
• Dar la información de pago
• Confirmar todos los datos
• Pagar
 EJEMPLO
Cuando un usuario compra un libro por internet, sigue 3 grandes
etapas:

• Seleccionar el libro
• Agregarlo al carro de compras Subproceso 1
• Pagar el contenido del carro de compras
COMPRAR UN
LIBRO POR Para seleccionar el libro, la persona escoge una categoría, consulta
INTERNET la información relacionada con el libro y luego lo marca como
seleccionado.

Para pagar lo que lleva en el carro de compras, el usuario debe:

• Seleccionar el tipo de envío
• Dar la información de envío
• Seleccionar el tipo de pago
• Dar la información de pago
• Confirmar todos los datos Subproceso 2
• Pagar
 EJEMPLO

Una forma de modelar el proceso se limita a modelar los subprocesos sin entrar al nivel
de detalle de las actividades. Este tipo de modelos facilitan la comprensión del proceso en
general.

COMPRA DE UN LIBRO: NIVEL 1

 EJEMPLO

En el segundo modelo, es posible ver el detalle de cada subproceso. Al igual que el

proceso, el subproceso también tiene eventos de inicio y de fin.

COMPRA DE UN LIBRO: NIVEL 2

 LENGUAJE BPMN
Otro elemento clave en el modelado de procesos es el modelado de
los participantes. Estos se encargan de ejecutar las actividades. Para
esto, se hace uso de los Pools.

POOLS
Un pool representa un grupo de
participantes en un proceso que
comparten un mismo flujo de control.
Generalmente representa una entidad
independiente como una empresa o el
cliente. Allí se van situar actividades,
eventos, gateway. Se representa como
un rectangulo con el nombre del
participante en la izquierda.
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 6:
Para hacer el check-in en un hotel el cliente debe dar el número de reserva de su
habitación al asesor. El asesor registra el número, confirma los datos y le
pregunta al cliente si quiere hacer un upgrade a su habitación. Si sí, el asesor
registra el upgrade, calcula el nuevo valor de la reserva y se lo confirma al cliente.
Si no, el asesor confirma el valor de la reserva al cliente. El cliente entrega el pago
de la reserva al asesor y finaliza el proceso.

Para modelar debemos hacernos las siguientes preguntas:

1 ¿Quiénes son los actores? (Estos serán nuestros pools)

2 ¿Qué actividades hace cada uno?
3 ¿Cuándo inicia y cuándo acaba el proceso para cada uno?
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 6: Tenemos dos pools correspondientes a los dos
actores. Dentro de cada pool tenemos que poner
las actividades y los eventos correspondientes.
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 6: Tenemos dos pools correspondientes a los dos
actores. Dentro de cada pool tenemos que poner
las actividades y los eventos correspondientes.
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 6: La primera actividad corresponde al cliente dando el
número de reserva al asesor.

¿Cómo modelamos la
comunicación entre pools?
 LENGUAJE BPMN
FLUJO DE MENSAJE
Representa el flujo de información entre dos pools diferentes. Se representa con una línea
punteada que empieza con un círculo vacío y termina con una flecha vacía. El flujo modela
cualquier tipo de comunicación.

Los flujos de mensaje conectan actividades

entre pools y/o un tipo especial de eventos.

EVENTO DE MENSAJES ACTIVIDADES DE

MENSAJE

Retomando el ejercicio...
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 6:
Se conecta la actividad con el evento
de inicio de mensaje a través del flujo
de mensaje.

El evento de inicio del asesor corresponde a la

recepción del número de reserva. El evento se marca
con el mensaje respectivo.
 LENGUAJE BPMN
EJERCICIO 6:

¿Cómo modelamos la
comunicación entre pools?
 LENGUAJE BPMN
Las actividades donde se envían mensajes se
Retomando el ejercicio… marcan con el tipo correspondiente.

El evento intermedio representa la

pregunta por el upgrade.
 LENGUAJE BPMN
BPMN también ofrece elementos para reducir la complejidad de los modelos:

Las cajas negras son pools que ocultan su comportamiento y se comunican a través de
mensajes. Se usan para modelar actores cuando no se quiere mostrar el comportamiento o
cuando no se conoce. Se representan como pools vacíos y los flujos de mensaje se conectan
a la frontera.

Suponga que una empresa hace una

orden a un proveedor y queda a la
espera de la respuesta. Como no se
conoce el comportamiento del
proveedor se puede modelar de la
siguiente manera:
ELEMENTOS DE BPMN

Objetos de flujo Participantes Artefactos y datos Objetos de conexión

Pool Flujo de
Anotación* secuencia
Actividad
Flujo de
Data object* mensaje
Evento
Asociación*

Gateway Lane*

* Algunos símbolos no hacen parte del alcance del curso.

 EJERCICIO 7
• Cuando la empresa recibe una solicitud de compra de parte de un
cliente, verifica si lo tiene en bodega. Si es así, lo envía de una vez
por correo al cliente.
• Si no lo tiene en bodega, hace tres cotizaciones con tres
distribuidores distintos. Lo que sigue depende de la información
VENDER UN LIBRO suministrada por los distribuidores.
POR INTERNET • Si ninguno lo tiene, se informa el problema al cliente y se
cancela la compra.
• Si alguno lo tiene, se escoge el que lo suministre a menor
precio, se hace el pedido y se espera a que llegue a bodega
para iniciar el trámite de envío. El cliente debe estar enterado
del proceso hasta que recibe el libro.

• Si pasados 3 días el cliente no recibe ninguna respuesta, debe

generar una reclamación.
 MODELADO DE LA SOLUCIÓN

1.
¿QUIÉNES PARTICIPAN?
 MODELADO DE LA SOLUCIÓN

2.
¿CÓMO INICIA EL
PROCESO?
 MODELADO DE LA SOLUCIÓN

3.
¿CÓMO CONSIDERAR
CASOS?
 MODELADO DE LA SOLUCIÓN

4.
¿CÓMO REPRESENTAR
ACITIVIDADES EN
PARALELO?
MODELADO DE LA SOLUCIÓN

5. ¿CÓMO REPRESENTAR
SINCRONIZACIÓN?
MODELADO DE LA SOLUCIÓN

6. ¿CÓMO INFORMAR AL CLIENTE?

MODELADO DE LA SOLUCIÓN

7. ¿CÓMO SINCRONIZAR CAMINOS

ALTERNATIVOS?
 TIPS DE MODELADO
TODOS LOS POOLS INICIAN CON EVENTO DE INICIO.

LAS ACTIVIDADES SIEMBRE SE NOMBRAN CON VERBOS.

TODOS LOS POOLS DEBEN TENER SECUENCIA DE ACTIVIDADES CONTINUA

TODOS LOS POOLS DEBEN TENER EVENTO DE FIN.

TODOS LOS GATEWAYS OR Y XOR DEBEN TENER CONDICIONES.

TODOS LOS EVENTOS DEBEN TENER UNA ETIQUETA QUE LOS EXPLIQUE

TÍPICAMENTE EL CLIENTE ES UN POOL.

 Resumen y referencias
• Los procesos son la parte central de la operación de la empresa y
de su correcta ejecución depende el éxito de la misma.
• El lenguaje BPMN permite formalizar y modelar los procesos de
una forma estructurada y estándar.
• BPMN ofrece un amplio catálogo de símbolos basado en
actividades, eventos y flujos.

Esta presentación esta basada en Dumas, Marlon, La Rosa, Marcello, Mendling, Jan,
& Reijers, Hajo A. (2013) Fundamentals of business process management. Springer.
Capítulos 3 y 4.