6.

- CAJA

La cuenta Caja es una cuenta correspondiente al grupo Circulante. Por pertenecer al activo
su saldo debe ser siempre deudor y representa el dinero o su equivalente que tiene la empresa
realmente disponible en un momento determinado. En consecuencia, deben rebajarse de su saldo
vales y documentos que representen gastos, cheques a fecha, protestados o vencidos y cualquier
otro valor que no se ajuste a la definición anterior. Aún cuando los cheques a fecha no son
reconocidos legalmente, lo son en el ámbito comercial en donde son aceptados con mucha
frecuencia, hecho que nos da la posibilidad de encontrarlos en CAJA.
En términos generales los débitos de la cuenta CAJA corresponden a los ingresos de dinero
o su equivalente y los créditos a egresos de dinero o su equivalente. Se excluyen de esto las
contabilizaciones derivadas de ajustes y por rectificaciones de errores.
Ejemplo de ingresos se pueden citar:
- Cancelación de Ventas por bienes o servicios realizados por la empresa.
- Cancelación de documentos (letras)
- Recepción de intereses por crédito o inversiones
- Percepción de dividendos.

En el caso de los egresos, los más significativos son los depósitos que se realizan en cuenta
corriente bancaria de la empresa. Otros egresos por no ser relevantes no ameritan ser citados. La
mayor parte de las cancelaciones que deben realizar las empresas y las cuales representan montos
de relativa importancia, por razones de seguridad y de control interno, se deben realizar mediante el
giro de cheques. En razón de disposiciones legales que validan esta decisión, esta entre otras, en
que el cheque constituye un medio de prueba del pago efectuado.

Con motivo de la confección de los estados financieros finales y para que ellos expongan
razonablemente la situación financiera de la empresa a una fecha determinada y los resultados
obtenidos, es preciso cumplir con ciertos procedimientos esenciales, uno de estos es el recuento
físico, que en el caso de CAJA recibe el nombre de ARQUEO DE CAJA.

Este arqueo tiene 2 objetivos fundamentales.

1) Verificar que el saldo de la cuenta MAYOR CAJA tenga el correspondiente respaldo físico.

2) Determinar los valores realmente disponibles, ajustando el saldo de la cuenta si fuese

necesario mediante los asientos de contabilidad que procedan.

Este Arqueo de Caja se realiza en forma obligatoria al 31 de diciembre de cada año, al

finalizar el ejercicio contable. Sin embargo, por razones de control interno es preciso efectuar
arqueos durante el ejercicio, los que deben ser sorpresivos, en el caso que la empresa tenga
habilitada más de una Caja, los arqueos deben ser simultáneos.

El arqueo debe realizarlo una persona independiente de los encargados del movimiento de
ellas, con el objetivo de asegurar se cumpla el control que se pretende lograr, la persona responsable
de efectuar este arqueo se debe presentar en la Caja sin previo aviso y procede en presencia del
cajero o del encargado, a contar el dinero y los valores que hubiesen. Una vez determinado el total,
el que puede estar compuesto de: moneda nacional o extranjera, cheques, documentos, etc, lo
comparara con el saldo de la cuenta MAYOR CAJA. El resultado de este procedimiento es que los
saldos sean coincidentes y en aquellos casos, en que el total del arqueo sea inferior al saldo de la
cuenta CAJA, se tratara como faltante.

Las discrepancias entre el Arqueo y el saldo de la cuenta, pueden deberse a numerosas

causas, algunas naturales debido al volumen de las transacciones y otras pueden indicar síntomas
de problemas graves que ameriten tomar medidas por parte de la dirección de la empresa.

A continuación se entrega un modelo de un Arqueo de Caja

 ARQUEO DE CAJA
IDENTIFICACIÓN

Fecha Arqueo 20/05/2017 Hora Inicio 14:30 Tipo de Fondo

Unidad a Cargo del Fondo Caja General
ADQUISICIONES X Caja Chica
Responsable del Fondo Fondo Rotatorio
ARMANDO MEZA DE FIERRO Fondo a rendir
Cargo Fondo en Custodia
SECRETARIO Otros

DETALLE DEL ARQUEO

Ultimo comprobante de ingreso N° 0214 Fecha 15/05/2017

Ultimo comprobante de egreso N° 22301 Fecha 20/05/2017

Billetes: Cantidad Montos Totales

$ 20.000 0 0
10.000 2 20.000
5.000 3 15.000
1.000 4 4.000
500 7 3.500 42.500
Monedas:
$ 500 0 0
100 6 600
50 8 400
10 0 0
5 12 60
1 28 28 1.088

Documentos:
Cheques 1 5.300
Vales Vista
Pagarés
C. Tarj. Crédito
Letras
Otros

SUBTOTAL FONDOS 18.888

Comprobantes de gastos (Facturas Boletas) 47.612

Vales de Gastos provisorios 2.500

TOTAL ARQUEO 99.000

Monto del Fondo según registro contable 100.000

Sobrantes (Faltantes) (1.000)

OBSERVACIONES

1) El cheque por $ 5.300 fue cambiado al jefe de compras y tiene fecha de cobro para el lunes
25 de mayo
2) Los $ 1.000 faltantes no fueron justificados por el responsable del fondo
 Nombre y Firma Responsable del Fondo Nombre y Firma del que efectuó Arqueo

El Resultado de este arqueo indica dos irregularidades descritas en la sección observaciones

del formulario, en cuanto a que no debe cambiarse cheques al personal -ni al día, menos aún, a
fecha-, salvo que existe expresa autorización para ello; y a que estableció un faltante de dinero no
justificado, el que debería ser repuesto por el encargado del fondo o cargarse a resultados como
pérdida de caja, según dispongan las normas de la empresa.

Sobre la base de los resultados del arqueo, debe insistirse en el cumplimiento de las normas
y procedimientos sobre el manejo de fondos a los responsables de los mismos, aplicar las sanciones
previamente establecidas y que corresponda a cada caso de irregularidad y efectuar las
contabilizaciones que procedan para resolver o aislar la situación de faltantes o sobrantes de fondos
o la anomalía puesta en evidencia por arqueo.

7.- FONDO FIJO

Es usual que las empresas determinen entregar dinero a diferentes personas que trabajan
en distintos departamentos, divisiones o secciones, de la organización, para poder hacer frente a
diversos gastos menores tales como, movilización auxiliar administrativo, franqueo de correo,
compra de gasolina, compras menores de aseo y mantención de las oficinas.

El número de Fondos Fijos (conocidos normalmente como caja chica) y las cantidades que
se entregan, son variables dependiendo del tamaño de la empresa, de su complejidad y de la
naturaleza de sus operaciones.

Es importante destacar que los dineros entregados para cubrir los gastos menores de la
empresa se hace a personas específicas, las que tienen las mismas responsabilidades de un cajero.

Los encargados del Fondo Fijo deben llevar registros adecuados para controlarlo y exigir y
mantener los comprobantes que respalden los gastos efectuados. Nunca debe entregar dinero sin
el respaldo o vale correspondiente. El monto del Fondo Fijo se mantiene durante el período contable.
Ya que el encargado debe elaborar periódicamente rendiciones de los gastos realizados entregando
dicha rendición acompañada de los comprobantes a la persona responsable que hubiere designado
la empresa para la respectiva revisión. Una vez revisada y si no tiene objeciones se repone el monto
gastado, volviendo a tener el encargado del Fondo Fijo el valor inicial que le fuere asignado, al menos
teóricamente, pues durante el lapso que media en la tramitación de la reposición pudo haber
realizado nuevos gastos, lo que no resulta extraño si consideramos la dinámica de los negocios.

Los procedimientos internos de la empresa definirán:

- Los registros que debe llevar el encargado,

- los controles a que este afecto,
- los gastos que están permitidos efectuar,
- la forma en debe hacerse la rendición,
- los documentos que debe acompañar en cada caso y
- la periodicidad con que se harán las reposiciones del Fondo Fijo

Aunque, generalmente el monto a que asciende cada Fondo Fijo se mantiene sin
modificaciones durante el ejercicio, en algunas ocasiones es necesario aumentar su valor por que
se ha vuelto insuficiente para cubrir los gastos de un período determinado. El número de Fondos
Fijos podría estar sujeto a cambios pudiendo aumentar o bien disminuir, según fuesen las
circunstancias propias de cada entidad.
 Al finalizar el ejercicio contable algunas empresas recogen los Fondos entregados exigiendo
rendición de los gastos, si los hubiera y la devolución de los saldos en dinero. Ello no permite que
queden vales pendientes, es decir cuando el encargado ha entregado dinero para un determinado
gasto y éste aún no se ha concretado por diversas causas. En resumen deben existir comprobantes
( gastos efectuados) o dinero.

Hacemos notar que en la práctica los Fondos Fijos pasan de un año a otro. Al 31 de
diciembre se hace una rendición para cargar a resultados los gastos efectivamente efectuados hasta
la fecha de confección de los estados financieros y si existen vales, se realiza una provisión por el
valor de estos. De esta forma el valor por Fondo Fijo se agrega al rubro CAJA del balance General
el cual mediante este procedimiento reflejara el dinero realmente disponible, con lo cual se evita
mostrar como activo conceptos de gastos.

El Fondo Fijo al igual que CAJA debe ser controlado mediante arqueos periódicos y por
supuesto con motivo de la confección de los estados financieros, sean estos parciales o finales.

El procedimiento para efectuar el arqueo de Fondo Fijo es similar al presentado para el

arqueo de Caja.

8.- FONDOS POR RENDIR

Hay situaciones en que la empresa debe realizar pagos fuera de la empresa, como podría
ser el pago de sueldo de los trabajadores de una obra, para tal efecto se destina a un funcionario
para que efectué tales pagos, para lo cual se le destina un fondo determinado para que cumpla el
cometido pedido por la empresa.

La rendición de este fondo se hace por intermedio de los comprobantes correspondientes,

mas los gastos que pudo haber incurrido en la gestión que le fuera encomendada. (Alimentación,
hospedaje, transporte etc.).

La característica que lo diferencia del fondo fijo es que la cantidad asignada es relativamente
importante y además que no se reembolsa a la persona encargada de cumplir su cometido.

9.- CONCILIACION BANCARIA

Generalmente las empresas mantienen cuentas corrientes en varios Bancos

simultáneamente y eventualmente en más de una sucursal.

La cuenta Banco que figura en el balance general es la cuenta principal, cuyo saldo debe
concentrar todos los saldos de las cuentas corrientes con que cuente la empresa, cualquiera que
sea el banco o la sucursal, (esta opción es sí la empresa sólo desea tener una cuenta de control
banco en el libro mayor general).

El saldo representado en el balance de la cuenta banco debe corresponder realmente

disponible a la fecha de los estados financieros, para lo cual debe realizarse una conciliación
bancaria tomando como base de información la proporcionada por el banco y la que tiene registrada
la empresa en sus mayores, para proceder a evaluar los movimientos que tienen que ver con la
cuenta banco. La conciliación debe realizarse por cada cuenta corriente que tenga la empresa ya
que una cuenta corriente es independiente una de otra.

Es recomendable antes de revisar la conciliación el comprender que los conceptos entre el

banco y la empresa difieren, como por ejemplo para uno su pasivo es activo para el otro, ya que el
tratamiento de la cuenta si no es manejado con propiedad llevara a la persona a incurrir en errores
importantes e insalvables.

Los cargos más frecuentes en la cuenta banco de la empresa son los ingresos en cuenta
corriente, los que corresponden principalmente a los depósitos enviados por la entidad al respectivo
banco. Otro sería por ingresos correspondientes a la cobranza de documentos que ha realizado el
banco en nombre de la empresa.

Los abonos más frecuentes e importantes a la cuenta banco de la empresa son los giros
de cheques contra fondos depositados oportunamente en cuenta corriente.

Cuando una empresa desea abrir una cuenta corriente debe llevar los documentos
respectivos y cumplir con todas las exigencias que le imponga el banco. Una vez aprobado por el
banco la apertura de la cuenta se procede a efectuar un deposito inicial mínimo (este monto depende
de cada banco) recibiendo del banco un talonario de cheques (los hay de 25, 50, 100 cheques) que
serán los documentos con que la empresa dará las ordenes de pago al banco contra los fondos que
tenga disponible en su cuenta corriente.

Otro ejemplo de conceptos que la persona encargada de la conciliación debe manejar es

que los abonos a la cuenta de mayor banco son cargos para la entidad financiera banco, y por
lo general los cargos informados por el banco son a vía de ejemplo intereses, comisiones impuesto
de timbres y estampillas (talonario de cheques) y otros.

La empresa, para un mejor control de la cuenta corriente deberá habilitar un registro adicional
para registrar el movimiento de la cuenta corriente, que puede ser un libro, una libreta, una tarjeta o
bien puede llevarlo computacionalmente. A su vez la entidad bancaria proporciona periódicamente
o cuando el cliente lo solicita, un documento con todos los movimientos que ha experimentado la
cuenta corriente de la empresa. Dicho documento se conoce como cartola bancaria y es por cada
cuenta corriente aun cuando la empresa posea más de una cuenta corriente con la entidad bancaria.

Las cartolas bancarias en la actualidad se encuentran mas o menos estandarizadas, tienen

una capacidad de 30 movimientos, las cartolas van numeradas y cada una inicia la información con
el saldo de la cartola inmediatamente anterior.

El saldo de la cuenta banco de la empresa y el saldo de la cartola, ambos considerados a la

misma fecha, generalmente no son coincidentes. Las razones principales se pueden agrupar:

a) Depósitos en cuenta corriente realizados por la empresa y que se contabilizaron

oportunamente cuando se remitieron al banco, el cual aún no lo ha registrado en su contabilidad.

b) Giro de cheques por parte de la empresa y que aún no han sido cobrado por lo
beneficiarios de ellos, esta distorsión es debida a que la contabilidad contabiliza el abono a la cuenta
de banco cuando se emite el cheque y no cuando se cobra.

c) Abonos en cuenta corriente efectuados por la entidad bancaria (cobranza de letras,

prestamos otorgados, descuentos de documentos, etc) y que la empresa aún no ha contabilizado
(para la empresa son cargos) por no haber recibido los respectivos documentos, que respaldan el
hecho económico, de parte del banco.

d) Cargos en cuenta corriente efectuados por la entidad bancaria (intereses, comisiones y

otros) y que las empresas no han registrado en su contabilidad, como Abono.

e) Errores contables ya sean de la empresa como de la entidad financiera.

La razón principal por la que puede suceder que una operación se encuentre registrada sólo
en una de las dos contabilidades, empresa o banco, y no en las dos simultáneamente, es debido
más que nada al lapso que media entre el momento en que se registra por la empresa y dicho hecho
económico sea registrado por la entidad financiera en su contabilidad.

Se puede decir que la conciliación bancaria no es más que una comparación de los
antecedentes contables con que cuenta la empresa en su mayor BANCO y los proporcionados por
la entidad financiera por medio de la cartola bancaria, ambas informaciones son confrontadas a una
misma fecha. En una metodología de la conciliación bancaria se pueden distinguir tres pasos impor-
tantes:

a) Verificar las operaciones que se encuentran registradas en ambas contabilidades.

b) Determinar las operaciones que se encuentran registradas en la contabilidad de la

empresa, sean estos cargos o abonos que no se encuentren en la cartola bancaria.

c) Determinar las operaciones que figuran en la cartola y que aún no han sido registradas en
la contabilidad de la empresa.

Para este proceso es recomendable utilizar símbolos que diferencien con claridad los distintos
hechos mencionados en los puntos anteriores.

El resultado del análisis puede hacer necesario la formulación de asientos de ajustes, con el
objetivo de mostrar el saldo bancario disponible a una fecha. También se puede originar una
investigación que justifique la omisión de los registros de los hechos económicos tanto por la
empresa como por el banco y si estas diferencias corresponden y ameriten los asientos de ajustes
mencionados.

DETALLE BANCO EMPRESA

Cargos omitidos abonos omitidos Cargos omitidos abonos omitidos

La confección del cuadro anterior facilita la conciliación cuando el volumen de movimientos de la

empresa es importante
 CONCILIACION ANALITICA
BANCO EMPRESA

DETALLE VALOR DETALLE VALOR

Saldo Saldo

Mas: Mas:

Abonos Omitidos Cargos Omitidos

Menos: Menos:

Cargos Omitidos Abonos Omitidos

Saldo Disponible Saldo Disponible

METODO LINEAL
Básicamente este método consiste en la adición o deducción de las partidas no consideradas, ya
sea en la cartola bancaria o en la cuenta de mayor BANCO, y para ello se pueden utilizar dos
sistemas.

PRIMER SISTEMA
Saldo cuenta de Mayor Banco a la fecha de
conciliación $
(+) Abonos bancarios en cartola y no
contabilizados por la empresa $
(+) Cheques girados y pendientes de cobro $
(-) Cargos Bancarios en cartola y no
contabilizados por la empresa $
(-) Depósitos en tránsito, no registrados
en el Banco. $_________
SALDO IGUAL A LA CARTOLA BANCARIA
A LA FECHA DE LA CONCILIACION $

SEGUNDO SISTEMA
Saldo según cartola bancaria a la fecha de
conciliación $
(+) Depósitos en tránsito, no registrados
por el Banco $
(+) Cargos bancarios en cartola y no
registrados por la empresa $
(-) Cheques girados y pendientes de cobro $
(-) Abonos bancarios en cartola y no
contabilizados en la empresa $__________
SALDO IGUAL CUENTA MAYOR BANCO A LA
FECHA DE LA CONCILIACION $

En ambos sistemas, en la empresa se deberá contabilizar aquellas partidas que se

encuentren pendientes de registro en los libros de la empresa, luego de realizado este proceso se
determina el saldo real de la cuenta Banco, si se estuvieran confeccionando los estados financieros
el saldo determinado debe ser igual al mostrado en el balance general.
EJERCICIO DE CONCILIACION BANCARIA

La empresa "ABC" tiene como norma depositar en el Banco CHILE, el ingreso de cada día, durante
el primer día hábil siguiente y efectuar todos sus pagos por medio de cheque.

El día 31 de diciembre de 2001, el saldo deudor de la cuenta Mayor "Banco CHILE" es de $

450.300 y el saldo acreedor de la cartola bancaria es de $ 569.505.-

Se dispone además de la siguiente información:

1) La conciliación bancaria al 30/11/2001 presentaba 4 cheques girados que se encontraban

pendiente de cobro.
CH. Nº 201 del 09.04.2001 $ 12.000.-
305 del 08.10.2001 12.000.-
316 del 18.11.2001 7.000.-
317 del 20.11.2001 50.000.-

Nota: de estos cheques el Nº 201 fue anulado el 07.12.2001 por caducarse por vencimiento, en tanto
que el 305 y el 317 aún figuran pendientes al 31.12.2001

2) Al comparar los cheques cancelados de acuerdo a la cartola bancaria con los girados
según la cuenta de mayor Banco CHILE, durante el mes de diciembre de 2001 se encontró que el
cheque Nº 340 que fue emitido el 25.12.2001 fue girado por 27.600, para cancelar compra de
mercadería, sin embargo en el mayor por error se invirtieron las cifras quedando registrado por
26.700.

3) El ch. Nº 321 del 20.12.2001 que se encuentra registrado en el mayor como nulo, fue
cobrado por el señor Humilde Poblete por la suma de $5.000, que corresponde a anticipo de remu-
neraciones del mes de diciembre.

4) Se encontró además que los cheques Nº 701 por $ 3.455 y el Nº 702 por $ 20.250 fueron
girados y contabilizados el 28.12.2001 y no figuran cobrados según cartola bancaria.

5) Se recibe de parte del banco 3 avisos, 2 de cargo y uno de crédito, que no se encuentran
contabilizados por la empresa.

- El primer cargo corresponde a un cheque devuelto por falta de fondos por la suma de $
7.300, del cliente Juan Moya.

- El segundo cargo corresponde a talonario de cheques por $ 3.800

- El abono bancario corresponde a una letra en cobranza bancaria, la Nº 92 por $95.000.

6) Los ingresos en efectivo del 30.12.2001 fueron de $ 50.500 y constituyen depósitos en

tránsito, no aparecen en cartola.

7) El ch. Nº 703 fue girado el 29.12,2001 fue registrado contablemente en dos oportunidades,
por el mismo valor, $ 6.000, el pago corresponde a un pago de gas, el cual figura cobrado según la
cartola bancaria.