REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓNN Y FUNCIONES

INTRODUCCIÓN

El Reglamento de Organización y Funciones ROF constituye una de las herramientas más

importantes para una adecuada gestión administrativa de las entidades del sector público.
En efecto, un ROF debe contemplar no sólo el marco legal que explica la razón misma de ser de
la entidad y da origen a sus funciones, sino también las prioridades o la estrategia institucional
que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichas
responsabilidades. No se puede dejar de lado en este análisis a la realidad, es decir las
posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le
asignan como responsabilidades, así como la información que surge de analizar las
transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organización formal.

En esa perspectiva, La Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y

Funciones-ROF buscan establecer apropiadamente los niveles jerárquicos y organizacionales, así
como las funciones que deben asumir, evitar la duplicidad e interferencia de funciones entre los
Órganos y las Unidades Orgánicas y asegurar la receptación y canalización.
 CAPÍTULO I

GENERALIDADES

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura

orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y
objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los
órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que debe
formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-
administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las
Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones
complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad
de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.
4. Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a
terceros.
5. Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir para desarrollar
el modelo de gestión.
6. Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la flexibilidad
y la continuidad de la organización.
7. Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.

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 CAPÍTULO II

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer
campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y
control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido supedita a
los Manuales de Organización y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.
El ROF es un instrumento útil para diferentes actores:
Para la entidad
 Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la
componen.
 Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades
orgánicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables.
 Para el personal de la entidad
 Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones y
responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los
que labora, de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones
 Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre
el quehacer de los órganos y unidades de la entidad.
 Para otras entidades públicas
 Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas, contribuye a una mejor
coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre
qué materias”.

Para quienes ejercen control sobre la entidad

 Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a
los órganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.

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 IMPORTANCIA

El ROF es muy importante para la adecuada gestión administrativa, debido a que repercute de
manera muy significativa los resultados y logros que la entidad pública alcanza, evitando la
duplicidad de funciones y competencias, así como el tiempo invertido en tareas innecesarias.
Es importante ya que:
 Presenta una visión de conjunto de la organización.
 Facilita el reclutamiento del personal.
 Determina la estructura orgánica.
 Describe las funciones generales de cada unidad orgánica.

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 CAPÍTULO III

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF

La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:

a) Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad
orgánica.
b) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe
constituirse en un instrumento de empoderamiento.
c) Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y
orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.
d) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar
valor en los procesos.
e) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos,
económicos y tecnológicos.
f) Contener información por lo menos sobre:
a. Unidades Orgánicas.
b. Cadena de mando.
c. Funciones de las unidades orgánicas.
d. Relaciones funcionales previstas.
e. Atribuciones específicas.
g) La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones
corresponde a las Oficinas de Racionalización Institucional o la que haga sus veces.
h) El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalización
o la que haga sus veces.
i) La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En general,
procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una disposición que
afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que
ofrece la Entidad.

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j) Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y
facultación o empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3° nivel
organizacional. («Miguel Ángel Salas Macchiavello: REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF», s. f.)

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 CAPÍTULO IV

CONTENIDO DEL ROF

1. ÍNDICE

Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIÓN

Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones de

desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionará la Ley de creación de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta

se cumpla. Así mismo, se describirá las características del Reglamento de Organización y

Funciones, resaltando la función de los Órganos de Línea en términos de Servicios Públicos.

3. GENERALIDADES

Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad

y tiempo de funcionamiento.

4. TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y

FUNCIONES GENERALES.

Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características

permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad también llamada misión, es la razón fundamental para la que ha sido creada la

institución y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en función de que

productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misión también puede

desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

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 Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de

acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la

finalidad y objetivos establecidos.

5. TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la naturaleza y funciones de los

órganos de la Entidad. Se podrá agrupar los órganos afines en capítulos.

Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.

Se consignarán las funciones de cada Director o Jefe de Órgano en el ejercicio del cargo y las

facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.

Todos estos aspectos se podrán desarrollar en Capítulos.

Precisiones técnicas:

• Las funciones deben precisar:

a) La atribución, facultad nivel de intervención (normar, regular, supervisar, coordinar,

ejecutar).

b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución (Educación de adultos, programas

de vacunación, rol de vacaciones, etc.);

c) El ámbito institucional o territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio, Institución

Nacional, Regional, Local, etc.).

d) La formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes

áreas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.

e) Dicha descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los propósitos

de planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus actividades.

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 f) Su redacción considera el verbo en infinitivo.

• Clasificación de las funciones:

a) Por sistemas: De decisión (Dirección Política y dirección administrativa), De Gestión

(técnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).

b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas

en la cual se descompone el Proceso Administrativo.

c) Por Órganos: (Órganos de línea técnico normativos o de ejecución, control, asesoría y

apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales

o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los

fines que persigue.

7. TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y

FINALES

 Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran

comprendidos los funcionarios y servidores.

 Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus pautas, así

como el origen de su patrimonio.

 Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicación de las

normas establecidas en los rubros anteriores.

 Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la

adecuada implementación de la Entidad.

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  Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las

normas previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERAL

Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Deberá definirse aquellos términos técnicos empleados en el Reglamento, que requieren

aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético.

I. CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

o Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.

o Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus autoridades y las

modalidades de gestión priorizadas.

o Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor demanda y las

prioridades que se establezcan para el desarrollo.

o Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la

cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la

infraestructura existente, etc.

o Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga

a la Entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la

Institución.

Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones que la

Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnóstico anterior, se debe

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analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la

estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la política Institucional en la

referente a:

1. Precisión sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2. Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por proyecto, por

administración directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).

3. Amplitud en cuanto a lo desagregación de unidades organizativas.

4. Niveles jerárquicos y organizacionales.

5. Tipos de departamentalización o utilizarse.

6. Niveles y grados de delegación y empoderamiento.

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 CAPÍTULO V

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF, MOF Y CAF

ROF: REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica

de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las
funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas,
estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

CAP: CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL

Es un documento de gestión que contienen los cargos clasificaciones en base a la

estructura orgánica prevista en su reglamento de organización y funciones (ROF).

MOF: EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece

la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y
coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo

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 .
(«Elaboración de Documentos de Gestión - ppt descargar», s. f.)

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