Normas Incotec

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ELABORO: Laura Victoria Ossa Ramírez

NORMA INCOTEC:

La NORMA GTC 185 para la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en


esta se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales,
basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que nos sirven
de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las
comunicaciones escritas y tecnológicas en Trabajando Juntos SAS optimizando así los
recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos
en las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la
información que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa.

La NORMA GTC 185:

Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier necesidad o
ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes
administrativos y secretarios y todas aquellas personas que estén involucradas con el
documento.

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.

REFERENCIA NORMATIVA:

Las siguientes son las normas que están involucran en la guía GTC185:
NTC1001, Papel
formatos
NTC1075, Guía de numeración

NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de


investigación
NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Anexos
Abreviatura
Acta
Asuntos
Bibliográfica
Carta
Certificado
Circular
Cita
Código
LA GUÍA GTC 185 SIRVE

Para la realización de:


Cartas
Memorandos
Circulares
Actas
Informes
Certificados y constancia
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrónicos

MARGENES: Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de
los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de
impresión situada entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse
en los márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y


personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
Ejemplo:

DC-4-05

GUADALAJARA DE BUGA, 30 de JULIO del 2019

Señor
CAROLINA RESTREPO
Coordinadora Área Bienestar
Capacitación empresarial S.A

Calle 11 45-80
GUADALAJARA DE BUGA

Asunto: modelo estilo bloque

Cordial saludo, señora Carolina:

El estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se
ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las
líneas especiales se ubican contra los márgenes izquierdos.

Agradecemos la aplicación de la guía

MARIA FERNANDA GOMES LARA


Orientadora de capacitación

Anexos: uno (un folio)


Copia: recursos educativos

Transcrito: Andrea Morales


MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales,
nacionales, o internacionales.
Ejemplo

DC – 6 – 0156

GUADALAJARA DE BUGA., 30 de JULIO del 2019

PARA: Ingeniera Doris Romero, Instructora

DE: Carlos Fernández, Director Encargado

ASUNTO: Información sobre memorando

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que
utiliza para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de una
organización.

Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la


comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores

Atentamente,

Firmante,

Copia: Coordinación Instructores

Transcriptor: Cristián Morales


CIRCULAR

Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello


perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a
cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean
perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de
esquinas o ángulos.
Ejemplo

DG- 1 059

GUADALAJARA DE BUGA., 30 de JULIO del 2019

PARA: COORDINADORES DE CAPACITACION

ASUNTO: Compendio actualizado

Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada


sobre documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo,
informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de
ICONTEC o en las librerías autorizadas.

El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones


para la elaboración de diferentes tipos de documentos que se generan en las
organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.

Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de


evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.

Hasta nueva comunicación.

Claudia Patricia Alarcón


Director General
Transcriptor: Issabell Rengifo
ACTAS

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados
luego de dicha reunión.

Ejemplo
REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 01

FECHA: GUADALAJARA DE BUGA., 30 de JULIO del 2019

HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente


Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente
Hernando Tobón Hoyos, Tesorero
Graciela Urrea Jara, Secretaria
Vocales:
Jorge Sepúlveda Ospina
Carlos Meneses Luján

INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor

AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum


2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y solicitudes de préstamo
4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum


reglamentario para deliberar
2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada
sin modificaciones.
Acta 011
Reunión ordinaria Consejo de Administración

3. Estudio solicitudes de préstamos

La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier
Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).

El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los


Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había
Cupo, se aprobó el préstamo mencionado

4. Proposiciones y varios

La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor


Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.
Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue
Aceptado dicho retiro.

Se estudió la solicitud de ingreso del señor Rubén González a la


Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el


27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIO CUBILLOS GOMEZ GRACIELA URREA JARA


Presidente Secretaria

Anexos: Dos (dos folios)

Transcriptor: Carolina Duarte


INFORME

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una
declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El
informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir,
anoticiar).

Ejemplo

CAPACITACIÓN CON BASEEN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Fecha: GUADALAJARA DE BUGA., 30 de JULIO del 2019

ELABORADO POR: Karol Moreno


Rafael Orozco

1. OBJETIVOS

1.1cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de
acompañamiento.
1.2elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.
1.3 presentar conclusiones
1.4hacer las recomendaciones

2. RESUMEN

Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo


instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron las siguientes actividades:

 Julio 18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión para el 22 de enero y
confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.

 Julio 22 de 2009:reuion de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para
enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios

 Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009.

 Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la


legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no
requieren solemnidad
D 102 código (opcional)

GUADALAJARA DE BUGA., 30 de JULIO del 2019

Ejemplo

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR:

Que la ingeniera DORIS ROMERO, identificada con cedula de ciudadanía 14.885.695 de


GUADALAJARA DE BUGA, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y
desempeña el cargo de asistente en talento humano.

Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de
América.

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