Propuesta de Gestion Documental PDF

1
Bogotá, 07 de febrero 2019

COMERCIALIZADORA KAYSSER
PROPUESTAS PARA EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Señor
JAIME GIL
GERENTE GENERAL
REF: PROGRAMAS PARA GESTION DOCUMENTAL
El alcance de este informe, es dar una posible solución para el mejoramiento del sistema de
archivos que lleva la empresa, para este fin se propone la implementación de un sistema
integrado de manejo de documentos sustentados en el ambiente digital y el control de
procesos, para ello se plantean varias alternativas, desde el mes de julio del 2018 en compañía
del departamento de sistemas, se buscó la realización de cotizaciones y visitas de empresas
que cuentan con renombre y software especializado en el área de gestión documental.
ALFANET LEXCO SA
VENTAJAS VENTAJAS
• Rapidez y acceso inmediato. • Trámites oportunos
• Acceso instantáneo a toda la • Reducción de costos.
documentación. • Optimización de tiempos
• Reducción de tiempo de consultas • Durabilidad del documento.
y tareas de archivo. • Aumento de productividad.
• Resolución del problema de • Cumplimiento de la normativa.
localización. • Optimización de espacio físico.
• Control total sobre la
documentación e información.
• Información compartida entre
diferentes usuarios según el
perfil.
• Fácil y rápida distribución o envío
de documentos.
• Ahorro en impresión de
documentos (fotocopias, copias
impresas,).
• Eliminación de desplazamientos.
• Ahorro de espacio físico.
2
SEGURIDAD Y FIABILIDAD SEGURIDAD Y FIABILIDAD

• Custodia de alta seguridad para • Seguridad y control de la
documentos de gran valor o información.
confidencialidad. • Evita la duplicidad de
• Sustitución de documentos documentos.
impresos por réplicas
electrónicas.
• Evita la duplicidad de
documentos.
• Aprobación de documentos por
firma digital.
DESVENTAJAS DESVENTAJAS
• Factor económico, la aplicación de • Factor económico, la aplicación de
este tipo de sistemas conlleva una este tipo de sistemas conlleva una
inversión monetaria importante. inversión monetaria alta.
• Hay que definir planes de • Riesgo de violar alguna ley u otros
redundancia (es decir, siempre reglamentos de rastreabilidad y
hay que almacenar la información resguardo de la información.
en servidor de respaldo • Solo utiliza un servidor local
secundario que esté ubicado a • Traumatismo de todos los
distancia) para poder recuperar usuarios ya que al ser un proceso
los datos en caso de robo, nuevo generará inconformidad de
incendio o inundación todo tipo, al romper hábitos ya
• Riesgo de violar alguna ley u otros establecidos de años como la
reglamentos de rastreabilidad y dependencia al papel.
resguardo de la información.
• Traumatismo de todos los
usuarios ya que al ser un proceso
nuevo generará inconformidad de
todo tipo, al romper hábitos ya
establecidos de años como la
dependencia al papel.
3
COTIZACIONES
A continuación, se colocan las cotizaciones de las empresas consultadas
https://www.catalogodesoftware.com/categoria-software-servicios/software-
gestion-documental-oficina/software-gestion-documental-archivo/software-gestion-
documental-archivo-documentos-bogota-colombia
ALFANET
N.O DETALLE VALOR
1 PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA. 6.500.000

1,1 Instalacion Software Alfanet ® Web. Gestion Documental Automatizada, servidor y
licenciamiento corporativo, hasta 50 usuarios para Comercializadora Kaysser, Incluye
instalacion, pruebas y ajustes.
2 DIRECCION DEL PROYECTO. ACOMPAÑAMIENTO TECNICO ADMINISTRATIVO. 6.500.000
2,1 Programa de Sensibilizacion
2,2 Parametrizacion, regulacion, Normas y Procedimientos.
2,3 Capacitacion usuarios directos.
2,4 Capacitacion usuarios indirectos
2,5 Puesta en produccion
Subtotal 13.000.000
3 ACOMPAÑAMIENTO ELABORACION TRD. ELABORACION TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL 11.500.000
Propuesta Comercial:
No se encuentra incluido el IVA 19%
Incluye. Soporte y mantenimiento durante la vigencia del contrato.
Validez de la Propuesta: 30 dias habiles
Fecha de presentación de la propuesta. Febrero 4 de 2019
Forma de pago: a Convenir
SUBTOTAL: 24.500.000
IVA: 4.655.000
TOTAL, CON IVA: 29.155.000
4
LEXCO SA
IVA 4.256.000
TOTAL, CON IVA 26.656.000
IVA: 6.892.250
TOTAL, CON IVA 43.167.250
5
Cordialmente,
DIANA CAROLINA GOMEZ

Departamento de Gestión Documental
ANEXOS
1.Propuesta de ALFANET
2.Propuesta de LEXCO SA
PROYECTO AUTOMATIZACION DEL
PROCESO DE GESTION
DOCUMENTAL PRESENTADO A
Comercializadora Kaysser C.K. S.A.S.

Asesorías Administrativas
Diana Gómez. GESTIÓN DOCUMENTAL
Bogotá, Febrero 4 de 2019

Compañía Colombiana de Organización Empresarial
OBJETIVOS
1. Utilizar herramientas de informática para la conservación y recuperación de la

información.
2. Buscar medidas preventivas y correctivas que garanticen el control del crecimiento

del volumen documental o archivos.
3. Regular el funcionamiento y manejo de los documentos mediante un sistema único

que se encuentre normalizado mediante el establecimiento de normas y
procedimientos, acorde con las políticas de calidad de la Compañía.
4. Convertir los documentos en fuente información para la toma acertada de

decisiones.
5. Controlar los documentos en forma virtual y centralizada.
6. Buscar economía en tiempo y dinero en el traslado, la conservación y recuperación

de la información.
7. Organización de los documentos y archivos de acuerdo a normas legales vigentes.

ALCANCE
Dotar a la Comercializadora de un sistema de gestión documental único,

sencillo, fácil, amigable, apoyado en herramientas de informática, que brinde al
usuario información inmediata, confiable y veraz, a la vez que garantice mayor
agilidad y rapidez en el trámite de los documentos y economía y seguridad en la
conservación de sus archivos.
SITUACION ACTUAL
Con respecto a la documentación activa o de vigencia administrativa se requiere,

diseñar y adelantar un programa de gestión documental que atienda y resuelva
en forma automatizada el proceso documental que comprende la radicación,
clasificación, distribución, tramite o gestión, respuesta, archivo de cada unidad
documental y su conservación mediante imágenes digitalizadas.
PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADO PARA
Comercializadora Kaysser C.K. S.A.S.
ANALISIS Y DISEÑO PARAMETRIZACION

CAPACITACION IMPLEMENTACION
DEFINICION Y REGULACION
CAPACITACION PUESTA EN
ESTUDIO DEFINICION DEL TECNICA
PLAN SISTEMA PRODUCCION DE
SITUACION USUARIOS DIRECTOS
UNICO.TRD UNA FECHA
ACTUAL USUARIOS DETERMINADA
INDIRECTOS EN ADELANTE
NORMAS Y
PRESENTACION PROCEDIMIENTOS
PROYECTO
PROTOCOLIZACION DE LA
DEFINICION REGULACION
REQUERIMIENTOS
PUBLICACION Y DIFUSION
PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FISICO
ARCHIVOS DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVOS VITALES,

TECNICOS O
Documentación producida y
Documentos que finalizaron ESPECIALIZADOS.
su trámite, estos son
recibida por los empleados en transferidos por los
cumplimiento de sus funciones distintos Archivos de • Archivos Técnicos
legalmente establecidas, la gestión. especializados:
cual es sometida a continua •Clientes
utilización y consulta • Archivo Proyectos
• Archivo de Historias
Laborales.
•Archivo Contabilidad
ARCHIVOS HISTORICOS
De importancia para la
Ciencia, la cultura y la
historia.
Sistema Gestión Documental Alfanet®

PROCESO GESTION DOCUMENTAL- PROCESO GESTION DOCUMENTAL CON SISTEMA
Sistema Convencional ALFANET®
2 RADICACION CONSERVACION 1
4 TRAMITE RADICACION 2
3 ARCHIVO ARCHIVO 3
1 CONSERVACION TRAMITE 4
7
NUESTROS SERVICIOS incluyen
Valor agregado a los
proyectos que
Métodos de seguimiento emprendemos mediante
y corrección de defectos la búsqueda y
para asegurar la calidad. Herramientas de orientación de la
TI debidamente solución mas confiable y
experimentadas, segura para cada tipo de
sencillas y de problema.
fácil aplicación.
Proyectos dirigidos y
orientados por personal Atención confiable,
altamente especializado segura y preferencial.
y experto.
Poniendo a disposición
Servicio al cliente
de nuestros clientes 35
personalizado, logrando
años de experiencia y
la satisfacción y éxito en
conocimiento
el proyecto.
profesional.
PROPUESTA COMERCIAL
N.O DETALLE VALOR
1 PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA. 6.500.000

1,1 Instalacion Software Alfanet ® Web. Gestion Documental Automatizada, servidor y
licenciamiento corporativo, hasta 50 usuarios para Comercializadora Kaysser, Incluye
instalacion, pruebas y ajustes.
2 DIRECCION DEL PROYECTO. ACOMPAÑAMIENTO TECNICO ADMINISTRATIVO. 6.500.000
2,1 Programa de Sensibilizacion
2,2 Parametrizacion, regulacion, Normas y Procedimientos.
2,3 Capacitacion usuarios directos.
2,4 Capacitacion usuarios indirectos
2,5 Puesta en produccion
Subtotal 13.000.000
3 ACOMPAÑAMIENTO ELABORACION TRD. ELABORACION TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL 11.500.000
Propuesta Comercial:
No se encuentra incluido el IVA 19%
Incluye. Soporte y mantenimiento durante la vigencia del contrato.
Validez de la Propuesta: 30 dias habiles
Fecha de presentación de la propuesta. Febrero 4 de 2019
Forma de pago: a Convenir
Programa de Gestion Documental
Un Programa de Gestión Documental, más que soluciones individuales es un ESTABLECIMIENTO DE
CULTURA INSTITUCIONAL con la participación de todos los estamentos de la Organización y que
involucre: Conocimiento, Gerencia del Proyecto, Aplicación de Tecnología y cambio Cultural, en la que se incluya
el compromiso total y el acompañamiento incondicional por parte de las Directivas de la Comercializadora
Kaysser.
DISEÑO DE PLANES ESTRATÉGICOS PARA IMPLANTACIÓN DE

MODELOS DEFINITIVOS DE GESTION DOCUMENTAL.
Gerencia
Conocimiento
2
3
1
4
Cultura Tecnología
Sistema Gestión Documental Automatizado

PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA
ACTIVIDADES PRINCIPALES NIVEL DIRECTIVO
 Apoyar el proyecto, utilizando el sistema.

 Protocolizar y exigir el cumplimiento de las normas y procedimientos.
 Establecer mecanismos que garanticen su continuidad y proyección.
 Hacer seguimiento al control de gestión con soporte documental.
 Involucrar el proceso al programa de calidad de la Compañía.
REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS
Servidor:
Sistema Operativo: Windows 2008 Server.

Gestor de Base de datos: Microsoft SQL Server 2005-2008 (Standard Edition, Express Edition).
Servidor Web: IIS Internet Information Services V 6.0.
· Equipos Cliente:
Sistema Operativo: Windows XP®, Windows Vista®.

Navegador: Internet Explorer 6.0 o superior.
A nivel de Hardware:
· Servidor:
Procesador: Dual Core 2GHz, similar o superior.
Memoria: 2GHz MB de RAM o superior.
Almacenamiento: 60 GB de espacio en disco duro o superior.
· Equipos Cliente:
Procesador: 1GHz, similar o superior.

Memoria: 512 MB de RAM o superior.
Almacenamiento: 500 Mb de espacio en disco duro o superior.
Escáner por centro de radicación.

Unidad de Negocio Gestión Documental
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA PCLEX 83401

SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL
SEVENET 4.5.
PRESENTADO A:
DIANA GOMEZ
PREPARADO POR
DANIELA QUINTERO SALCEDO
LEXCO S.A.
Bogotá, julio 2018
OFICINA PRINCIPAL Bogotá: Dirección: Calle 72 Nº. 20 – 53 | PBX: 6051500 FAX 6058085 SUCURSALES Barranquilla Calle 84 No 45 31 Tel: 377 6290 – 377 6291/ Cali Av. Estación No.
5C 72 Tel. 667 9647 Fax 668 8061 / Medellín Carrera 63 No. 33 81 PBX : 316 2727 / Pereira: Calle 14 No. 15 10 Tel: 335 5871 Fax 325 4030
Línea Atención al Cliente: 018000 910495 www.lexco.com.co | Bogotá – Colombia
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Bogotá, julio 18 de 2018
Señores
Atn. Luisa Fernanda Paez
Ciudad
Respetados Señores:
De antemano les agradecemos la oportunidad que nos brindan de presentarles nuestros servicios
en Administración Documental, gestión que es muy importante para su empresa.
Nuestro interés principal está enfocado a ofrecerles el respaldo de una empresa seria y
responsable, que los pueda asesorar y prestar un excelente servicio acorde con sus necesidades
en la gestión integral de sus documentos. Queremos asegurar para su Empresa la mejor relación
costo beneficio, en el desarrollo de este proyecto que al igual que ustedes, consideramos de un
alto impacto para el logro de sus objetivos.
LEXCO S.A. tiene como compromiso con el cliente, cumplir con sus requisitos y expectativas,
suministrando la mejor tecnología y experiencia que nos caracteriza para lograr su completa
satisfacción, para lo cual esperamos que este portafolio sea de su total conveniencia y aceptación.
Cordialmente,
Daniela Alexandra Quintero Salcedo

Ejecutiva De Cuentas
PBX: 605.1500 Ext: 167 | Fax: 605.8085 |

E-mail: dquinteros@lexco.com.co | www.lexco.com.co | Bogotá D.C. Colombia |
Hardware | Administración de Impresión | Gestión Documental | Servicio Técnico | Soluciones Integrales
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
CONTENIDO
Nuestra Misión .............................................................................................................................................. 4
Nuestra Visión................................................................................................................................................ 4
Política de Calidad.......................................................................................................................................... 4
Nuestro Esquema Organizacional .................................................................................................................. 4
Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 .................................................................................. 5
Certificado por el ICONTEC. ....................................................................................................................... 5
1.DESARROLLO DEL PROYECTO...................................................................................................................... 6
1.1. BENEFICIOS Y CARACTERISTICAS ........................................................................................................ 6
1.1.1. Workflow Documental ................................................................................................................ 6
1.1.2. Gestión de correspondencia .................................................................................................. 6
1.1.3. Gestión documental .............................................................................................................. 7
1.1.4. Digitalización .......................................................................................................................... 8
1.1.5. Consulta ................................................................................................................................. 8
1.1.6. Gestión de usuarios ............................................................................................................... 9
1.2. ALMACENAMIENTO ..................................................................................................................... 10
1.3. ASPECTOS TENICOS PARA LA UTILIZACION DE SEVENET 4.5.: ..................................................... 13
REQUISITOS DE INSTALACIÓN RECOMENDADA ....................................................................................... 13
2.ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA .............................................................................................................. 17
3.BENEFICIOS ............................................................................................................................................... 18
4.VALOR DE LA INVERSION .......................................................................................................................... 19
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Nuestra Misión
Nuestra misión es proporcionar soluciones integrales para administración de información,
soportadas con un excelente servicio técnico, de tal manera que nuestros clientes puedan
satisfacer sus necesidades completas en la generación física y/o electrónica de documentos, su
impresión, reproducción, transmisión, almacenamiento, consulta, recuperación y control de los
mismos.
Nuestra Visión
Nuestra visión es lograr el reconocimiento como Compañía destacada a nivel nacional y con
participación en los mercados internacionales, en el suministro de soluciones integrales para la
administración de información documental, con alta responsabilidad social.
Política de Calidad
LEXCO S.A. se compromete a cumplir con los requisitos exigidos por los clientes, suministrando una
avanzada tecnología en equipos de oficina, administración avanzada de documentos, servicio
técnico especializado, insumos y repuestos, implementando, manteniendo y mejorando
continuamente nuestro sistema de gestión de calidad con personal responsable y altamente
capacitado, competente y consciente de la importancia del cumplimiento de las disposiciones
legales y nuestras políticas internas.
Nuestro Esquema Organizacional
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001

Certificado por el ICONTEC.
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
1. DESARROLLO DEL PROYECTO
SEVENET 4.5. Es una plataforma de software diseñada para

atender integralmente sus necesidades de disponibilidad,
productividad y control documental. Si necesita una solución
de software dotada con las mejores herramientas para el
archivo electrónico de documentos, automatización de
correspondencia y Workflow documental, aquí encontrará la
mejor propuesta a su alcance.
1.1. BENEFICIOS Y CARACTERISTICAS
1.1.1. Workflow Documental

✓ SEVENET SUITE incorpora una herramienta especializada en control y seguimiento de
circuitos de trabajo donde el seguimiento a sus documentos juega un rol clave.
✓ Cree flujos de trabajo mediante un tablero de comando que gráfica los procesos de su
organización.
✓ Controle actividades, tiempos y responsables, así como los documentos que integran
sus procesos.
✓ Relacione documentos y procesos verificando el desempeño de las personas, así como
los trámites asociados.
✓ Inicie procesos de Workflow desde cualquiera de los componentes de la suite, haciendo
de esta herramienta un complemento ideal para las áreas de misión crítica de su
organización.
✓ Genere informes de oportunidad y de cumplimiento de todos los circuitos de trabajo
que necesite en su empresa.
1.1.2. Gestión de correspondencia

✓ SEVENET SUITE tiene el primer componente especializado en el manejo sistematizado
de unidades de correspondencia el cual se articula de forma transparente con las
actividades de almacenamiento digital de documentos.
✓ Con esta versión del software puede dar efectivo cumplimiento a las disposiciones
establecidas por del Archivo General de la Nación en el manejo de unidades de
correspondencia (Acuerdo 060 de 2001).
✓ SEVENET SUITE le permite mediante un escáner digitalizar los documentos que envía y
recibe en sus dependencias y sedes, procesarlos en una base de datos unificada,
controlar la radicación y su registro, garantizando la unidad documental de su
organización.
✓ El software contiene un mecanismo de radicación, registro y digitalización de
correspondencia interna, facilitando su ubicación, seguimiento y control.
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
✓ La aplicación le ofrece la posibilidad de identificar su correspondencia o

comunicaciones oficiales mediante etiquetas que puede imprimir con su respectivo
código de barras mejorando la descripción de sus documentos.
✓ El software se conecta de forma transparente con el servidor de correo electrónico
corporativo de su empresa para envío de notificaciones y alertas.
✓ El software ofrece un exclusivo esquema de personalización basado en plantillas que
permiten simplificar la forma en que los datos son presentados y consultados por los
usuarios.
✓ Para el control de trámites SEVENET SUITE está dotado de servicios que permiten
rápidamente configurar tiempos y responsables para hacer seguimiento a documentos
sensibles de su empresa (ej: tutelas, PQR, recursos legales, etc.)
1.1.3. Gestión documental

✓ SEVENET SUITE le permite reducir los costos administrativos relacionados con el
manejo tradicional del archivo en papel, dado que ahora podrá conservar sus
documentos en forma digital en una base de datos centralizada.
✓ SEVENET SUITE es una versión multi-sede, lo cual sumado a su arquitectura Web facilita
la radicación y digitalización de documentos desde oficinas o sucursales remotas,
enviando los soportes digitales a un punto central de almacenamiento.
✓ Con esta versión del software puede articular tanto los procesos de digitalización de
archivo, la automatización de correspondencia y el workflow documental en un solo
paquete.
✓ La flexibilidad del software hace que su empresa pública o privada implemente un
sistema de administración documental organizada, funcional y parametrizable.
✓ Todo tipo de empresa puede aprovechar los beneficios del software para clasificar y
digitalizar sus archivos reduciendo inversiones en bodegaje, almacenamiento y
seguridad.
✓ Con SEVENET SUITE puede implementar las tablas de retención documental en su
empresa controlando el ciclo vital de la información (transferencias) y la disposición
final de los documentos.
✓ El sistema de clasificación de documentos de SEVENET SUITE le facilita crear estructuras
de almacenamiento, índices de captura y consulta de acuerdo a sus necesidades.
✓ El módulo de préstamo de documentos le permite gestionar la entrega de unidades de
documentales (carpetas, A-Z, libros) a sus colaboradores controlando las devoluciones
y los tiempos de respuesta.
✓ El software cuenta con un novedoso calendario de eventos y novedades que le permite
conocer oportunamente aspectos claves para la administración de archivos como las
transferencias, préstamos y devoluciones.
✓ El moderno diseño del software y su arquitectura 100% Web facilitan el manejo del
ampliativo, el trabajo colaborativo y la consulta de información.
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
1.1.4. Digitalización
✓ SEVENET SUITE integra procesos de digitalización de documentos de archivo y

correspondencia en una plataforma de trabajo unificada.
✓ SEVENET SUITE incorpora un mecanismo de captura mediante escáner convirtiendo el
documento en soportes digitales que se almacenan en una base de datos unificada,
ofreciendo facilidad de consulta, seguridad y respaldo.
✓ SEVENET SUITE es el primer software del mercado en ofrecer digitalización vía Web con
el fin que usted ó sus funcionarios puedan escanear desde cualquier lugar de su
empresa, inclusive desde Internet.
✓ El componente de captura integrado al software es compatible con el estándar ISIS-
TWAIN lo cual le permite reconocer cualquier tipo de escáner comercial del mercado.
✓ El software captura las imágenes en formato TIFF Multi-Página con un peso que oscila
entre 30KB y 50KB por hoja escaneada.
✓ Es el primer producto del mercado en aprovechar las bondades del motor de base de
datos para almacenar y conservar con seguridad el patrimonio documental de su
empresa.
✓ El aplicativo incorpora un novedoso servicio de envío de imágenes al servidor, el cual
reduce el impacto que tiene el peso de las imágenes sobre la red de datos de su
empresa.
1.1.5. Consulta
✓ SEVENET SUITE viene integrado con un generador de reportes que simplifica la

elaboración de informes y consultas a la base de datos del sistema.
✓ SEVENET SUITE incorpora un práctico sistema de consulta de documentos digitales, el
cual permite que los usuarios autorizados accedan a la información de archivo ó
correspondencia desde la red de datos o vía Web.
✓ El sistema otorga permisos y atributos de consulta a los documentos digitales
controlando permisos de impresión y copiado, evitando el uso exagerado de papel.
✓ El software tiene la posibilidad de consultar documentos digitalizados vía Web
(Intranet/Internet), sin necesidad de instalar aplicativos en los PC’s de la red de datos.
✓ Manejo de múltiples criterios de consulta, los cuales permiten un rápido acceso a la
información.
✓ Los reportes del sistema pueden ser creados mediante un sencillo generador de
informes incluido en el aplicativo.
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
1.1.6. Gestión de usuarios
✓ Con esta versión cada usuario creado en el sistema puede recibir permisos de registro,
captura, digitalización o consulta según las necesidades de las empresas.
✓ SEVENET SUITE maneja usuarios de acceso concurrentes a sus aplicaciones. El número
de usuarios puede ser adquirido según las necesidades de cada empresa.
✓ Cada usuario del sistema puede tener un permiso de acceso con diferentes roles.
Dichos roles permiten: consulta de información, impresión de documentos, copiado de
información, digitalización de información y permiso de registro de datos.
✓ Los roles de los usuarios son asignados según las necesidades de cada empresa, por el
administrador del aplicativo.
✓ Para funciones de auditoría y monitoreo de actividades el software está provisto de una
herramienta que guarda un registro de las operaciones realizadas por los usuarios con
el fin de supervisar el desarrollo de las actividades.
Nuevas Funcionalidades de la versión 4.5. recientemente liberada:

✓ Notificaciones Escritorio del usuario cliente
✓ Estación Escaneo App
✓ Archivar WF
✓ Administración Parámetros Generales
✓ Vistas de Módulo Archivo desde Detalle WF
✓ Consulta Notificaciones
✓ Nueva Encriptación Claves
✓ Notificaciones al correo al cambiar el responsable de WF
✓ Arrastrar y soltar archivos
✓ Notificaciones de documentos con fecha de vencimiento
✓ Campo observaciones al Cancelar un WF
Funcionalidades con Mejoras
✓ Listados Archivo
✓ Regulación de Peso en algunas pantallas
✓ Reportes Exportar a PDF de los Listados
✓ Indicadores WF
✓ Impresión Sticker's
✓ Sticker's Archivo
✓ Almacenamiento de Adjuntos de Plantilla en Disco Duro
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
1.2. ALMACENAMIENTO
La siguiente tabla le ayuda a definir un estimativo de almacenamiento en disco duro (storage) para
su proyecto.
Cantidad de hojas o folios Consumo aproximado en

almacenamiento
1 hoja o folio 50 KB
100,000 (cien mil) hojas o folios 5 GB
1.000.000 (un millón) de hojas o 50 GB
folios
10.000.000 (diez millones) de hojas 500 GB
o folios
Tamaño de las imágenes: SEVENET maneja un peso por hoja o folio digitalizado de 35 a 50 KB
aproximados, capturado en un perfil de 200 DPI, tamaño carta u oficio de una sola cara, color
negro, sin diagramado o texturas en el papel. Este dato es clave para que los clientes proyecten
sus necesidades de almacenamiento en disco duro (storage).
Descripción de SEVENET ARCHIVO PYMES

(Micro - Pequeña - Mediana Empresa)
Características y Funcionalidades
Módulo de Administración General Independiente Incorporado

Creación de Cargos, Dependencias/Procesos, Usuarios
Conformación de Grupos de Usuarios Comunes
Creación de Una (1) Sede Administrativa.
Disponibilidad de Un (1) Administrador General, Un (1) Administrador de GD.
Diseñador de Interfase Corporativa
Bitácora de Auditoría de Transacciones Registradas
Notificador de Actividades Pendientes
Catálogo para Tipos de Unidades de Almacenamiento
Diseñador de Plantillas para Documentos
Diseñador de Plantillas para Unidades de Almacenamiento
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Administración Independiente del Archivo de Gestión, Central, e Histórico

Creación Ilimitada de Estructuras de Almacenamiento de Documentos en Árbol
Visor de Documentos Digitales
Estación de Escaneo de Documentos Incorporada
Digitalización Remota Habilitada
Control de Préstamos Documentales
Permisos a Nivel de Dependencia, Unidad de Almacenamiento y Documentos
Configuración Independiente para Permisos de Visualizar, Imprimir, Exportar.
Archivos Adjuntos de cualquier formato, en el registro documental
Exportación de Documentos y Datos
Consulta Avanzada de Documentos por Campos en Plantillas Creadas
Implementación de Tablas de Retención Documental
Implementación de Tablas de Valoración Documental
Generación Automática de Transferencias Documentales
Definición de Series y Subseries Documentales
Servidor Sevenet para PostGreSQL
Servidor de Aplicación Windows/Linux
Administración y Consulta Acceso WEB
Descripción de SEVENET CORRESPONDENCIA PYMES


NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Bandeja de Entrada de Correspondencias Recibidas de Fácil Administración

Control de la Correspondencia Recibida, Despachada e Interna
Configuración de Catálogos de Tipos de Envío, Llegada, Mensajeros
Control de Trámites a Iniciar sobre un Correspondencia Recibida
Disponibilidad de Un (1) Punto de Radicación - Ventanilla Única
Configuración a la Medida del Formulario de Radicación de Correspondencia
Diseño e Impresión de Stickers Personalizado para Radicar la Correspondencia
Anotaciones Electrónicas en los Documentos
Consulta Avanzada de Documentos por Campos del Formulario de Radicación
Archivos Adjuntos de Cualquier Formato, en la Radicación
Descripción de SEVENET WORK FLOW PYMES


Creación de Temporadas (Calendario Laboral) Personalizando Festivos
Configuración de Horarios Laborales Hábiles - Mañana y Tarde
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Modelamiento de Hasta Cinco (5) Circuitos de Trabajo

Definición de Actividades, Responsables, Estados y Lógica Condicional por W.F.
Asignación de Tiempos Extremos por Actividad en Minutos, Horas, y Días
Notificación Automática a Cada Usuario en la Secuencia del WF, para su Actividad
Registro de Seguimiento por Actividad para una Documentación Detallada
Control de Tiempos Oportunos y Vencidos por Actividad y Usuario Responsable
Trazabilidad de las Etapas de Ejecución en Cada WF.
Archivos Adjuntos de Cualquier Formato, en cada Etapa del W.F.
1.3. ASPECTOS TENICOS PARA LA UTILIZACION DE SEVENET 4.5.:
En caso de compra de la licencia a perpetuidad de Sevenet en cualquiera de

sus módulos o la suite, es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
REQUISITOS DE INSTALACIÓN RECOMENDADA
Servidor para aplicación y datos: Para procesos de gestión documental que requieran una
digitalización superior a 100,000 mil documentos por año, disponibilidad de consulta
permanente y seguridad, se recomienda instalar el software en una computadora con
arquitectura de servidor que garantice mayor respaldo al aplicativo y sus datos.
▪ Computadora tipo servidor (Sugerido HP Proliant serie ML o Dell PowerEdge, IBMs).
▪ 8/16 GB en Memoria Principal o superior.
▪ Tarjeta de Red ETHERNET 100/1000
▪ Unidad de copiado CD-RW / DVD – RW / Cinta.
▪ Sistema ininterrumpido de poder conectado al servidor. (UPS)
▪ Antivirus.
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
Bases de Datos Disponibles para usar con SEVENET:
▪ Oracle 10G o Superior / SQL Server 2003, 2008/ PostgreSQL 8.4 o superiores
Sistemas Operativos:
▪ Windows Server 2003/2008 32-64Bits o superiores

▪ LINUX: Centos 6.5
▪
Servidor WEB: Únicamente con Apache 2.6 o superior
Navegadores de Internet:
▪ Internet Explorer Versión 10.0 o Superior
▪ Google Crome, Mozilla FireFox.
▪ Capacidad de Archivos Adjuntos: Archivo de cualquier tipo hasta 60 Megas de Tamaño
máximo.
▪
Escáneres: Sevenet trabaja con todo tipo de escáneres siempre y cuando manejen drivers
TWAIN o ISIS.
Archivos de Imágenes: Archivos PDF/TIFF hasta de 60 MB, de tamaño.
Tamaño de las imágenes: SEVENET maneja un peso por hoja o folio digitalizado de 35 a 50 KB
aproximados, capturado en un perfil de 200 DPI, tamaño carta u oficio de una sola cara, color
negro, sin diagramado o texturas en el papel. Este dato es clave para que los clientes proyecten
sus necesidades de almacenamiento en disco duro (storage).
Archivos Adjuntos: Sevenet permite adjuntar archivos de cualquier tipo, siempre y cuando
éstos de manera individual no superen los 40 MB, de tamaño.
Proceso de Compra:
Disponemos de un mecanismo de formalización de la compra venta del Software, soportado en un

contrato legal que se protocoliza entre EL CLIENTE y LEXCO S.A., el cual contempla en forma
detallada cláusulas de garantía, a través de la constitución de pólizas de cumplimiento,
confidencialidad, responsabilidades de las partes, etc. De esta manera generamos la confianza
necesaria en la seriedad de la negociación.
NIT: 860515402-9
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Proceso de Implementación:
Protocolizada la contratación, LEXCO asigna un ingeniero de soporte líder para el proyecto, el cual
siempre estará activo en la coordinación del proceso de instalación, capacitación, y
acompañamiento en la parametrización y puesta en marcha del aplicativo.
La instalación del producto se realiza de manera presencial por parte de los ingenieros de soporte
de LEXCO S.A. Incluso, dadas las características y ventajas técnicas orientadas a plataforma WEB,
el proceso de instalación se puede realizar a través de asistencia remota, cuando las distancias
geográficas así lo requieran. La instalación del servidor WEB, de los módulos componentes de la
SUITE (Archivo, Correspondencia y WorkFlow), y la configuración de la base de datos asignada por
el cliente, es responsabilidad de LEXCO S.A., en asistencia del líder designado por EL CLIENTE.
La implementación incluye la etapa de Capacitación, la cual se orienta en dos (2) perfiles de

usuarios: 1- Administradores del Sistema (General, de Gestión Documental y de WokFlow); 2-
Usuarios finales. Cada módulo componente de la SUITE SEVENET tiene su propio esquema de
capacitación a usuarios independientes.
Tiempo de Instalación y Capacitación:
(1 a 2) meses
Entregables:
• Medios Físicos de Instalación del Producto

• Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF)
• Manual del Usuario
• Manual del Administrador para Linux
• Manual del Administrador para Windows
• Fichas Técnicas y Documentación Comercial
• Garantía de Fabricación del Producto
Garantía:
SEVENET Es un producto garantizado por defectos de fabricación. Esto significa que cualquier error
o falla técnica atribuible a la construcción del software será atendido por el Departamento Técnico
y de Soporte de LEXCO S.A., sin ningún costo para el comprador. Como propietarios del código
fuente y derechos de autor del producto, LEXCO respalda su inversión y la permanencia en el
tiempo del mismo, dada nuestra historia comercial de más de 30 años en el mercado colombiano.
NIT: 860515402-9
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Soporte Técnico:
LEXCO S.A. ha implementado una infraestructura tecnológica para atención al cliente, compuesta
por los siguientes elementos:
• Página WEB www.sevenet.info

• Mesa de Ayuda a través de asistencia remota, utilizando la plataforma NTR Global®)
100% WEB en la que encontrará permanentemente un ingeniero de soporte en línea
para atender sus requerimientos.
• Portal WEB de LEXCO www.lexco.com.co en la cual puede registrar su Peticiones,
Quejas y Reclamos para controlar el nivel de satisfacción de nuestros clientes.
• Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000 avalado por el ente certificador
ICONTEC.
• PBX: 6051500 extensiones 156, 144, 122, 125 para recepción de requerimientos en
soporte técnico en Bogotá
• Correos electrónicos para reporte de novedades.
• Horario de Atención Personalizada de Lunes a Viernes de 8:A.M. a 5:30 P.M.
LEXCO S.A., ha definido tres (3) niveles de garantía de acuerdo con la afectación o severidad del
problema de fabricación presentado y la prioridad que debe dársele a la solución así:
PRIORIDAD SEVERIDAD DESCRIPCION
Alta Uno (1) El servicio completo está afectado y no opera.
Media Dos (2) El servicio opera, pero está afectado de forma parcial.
Baja Tres (3) Una condición de error detectado de forma intermitente

pero que no afecta el servicio.
DEFINICIONES:
• Mesa de ayuda – Ingeniero en línea:

Servicio de atención de consultas en línea, referentes al sistema adquirido a través de
nuestro exclusivo sistema de help desk NTR basado en tecnología WEB por Internet, el
cual ofrece reporte de incidencias, Chat en directo con un ingeniero de tecnología y
Voz-IP. Este servicio será manejado mediante una clave de acceso entregada a cada
cliente.
NIT: 860515402-9
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• Asistencia Remota:
Servicio de control remoto de PC’s que se utiliza exclusivamente para apoyar los
usuarios emulando de esta manera la presencia física del ingeniero frente a su
computadora. Ofrece muchos beneficios para apoyar labores como actualizaciones ó
asesoría directa desde el PC por un ingeniero de tecnología. Este servicio requiere
que el cliente tenga un canal de internet disponible de alta velocidad y será manejado
mediante una clave de acceso entregada a cada cliente.
• Visita presencial:
Consiste en el acompañamiento en persona de un Ingeniero de Tecnología a las
oficinas del cliente, para asistir los requerimientos en cualquiera de los servicios
incluidos en el Plan de Asistencia Técnica, tales como la elaboración de informes
especiales, reentrenamiento, pruebas, instalación física de Services Packs, etc. Cuando
se deba incurrir en gastos adicionales por medios de desplazamiento, alojamiento, etc.,
para cubrir requerimientos diferentes a los amparados por la EXTENSION DE
GARANTIA, estos serán cubiertos por el cliente. El contrato de Asistencia Técnica
solamente cubre las horas de servicios de ingeniería para las categorías limitadas por
el tiempo. Todos los demás gastos asociados a la prestación son de responsabilidad del
cliente.
2. ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA
LEXCO S.A. realiza talleres de Sensibilización, Capacitación en todos los procesos durante la
ejecución, como valor agregado para crear una cultura al interior de las organizaciones y que
perdure en el tiempo.
Con este Sistema la empresa obtiene un Retorno a la Inversión, evitando pérdida de tiempo
convirtiéndose en eficaces y efectivos.
Características Funcionales:
• Un producto para cada necesidad.

• Arquitectura 100% Web.
• Más capacidad de personalización. (índices de registro y consulta)
• Gestión integral de archivo.
• Gestión integral de correspondencia.
• Workflow documental.
NIT: 860515402-9
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• Control en el préstamo de documentos físicos.

• Radicación, digitalización y consulta de documentos en modo multiusuario (Web).
• Tablas de retención documental y control de transferencias según la normatividad
existente.
• Implementación de circuitos de trabajo y flujos documentales.
• Consulta de documentos digitales vía Web (Multiusuario)
• Posibilidad de digitalización remota y distribuida vía Web.
• Almacenamiento unificado en la base de datos.
• Gestión de usuarios con perfiles de operación sobre los documentos digitales.
• Notificación e integración con el correo electrónico corporativo.
• Producto validado por la industria informática para operar sobre las mejores Bases de
Datos (Oracle®) y las más sólidas arquitecturas computacionales (Intel®).
• Mesa de ayuda de clase mundial (NTR Global®) para apoyar las labores de asistencia técnica
a los clientes.
3. BENEFICIOS
a. Reducción del riesgo operativo derivado las deficiencias en la organización de los

documentos.
b. Seguridad en el procesamiento, acceso y almacenamiento de documentos.
c. Retorno a la inversión por la reducción de gastos directos e indirectos.
d. Optimización de recursos, espacio y tiempo derivados del documento.
e. Seguridad de la documentación.
f. Control de la producción y del ciclo vital de los documentos de COMERCIALIZADORA
KAYSSER
g. Procesamiento y acceso eficiente a la información.
h. Integración de los distintos sistemas documentales.
i. Modernización de los procesos del Archivo a partir de las tecnologías de la información y
comunicación.
j. Integración del proceso de correspondencia a la gestión documental.
k. Cumplimiento de las exigencias legales en materia de documentación.
l. Optimización en el control y la calidad de la gestión documental en todas las áreas de
m. Potencializarían de una mejor y mayor circulación de la información.
n. Concientización hacia una cultura de trabajo documental homogénea en
NIT: 860515402-9
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4. VALOR DE LA INVERSION
A continuación, se relacionarán los valores por rangos en la adquisición del Software:
- Compra de Licencia – Opción No. 1:
TOTAL USUARIOS NUMERO DE

SEVENET VALOR TOTAL
SUITE LICENCIAS
1 licencia para 10
Módulo de
Usuarios Concurrentes $ 5.300.000 + IVA
Correspondencia
30 usuarios con y 20 Nombrados
acceso 1 licencia para 10
concurrente Módulo de Archivo Usuarios Concurrentes $ 8.600.000 + IVA
60 usuarios y 20 Nombrados
nombrados 1 licencia para 10
Módulo de Workflow Usuarios Concurrentes $ 8.500.000 + IVA
y 20 Nombrados
TOTAL SUITE SIN IVA $22.400.000 + IVA
• Incluye la administración de Las Tablas de Retención Documental

• Incluye la creación de una (1) sede administrativa o punto radicador
• Creación de hasta cinco (5) Tipos de procesos
• Relación de usuarios 1 a 2
- Compra de Licencia – Opción No. 2:
TOTAL USUARIOS NUMERO DE

SEVENET VALOR TOTAL
SUITE LICENCIAS
1 licencia para 20
Módulo de
Usuarios Concurrentes $ 11.325.000 + IVA
Correspondencia
60 usuarios con y 60 Nombrados
acceso 1 licencia para 20
concurrente Módulo de Archivo Usuarios Concurrentes $ 13.050.000 + IVA
180 usuarios y 60 Nombrados
nombrados 1 licencia para 20
Módulo de Workflow Usuarios Concurrentes $ 11.900.000 + IVA
y 60 Nombrados
TOTAL SUITE SIN IVA $36.275.000 + IVA
NIT: 860515402-9
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• Incluye la administración de Las Tablas de Retención Documental

• Incluye la creación de Hasta veinte (20) sedes administrativas o puntos radicadores
• Creación de hasta veinte (20Tipos de procesos
• Relación de usuarios 1 a 3
4.1. Condiciones comerciales
- Para compra de Licencia:
Para el inicio del proyecto se realizará el cobro de un pago anticipado del 40% sobre el valor total
del contrato para garantizar la consecución del proyecto y se realizaran el 60% restante al finalizar
la implementación del proyecto.
La presente propuesta económica fue elaborada exclusivamente para COMERCIALIZADORA

KAYSSER y no podrá ser distribuida, ni divulgada sin previa autorización de LEXCO S.A.
Validez de la oferta 30 días.
NIT: 860515402-9
_______________________________________________________________________________________
4. ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

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1

Bogotá, 07 de febrero 2019

REF: PROGRAMAS PARA GESTION DOCUMENTAL

SEGURIDAD Y FIABILIDAD SEGURIDAD Y FIABILIDAD

A continuación, se colocan las cotizaciones de las empresas consultadas

N.O DETALLE VALOR

1 PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA. 6.500.000

DIANA CAROLINA GOMEZ

Comercializadora Kaysser C.K. S.A.S.

Diana Gómez. GESTIÓN DOCUMENTAL

Bogotá, Febrero 4 de 2019

1. Utilizar herramientas de informática para la conservación y recuperación de la

2. Buscar medidas preventivas y correctivas que garanticen el control del crecimiento

3. Regular el funcionamiento y manejo de los documentos mediante un sistema único

4. Convertir los documentos en fuente información para la toma acertada de

5. Controlar los documentos en forma virtual y centralizada.

6. Buscar economía en tiempo y dinero en el traslado, la conservación y recuperación

7. Organización de los documentos y archivos de acuerdo a normas legales vigentes.

Dotar a la Comercializadora de un sistema de gestión documental único,

Con respecto a la documentación activa o de vigencia administrativa se requiere,

ANALISIS Y DISEÑO PARAMETRIZACION

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FISICO

ARCHIVOS DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVOS VITALES,

Sistema Gestión Documental Alfanet®

N.O DETALLE VALOR

1 PROYECTO GESTION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA. 6.500.000

DISEÑO DE PLANES ESTRATÉGICOS PARA IMPLANTACIÓN DE

Sistema Gestión Documental Automatizado

ACTIVIDADES PRINCIPALES NIVEL DIRECTIVO

 Apoyar el proyecto, utilizando el sistema.

Sistema Operativo: Windows 2008 Server.

Sistema Operativo: Windows XP®, Windows Vista®.

Procesador: 1GHz, similar o superior.

Escáner por centro de radicación.

PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA PCLEX 83401

Bogotá, julio 2018

Bogotá, julio 18 de 2018

Daniela Alexandra Quintero Salcedo

PBX: 605.1500 Ext: 167 | Fax: 605.8085 |

Nuestro Esquema Organizacional

Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001

1. DESARROLLO DEL PROYECTO

SEVENET 4.5. Es una plataforma de software diseñada para

1.1. BENEFICIOS Y CARACTERISTICAS

1.1.1. Workflow Documental

1.1.2. Gestión de correspondencia

✓ La aplicación le ofrece la posibilidad de identificar su correspondencia o

1.1.3. Gestión documental

✓ SEVENET SUITE integra procesos de digitalización de documentos de archivo y

✓ SEVENET SUITE viene integrado con un generador de reportes que simplifica la

1.1.6. Gestión de usuarios

Nuevas Funcionalidades de la versión 4.5. recientemente liberada:

Funcionalidades con Mejoras

Cantidad de hojas o folios Consumo aproximado en

Descripción de SEVENET ARCHIVO PYMES

Módulo de Administración General Independiente Incorporado

Administración Independiente del Archivo de Gestión, Central, e Histórico

Descripción de SEVENET CORRESPONDENCIA PYMES

Módulo de Administración General Independiente Incorporado