130 Parte 2 Planeación, ejecución y control del proyecto

12. Trace un diagrama de red que represente la siguiente lista de tareas del desarrollo de un siste-
ma de información.

Actividad Predecesor inmediato

1. Definición del problema —
2. Estudio del sistema actual 1
3. Definición de los requerimientos del usuario 1
4. Diseño del sistema lógico 3
5. Diseño del sistema físico 2
6. Desarrollo del sistema 4, 5
7. Pruebas del sistema 6



$POWFSTJÓO
EF
MB
CBTF
EF
EBUPT 4, 5



$POWFSTJÓO
EFM
TJTUFNB 7, 8

EJERCICIOS DE INTERNET
1. Busque en la Web herramientas para la planeación de proyectos y describa por lo menos tres
de los sitios que encuentre.
2. 7JTJUF
FM
TJUJP
XFC
EF
MB
*OUFSOBUJPOBM
1SPKFDU
.BOBHFNFOU
"TTPDJBUJPO
*1."

&YQMPSF
FM

sitio para informarse sobre las certificaciones, membresías, publicaciones, premios, eventos y
oportunidades de estudio.
3. %Ê
DMJD
FO
FM
WÎODVMP
EF
MB
BTPDJBDJÓO
*1."
MMBNBEP
“:PVOH
$SFX”
:PVOH
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*1."
QBSB
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B
MPT
GVUVSPT
MÎEFSFT
EF
MB
BENJOJTUSB-
ción de proyectos. Describa lo que encontró.
4. International Journal of Project Management FT
VOB
QVCMJDBDJÓO
EF
MB
*1."
7BZB
B
MB
QÃHJOB

inicial del diario o visite el sitio web de Elsevier Science Direct para buscarlo. Haga clic en el
vínculo “'SFF
5BCMFT
PG
$POUFOUT
BOE
"CTUSBDUT”
*NQSJNB
VOB
MJTUB
EF
BSUÎDVMPT
EF
MB
FEJDJÓO

actual.
5. Dentro del vínculo “'SFF
5BCMFT
PG
$POUFOUT
BOE
"CTUSBDUT”, realice una búsqueda rápida
utilizando la palabra clave “Planning” (planeación). Elabore una lista de lo que encontró.
Enseguida, haga clic en “7JFX
3FMBUFE
"SUJDMFT” y describa lo que observó.

CASO 1 Un centro de investigación médica sin fines de lucro

Usted es Alexis, el director de asuntos externos de un centro nacional de investigación médica
sin fines de lucro que realiza investigaciones sobre enfermedades relacionadas con el enveje-
cimiento. El trabajo del centro se mantiene gracias al financiamiento de diversas fuentes, entre
ellas, el público en general, los estados y subsidios de empresas, fundaciones y el gobierno federal.
Su departamento prepara un reporte anual de los logros y el estatus del centro financie-
ro para el consejo de administración. El reporte se compone principalmente de texto con
algunas gráficas y tablas, todo en blanco y negro, y una portada sencilla. Es voluminoso y su
 Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades 131

redacción es muy concisa. Su producción resulta barata, fuera del esfuerzo para integrar el
contenido, lo cual requiere tiempo para solicitar y obtener información de los otros departa-
mentos del centro.
En su última junta, los miembros del consejo propusieron que el reporte anual se “renova-
ra” para tener un documento que se pudiera utilizar para marketing y publicidad. Quieren que
el próximo reporte anual se envíe por correo a los diversos grupos de interés del centro, a los
donantes anteriores y a los potenciales. El consejo considera que un documento como éste es
necesario para colocar al centro “en la misma liga” que otras organizaciones grandes sin fines
de lucro, con las cuales compite por donaciones y fondos. El consejo piensa que el reporte
anual podría utilizarse para comunicar a estos grupos de interés los avances que el centro está
logrando en sus esfuerzos de investigación y su sólida administración fiscal, para aprovechar
mejor los fondos y las donaciones que recibe.
Usted deberá elaborar un reporte anual más breve, sencillo y fácil de leer que muestre los be-
neficios de la investigación del centro y su impacto en la vida de las personas. Debe incluir foto-
grafías de varios hospitales, clínicas e instalaciones de atención médica a largo plazo que apliquen
los resultados de la investigación del centro. También debe incluir testimonios de pacientes y
familias que se hayan beneficiado de la investigación del centro. El reporte debe ser “atractivo”,
a color, contener muchas imágenes y gráficas fáciles de comprender, y estar redactado en un
estilo comprensible para el posible donador adulto promedio.
Es un trabajo considerable para su departamento, que está conformado por otros tres miem-
bros. Tendrá que contratar por fuera algunas de las actividades y tal vez tenga que viajar a varias
instalaciones médicas de todo el país para tomar fotografías y recoger los testimonios. También
deberá someter a licitación el diseño, la impresión y la distribución para que varios contratistas
presenten propuestas y precios. Según sus cálculos, se deben imprimir y enviar por correo alre-
dedor de cinco millones de copias.
Hoy es 1 de abril. El consejo le pide que asista a la siguiente junta del 15 de mayo para que
presente un plan detallado, el programa y el presupuesto, y explique cómo completará el pro-
yecto. El consejo quiere el reporte anual “en el correo” para el 15 de noviembre, de modo que
los posibles donantes lo reciban en la temporada navideña cuando es probable que sean “gene-
rosos”. El año fiscal del centro termina el 30 de septiembre y sus estados financieros deben estar
disponibles para el 15 de octubre; sin embargo, la información no financiera para el reporte se
puede empezar a recabar justo después de la junta del consejo del 15 de mayo.
Por suerte, usted está tomando un curso de administración de proyectos por las tardes en
una universidad cercana y esto representa una excelente oportunidad para aplicar lo que ha
aprendido. Sabe que es un proyecto grande y que el consejo abriga grandes expectativas. Usted
quiere asegurarse de cumplir con las expectativas del consejo y que éste apruebe el presupuesto
que necesitará para realizar el proyecto; sin embargo, sólo lo aprobarán si están seguros de que
tiene un plan detallado para hacerlo. Usted y su personal tienen seis semanas para elaborar el
plan que presentarán al consejo el 15 de mayo. Si lo aprueban, tendrá seis meses, del 15 de mayo
al 15 de noviembre, para implementar el plan y completar el proyecto.
Su personal está conformado por Grace, una especialista en marketing; Levi, un escritor/
editor, y Lakysha, una asistente cuya afición es la fotografía (por las tardes cursa la carrera de
fotoperiodismo en la universidad y ha ganado varios concursos de fotografía en la ciudad).
132 Parte 2 Planeación, ejecución y control del proyecto

PREGUNTAS
Usted y su equipo deben elaborar un plan para presentarlo al consejo. Para ello hagan lo siguiente:
1. Establecer el objetivo del proyecto y hacer una lista de supuestos respecto al proyecto.
2. Elaborar una estructura de división del trabajo.
3. Preparar una lista de las actividades específicas que deben realizarse para lograr el objetivo del
proyecto.
4. Para cada actividad, asignar a la persona que será responsable.
5. Elaborar un diagrama de red que muestre la secuencia y las relaciones de dependencia de
todas las actividades.

ACTIVIDAD EN EQUIPO
Divida al grupo en equipos de cuatro; en cada equipo los integrantes deben desempeñar los roles
de Alexis, Grace, Levi y Lakysha. Luego prepare los cuatro puntos mencionados antes.

CASO 2 La boda
Tony y Peggy Sue se graduaron en una universidad de Texas en mayo; ella recibió su título de pro-
fesora en educación elemental y él se graduó en la escuela de gastronomía. Ambos trabajan en el
área de Dallas. Peggy Sue da clases y Tony es chef del restaurante de un hotel en un centro turístico.
Es Navidad y Tony le pide a Peggy Sue que se case con él, ella acepta emocionada y fijan la boda
para el 30 de junio del año siguiente.
5POZ
FT
PSJHJOBSJP
EF
/VFWB
:PSL
FT
FM
ÙOJDP
IJKP
WBSÓO
EFM
i(SBO
5POZu
Z
$BSNFMMB
&O
TV

familia le dicen el “Pequeño Tony”. Tiene tres hermanas menores, solteras todavía. La familia es
propietaria de un restaurante llamado, desde luego, Gran Tony, y todos los hijos han trabajado en
el restaurante desde muy jóvenes. Es una familia grande con muchos parientes, la mayoría de los
cuales vive en Nueva York. También tienen muchos amigos en el vecindario.
1FHHZ
4VF
OBDJÓ
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$PSOêFME
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DVBUSP
IFSNBOBT
&MMB
Z
TVT
IFSNBOBT

trabajaron en la granja de la familia cuando eran niñas. Su padre falleció hace algunos años y su
madre, Mildred, quien ahora vive en la casa de la granja, renta las tierras de cultivo a un agricultor
WFDJOP
-BT
IFSNBOBT
EF
1FHHZ
4VF
TF
DBTBSPO
DPO
KÓWFOFT
EFM
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Z
UPEBT
WJWFO
FO
$PSOêFME

Sus bodas fueron sencillas (alrededor de 50 personas) y muy similares. La idea que Mildred tiene
EF
VOB
CPEB
TF
SFEVDF
B
VO
QSPDFEJNJFOUP
TJNQMF
VOB
DFSFNPOJB
B
MBT

a.m. en la pequeña
iglesia del pueblo, seguida por un desayuno tipo bufet en el salón parroquial. Eso es todo. En rea-
lidad no pueden costear una boda suntuosa porque el ingreso de la granja es bastante modesto.
Las hermanas de Peggy Sue no asistieron a la universidad, y ella tuvo que conseguir un préstamo
para pagar su educación.
Tony y Peggy Sue decidieron llamar a sus familias y darles la buena noticia sobre su compromiso
Z
MB
QSÓYJNB
CPEB
5POZ
IBCMB
B
TV
DBTB
Z
MF
DVFOUB
MBT
CVFOBT
OVFWBT
B
TV
NBESF
$BSNFMMB
&MMB

responde: “¡Qué bueno, hijo! He estado esperando este día. No puedo creer que mi bebé se vaya a
DBTBS
FTUPZ
UBO
FNPDJPOBEB
7BNPT
B
UFOFS
MB
NFKPS
CPEB
Z
MB
NÃT
HSBOEF
EF
UPEBT
*OWJUBSFNPT

a todos nuestros amigos y familiares; quizá irán unas 300 personas. Y por supuesto haremos la re-
 Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades 135

APÉNDICE Microsoft Project

Microsoft Project es el sistema de software de administración de proyectos más utilizado en el en-
torno de negocios actual. Es poderoso, fácil de usar y se vende a un precio muy razonable. Una ver-
sión gratuita de prueba del programa viene incluida en este libro. En este apéndice explicamos
brevemente cómo se utiliza Microsoft Project para apoyar las técnicas estudiadas en este capítulo
tomando como ejemplo el estudio del mercado de consumo.
Familiarícese con el entorno de Microsoft Project 2010: "CSB
FM
QSPHSBNB
0CTFSWF
MB
WJTUB
(BOUU

$IBSU
(SÃêDB
EF
(BOUU

Z
MB
DJOUB
5BTL
5BSFB

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FM
ÃSFB
EF
USBCBKP
QSJODJQBM
4J
OP
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MBT
IFSSB-
NJFOUBT
EF
(BOUU
$IBSU
BSSJCB
EF
'PSNBU
FO
FM
NFOÙ
P
MB
DJOUB
5BTL
EÊ
DMJD
FO
5BTL
QBSB
BCSJS
MB

DJOUB
5BTL
MVFHP
FO
FM
HSVQP
5BTLT
7JFX
EÊ
DMJD
FO
(BOUU
$IBSU
&O
MB
QBSUF
TVQFSJPS
EFM
ÃSFB
EF
USB-
CBKP
QSJODJQBM
FTUÃO
MBT
DJOUBT
QBSB
5BTL
3FTPVSDF
7JFX
Z
'PSNBU
1BSB
WFS
DVBMRVJFSB
EF
MBT
DJOUBT

dé clic en la ficha que lleva el nombre de la cinta. A la izquierda de los títulos de la cinta está la ficha
'JMF
"SDIJWP

RVF
DPOUJFOF
MPT
WÎODVMPT
B
.JDSPTPѫ
0ēDF
0OMJOF
FO
FM
WÎODVMP
)FMQ
"ZVEB

VOB

lista de archivos de Microsoft Project abiertos previamente, y las opciones para guardar o imprimir
el proyecto actual o comenzar un proyecto nuevo.
6O
WÎODVMP
SÃQJEP
B
.JDSPTPѫ
0OMJOF
BQBSFDF
DPNP
VO
CPUÓO
DPO
VO
TJHOP
EF
JOUFSSPHBDJÓO
FO

la esquina superior derecha de la ventana del proyecto. La cinta Format cambia para incluir gru-
QPT
SFMBDJPOBEPT
DPO
MB
WJTUB
TFMFDDJPOBEB
-B
DJOUB
(BOUU
$IBSU
5PPMT
'PSNBU
DPOUJFOF
MPT
HSVQPT

'PSNBU
$PMVNOT
#BS
4UZMFT
(BOUU
$IBSU
4UZMF
&TUJMP
EF
MB
(SÃêDB
EF
(BOUU

4IPX)JEF
.PTUSBS
0DVMUBS

Z
%SBXJOHT
*MVTUSBDJPOFT

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PQDJPOFT
QBSB
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B
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DJOUB

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6TBHF
5PPMT
'PSNBU
'PSNBUP
EF
)FSSBNJFOUBT
EF
6TP
EF
3FDVSTPT

DPOUJFOF
MPT
HSVQPT

'PSNBU
Z
$PMVNOT
RVF
EBO
GPSNBUP
B
MB
HSÃêDB
3FTPVSDF
6TBHF
Visite Microsoft Office Online para ver tutoriales en línea y más: si aún no ha explorado Microsoft
0ēDF
0OMJOF
EFEJRVF
VO
UJFNQP
QBSB
IBDFSMP
"IÎ
FODPOUSBSÃ
UVUPSJBMFT
DPOTFKPT
QMBOUJMMBT
OP-
UJDJBT
Z
PUSB
JOGPSNBDJÓO
WBMJPTB
BDFSDB
EF
.JDSPTPѫ
1SPKFDU

&M
WÎODVMP
B
.JDSPTPѫ
0ēDF

0OMJOF
TF
FODVFOUSB
FO
MB
PQDJÓO
)FMQ
EF
MB
êDIB
'JMF
P
FO
FM
CPUÓO
DPO
VO
TJHOP
EF
JOUFSSPHBDJÓO

en la ventana del proyecto.
Comience a construir el proyecto de estudio del mercado de consumo:
El proyecto del estudio del mercado de consumo se seguirá estudiando hasta el capítulo 7. En
este apéndice usted introducirá la estructura de división del trabajo en un formato de lista estruc-
turada jerárquica, determinará los predecesores de las tareas, asignará la responsabilidad de cada
actividad y creará el diagrama de red.
En la ficha File, dé clic en New para iniciar un proyecto nuevo. Luego, a partir de las plantillas
EJTQPOJCMFT
TFMFDDJPOF
#MBOL
1SPKFDU
Z
EÊ
DMJD
FO
$SFBS
(VBSEF
FM
BSDIJWP
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$POTVNFS
.BSLFU

4UVEZ
&TUVEJP
EFM
.FSDBEP
EF
$POTVNP

IBDJFOEP
DMJD
FO
MB
êDIB
'JMF
Z
FO
MB
PQDJÓO
4BWF
136 Parte 2 Planeación, ejecución y control del proyecto

Primero establezca algunas propiedades que describan el archivo del proyecto. En la ficha File,
EÊ
DMJD
FO
*OGP
&O
MB
QBSUF
EFSFDIB
EF
MB
QÃHJOB
FTUBSÃ
FM
OPNCSF
1SPKFDU
*OGPSNBUJPO
DPO
VOB

flecha que despliega una lista
%Ê
DMJD
FO
1SPKFDU
*OGPSNBUJPO
BQBSFDFSÃO
EPT
PQDJPOFT
FO
VOB

ventana desplegable: Advanced Properties (Propiedades Avanzadas) y Project Statistics (Estadística
del Proyecto). Dé clic en Advanced Properties. En la ventana Advanced Properties dé clic en la op-
DJÓO
4VNNBSZ
F
JOUSPEV[DB
i$POTVNFS
.BSLFU
4UVEZu
DPNP
UÎUVMP
DPNP
NVFTUSB
MB
êHVSB
"

Puede introducir otra información, como el tema, el autor, el gerente, la empresa y otros comenta-
SJPT
SFMBDJPOBEPT
%Ê
DMJD
FO
0,
QBSB
HVBSEBS
MPT
DBNCJPT
Z
DJFSSF
MB
WFOUBOB
"EWBODFE
1SPQ
FSUJFT

F I G U R A 4 A .1 Propiedades del proyecto

También debe introducir información relacionada con el tiempo, de manera que el software
pueda producir automáticamente los programas de proyectos y calcular los costos.
En la cinta 1SPKFDU
EÊ
DMJD
FO
1SPKFDU
*OGPSNBUJPO
*OGPSNBDJÓO
EFM
1SPZFDUP

FO
FM
HSVQP

Properties (Propiedades) para abrir la ventana correspondiente e introduzca la fecha de inicio
4UBSU
EBUF
.PO


DPNP
NVFTUSB
MB
êHVSB
"
)BHB
DMJD
FO
0,
QBSB
DFSSBS
MB
WFOUBOB

1SPKFDU
*OGPSNBUJPO
A continuación dé clic en la cinta Task para mostrar las herramientas de la cinta de tareas. Debe
WFS
FO
TV
QBOUBMMB
MB
WJTUB
(BOUU
$IBSU
DPO
MB
UBCMB
&OUSZ
&OUSBEB

EPOEF
JOUSPEVDJSÃ
FM
UÎUVMP
EFM

proyecto y los nombres para los paquetes de trabajo y sus actividades en la columna Task Name,
en el nivel que quiere monitorear y controlar el presupuesto, y puede recabar datos sobre los costos
reales y el valor del trabajo completado durante la ejecución del proyecto. Por favor, tome el título y
los nombres que introducirá de la figura 4A.3.
 Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades 137

F I G U R A 4 A . 2 Información del proyecto

Después de introducir un nombre, observe que la columna Task Mode tiene preguntas sobre el
tipo de modo de tarea que se introdujo manualmente. Por el momento, deje los valores predeter-
minados en esta opción.
Es fácil crear subconjuntos de los paquetes de trabajo y de sus actividades. En la cinta Task del
grupo Schedule, hay dos flechas verdes, las cuales se utilizan para crear subtareas y llevar una tarea
B
VO
OJWFM
TVQFSJPS
EF
PSHBOJ[BDJÓO
3FTBMUF
MP
RVF
RVJFSF
DBNCJBS
EF
OJWFM
)BHB
DMJD
VOB
WF[
FO
MB

ëFDIB
WFSEF
RVF
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B
MB
EFSFDIB
QBSB
MMFWBS
MPT
QBRVFUFT
EF
USBCBKP
B
VO
OJWFM
JOGFSJPS
0CTFSWF

que todas las subtareas resaltadas en la fila también cambiarán de nivel. Si da clic en la flecha verde
que apunta a la izquierda la entrada se moverá y todas las subtareas de la entrada ascenderán a un
nivel superior. Ajuste las entradas con las flechas para mostrar la estructura de división del trabajo,
como se aprecia en la figura 4A.3.
138 Parte 2 Planeación, ejecución y control del proyecto

F I G U R A 4 A . 3 Introducción de los paquetes de trabajo y de las actividades

Ahora debe introducir los datos del predecesor directamente en la columna Predecessor para
mostrar las dependencias entre las actividades para los paquetes de trabajo. Por favor, tome estos
EBUPT
EF
MB
êHVSB
"
$BEB
êMB
UJFOF
VO
OÙNFSP
EF
UBSFB
B
MP
MBSHP
EF
MB
DPMVNOB
J[RVJFSEB
&TUF

número se utiliza para identificar la tarea para las dependencias; por ejemplo, la tarea 4 precede a la
tarea 5 o, en otras palabras, la tarea 5 depende de la terminación de la 4. Si una tarea tiene más de
un predecesor, utilice una coma para separar las entradas de número de tarea.
El equipo del Estudio del mercado de consumo está compuesto por Susan, Steve, Andy y Jim.
4F
QVFEF
NPTUSBS
RVJÊO
SFBMJ[BSÃ
DBEB
BDUJWJEBE
BM
JOUSPEVDJS
FM
OPNCSF
FO
MB
DPMVNOB
3FTPVSDF

Name en la tabla Entry. Por favor, revise la figura 4A.5 para obtener las asignaciones de nom-
bre-actividad de este ejercicio. Los nombres se asignan a las actividades para monitorear y controlar
el presupuesto del proyecto y recabar datos sobre los costos y el desempeño reales. Los nombres
asignados a un paquete de trabajo indicarán a Microsoft Project que asigne los costos y el tiempo al
 Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades 139

F I G U R A 4 A . 4 Tareas – Introducción de los datos de tareas predecesoras

paquete de trabajo además de sus actividades y es probable que se produzcan reportes incorrectos
de los costos del proyecto y desempeño de los empleados.
Para ver el diagrama de red mostrado en la figura 4A.6, en la cinta Task haga clic en la flecha
IBDJB
BCBKP
EFM
HSVQP
7JFX
Z
TFMFDDJPOF
/FUXPSL
%JBHSBN
Es recomendable guardar un proyecto con un plan inicial antes de que comience el proyecto,
de modo que pueda comparar el avance real con el previsto. Para establecer un plan inicial dé clic
en la cinta Project y seleccione Set Baseline (Establecer Línea de Base) en el grupo Schedule, como
NVFTUSB
MB
êHVSB
"
%Ê
DMJD
FO
0,
EFTQVÊT
EF
TFMFDDJPOBS
VOB
PQDJÓO
FO
MB
WFOUBOB
4FU
#BTFMJOF

También puede usar esta herramienta para borrar un plan inicial. Es recomendable que guarde el
proyecto cada vez que trabaje con él. Para guardar la información de su proyecto, en la ficha Tab dé
clic en Save (Guardar).
140 Parte 2 Planeación, ejecución y control del proyecto

F I G U R A 4 A . 5 Recursos

F I G U R A 4 A .6 Diagrama de red
 Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades 141

F I G U R A 4 A .7 Establecer línea de base del proyecto