ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESCUELA DE INGENIERÍA
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO

PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:

INGENIERAS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A

TEMA:

“AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y

CARTERA DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO - SUCURSAL RIOBAMBA
DURANTE EL PERÍODO COMPRENDIDO DE ENERO A DICIEMBRE DEL
AÑO 2010”

ALEXANDRA MARCELA CAIZA LLANGA

EUFEMIA ALEXANDRA ZAVALA OÑATE

RIOBAMBA – ECUADOR
2011
 CERTIFICACIÓN

Certificamos que el presente trabajo ha sido revisado en su totalidad

quedando autorizada su presentación.

______________________ ______________________
Econ. Antonio Durán Econ. Juan Castillo
DIRECTOR DE LA TESIS MIEMBRO TRIBUNAL

II
 AUTORÍA

Las ideas expuestas en el presente trabajo de investigación y que aparecen

como propias son en su totalidad de absoluta responsabilidad de las autoras.

ALEXANDRA MARCELA CAIZA LLANGA

EUFEMIA ALEXANDRA ZAVALA OÑATE

III
 AGRADECIMIENTO

A Dios nuestro pilar y creador, por la fuerza, la vida y el deseo de seguir nuestro
camino en busca del servicio a los demás.

A nuestros padres, hermanos y familia por aportar diariamente con sus palabras de
aliento y bendiciones para que este logro en nuestras vidas sea culminado con
orgullo y en beneficio personal y de la sociedad.

A nuestra querida Escuela Superior Politécnica de Chimborazo por aportar con el

conocimiento para el desempeño de nuestra profesión, por brindarnos la
oportunidad de compartir con nuestros profesores y compañeros durante nuestra
formación académica.

Al Eco. Antonio Durán y Eco. Juan Castillo, por su apoyo, su conocimiento, su

experiencia y paciencia que han permitido culminar con éxito este trabajo.

Al Ing. Fabián Ponce Cerda Gerente del Banco Nacional de Fomento, Sucursal
Riobamba y al personal del Departamento de Crédito y Cartera por su
colaboración, ya que sin su apoyo no hubiésemos podido llevar a cabo esta
investigación.

IV
 DEDICATORIA

AL DIVINO NIÑO JESÚS, por ser mi compañero de siempre que guía el sentido de mi
vida con sus innumerables bendiciones, y por dejarme compartir día a día de mis seres
queridos.

A MIS AMADOS PADRES, por todo su esfuerzo y apoyo para brindarme una educación
integral, no solo a nivel profesional sino también a nivel humano orientando mi vida por el
camino del bien y el progreso.

A MIS HERMANOS, por ser quienes me impulsan e inspiran para lograr y cumplir mis
metas.

A MIS AMIGOS, por hacer muy especial cada día de mi vida universitaria, que con sus
locuras, consejos y enseñanzas, pasaron a formar parte de mi vida. Solo me queda por
decir, lo logramos.

A todos aquellos que me brindaron su apoyo y energía en este proceso.

Alexandra Marcela

V
 DEDICATORIA

Hay desenlaces que marcan nuestra vida; como las experiencias, los recuerdos que día a
día se graban en el corazón difícil de olvidar, porque la mente olvida pero el corazón no.

A DIOS, por haberme llenado de espiritualidad y energía para ayudarme a vencer todos
los obstáculos de la vida e iluminarme para llevar a cabo mis objetivos y metas.

A MIS PADRES Y HERMANOS, por siempre apoyarme y pensar que todo lo puedo
lograr, por ser las personas que hicieron posible la culminación de mi carrera y así
cumplir unos de mis objetivos, por estar siempre a mi lado y dentro de mi corazón.

A MI HIJA, Stephanie Camila por haberle robado parte de su tiempo, por ser mi esmero y
fuerza necesaria para seguir en este camino.

A MI AMIGA Alexandra y compañera de tesis, por haberme soportado y ayudarme

incondicionalmente en todo este proceso.

Eufemia Alexandra

VI
 ÍNDICE DE CONTENIDOS

PORTADA I
CERTIFICACIÓN II
AUTORÍA III
AGRADECIMIENTO IV
DEDICATORIA V
ÍNDICE DE CONTENIDOS VII
ÍNDICE DE TABLAS X
ÍNDICE DE FIGURAS X
ÌNDICE DE CUADROS XI
ÍNDICE DE ANEXOS XI

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………1

CAPÍTULO I ........................................................................................................................2
1. GENERALIDADES .........................................................................................................2
1.1. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN .................................................................2
1.2. RESEÑA HISTÓRICA ...................................................................................................2
1.3. SERVICIOS ....................................................................................................................5
1.4. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ..............................................................................6
1.4.1 MISIÓN ........................................................................................................................6
1.4.2 VISIÓN .........................................................................................................................6
1.4.3 OBJETIVOS .................................................................................................................6
1.4.4 VALORES INSTITUCIONALES ................................................................................7
1.5. COBERTURA ................................................................................................................8
1.6. DISTRIBUCIÓN DEL BNF ZONAL RIOBAMBA ......................................................9
1.7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL BNF ...........................................................9
1.8. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA ......................................................11
1.8.1 MISIÓN ......................................................................................................................11
VII
1.8.2 OBJETIVOS ...............................................................................................................11
1.8.3 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO ...................................................................11
1.8.4 ÁREA DE CRÉDITO ................................................................................................13
1.8.5 ÁREA DE CARTERA ................................................................................................14
1.9. LA AUDITORÍA ..........................................................................................................14
1.9.1 IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA ....................................................................15
1.9.2 EL AUDITOR ............................................................................................................15
1.9.3 TIPOS DE AUDITORÍA ...........................................................................................15
1.9.4 NORMAS DE AUDITORÍA .....................................................................................17
1.9.5 TÉCNICAS GENERALMENTE APLICADAS EN AUDITORÍA ..........................19
1.10. AUDITORÍA DE GESTIÓN .....................................................................................21
1.10.1 PROPÓSITOS Y OBJETIVOS ................................................................................21
1.10.2 ALCANCE ...............................................................................................................22
1.10.3 ENFOQUE ...............................................................................................................23
1.10.4 PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN ...............................................23
1.10.5 RIESGOS DE AUDITORÍA ....................................................................................28
1.10.6 EVIDENCIA DE AUDITORÍA ...............................................................................29
1.10.7 HALLAZGS DE AUDITORÍA ................................................................................30
1.10.8 ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN……..31
1.11. CONTROL INTERNO ...............................................................................................34
1.11.1 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO .........................................................35
1.11.2 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO .................................39

CAPÍTULO II ....................................................................................................................42
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................................42
2.1. PROGRAMA DE AUDITORÍA...................................................................................42
2.2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES........................................................................44
2.3. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ..............................................45
2.3.1. ENTREVISTA AL GERENTE .................................................................................45
2.3.2. EVALUACIÓN DE LA MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y
CARTERA .................................................................................................................47
2.3.3. ANÁLISIS MATRIZ FODA .....................................................................................50
VIII
2.3.4. ANÁLISIS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE
CRÉDITO Y CARTERA ...........................................................................................60
2.3.5. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE
CRÉDITO Y CARTERA ...........................................................................................62
2.3.6. ENTREVISTA AL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
CARTERA .................................................................................................................73
2.3.7 COMPONENTES SUJETOS A ANÁLISIS ..............................................................74
2.3.8 ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DEL BNF ........................................83
2.3.9. ÍNDICADORES FINANCIEROS Y DE GESTIÓN ..................................................90
2.3.10. HOJA DE RESUMEN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE LOS
HALLAZGOS ..........................................................................................................95
2.3.11. HOJA DE TRABAJO DE VALORACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVIDADES ......98

CAPÍTULO III .................................................................................................................100

3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ....................................................................100
3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN ................................................................................1000
3.2. INFORME CONFIDENCIAL ..................................................................................1011
3.3. PUNTOS DE CONTROL INTERNO ......................................................................1033

CAPÍTULO IV ...............................................................................................................1099
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................1099
4.1. CONCLUSIONES ....................................................................................................1099
4.2. RECOMENDACIONES .............................................................................................110

RESUMEN.....................................................................................................................11211
SUMMARY ...................................................................................................................11212
BIBLIOGRAFÍA ...........................................................................................................11313
ANEXOS .......................................................................................................................11215

IX
 ÍNDICE DE TABLAS

No. TÍTULO PÁG.

1. ATRIBUTOS DEL HALLAZGO .........................................................................31

2. PROGRAMA DE AUDITORÍA ..........................................................................43
3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................44
4. CUESTIONARIO PARA ANALIZAR LA MISIÓN...........................................48
5. ANÁLISIS MATRIZ FODA ................................................................................51
6. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO TALENTO HUMANO ..............63
7. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CRÈDITO 68
8. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNODEPARTAMENTO CARTERA 72
9. INDICADORES DE GESTIÓN ..........................................................................94
10. HOJA DE RESUMEN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
DE LOS HALLAZGOS ......................................................................................97
11. HOJA DE VALORACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVIDADES .........................99

ÍNDICE DE FIGURAS

No. TÍTULO PÁG.

1. COBERTURA.....................................................................................................8
2. DISTRIBUCIÓN DEL BNF ZONAL RIOBAMBA ..........................................9
3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL BNF ...............................................9
4. ENFOQUE ........................................................................................................23
5. SIMBOLOGÍA FLUJOGRAMACIÓN ............................................................40
6. ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y
CARTERA PROPUESTO ...............................................................................61
7. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESOS DE CRÉDITO ................................79
8. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA ..............................81

X
 ÍNDICE DE CUADROS

No. TÍTULO PÁG.

1. PERFIL ESTRATÉGICO INTERNO ..................................................................52

2. PERFIL ESTRATÉGICO EXTERNO .................................................................53

3. MATRIZ DE MEDIOS INTERNOS ....................................................................56

4. MATRIZ DE MEDIOS EXTERNOS ...................................................................59

ÍNDICE DE ANEXOS

No. TÍTULO PÁG.

1. RESUMEN PLAN ESTRATÉGICO BNF 2006-2010 .......................................116

2. ENTREVISTA AL GERENTE DEL BNF-SUCURSAL RIOBAMBA ............123

3. ENTREVISTA AL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y

CARTERA ..........................................................................................................125

4. ENCUESTA A CLIENTES ................................................................................128

XI
 INTRODUCCIÓN

En este mundo cada día más competitivo, un sector muy importante para el desarrollo de
nuestro país y a lo mejor uno de los más importantes, es el sector financiero, o más
conocido como: Sistema Financiero, debido a que este provee los recursos financieros
necesarios para que otros sectores como el agropecuario, industrial, comercial e inclusive
el sector de consumo en el cual estamos incluidos todos nosotros, puedan cumplir con sus
propósitos.

Es así que como parte de las entidades que integran el Sistema Financiero Ecuatoriano, se
encuentra el Banco Nacional de Fomento con cobertura nacional, ubicando al BNF en los
sectores poblados de todas las regiones del país al momento cuenta con ciento cuarenta y
dos oficinas distribuidas estratégicamente, en la Costa, Sierra, Oriente e Islas Galápagos.

La provincia de Chimborazo, Cantón Riobamba cuenta con una sucursal del BNF
acondicionada para efectuar de mejor manera la atención a los productores de la zona,
brindando información sobre los servicios financieros y bancarios, captación de recursos,
giros y transferencias, etc., con el objeto de aportar con el progreso socio-económico del
Ecuador.

Se ha aplicado un examen de Auditoría de Gestión en el Departamento de Crédito y

Cartera del BNF, requiere de varios procesos que permite evaluar la situación actual,
identificando áreas o aspectos críticos para así obtener un informe que contenga las
conclusiones y recomendaciones que puedan ser aplicadas para una mejor gestión
institucional.

Entonces se puede decir que la auditoría de gestión se emplea como una respuesta a la
necesidad de obtener un mejor control de los diferentes procesos y actividades para así
evaluar las condiciones en que se encuentra el departamento y poder establecer los
cambios requeridos y su aplicación dentro de la misma.
 CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES
1.1. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

Razón Social: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

Provincia: Chimborazo
Cantón: Riobamba
Dirección: 1era Constituyente y 5 de Junio esquina
Tipo de empresa: Institución Financiera
Sector a la que pertenece: Pública
Categoría de la empresa: Servicios
Gerente Sucursal: Ing. Fabián Ponce Cerda
Base Legal: El Banco Nacional de Fomento es una entidad
financiera de desarrollo, autónoma, de derecho
privado y finalidad social y pública. Su
funcionamiento se basa en la Ley Orgánica, Estatuto,
Reglamentos y Regulaciones; y, su política crediticia
se orienta de conformidad con los planes y programas
de desarrollo económico y social que expida el
Gobierno Nacional.

1.2. RESEÑA HISTÓRICA1

Como consecuencia de una época de crisis del sistema financiero que vivía nuestro país en
la década de los años veinte llegó la Misión Kemmerer, logrando importantes
transformaciones en el manejo de la economía y del Estado como la creación del Banco
Central del Ecuador y de organismos de control como la Contraloría General del Estado y
la Superintendencia de Bancos.

1
www.bnf.gov.ec
2
Los sectores comerciales e industriales contaron desde entonces con mayores posibilidades
de acceso a operaciones crediticias. No ocurría lo mismo con el campo agropecuario,
cuyos actores atravesaban situaciones difíciles por falta de recursos y de apoyo a sus
iniciativas y esfuerzos.

Es en estas circunstancias el Gobierno del Doctor Isidro Ayora, mediante Decreto

Ejecutivo del 27 de enero de 1928 publicado en el Registro Oficial No. 552 del mismo mes
y año, crea el Banco Hipotecario del Ecuador.

La condición de sociedad anónima la mantuvo hasta 1937, año en que se transformó en

institución privada con finalidad social y pública, autónoma y sujeta a su propia Ley y
Estatutos, forma jurídica que la mantiene hasta la presente fecha.

Sucesivas reformas fueron cambiando su estructura hasta que el 14 de octubre de 1943 se

expidió la ley que transformó al Banco Hipotecario en el Banco Nacional de Fomento
Provincial, la misma que fue publicada en el registro Oficial No. 942 con fecha 20 de
octubre de 1943, durante la administración del Doctor Carlos Alberto Arroyo del Río,
presidente Constitucional de la República del Ecuador.

Luego, mediante Decreto No. 327 del 28 de marzo de 1974, publicado en el Registro
Oficial No. 526 del 3 de abril del mismo año, se expide la nueva LEY ORGÁNICA DEL
BANCO NACIONAL DE FOMENTO. Con esta Ley el Banco Nacional de Fomento
adquiere autonomía económica, financiera y técnica.

De acuerdo con la Ley promulgada el 28 de marzo de 1974, el Banco Nacional de Fomento

es una entidad financiera de desarrollo, autónoma, de derecho privado y finalidad social y
pública, con personería jurídica y capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones.

La autonomía del Banco Nacional de Fomento está plenamente garantizada en la

Constitución política vigente, y la Institución, en todas sus operaciones, sólo está sujeta al
control de la Superintendencia de Bancos.

3
Hasta el año 1999, el BANCO NACIONAL DE FOMENTO presentó una serie de
dificultades cuya problemática impidió asumir eficientemente su rol de Banca de
Desarrollo, que se reflejó principalmente por el estancamiento de la actividad crediticia,
bajos niveles de recuperación y problemas de liquidez. Esto determinó que la
Administración desarrolle una serie de acciones a fin de revitalizar su estructura
financiera-crediticia y retomar el rol de importante intermediario-financiero. En este
sentido, se ha continuado desarrollando las estrategias enmarcadas dentro del Plan
Estratégico y de Reactivación Institucional.

En el Suplemento del Registro Oficial No.196 del 23 de octubre del 2007, se publicó la
Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica del Banco Nacional de Fomento que es la
que actualmente está en vigencia.

Con las reformas el Directorio quedó integrado por nueve vocales:

a.- El Presidente de la República o su delegado, quien lo presidirá;
b.- El Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, o su delegado;
c.- El Ministro de Economía y Finanzas o su delegado;
d.- El Ministro de Turismo o su delegado;
e.- El Ministro de Industrias y Competitividad o su delegado;
f.- Un representante de la Federación de Cámaras de Agricultura;
g.- Un representante del sector artesanal;
h.- Un representante de la Federación Nacional de Cámaras de la Pequeña Industria del
Ecuador;
i.- Un representante de la Federación de Ganaderos del Ecuador.

El BNF tiene nuevas atribuciones, después que el Congreso Nacional se allanó al veto
parcial del Ejecutivo en las reformas a la Ley de esta institución financiera.

En las reformas también se establece que el crédito se ampliará a los sectores acuático,
minero, forestal, pesquero y turístico. De igual manera se definieron los tipos de crédito
que se otorgarán para el fomento y desarrollo, comercial, de consumo y microcrédito.

4
La nueva Ley exige al Estado que implemente los seguros como mecanismo de protección
contra riesgos y contingencias que puedan afectar el pago de los créditos al Banco. Este
seguro deberá estar cubierto con el aporte del Estado y el beneficiario del crédito. El aporte
estatal, según determina la ley aprobada, se hará con cargo al Fondo de Ahorro y
Contingencias

1.3. SERVICIOS

• Aperturas de Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorros

• Anulación de chequeras o cheques
• Certificación de cheques
• Certificación de no adeudar al banco
• Certificados de inversión
• Cheques de Gerencia
• Cobro de Cartera BEV
• Cobro de Cartera BNF
• Créditos de Desarrollo
• Depósitos de Cuentas Corrientes y de Ahorros
• Envío y pago de giros
• Pago a jubilados del IESS
• Pago cheques (superiores a $ 1.000,00 necesita autorización)
• Pago y recepción de cuentas judiciales
• Recaudación de impuestos
• Retiro ahorros clientes misma sucursal (superiores a 1.000,00 necesita autorización)
• Retiro ahorros clientes a otra sucursal (superiores a 400,00 necesita autorización)
• Revocatoria de cheques
• Solicitud de chequeras
• Solicitud de crédito 555
• Solicitud de crédito de desarrollo humano
• Solicitud de microcrédito
• Solicitud de tarjeta de débito y tarjeta de débito adicional

5
1.4. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA2

El nuevo Plan Estratégico (Anexo No. 01) que está implantando el BNF contempla una
serie de cambios substanciales en su misión y visión, con la finalidad de contribuir en el
desarrollo socio-económico del país ofreciendo calidad en sus productos y servicios
financieros

1.4.1 MISIÓN

Brindar productos y servicios financieros competitivos e intervenir como ejecutor de

la política de gobierno para apoyar a los sectores productivos y a sus organizaciones,
especialmente para los pequeños productores del sector agropecuario y microempresarios,
contribuyendo al desarrollo socioeconómico del país.

1.4.2 VISIÓN

El Banco Nacional de Fomento – BNF será una institución competitiva, líder en la gestión
bancaria para el desarrollo, gracias a su desempeño técnico y transparente, confianza y
satisfacción de sus clientes; y a la calidad de sus productos y servicios financieros.
Se caracterizará por la calidad y compromiso de sus recursos humanos, tecnología
moderna, estructura orgánica adecuada, administración por procesos; y una base legal que
garantice la óptima gestión técnica y consolide su autonomía para impulsar el desarrollo de
los sectores productivos del país.

1.4.3. OBJETIVOS

1.4.3.1 General

Estimular y acelerar el desarrollo socio-económico del país, mediante una amplia y

adecuada actividad crediticia dirigida a los pequeños y medianos productores.

1.4.3.2 Específicos

El BNF tiene entre sus principales objetivos:

2
Plan Estratégico BNF 2006-2010
6
 • Fortalecer la estructura financiera del BNF para lograr la auto sostenibilidad
• Generar una propuesta de reforma a la Ley Orgánica del BNF y de la actualización
de la normativa para la gestión institucional
• Lograr la implantación de un sistema de calidad para obtener una certificación
internacional
• Implementar un sistema integral de administración de riesgos
• Cumplir y eliminar las causas que originaron el Plan de Regulación del BNF

1.4.4. VALORES INSTITUCIONALES

• Ética. Los funcionarios responsables del Banco observarán un Código de Ética

profesional en todas las actividades y tares encargadas a ellos.
• Compromiso y sentido de identidad. Todo el personal del BNF está
comprometido con el desarrollo y fortalecimiento institucional, por lo cual existe
un espíritu de colaboración.
• Justicia y equidad. Los clientes internos y externos del banco siempre son tratados
con justicia y equidad.
• Calidad. Los productos y servicios que brinda el BNF observan las normas de
calidad, poniendo énfasis en la atención al cliente.
• Productividad. La alta eficiencia del banco incide en una mayor productividad en
el desarrollo de las actividades del personal.
• Servicio Personalizado. La atención al cliente se enfoca en un servicio
personalizado que permite satisfacer las necesidades de los clientes.
• Trabajo en Equipo. Se promueve el trabajo participativo en equipos orientados en
metas definidas.
• Comunicación Efectiva. Existe una permanente y fluida comunicación a todos los
niveles de la institución.
• Desarrollo Humano. Se promueve el crecimiento personal y profesional del
recurso humano.

7
 • Creatividad, Innovación y Mejoramiento Continuo. Se incentiva las
competencias requeridas por los diferentes cargos, en pro del mejoramiento
continuo organizacional.
• Pro actividad. Parte de las competencias exigidas al personal es la pro actividad
demostrable en todas las tareas encomendadas.
• Liderazgo. Se fomenta la creación de nuevos líderes que motiven y dirijan a sus
equipos hacia la consecución de los objetivos institucionales.

1.5. COBERTURA

EL BNF ha instalado oficinas en zonas aptas para el desarrollo agropecuario y otras

actividades productivas, es la red bancaria de mayor cobertura, llegando a lugares
apartados especialmente cantones y parroquias fronterizas, siendo en muchos lugares la
única entidad Financiera.

Cuenta con una red de sucursales y agencias en todo el territorio ecuatoriano, todas con
capacidad para realizar las actividades bancarias, dentro de su jurisdicción territorial.

Figura No. 1 Cobertura

La Sucursal de Riobamba tiene un alcance en los siguientes cantones de la provincia de

Chimborazo: Chambo, Guamote, Colta, Penipe, con sus parroquias urbanas y rurales.

8
1.6. DISTRIBUCIÓN DEL BNF ZONAL RIOBAMBA

CALUMA

ECHEANDIA
GUARANDA
S.M. DE BOLIVAR

CHILLANES

LATACUNGA ZUMBAHUA

R
I ALAUSI
O BAÑOS
B
A AMBATO
M CEVALLOS
B
A PILLARO
CHUNCHI

CUMANDA

PALLATANGA

Mediana, Pequeña
GUANO Agencia
Oficina especial

FUENTE: Revista Sembrando BNF Marzo 2009

Figura No. 2 Distribución del BNF Zonal Riobamba

9
1.7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL BNF

ZONAL RIOBAMBA

FUENTE: Orgánico Funcional BNF

SUCURSAL RIOBAMBA

GERENCIA
SUCURSAL

DEPARTAMENTO
LEGAL Y
COACTIVA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE CRÉDITO Y DE SERVICIOS
CARTERA BANCARIAS

FUENTE: Orgánico Funcional BNF

Figura No. 3 Organigrama Estructural del BNF

10
1.8. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA3

1.8.1 MISIÓN

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de los procesos de crédito y cartera a
fin de lograr la concesión, seguimiento y recuperación de crédito, así como la captación de
recursos, mediante la aplicación de normas y procedimientos.

1.8.2 OBJETIVOS

1. Establecer alianzas estratégicas que minimicen el riesgo del crédito y garanticen el

retorno del capital.
2. Implementar un plan de promoción y difusión de los productos y servicios
financieros que ofertamos.
3. Establecer un sistema de seguimiento, monitoreo y evaluación del departamento de
crédito.
4. Implementar un sistema de mejoramiento tecnológico y de capacitación al personal
para mejorar la calidad del servicio a nuestros clientes.
5. Solicitar a Casa Matriz la asignación de recursos para el financiamiento de compra
de tierras, especialmente a personas jurídicas, cuyos requerimientos son elevados y
hacen difícil a la Sucursal la concesión.

1.8.3 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

1. Coordinar la preparación del plan de crédito de la sucursal;

2. Supervisar la ejecución del plan de crédito y de captación de recursos, establecido
para la sucursal;
3. Realizar el seguimiento de los planes de concesión, recuperación del crédito y
captación de recursos, respecto de la gestión y metas alcanzadas; evaluarlas y
adoptar las acciones que se consideren necesarias para su recuperación efectiva;
4. Aplicar las normas vigentes, relacionadas con las condiciones de arreglo de
obligaciones contraídas por los clientes del Banco;

3
Manual Orgánico Funcional BNF
11
5. Ejecutar planes de crédito, de recuperación de cartera y captación de recursos
dentro del área jurisdiccional de la Sucursal;
6. Informar y orientar a los usuarios del Banco, acerca de las diferentes clases de
crédito con los que pueden operar, así como los requisitos y de más condiciones
que deben cumplir para ser considerados sujetos de crédito;
7. Receptar las solicitudes de crédito y demás documentación necesaria para el
trámite, previa la verificación del cumplimiento de todos los requisitos establecidos
en la reglamentación correspondiente;
8. Efectuar el registro y control del trámite de las solicitudes de crédito;
9. Elaborar el historial crediticio del solicitante y garante;
10. Realizar análisis técnicos, económicos y financieros de los planteamientos de
crédito, para decisión final del Comité de Crédito;
11. Preparar los proyectos de resolución para conocimiento y decisión del Comité de
Crédito, según los cupos asignados;
12. Cumplir con el plan de visitas a los lugares de inversión, para las actividades
relacionadas con inspección previa, supervisión y control de inversiones, filiación
de garantías, asesoría técnica y asistencia y otras que demanda la administración de
crédito;
13. Ejecutar las acciones necesarias encaminadas a la recuperación extrajudicial de
cartera;
14. Enviar en forma oportuna a la unidad Legal, los documentos para la recuperación
de los créditos;
15. Coordinar con la Unidad Legal, la recuperación de las obligaciones vencidas,
mediante la acción judicial;
16. Llevar los registros actualizados y archivos especializados de la actividad crediticia,
y preparar la información estadística correspondiente;
17. Tramitar con la documentación necesaria el refinanciamiento del crédito;
18. Informar al Gerente y recomendar las acciones pertinentes, a cerca de los casos en
que se atente contra el estado de las garantías o la recuperación del crédito;
19. Informar a la Gerencia, sobre las actividades crediticias realizadas, de conformidad
con las disposiciones y periodos establecidos;

12
 20. Organizar y dirigir las actividades relacionadas con la contabilización de los
créditos aprobados y demás actividades inherentes al registro y control de las
transacciones de cartera;
21. Controlar la estricta aplicación de las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes relacionadas con la administración de la cartera de la Sucursal;
22. Mantener la custodia de los títulos de crédito que respaldan los préstamos otorgados
por la sucursal;
23. Verificar que la documentación de las solicitudes aprobadas se encuentre completa,
previa la contabilización de las operaciones de crédito;
24. Elaborar y enviar a los interesados, los avisos de vencimiento de sus obligaciones,
de conformidad con las disposiciones reglamentarias vigentes;
25. Realizar los traspasos de cartera por vencer a vencida y de está a castigada, en la
fecha que corresponda efectuar esta transacción;
26. Realizar los registros de las nuevas operaciones de crédito, abonos, cancelaciones y
demás transacciones que se originan en la administración de la cartera de la
sucursal;
27. Controlar la veracidad y calidad de la información generada por el sistema
automatizado de crédito y cartera;
28. Emitir los reportes periódicos exigidos por la Casa Matriz y respaldar diariamente
la base de datos en medios magnéticos;
29. Preparar los documentos requeridos por las instituciones financieras para realizar
los redescuentos respectivos con la debida oportunidad.

1.8.4 ÁREA DE CRÉDITO

El encargado de la gestión y ejecución de los productos y servicios crediticios de que

dispone la entidad financiera para sus clientes y público en general. Su función específica
es la gestión, análisis y aprobación de operaciones de crédito, responsabilizándose además
de su plena recuperación y rentabilidad.

13
1.8.5 ÁREA DE CARTERA

Se encarga de la revisión de la documentación de todo tipo de facilidades que ofrece el

banco a sus clientes y una vez conforme procede a la liquidación respectiva y de la misma
forma al vencimiento de una cuota procede con la cancelación debitando de la cuenta de
ahorros o corriente afectada y también contabilizando.

1.9. LA AUDITORÍA

Originalmente, la auditoría se limitó a las verificaciones de los registros contables,

dedicándose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo
acontecido y las respectivas referencias de los registros.

Con el tiempo, la auditoría ha continuado creciendo: no obstante son muchos los que
todavía la califican que solo observan la veracidad de los registros.

La auditoría es una actividad profesional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el

ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad pública.

“… la auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor

observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos”.4

“Es un proceso sistemático de control, verificación y evaluación de los libros contables,

registros, documentos y procedimientos operativos con el fin de comprobar la corrección
de los registros y las operaciones pertinentes, verificar la documentación y
correspondencia, con las operaciones y registros, y evaluar el cumplimiento de los distintos
procedimientos del ente, haciendo conocer finalmente un informe del citado proceso” 5

4
HOLMES, A. Auditorías Principios y Procedimientos. 5ta Edición, Editorial Hispanoamérica: México, 1994. Pág.# 9

5
O.GRECO, Diccionario Contable, 2da Edición, Valleta Ediciones: República de Argentina, 2000. Pág. # 57
14
1.9.1 IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA

La razón principal para emplear la Auditoría es la necesidad de descubrir deficiencias en

las operaciones en marcha, una necesidad abiertamente requerida por las organizaciones
empresariales, educativas, y gubernamentales aunque haya una auditoría anual por
auditores externos que se concentra en el punto de vista financiero y revisiones de los años
anteriores lo que da como resultado una mirada basándose en el pasado.

1.9.2 EL AUDITOR

Como profesional, el auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una serie de
conocimientos especializados que vienen a tomar el cuerpo técnico de su actividad, sin
embargo, en el desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente
con la persona que directamente contrata sus servicios, sino con un vasto número de
personas, desconocidas para el que va a utilizar el resultado de su trabajo como base para
tomar decisiones de negocios o de inversión.

1.9.3 TIPOS DE AUDITORÍA

• Auditoría Financiera. Examen de los estados financieros de una empresa, con la

finalidad de emitir una opinión profesional sobre los estados financieros en su
conjunto, es decir, que presentan o no razonablemente la posición financiera de la
empresa y los resultados de sus operaciones.
Se entiende por estados financieros, los cuatro estados financieros básicos que se
elaboran en las empresas: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo
del Efectivo y Estado del Capital o Patrimonio Neto.
• Auditoría Informática. Tiene como objetivo de estudio el área de sistemas
computarizados. Y tienen como objetivo emitir una opinión independiente sobre la
validez técnica del sistema de control interno informático y sobre el grado de
confiabilidad de la información generada por el sistema auditado.
• Auditoría Tributaria. Es un procedimiento destinado a fiscalizar el correcto
cumplimiento por parte de los contribuyentes de su obligación tributaria principal,
como también aquellas accesorias o formales contenidas en la normativa legal y
administrativa vigente.
15
 • Auditoría Operativa. Es un examen objetivo, sistemático y profesional de
evidencias, llevando a cado con el propósito de hacer una evaluación independiente
sobre el desempeño de la entidad, proceso administrativo, programa o actividad
orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos
humanos y materiales para facilitar la toma de decisiones.
• Auditoría de Gestión. Examen a la estructura orgánica funcional, autónoma
orientada a los sistemas para conocer el cumplimiento de los objetivos de una
organización, interna y externamente, con el objeto de proponer alternativas de
solución para el mejor aprovechamiento de sus recursos y engrandecimiento de la
entidad.
• Auditoría de Gestión Ambiental. Examen que se hace a las entidades
responsables de hacer cumplir las leyes, normas y reglamentos relacionados con el
medio ambiente. Se lleva a cabo cuando se cree que la entidad rectora o
responsable de hacer cumplir las leyes ambientales, no lo está haciendo
adecuadamente.
• Auditoría de Recurso Humanos. Examen que se hace al área de personal, para
evaluar su eficiencia y eficacia en el manejo del personal y los controles que se
ejercen con los expedientes, asistencia y puntualidad, nóminas de pago, etc.
• Auditoría Externa. Examen crítico sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, o verificación de las transacciones, cuentas,
informaciones, o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la
conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el
sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que
no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan”.6
• Auditoría Interna. Es la verificación, revisión, evaluación, comprobación y
análisis crítico de todas las operaciones y procedimientos contables, financieros y
administrativos, con el objeto de formular las recomendaciones y ajustes o

6
MANTILLA B. Samuel A. Auditoría Financiera de PYMES, 1ra. Edición Editorial Ecoediciones,
Colombia, 2008. Pág. # 12:22

16
 correctivos permanentes, al nivel directivo o gerencial y en procura de los objetivos
y metas preestablecidas”. 7

1.9.4 NORMAS DE AUDITORÍA

Las normas de auditoría son requerimientos de calidad relativos a la personalidad del

trabajo, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de dicho
trabajo, los cuales se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoría y de
sus características especificas.8

Normas Personales9

Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las
exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone un trabajo de ese tipo. Dentro
de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener antes de asumir un trabajo
profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de su
actividad profesional.

Entrenamiento técnico y capacidad profesional. El auditor debe poseer un

adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y competencia profesional
necesarios para la ejecución de su trabajo.

Cuidado y diligencias profesionales. El auditor debe actuar con el debido cuidado
profesional a efecto de cumplir con las normas de auditoría durante la ejecución de
su trabajo y en la elaboración del informe.

Independencia. El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio
respecto de la institución examinada y se mantendrá libre de cualquier situación
que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad.

7
GRINAKER R. L.; BARR Ben B., Auditoría el Examen de los Estados Financieros, 1ra Edición, Editorial
Continental, México, 1984. Pág. #15:16
8
ARENS. Alvin A, Auditoría: Un enfoque Integral, 6ta Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1996. Pág.
# 37:40
9
BLÁZQUEZ MORAL, Juan. Auditoría, 1ra Edición Nacional de Cuba, La Habana, 1965. Pág. #22:28
17
Normas de la Ejecución del Trabajo

El auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aún cuando es
difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados
existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos
básicos, fundamentales en la ejecución del trabajo, que constituyen la especificación
particular, por lo menos al mínimo indispensable de la exigencia de cuidado y diligencia,
son los que constituyen estas normas.

Planeamiento y Supervisión. La Auditoría debe ser planificada apropiadamente y

el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente
supervisado.

Estudio y Evaluación del Control Interno. El auditor debe efectuar un estudio y
evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para
determinar el grado de confianza que va depositar en el.

Evidencia Suficiente y Competente. El auditor debe obtener evidencia
comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una
base objetiva para su opinión.

Normas Relativas al Informe

Estas normas regulan la última fase del proceso de Auditoría, es decir la elaboración del
informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias,
debidamente respaldada en sus papeles de trabajo.

Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El

dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Consistencia. Los usos de la información contable requieren que se sigan
procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. Este principio se
refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación de
partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos
relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a
persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc). Como a la consistencia en

18
 cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros. Razones
financieras equivocadas se obtendrán si en un ejercicio una partida se clasifica
como crédito diferido y en otro se clasifica como cuenta de complementaria de
activo (caso de Intereses por Realizar en ventas y en Abonos).

Revelación Suficiente. Establece que todo estado financiero debe tener la
información necesaria y presentada en forma comprensible de tal manera que se
pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus
operaciones. Por esta razón la revelación puede darse a través de las cifras de los
estados financieros o en las notas correspondientes.

1.9.5 TÉCNICAS GENERALMENTE APLICADAS EN AUDITORÍA

Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por el auditor para
obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto de formarse un juicio
profesional y objetivo sobre la materia examinada. En general son utilizadas las siguientes
técnicas:

1. VERBALES
Indagación. Averiguación mediante entrevistas directas al personal de la entidad
auditada o a terceros cuyas actividades guarden relación con las operaciones de
aquella.
Encuestas y Entrevista. Aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones
realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones
u operaciones.
2. OCULARES
Observación. Verificación visual que realiza el auditor durante la ejecución de
una actividad o proceso para examinar aspectos físicos, incluyendo desde la
observación del flujo de trabajo, documentos, materiales, etc.
Comparación o Confrontación. Fijación de la atención en las operaciones
realizadas por la organización auditada y los lineamientos normativos, técnicos y
prácticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y
semejanzas.

19
 Rastreo. Seguimiento que se hace al proceso de una operación, a fin de conocer y
evaluar su ejecución.
3. ESCRITAS
Análisis. Separación de los elementos o partes que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y
conformidad con los criterios de orden normativo y técnico.
Confirmación. Corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos,
situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de
manera directa y por escrito, de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas
sujetas a verificación.
Conciliación. Análisis de la información producida por diferentes unidades
administrativas o instituciones, con respecto a una misma operación o actividad, a
efectos de hacerla concordante, lo cual prueba la validez veracidad e idoneidad de
los registros, informes y resultados, objeto de examen.
Tabulación. Agrupación de resultados importantes obtenidos en áreas, segmentos
o elementos analizados para arribar o sustentar conclusiones.
4. DOCUMENTALES
Cálculo. Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en
documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc.
Comprobación. Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y
legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el
examen de los documentos que las justifican.
Revisión Selectiva. Examen de ciertas características importantes que debe
cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las
operaciones que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoria.
5. FÍSICAS
Inspección. Reconocimiento mediante el examen físico y ocular de hechos,
situaciones, operaciones, transacciones y actividades, aplicando la indagación,
observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.

20
1.10. LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

En el sector público se encuentra el siguiente concepto en la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, Art. No. 21 “La Auditoría de Gestión es la acción
fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando
recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente
contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho
desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y
criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará
los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores
institucionales y de desempeño pertinentes.”

1.10.1 PROPÓSITOS Y OBJETIVOS10

Entre los propósitos tenemos los siguientes:

Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son

necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias
sobre formas más económicas de obtenerlos.

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia de objetivos
y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas
adecuadas; la existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la
confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera
económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

Cerciorarse si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstas de manera eficaz y
si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y,

Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.

10
Manual de Auditoría de Gestión
21
Los principales objetivos son:

Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e

impacto de la gestión pública.

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración
del patrimonio público.

Satisfacer las necesidades de la población.

1.10.2 ALCANCE

La Auditoría de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo de la

organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse lo siguiente:

a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura

organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución.
b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y
de procedimientos establecidos.
c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como
rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio
innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en
relación a los recursos utilizados.
d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información
financiera y operativa.
e) Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación
de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la
productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a
efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de
recursos o perjuicios económicos.
f) Sobre el alcance de la auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y
auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento
Preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la selección de
22
 la muestra y el método aplicable, además medir el riesgo que tiene el auditor en su
trabajo.

1.10.3 ENFOQUE

Este tipo de auditorías son un enfoque integral, por tanto se concibe como una Auditoría de
Economía y Eficiencia, porque está considerada como una adquisición económica de los
recursos (insumos) y su utilización efectiva o provechosa en la producción de bienes,
servicios u obras en la calidad y cantidad esperados y que sean socialmente útiles y cuyos
resultados sean medibles por su calidad e impacto.

ECONOMIA EFICIENCIA
Uso oportuno de los Auditoria Relación entre los
recursos en cantidad y hacia la bienes o servicios
calidad adecuadas y al economía y entregados y el manejo
menor costo posible. de los recursos
eficiencia

IMPACTO
De los
productos

EFICACIA
CALIDAD Relación entre los bienes
Cantidad, grado y Auditoría hacia o servicios generados y
oportunidad de bienes la eficacia los objetivos y metas
y servicios programadas

Fuente: www.economiaynegocios.com
Figura No. 4 Enfoque

1.10.4 PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN 11

Al indicador se le define como, la referencia numérica generada a partir de una o varias

variables, que muestra aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa referencia, al ser

11
Ídem. 11
23
comparada con un valor estándar, interno o externo a la organización, podrá indicar
posibles desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar acciones.

El uso de indicadores, permite medir:

• La eficiencia y economía en el manejo de los recursos
• Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia)
• El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van
dirigidos (calidad)

INDICADORES CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS

Son de dos tipos:

a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen

periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento básico.
b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las amenazas
y las oportunidades del entorno organizacional; permite además evaluar, con un enfoque de
planeación estratégica la capacidad de gestión de la dirección y de más niveles de la
organización.

INDICADORES DE GESTIÓN UNIVERSALMENTE UTILIZADOS

Los indicadores de gestión universalmente conocidos y utilizados para medir la eficiencia,

la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional
pueden clasificarse de la siguiente manera:

1) Indicadores de resultados por área y desarrollo de información. Se basa en dos

aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se adelanta y los resultados
operativos y financieros de la gestión. Estos indicadores muestran la capacidad
administrativa de la institución para observar, evaluar y medir aspectos como: organización
de los sistemas de información; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la información;
y, arreglos para la retroalimentación y mejoramiento continuo.

24
2) Indicadores estructurales. La estructura orgánica y su funcionamiento permiten
identificar los niveles de dirección y mando, así como, su grado de responsabilidad en la
conducción institucional. Estos indicadores sirven para establecer y medir aspectos como
los siguientes:
o Participación de los grupos de conducción institucional frente a los grupos de
servicios, operativos y productivos.
o Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la misión de
la institución.
o Unidades administrativas, económicas, productivas y demás que permiten el
desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos en la organización.

3) Indicadores de recursos. Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos,

considerando que para planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirven
para medir y evaluar lo siguiente:

o Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos.

o Formulación de presupuestos, metas y resultados del logro.
o Presupuestos de grado corriente, en comparación con el presupuesto de inversión y
otros.
o Recaudación y administración de la cartera.
o Administración de los recursos logísticos.

4) Indicadores de proceso. Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al

cumplimiento de su misión y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el
cumplimiento de las etapas o fases de los procesos en cuanto a:

o Extensión y etapas de los procesos administrativos

o Extensión y etapas de la planeación
o Agilidad en la prestación de los servicios o generación de productos que indica la
celeridad en el ciclo administrativo.
o Aplicaciones tecnológicas y su comparación evolutiva.

5) Indicadores de personal. Corresponden estos indicadores a las actividades del

comportamiento de la administración de los recursos humanos. Sirven para medir o

25
establecer el grado de eficiencia y eficacia en la administración de los recursos humanos,
respecto:

o Condiciones de remuneración comparativas con otras entidades del sector.

o Comparación de la clase, calidad y cantidad de los servicios.
o Comparación de servicios per cápita.
o Rotación y administración de personal, referida a novedades y situaciones
administrativas del área.
o Aplicación y existencia de políticas y elementos de inducción, motivación y
promoción.

6) Indicadores Interfásicos. Son los que se relacionan con el comportamiento de la

entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurídicas o naturales. Sirven para:

o Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario.

o La demanda y oferta en el tiempo.
o Transacciones con el público, relativos a servicios corrientes y esporádicos
(comportamiento de la demanda potencial, demanda atendida, demanda
insatisfecha).
o Satisfacción permanente de los usuarios.
o Calidad del servicio (tiempo de atención, información)
o Número de quejas, atención y corrección.
o Existencia y aplicabilidad de normas y reglamentos.
o Generan satisfacción o insatisfacción sobre aquellos índices fundamentales como
son la rentabilidad y los índices de competitividad.

Los indicadores interfásicos se refieren a:

o Atención al cliente usuario:

o Velocidad de respuesta; comportamiento demanda-oferta; satisfacción permanente,
etc.
o Comportamiento gerente público: Servicios corrientes y esporádicos;
comportamiento demanda potencial, atendida e insatisfecha; información al

26
 público; aceptabilidad de las decisiones; número de quejas, atención y corrección,
etc.

USO DE INDICADORES EN AUDITORÍA DE GESTIÓN

El uso de INDICADORES en la Auditoría, permite medir:

La eficiencia y economía en el manejo de los recursos

Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia)

El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van
dirigidos (calidad)

Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los
objetivos y las metas planteados por la organización.

Indicador de Economía. Se relaciona con evaluar la capacidad de una institución para

generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misión
institucional. La administración de los recursos de todo tipo, exige siempre el máximo de
disciplina y cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la preservación del
patrimonio y de la capacidad de generación de ingresos.

Indicadores de eficiencia. Miden los costos unitarios, la productividad de los recursos

utilizados en una entidad, en un proyecto, programa, etc. Los indicadores de eficiencia,
miden la relación entre dos magnitudes: la producción física de un bien o servicio y los
insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto, pero de manera óptima.

Indicadores de eficacia. Evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es

decir en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus
objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.

Indicadores Ecológicos. Con los indicadores ambientales se trata de lograr en términos

medibles que se pueden identificar con una gama de metas; son básicamente medidas de
ejecución que ayudan a describir cuantitativamente la calidad ambiental y permiten el
monitoreo del progreso; su utilidad es proporcionar información ambiental de tipo socio-
económica que se requiere para entender un asunto determinado.
27
Indicadores de Ética. Aún no están desarrollados indicadores cuantitativos para medir el
elemento ético, no obstante se requiere hacer una trabajo como auditoría de gestión para
confrontar la conducta ética, los valores y moral institucional con el Código de Ética,
reglamento orgánico funcional y más normativa que permita la comparación entre lo
escrito o lo estipulado versus el comportamiento y accionar de los administradores,
funcionarios y empleados públicos, quienes están obligados a respetar estrictamente estas
normas y a demostrar que su actuación es con transparencia y si reñir a las leyes, normas y
buenas costumbres que exige la sociedad.

1.10.5 RIESGOS DE LA AUDITORÍA

Al ejecutarse la Auditoría de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones importantes

que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deberá
planificarse la auditoría de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar
aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

Criterio profesional del auditor

Regulaciones legales y profesionales

Identificar errores con efectos significativos

En este tipo de auditoría tendremos que tener en cuenta también los tres componentes de
riesgo:

Riesgo Inherente. De que ocurran errores importantes generados por las características de
la entidad u organismo.

Riesgo de Control. De que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales errores.

Riesgo de Detección. De que los errores no identificados por los errores de Control
Interno tampoco sean reconocidos por el auditor.

Evaluación del Riesgo de Auditoría

Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de
riesgo, se mide el nivel del riesgo presente en cada caso.

28
El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles estos son:

 Mínimo
 Bajo
 Medio
 Alto

La evaluación del nivel del riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende

exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Es la base para la
determinación del enfoque de auditoría a obtener, por lo tanto debe ser un proceso
cuidadoso y realizado por quienes poseen la mayor capacidad y experiencia en un equipo
de trabajo. 12

1.10.6 EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

La evidencia de auditoría es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado, de

las pruebas que ejecuta para validar la información que surge del sistema de información
del auditado. La evidencia para que tenga valor de prueba, dese ser suficiente, competente
y pertinente.

La evidencia es suficiente (característica cuantitativa), si el alcance de las pruebas es

adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un
hecho.

La evidencia es competente (característica cualitativa), si guarda relación con el alcance

de la auditoria y además es creíble y confiable.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objeto de la auditoria.

Tipos de Evidencia

Física. Es obtenida mediante la visualización de los activos tangibles (efectivo, stocks,

bienes de uso, etc.) Proporciona evidencia sobre la existencia de ciertos activos, pero
generalmente necesita ser complementado por otro tipo de evidencia.

12
MALDONADO E. Milton K, Auditoria de Gestión, 2da Edición, Quito 2001

29
Documental. Información obtenida de la revisión de documentos tales como
comprobantes de pago, facturas, contratos, etc. La confiabilidad del documento depende
de la forma como fue creado y su propia naturaleza.

Testimonial. Información obtenida de fuentes externas, como proveedores, bancos,

abogados o especialistas.

Analítica. Esta evidencia proporciona una base de respaldo para con la razonabilidad de
una partida específica, identificando movimientos anormales, falta de uniformidad en la
aplicación de los principios contables, etc.

1.10.7 HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un

criterio y la situación actual relevada durante el examen a un área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en la gestión de la entidad, programa o proyecto bajo examen que
merecen ser comunicados en el informe

Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría son:

Debe ser significativo

Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo

Debe ser objetivo

Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoría

Los atributos del hallazgo de auditoría son:

30
 ATRIBUTOS DESCRIPCIÓN SIGNIFICADO
Comprende la situación actual encontrada por
el auditor al examinar un área, actividad u
Condición transacción. Refleja el grado en que los Lo que es
criterios o estándares están siendo logrados o
aplicados.
Son las metas que la entidad fiscalizada está
tratando de lograr o los estándares
Criterio relacionados con su logro. Constituyen las Lo que debe ser
unidades de medida que permiten la evolución
de la condición.
Razón o razones fundamentales por las cuales
se presentó la condición, o el motivo por el
que no se cumplió el criterio o el estándar.
Causa Las recomendaciones deben estas directamente Por qué sucede
relacionadas con las causas que se hayan
identificado.
Resultado o consecuencia real o potencial que La consecuencia
resulta de la comparación entre la condición y por la diferencia
Efecto el criterio que debió ser aplicado., deben entre lo que es y lo
definirse en lo posible en términos que debe ser
cuantitativos.

Tabla No. 1 Atributos del Hallazgo

1.10.8 ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Para su organización y desarrollo la Auditoria de Gestión comprende cinco etapas

generales:

1) Conocimiento Preliminar o Diagnostico.

2) Planeamiento.
3) Ejecución.
4) Comunicación de Resultados (Informe)
5) Seguimiento.

Conocimiento Preliminar o Diagnóstico

Esta primera fase no es la más importante pero si constituye una guía para el posterior
trabajo, facilitando así determinar cuestiones fundamentales como: hacia que área se dirige

31
el trabajo, cuantas personas se necesitan, el tiempo, es decir crear las condiciones que
permitan establecer los elementos de control de la calidad.

Se trata del estudio que, previo a la ejecución de la Auditoría, se debe realizar en la

entidad, un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el
funcionamiento en su conjunto.

Planeamiento

El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de

la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición
de los recursos que se considera necesarios para garantizar que el examen cubra las
actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles
claves.

El proceso de planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga sus

objetivos y tenga efectos verdaderamente productivos. Su realización cuidadosa reviste
especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en los
programas o actividades gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son
complejos y variados.

Ejecución

 Verificar toda la información obtenida verbalmente.

 Obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes, teniendo en cuenta:
 Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los
incumplimientos y las desviaciones.
 Cuantificar todo lo que sea posible para determinar el precio del incumplimiento.
 Prestar especial atención a que la Auditoria sirva de instrumento para coadyuvar a
la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
 El trabajo de los especialistas que no son auditores, debe realizarse sobre la base de
los objetivos definidos en el planeamiento.
 El jefe de grupo deberá encargarse de la orientación y revisión del trabajo.
 El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de
Auditoría.
32
  Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres E, teniendo en cuenta:
Condición, Criterio, Efecto y Causa.

Informe

La exposición del Informe de Auditoría debe expresar de forma concreta, clara y sencilla
los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la
entidad como una herramienta de dirección.

No obstante lo expresado, deberá considerarse, lo siguiente:

 Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán

los específicos que fueron definidos en la segunda etapa "Planeamiento".
 Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el efecto económico de las
ineficiencias, prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general.
 Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones
vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.
 Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose
la Auditoria con situaciones futuras que se puedan Producir en la entidad.
 Anexos: Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio
del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos) así como un
resumen de responsabilidades.
 Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen el que reflejará los
hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive la
lectura.

Seguimiento

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las tres E que se observe,
realizar una comprobación decursado entre uno y dos años, que permita conocer hasta qué
punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones
dadas en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de
la entidad en manos del mismo personal, como si hubiera sido sustituido por sus
desaciertos

33
1.11. CONTROL INTERNO

“El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus
activos y verificará la confiabilidad de los datos contables”.13

Coopers &Lybrand, presenta la siguiente definición:

“El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección

y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías:14

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Fiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

De la definición anterior se desprende lo siguiente:

El control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por

tanto no es un fin.

El control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que
son quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de
control, por lo que .no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa

El control interno solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a la
dirección y a la administración de una Entidad, por ende no brinda seguridad total.

El control interno procura la consecución de objetivos de diversa naturaleza

La estructura de control interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos

para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la
entidad, relevantes y de interés para la auditoría de gestión, como son:

Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad.

13
www.monografias.com
14
Ídem 11
34

Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y detectar
rápidamente los que se produzcan.

Dificultar la comisión de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si se
produjeran.

Garantizar la razonabilidad de la información contable y administrativa en general

1.11.1 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Los componentes del sistema de control interno pueden considerarse como un conjunto de
normas que son utilizados para evaluar el control interno y determinar su efectividad. La
estructura (también denominado sistema) de control interno tiene los siguientes
componentes:

1. Ambiente de Control. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e

influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.

En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus

atribuciones individuales como la integridad y valores ética y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema. Los elementos que
conforman el entorno del control son:

Integridad y Valores Éticos. Se refiere a que los objetivos de una entidad y la

forma en que se consiguen están basados en las distintas prioridades, juicios de
valor y estilos de gestión, que se traducen en normas de comportamiento,
reflejan la integridad de la dirección y su compromiso con los valores éticos,
que son producto de una "cultura corporativa" expresadas en las normas de
ética y comportamiento existentes y en aplicación de las mismas.

Autoridad y Responsabilidad. Comprende tanto la asignación de autoridad y
responsabilidad para las actividades de gestión como para el establecimiento de
las relaciones de jerarquía y de las políticas de autorización; también se refiere
a la medida en que se autoriza e impulsa al personal sea en forma individual o
como equipo de trabajo, para que utilice su iniciativa para tratar y solucionar
problemas, pero también para establecer límites a su autoridad.

35

Estructura Organizacional. Proporciona el marco en que se planifican,
ejecutan, controlan y supervisan las actividades para la consecución de
objetivos a nivel de institución; para el establecimiento de la estructura
organizativa, se debe definir las áreas clave de autoridad y responsabilidad y las
vías adecuadas de comunicación, aunque para su determinación depende en
parte, de su tamaño y de la naturaleza de las actividades que desarrolla.

Políticas de Personal. Se refieren a las prácticas aplicadas en el campo de los
recursos humanos que indican a los funcionarios y empleados los niveles de
integridad, comportamiento ético y competencia que se espera de ellos; pero
también se relacionan con las acciones de contratación, orientación, formación,
evaluación, asesoramiento, promoción, remuneración y corrección.

2. Evaluación del Riesgo. La evaluación de riesgo consiste en la identificación y análisis

de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos, a base del cual se
determina la forma en que los riesgos deben ser subsanados, implica el manejo del riesgo
relacionado con la información que genera y que puede incidir en el logro de los objetivos
de control interno en la entidad; este riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden
afectar su confiabilidad de la información sobre las actividades y la gestión que realiza la
dirección y administración no existe ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero,
pues el riesgo es inherente a una actividad institucional. Este componente debe ser
evaluado mediante los siguientes factores:

En los Objetivos Globales. Contestar si los objetivos de la entidad se expresan

clara y completamente, con la forma como se prevé conseguirlos; la eficacia
con que los objetivos globales de la entidad se comunican al personal y a la alta
dirección; vinculación y coherencia de las estrategias con los objetivos
globales.

En los Objetivos Asignados a cada Actividad. La conexión con los objetivos
globales y planes estratégicos de la entidad; coherencia entre los objetivos
asignados a cada actividad con la relevancia y características específicas;
idoneidad de los recursos en relación con los objetivos; identificación de los
objetivos por actividad para la consecución de los objetivos generales; y

36
 participación en los objetivos por quienes ocupan puestos de responsabilidad a
todos.

En los Riesgos. Idoneidad de los mecanismos para identificar los riesgos
externos y los de origen interno; identificación de todos los riesgos importantes
que pueden impactar sobre cada objetivo relevante para las actividades; de
integridad y relevancia del proceso de análisis de los riesgos, con la estimación
de su importancia, la probabilidad de materialización y la determinación de
acciones oportunas y necesarias.

En Gestión de Cambio. La existencia de mecanismos para prever, identificar y
reaccionar ante los acontecimientos y actividades rutinarias que inciden para el
logro de los objetivos globales y específicos; y la existencia de mecanismos
para identificar y reaccionar ante los cambios que pueden afectar a la entidad de
una forma dramática y duradera, que exija a la alta dirección su intervención.

3. Actividades de Control. Se refiere a las acciones que realiza la administración de la

entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la
forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de políticas y procedimientos.
Permiten la protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a
programas computarizados y archivos de datos. Los elementos conformantes de las
actividades de control gerencial son:

 Políticas para el logro de objetivos.

 Coordinación entre las dependencias de la entidad.
 Diseño de las actividades de control.

Entre los tipos de actividades de control, se encuentran las siguientes:

Análisis Efectuados por la Dirección. Los resultados obtenidos se analizan

comparándolos con los presupuestos, las previsiones, los resultados de
ejercicios anteriores y de entidades similares, con el fin de evaluar con qué
medida se están alcanzando los objetivos.

Gestión Directa de Funciones por Actividades. Los responsables de las
diversas funciones o actividades revisan los informes sobre resultados
alcanzados.
37

Proceso de Información. Se realiza una serie de controles para comprobar la
exactitud, totalidad y autorización de las transacciones.

Controles Físicos. Los activos fijos, las inversiones financieras, el efectivo en
caja y bancos y otros activos son objeto de protección y periódicamente se
someten a constataciones físicas, cuyos resultados se comparan con la
información contable.

Indicadores de Rendimiento. El análisis combinado de diferentes conjuntos de
datos operativos o financieros junto con la puesta en marcha de acciones
correctivas, constituyen actividades de control.

Segregación de funciones. Con el fin de reducir el riesgo que se cometan
errores o irregularidades las tareas se reparten entre los empleados.

4. Información y Comunicación. Estos elementos claves ayudan a la gerencia a cumplir a

cabalidad con sus responsabilidades, para esto, es menester que se definan adecuados
canales de comunicación e información a todo nivel. La evaluación del componente de
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN debe considerar los siguientes aspectos:

En la Información. La obtención de información interna y externa y el

suministro a la dirección de los informes relacionados a los objetivos
establecidos; el suministro de información a las personas adecuadas con el
suficiente detalle y oportunidad; el desarrollo o revisión de los sistemas de
información basado en un plan estratégico para lograr los objetivos generales y
por actividad; y, el apoyo de la dirección al desarrollo de los sistemas de
información entregando los recursos humanos y financieros necesarios.

En la Comunicación. La comunicación eficaz al personal sobre sus funciones
y actividades de control; el establecimiento de líneas para denuncias; las
sensibilidad de la dirección ante las propuestas del personal para mejorar la
productividad, la calidad, etc.; la adecuada comunicación horizontal entre
unidades administrativas; el nivel de apertura y eficacia en las líneas de
comunicación con el público y terceros relacionados; el nivel de comunicación
con terceros de las normas éticas de la entidad; y, el seguimiento de la dirección
sobre las informaciones recibidas de los usuarios, de los organismos de control
y de otros.
38
5. Actividades de Monitoreo y/o Supervisión. Es el proceso que evalúa la calidad del
funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma
dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la
identificación de controles débiles o insuficiencias, para promover su reforzamiento.

1.11.2 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO15

Para la evaluación de control interno se utiliza diversos métodos, entre los más conocidos
los siguientes:

Cuestionarios. Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser

contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la
empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este
propósito.

Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto
óptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una
debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten
aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA “no aplicable”. De ser necesario a más de
poner las respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones adicionales en la
columna de observaciones del cuestionario o en hojas adicionales.

En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, o NA, sino que se trata de obtener
el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse las
respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.

Flujogramas. Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las

áreas relacionadas con la auditoría, así como, los procedimientos a través de sus distintos
departamentos y actividades.

Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene ventaja frente a otros
métodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lógica y
ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la
identificación o ausencia de controles.

15
Ídem 11
39
Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la simbología
2. Diseñar el flujograma
3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales

A continuación se presentan la simbología de flujogramación:

SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN

Proceso

Decisión

Documento

N Documento Prenumerado

Registro (Libro, tarjetas, etc.)

Tarjeta Perforada

Archivo

Desplaza un documento para explicar

desviaciones del sistema

Actualizar la Información

Se toma información

Se toma y actualiza información

Conector

Inicio o Fin

Figura No. 5 Simbología de Flujogramación

40
Descriptivo o Narrativo. Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema que se está evaluando; estas explicaciones se
refieren a funciones, procedimientos, registros, formularios, archivo, empleados y
departamentos que intervienen en el sistema.

El relevamiento se los hace en entrevistas y observaciones de actividades, documentos y

registros.

Matrices. El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de

debilidades de control interno. Para su elaboración, debe llevarse a cabo los siguientes
procedimientos previos:

Completar un cuestionario segregado por áreas básicas, indicando el nombre de los

funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempeñan.

41
 CAPÍTULO II

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

2.1. PROGRAMA DE AUDITORÍA

El programa de trabajo tiene por objeto establecer los procedimientos y actividades que se
van a realizar en la Auditoría para reunir evidencias suficientes, pertinentes y validas con
las que se pueden sustentar los juicios a emitir respecto al área examinada, por tanto debe
estar elaborado de manera clara y precisa de tal forma que posibilite y agilite la ejecución
de lo programado.

A continuación se presenta el esquema del Programa de Auditoría, considerando los

objetivos y procedimientos necesarios para el examen.

42
 PROGRAMA DE AUDITORÍA

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
OBJETIVOS:
 Evaluar el sistema de control
 Evaluar el destino y la utilización adecuada de los recursos
 Proponer estrategias para la recuperación de la cartera
Nº PROCEDIMIENTO REF.P/T RESPONSABLE FECHA
I FASE
1 Realizar una entrevista al Gerente de la E.A.Z.O. 07/02/2011
Institución
2 Evaluar la misión del Departamento de A.M.C.LL. 09/02/2011
Crédito y Cartera
3 Elaborar la matriz de medios internos y E.A.Z.O. 11/02/2011
externos
4 Análisis de la estructura organizacional E.A.Z.O. 14/02/2011
5 Construir y aplicar un cuestionario de A.M.C.LL
Control Interno al personal del E.A.Z.O. 16/02/2011
departamento
6 Desarrollo de hallazgos A.M.C.LL. 18/02/2011
7 Elaborar del informe del análisis y A.M.C.LL. 21/02/2011
diagnóstico situacional E.A.Z.O.
II FASE REF.P/T RESPONSABLE FECHA
8 Entrevistar al director de Crédito y E.A.Z.O. 25/02/2011
Cartera
9 Elaborar los flujogramas A.M.C.LL 28/02/2011
E.A.Z.O.
10 Elaborar y aplicar de encuestas a los A.M.C.LL. 04/03/2011
clientes E.A.Z.O.
11 Aplicar indicadores de gestión E.A.Z.O. 10/02/2011
III FASE
12 Elaborar hoja de resumen de conclusiones A.M.C.LL. 14/03/2011
y recomendaciones de los hallazgos
13 Elaborar la hoja de trabajo de valoración A.M.C.LL. 16/03/2011
de riesgo y actividades
14 Realizar el informe de auditoría A.M.C.LL. 18/03/2011
E.A.Z.O.

Tabla No. 2 Programa de Auditoría

43
 2.2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Conjuntamente con el Programa de Auditoría se debe elaborar un cronograma de

actividades, en el que consta la distribución del trabajo durante el examen:

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba.
TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera

Nº PROCEDIMIENTO MESES
I FASE FEBRERO MARZO

1 Realizar una entrevista al Gerente de la 2

Institución
2 Evaluar la misión del Departamento de Crédito 2
y Cartera
3 Elaborar la matriz de medios internos y 2
externos
4 Valorar la estructura organizacional 3
5 Construir y aplicar un cuestionario de Control 3
Interno al personal del departamento
6 Desarrollo de hallazgos 3

7 Elaborar del informe del análisis y diagnóstico 2

situacional
II FASE
8 Entrevistar al director de Crédito y Cartera 4
9 Elaborar los flujogramas 4
10 Elaborar y aplicar de encuestas a los clientes 4
11 Aplicar indicadores de gestión 4
III FASE
12 Elaborar hoja de hallazgos (resumen de 5
conclusiones y recomendaciones)
13 Elaborar la hoja de trabajo de valoración de 5
riesgo y actividades
14 Realizar el informe de auditoría 4
TOTAL 33 14
Tabla No. 3 Cronograma de Actividades
44
2.3. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

2.3.1. ENTREVISTA AL GERENTE

En la entrevista realizada al Ing. Fabián Ponce Cerda Gerente del Banco Nacional de
Fomento - Sucursal Riobamba, se pudo conocer aspectos importantes y generales de la
Institución y del Departamento sometido al examen de auditoría.

Según la entrevista se puedo detectar que el Departamento de Crédito y Cartera cuenta con
el personal idóneo ya que es sometido al proceso de selección, el mismo que es capacitado
para un mejor desempeño laboral cumpliendo con todas las disposiciones emanadas por
sus superiores.

El departamento se esfuerza por agilizar la concesión de créditos pero existen diversas

complicaciones que acarrea la demora de los trámites teniendo como consecuencia
insatisfacción de los clientes.

Pese a no contar con publicidad frecuente la institución mantiene un gran número de

clientes por ser una entidad del Estado que brinda servicios a la comunidad.

El desarrollo de la entrevista se encuentra detallado en el Anexo No. 04.

A continuación se presenta el modelo de la entrevista:

45
 ENTREVISTA AL GERENTE DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL DE RIOBAMBA

OBJETIVO: Obtener información general de la Institución y del Departamento de Crédito

y Cartera.

1) ¿Cuál es su nombre y que tiempo lleva en sus funciones?

2) ¿Realizan Planificación Estratégica?
3) ¿Existe métodos de difusión de la planificación estratégica hacia el personal?
4) ¿Se efectúan reuniones de la alta dirección para tratar asuntos estratégicos de la
institución?
5) ¿Dentro de la plantilla de personal, existen empleados mayores de 60 años?
6) ¿Cuáles son los atributos que más distinguen a su personal: experiencia, la
dedicación, la paciencia, la lealtad, el profesionalismo o el bajo ausentismo?
7) ¿Considera que el departamento de Recursos Humanos del Banco contrata a la
persona correcta, sin importar la edad?
8) ¿Con qué normas de seguridad cuenta el Banco?
9) ¿El banco otorga capacitaciones al personal del Departamento de Crédito y
Cartera?
10) ¿Cómo calificaría el desempeño del personal que labora en el Departamento de
Crédito y Cartera?
11) ¿Considera que el proceso de otorgación de crédito es adecuado y por qué?
12) ¿Se genera publicidad sobre los servicios de crédito que otorga el banco, cuáles?
13) ¿Se ha reducido o incrementado el índice de recuperación de cartera en el último
año?
14) ¿Considera que debería existir alguna mejora en el Departamento de Crédito y
Cartera?
15) ¿Se ha realizado con anterioridad trabajos de Auditoría de Gestión en el
Departamento de Crédito y Cartera y cuáles han sido los resultados?

46
2.3.2 EVALUACIÓN DE LA MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y
CARTERA

Para evaluar la misión se aplicó el cuestionario de control interno a todo el personal del
Departamento, el mismo que está conformado por 10 personas.

Una vez terminada la tabulación pudimos verificar que todo el personal respondió
positivamente a cada una de las interrogantes expuestas.

MISIÓN

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de los procesos de crédito y cartera a
fin de lograr la concesión, seguimiento y recuperación de crédito, así como la captación de
recursos, mediante la aplicación de normas y procedimientos.

47
 CUESTIONARIO PARA ANALIZAR LA MISIÓN

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba.

MOTIVO DEL EXAMEN: Conocer si la misión del Departamento de Crédito y Cartera
permite que el personal tenga claramente definida la orientación que debe seguir.

RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO NA
¿Tiene el Departamento un concepto de
1 100%
misión que exprese su razón de ser?
¿El enunciado de la misión identifica el
2 quehacer esencial del Departamento, cuyo 100%
propósito se cumple con el cliente?
3 ¿Se ha formulado en términos claros la
100%
misión, particularmente del personal?
4 ¿La misión es difundida y se mantiene
100%
presente entre el personal del Dpto.?
5 ¿El personal tiene presente la idea de tener
resultados finales acorde con la misión del 100%
Departamento?
6 ¿El enunciado de la misión contiene
conceptos que denotan valor para sus 100%
diferentes partes interesadas?
7 ¿Se mantiene entre el personal una
orientación hacia el cliente, con la idea de 100%
satisfacerlo?
8 ¿La filosofía de la misión sustenta un nivel
100%
de responsabilidad social?
9 ¿Es la misión realmente una guía de
100%
actuación?
10 ¿Los programas, acciones, estrategias y
demás prácticas son congruentes con el 100%
contenido de la misión?
ELABORADO POR: A.M.C.LL
Tabla No. 4 Cuestionario para analizar la misión

48
EVALUACIÓN Y ANÁLISIS

La misión del Departamento de Crédito y Cartera mantiene un 100% de confianza, debido

a que todo el personal conoce del enunciado y tiene clara la labor que debe cumplir para
alcanzar los resultados esperados, también la misión se presenta en términos claros lo cual
permite tener una idea precisa de la razón del Departamento.

El enunciado de la misión está latente en el personal por ende están consientes del aporte
que proporcionan para el crecimiento y fortalecimiento de la institución, además la misión
constituye una orientación que permite a los profesionales guiar a los clientes en el apoyo
crediticio promoviendo de tal manera el desarrollo económico de la población.

Las estrategias, programas y demás prácticas que realiza el Departamento se elabora en

base a la misión ya que de ella se desprende términos que tienen que ver con la
productividad del departamento en sus operaciones.

Como conclusión podemos decir que la misión actual se encuentra bien establecida lo que
le permite al departamento tener una base sólida de administración.

49
2.3.3 ANÁLISIS MATRIZ FODA

El FODA, es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos

internos o externos de programas o proyectos.

El Departamento de Crédito y Cartera cuenta con un FODA, los elementos que se deben
analizar durante el análisis FODA corresponden a las fortalezas y debilidades que se tiene
respecto a la disponibilidad de recursos, personal, servicios, entre otros.

El entorno de la institución son todos los elementos ajenos a la institución que son
relevantes para su funcionamiento.

FACTORES EXTERNOS CLAVES FACTORES INTERNOS CLAVES

OPORTUNIDADES FORTALEZAS
Presencia de instituciones gubernamentales Talento humano con experiencia crediticia
(MAGAP, INIAP y otras) y organizaciones no
gubernamentales, con quienes se podría establecer
alianzas estratégicas de apoyo mutuo.
Demanda ciudadana de recursos para inversión. Conocimiento de las condiciones geográficas,
ambientales, productivas y socioeconómicas
Programas financieros para los ecuatorianos Atención crediticia en toda la jurisdicción
migrantes operativa de la Zonal
Elaboración de un plan de difusión de los servicios Amplia cobertura de oficinas para atención al
que ofrece el BNF a través de otras instituciones. cliente
Bajas tasas de interés en relación con las otras Capacidad de negociación
instituciones financieras
Apoyo político Nacional para el desarrollo Condiciones crediticias preferenciales
comunitario
Aprovechamiento del paisaje agrario para el Otorgar varias líneas de crédito
desarrollo agroindustrial
Existe instituciones de educación superior Software actualizado para el registro y control de
reconocidas a nivel nacional que permiten contar las operaciones
con personal idóneo
Llegar con financiamiento a los sectores pequeño y Infraestructura propia
mediano productor del país.
Cuenta con fondos propios

50
AMENAZAS DEBILIDADES
Alto nivel de competencia por parte de las Normativa de crédito desactualizada con
entidades financieras privadas regulaciones que se contraponen a la realidad del
BNF.
Oferta diversificada de los productos y servicios Falta de capacitación en la aplicación del Manual
financieros por parte de la banca privada. del Perito evaluador.
Alto riesgo de desvíos de inversiones de los Inexistencia de un Manual de Recuperación.
créditos otorgados
Condiciones ambientales adversas y casos No se cuenta con un área de cobranzas
fortuitos.
Inestabilidad política y económica. Falta de equipos (impresoras láser) y muebles
(archivadores) que permitan tener perfectamente
ordenado el archivo
Entidades financieras privadas con tecnología de No se cuentan con alianzas estratégicas que
punta. participen en el asesoramiento técnico durante las
etapas de producción y comercialización a los
clientes
Falta de cultura en el pago Resistencia al cambio por parte de algunos
empleados.
Daños en las carreteras afecta el rodaje de Baja productividad de algunos empleados cuyos
vehículos perfiles no están acordes a las funciones que
desempeñan.
Falta de estímulos para mejorar la productividad
del personal.
Falta de políticas para: desarrollo personal,
selección, inducción y evaluación de desempeño.

Tabla No. 5 Análisis Matriz FODA

51
 BANCO NACIONAL DE FOMENTO SURCUSAL DE RIOBAMBA
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA
PERFIL ESTRATÉGICO INTERNO
DEBILIDAD NORMAL FORTALEZA
GRAN GRAN
ASPECTOS INTERNOS DEBILIDAD
DEBILIDAD EQUILIBRIO FORTALEZA
FORTALEZA

1 2 3 4 5
Talento humano con experiencia
crediticia
Conocimiento de las condiciones
geográficas, ambientales, productivas y
socioeconómicas
Atención crediticia en toda la
jurisdicción operativa de la Zonal
Amplia cobertura de oficinas para
atención al cliente
Capacidad de negociación
Condiciones crediticias preferenciales

Otorgar varias líneas de crédito

Software actualizado para el registro y
control de las operaciones
Infraestructura propia
Cuenta con fondos propios
Normativa de crédito desactualizada con
regulaciones que se contraponen a la
realidad del BNF.
Falta de un Manual para el Perito
evaluador.
Inexistencia de un Manual de
Recuperación.
No se cuenta con un área de cobranzas

Falta de equipos (impresoras láser) y

muebles (archivadores) que permitan
tener perfectamente ordenado el archivo
No se cuentan con alianzas estratégicas
que participen en el asesoramiento
técnico durante las etapas de
producción y comercialización a los
Resistencia al cambio por parte de
algunos empleados.
Baja productividad de algunos
empleados cuyos perfiles no están
acordes a las funciones que desempeñan.
Falta de estímulos para mejorar la
productividad del personal.
Falta de políticas para: desarrollo
personal, selección, inducción y
evaluación de desempeño.
TOTAL 7 3 0 4 6
PORCENTAJE 35.00% 15.00% 0 20.00% 30.00%
Cuadro No. 1 Perfil Estratégico Interno
52
 BANCO NACIONAL DE FOMENTO SURCUSAL DE RIOBAMBA
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA
PERFIL ESTRATÉGICO EXTERNO
DEBILIDAD NORMAL FORTALEZA
GRAN
GRAN OPORTUNIDA
ASPECTOS EXTERNOS AMENAZA
AMENAZA EQUILIBRIO
D
OPORTUNIDA
D
1 2 3 4 5
Presencia de instituciones
gubernamentales (MAGAP, INIAP y
otras) y organizaciones no
gubernamentales.
Demanda ciudadana de recursos para
inversión.
Programas financieros para los
ecuatorianos migrantes
Elaboración de un plan de difusión de
los servicios que ofrece el BNF a través
de otras instituciones.
Bajas tasas de interés en relación con las
otras instituciones financieras
Apoyo político Nacional para el
desarrollo comunitario
Aprovechamiento del paisaje agrario
para el desarrollo agroindustrial
Existe instituciones de educación
superior reconocidas a nivel nacional
que permiten contar con personal idóneo
Llegar con financiamiento a los sectores
pequeño y mediano productor del país.
Alto nivel de competencia por parte de
las entidades financieras privadas
Oferta diversificada de los productos y
servicios financieros por parte de la
banca privada.
Alto riesgo de desvíos de inversiones de
los créditos otorgados
Condiciones ambientales adversas y
casos fortuitos.
Inestabilidad política y económica.
Entidades financieras privadas con
tecnología de punta.
Falta de cultura en el pago
Falta de coordinación del tiempo para
realizar una función de trabajo.
Daños en las carreteras afecta el rodaje
de vehículos
TOTAL 5 4 2 3 4
PORCENTAJE 27.78% 22.22% 11.11% 16.67% 22.22%

Cuadro No. 2 Perfil Estratégico Externo

53
 MATRIZ DE MEDIOS INTERNOS

Para la evaluación del desenvolvimiento del departamento la ponderación será la siguiente:

La clasificación que se usara en los parámetros son:

1 = Debilidad grave o muy importante

2 = Debilidad menor
3 = Equilibrio
4 = Fortaleza menor
5 = Fortaleza importante

EL resultado ponderado se obtiene entre la ponderación y el parámetro asignado. Se suma

el resultado ponderado de cada uno de los factores.

Para los resultados internos la clasificación puede ser entre 5 máximo que implica que la
empresa está estable y 1 mínimo que indica que la empresa tiene problemas, la media es
igual a 3,5. Cuando el resultado es inferior al promedio se tienen más debilidades que
fortalezas, y si el resultado es mayor al promedio se posee más fortalezas que debilidades.

54
Nº FACTORES INTERNOS PONDERACIÓN CLASIFICACIÓN RESULTADO
CLAVES PONDERADO
FORTALEZAS
1 Talento humano con
experiencia crediticia 0.05 5 0.25
2 Conocimiento de las
condiciones geográficas,
ambientales, productivas y 0.05 5 0.25
socioeconómicas
3 Atención crediticia en toda
la jurisdicción operativa de 0.05 4 0.20
la Zonal
4 Amplia cobertura de
oficinas para atención al 0.05 5 0.25
cliente
5 Capacidad de negociación 0.05 4 0.20
6 Condiciones crediticias
preferenciales 0.05 4 0.20
7 Otorgar varias líneas de
crédito 0.05 5 0.25
8 Software actualizado para
el registro y control de las 0.05 5 0.25
operaciones
9 Infraestructura propia 0.05 4 0.20
10 Cuenta con fondos propios 0.05 5 0.25

DEBILIDADES
11 Normativa de crédito
desactualizada con
regulaciones que se 0.05 1 0.05
contraponen a la realidad
del BNF.
12 Falta de capacitación en la
aplicación del Manual del 0.05 1 0.05
Perito evaluador.
13 Inexistencia de un Manual
de Recuperación. 0.05 1 0.05
14 No se cuenta con un área de
cobranzas 0.05 1 0.05
15 Falta de equipos
(impresoras láser) y
muebles (archivadores) que 0.05 1 0.05
permitan tener
perfectamente ordenado el
archivo
55
 16 No se cuentan con alianzas
estratégicas que participen
en el asesoramiento técnico
durante las etapas de 0.05 2 0.10
producción y
comercialización a los
clientes
17 Resistencia al cambio por
parte de algunos 0.05 2 0.10
empleados.
18 Baja productividad de
algunos empleados cuyos
perfiles no están acordes a 0.05 1 0.05
las funciones que
desempeñan.
19 Falta de estímulos para
mejorar la productividad 0.05 2 0.10
del personal.
20 Falta de políticas para:
desarrollo personal, 0.05 1 0.05
selección, inducción y
evaluación de desempeño.
TOTAL 1 59 2,95
Cuadro No. 3 Matriz de Medios Internos

El resultado de 2.95, indica que el departamento tiene más debilidades que fortalezas, por
lo que se requiere preservar y mejorar el departamento internamente, poner más énfasis en
la comunicación con el personal, la capacitación del talento humano para el desarrollo
eficiente y el trabajo productivo. Persistir en las acciones que incrementan las fortalezas
del departamento como la automatización y actualización constante de la tecnología para
un mejor servicio al cliente, tener mayor cuidado y tomar acciones correctivas que
mejoren el desempeño del departamento.

56
 MATRIZ DE MEDIOS EXTERNOS

Para la evaluación del desenvolvimiento del departamento la ponderación será la siguiente:

La clasificación que se usara en los parámetros son:

1 = Amenaza importante
2 = Amenaza menor
3 = Equilibrio
4 = Oportunidad menor
5 = Oportunidad importante

EL resultado ponderado se obtiene entre la ponderación y la clasificación. Se calcula la

suma del resultado ponderado de cada uno de los factores.

En los resultados externos la clasificación puede ser entre 5 máximo que implica que el
departamento tiene mayores oportunidades y 1 mínimo que indica que el departamento
enfrenta amenazas importantes, la media es igual a 3,5. Cuando el resultado es inferior al
promedio se tienen más amenazas que oportunidades, y si el resultado es mayor al
promedio se posee más oportunidades que amenazas.

57
Nº FACTORES EXTERNOS PONDERACIÓN CLASIFICACIÓN RESULTADO
CLAVES PONDERADO
OPORTUNIDADES
1 Presencia de instituciones
gubernamentales
(MAGAP, INIAP y otras) 0.055… 5 0.277…
y organizaciones no
gubernamentales.
2 Demanda ciudadana de
recursos para inversión. 0.055… 3 0.166…
3 Programas financieros
para los ecuatorianos 0.055… 4 0.222…
migrantes
4 Elaboración de un plan de
difusión de los servicios 0.055… 4 0.222…
que ofrece el BNF a través
de otras instituciones.
5 Bajas tasas de interés en
relación con las otras 0.055… 5 0.277…
instituciones financieras
6 Apoyo político Nacional
para el desarrollo 0.055… 5 0.277…
comunitario
7 Aprovechamiento del
paisaje agrario para el 0.055… 5 0.277…
desarrollo agroindustrial
8 Existe instituciones de
educación superior
reconocidas a nivel 0.055… 3 0.166…
nacional que permiten
contar con personal idóneo
9 Llegar con financiamiento
a los sectores pequeño y 0.055… 4 0.222…
mediano productor del
país.
AMENAZAS
10 Alto nivel de competencia
por parte de las entidades 0.055… 2 0.111…
financieras privadas
11 Oferta diversificada de los
productos y servicios 0.055… 2 0.111…
financieros por parte de la
banca privada.
12 Alto riesgo de desvíos de
inversiones de los créditos 0.055… 1 0.055…
otorgados
58
 13 Condiciones ambientales
adversas y casos fortuitos. 0.055… 2 0.11…
14 Inestabilidad política y
económica. 0.055… 1 0.055…
15 Entidades financieras
privadas con tecnología de 0.055… 1 0.055…
punta.
16 Falta de cultura en el pago 0.055… 1 0.055…
17 Falta de coordinación del
tiempo para realizar una 0.055… 1 0.055…
función de trabajo.
18 Daños en las carreteras
afecta el rodaje de 0.055… 2 0.11…
vehículos
TOTAL 1 53 2.82

Cuadro No. 4 Matriz de Medios Externos

Como resultado se obtuvo 2,82 lo cual indica que el Departamento tiene mayores
amenazas que oportunidades, de manera que el departamento se beneficia de la
intervención de instituciones gubernamentales y del apoyo político nacional; la
competencia creciente en el medio hace que el departamento disminuya la oportunidad de
incrementar la colocación de créditos. Debiéndose tomar medidas precautelarías que
ayuden a que las oportunidades sean aprovechadas.

59
2.3.4 ANÁLISIS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO
DE CRÉDITO Y CARTERA

El Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba tiene entre sus estamentos el

Departamento de Crédito y Cartera el cual involucra varios cargos de administración,
análisis y soporte:

 Director de Crédito
 Responsable de Crédito
 Oficiales de Crédito
 Asistentes de Crédito
 Responsable de Cartera
 Asistentes de Cartera

El Departamento no cuenta con un organigrama por ello los niveles de responsabilidad y

autoridad jerárquica se determinan en la siguiente estructura:

60
 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA
BANCO NACIONAL DE FOMENTO SUCURSAL RIOBAMBA
ORGANIGRAMA (PROPUESTO)

COMITÉ CRÉDITO
Y CARTERA

DIRECTOR DEL
DEPARTAMENTO

RESPONSABLE RESPONSABLE
DE CRÉDITO DE CARTERA

OFICIAL DE ASISTENTE DE
CRÉDITO CARTERA

ASISTENTE DE
CRÉDITO

Referencias:
Autoridad

Figura No. 6 Organigrama Departamento de Crédito y Cartera

61
2.3.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE
CRÉDITO Y CARTERA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
SUBCOMPONENTE: Talento Humano
RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO NA
¿Está el número de empleados en
1 proporción al volumen de operaciones 100%
del departamento?
2 ¿Considera usted que existe un buen 100%
ambiente de trabajo entre el personal?
3 ¿Existe rotación del personal? 100%
4 ¿Se realizan supervisiones periódicas 100%
de su trabajo?
5 ¿Cuenta la institución con métodos de 100%
control de asistencia?
6 ¿Dígase si se tienen programas 100%
continuos de capacitación y
perfeccionamiento al personal del
Dpto?
7 ¿Conoce el personal las funciones y 100%
objetivos del departamento así como
sus obligaciones y responsabilidades?
8 ¿Esta Ud. al tanto de las políticas, 100%
reglamentos y procedimientos del
Departamento?
9 ¿Se evalúa cuando menos dos veces al 100%
año el desempeño del personal con
base en la descripción del puesto que
ocupa y se califica el merito con base
a su rendimiento?
10 ¿Se estimula la participación del 100%
personal en las decisiones de
operaciones y trabajo en equipo?

62
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
SUBCOMPONENTE: Talento Humano

RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO NA
11 ¿Se otorgan premios e incentivos por 30% 70%
aumentos de productividad debidos al
desempeño o sugerencias del
personal?
12 ¿Se realizan actividades sociales o 100%
deportivas del personal?
13 ¿Existen sanciones para el personal? 100% Amonestación verbal,
escrita, multas.
14 ¿La administración evalúa el 100%
desempeño del departamento con
relación a la meta institucional?
15 ¿Se toma en cuenta la antigüedad de 100%
trabajo de los empleados para delegar
responsabilidades?
Tabla No. 6 Cuestionario Control Interno Talento ELABORADO POR: A.M.C.LL
Humano

TABULACIÓN

Cuestionario aplicado al personal del Departamento (10 personas)

No. DE PREGUNTA
OPCIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
SI 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 3 10 10 10 10
NO 7
TOTAL 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
FUNCIONARIOS

Pregunta No. 11
3 * 100 / 10 = 30%
7 * 100 / 10 = 70%

63
DESARROLLO DE HALLAZGOS

1. TÍTULO: CARENCIA DE INCENTIVOS POR AUMENTO DE

PRODUCTIVIDAD

• Condición: El personal no recibe ninguna clase de premio o incentivo por

incrementar su productividad en el desempeño de sus operaciones.

• Criterio: Para obtener un mayor desempeño y cumplimiento de las labores, la

institución debe estimular el esfuerzo del personal.

• Causa: No se ha analizado la opción de otorgar incentivos por aumento de

productividad y además porque no existen políticas establecidas respecto a
incentivos.

• Efecto: Baja productividad en el cumplimiento de las obligaciones dando lugar a la

demora en las operaciones.

CONCLUSIÓN: La carencia de incentivos no permite el incremento de productividad en

el desempeño del personal.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA: Se genere políticas de incentivos al personal que

incremente la productividad, no necesariamente debe ser incentivos económicos puede ser
con cartas de felicitación, diplomas al merito, medallas, entre otros métodos de incentivo.

2. TÍTULO: SANCIONES AL PERSONAL

• Condición: El personal que contravenga las disposiciones legales o reglamentarias

del Banco son sancionados.

• Criterio: Dependiendo de la gravedad de la falta cometida por el servidor

Reglamento Interno de Trabajo

64
Art. 86.- Se sancionará a los servidores con amonestación verbal por las siguientes
causas:
a) Dos atrasos injustificados en un período de mes calendario;
b) Abandono injustificado el trabajo por un período de hasta treinta minutos;
c) Falta de colaboración;
d) Incumplimiento leve de sus deberes y obligaciones; y,
e) Ejercicio de actividades ajenas a sus funciones especificas durante el horario de
trabajo
Art. 87.- Se sancionará a los servidores con amonestación escrita por las siguientes
causas:
a) Tres atrasos injustificados en un mes calendario;
b) Reincidencia en la falta de colaboración, en el abandono injustificado del
trabajo por un tiempo de hasta treinta minutos, o en el ejercicio de actividades
ajenas a sus funciones especificas durante el horario de trabajo, en el lapso de
un mes calendario;
c) Incumplimiento considerable de sus deberes y obligaciones;
d) Desobediencia injustificada a las órdenes de los superiores;
e) Falta de cortesía y consideración debidas en sus relaciones con el público,
superiores, subalternos y compañeros de trabajo;
f) Falta injustificada de un día en un mes calendario; y,
g) No llevar puesta la ropa adecuada para el trabajo durante la jornada de labor, o
parte de ella, en los días de utilización obligatoria, o llevarla puesta en forma
antirreglamentaria.
Art. 88.- Se sancionará a los servidores con multas de hasta el diez por ciento de su
remuneración diaria, por las siguientes causas:
a) Por más de tres hasta cinco atrasos injustificados en un mes calendario;
b) Por abandono injustificado del trabajo por un tiempo mayor de treinta minutos;
c) Por reincidencia en alguna de las otras faltas que hayan ocasionado
amonestación escrita, y,
d) Por falta injustificada de hasta dos días laborables en un mes calendario.
Art. 89.- De acuerdo con lo dispuesto en el Código de Trabajo, el Banco podrá
solicitar el visto bueno, cuando el servidor incurra en una de las siguientes causales:
65
 a) Por más de seis atrasos injustificados; por abandono del trabajo por un tiempo
mayor de tres días consecutivos, sin causa justificada, o por cuatro o más faltas
injustificadas, no consecutivas, siempre que dichas faltas o atrasos se hayan
producido dentro de un período mensual de labor;
b) Por reincidencia en las faltas que hayan ocasionado la sanción de multa;
c) Por indisciplina o desobediencia graves a sus deberes y obligaciones
especificados en las leyes y reglamentos del Banco;
d) Por injurias graves, escritas o verbales, o agresión física al Gerente General o a
quienes lo representen, o a sus conyugues, ascendientes o descendientes;
e) Por ineptitud en la ocupación o labor para la cual se haya comprometido;
f) Por denuncia injustificada contra el empleador, con respecto a sus obligaciones
en el IESS;
g) Por no acatar las medidas de seguridad, previsión e higiene, exigidas por la ley
y las normas internas;
h) Por faltar a la reserva bancaria, o por proporcionar información o documentos
reservados o confidenciales;
i) Por haber inducido al Banco a celebrar el contrato o conferir su nombramiento
con información o documentos falsos;
j) Por valerse de documentos falsos para justificar su inasistencia al trabajo o para
recibir algún beneficio; y,
k) Por falta de probidad o por conducta inmoral.

• Causa: Incumplimiento de los Artículos 86, 87, 88, 89 del Reglamento Interno de
Trabajo.

• Efecto: La aplicación de sanciones origina que el personal tenga precaución de

cometer faltas que perjudique su labor y el de la institución.

CONCLUSIÓN: En la institución si se sanciona al personal pero esto depende de la falta

cometida.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA: Aplicar las sanciones conforme a las

disposiciones del Código de Trabajo y del Reglamento Interno de Trabajo.
66
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
SUBCOMPONENTE: Área de Crédito
RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO NA
¿Tiene conocimiento del Reglamento de
1 100%
Crédito?
2 ¿Antes de la autorización de un 100%
desembolso de crédito se realiza un
estudio razonado que asegure su destino?
3 ¿Se lleva un registro detallado de los 100%
documentos que respaldan un crédito?
4 ¿Existe un monto presupuestado para la 100%
otorgación de créditos?
5 ¿Existe una persona encargada de 100%
archivar los expedientes de crédito?
6 ¿Se verifica por cuenta física expedientes 28,57 71,43
de créditos cuando menos una vez por
cada año?
7 ¿Se analiza el riesgo de crédito? 100%
8 ¿Se verifican los títulos de propiedad del 100%
cliente o garante?
9 ¿Existen documentos para autorizar la 100%
salida del personal a realizar los
respectivos avalúos?
10 ¿Cuenta el departamento con peritos 100% Calificado por la
avaluadores? Superintendencia de
Bancos y Seguros
11 ¿Se realiza un análisis exhaustivo para la 100%
concesión de crédito con un nivel bajo de
riesgo?
12 ¿Existe un plan de promoción y difusión de 100%
los productos y servicios financieros que
ofertan?
13 ¿Se mantienen datos actualizados de los 100%
clientes en cuanto a su situación económico-
financiera-patrimonio y legal?
67
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
SUBCOMPONENTE: Área de Crédito
RESPUESTAS COMENTARIOS
N° PREGUNTAS SI NO NA
14 ¿Cuenta con un comité de crédito para la 100%
respetiva aprobación?
15 ¿Si el monto del crédito excede el límite 100% Interviene Casa
autorizado requiere de otro proceso? Matriz
16 ¿El departamento cumple con las leyes, 100%
reglamentos, instructivos, regulaciones,
etc. establecidas?
17 ¿El acceso a los recursos, registros y 100%
comprobantes está protegido por
mecanismos de seguridad y limitado a las
personas autorizadas?
18 ¿El sector crediticio efectúa la 100%
calificación y análisis de los clientes?
19 ¿Existen flujogramas que indiquen El personal conoce el
claramente los pasos a seguir para la 100% proceso de crédito no
concesión y recuperación de un crédito? existen flujogramas
20 ¿Cuenta el Dpto. con indicadores de 100%
gestión?
Tabla No. 7 Cuestionario de Control Interno Área ELABORADO POR: A.M.C.LL..
Crédito

TABULACIÓN

Cuestionario aplicado a 7 funcionarios que laboran en el área de Crédito

No. DE PREGUNTA
OPCIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
SI 7 7 7 7 7 2 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7
NO 5
TOTAL 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7

Pregunta No. 6
2 * 100 / 7 = 28,57%
5 * 100 / 7 = 71,43%
68
DESARROLLO DE HALLAZGOS

3. TÍTULO: VERIFICACIÓN FÍSICA DE EXPEDIENTES DE CRÉDITO

• Condición: El área de Crédito no realiza constataciones físicas de expedientes ni

una sola vez en el año y existen documentos extraviados porque presenciamos el
momento en el que un cliente solicitaba el mismo y no se sabía con exactitud dónde
estaba ubicado.

• Criterio: El personal de Crédito debería efectuar el conteo físico de los expedientes

de tal manera tener un registro que permita saber la ubicación y condición del
mismo.

• Causa: Descoordinación y falta de organización del personal de área para que se

realice la verificación física de los expedientes.

• Efecto: Podrían extraviarse más expedientes originando malestar en los clientes y

en el personal pues no existe un registro alguno de su ubicación.

CONCLUSIÓN: No se realiza en el año ninguna constatación física de los expedientes ya

que no se conoce su ubicación exacta pues no existe ningún registro.

RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO: Para evitar la

pérdida o deterioro de los expedientes debería realizar la constatación física por lo menos
dos veces en el año de tal manera se llevaría un registro que permita tener constancia de la
ubicación y estado del expediente; esta actividad debería constar en la planificación de la
operación anual.

4 TÍTULO: NO EXISTEN FLUJOGRAMAS

• Condición: No se utilizan flujogramas en los que se detallan los procedimientos a

seguir con la documentación respectiva y el responsable, el personal conoce de los
procesos pero estos no se encuentran de manera escrita.
69
 • Criterio: Los flujogramas son de gran importancia ya que siguen una secuencia
lógica y ordenada de los procesos y determinan responsabilidades.

• Causa: No necesarios porque el personal conoce de los procesos.

• Efecto: Personal nuevo o rotación del mismo puede retrasar las operaciones debido
a la falta de información y conocimiento alguno de los procedimientos.

CONCLUSIÓN: No se utilizan flujogramas que indiquen los procesos a seguir.

RECOMENDACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA: Elaborar

flujogramas que se ajusten a la realidad del proceso en donde se identifique las funciones
de cada uno de los responsables del proceso con facilidad y evitando confusiones.

5 TÍTULO: NO SE APLICAN INDICADORES DE GESTIÓN

• Condición: El Departamento no utiliza indicadores de gestión para supervisar y

evaluar el desempeño del personal.

• Criterio: Se debe aplicar indicadores de gestión los cuales constituirán la expresión

cuantitativa y cualitativa del desempeño del personal permitiendo tomar acciones
correctivas.

• Causa: Desconocimiento de la aplicación de indicadores de gestión.

• Efecto: La falta de aplicación de indicadores no permite detectar posibles

desviaciones con respecto a las cuales la administración podrá tomar acciones.

CONCLUSIÓN: No se aplican indicadores de gestión en el departamento

RECOMENDACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA: Aplicar

indicadores que reflejen el grado en el que las actividades que se ejecutan se han
alcanzado.
70
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
SUBCOMPONENTE: Área de Cartera
RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO NA
¿Son adecuadas las instalaciones de
servicios para el personal, así como 100%
1
los equipos, iluminación y
ventilación?
2 ¿Existe una persona responsable del 100%
almacenamiento de los documentos?
3 ¿Existe una persona encargada de 100%
notificar a los clientes en caso de
morosidad?
4 ¿El acceso a los recursos, registros y 100%
comprobantes está protegido por
mecanismos de seguridad y limitado
a las personas autorizadas?
5 ¿Se revisan debidamente los saldos 100%
pendientes para determinar cuáles son
los clientes morosos?
6 ¿Se respalda en medios magnéticos 100%
los reportes de periódico de cartera?
7 ¿Las cuentas atrasadas y las 100% Se involucra personal
incobrables se revisan por algún de Crédito, Legal y
funcionario ajeno al Departamento? Gerencia
8 ¿El sistema informático refleja la 100%
información financiera de manera
completa y exacta?
9 ¿Se informa periódicamente a una 100% Se emiten reportes
persona responsable acerca de la previos al vencimiento
cartera vencida y por vencer? y actualización de
cartera vencida
10 ¿Se realiza arqueos de los pagares? 100% Cada semestre
11 ¿Se autorizan adecuadamente los 100%
saneamientos de créditos por
morosidad o descuentos?
12 ¿Se mantiene un registro de cuentas a 100%
cobrar en función de la antigüedad de
saldos?

71
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera
SUBCOMPONENTE: Área de Cartera

RESPUESTAS
Nº PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO NA
13 ¿Se controla las cuentas inactivas? 100%
14 ¿Se cuenta con información del nivel 100%
de deuda confiable y actualizado?
15 ¿Existe un Manual para la 100%
recuperación de la Cartera?
ELABORADO POR: A.M.C.LL
Tabla No. 8 Cuestionario de Control Interno
Área Cartera

DETERMINACIÓN DE HALLAZGOS

6 TÍTULO: INEXISTENCIA DEL MANUAL DE RECUPERACIÓN DE CARTERA

• Condición: Carencia de un manual para la recuperación de la cartera.

• Criterio: Debería existir un Manual de Recuperación de Cartera para agilitar el

proceso de recuperación y que todos los empleados tengan conocimiento evitando
problemas.

• Causa: Desde la Casa Matriz no se ha elaborado el manual.

• Efecto: Confusión en los procesos de recuperación de cartera por ende genera

problemas.

CONCLUSIÓN: Los problemas de cartera se basan en la inexistencia de un manual de

recuperación de cartera.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA: Solicitar a la Casa Matriz la elaboración de un

manual de recuperación de cartera aportando con ideas para su ejecución.

72
2.3.6 ENTREVISTA AL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y
CARTERA

Se entrevistó al Ing. Diego Murillo quien es el Director del Departamento de Crédito y

Cartera, se dio a conocer el propósito de nuestro trabajo, así como también a las personas
encargadas de su ejecución, luego de haber leído las preguntas expuestas procedió a
explicar a cada una de ellas, las respuestas a las interrogantes se encuentra en el Anexo No.
05

PROPÓSITO DE NUESTRO TRABAJO

 Dar a conocer la conformación de nuestro equipo de trabajo.

 Revisar y Evaluar los rendimientos de los métodos, controles, planes y
Procedimientos.
 Solicitar Autorización al Director para que nos permita realizar la auditoría de
Gestión

A) EQUIPO DE TRABAJO

SUPERVISOR: Eco. Antonio Durán

JUNIOR 1: Alexandra Zavala
JUNIOR 2: Alexandra Caiza

B) SOLICITAR INFORMACIÓN GENERAL QUE CONTENGA.

1. ¿Cómo es la comunicación dentro del Departamento de Créditos?

2. ¿Cuántos socios se atienden diariamente en el Departamento de Créditos y quién lo
hace?
3. ¿Cuáles son los aspectos que se toman en cuenta para el análisis del crédito?
4. ¿Realiza visitas de verificación a los socios?
5. ¿Se entrega oportunamente la tabla de amortización del préstamo a los clientes?
6. ¿Cuándo se genera el proceso de la cobranza?
7. ¿A quién pide la lista de socios en mora?
8. ¿Quién es el encargado de notificar la morosidad en la cartera?
9. ¿Cómo se procede para hacer efectiva la cartera vencida?
10. ¿Se cuenta con información a nivel de deuda confiable?
73
2.3.7 COMPONENTES SUJETOS A ANÁLISIS

Los componentes sujetos a análisis son el Área de Crédito y el de Cartera, se lo realiza

debido a que se necesita conocer si se están otorgando los créditos adecuadamente, y
además si la cartera se está recuperando oportunamente.

ÁREA DE CRÉDITO

El encargado de la gestión y ejecución de los productos y servicios crediticios de que

dispone la entidad financiera para sus clientes y público en general. Su función específica
es la gestión, análisis y aprobación de operaciones de crédito, responsabilizándose además
de su plena recuperación y rentabilidad.

ÁREA DE CARTERA

Se encarga de la revisión de la documentación de todo tipo de facilidades que ofrece el

banco a sus clientes y una vez conforme procede a la liquidación respectiva y de la misma
forma al vencimiento de una cuota procede con la cancelación debitando de la cuenta de
ahorros o corriente afectada y también contabilizando.

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA

ÁREA DE CRÉDITO

PROCESO CREDITICIO

A continuación presentamos el proceso que sigue el cliente para obtener un crédito en el

BNF:

• INFORMACIÓN

El profesional de crédito facilita información acerca de las líneas de crédito existentes, sus
características, requisitos generales y específicos, tasas de interés, plazo, forma de pago,
forma de desembolso, garantías y la prohibición de no poder financiar la compra de

74
acciones, el refinanciamiento de obligaciones a terceros, gastos financieros, el pago de
impuestos y compra de terrenos o de cualquier otro inmueble.

Además se aconsejará que se presente la escritura del bien a hipotecar al abogado de la

institución para verificar si éste puede ser hipotecado antes de que se incurra en los gastos
del préstamo.

También informará sobre la prohibición de conceder crédito a clientes clase C, en caso de

que el solicitante insista en su derecho de presentar la solicitud se advertirá que el BNF se
reserva también el derecho de aprobar, negar o suspender la solicitud planteada.

Es importante que al momento de dar la información se revise la Central de Riesgos del

Sistema Financiero Nacional y si es cliente del Banco su expediente.

• RECEPCIÓN

La solicitud se receptará con la presentación de todos los requisitos estipulados, añadir

además la información de la Central de Riesgos de Sistema Financiero Nacional, el
historial crediticio y la hoja de ruta.

Se receptará el informe confidencial y juramentado de estados financieros del solicitante,

ingresos y egresos del ejercicio económico del último año, valores que permitirán calcular
los índices financieros.

En caso de existir inconvenientes en la documentación, instruir al cliente para que presente

la documentación faltante, de no cumplir con los requisitos establecidos no se receptará la
solicitud.

• ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADICIONAL

Una vez conformado el expediente con los documentos ya indicados, se procede a realizar
la calificación del cliente de acuerdo al instructivo.

Al calificar el pago de obligaciones se debe considerar las deudas directas y las indirectas,
en el Historial Crediticio debe constar también los días de mora por créditos indirectos.

75
Es importante registrar el ingreso y la salida del expediente en la hoja de ruta a fin de llevar
un control del trámite de solicitudes y determinar el tiempo transcurrido en la realización
de cada trámite.

El consultor de crédito deberá considerar, previamente a sus dictámenes e informes

aspectos técnicos y financieros, es decir elementos de juicio que permitan tener un criterio
acertado para adoptar decisiones correctas, dejando a un lado sentimientos paternalistas y
facilismos.

• INSPECCIÓN

A través de la inspección se realiza el diagnóstico del lugar materia de la inversión y se

establece conjuntamente con el solicitante el plan de inversiones y el plan de explotación,
además se constata y avalúa las garantías reales ofrecidas para el respaldo de la operación
crediticia.

En el informe de inspección previa se hace constar las razones (técnicas y financieras) por
las cuales es recomendable conceder o no el crédito solicitado, la capacidad actual y
potencial de pago y que fuente de ingresos adicionales tiene que puedan cubrir una
eventual pérdida en el plan de inversiones propuesto.

• RESOLUCIONES

Después de verificar y comprobar que toda la información del cliente es fidedigna, el

profesional de crédito procede a elaborar la Resolución, para después someterla a discusión
ante el Comité de Crédito.

• SEGUIMIENTO

Los controles de inversión realizados por el Departamento de Crédito a los préstamos

concedidos y la recuperación casi total (sin intervención del Departamento Legal) de los
mismos demuestran la importancia de realizar un seguimiento periódico.

En los controles de inversión, a más de verificar las inversiones y las garantías es

importante determinar otros ingresos con los cuales el deudor pueda asegurar el pago

76
puntual del crédito y detallarlos claramente en el formato establecido para tal fin, en el
informe debe constar además el saldo actual de la deuda, valores vigentes y vencidos.

Existen quejas de la oportunidad en la entrega de créditos, es por esto que se propone el

siguiente flujograma de procesos en la gestión de créditos:

77
 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESOS DE CRÉDITO

Precalificación de riesgos de
créditos solicitados
Solicitud
de crédito
1
Determinar si se requiere
revisión legal preliminar de la
documentación
Documentos
habilitantes de Oficial de Crëdito
crédito
2
Analizar documentación y Informe legal de
Se requie - emitir informe de revisión
re revisión legal Sí revisión preliminar
preliminar? preliminar
Asesor Legal
No

3
Determinar si se
requiere visita

Oficial de Crédito

No Se requiere
visita?

Sí

4
Enviar documentación para
que se realice la visita y se
genere el informe técnico Programa de
financiero y el avalúo de visitas
garantías

Oficial de Crédito

Visitas a clientes
( Programación / Ejecución )

5
Analizar información del Propuesta de
crédito y elaborar propuesta de crédito para
crédito Comité
Oficial de Crédito

6 Acta de resolución
Analizar propuestas de crédito
y decidir sobre la aprobación
observando la normativa
vigente
Resolución sobre
Comité de Crédito el crédito

7
Devolver documentación Documentación
Aprueba el No explicando las razones
crédito?
Oficial de Crédito
Sí

A FIN

78
 A

8
Informar al cliente de los
términos en los cuales fue
aprobada la solicitud, y de
constar en la Resolución ,
solicitar nueva o mayor
información o documentos
requeridos

Oficial de Crédito

Crédito
requiere de Sí Contrato de seguros agrícolas
seguro agríco -
la?

No

9
Recibir documentos
completos

Oficial de Crédito

10
Realizar revisión legal
completa de la documentación
del crédito
Abogado BNF

Constitución de Garantías
(sólo si son garantías
propias)

ELABORADO POR: LAS AUTORAS

Figura No. 7 Flujograma Proceso de Crédito

79
ÁREA DE CARTERA

PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS

Los oficiales de crédito, son responsables de las actividades de recuperación de cartera,

con acciones extrajudiciales:

Cobranza Administrativa. Actividades realizadas por los oficiales de crédito para

recaudar el pago pendiente, son tareas administrativas como llamadas telefónicas, envío de
notificaciones de mora.

Cobranza Operativa. Para evitar que la operación vencida acumule más días de vencido
y se perjudique a la institución con generación de provisiones, el oficial de crédito y el
abogado del BNF harán las siguientes acciones: visita al cliente, entrega de notificaciones,
llamadas al garante de la operación y visita múltiple de las dos personas a cliente y garante.

Cobranza Prejudicial. Se realizan acciones de recuperación con participación del

abogado del Banco, con la documentación de soporte y un informe del seguimiento
realizado al cliente moroso. El abogado tendrá un plazo máximo de 30 días, a partir de la
entrega de toda la documentación, para la ejecución de esta etapa de cobro.

Cobranza Judicial. Una vez agotadas las etapas anteriores y expirando el plazo no mayor
a 30 días, otorgado en la etapa de cobro extrajudicial, se realiza la demanda a través del
abogado.

El abogado cuya misión principal dentro de un esquema de cobranza, es poner en marcha

todos los mecanismos legales que se deriven de las garantías crediticias extendidas por el
deudor, con el fin de obtener el pago forzoso del dinero adeudado a la entidad. Por esta vía
de cobro se persigue el patrimonio (hasta llegar al remate) del prestatario en mora y/o de su
garante, para que con el producto de la venta de los bienes que integran dicho patrimonio,
se satisfaga la totalidad de las obligaciones adeudas por el cliente.

El crédito es sinónimo de confianza, pues trae consigo y de la mano al riesgo crediticio

para una mejor ejecución de cobranza se propone el siguiente flujograma:

80
FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA

Cartera Vencida

Registro de la
Llamada telefónica llamada

Confirmación de
pago

Cancelación deuda
Si
No

Notificación escrita

Comprobante de
pago

No

Fin Visitas domiciliarias

SI
Negociación de
pago

No

Procedimiento legal

ELABORADO POR: LAS AUTORAS

Figura No. 8 Flujograma Proceso de Cobranza

81
ESTRATEGIAS PARA UNA MEJOR RECUPERACIÓN DE LA CARTERA

1) Conocer las políticas de la institución, en qué condiciones fue otorgado el crédito,

tasas de interés, etc., esto le dará ventaja pues en el momento de la negociación
tendrá muchos argumentos técnicos, convincentes y efectivos.

2) Conocer al deudor, saber de su economía, recuerde que no es lo mismo cobrar a un

abogado que a un campesino pues el lenguaje tiene que ser diferente, ¿qué clase de
deudor es? es un deudor profesional, ignorante, subversivo, cada uno de ellos
merecerá una buena estrategia que permita llegar hasta la conclusión de recaudo.

3) Promover al personal del área crédito a la recuperación de cartera mediante un

programa de incentivos

4) Establecer una meta de recuperación dependiendo del porcentaje de cartera que

posee. La meta no será fija, variará proporcionalmente de acuerdo al
comportamiento del índice de morosidad.

5) Otorgar la misma importancia a todas las carteras. Aunque siempre exigen mayor
firmeza las deudas de mayor monto y antigüedad, no olvide los adeudos recientes.

6) Contratar una agencia externa. Elegir esta solución puede ahorrar gastos internos y
aumentar la eficiencia administrativa, pues el personal especializado con que
cuenta una agencia, tiene el tiempo necesario para tratar y perseguir al deudor.

7) Hacer seguimiento permanente para mantener vínculo con el cliente.

8) Estructurar las sanciones para el deudor moroso, difundirlas desde el proceso de

selección y durante todo el tiempo que duren los desembolsos y la recuperación, y
aplicarlas cuando se cumplan las condiciones previstas.

9) Presentar planes de descuentos con base en el cumplimiento de los pagos de los

clientes

10) Ayudar a renegociar la deuda del cliente cuando este en problemas.

82
2.3.8 ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DEL BNF (Anexo Nº 06)

Mediante la encuesta se busca identificar los principales problemas del Departamento de

Crédito y Cartera, además por lo que los socios se atrasan en el pago de sus cuotas, de la
misma forma proponemos alternativas de solución para minimizar el porcentaje de cartera
vencida para un mejor desarrollo del Departamento y por ende brindar servicios eficientes
a sus socios.

Determinación de la Población y Muestra

El Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba., cuenta con la siguiente población:

Población Número
Socios Prestamistas 2010 3597
Fuente: Subgerencia
Elaborado por: Alexandra Zavala y Alexandra Caiza

Para determinar el tamaño de la muestra se utilizo la siguiente fórmula:

FÓRMULA:

K 2 pqN
n=
E 2 ( N − 1) + K 2 pq

Donde:
Error: 5%
Confianza: 95%
p: 0,5
q: 0,5
K: 1,96

83
 (1.96)2 (0.5) (0.5) (3597)
n=
(0.05)2 (3597-1) + (1.96) 2 (0.5) (0.5)

3454,56
n=
(0,05)2 (3596) + 0,9604

3552,53
n=
9.9504

n= 357 Encuestas

A continuación se presentarán los resultados de las preguntas formuladas en la encuesta:

2) ¿Cómo califica la atención brindada por el Departamento de Crédito y Cartera?

CALIFICACIÓN ENCUESTAS %
Excelente 0 0%
Muy Bueno 97 27%
Bueno 222 62%
Malo 38 11%
TOTAL 357 100%

84
Esta pregunta es un referente muy importante para conocer cómo califican los clientes el
servicio prestado por el Departamento de Crédito y Cartera. Según se observa en el gráfico
el 62% de los encuestados califican el servicio del Departamento como bueno, el 27% lo
califica como muy bueno y sólo 11% como malo, mientras que la opción excelente no tuvo
escogencia.

DETERMINACIÓN DE HALLAZGOS

7 TÍTULO: CALIFICACIÓN POR LA ATENCIÓN BRINDADA

• Condición: Los clientes califican la atención brindada por el departamento como

bueno.

• Criterio: El personal debería brindar atención rápida, oportuna y la información

que solicite el prestamista deber ser comunicada en términos claros y precisos.

• Causa: Falta de capacitación para atención al cliente

• Efecto: Cliente insatisfecho y con dudas referentes al crédito que solicita.

CONCLUSIÓN: El departamento no brinda un adecuado servicio a sus clientes es por

ello que califican sus prestaciones como bueno.

RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Realizar capacitaciones

en lo concerniente a la atención del cliente con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia que
presta el personal.
85
3) ¿Tuvo alguna dificultad para poder acceder al crédito?, indique cuales

DIFICULTAD ENCUESTAS %
Requisitos 66 18%
Demora en los trámites 264 74%
Altos intereses 4 1%
Ubicación del banco 5 1%
Inadecuada atención al cliente 11 3%
Desconocimiento 5 1%
Otro 2 1%
Ninguno 0 0%
TOTAL 357 100%

Como podemos observar en la gráfica la demora en los trámites que representa el 74% es
una de las principales dificultades que encuentran las personas para poder acceder al
crédito, el 18% considera que los requisitos solicitados son excesivos, mientras que el 3%
indica que existe una inadecuada atención al cliente por parte de algunos empleados de
oficina del banco, otros aspectos como altos intereses, ubicación del banco,

86
desconocimiento y otro obtuvieron el 1%. La alternativa que no tuvo escogencia fue:
ninguna.

DETERMINACIÓN DE HALLAZGOS

8 TÍTULO: DIFICULTAD PARA ACCEDER AL CRÉDITO

• Condición: La demora en los trámites es una gran dificultad para acceder al crédito
por parte de los socios del Banco.

• Criterio: Se debe agilitar el proceso de la concesión de créditos para que de esta

manera los clientes sientan que tienen el apoyo crediticio y por ende la satisfacción
de haber obtenido el crédito.

• Causa: Por el gran número de clientes que tienen que atender el personal de
crédito, por la falta de desembolso de dinero por parte de la Casa Matriz y por el
estancamiento de expedientes en algún escritorio de un funcionario del Comité de
Crédito.

• Efecto: Insatisfacción y falta de confianza por parte de los clientes ya que al

demorarse la salida de su crédito en ocasiones prefieren desistir del mismo y buscar
otra institución financiera.

CONCLUSIÓN: La demora en los trámites es un aspecto relevante que consideran

dificultoso para poder acceder a un crédito que ofrece el Banco.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA Y ÁREA DE CRÉDITO: Planificar y coordinar

que el proceso de la concesión de crédito se realice de manera ágil y oportuna, reduciendo
así toda tramitología existente, permitiendo de esta manera superación y beneficio de los
clientes.

87
5) ¿Cuánto tiempo se demora en el trámite del crédito?

TIEMPO ENCUESTAS %
2 Semanas 21 6%
4 Semanas 205 57%
2 Meses 123 34%
Meses en adelante 8 2%
TOTAL 357 100%

Una variable importante que refleja la calidad del servicio prestado es aquella que está
relacionada con el tiempo en el trámite del crédito. Los resultados que se obtuvieron
muestran que el 57% de los encuestados obtuvieron su crédito en un promedio de 4
semanas, mientras que el 34% lo obtuvieron en 2 meses, el 6% opina que recibió en 2
semanas y un 2% considera que duro demasiado tiempo para acceder al crédito. Esta
variación se debe principalmente a que los créditos son manejados por distintos
profesionales del BNF, los cuales no muestran una igualdad en lo referente al tiempo de
ejecución de los trámites del crédito.

88
DETERMINACIÓN DE HALLAZGOS

9 TÍTULO: DEMORA EN EL TRÁMITE DEL CRÉDITO

• Condición: El tiempo que les toma a los clientes para un trámite de un crédito es de
4 semanas.

• Criterio: La duración del trámite para la entrega de créditos debería ser máximo
15 días ya que algunos clientes necesitan el dinero de manera rápida y oportuna.

• Causa: La demora en los trámites es el principal factor que determina el promedio

de 4 semanas en la otorgación del crédito.

• Efecto: Clientes desisten del trámite.

CONCLUSIÓN: Cuatro semanas para el trámite de un crédito es demasiado tiempo que

debe esperar la gente para poder obtener el dinero y emplearlo en lo que necesita.

RECOMENDACIÓN DIRIGIDA A GERENCIA Y ÁREA DE CRÉDITO: Coordinar

y disminuir el tiempo de duración en el trámite de un crédito el cual sea máximo de 15 días
con la finalidad de servir a la mayor cantidad de personas, haciendo que todos los
productores obtengan financiamiento para producir en nuestro país.

89
2.3.9 ÍNDICADORES FINANCIEROS Y DE GESTIÓN

ENTIDAD: Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba

TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
COMPONENTE: Gestión del Departamento de Crédito y Cartera

ÍNDICES FÓRMULA DATOS INTERPRETACIÓN

RENTABILIDAD
El 18,93% de rendimiento sobre la
Rentabilidad sobre la Utilidad 23.591.686,00 / 19.836.683,00 = deuda nos demuestra que el
Colocación Real de Créditos Colocación Real Créditos 1.1892 * 100= 118,93% departamento está siendo eficiente en
su administración para controlar los
costos y gastos en que incurrió el
departamento.
El 90,15% representa el aporte de la
Rentabilidad sobre la Utilidad 23.591.686,00 / 12.407.147,00 = recuperación de cartera para con la
Recuperación Real de Cartera Recuperación Real de Cartera 1.9015 * 100= 190,15% meta establecida.

90
EFICIENCIA

Con este indicador se logró

determinar que el 29,98% del total de
clientes han sido atendidos, contando
asi con todos los beneficios de la
# de clientes atendidos institución, esto demuestra que el
Atención cliente 3597 / 12000 = 0,2998 * 100 =
# de clientes recibidos 70.02% no fue atendido por el
29,98 % incumplimientode de los requisitos
establecidos en el Reglamento
General de Crédito.

Del analisis realizado a 20 créditos el

Tiempo establecido en el 83,33% muestra la falta de
cumplimiento del Art. 25 inciso a)
Reglamento 5 días / 30 días = 0.1666 * 100 Aprobar, negar, suspender o
Solicitud Créditos = 16.67% reconsiderar con la debida
Tiempo que toma la aprobación de justificación, dentro de un plazo
máximo de 5 dias, tiempo
un crédito
establecido en el Reglamento
General de Crédito, provocando un
incremento en los dias y demora en
los trámites lo que ocasiona molestia
al cliente.

91
EFICACIA

El 95,97% representa el grado de

Colocación Créditos Monto Real 19.836.683,00 / 20.669.433,00 = cumplimiento de colocaciones de
Monto Presupuestado 0.9597 * 100 = 95,97% crédito en cuanto al monto
presupuestado

Como podemos observar en el

DISTRIBUCÓN DE LA CONCESIÓN DE CRÈDITOS cuadro el mayor porcentaje de los
ACTIVIDAD No. TOTAL PORCENTAJE recursos fue destinado al sector
PRODUCTIVA OPERACIONES
pecuario ya que Chimborazo cuenta
AGRICOLA 1110 5.019.160,00 25,30%
con pastisales donde la cria de
PECUARIO 1914 8.118.958,00 40,93%
INDUSTRIAL 102 996.895,00 5,03% animales es el rubro de mayor peso
TURISMO 5 86.879,00 0,44% para los beneficiados.
COMERCIAL 274 2.579.855,00 13,01%
CONSUMO 74 984.980,00 4,97%
COMPRA TIERRAS 80 1.875.986,00 9,46%
RENOVACION 38 173.970,00 0,88%
TOTAL 3597 19.836.683,00 100%

92
 El 103,99% representa el
cumplimiento total del objetivo
presupuestado para la cartera lo cual
Recuperación Cartera Monto Real 12.407.174,00 / 11.930.753,00 =
es un índice favorable para la
Monto Presupuestado 1.0399 * 100 = 103,99% institución disminuyendo el riesgo de
morosidad.
El 3,48% representa la insatisfacción
del cliente del total de la población
Satisfacción del Cliente Reclamos recibidos 125 / 3597 = 0,0347 * 100 = atendida en el año 2010, esto
Población atendida 3,48% significa que existe una buena
relación en cuanto a los servicios y a
la información que brinda el
funcionario hacia el cliente.

ECONOMÍA
La Institución proporciona a los
empleados la oportunidad de
adquirir mayores aptitudes,
Capacitación # Total de Personal Capacitado 10 / 10 = 1 * 100 = 100%
conocimiento y habilidades que
# Total del Personal del aumenten sus competencias y así
Departamento desempeñarse con éxito en su
función.

93
 El monto presupuestado para la
capacitación al departamento de
Gasto en Personal Gastos de Capacitación 6395,00 / 10 = 639,50 crédito y cartera fue $4.950,00 pero
# Total del Personal del el gasto incurrido total fue de
Departamento 6.395,00 esto se debe a que no existe
una correcta distribución de los
recursos al momento de planificar.

ÉTICA

El 40% corresponde a las personas

Cumplimiento de valores éticos # de Personas con llamadas de 4 / 10 = 0.4 * 100 = 40% que han sido llamados de atención
atención por diferentes circunstancias como:
# Total del personal del la falta de colaboración, trabajo bajo
Departamento presión, retrasos en las tareas
asignadas,etc., que realiza el
director del departamento a sus
subordinados.

ELABORADO POR: E.A.Z.O.

Tabla No. 9 Indicadores de Gestión

94
2.3.10 HOJA DE RESUMEN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE
LOS HALLAZGOS

CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN:
1. La carencia de incentivos no permite el A GERENCIA: Se genere políticas de
incremento de productividad en el incentivos al personal que incremente la
desempeño del personal. productividad, no necesariamente debe ser
incentivos económicos puede ser con cartas
de felicitación, diplomas al merito,
medallas, entre otros métodos de incentivo.
2. En la institución si se sanciona al A GERENCIA: Aplicar las sanciones
personal pero esto depende de la falta conforme a las disposiciones del Código de
cometida. Trabajo y del Reglamento Interno de
Trabajo.
3. No se realiza en el año ninguna AL DIRECTOR DEL
constatación física de los expedientes ya DEPARTAMENTO: Para evitar la
que no se conoce su ubicación exacta pues pérdida o deterioro de los expedientes
no existe ningún registro. debería realizar la constatación física por lo
menos dos veces en el año de tal manera se
llevaría un registro que permita tener
constancia de la ubicación y estado del
expediente; esta actividad debería constar
en la planificación operación anual.
4. No se utilizan flujogramas que indiquen AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
los procesos a seguir. Y CARTERA: Elaborar flujogramas que
se ajusten a la realidad del proceso en
donde se identifique las funciones de cada
uno de los responsables del proceso con
facilidad y evitando confusiones.

95
5. No se aplican indicadores de gestión en AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
el departamento Y CARTERA: Aplicar indicadores que
reflejen el grado en el que las actividades
que se ejecutan se han alcanzado.
6. Los problemas de cartera se basan en la A GERENCIA: Solicitar a la Casa Matriz
inexistencia de un manual de recuperación la elaboración de un manual de
de cartera. recuperación de cartera aportando con ideas
para su ejecución.
7. El departamento no brinda un adecuado A DIRECTOR ADMISTRATIVO:
servicio a sus clientes es por ello que Realizar capacitaciones en lo concerniente a
califican sus prestaciones como bueno. la atención del cliente con el fin de mejorar
la eficiencia y eficacia que presta el
personal.
8. La demora en los trámites es un aspecto A GERENCIA Y ÁREA DE CRÉDITO:
relevante que consideran dificultoso para Planificar y coordinar que el proceso de la
poder acceder a un crédito que ofrece el concesión de crédito se realice de manera
Banco. ágil y oportuna, reduciendo así toda
tramitología existente, permitiendo de esta
manera superación y beneficio de los
clientes.
9. Cuatro semanas para el trámite de un A GERENCIA Y ÁREA DE CRÉDITO:
crédito es demasiado tiempo que debe Coordinar y disminuir el tiempo de
esperar la gente para poder obtener el duración en el trámite de un crédito el cual
dinero y emplearlo en lo que necesita. sea máximo de 15 días con la finalidad de
servir a la mayor cantidad de personas,
haciendo que todos los productores
obtengan financiamiento para producir en
nuestro país.
10. En cuanto a la atención al cliente se AL ÁREA DE CRÉDITO: Informar y
determinó que el 29,98% han sido detallar los requisitos, plazos, tasas de
atendidos,.contando asi con todos los interés y montos que necesita el cliente

96
 beneficios de la institución, esto demuestra dependiendo del crédito al que desee
que el 70.02% no recibio atención por el acceder.
incumplimiento de los requisitos
establecidos en el Reglamento General de
Crédito.
11. Del analisis realizado a 20 créditos con AL CÓMITE DE CRÉDITO: Hacer
respecto a la Solicitud de Crédito el 83,33% cumplir el Art.25, inciso a) del
muestra la falta de cumplimiento del Art. Reglamento General de Crédito para evitar
25 iniciso a) del Reglamento General de molestias a los socios.
Crédito.
12. El 103,99% representa el cumplimiento A GERENCIA Y ÁREA DE CARTERA:
total del objetivo presupuestado para la Planificar y controlar el trabajo, indicando
recuperación de cartera lo cual es un índice las actividades que debe cumplir cada
faborable para la institución disminuyendo persona del área y solicitar reportes de
el riesgo de morosidad. cumplimiento en cuanto a la recuperación
de cartera asignada.
13. El monto presupuestado para la AL DIRECTOR ADMINISTRATIVO:
capacitación al departamento de crédito y Planificar oportunamente el presupuesto de
cartera fue $4.950,00 pero el gasto cursos y seminarios de capacitación de
incurrido fue de $6.395,00 debido a acuerdo a las necesidades de cada área,
imprevistos que no fueron considerados en desarrollando sus actividades en forma
la planificación. eficiente y confiable.
14. El 40% corresponde al personal que ha AL DIRECTOR DE CRÉDITO Y
sido llamado de atención por diferentes CARTERA: Llevar a cabo reuniones
circunstancias como: la falta de mensuales con el personal para determinar
colaboración, trabajo bajo presión, retrasos posibles soluciones a las dificultades de la
en las tareas asignadas,etc., que realiza gestión expresada en la conducta individual
el director del departamento a sus y grupal de los funcionarios.
subordinados.

Tabla No. 10 Hoja de resumen de conclusiones y ELABORADO POR: A.M.C.LL

recomendaciones de los hallazgos

97
 2.3.11 HOJA DE TRABAJO DE VALORACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVIDADES

El señalamiento del propósito de control es asegurar razonablemente el cumplimiento de

los objetivos de tipo operacional, financiero y normativo. En base a esta afirmación se
efectuará un análisis de las actividades de control en base a los objetivos que involucra al
Departamento de crédito y cartera, para esto se definirá de la siguiente manera a los
objetivos:

E= Que tiene relación con la efectividad y eficiencia de las operaciones.

C= Que tiene relación con la confiablidad de la información.
N= Que tiene relación con leyes y normativas aplicables.

OBJETIVOS VALOR RIESGOS ACTIVIDADES DE

CONTROL
Incrementar con calidad el nivel Que no existan los Realizar una revisión
de colocación de créditos anual E fondos necesarios de los montos de los
en un 25%. para el incremento créditos y financiarlos
del crédito. a tiempo.
Gestionar la recuperación de la Que no se cuente Estructurar mejor el
cartera por vencer en un con los recursos plan de acción y dotar
92.36% mensual, cartera E necesarios para de los recursos
vencida en un 3,5% mensual y poder cumplir con necesarios para su
de cartera castigada en un 3% el plan de acción de cumplimiento.
mensual. recuperación de
cartera.
Mantener un control permanente Que en la cuenta de Revisar
de cuentas y saldos de los ahorros o corriente periódicamente en el
clientes para realizar los débitos EC no exista fondos sistema los saldos de
en caso de ser necesarios. disponibles. los clientes para poder
realizar respectivos
desembolsos por falta
de pago.
98
Mantener un control permanente Que no se recupere Revisar semanalmente
de la cartera a través del EC la cartera de la cartera por vencer
establecimiento de metas de acuerdo a lo evitando que se
recuperación entre los establecido. convierta en vencida.
operadores de crédito.
Garantizar la entrega de avisos Que no se Organizar y delegar
de vencimientos con 30 días de E comunique a todos responsabilidades para
anticipación, por medio de los clientes su la entrega oportuna de
visitas o notificaciones crédito por vencer. avisos de vencimiento.
telefónicas.
Incrementar los convenios con Que algunas Mantener y difundir
instituciones públicas o privadas ECN instituciones no convenios con
que permitan fortalecer y quieran el servicio instituciones públicas
disminuir el riesgo de los crediticio o que o privadas.
créditos de consumo. puedan liquidarse y
perderse del
mercado.
Control de inversión lo que Que el dinero Planificar
permitirá dar seguimiento otorgado para el semanalmente
adecuado a los créditos evitando EC desarrollo de la calendarios para las
el desvio de las inversiones y producción sea respectivas visitas de
asegurando el incremento de la utilizado para control a los lugares de
producción. cuestiones inversión.
personales.
Solicitar a Casa Matriz la Burocracia Coordinar con Casa
asignación de recursos para el existente en el Matriz un tiempo
financiamiento de compra de EN proceso de mínimo para la
tierras, cuyos requerimientos asignación de asignación de dichos
son elevados y hacen difícil a la recursos. créditos.
Sucursal la concesión.
ELABORADO POR: A.M.C.LL.
Tabla No. 11 Hoja de trabajo de valoración de
riesgos y actividades

99
 CAPÍTULO III

3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN

Ingeniero
Fabián Ponce Cerda
GERENTE DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO, SUCURSAL RIOBAMBA.

De nuestra consideración:

Hemos efectuado la Auditoría de Gestión con la aplicación de cuestionarios de control

interno, encuestas a clientes y observación directa en el Departamento de Crédito y Cartera
del Banco Nacional de Fomento, Sucursal Riobamba, del año 2010.

En el informe que se adjunta constan los resultados obtenidos en base a nuestro análisis,
incluyendo las respectivas recomendaciones que de seguro serán en beneficio de la
entidad.

Atentamente,

_____________________ _____________________

Alexandra Caiza Ll. Alexandra Zavala O.

100
3.2. INFORME CONFIDENCIAL

Emisión del Informe de la Auditoría de Gestión

A la Gerencia del:
BANCO NACIONAL DE FOMENTO, SUCURSAL RIOBAMBA

1. Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al Departamento de Crédito y Cartera del

Banco Nacional de Fomento, Sucursal Riobamba, por el 2010, nuestra
responsabilidad consiste en emitir una opinión razonable en cuanto al logro de los
objetivos, la eficiencia y eficacia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y
regulaciones correspondientes.

2. Nuestro análisis se realizó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría

Generalmente Aceptadas y Normas de Control Interno para el Sector Público
emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que
planifiquemos y ejecutemos la evaluación del Sistema de Control Interno de tal
manera que podamos obtener una seguridad razonable de que la aplicación del
control interno es la adecuada. La gran mayoría de los síntomas percibidos a lo
largo de la ejecución de la auditoría de gestión obedecen a la dinámica a la que ha
estado sujeta la institución, producto de su rápido crecimiento y a las crecientes
demandas de sus clientes; una debilidad encontrada es que el personal no recibe
premios o incentivos por incrementar la productividad en el desempeño de sus
operaciones. La evaluación incluye el entendimiento y estudio de cada uno de los
componentes del control interno: Área de Crédito y Cartera. Consideramos que
nuestro estudio proporciona una base razonable para expresar nuestra opinión; el
Departamento no cuenta con un organigrama por lo que hemos propuesto uno, de
tal manera que se siga cumplimiento con las funciones que cada persona tiene y los
canales de comunicación y líneas de autoridad se respeten. En el área de Crédito
no se realizan constataciones físicas de expedientes ni una sola vez en el año,
existiendo documentos extraviados, cabe señalar que los problemas del área de
101
 Cartera se basan en la inexistencia de un manual de recuperación de cartera,
además de que no se aplican indicadores de gestión. Los procesos de las
operaciones del Departamento no están plasmados en flujogramas. Según
encuestas aplicadas a clientes se determinó que la atención brindada por el
departamento la califican como bueno, además consideran que la demora en los
trámites es una gran dificultad para acceder al crédito y que el tiempo que les toma
a los clientes para un trámite de un crédito es de cuatro semanas.

3. En nuestra opinión, excepto por los hechos mencionado en el párrafo anterior, el

Control Interno se presenta razonablemente en todos los aspectos importantes de
los componentes evaluados.

Riobamba, 18 de marzo del 2011.

_____________________ _____________________
Alexandra Caiza Ll. Alexandra Zavala O.

102
3.3. PUNTOS DE CONTROL INTERNO

Informe Confidencial para la Administración

Antecedentes

El Banco Nacional de Fomento, Sucursal Riobamba, se encuentra ubicado en la provincia

de Chimborazo, cantón Riobamba, parroquia Veloz, calle Primera Constituyente y 5 de
Junio esquina, fue creado el 27 de Julio de 1944 y está regida por su Ley Orgánica, por las
normas legales especiales y generales que le sean aplicables, así como por su estatuto, sus
reglamentos y regulaciones.

La Sucursal Riobamba es una oficina operadora del Banco que ejecuta las políticas y los
programas de los trabajos fijados por los niveles Directivo (Directorio de la Entidad) y
Ejecutivo (Gerencia General y Subgerencia General),

La Gerencia del Banco Nacional de Fomento, Sucursal Riobamba se encuentra a cargo del
Ing. Fabián Ponce Cerda, quien es el encargado de hacer conocer al personal de la sucursal
las regulaciones, circulares, instructivos y disposiciones que dicten el Directorio, la
Comisión Ejecutiva y la Gerencia General.

El Departamento de Crédito y Cartera es el encargado de la tramitación, concesión,

administración y recuperación de créditos destinados a los sectores productivos. En la
dirección del departamento se encuentra el Ing. Diego Murillo a su cargo se encuentran
tres Asistentes y tres Oficiales de Crédito, un Responsable de Cartera y dos Asistentes de
Cartera, quienes hacen lo posible el cumplimiento de la labor del departamento.

La actividad del Banco Nacional de Fomento, es impulsar el desarrollo de las actividades

de los pequeños y medianos productores del país, para lo cual realiza una amplia y
adecuada actividad crediticia destinada, especialmente, al fomento de la producción
agropecuaria, artesanal, mediana y pequeña industria, forestación, pesca, turismo,
industrialización de productos agropecuarios y comercialización de los artículos
provenientes de estas actividades; busca la equidad y desarrollo sostenido y sustentable de
un sistema financiero sólido que tiene como finalidad entregar créditos a quienes realmente
necesitan, que en la mayoría de los casos son los desprotegidos de la banca privada.
103
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA

1. CARENCIA DE INCENTIVOS POR AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD

La carencia de incentivos no permite el incremento de productividad en el desempeño del

personal.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA

Se genere políticas de incentivos al personal que incremente la productividad, no

necesariamente debe ser incentivos económicos puede ser con cartas de felicitación,
diplomas al merito, medallas, entre otros métodos de incentivo

2. SANCIONES AL PERSONAL

En la institución si se sanciona al personal pero esto depende de la falta cometida.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA

Aplicar las sanciones conforme a las disposiciones del Código de Trabajo y del
Reglamento Interno de Trabajo Art. 86, 87, 88, 89.

3. VERIFICACIÓN FÍSICA DE EXPEDIENTES DE CRÉDITO

No se realiza en el año ninguna constatación física de los expedientes ya que no se conoce

su ubicación exacta pues no existe ningún registro.

RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

Para evitar la pérdida o deterioro de los expedientes debería realizar la constatación física
por lo menos dos veces en el año de tal manera se llevaría un registro que permita tener
constancia de la ubicación y estado del expediente; esta actividad debería constar en la
planificación operación anual.

104
4. NO EXISTEN FLUJOGRAMAS

No se utilizan flujogramas que indiquen los procesos a seguir.

RECOMENDACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA

Elaborar flujogramas que se ajusten a la realidad del proceso en donde se identifique las
funciones de cada uno de los responsables del proceso con facilidad y evitando
confusiones

5. NO SE APLICAN INDICADORES DE GESTIÓN

No se aplican indicadores de gestión en el departamento

RECOMENDACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y CARTERA

Aplicar indicadores que reflejen el grado en el que las actividades que se ejecutan se han
alcanzado.

6. INEXISTENCIA DEL MANUAL DE RECUPERACIÓN DE CARTERA

Los problemas de cartera se basan en la inexistencia de un manual de recuperación de

cartera.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA

Solicitar a la Casa Matriz la elaboración de un manual de recuperación de cartera

aportando con ideas para su ejecución.

7. CALIFICACIÓN POR LA ATENCIÓN BRINDADA

El departamento no brinda un adecuado servicio a sus clientes es por ello que califican sus
prestaciones como bueno.

RECOMENDACIÓN A DIRECTOR ADMISTRATIVO

Realizar capacitaciones en lo concerniente a la atención del cliente con el fin de mejorar la

eficiencia y eficacia que presta el personal.

105
8. DIFICULTAD PARA ACCEDER AL CRÉDITO

La demora en los trámites es un aspecto relevante que consideran dificultoso para poder
acceder a un crédito que ofrece el Banco.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA Y ÁREA DE CRÉDITO

Planificar y coordinar que el proceso de la concesión de crédito se realice de manera ágil y

oportuna, reduciendo así toda tramitología existente, permitiendo de esta manera
superación y beneficio de los clientes.

9. DEMORA EN EL TRÁMITE DEL CRÉDITO

Cuatro semanas para el trámite de un crédito es demasiado tiempo que debe esperar la
gente para poder obtener el dinero y emplearlo en lo que necesita.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA Y ÁREA DE CRÉDITO

Coordinar y disminuir el tiempo de duración en el trámite de un crédito el cual sea máximo

de 15 días con la finalidad de servir a la mayor cantidad de personas, haciendo que todos
los productores obtengan financiamiento para producir en nuestro país.

10. ATENCIÓN AL CLIENTE

En cuanto a la atención al cliente se determinó que el 29,98% han sido atendidos.contando

asi con todos los beneficios de la institución, esto demuestra que el 70.02% no recibio
atención por el incumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento General de
Crédito.

RECOMENDACIÓN AL ÁREA DE CRÉDITO

Informar y detallar los requisitos, plazos, tasas de interés y montos que necesita el cliente
dependiendo del crédito al que desee acceder.

106
11. SOLICITUD DE CRÉDITO

Del analisis realizado a 20 créditos con respecto a la solicitud de crédito el 83,33% muestra
la falta de cumplimiento del Art. 25 inciso a) del Reglamento General de Crédito.

RECOMENDACIÓN AL CÓMITE DE CRÉDITO

Hacer cumplir el Art.25, inciso a) del Reglamento General de Crédito el cual estipula que
dentro de un plazo máximo de 5 días se deberá aprobar, negar, suspender o reconsiderar
con la debida justificación la solicitud del crédito.

12. RECUPERACIÓN DE CARTERA

El 103,99% representa el cumplimiento total del objetivo presupuestado para la

recuperación de cartera lo cual es un índice faborable para la institución, disminuyendo el
riesgo de morosidad.

RECOMENDACIÓN A GERENCIA Y ÁREA DE CARTERA

Planificar y controlar el trabajo, indicando las actividades que debe cumplir cada persona
del área y solicitar reportes de cumplimiento en cuanto a la recuperación de cartera
asignada.

13. CAPACITACIÓN

El monto presupuestado para la capacitación al departamento de crédito y cartera fue

$4.950,00 pero el gasto incurrido fue de 6.395,00.debido a imprevistos quen no fueron
considerados en la planificación.

RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Planificar oportunamente el presupuesto de cursos y seminarios de capacitación de

acuerdo a las necesidades de cada área, desarrollando sus actividades en forma eficiente y
confiable.

107
14. CUMPLIMENTO DE VALORES ÉTICOS

El 40% corresponde al personal que ha sido llamado la atención por diferentes

circunstancias como: la falta de colaboración, trabajo bajo presión, retrasos en las tareas
asignadas,etc., que realiza el director del departamento a sus subordinados.

RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR DE CRÉDITO Y CARTERA

Llevar a cabo reuniones mensuales con el personal para determinar posibles soluciones a
las dificultades de la gestión expresada en la conducta individual y grupal de los
funcionarios.

Riobamba, 18 de marzo del 2011.

_____________________ ____________________
Alexandra Caiza Ll. Alexandra Zavala O.

108
 CAPÍTULO IV

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. CONCLUSIONES

• Mediante la aplicación de los cuestionarios de control interno se evaluó la misión

misma que se está cumpliendo en su totalidad, en el talento humano la carencia de
incentivos ocasiona que el personal no desempeñe de manera optima sus funciones;
en el área de crédito se detectó la falta de un control físico de los expedientes.

• La inexistencia de un Manual de Recuperación de Cartera ocasiona que no tengan

criterios de cobranza bien fundados, lo que implica que el personal no realice
adecuadamente su gestión de cobranza ocasionando acumulación en la cartera
vencida.

• La entidad no maneja indicadores de gestión propios debido a la inexistencia de

políticas de calidad que exijan la creación y aplicación de indicadores en los
procesos del departamento. Esta carencia causa que la institución no pueda
conocer la eficiencia y efectividad de sus operaciones en determinado momento.

• La demora en el proceso en la otorgación de créditos se produce debido a que los

encargados de realizar la aprobación de los mismos no lo realizan en el tiempo
reglamentado, provocando la inconformidad de los socios que buscan acceder a
créditos rápidos y seguros.

• Como producto final del desarrollo de la Auditoría de Gestión se ha obtenido un

informe final, el mismo que contiene conclusiones y recomendaciones para mejorar
la gestión que realiza el departamento.

109
4.2. RECOMENDACIONES

• Tomar en cuenta las sugerencias correspondientes dentro de cada componente para

mitigar riesgos y disminuir las debilidades encontradas.

• Para una mejor gestión en la cobranza sugerimos la aplicación de las estrategias

establecidas y la creación de un Manual de Recuperación de Cartera para tener un
mejor rendimiento económico.

• Emitir una comunicación al Director del departamento para la inmediata aplicación

de los indicadores de gestión dando el debido seguimiento necesario para medir los
resultados de la gestión del Departamento en forma continua.

• El personal que aprueba la concesión de crédito debe hacerlo dentro del período
establecido, así dar paso rápidamente y sin demora a los siguientes procesos de
aprobación y acreditación establecidos en el Reglamento General de Crédito.

• La administración del Departamento debe aplicar las recomendaciones planteadas

en el informe final de este trabajo, ya que han sido realizadas sobre la base de los
hallazgos encontrados y buscar la mejora de los procesos y actividades del
Departamento de Crédito y Cartera.

110
 RESUMEN

La Presente Tesis titulada “Auditoría de Gestión aplicada al Departamento de Crédito y

Cartera del Banco Nacional de Fomento, Sucursal Riobamba, durante el período
comprendido de enero a diciembre del año 2010” consiste en el análisis mediante la
auditoría al Departamento ya mencionado que compone la institución así como de sus
principales procesos, en busca de identificar áreas críticas para generar una posible
solución y hacer frente a cambios en el entorno.
Se iniciará con el Capítulo I, que abarca el conocimiento general de la institución.
Seguidamente presenta el marco teórico sobre el cual se va a enmarcar el examen de
auditoría que engloba el ámbito de la auditoría, particularmente la enfocada a la gestión,
sus componentes de análisis para la evaluación del riesgo, indicadores de gestión, control
interno.
En el Capítulo II, se realizará un análisis externo e interno, de las oportunidades, fortalezas,
amenazas y debilidades que rodean al Departamento de Crédito y Cartera. Además
contempla el desarrollo del examen de Auditoría de Gestión orientado al departamento
antes citado en el que se aplican todos los procedimientos de auditoría determinados.
La comunicación de resultados se desarrollada en el Capítulo III, en el que se detallan las
evidencias y hallazgos que son debidamente comunicados por medio del Informe de
Auditoría, en donde se establecen conclusiones y recomendaciones que permitan mantener
y mejorar la gestión del Departamento.
El Capítulo IV, abarca conclusiones y recomendaciones emitidas con el objetivo de que se
implementen acciones correctivas de las falencias identificadas en el control interno y
contribuyan al cumplimiento coordinado de los planes operativos y estratégicos del
Departamento.

111
 SUMMARY

This thesis entitled “Management Audit Applied to Portfolio and Credit Department of
Banco Nacional de Fomento, Branch Riobamba, during the period January to December
2010” is an analysis by audit to Department of Credit and Portfolio of institution and its
processes to identify critical areas, generate possible solutions and cope with environment
changes.
It stars with Chapter I, which covers the general institution knowledge. The theoretical
presentation framework on which to perform the audit, the audit scope, particularly
focused on management, its components analysis for risk assessment, management
indicators and internal control.
In Chapter II, there are an external and internal analysis, opportunities, strengths,
weaknesses and threats surrounding the Department of Credit and Portfolio. Also includes
test development oriented Auditing the department to apply all certain audit procedures.
Communication of results is developed in Chapter III details evidence and findings that are
duly reported by the Audit Report, where re established conclusions and recommendations
to maintain and improve the management Department.
Chapter IV contains conclusions and recommendations issued in order to implement
corrective actions for errors identified in internal control, which will help to coordinate and
to implement the operational and strategic plans of Department.

112
 BIBLIOGRAFIA

AMADOR SOTOMAYOR, Alfonso Amador; Auditoria administrativa, Editorial

McGraw-Hill, México, 2008, 223 p.

ARENAS TORRES, Pablo; MORENO AGUAYO, Alonso; Introducción a la

Auditoría Financiera, Editorial McGraw-Hill, Madrid, 2008, 238 p.

ARENS, Alvin A; Auditoría Un enfoque Integral, Editorial Pearson Prentice

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BADILLO, María; “Guía de Auditoría de Gestión”, Riobamba, ESPOCH-

EICA2009, 95 p.

BENJAMÍN FRANKLIN, Enrique; Auditoría Administrativa Gestión

Estratégica Del Cambio, Editorial Pearson Prentice Hall, 2a Edición,
México, 2007, 453 p.

BLÁZQUEZ MORAL, Juan; Auditoría, Editorial Nacional de Cuba, La

Habana, 1965, 363 p.

CEPEDA, Gustavo; Auditoría y Control Interno, Editorial McGraw-Hill,

Bogotá, 2002, 326 p.

DE LA PEÑA GUTIÉRREZ, Alberto; Auditoria: Un Enfoque Práctico, Editorial

Paraninfo, México, 2008, 422 p.

GRINAKER R. L,- BARR Ben B; Auditoría el Examen de los Estados

Financieros, Editorial Continental, México, 1984. Pág. 260

HOLMES, A; Auditorías Principios y Procedimientos, Editorial

Hispanoamérica, 5a Edición, México, 1994. 195 p.

MANTILLA B; Samuel A, Auditoría Financiera de PYMES, Editorial

Ecoediciones, Colombia, 2008. 455 p.

113
 MALDONADO, Milton K; Auditoría de Gestión, Editorial Luz de América, 2a
Edición, Quito, 2001, 276 p.

O, GRECO; Diccionario Contable, Editorial Valleta, 2a Edición, República de

Argentina, 2000, 658 p.

PAGINAS WEB

BANCO NACIONAL DE FOMENTO, Su Banco: Misión, Visión, Historia, Ley

Orgánica del Banco, (www.bnf.gov.ec)

BANCO NACIONAL DE FOMENTO, Ley de Transparencia,

Estructura Orgánica Funcional, Base Legal, Reglamentos, Gerencia de
Crédito, Reglamento General de Crédito, (www.bnf.gov.ec)

BANCO NACIONAL DE FOMENTO, Ley de Transparencia,

Estructura Orgánica Funcional, Base Legal, Regulaciones, Gerencia de
Crédito, Regulación que Norma la Concesión de, (www.bnf.gov.ec)

114
115
 ANEXO Nº 01

RESUMEN PLAN ESTRATÉGICO BANCO NACIONAL DE FOMENTO

2006 - 2010

Ing. Augusto Bueno Cifuentes

Gerente General
JULIO 2006

MISIÓN

Brindar productos y servicios financieros competitivos e intervenir como ejecutor de la

política de gobierno para apoyar a los sectores productivos y a sus organizaciones,
contribuyendo al desarrollo socio – económico del país.

VISIÓN 2006-2010

Banco Nacional de Fomento – BNF será una institución competitiva, líder en la gestión
bancaria para el desarrollo, gracias a su desempeño técnico y transparente, confianza y
satisfacción de sus clientes; y a la calidad de sus productos y servicios financieros.

El Banco Nacional de Fomento se caracterizará por la calidad y compromiso de sus

recursos humanos, tecnología moderna, estructura orgánica adecuada, administración por
procesos; y una base legal que garantice la óptima gestión técnica y consolide su
autonomía para impulsar el desarrollo de los sectores productivos del país.

VALORES INSTITUCIONALES

 Ética
 Compromiso y sentido de identidad
 Justicia y equidad
 Calidad
116
  Productividad
 Servicio personalizado
 Trabajo en equipo
 Comunicación efectiva
 Desarrollo humano
 Creatividad, innovación y mejoramiento continuo
 Proactividad
 Liderazgo

LÍNEAS DE ACCIÓN GUBERNAMENTAL

I. Reestructuración política e institucional

II. Política económica orientada hacia la producción, hacia el empleo y con sustentabilidad
en el tiempo.
III. Fortalecimiento de la infraestructura física de Ecuador
IV. Fortalecimiento del capital humano de Ecuador
V. Fortalecer la seguridad física u jurídica de los ecuatorianos
VI. Política exterior, política internacional

Fuente: Instructivo metodológico para la formulación de planes operativos anuales

institucionales, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo – Presidencia de la
República

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO

OBJETIVO 1
FORTALECER EL SISTEMA DE CRÉDITO

1. Fortalecer el área de crédito.

2. Desarrollar programas de capacitación.
3. Implementar el sistema automatizado de calificación y evaluación del sujeto de crédito.
4. Mejorar la calidad de la cartera.
117
5. Crear un sistema de información crediticia.
6. Generar nuevos productos y servicios de crédito.
7. Fortalecer el sistema de seguro de crédito.
8. Actualizar la normativa de crédito.
9. Establecer que quienes conceden el crédito se responsabilicen de la recuperación
(política).
10. Establecer un sistema de evaluación por resultados.
11. Establecer un sistema de incentivos para buenos clientes.

OBJETIVO 2
FORTALECER LA ESTRUCTURA FINANCIERA DEL BNF
PARA LOGRAR LA AUTOSOSTENIBILIDAD

1. Generar proyectos para captar recursos.

2. Concretar alianzas estratégicas para la consecución de recursos.
3. Crecimiento con calidad de los activos productivos.
4. Fortalecer la gestión de recuperación de cartera.
5. Vender activos improductivos.
6. Gestionar la capitalización oportuna del BNF.
7. Minimizar el riesgo operativo.
8. Racionalizar el gasto.
9. Diversificar ingresos operaciones.
10. Establecer tasas diferenciadas para productos activos y pasivos de acuerdo al
riesgo.
11. Administrar la liquidez eficientemente.
12. Asignar selectivamente los recursos.

OBJETIVO 3
INCREMENTAR ANUALMENTE EN 2% EL ÍNDICE DE SATISFACCIÓN DEL
CLIENTE EXTERNO

1. Establecer un sistema de medición de la satisfacción.

118
2. Crear una cultura de calidad en el servicio orientada a servir al cliente.
3. Desarrollar programas de capacitación.
4. Desarrollar programas para cambiar la cultura organizacional.
5. Crear nuevos productos y servicios.
6. Fortalecer las relaciones con gremios y clientes.
7. Establecer un sistema de asesoramiento e información al cliente.
8. Mejorar la infraestructura de las oficinas.
9. Reducir los tiempos de los trámites.
10. Asignar oportunamente los recursos.

OBJETIVO 4
GENERAR UNA PROPUESTA DE REFORMA A LA LEY ORGÁNICA DEL BNF
Y DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVA PARA LA GESTIÓN
INSTITUCIONAL.

1. Gestionar la aprobación de la Propuesta de Reforma a la Ley Orgánica del BNF en el

Directorio.
2. Presentar la propuesta a la Presidencia de la República para el trámite urgente.
3. Realizar gestiones con el Congreso Nacional para informar sobre la importancia de la
reforma y su aprobación.
4. Gestionar la actualización y aprobación de la normativa interna.

OBJETIVO 5
LOGRAR QUE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL SE FUNDAMENTE EN
PROCESOS

1. Establecer un sistema enfocado en procesos.

2. Implantar los nuevos procesos definidos.
3. Incorporar herramientas tecnológicas para el funcionamiento por procesos.
4. Capacitar al personal en procesos.
5. Desarrollar programas de difusión e implantación de los nuevos procesos.

119
6. Aprovechar el apoyo de la alta administración para la implantación de procesos
(política).
7. Conformar equipos de trabajo para la implantación de los procesos.
8. Inventariar los procesos que aún no están diseñados.
9. Involucrar a los funcionarios y empleados en los programas de implantación de
procesos.
10. Elaborar e implantar el nuevo Manual Orgánico por Procesos 2006-2007.

OBJETIVO 6
LOGRAR LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PARA OBTENER UNA CERTIFICACIÓN INTERNACIONAL

1. Identificar las certificadoras que existen en el país.

2. Definir el alcance de la certificación.
3. Formar a funcionarios como auditores certificados de calidad.
4. Conformar un Comité de Calidad.
5. Capacitar a los miembros del Comité de Calidad en las Normas ISO.

OBJETIVO 7
IMPLANTAR UN SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

1. Cumplir con las disposiciones de la Superintendencia de Bancos, relacionada a la

administración integral de riesgos.
2. Crear una cultura de administración bancaria por riesgos.
3. Elaborar un mapa de riesgos.
4. Establecer políticas y procedimientos para identificar, evaluar, controlar y monitorear
los riesgos.
5. Diseñar estándares de seguridad de sistemas de información y físicas del Banco.

120
 OBJETIVO 8
CUMPLIR Y ELIMINAR LAS CAUSAS QUE ORIGINARON
EL PLAN DE REGULARIZACIÓN DEL BNF

1. Completar el proceso de divulgación del contenido del plan de regularización.

2. Evaluar periódicamente el cumplimiento del plan de regularización.
3. Armonizar el plan de regularización con el plan estratégico institucional.
4. Gestionar ante la Superintendencia de Bancos y Seguros el levantamiento del plan de
regularización.

OBJETIVO 9
FORTALECER EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. Identificar las áreas que requieren mayor control interno.

2. Definir las normas de control interno en cada una de las áreas.
3. Vigilar el cumplimiento de la normativa para la gestión institucional.
4. Establecer un sistema de gestión eficiente.
5. Cumplir estrictamente las recomendaciones de auditoría.
6. Implantar un sistema de rendición de cuentas.
7. Crear una cultura de control interno.

OBJETIVO 10
INCREMENTAR ANUALMENTE EN 2% EL ÍNDICE DE
SATISFACCIÓN LABORAL

1. Implantar un sistema técnico de recursos humanos por competencias.

2. Medir el clima laboral.
3. Actualizar los perfiles de los cargos por competencias.
4. Establecer los subsistemas de recursos humanos por competencias.
5. Implantar un sistema integral, unificado y centralizado de nómina.
6. Dotar a los funcionarios de las herramientas e instrumentos necesarios para realizar el
trabajo.
121
7. Desarrollar un programa integral de capacitación para la profesionalización y
actualización del recurso humano.
8. Formular políticas para la gestión de recursos humanos.

OBJETIVO 11
IMPLANTAR EL SISTEMA TECNOLÓGICO INTEGRADO

1. Iniciar y concluir hasta diciembre de 2007 la implementación del sistema bancario

integral de vanguardia del BNF a nivel nacional.
2. Lograr niveles de servicio a usuarios internos, que alcancen el 90% de satisfacción a
diciembre 2007.
3. Proporcionar soluciones informáticas para implementar productos diferenciadores, que
determine el comité permanente de Mercadeo & Tecnología, enmarcados en el Plan
Estratégico del BNF.
4. Obtener y mantener la certificación de Tecnología a diciembre del 2008.
5. Ejecutar planes de soluciones a problemas y necesidades emergentes y prioritarias del
BNF, incluyendo el Plan Contingente.

122
 ANEXO Nº 02

ENTREVISTA AL GERENTE DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO

SUCURSAL RIOBAMBA

OBJETIVO: Obtener información general de la Institución y del Departamento de

Crédito y Cartera.

1. ¿Cuál es su nombre y que tiempo lleva en sus funciones?

Ing. Fabián Ponce Cerda y llevo en las funciones de Gerente 2 años

2. ¿Realizan Planificación Estratégica?

Si y por departamentos se realiza el Plan anual operativo

3. ¿Existe métodos de difusión de la planificación estratégica hacia el personal?

Si y se la transmite por medio de conferencias

4. ¿Se efectúan reuniones de la alta dirección para tratar asuntos estratégicos de la

institución?

Si especialmente cuando se trata de asuntos concernientes a la recuperación de cartera

5. ¿Dentro de la plantilla de personal, existen empleados mayores de 60 años?

Si existe personal mayor de 60 años laborando

6. ¿Cuáles son los atributos que más distinguen a su personal: experiencia, la

dedicación, la paciencia, la lealtad, el profesionalismo o el bajo ausentismo?

Los atributos que más se destaca del personal son la dedicación y lealtad

7. ¿Considera que el departamento de Recursos Humanos del Banco contrata a la

persona correcta?

Si porque el personal que labora en nuestra institución está sujeto al proceso de selección
que lo realiza la Casa Matriz

123
8. ¿Con qué normas de seguridad cuenta Banco?

Son pocas las normas de seguridad pero muy limitadas

9. ¿El banco otorga capacitaciones al personal del Departamento de Crédito y

Cartera?

Si se realiza capacitaciones las cuales se brindan aquí en la ciudad y en ocasiones tienen

que trasladarse a Casa Matriz

10. ¿Cómo calificaría el desempeño del personal que labora en el Departamento de

Crédito y Cartera?

De acuerdo a los resultados que brinda el departamento por la concesión y recuperación de

cartera podría decir que es bueno

11. ¿Considera que el proceso de otorgación de crédito es adecuado y por qué?

No es el adecuado porque debido a diversas circunstancias los créditos se demoran mas de los
previsto por lo que recibimos una gran demanda de quejas

12. ¿Se genera publicidad sobre los servicios de crédito que otorga el banco, cuáles?

No se genera publicidad con frecuencia

13. ¿Se ha reducido o incrementado el índice de recuperación de cartera en el último

año?

Si se ha reducido debido a las nuevas estrategias de recuperación

14. ¿Considera que debería existir alguna mejora en el Departamento de Crédito y

Cartera?

Si, el personal no solamente debería cumplir con lo planificado sino aportar y tener
iniciativa para alcanzar más de lo propuesto.

15. ¿Se ha realizado con anterioridad trabajos de Auditoría de Gestión en el

Departamento de Crédito y Cartera y cuáles han sido los resultados?

No

124
 ANEXO Nº 03

ENTREVISTA AL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y

CARTERA

Objetivo: Obtener información de la productividad del departamento.

1. ¿Cómo es la comunicación dentro del Departamento de Crédito?

La comunicación es informal, al solicitar algún documento entre las áreas únicamente hace
falta el pedido verbal, pero si ya se trata de presentar resultados, si se elabora informes.

2. ¿Cuántos socios se atienden diariamente en el Departamento de Créditos y Quién

lo hace?

Aproximadamente unas 10 personas se acercan a averiguar acerca de los créditos que

ofrece la Institución, todo el personal del área de Crédito que está conformado por siete
personas tenemos la responsabilidad de informar todo lo que respecta a los créditos, sus
requisitos, los montos máximos y plazos.

3. ¿Cuáles son los aspectos que se toman en cuenta para el análisis del crédito?

Para analizar a los socios que están aplicando a un crédito, lo hacemos aplicando las 5’C
del crédito esto es:

Carácter. Es decir las cualidades de honorabilidad y solvencia moral que tiene un deudor
para responder al crédito, en este punto se pide referencias comerciales, bancarias y el
reporte de un buró de crédito.

Capacidad. La habilidad y experiencia de los socios en sus negocios, en este punto

analizaremos la antigüedad, el crecimiento de la empresa, entre otros.

Condiciones. Los factores externos que pueden afectar la marcha de un negocio y que
atente contra los ingresos del socio, en este punto se analiza la situación política y
económica del país.

125
Colateral. Son todas las garantías que presenta el socio, estos se evalúan a través de sus
activos fijos, su valor económico y la calidad de los mismos.

Capital. Este se refiere al estudio de las finanzas de los socios, es decir el nivel de ingresos
y egresos, para el caso de empresas el estudio de sus flujos de efectivo.

4. ¿Realiza visitas de verificación a los Socios?

Sí, las visitas son necesarias para verificar que el negocio exista, y que corresponda a las
características dadas por el cliente.

5. ¿Se entrega oportunamente la tabla de amortización del préstamo a los clientes?

Una vez firmado los contratos crediticios y cumplidos todos los requisitos se hace la
entrega del préstamo, en ese momento también se hace la entrega de las tablas de
amortización.

6. ¿Cuándo se genera el proceso de la cobranza?

Desde el momento en el que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado
(a partir del vencimiento) y hasta que los valores percibidos ingresan en el Banco.

7. ¿A quién pide la lista de socios en mora?

El departamento cuenta con esta información actualizada en sus computadoras, esta lista se
puede ver a través del ingreso con la clave que tiene el personal del departamento en el
intranet.

8. ¿Quién es el encargado de notificar la morosidad en la cartera?

Si la gestión no ha sido efectiva, y el socio ha caído en mora el oficial de crédito que

otorgo el mismo realiza un reporte donde haga constar: nombre del socio, dirección,
teléfonos y el monto que adeuda.

126
9. ¿Cómo se procede para hacer efectiva la cartera vencida?

Con la información de cada socio, se realiza llamadas para comunicar el estado de la deuda
y que debe acercarse a cancelar, si no paga, se le realiza una visita en la cual se establecen
parámetros para que pague, y si en la entrevista no se llega a un acuerdo se procede
legalmente, haciéndolo por medio de juzgados.

10. ¿Se cuenta con información a nivel de deuda confiable?

Sí, el BNF cuenta con el análisis del reporte del buró de crédito, este arroja todo el historial
del socio desde la primera vez que saco un crédito, nos muestra el comportamiento de los
pagos y la calificación obtenida.

127
 ANEXO Nº 04

ENCUESTA A CLIENTES

Objetivo: Determinar aciertos y falencias en el servicio al cliente al momento de solicitar un

crédito, en el Banco Nacional de Fomento Sucursal Riobamba.

1) ¿Conoce usted. los servicios crediticios que oferta el BNF?

SI ( ) NO ( )

2) ¿Cómo califica la atención brindada por el Departamento de Crédito y Cartera?

Excelente ( ) Muy Buena ( ) Buena ( ) Mala ( )

3) ¿Tuvo alguna dificultad para poder acceder al crédito?, indique cuales

Requisitos: ( )

Demora en los trámites ( )

Altos intereses ( )

Ubicación del banco ( )

Inadecuada atención al cliente ( )

Desconocimiento ( )

Otro ( )

Ninguno ( )

4) ¿Cómo considera que fue el trámite para conseguir el crédito?

Sencillo ( ) Regular ( ) Complicado ( )

5) ¿Cuánto tiempo se demora en el trámite del crédito?

1- 2 Semanas ( )
3- 4 semanas ( )
1- 2 Meses ( )
2-meses en adelante ( )

6) ¿Después de recibir su crédito, ¿Le ha visitado un técnico de crédito del banco?

SI ( ) NO ( )

7) ¿Usted ha caído en morosidad?

SI ( ) NO ( )

8) ¿Cuándo se atrasa en el pago de la cuota del crédito le comunican (llamada telefónica) y/o
notifican (escrito)?

SI ( ) NO ( )

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

128
 TABUL.ACIÓN DE LA ENCUESTA A CLIENTES

1) ¿Conoce usted los servicios crediticios que oferta el BNF?

OPCIONES ENCUESTAS %
SI 295 83%
NO 62 17%
TOTAL 357 100%

La primera pregunta que se estableció está relacionada con los servicios crediticios que
oferta el BNF obteniéndose que el 83% conoce de los mismos, mientras que un 17%
desconoce del apoyo crediticio que ofrece la institución.

2) ¿Cómo califica la atención brindada por el Departamento de Crédito y Cartera?

CALIFICACIÓN ENCUESTAS %
Excelente 0 0%
Muy Bueno 97 27%
Bueno 222 62%
Malo 38 11%
TOTAL 357 100%

129
Esta pregunta es un referente muy importante para conocer cómo califican los clientes el
servicio prestado por el Departamento de Crédito y Cartera. Según se observa en el gráfico
el 62% de los encuestados califican el servicio del Departamento como bueno, el 27% lo
califica como muy bueno y sólo 11% como malo, mientras que la opción excelente no tuvo
escogencia.

3) ¿Tuvo alguna dificultad para poder acceder al crédito?, indique cuales

DIFICULTAD ENCUESTAS %
Requisitos 66 18%
Demora en los trámites 264 74%
Altos intereses 4 1%
Ubicación del banco 5 1%
Inadecuada atención al cliente 11 3%
Desconocimiento 5 1%
Otro 2 1%
Ninguno 0 0%
TOTAL 357 100%

130
Como podemos observar en la gráfica la demora en los trámites que representa el 74% es
una de las principales dificultades que encuentran las personas para poder acceder al
crédito, el 18% considera que los requisitos solicitados son excesivos, mientras que el 3%
indica que existe una inadecuada atención al cliente por parte de algunos empleados de
oficina del banco, otros aspectos como altos intereses, ubicación del banco,
desconocimiento y otro obtuvieron el 1%. La alternativa que no tuvo escogencia fue:
ninguna.

4) ¿Cómo considera que fue el trámite para conseguir el crédito?

TRÁMITE ENCUESTAS %
Sencillo 54 15%
Regular 177 50%
Complicado 126 35%
TOTAL 357 100%

131
Una valoración, que resulta importante para medir la calidad del servicio de una institución
financiera es aquella que tiene que ver con qué tan sencillo o complicado les parece a los
clientes realizar los trámites para conseguir su crédito. Según los datos obtenidos el 50%
consideran que fue regular el trámite para conseguir el crédito, mientras que el 35% lo
considera complicado y un 13% lo califica como sencillo.

5) ¿Cuánto tiempo se demora en el trámite del crédito?

TIEMPO ENCUESTAS %
2 Semanas 21 6%
4 Semanas 205 57%
2 Meses 123 34%
Meses en adelante 8 2%
TOTAL 357 100%

132
Una variable importante que refleja la calidad del servicio prestado es aquella que está
relacionada con el tiempo en el trámite del crédito. Los resultados que se obtuvieron
muestran que el 57% de los encuestados obtuvieron su crédito en un promedio de 4
semanas, mientras que el 34% lo obtuvieron en 2 meses, el 6% opina que recibió en 2
semanas y un 2% considera que duro demasiado tiempo para acceder al crédito. Esta
variación se debe principalmente a que los créditos son manejados por distintos
profesionales del BNF, los cuales no muestran una igualdad en lo referente al tiempo de
ejecución de los trámites del crédito.

6) ¿Después de recibir su crédito, ¿Le ha visitado un técnico de crédito del banco?

OPCIONES ENCUESTAS %
SI 214 60%
NO 143 40%
TOTAL 357 100%

133
El 60% de los encuestados afirman que fueron visitados por un asesor de créditos para
comprobar la inversión crediticia y el 40% señala que ninguna persona del Banco lo ha
visitado.

7) ¿Usted ha caído en morosidad?

OPCIONES ENCUESTAS %
SI 122 34%
NO 235 66%
TOTAL 357 100%

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Otra de las preguntas que se aplicó fue si los clientes han caído en morosidad obteniendo
una respuesta negativa del 66% y un 34% manifestó que no paga a tiempo los valores
correspondientes al crédito.

8) ¿Cuándo se atrasa en el pago de la cuota del crédito le comunican (llamada telefónica) y/o
notifican (escrito)?

OPCIONES ENCUESTAS %
SI 211 59%
NO 146 41%
TOTAL 357 100%

En las encuestas aplicadas el 41% de los clientes afirman que no se les avisa de ninguna
forma el atraso en el pago de las cuotas del crédito mientras que el 59% asegura que si les
comunica en el caso de mora de alguna cuota.

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