GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

 Código del Programa de Formación: 134401
 Nombre del Proyecto:
 Diseñar un programa de gestión documental aplicado a las unidades productivas de SENA
Empresa, de acuerdo con la normatividad legal vigente.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto:
 Identificar el nivel de cumplimiento de la política archivística en las entidades del sector público y
privado, a través de la estrategia Sena Empresa, teniendo en cuenta las normas legales vigentes en
materia archivística.
 Competencia: 250601029 - Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y
políticas institucionales.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 199230 - Describir documentos de archivo, teniendo en
cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior
recuperación de la información.
 Duración de la Guía: 30 horas
Código: 199230-1

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz.

En los procesos archivísticos, al igual que la clasificación y ordenación, la descripción documental cuenta
con lineamientos y criterios básicos aplicables a todas las instituciones públicas y privadas que cumplan
con funciones públicas. A través de la descripción documental, se cumple con la finalidad primordial de la
gestión documental, la cual consiste en permitir el acceso a la información específica, a los usuarios
internos y externo, a través de mecanismos de búsqueda y recuperación de los datos, los cuales deben
estar normalizados estándares nacionales e internacionales.

A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de
aprendizaje N° 4, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el contenido de estudio: descripción
documental y el material adicional, dispuesto para la realización de esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

GFPI-F-019 V3
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Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado

proceso y culminación del programa de formación.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Evaluación diagnostica:

Para las entidades públicas y privadas que ofrecen servicios públicos, es indispensable establecer el
proceso de la descripción archivística necesario para determinar que documentos se tienen, donde se
encuentran ubicados, y lo más importante que información ofrecen a los usuarios.

Para la presente actividad partiremos de las lecturas previas sugeridas por el instructor y daremos
respuesta al crucigrama entregado por el instructor.

Actividades de Reflexión inicial.

De acuerdo con lo visto el desarrollo temático del técnico hasta el momento, en parejas, haremos el
análisis del siguiente caso:

Situación.

Orión Asesores S.A. es una empresa dedicado a la prestación de servicios integrales para el desarrollo de
actividades en las áreas de Gerencias de Proyectos; Consultorías e Interventorías; Desarrollo de
Ingenierías; Maduración y Gestión de Proyectos; Asesorías Contables, Financieras y Revisoría Fiscal en los
sectores productivos. En los últimos días se evidencia que la organización ha perdido gran cantidad de
licitaciones debido a que no ha podido ubicar la información necesaria para sustentar su experiencia y
consolidación de la empresa. Dado que la empresa cuenta con varias sedes, la información reposa en
distintos depósitos de archivo, a pesar de la los documentos se encuentran debidamente ordenados y
encarpetados, algunos de los documentos poseen asignación de series distintas con el mismo contenido,
de igual manera no existe una relación única de la información con la que cuenta la empresa mucho
menos su ubicación. De acuerdo con lo anterior se han afectado seriamente los procesos de tomas de
decisiones y la empresa no sabe qué hacer con esta situación.
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De acuerdo con el presente caso responde la el siguiente interrogante.

Usted como egresado del técnico Asistencia en organización de archivos, ¿Qué recomendación le bridaría
a la empresa Orión Asesores S.A. para solucionar su prole de información?

Las repuestas serán debatidas con el grupo y se dejará el análisis como parte de las evidencias del
desarrollo de la presente Guía.

Actividades de Contextualización:

1. Presentación magistral por parte del instructor: A partir de lecturas previas realizadas por el aprendiz,
el instructor hará la presentación de los sustentos teóricos de la competencia ORGANIZAR ARCHIVOS DE
GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES y como punto de
partida del RAP 199230 - Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la
tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.

Actividades de Apropiación:

3.1 Apropiar los componentes fundamentales en el proceso de descripción documental.

La descripción documental, es uno de los procesos más importantes de un programa de gestión

documental, toda vez que dependiendo de una buena descripción podremos acceder a la información de
una manera ágil, oportuna y veraz.

Luego de desarrollar la temática dirigida por el instructor acerca de los conceptos fundamentales de la
descripción documental, ha llegado el momento de realizar una prueba escrita tomando como
referencia de respuestas el acuerdo 05 de 2013, la norma ISAD G. ISAD(G) General International
Standard Archival Description y la Norma Técnica Colombiana NTC 4095.

Dicho evaluación se realizará de manera individual en el ambiente de clase, será calificado y subido en el
espacio asignado de la plataforma Sofía Plus.

Animo!

3.2 Realizar un análisis crítico referente al proceso de descripción documental.

En las empresas públicas y privadas la organización documental ha logrado evolucionar la forma y

métodos de archivar la documentación en estas entidades, aplicando la descripción documental para el
fácil acceso a los sistemas de información; por tal motivo, es importante conocer su aplicación e
implementación en el ámbito laboral.
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En la presente actividad los aprendices formarán grupos de tres personas para llevar a cabo un análisis
crítico del acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas y se dictan otras disposiciones”

Como producto debe elaborarse un documento en Word, el cual debe cumplir con las normas APA de
acuerdo con Instructivo de uso del estilo APA 6ª edición, las cuales se podrán consultar en:
http://biblioteca.sena.edu.co/images/PDF/InstructivoAPA.pdf

Dicho trabajo deberá ser subido en el espacio asignado de la plataforma Sofía Plus.

Animo!

Actividades de Transferencia:

3.3 Aplicar los conceptos fundamentales de la descripción documental

Para el desarrollo de la presente actividad, debe tenerse en cuenta toda la temática vista con cada uno de
los resultados de aprendizaje vistos con anterioridad. La intención es elaborar el proceso de descripción a
expedientes conformados. Para la presente actividad se realizará una visita técnica a las instalaciones del
archivo del CGDS, para realizar una práctica real de descripción documental. Con esta actividad se
completa los niveles de intervención archivística a cada una de las unidades documentales. Al finalizar
dicha actividad se debe elaborar un informe ejecutivo con la relación de cada una de las actividades
ejecutadas haciendo énfasis en la descripción documental.

Como producto debe elaborarse un documento en Word, el cual debe cumplir con las normas APA de
acuerdo con Instructivo de uso del estilo APA 6ª edición, las cuales se podrán consultar en:
http://biblioteca.sena.edu.co/images/PDF/InstructivoAPA.pdf

Dicho trabajo deberá ser subido en el espacio asignado de la plataforma Sofía Plus.

Animo!
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Realiza la descripción de

documentos de archivo, Formulación de preguntas
Apropiar los componentes teniendo en cuenta las normas (Cuestionario)
fundamentales en el proceso de técnicas, la tecnología
descripción documental. disponible y la política
Retome y analice la información institucional, para la posterior
obtenida en las anteriores recuperación de la información
actividades, en especial la lectura
realizada en la actividad de
contextualización, pues ésta le será
de gran ayuda para la evidencia de
su desempeño

Evidencias de Desempeño:

Realizar un análisis crítico Informe.

referente al proceso de
descripción documental.

Recomendación:

No olvide la importancia de citar y

referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes

Evidencias de Producto:

Aplicar los conceptos

fundamentales de la descripción
documental

Usted deberá entregar la

descripción documental de Informe.
expediente documentos
personales, a través del espacio
dispuesto para ello en la
plataforma Blackboard.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

ACCESO: La condición de disponibilidad de los documentos de un fondo, para su consulta, la cual debe
someterse a determinadas reglas y condiciones.

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: El conjunto de actividades que desarrolla el archivo para producir

catálogos, índices, inventarios y otros, los cuales son instrumentos descriptivos o de consulta de los
documentos.

EXPEDIENTE: Un conjunto organizado de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del
productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto,
actividad o trámite. Un expediente es, habitualmente, la unidad básica dentro de una serie documental.

FECHAS EXTREMAS: El periodo durante el cual la documentación incluida en la unidad de

descripción, o que forma parte de ella, ha sido reunida por su productor.

FECHAS DE CREACIÓN: Las fechas reales en las que se produjo o elaboró la documentación incluida en
una unidad de descripción.

FONDO: El conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, producidos

orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia, u organismo en el ejercicio
de las actividades y funciones de ese productor.

INSTRUMENTO DE CONSULTA: El término más amplio que abarca cualquier descripción o medio de
referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de establecimiento del control
administrativo o intelectual sobre la documentación. Este medio de referencia ha de permitir entonces el
control, la localización y la recuperación de la información.

LOCALIZACIÓN: La sede de la institución archivística, o el domicilio del propietario privado, donde se

conserva la unidad de descripción.

NIVEL DE DESCRIPCIÓN: La posición que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.

ORGANISMO: Una organización, entidad o grupo de personas que se identifica por un nombre propio y
que actúa, o puede actuar, como una persona jurídica.

ORGANIZACIÓN: Las operaciones intelectuales implicadas en el análisis y organización de los

documentos. Esta actividad implica los distintos procesos.

PROCEDENCIA: El organismo o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los
documentos en el desempeño de su actividad como persona física o jurídica.
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PUNTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN: Un nombre, palabra clave, término indizado, etc., por el cual
una descripción puede ser buscada, identificada y recuperada.

SELECCIÓN: El proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentación, bien sea
para su eliminación o conservación.

SERIE: Documentos que poseen una organización de acuerdo al procedimiento administrativo o que son
conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestión o procedimiento, o la misma
actividad, tienen una misma tipología, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación,
recepción o utilización.

SUBFONDO: La subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que
corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el
organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-
grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la
unidad administrativa subordinada más pequeña. También es aplicable este término a aquella agrupación
que se hace de documentos por criterios geográficos, cronológicos, funcionales o similares.

SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático
se refiere a un asunto específico.

TIPOLOGÍA: El tipo de documento que puede existir en una unidad de descripción y que se
distingue de acuerdo a su origen y características externas o diplomáticas.

TÍTULO ATRIBUIDO: Un título proporcionado por el archivero a una unidad de descripción que carece de
un título formal.

TÍTULO FORMAL: Un título que aparece de manera destacada en la documentación que está siendo
descrita.

TÍTULO: Una palabra, frase, carácter o conjunto de caracteres con los que se define a la unidad de
descripción.

UNIDAD DE DESCRIPCIÓN: Un documento o conjunto de documentos, en cualquier soporte, tratado

como una entidad, y que constituye, por tanto, la base de una sola descripción.

UNIDAD DOCUMENTAL: La más pequeña unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Ej.: una
carta, memorándum, informe, fotografía, registro sonoro.

VALORACIÓN: Proceso mediante el cual se determina los valores tanto primarios como secundarios de los
documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Mena Mujica, Mayra, Pérez Herrera, María Elena. Gestión documental y organización de archivos.
.Editorial Félix Varela. January 2005
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http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=10431007&p00=ordena
cion+documental

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

ALBERCH FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del
conocimiento: Universitat Oberta de Catalunya, España: 2003 221p.
http://www.digitaliapublishing.com.bdigital.sena.edu.co/a/20403/los-archivos--entre-la-
memoria-historica-y-la-sociedad-del-conocimiento

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Memorias: Gestión de la Correspondencia. Bogotá:

Archivo General de La Nación (Colombia), 2002. 177 p.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Archivística primera fase: guía para la
implementación de un programa de gestión documental. Colombia: Imprenta Nacional de
Colombia, 2006.186 p.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Organización de documentos de archivo. Bogotá:

Archivo General de La Nación (Colombia), 2006. 29 p.

Delgado Gómez Alejandro. El profesional de la información: Servicio de Archivo, Publicaciones,

Bibliotecas y Documentación vol. 11 Ayuntamiento de Cartagena.
http://web.a.ebscohost.com.bdigital.sena.edu.co/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=4&sid=a3fb007
a-5bfb-4b1d-83ec-976083b75f9d%40sessionmgr4008

JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto; García, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de
archivos. Bogotá: Archivo General de La Nación (Colombia), 2003. 86 p.

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). NORMA TÉCNICA

COLOMBIANA NTC 4095, Bogotá DC. 2013 13 p.

Mena, Mujica, Mayra, and Herrera, María Elena Pérez. Gestión documental y organización de
archivos, Editorial Félix Varela, 2005. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=319
1615.

PAEZ VILLAMIZAR, Fabio enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos. Santafé de
Bogotá: Archivo general de La Nación de Colombia, 1997. 68 p.
SENA. Instructivo de uso del estilo APA 6ª edición
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http://biblioteca.sena.edu.co/images/PDF/InstructivoAPA.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) José Abelardo Muñoz Instructor Formación 04 de Febrero de 2018

Profesional Integral

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)