CARMEN AMANDA IBAÑEZ RUEDA

Contadora Pública

¿QUIERES APRENDER A MANEJAR TUS NEGOCIOS?

CONTABILIDAD I

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER SECCIONAL OCAÑA

DIVISION DE EDUCACION ABIERTA Y A DISTANCIA
TECNOLOGIA COMERCIAL Y FINANCIERA
OCAÑA

1
 2012

¿QUIERES APRENDER A MANEJAR TUS

NEGOCIOS?

INTRODUCCIÓN: La contabilidad, considerada el lenguaje de las empresas, es la

única fuente que suministra diariamente información sobre la situación económica
actual y sobre la generación y disponibilidad de recursos; por tal razón el perfil
profesional del Tecnólogo en Administración Comercial y Financiera actual exige de
personas con vocación, ética, valores humanos, personas analíticas, creativas y
operativas, además con excelente dominio de los conocimientos contables y
financieros.

Este modulo le ofrece al estudiante el material necesario para llevar la contabilidad de

una empresa, satisfaciendo las necesidades de éste en la realización de prácticas
contables en el aula de clase o en escenarios diferentes, utilizando siempre las técnicas
contables modernas y recursos reales sin estar vinculados laboralmente con un ente
económico.

Es así como cada estudiante tiene la gran oportunidad de vivenciar el ciclo contable de
una empresa, al realizar cuidadosamente cada uno de las actividades y evaluaciones
propuestas, con la asesoría del tutor y la posibilidad de practicar toda clase de
actividades de refuerzo y profundización de conocimientos.

Así mismo, el material presentado es variado, siendo cada ejercicio planeado

cuidadosamente para facilitar el trabajo en grupo o CIPAS, de los estudiantes
comprometidos en lograr con esta disciplina el desarrollo integral de cada persona,
como son conocimientos, valores, habilidades y destrezas.

JUSTIFICACIÓN: El lenguaje universal de los negocios es la contabilidad, por lo tanto,

preparar un tecnólogo que maneje eficientemente aspectos técnicos relacionados con
la preparación de información financiera para la toma de decisiones, requiere de un
excelente bagaje de conocimientos de contabilidad que le permita tener bases
suficientes para ordenar, clasificar, resumir, analizar e interpretar en forma eficiente
información de tipo económico.

Por lo tanto, todo profesional que trabaje en el área financiera, debe tener sólidos
conocimientos de contabilidad que le permitan comprender mejor el entorno. En efecto,
todas las actividades financieras deben entenderse y tratarse adecuadamente dentro
del contexto económico que se vive. Es por tanto deseable que quien se prepare en
estas áreas, posea buenas bases conceptuales de lo que podría denominarse:
PRINCIPIOS CONTABLES QUE LE POSIBILITEN COMPRENDER MEJOR EL
CONTEXTO DE SU LABOR PROFESIONAL.

2
METODOLOGÍA: La metodología nos sitúa en la forma de consultar y leer el texto de la
manera más ordenada y precisa.

Este texto contiene los conceptos contables básicos expresados de manera sencilla, en
lenguaje claro y preciso, de forma que el alumno vaya asimilando los conocimientos
progresivamente.

El objetivo básico de este texto es introducir al alumno al lenguaje contable, el cual está
compuesto de seis unidades que de forma progresiva lo irán introduciendo en la
sistemática del procedimiento contable.

Es así como cada una de las unidades que forman el módulo presentan una motivación
a los temas que se tratarán, objetivos que plantean lo que se pretende lograr en el
estudiante al concluir la unidad, una conducta de entrada que formula interrogantes
sobre los nuevos temas que se trataran, un glosario aclaratorio de términos contables,
una presentación del contenido sobre cada una de las partes a tratar en la unidad y una
autoevaluación final de la unidad que formula preguntas con una indicación límite que
pretende evaluar al estudiante en los conocimientos adquiridos.

Así mismo, el tutor servirá de orientación al estudiante en cada uno de los interrogantes
que se presenten, estimulando de esta manera la participación de todos y cada uno de
los componentes del grupo. A su vez hará ver las funciones del Tecnólogo en
Administración en una empresa y resaltara su importancia para que el estudiante le
tome cariño a ser profesional y mas tarde se sienta útil y necesario en el ejercicio de
ello.

EVALUACION: El modulo se evaluara mediante cuestionarios y ejercicios prácticos,

permitiendo razonar al estudiante sobre cada uno de los conceptos, lo cual permite
que este se concentre y así pueda responder correctamente.

3
 BIBLIOGRAFIA

BOLAÑO, C y ALVAREZ, J. Contabilidad comercial. Santafé de Bogotá. Norma, 1998.

CORAL, L y GUDIÑO, E. Contabilidad Universitaria. 3ª edición. Santafé de Bogotá,

2001.

GOXNES, A, y GOXNES, M. Enciclopedia de la contabilidad. Barcelona España:

LIBERGRAF, SL, 1999.

Manual de impuesto sobre las ventas. Santafé de Bogotá, Legis Editores S.A. 2011.

Manual de retención en la fuente. Santafé de Bogotá, Legis Editores S.A. 2011.

MEIGS, R y MEIGS, W. Contabilidad la base para las decisiones gerenciales. 8ª

edición. Santafé de Bogotá: McGRAW-HILL HITERAMERICANA S.A. 1997.

Reglamento general de la contabilidad y plan único de cuentas. Santafé de Bogotá,

Legis Editores S.A. 2011.

ROJAS, D. ABC de la contabilidad. 5ª edición. Santafé de Bogotá: McGRAW-HILL

HITERAMERICANA S.A. 1996.

4
 OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERAL

Aplicar los fundamentos, herramientas y procedimientos en el manejo de la información

contable de la empresa dentro del marco legal y tributario.

Capacitar al estudiante para la aplicación de los conceptos teóricos sobre contabilidad

que le permitan realizar, analizar e interpretar la información de los registros contables.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar cada uno de los campos de acción de la contabilidad.

Valorar la importancia de la contabilidad para el control de los negocios.

Desarrollar destrezas para el manejo contable de una empresa.

Reconocer la importancia de la legislación Tributaria en el desarrollo económico de una

empresa.

5
Me comprometo a ser tan fuerte que nada ni nadie pueda
perturbar la paz de mi espíritu.
Me comprometo a hablar de salud, progreso y felicidad a
todos los que me encuentre.
Me comprometo a hacer sentir a mis amigos que hay algo
grande dentro de ellos que pueden desarrollar.
Me comprometo a pensar solo lo mejor y a esperar solo lo
mejor.
Me comprometo a olvidar los errores del pasado y luchar por
las realizaciones del futuro.
Me comprometo a emplear mayor tiempo en mi mejoramiento
en lugar de criticar a los demás.
Me comprometo a llegar hasta el final en este modulo que
emprendo y que me dará mi libertad personal.

6
 UNIDAD I

1. CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD

1.1 INTRODUCCIÓN

Estamos en una era de desarrollo económico donde los seres humanos tienen que
luchar por aprender a manejar la información contable, que permita optimizar el
rendimiento de los recursos disponibles de una empresa. Es aquí donde la ciencia
contable se estructura y se especializa en técnica y ciencia de productividad para los
negocios.

1.2 OBJETIVOS

Reconocer la importancia de la contabilidad.

Comprender los aspectos generales de la contabilidad.

Determinar la importancia de los principios contables dentro del eficiente

funcionamiento de la empresa.

Identificar las características esenciales de la empresa.

Establecer las diferencias entre los diferentes tipos de sociedad mercantil.

Identificar las diferentes clases de contabilidad.

Identificar las obligaciones de los comerciantes.

7
 1.3 EVALUACION DIAGNOSTICA

Se hace necesario formular interrogantes introductorias antes de pasar al estudio de la

presente unidad, para crear un repaso de actualización a temas que están vinculados al
funcionamiento contable de una empresa.

1. ¿Qué entiende por contabilidad?__________________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________

2. ¿Qué beneficios ofrece la contabilidad a los comerciantes?____________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________

3. ¿Qué entiende por ente económico?_______________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________

4. ¿Qué relación existe entre la empresa y la contabilidad?________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________

5. ¿Cuáles son los requisitos legales para la constitución de una sociedad?

_________________________________________________________________
_______________________________________________

6. ¿Cómo se dividen las empresas de acuerdo al número de propietarios?

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
________________________________________

8
 1.4 ¿SABES QUE ES CONTABILIDAD?

Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma

sistemática las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de
producir informes que analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar
decisiones sobre la actividad de la empresa.

1.5 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

 Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el

desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
 Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el
patrimonio que posee la empresa.
 Llevar control de los ingresos y los egresos.
 Facilitar la planeación, para prever situaciones futuras.
 Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
 Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (bancos, proveedores,
etc.)

1.6 LEE Y CONOCE SOBRE LA HISTORIA DE LA

CONTABILIDAD…

Etapa primitiva: En la época primitiva, el hombre vivía aislado y satisfacía sus

necesidades con los productos que cazaba y pescaba, no existiendo en esta etapa
ninguna clase de comercio, ya que los pequeños grupos familiares se
autoabastecían para su subsistencia.

Trueque: La primera manifestación de comercio surgió cuando las tribus, luego de

cubrir sus necesidades intercambiaban sus bienes sobrantes por otros de los cuales
ellos carecían, llamándose a esta modalidad de comercio TRUEQUE. El trueque
creó la necesidad de anotar lo que se daba a se recibía.

Recursos contables: El primer sistema de que se valió el hombre para medir fue el
empleo de las dedos de la mano, pero cuando quería dejar constancia de lo que
contaba hacía hendiduras en la corteza terrestre o en los troncos de los árboles.
Los trozos de madera que empleaba para ello se denominaban tayas.

9
Papiros y pizarras: Antes de la era cristiana existían civilizaciones que tuvieron
algún desarrollo social y económico, lo cual se manifestaba por la aparición de
ciertas formas de escritura sobre papiros (cortezas de plantas) y sobre pizarras
(bloques de madera).
Ábacos: Posteriormente se utilizaron objetos de madera que sostenían hilos
paralelos por los que se hacían correr bolas negras y blancas, unas para
representar aumentos y las otras para disminuciones; con ello se logró un
acentuado desarrollo respecto a las formas de contar.

Comercio: En el año 3600 AC, surgen los primeros actos de comercio y aparece la
moneda, lo cual facilita el comercio de productos comprados y vendidos, y sustituye
el trueque como único medio de intercambio. Como resultado del desarrollo del
comercio se originan a la vez algunos documentos y libros de contabilidad con
nuevas técnicas de registro contable.

Este hecho fue benéfico y oportuno, pues ya las transacciones comerciales iban
siendo complejas, sobre todo en ciudades italianas como Venecia, Génova, y la
antigua Fenicia en el mar Mediterráneo. En Italia, específicamente en las ciudades
mencionadas, surgen los primeros procedimientos contables. En estos centros de
comercio y la cultura, se da el sistema más antiguo de contabilidad, conocido bajo el
nombre de PARTIDA SIMPLE el cual consistía en registrar a manera de apuntes, el
movimiento de una cuenta en particular sin que ese registro tuviera relación con
otro.

La partida simple como sistema para controlar las operaciones de una empresa, es
insuficiente por la falta de relación que presenta el registro de las mismas. Llegó un
momento en que el desarrollo del comercio requirió de un sistema que aportara
información más amplia y suficiente sobre el negocio; el progreso del comercio
exigió como consecuencia, una evolución del sistema de registro empleado. Fue
entonces cuando a mediados del siglo XV, un matemático y catedrático de algunas
universidades italianas, de nombre LUCAS PACCIOLO DI BORGO, creo el sistema
de registro contable denominado PARTIDA DOBLE. Este sistema es en nuestros
días el sistema por excelencia, utilizado para registrar las operaciones comerciales.
Este principio establece relaciones entre dos o mas cuentas, al registrar una
operación comercial. Esta fundamentado en el hecho en que cuando se realiza una
operación comercial resultan afectadas cuando menos, dos valores que aumentan o
disminuyen, según la transacción.

1.7 ¿SABE USTED POR QUE ES IMPORTANTE LA

CONTABILIDAD EN LA ADMINISTRACION DE UNA
EMPRESA?

Es importante porque:
10
  Registra y analiza objetivamente las operaciones que realiza la empresa..
 Controla su marcha operativa, administrativa y financiera.
 Informa sobre su historia a través de los libros de contabilidad.
 Facilita el análisis necesario para los planes futuros de la empresa.
1.8 USUARIOS DE LA CONTABILIDAD: En la contabilidad existen dos clases de
usuarios así:

 Usuarios Internos: Son aquellos que intervienen directamente con la

empresa. Ejemplo: Los propietarios, los trabajadores, etc.
 Usuarios externos: Son aquellos que intervienen indirectamente con la
empresa. Ejemplo: las entidades bancarias, los clientes, los proveedores, etc.

1.9 CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE: La contabilidad debe reunir

para cumplir sus objetivos las siguientes características básicas:

 Comprensibilidad: La información debe ser clara y fácil de entender por

parte de los usuarios internos y externos.

 Utilidad: Para ser útil la información debe ser relevante ante la necesidad de
toma de decisiones; debe ser confiable, libre de errores, para que los
usuarios puedan confiar en que es la imagen fiel de los hechos o
transacciones realizadas.

 Comparabilidad: La información debe prepararse y presentarse sobre bases

uniformes que le permitan comparar los resultados a través del tiempo.

1.10 CLASES DE CONTABILIDAD: De acuerdo a la empresa donde se utilice la

contabilidad, esta se puede clasificar en:

 Contabilidad comercial: Es aquella que se dedica al registro de operaciones

de empresas o negocios dedicados a la compra y venta de bienes o
mercancías sin ningún proceso adicional de transformación de estas.

 Contabilidad de servicios: Registra las operaciones de empresas dedicadas

a la venta y prestación de servicios o a la venta de capacidad profesional; en
este grupo tenemos por ejemplo: entidades bancarias, instituciones
educativas, hospitales, talleres de servicios, empresas de turismo, servicios
de transporte, empresas de asesorías profesionales.

 Contabilidad agropecuaria: Aquella que registra operaciones de empresas

dedicadas a las actividades de agricultura o ganadería.

11
 RECORDEMOS QUE !!!!!!!!

LA CONTABILIDAD SEGÚN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA EN LA QUE SE

APLIQUE, TOMA COMO DENOMINACIÓN LA DE ESA ACTIVIDAD

1.11 ¿QUE ES UNA EMPRESA?

Es toda actividad económica organizada para producir, transformar, comercializar,
administrar o custodiar bienes, o para prestar servicios, actividades que se pueden
realizar a través de un establecimiento de comercio.
El establecimiento de comercio se define como el conjunto de bienes, dispuestos por el
empresario para realizar los objetivos de la empresa.

En toda empresa existen tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad,
estos son:

PERSONAS: Esta representado por los propietarios, los administradores y los

trabajadores que laboran en la empresa.

CAPITAL: Esta constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y
puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, muebles y
otros bienes.

TRABAJO: Es la actividad que realizan las personan para lograr el objetivo de la

empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compra-venta
de mercancías o la prestación de un servicio.

1.11.1 CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

12
  SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICA:

Empresas agropecuarias: Son aquellas que se dedican a la siembra y cosecha de

productos naturales, a la cría, levante y engorde de ganado, en grandes cantidades.
Ejemplo: granjas avícolas, haciendas de producción agrícola, etc.

Empresas mineras: Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los
recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras.

Empresas industriales: Son las que se dedican a la transformación de materias

primas en un producto terminado. Ejemplo: una fábrica de zapatos, una panadería, etc.

Empresas comerciales: Son las que se dedican a la compra y venta de productos,

colocándolos al mercado a un mayor precio del comprado, obteniendo así una
ganancia. Ejemplo: un supermercado.

Empresas de servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las
necesidades de la comunidad. Ejemplo: un hospital, un banco, un colegio, etc.

 SEGÚN SU TAMAÑO:

Pequeña empresa: Es la que maneja escaso capital y pocos empleados. Existe una
reducida división y especialización del trabajo. Su contabilidad es sencilla debido a la
poca información que se maneja. Ejemplo: un taller de modistería o de mecánica.
13
Mediana empresa: En este tipo de empresa se observa una mayor división y
especialización del trabajo, su número de empleados es un poco mayor a la pequeña
empresa, su información contable es más amplia. Ejemplo: un banco.

Gran empresa: Es la de mayor organización, posee personal técnico especializado

para cada actividad. La información contable que se maneja en el desarrollo de las
actividades mercantiles también es mayor. Ejemplo: Coca-cola.

 SEGÚN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL:

Empresas privadas: Son las empresas que para su constitución y funcionamiento

necesitan aportes de personas particulares. Ejemplo: un almacén.

Empresas Oficiales o Públicas: Son las empresas que para su funcionamiento

reciben aportes del Estado. Ejemplo: un hospital.

Empresas de Economía Mixta: Son las empresas que reciben aportes de los
particulares y del Estado. Ejemplo: Un colegio semi-privado.

 SEGÚN EL NÚMERO DE PROPIETARIOS:

Empresas individuales: Se denominan también empresas unitarias o de propietario

único. Ejemplo: Almacén El encanto de propiedad de Jesús Ruiz.

Sociedades por acciones simplificadas: Son creadas teniendo en cuenta la ley 1258
de diciembre 5 de 2008, es la persona natural o jurídica (persona jurídica es una
persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por medio de un
representante legal) que reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio,
destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter
mercantil. Una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica.

Sociedades: Se constituye una sociedad, cuando dos o más personas se obligan a

hacer un aporte en dinero, en trabajo o en bienes apreciables en dinero, con el fin de
repartirse las utilidades obtenidas en la empresa; se lleva a cabo mediante el contrato
de sociedad. La constitución de las sociedades está reglamentada en el Código de
Comercio.

La sociedad una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los
socios individualmente considerados. Las sociedades se constituyen por medio de
escritura pública, y estas se componen de los siguientes requisitos:

1. Identificación y domicilio de los socios.

2. Clase de sociedad que se constituye y nombre de la misma.
14
 3. Indicación del domicilio.
4. El capital social.
5. La forma de reunir la asamblea o junta de socios.
6. La forma de administración.
7. Las facultades y obligaciones del representante legal.
8. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en
que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social con
indicación de las reservas que deban hacerse.
9. El termino de la duración de la sociedad y las causales de disolución.
10. Las pautas para llevar a cabo la liquidación una vez disuelta la sociedad.
11. La forma de resolver las diferencias frente los socios o entre estos y la sociedad,
con motivo de la ejecución del contrato social.
12. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal
13. Las demás estipulaciones que los socios constituyentes quieran acordar siempre
que sean compatibles con cada tipo de sociedad.

1.12 LAS SOCIEDADES, CLASIFICACION Y MARCO

LEGAL

1.12.1 SOCIEDADES DE PERSONAS: Como su nombre lo indica, tiene lugar cuando

se unen varias personas. Los fines de llevar a establecer este tipo de sociedades son:

 El deseo de asociarse
 La explotación de un capital
 El animo de lucro.

Las sociedades de personas se clasifican en:

 Sociedad Colectiva: Tiene como base el conocimiento mutuo de los socios, se

constituye con dos o mas socios, los cuales responden ilimitada y
solidariamente, esto quiere decir, que los socios pueden verse obligados
responder por las deudas de la misma. La razón social se forma con el nombre
completo o el solo apellido de algunos o algunos de los socios seguido de la
expresión & Compañía “Hermanos”, “e hijos” u otros análogos, si no se incluyen
los nombres completos o apellidos de todos los socios. No puede incluirse el
nombre de un extraño.

 Sociedad en comandita simple: Se constituye por dos clases de socios:

 Socios gestores o colectivos: Son los que administran y representantes

de la sociedad, estos responden solidaria e ilimitadamente por las
obligaciones de la empresa.

15
  Socios comanditarios o capitalistas: Estos socios limitan su
responsabilidad hasta el valor de sus aportes, no tienen derecho a figurar
en la razón social. Estos socios tienen la obligación de hacer un aporte de
capital, siendo esta su más importante vinculación con la sociedad a la
que no pueden administrar, ni representar aunque si ejercen la inspección
y vigilancia interna de la misma. El nombre de esta sociedad se forma con
el nombre completo o el solo apellido de uno o mas de los socios
colectivos y se agregará la expresión & Compañía o sus abreviaturas,
seguida de la abreviatura S en C “Sociedad en Comandita Simple”. El
socio comanditario i la persona extraña que coloque su nombre en la
razón social responderá como socio colectivo.

1.12.2 SOCIEDADES DE CAPITAL: En este tipo de sociedad lo que prima es el capital

que cada socio pueda aportar. Se clasifican en:

 Sociedades en comandita por acciones: El capital de estas sociedades es

aportado en partes iguales denominadas acciones. A la razón social se le
agrega la palabra “Sociedad en Comandita por Acciones”. Se constituye con uno
o más colectivos y por lo menos cinco comanditarios

 Sociedad anónima: Los socios en esta clase de sociedad reciben el nombre de

accionistas. Se constituye con mínimo cinco accionistas. El capital se divide en
partes iguales denominado acciones. Los accionistas son responsables por las
deudas de la sociedad Anónima únicamente hasta por el valor de las acciones
que posea. La razón social o el nombre de la sociedad se forma bajo una
denominación seguida de las letras S.A. “Sociedad Anónima”

1.12.3 SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTAS: Son aquellas en las cuales los

socios participan en la administración y su responsabilidad se limita al monto de sus
aportes. Estas a su vez reciben el nombre de Sociedades Limitadas.

 Sociedades de responsabilidad limitada: Se constituyen de 2 a 25 socios

máximo, y su responsabilidad se limita hasta el monto de sus aportes. La razón
social se compone de una denominación seguida de la palabra “Limitada” o su
abreviatura “Ltda.”, que de no aparecer en los estatutos hará responsables a los
asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros.

Desde el ponto de vista jurídico, se refiere al conjunto de normas legales que debe
cumplir una sociedad para constituirse:

16
  Sociedades de Derecho: Son las que cumplen todos los requisitos
exigidos por la Ley. (Actas de constitución y/o escritura pubica).
 Sociedades de Hecho: Son las sociedades que no se constituyen por
escritura pública o actas de constitución.

1.12.4 SOCIEDADES SIN ANIMO DE LUCRO: Son entidades que persiguen

exclusivamente fines sociales, culturales deportivos y de servicios, sin recibir utilidad
por estos. Ejemplo: un club, un fondo de empleados, una asociación entre otras.

Existen dos clases de personas:

 PERSONA NATURAL O FISICA: Es todo individuo de la especie humana

independientemente de sus ideas, políticas, color, raza o religión.
 PERSONA JURIDICA: Es un ser ficticio creado por la Ley, capaz de
contraer derechos y obligaciones. Son las empresas y sociedades
comerciales.

Son las personas que profesionalmente se ocupan de algunas de las actividades que la
Ley considera mercantiles (Articulo 10 del Código de Comercio).

Se presume que una persona ejerce el comercio cuando:

 Se halla inscrito en el Registro Mercantil.

 Tenga un establecimiento de comercio abierto al público.
 Se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.

1.13.1 OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

 Matricularse en el Registro Mercantil

 Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de
los cuales la Ley exige esa formalidad.
17
  Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones
legales.
 Conservar con forme a la ley los documentos relacionados con su negocio o
actividad.

YA HAS AVANZADO EN TUS CONOCIMIENTOS, AHORA ANTES DE LLEGAR

AL FINAL DE LA UNIDAD, DETENTE Y PON EN PRÁCTICA LO APRENDIDO
SOBRE EMPRESAS Y SOCIEDADES, MEDIANTE EL DESARROLLO DE LO
SIGUIENTE:

Conformados en grupos consulten lo siguiente:

1. Pasos a seguir para la constitución y formalización de una empresa.

2. Conformación de cada una de las sociedades, con sus aportes, número de
socios y causales de disolución.
3. Teniendo en cuenta las empresas de su región a o aquellas que conozcan,
clasifíquelas de acuerdo a su actividad, tamaño, el número de propietarios y
según la procedencia del capital.

CUALQUIER
INQUIETUD
CONSULTE A SU
TUTOR

EL ÉXITO ESTÁ RESERVADO PARA LAS PERSONAS QUE DICEN

¡¡¡ YA PUEDO HACERLO!!!

18
 RECAPITULACION

Con esta parte de la unidad nos proponemos llevar a Usted un resumen sobre las ideas
esenciales del tema tratado. Esperamos las lea con atención.

 La contabilidad nació y se desarrollo desde el momento en que el primitivo se vio

obligado a organizar y controlar las operaciones comerciales que realizaba.
 Como resultado del desarrollo del comercio se originan algunos documentos y
libros, perfeccionando las técnicas para el control de las operaciones.
 La contabilidad es la ciencia y técnica que nos precisa las normas y
procedimientos que se deben seguir para la obtención, ordenamiento, registro,
clasificación, control, análisis e interpretación de las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa con el propósito de tomar decisiones
administrativas, económicas, financieras y contables.

División de la contabilidad:

 Por el origen del capital Oficial

Privada

 Según la actividad Comercial

Industrial
Servicios
Agropecuarias

La empresa está conformada por personas, capital y trabajo, factores que se reúnen
para la producción, transformación, distribución, administración de bienes o para la
prestación de un servicio.

Tipos de Empresas:

 Según la actividad: Agropecuarias

19
 Industriales
Comerciales
De servicios

 Según el número de
Propietarios Individuales

Sociedades

Clasificación de las Sociedades

 Según la forma de asociación: De capital - En comandita por

Acciones.

- Anónima

De personas - Colectiva
- En comandita
Simple.

Mixtas - Responsabilidad
Limitada.

 Desde el punto de vista jurídico: De derecho

De hecho
Irregulares

Toda sociedad debe constituirse teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la
Ley (Código de Comercio).
Comerciantes son las personas que profesionalmente se ocupan en una de las
actividades que la Ley considera mercantiles. Deben inscribirse en el registro mercantil
(Cámara de Comercio), adquirir licencia de funcionamiento y llevar libros de
contabilidad, de acuerdo con la legislación nacional.

20
Como has llegado al final de la unidad, y para comprobar Tu aprendizaje, contesta las
siguientes preguntas:

1. ¿Cómo nació la contabilidad?

2. ¿Qué es contabilidad?

3. ¿Cómo se clasifica la contabilidad? De ejemplos.

4. ¿Por qué es importante la contabilidad?

5. ¿Qué es empresa?

6. ¿Cómo se clasifican las empresas? De ejemplos.

7. ¿Qué son sociedades?

8. Diga la clasificación de las sociedades y de ejemplos

9. ¿Para Usted es importante la contabilidad en una empresa, por qué?

10. ¿Qué son comerciantes? Diga sus obligaciones

11. ¿Cómo son las sociedades desde el punto de vista jurídico?

21
 UNIDAD II

2. LAS CUENTAS Y LA PARTIDA DOBLE

2.1 INTRODUCCIÓN

Un negocio asegura buena parte de su éxito cuando puede controlar sus gastos y sus
ingresos, y a su vez conocer sus deudas y su patrimonio; por tal motivo el manejo de
las cuentas constituye lo que podría considerarse la parte esencial de la contabilidad; lo
cual implica todo un conjunto conocimientos y principios.

En esta segunda unidad, Usted tendrá la oportunidad de estudiar los principios básicos
en que se fundamenta el movimiento y registro contable y la forma de hacer las
diversas clases de asientos contables.

2.2 OBJETIVOS

 Reconocer el concepto y las partes de una cuenta.

 Reconocer el funcionamiento y la clasificación de las cuentas.

 Aprender las reglas para debitar y acreditar una cuenta.

 Aplicar los principios básicos en el registro contable.

 Reconocer el principio universal de la partida doble.

 Clasificar las cuentas según su estructura y función.

 Analizar transacciones comerciales de diversa índole y de acuerdo con ello hacer

el registro.

22
 2.3 EVALUACIÓN DIAGNOSTICA

Para continuar se formularán unos interrogantes con el propósito de sondear y crear

inquietud en el estudiante sobre los temas que abarca la presente unidad.

1) ¿Qué es una cuenta?

2) ¿En que consiste el principio universal de la partida doble?

3) ¿Cómo se clasifican las cuentas según su estructura?

4) ¿Cómo se denominan todos los bienes y derechos apreciables en dinero de

propiedad de la empresa?

5) ¿Qué representan los pasivos para una empresa?

6) ¿A qué se denomina asiento contable?

7) ¿Cuál es la finalidad del plan único de cuentas?

8) ¿Cuáles son los tres elementos que constituyen la ecuación contable?

9) ¿Cuáles son las partes de una cuenta?

23
 2.4 ¿QUIERES SABER QUE ES UNA CUENTA?

Es el nombre que
se utiliza para
CUENTA registrar las
operaciones que
diariamente realiza
una empresa.

Una cuenta se compone de las siguientes partes:

1. Título o nombre de la cuenta: El cual debe ser claro y corresponder al Plan Único
de Cuentas (PUC).
2. Fecha en que se realiza la transacción
3. Concepto o detalle: Descripción del registro contable.
4. DEBE: Columna izquierda
5. HABER: Columna derecha.
6. SALDO: Es la diferencia entre el movimiento débito y el crédito.

Las cuentas gráficamente se representan por la letra “T”.

ELEMENTOS O PARTES DE UNA CUENTA “T”

1. NOMBRE

2. DEBE 3. HABER

24
 1. El nombre de la cuenta debe ser claro y correcto
2. En la columna de la izquierda (DEBE) se registran los débitos o cargos.
3. En la columna de la derecha (HABER), se registran los créditos o abonos.
2.4.2 REGISTROS EN LA CUENTA “T”

 Debitar: Es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en el debe de una

cuenta.
 Acreditar: Es registrar un valor en el lado derecho, es decir en el haber de una
cuenta.
CAJA

DEBE HABER

300.000 200.000
DEBITAR ACREDITAR

 Movimiento débito: Es la suma de todos los valores registrados en el Debe.

 Movimiento crédito: Es la suma de todos los valores registrados en el haber.

BANCOS

DEBE HABER

100.000 50.000
600.000 150.000

700.000 200.000
Movimiento debito movimiento crédito

 Saldo: Lo constituye la diferencia de los valores registrados en la columna Debe

y los valores registrados en la columna Haber.

 Saldo débito: Una cuenta tiene saldo débito cuando el

movimiento débito es mayor que el movimiento crédito.

CAJA

DEBE HABER

300.000 200.000
200.000 120.000
500.000 320.000
180.000

Saldo Débito

25
  Saldo crédito: Una cuenta tiene saldo crédito cuando el
movimiento crédito es mayor que el débito.

PROVEEDORES

DEBE HABER

100.000 200.000
50.000 30.000
150.000 230.000
80.000
Saldo crédito

2.4.3 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

SEGÚN SU ESTRUCTURA: a. Simples o individuales

b. Compuestas, colectivas o de control.

SEGÚN SU FUNCION CONTABLE: a. Reales o de balance

b. Nominales, transitorias o de resultado.
c. De orden
d. De valuación

 Clasificación de las cuentas por su estructura:

a. Cuentas Simples o Individuales: Aquellas que no pueden dividirse en auxiliares

o cuentas menores, aunque algunas de ellas tengan elementos separables.
Ejemplo: La cuenta mercancía puede tener elementos como: Vestidos, zapatos,
abarrotes, pero siempre seguirá denominándose con el nombre de mercancías.
Las siguientes son ejemplos de cuentas Simples o Individuales: Terrenos,
vehículos, equipos de oficina.

b. Cuentas Compuestas, colectivas o de Controles: Aquellas que pueden

dividirse en auxiliares o cuentas menores, cuyos elementos son necesariamente
identificables y separables. Ejemplo: BANCOS: Bancolombia, Banco de Bogotá,
Banco Agrario.

26
  Clasificación de las cuentas según su función contable

ACTIVO
CUENTAS REALES O DE PASIVO
BALANCE. PATRIMONIO

INGRESOS
CUENTAS NOMINALES, GASTOS
SE
TRANSITORIAS O DE
CLASIFICAN COSTOS
RESULTADOS.
EN

DEUDORA
CUENTAS DE ORDEN
ACREEDORA

CUENTAS REALES O DE BALANCE: Aquellas que representan valores de Activo,

Pasivo y Capital. Representan todos los bienes, deudas y el patrimonio, forman parte
del Balance General.

Representa valores tangibles (Tienen forma física) e intangibles (Créditos a favor de la

empresa). Las cuentas Reales o de Balance son las cuentas de Activo, Pasivo y
Patrimonio.

Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de

la empresa.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ACTIVOS: El Activo se caracteriza por:

1. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

2. Estar bajo el control de la empresa.
3. Generar un derecho de reclamación.

ACTIVOS CORRIENTES: Es todo lo que la empresa puede convertir en dinero en un

tiempo menor a un año.

 Disponible: Efectivo.
 Exigibles: Cuentas por cobrar menores a un año.
 Realizables: Inventarios.

ACTIVOS NO CORRIENTES:

27
  Activos fijos tangibles: Son los activos materiales. Ejemplo: Propiedad planta y
equipo.
 Intangibles: Activos inmateriales. Ejemplo: Patente.
OTROS ACTIVOS:

 Realizables a largo plazo.

 Cargos diferidos.

REGLAS PARA DEBITAR Y ACREDITAR LAS CUENTAS DE ACTIVO:

CUENTAS DE ACTIVO

DEBE HABER

EMPIEZA DISMINUYE
Y Y
AUMENTA CANCELA

Generalmente su saldo es Débito.

PASIVO: Representa todas las obligaciones controlados por la empresa para su

cancelación. Son todas las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PASIVOS: El pasivo se caracteriza por:

1. La obligación tiene que haberse causado, la cual implica el deber de hacer el

pago.
2. Existe una deuda con un beneficio cierto.

CLASIFICACION DE LOS PASIVOS:

 Corrientes: Deudas que debe pagar la empresa en un tiempo menor a un año.

 Largo plazo: Deudas que debe pagar la empresa en un tiempo mayor a un año.
 Diferidos: Comprende los ingresos recibidos por anticipado.

CUENTAS DE PASIVO

DEBE HABER

DISMINUYE EMPIEZA
Y Y
CANCELA AUMENTA

28
 Generalmente su saldo es Crédito
Es
Es importante
importante tener
tener pleno
pleno dominio
dominio sobre sobre lala
clasificación técnica de las cuentas. La comprensión
clasificación técnica de las cuentas. La comprensión
yy ágil
ágil avance
avance en en elel estudio
estudio dede las
las unidades
unidades
posteriores dependen en gran parte de este aspecto.
posteriores dependen en gran parte de este aspecto.

CUENTAS NOMINALES O TRANSITORIAS: Aquellas que al finalizar el período

contable nos dan a utilizar las utilidades o perdidas obtenidas por la empresa. Se
denominan transitorias porque se cancelan al finalizar el período contable.

Las cuentas transitorias son las cuentas de Ingresos, Gastos y Costos.

INGRESOS: Representa todos aquellos valores que recibe la empresa cuando realiza
una venta o presta un servicio con el fin de obtener ganancias.

INGRESOS

DEBE HABER

DISMINUYE EMPIEZA
Y Y
CANCELA AUMENTA

Generalmente su saldo es Crédito.

GASTOS: Son todos los pagos o desembolsos efectuados por la empresa, por los
servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento.

GASTOS

DEBE HABER

EMPIEZA DISMINUYE
Y Y
AUMENTA CANCELA

Generalmente su saldo es Debito

COSTO DE VENTA: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados para

la venta.

29
COSTO DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN: Representa los cargos o erogaciones
(pagos o salidas de dinero), necesarios para la producción de un bien o para la
prestación de un servicio.
COSTOS

DEBE HABER

EMPIEZA DISMINUYE
Y Y
AUMENTA CANCELA

Generalmente su saldo es Debito

CUENTAS DE ORDEN: Son aquellas cuentas que no afectan ni el Activo, ni el Pasivo ni

el Patrimonio y sirven simplemente de registro. Representa todos los valores, dinero,
documentos o bienes recibidos o entregados por la empresa para su custodia, manejo o
negociación.
Ejemplo: Mercancías recibidas en consignación, bienes recibidos en custodia,
documentos recibidos al cobro.

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS: Agrupa las cuentas que reflejan hechos o

circunstancias de los cuales se pueden generar derechos, afectando la estructura
financiera de la empresa. Igualmente incluyen aquellas cuentas de registros utilizados
para efectos de control interno de activos, información general o control de futuras
situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros
contables de los activos y las declaraciones tributarias.

Registra los bienes, documentos que a entregado la empresa para su custodia, manejo
o negociación. Estas cuentas se manejan como las cuentas de Activo.

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS: Agrupa las cuentas que registran los

compromisos.

CUENTAS DE VALUACIÓN: Pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que

implican un menor valor de una cuenta de Balance. Entre estas tenemos la
Depreciación Acumulada y la Provisión de Cuentas de Difícil Cobro.

2.5 PLAN UNICO DE CUENTAS

30
Es el mecanismo para amortizar y unificar el sistema contable colombiano,
fundamentado en el Artículo 53 del Decreto 2649 de 1.993.

Como objetivo principal, busca la uniformidad en el registro de las operaciones

económicas, realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la
información contable y por consiguiente su claridad, confiabilidad y comparabilidad.
El PUC está conformado por el catálogo de cuentas y la descripción y dinámicas de las
cuentas.

2.5.1 CATALOGO DE CUENTAS: Es la lista o relación ordenada y clasificada de las

clases, grupos, cuentas y subcuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos,
Costos de ventas, .Costos de Producción u operación, Cuentas de Orden Deudoras, y
Cuentas de Orden Acreedoras; las cuales se identifican con un código numérico y su
respectiva denominación.

2.5.2 Dinámica y descripción: Señala o enseña la forma en que se deben utilizar las
cuentas. Detalla el concepto de las clases, grupos, cuentas, subcuentas y auxiliares,
incluidas en el catálogo de cuentas.

2.5.3 Codificación del catalogo de cuentas: Está estructurado sobre la base de los
siguientes niveles:

CLASE: El primer dígito

GRUPO: Los dos primeros dígitos
CUENTA: Cuatro primeros dígitos
SUBCUENTA: Los seis primeros dígitos
AUXILIAR: Con siete o más dígitos

2.5.4 CLASES DE CUENTAS SEGÚN EL PLAN UNICO DE CUENTAS

1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO
4 INGRESOS
5 GASTOS
6 COSTO DE VENTA
7 COSTO DE PRODUCCION
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Encontraras mayor información sobre

las cuentas y su dinámica en el PUC de
31
LEGIS
 ACTIVIDAD PARA DESARROLLAR

Reúnete con tus compañeros y desarrolla la siguiente actividad.

I Dado un listado de cuentas, realice lo siguiente:

a. Busque sus respectivos códigos.
b. Agrupe las cuentas según su clase.
c. Agrupe las cuentas según su grupo
d. En la dinámica de las cuentas lea la descripción y por que concepto se
debita o acredita cada cuenta.

COMPRAS DE MERCANCÍAS
PROVEEDORES NACIONALES
CAJA
CAPITAL PERSONAS NATURALES
INVERSIONES DE PAPELES COMERCIALES
DEPRECIACIÓN ACUMULADA
APORTES SOCIALES
OBLIGACIONES CORPORACIONES FINANCIERAS
FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN- SUELDOS
UTILIDAD DEL EJERCICIO
COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR (INGRESOS)
UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES
ACREEDORES VARIOS
CLIENTES
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR
II Lea cuidadosamente y desarrolle cada enunciado:

1. ¿Cuáles son los tres elementos que conforman una cuenta “T”?
2. Enuncie brevemente las reglas débito y crédito que se aplican a las cuentas de
Activo, Pasivo, y Patrimonio.
3. ¿Significa el término débito un aumento y el término crédito una disminución?
Explique.
4. ¿Qué representan las cuentas de Activo?

32
5. Explique en forma precisa lo que significa cada una de las frases siguientes; indique
si afecta el lado izquierdo (DEBE) O EL LADO DERECHO (HABER) de una cuenta, y si
indica un aumento o una disminución:
a) Un débito de $2.000.000 a la cuenta 1105 CAJA
b) Un débito de $600.000 a la cuenta 2205 NACIONALES
c) Un crédito de $50.000 a la cuenta 1305 CLIENTES
d) Un débito de $1.000.000 a la cuenta 1504 TERRENOS

6. Para cada una de las siguientes transacciones indique si la cuenta en paréntesis

debe DEBITARSE o ACREDITARSE, justifique la respuesta.
a) Compró un terreno al contado (BANCOS)
b) Vendió una máquina de escribir de uso de la empresa a crédito (EQUIPO DE
OFICINA)
c) Obtuvo un préstamo de $300.000 de una entidad financiera (BANCOS)
7. La cuenta 1105 CAJA presenta el siguiente movimiento:
DEBITO: $100.000, 50.000, 250.000, 800.000
CREDITO: $ 80.000, 100.000, 50.000
Determine el valor del saldo de la cuenta “T” y diga si es débito o crédito.
8. Por medio de una cuenta “T” calcule el saldo de la cuenta 4210 FINANCIEROS, cuyo
movimiento crédito es: $ 150.000, 250.000, 400.000, 200.000, 30.000.
9. Por medio de una cuenta “T” determine el saldo débito de la cuenta 6205 DE
MARCANCIAS $ 530.000, 250.000, 405.230, 1.050.450,
10. ¿Cómo se determina el saldo en una cuenta “T”?
11. ¿Cómo se clasifican las cuentas según su función contable?

12. ¿Cómo se clasifican las cuentas según su estructura?

13. Indique en que lado de la cuenta “T” debe registrarse las siguientes situaciones:
 Aumento en el Patrimonio
 Aumento en los Gastos
 Disminución de los Activos
 Disminución de los Pasivos
 Aumento en Activos
 Aumento en Ingresos
 Disminución del Patrimonio
 Aumento en Pasivos.

33
 2.6 LA PARTIDA DOBLE

Es el registro contable hecho de tal forma que a todo débito o cargo le corresponde un
abono o crédito por igual valor.

Siempre que se realiza una transacción comercial intervienen por lo menos dos partes;
esto quiere decir, que siempre que se debite una cuenta por un valor, otra u otras se
acreditan por el mismo valor, dando cumplimiento al principio universal de la partida
doble introducido por FRAY LUCAS PACCIOLO DI BORGO.

En todo asiento contable siempre habrá una cuenta que recibe y una cuenta que
entrega.

El valor de la cuenta que recibe se registra en el DEBE; el valor de la cuenta que

entrega se registra en el HABER.

2.6.1 ASIENTO CONTABLE: Es el registro de las transacciones de las operaciones

económicas en los comprobantes y libros de contabilidad. Se clasifican en:

a. Asiento simple: Es aquel en el que intervienen únicamente dos

cuentas.
b. Asiento compuesto: Es aquel en el que intervienen más de dos
cuentas.

En el momento de registrar las operaciones comerciales deben seguirse los siguientes

pasos:

1. Identificar la cuenta que se afecta según el tipo de transacción. Aquí podemos

hacernos las siguientes preguntas:

 ¿Qué se compra?
 ¿Cómo se paga su valor?
 ¿Qué se vende?
 ¿Cómo se cobra su valor?
34
  ¿Qué préstamo me están efectuando?
 ¿Quién y cómo paga su valor?

3. Determinar las cuentas que se debitan y las cuentas que se acreditan.

 Saber a qué clase y a qué grupo pertenecen las cuentas?
 Recordar las reglas para debitar y acreditar las cuentas.

2.6.2 BALANCE DE PRUEBA: Es la lista ordenada de todas las cuentas con sus
saldos débitos y créditos que se prepara con el fin de comprobar si la empresa cumplió
con el principio universal de la PARTIDA DOBLE.

OJO Al efectuar una contabilización

ten presente el principio de la
partida doble, anotando en primer
lugar los débitos de las cuentas y
luego su contrapartida crédito.
Recuerda que siempre la suma de
los DÉBITOS debe ser igual a la
suma de los CREDITOS.

35
 SI ES DE
ACTIVO, SE DEBITA
GASTOS O
COSTOS
REGLA No. 1 CUANDO AUMENTA
UNA CUENTA

SI ES DE
PASIVO, SE ACREDITRA
PATRIMONIO O
INGRESO

SI ES DE
ACTIVO,
GASTOS O SE ACREDITA
REGLA No. 2 CUANDO DISMINUYE COSTOS
UNA CUENTA

SI ES DE SE DEBITA
PASIVO,
PATRIMONIO O

Veamos a continuación algunos ejemplos de operaciones comerciales en donde se

observa y analiza que se cumple el principio de la PARTIDA DOBLE.

Ejemplo 1: El Almacén de calzado Bogotá vendió el 10 de enero del 2012 $500.000 en

mercancías según factura No. 2540 al contado, según recibo de caja No. 0115 a
Ricardo Díaz

Para resolverla se utilizará el siguiente procedimiento:

1. Haremos unas preguntas para determinar las cuentas afectadas y cuales son
deudoras y cuales acreedoras.
36
 2. Haremos el registro contable

DESARROLLO:

¿Qué cuentas se afectan aquí?

1105 CAJA

¿Quién recibe? (VENTAS)

4135 COMERCIO AL POR MAYOR

¿Quién entrega? Y POR MENOR

El registro contable se hace así:

CÓDIGO CUENTA DEBE HABER

1105 CAJA 500.000

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR 500.000

El registro contable en cuenta “T” se efectúa así:

1105 CAJA 4135 COMERCIO AL POR MAYOR

Y POR MENOR
DEBE HABER DEBE HABER

500.000 500.000

En este ejemplo se observa que al registrar la operación existe igualdad de DEBITOS y

CREDITOS.

El débito de $500.000 de la cuenta 1105 CAJA es igual al crédito de $500.000 de la

cuenta 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR.

EJEMPLO 2: El 18 de enero del 2012 se consignan $500.000 en el Banco Bogotá en la

cuenta corriente No. 14000168-6
DESARROLLO:
37
¿Qué cuentas se afectan aquí?

1110 BANCOS

¿Quién recibe?
1105 CAJA

¿Quién entrega?

El registro contable se hace así:

CÓDIGO CUENTA DEBE HABER

1110 BANCOS 500.000

1105 CAJA 500.000

El registro contable en cuenta “T” se efectúa así:

1110 BANCOS 1105 CAJA

DEBE HABER DEBE HABER

500.000 500.000

En este caso el débito de $500.000 de la cuenta 1110 BANCOS es igual al crédito de

$500.000 de la cuenta 1105 CAJA.

¡¡¡ PARA TENER EN CUENTA ¡!!

2.6.3 ¿CÓMO SE ANALIZAN Y REGISTRAN EN CUENTA T ALGUNAS
TRANSACCIONES COMERCIALES?

Las empresas realizan durante el período del ciclo contable muchas operaciones que
las denominamos TRANSACCIONES COMERCIALES. Para analizar y registrar las
transacciones comerciales debemos tener en cuenta los siguientes pasos:

38
 a. Leer la operación
b. Identificar las cuentas que intervienen en la transacción y clasificarlas en
el grupo a que pertenecen, es decir, si son de activo, pasivo, patrimonio,
ingresos, gastos, costos o de orden.
c. Determinar si por efecto de esa transacción las cuentas están
aumentando o disminuyendo.
d. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de Activos, Gastos y
Costos aumentan en la columna del Debe y disminuyen en la columna del
Haber. Las de Pasivo, Patrimonio e Ingresos aumentan en la columna del
Haber y disminuyen en la columna del Debe.
e. Registrar la operación teniendo en cuenta que el total de los débitos o
cargos será igual al total de los créditos o abonos.

Entre otras operaciones vamos a analizar y registrar en cuenta “T” las siguientes:

De iniciación o apertura de operaciones: Se refieren estas transacciones a los

aportes que hacen los propietarios o propietario de la empresa. Los aportes pueden ser
en efectivo o en especie.

Aportes en efectivo: Carlos Pérez inicia un negocio de compra y venta de mercancías;

aporta $1.500.000 en efectivo. Esta transacción se analiza así:

a. Leer la transacción.

b. Identificar las cuentas que intervienen en la transacción y a qué grupo pertenecen: en

esta operación intervienen las cuentas de Caja (efectivo) que es una cuenta del Activo;
y Capital que es una cuenta de Patrimonio.

c. Se está determinando que la cuenta Caja está aumentando, ya que antes no había
dinero en Caja. Capital está aumentando porque es el primer aporte que se hace.

d. Dado que Caja es una cuenta de Activo, se muestra que está aumentando, y como
los Activos aumentan en el Debe, por esta razón, la partida de Caja irá en el Debe.
Capital es una cuenta de Patrimonio que está aumentando y como el Patrimonio
aumenta en el Haber, por esta razón las partidas de Capital irá en el lado del Haber.

e. Registrar la transacción teniendo en cuenta la partida doble, es decir, el total de los

débitos debe ser igual al total de los créditos.

1105 CAJA 3130 CAPITAL PERSONAS NATULES

DEBE HABER DEBE HABER

1.500.000 1.500.000

De aportes en especie y en efectivo: Es cuando los propietarios aportan al negocio

bienes en especie como edificios, terrenos, mercancías, créditos, muebles, etc.
39
Ejemplo: Juan Guerrero inicia una empresa con un capital de $1.750.000 representados
así: efectivo $200.000, $1.300.000 en mercancías, y muebles de oficina por $250.000.
Para analizar esta y las siguientes transacciones sólo utilizaremos los literales
correspondientes.

En esta transacción intervienen las cuentas de: Caja, Muebles, y Mercancías (Activo) y
Capital (Patrimonio).

Las cuentas de Caja, Mercancías y Muebles, por ser activos que están aumentando,
irán en el Debe. Capital por ser de Patrimonio que aumenta, irá en el Haber. El registro
quedará así:

1105 CAJA 3130 CAPITAL PERSONAS NATULES

DEBE HABER DEBE HABER

200.000 1.750.000

1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS

1524 EQUIPOS DE OFICINA POR LA EMPRESA

DEBE HABER DEBE HABER

250.000 1.300.000

Consignaciones bancarias: Consiste en depositar en las entidades bancarias el

dinero que haya en Caja. Es buena política de la empresa no exceder el dinero de caja,
para así evitar robos o mal manejo del efectivo.
Ejemplo: Se consigna en Bancos $200.000.

Acá intervienen las cuentas de Caja y Bancos, ambas cuentas de Activo. Mientras Caja
disminuye, bancos aumenta.

Caja por ser de Activo, disminuye en el Haber y Bancos, por ser de activo aumenta en
el Debe.

1110 BANCOS 1105 CAJA

DEBE HABER DEBE HABER

200.000 200.000

40
Compra de mercancías: Es una de las transacciones que más se repite en una
empresa comercial. Ejemplo: Se compran mercancías por $300.000 a crédito.
En esta transacción intervienen la cuenta Compras por el valor de la factura, y
Proveedores el cual adquiere un Pasivo por el mismo valor. Si se analiza bien, notamos
que ambas cuentas están aumentando. La cuenta Compras por ser de Costos
aumentan en el Debe y Proveedores Nacionales por ser de Pasivo aumenta en el
Haber.

6205 DE MERCANCÍAS 2205 NACIONALES

DEBE HABER DEBE HABER

300.000 300.000

Ventas de mercancías: Generalmente representa el objetivo primordial de las

empresas distribuidoras.

Ejemplo: Se venden mercancías al contado por $450.000.

Intervienen en esta transacción las cuentas de Caja de Activo y Comercio al por Mayor
y por menor (Ingresos). Ambas cuentas aumentan. Caja por ser de Activo aumenta en
el debe y Comercio al por Mayor y por Menor por ser de Ingreso aumenta en el Haber.
1105 CAJA 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y POR
MENOR
DEBE HABER DEBE HABER

450.000 450.000

De gastos: Para el buen funcionamiento de la empresa hay que realizar gastos tales
como: servicios públicos, arriendos, sueldos, pago de impuestos, seguros,
depreciaciones, etc.
Ejemplo: Se cancelan con cheque los sueldos de los vendedores por $1.200.000.

En esta operación intervienen las cuentas de Gastos de personal (Gastos) y la cuenta

Bancos (Activo). Los Gastos de Personal aumentan en el Debe y la cuenta Bancos
disminuye en el Haber.

5205 GASTOS DE PERSONAL 1110 BANCOS

DEBE HABER DEBE HABER

1.200.00 1.200.000

De ingresos no operacionales: El objetivo de toda empresa es obtener utilidades;

estás se obtienen por medio de los ingresos de operaciones como ventas y de ingresos

41
no operacionales como descuentos en compras, intereses ganados, comisiones
ganadas, arriendos devengados, etc.

Ejemplo: la empresa recibe por concepto de arriendo de un local la suma de $340.000.

Si observamos, en la transacción intervienen una cuenta de Arrendamiento (Ingresos) y

Caja (Activos), las cuales cada una está aumentando. La cuenta Caja por ser de Activo
aumenta en el debe y la cuenta Arrendamientos por ser de Ingresos aumenta en el
Haber.

1105 CAJA 4220 ARRENDAMIENTOS

DEBE HABER DEBE HABER

340.000 340.000

De cobros: Cuando la empresa realiza operaciones a crédito a algunos clientes, en el

momento de su pago se realiza la siguiente transacción.
Ejemplo: Juan Pérez cancela la factura No. 123 por $320.000 con un cheque del banco
Bogotá.

En esta operación intervienen las cuentas Clientes y Caja, ambas de Activo. Aunque a
la empresa le paguen con cheque, este entra a Caja. La cuenta Caja aumenta en el
Debe y la cuenta Clientes disminuye en el Haber.

1105 CAJA 1305 CLIENTES

DEBE HABER DEBE HABER

320.000 320.000

De pagos: En la misma forma que se hacen ventas a crédito, también se efectúan

compras a crédito y se contraen obligaciones o deudas que deben cancelarse en el
plazo señalado. Ejemplo: Pagamos al Almacén La Fortuna su factura a crédito No.7645
por valor de $ 1.200.000 con cheque de Bancolombia.

Para el análisis de la transacción se tiene en cuenta: La lectura de la operación, donde

se analiza que intervienen dos cuentas; Cuentas por pagar (Pasivo) y Banco por el
cheque girado; se determina que ambas cuentas disminuyen; la Cuenta por pagar por
ser un pasivo que está disminuyendo va en el Debe; bancos, por ser una activo que
está disminuyendo va en el Haber. El asiento queda así:

2205 NACIONALES 1110 BANCOS

DEBE HABER DEBE HABER

1.200.000 1.200.000

42
De compra y venta de activos: Para la buena marcha de la empresa es necesario
adquirir algunos bienes que se van a utilizar en el negocio. Ejemplo: Se compra un
vehículo para el reparto de la mercancía por $6.000.000. Se paga el 20% de cuota
inicial con un cheque de Bancolombia, por el saldo se firman letras para ser canceladas
a 30 días cada una. El asiento quedaría así:

1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 1110 BANCOS

DEBE HABER DEBE HABER

6.000.000 1.200.000

2380 ACREEDORES VARIOS

DEBE HABER

4.800.000

De ventas de activos: Las empresas en algunos casos se ven obligadas a vender sus
activos para remplazarlos por otros más modernos o de mayor o menor capacidad de
producción. Ejemplo: Se venden muebles por valor de $300.000 y se los pagan a la
empresa así: $100.000 de cuota inicial con cheque, y el saldo se cobrada en 45 días.
El asiento en cuenta T quedara así:

1105 CAJA 1380 DEUDORES VARIOS

DEBE HABER DEBE HABER

100.000 200.000

1524 EQUIPOS DE OFICINA

DEBE HABER

300.000

43
 PARA TENER EN CUENTA

 Analice oralmente cada operación, siguiendo los pasos ya

aprendidos.

 Vaya abriendo las cuentas T a medida que aparezcan en las

transacciones.

 Si en la transacción aparece una cuenta T que ya está abierta, no

abra una nueva, escribir los valores en dicha cuenta.

 Para identificar cada operación coloque al lado de los valores el

número de ella entre paréntesis.

44
Con las siguientes transacciones realice lo siguiente:

a. Registre los asientos en cuenta T

b. Saque los saldos de cada cuenta
c. Compruebe si el total de los saldos débitos es igual al total de los saldos
créditos.

1. Jairo Pérez propietario del Almacén Olímpico inicia un negocio de compra y venta de
mercancías aportando un capital de $25.000.000 en efectivo.
2. Abre una cuenta corriente en el Banco Bogota por valor de $23.000.000.
3. Adquiere muebles para uso del negocio por $600.000 y paga $200.000 de cuota
inicial con cheque y el saldo a 30 días.
4. Compra mercancías a crédito por $12.000.000 según factura 080 a 30 días.
(Recuerde que cuando se compran mercancías la cuenta se denomina 6205 DE
MERCANCIAS)
5. Paga arriendo del local por $200.000 con cheque.
6. Compra mercancías al contado por $7.000.000. Cancela con cheque.
7. Vende mercancías según factura 001 por $11.000.000, le cancelan $5.000.000 y el
saldo a 45 días.
8. Vende mercancías a crédito según factura 002 por $15.000.000, el cliente cancela
en 60 días.
9. Le cancelan la factura 001 con el saldo pendiente.
10. Consigna en el Banco Bogotá los dineros de caja.
11. Paga sueldo por $2.300.000 y servicios públicos por $200.000 con cheque.
12. Abona a la factura 080 $6.000.000 con cheque.
13. Paga fletes por mercancías vendidas por $200.000 con cheque.
14. Abona a la factura de los muebles $200.000 con cheque.

LABORATORIO

45
Con la siguiente información elabore los asientos contables necesarios utilizando
cuentas y realizar el balance de prueba para la COMERCIALIZADORA EL SOL LTDA,
cuyo objeto social es la compra y venta de electrodomésticos.

1. El 1 de enero de 2012 compra mercancías por $ 22.500.00 a Distribuciones

Amanecer Ltda., cancela el 60% con cheque y el resto a 60 días, según factura No.
4530.

2. El 5 de enero vende mercancías por valor $44.600.000, el 50% a crédito y el resto al

contado a Andes Ltda., según factura No. 6030.

3. El 20 de enero recibe $4.900.000 correspondiente al arrendamiento de una bodega.

4. El 26 de enero vende mercancías a crédito a Súper Ltda. por $9.450.000.

5. El 27 de enero compra muebles y enseres por $4.563.000 al contado con cheque.

6. El 27 de enero la empresa recibe devolución de $400.000 en mercancías de Súper

Ltda..

7. El 29 de enero la empresa recibe la cancelación de la factura de Súper Ltda.

8. El 30 de enero la empresa compra al contado papelería para cuatro meses por valor
de $600.000, cancela con cheque.

9. El 30 de enero la empresa cancela en efectivo el servicio de parqueadero por valor

de $230.000 con cheque.

10. El 30 de enero Andes Ltda. Cancela la factura pendiente de pago.

11. El 30 de enero consigna los dineros de caja en el banco.

RECAPITULACION

Con esta parte de la unidad nos proponemos llevar a Usted un resumen sobre las ideas
esenciales del tema tratado. Esperamos las leas con atención.

46
  Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
 Las partes de una cuenta son: Título o nombre, fecha, descripción o detalle,
debe, haber, y saldo.
 Clasificación de las cuentas:

I. Por su estructura: - simples o individuales

- compuestas, colectivas o de control

b) Por su función - Reales o de balance Activo

Pasivo
Patrimonio

- Nominales, transitorias Ingresos

o de resultado Gastos
Costos

- De orden Deudoras
Acreedoras

- De valuación

La partida doble es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el
cual si se debita una cuenta por un valor, debe acreditarse otra u otras por igual valor.

Observa a continuación un cuadro resumen, el cual grafica los procedimientos vistos y

relacionados en el modo de aplicar la partida doble.

Si es de activo, Se debita.
gasto y costo.

Cuando aumenta
una cuenta
Si es de pasivo,
patrimonio e ingreso Se acredita 47
 Si es de activo, gasto Se acredita
y costo.

Cuando disminuye
una cuenta

Si es de pasivo,
patrimonio e ingreso.

 Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los libros de

contabilidad, pueden ser asientos simples o asientos compuestos; Simple,
cuando se utilizan dos cuentas. Compuesto, cuando se emplean mas de dos
cuentas.
 La ecuación patrimonial sirve para determinar el equilibrio que debe existir entre
las cuentas reales: Activo, Pasivo y patrimonio. Se representa en las siguientes
fórmulas :

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

PASIVO = ACTIVO – PATRIMONIO.

PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO.

Como usted ha llegado al final de la unidad, para comprobar su aprendizaje resuelva

lo siguiente:

48
I. Lea cuidadosamente y responda cada enunciado:

1. ¿Qué es una cuenta?

2. Por medio del esquema de la cuenta T diga las partes de una cuenta y
para que se utiliza cada una de ellas.

3. ¿Cómo se clasifican las cuentas según su estructura?

4. ¿Cuál es la diferencia entre las cuentas reales y de resultado?

5. Escriba verdadero o falso en cada una de los siguientes enunciados:

a. Cuenta por pagar es de Pasivo que aumenta en el Debe ( ).

b. Las cuentas de orden aparecen en el balance pero no afectan el

patrimonio ( ).

c. Las cuentas de Activos y gastos se inician en la columna del Debe y

su saldo normal es debito ( ).

d. Las compras devueltas representan un gasto operacional por lo tanto

aumenta en el Debe ( ).

e. Los descuentos concedidos representan un gasto, por lo tanto,

disminuyen con una partida en el haber ( ).

6. ¿Cuál es la finalidad del Plan Único de Cuentas?

7. Enuncie y explique con ejemplos el principio universal de la partida

doble.

8. ¿A cuanto asciende el capital de la empresa ABC Ltda. Que posee bienes

y derechos por $63.000.000 y deudas y obligaciones por $35.700.000.

9. Realice una lista de cuentas y las clasifica según la clase, grupo y cuenta.

UNIDAD III

49
3. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS Y RETENCION
EN LA FUENTE

3.1 INTRODUCCIÓN:

En la actualidad la contabilidad y el sistema financiero colombiano están muy atados a

las normas legales. Pensar formar un administrador de empresas sin unas buenas
bases en materia de normas tributarias, sería colocar en el mercado laboral un individuo
con unas grandes desventajas competitivas frente a las necesidades de personal
especializado en las áreas contable y financiera.

Esta tercera unidad del módulo contiene los elementos necesarios para que el
estudiante logre un buen conocimiento teórico-práctico de las normas relativas al
impuesto sobre las ventas, la retención en la fuente y el impuesto a las ventas retenido
y adquiere habilidades y destrezas en la contabilización de los mismos.

3.2 OBJETIVOS

 Conocer la legislación tributaria urgente sobre el impuesto a las ventas, la

retención en la fuente y el impuesto a las ventas retenido.

 Aplicar las normas tributarias vigentes para determinar correctamente las bases
gravables y el monto a pagar por concepto del impuesto a las ventas y la
retención en la fuente.

 Elaborar asientos contables aplicando el impuesto a las ventas, retención en la

fuente y el impuesto a las ventas retenido.

3.3 EVALUACIÓN DIAGNOSTICA

50
Para continuar con el desarrollo de la materia es necesario formular una serie de
interrogantes que nos sitúan dentro del tema que se tratará en la presente unidad.

1. Para usted qué es un impuesto? _________________________________

___________________________________________________________
___________________________________________________________

2. Qué es el impuesto sobre las ventas? _____________________________

___________________________________________________________
___________________________________________________________

3. Quiénes son responsables sobre el impuesto a las ventas? ____________

___________________________________________________________
___________________________________________________________

4. Qué es retención en la fuente? __________________________________

___________________________________________________________
___________________________________________________________

5. A cuanto asciende la tarifa general del impuesto sobre las ventas? ______
___________________________________________________________

6. Todas las personas en Colombia son agentes de retención? ___________

7. Quiénes son los agentes de retención? ____________________________

___________________________________________________________
___________________________________________________________

51
Impuesto sobre ventas: Es un impuesto de naturaleza indirecta que recae sobre el
consumo. Bajo la modalidad del valor agregado lo deben liquidar y cobrar los
productores, importadores, comerciantes y quienes presten los servicios no
exceptuados expresamente por la ley, momento de la venta, importación o prestación
del servicio.

3.4 Características principales IVA:

A. Es un impuesto real, ya que la descripción del hecho punible no hace referencia

al elemento subjetivo o personal del impuesto.
B. Es instantáneo debido que al presupuesto de hecho se realiza en una acción
aislada que se agota en sí misma, por tanto en estricto sentido no existe un
período impositivo a las ventas; no debe el período bimensual de liquidación con
un supuesto período impositivo, que no existe en este impuesto.
C. Es un impuesto proporcional ya que las operaciones se gravan con una tarifa fija
independientemente de la cuantía o magnitud de la base gravable.
D. Es un impuesto fundamentalmente objetivo porque no tiene en cuenta las
cualidades personales del sujeto pasivo para la determinación del gravamen.
E. Es un impuesto general porque grava en principio todas las ventas de los bienes
corporales muebles y prestaciones de servicios que se presten en el flujo
económico.

3.5 Sujetos del impuesto:

A. Sujeto activo

Es el que por ley tiene derecho a percibir el impuesto e incluso el deber de exigirlo.
Por lo tanto el sujeto activo es el estado y ejerce su función de control fiscal a través
de la Unidad de admón. Especial: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
DIAN.

B. Sujeto pasivo
Es el responsable de la obligación tributaria, es decir, es obligado frente al estado al
pago del impuesto.
52
3.6 CLASIFICACION DE LOS BIENES

A. Bienes corporativos
Son aquellos que pueden ser percibidos por los sentidos, por ejemplo un libro, una
mesa, etc.

B. Bienes muebles
Son aquellos bienes que pueden transportarse de un lugar a otro, ya sea por ellos
mismos, animales, o por fuerza externa (computador), además para efectos del IVA
los bienes que adquieren su individualidad mediante procesos de montaje,
instalación u otros similares y que se adhieren a inmuebles.

C. Bienes inmuebles
Son aquellos que no pueden transportarse de un lugar a otro, como por ejemplo las
tierras, edificios, etc.

Bienes corporales muebles para efectos del IVA

A. Exentos
Son aquellos a los que se encuentran gravados o tarifa del 0%. Ejemplo los lápices
de escribir y colorear.

B. Gravados
Son aquellos a los que se les aplica la tarifa general del 16% o una tarifa diferencial
según sea el caso. Ejemplo, útiles de aseo, electrodomésticos, vehículos, etc.

C. Excluidos o que no acusan

Aquellos que por expresa disposición de la ley no causan impuesto, por consiguiente,
quien comercializa con ellos no se convierte en responsable ni tiene obligación
alguna en relación con el gravamen. Ejemplo, el pan

Base gravable. La base gravable es el valor sobre el cual se aplica la tarifa para
obtener el impuesto respectivo.

Base gravable para la venta y prestación de servicios. La base gravable para

liquidar el impuesto sobre las ventas está constituido por el valor total de la
53
operación, sea que esta se realice de contado o a crédito, incluyendo entre otro: Los
gastos de financiación, sean estos ordinarios, extraordinarios o moratorios (incluye
intereses moratorios.
Accesorios. Acarreos. Instalaciones. Seguros. Comisiones. Garantías. Demás
erogaciones complementarios (viáticos).
Gastos realizados por cuenta a nombre del usuario o adquiriente.
Valor de los bienes proporcionados con motivo de prestación de servicios gravados.
Reajuste del valor convenido causado con posterioridad a la venta.

Tarifas. Son aquellos porcentajes que deben aplicarse a la base gravable para
determinar la cuantía del tributo.

3.7 REGIMEN COMUN Y SIMPLIFICADO

En la actualidad existen dos régimen a los cuales pueden acogerse los responsables
del impuesto a las ventas, según cumplan los requisitos establecidos para pertenecer
a ellos: COMUN Y SIMPLIFICADO.

3.7.1 Régimen simplificado. Se pueden acoger a este régimen los comerciantes

detallistas o minoristas, cuyas ventas estén gravadas a la tarifa general de impuestos
sobre las ventas, así como por las personas naturales que presten servicios
gravados.

Requisitos para acogerse al régimen simplificado

A. Que sean personas naturales.

B. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, sede local, o negocio
donde ejercer su actividad.
C. Que no sean importadores de bienes corporales muebles.
D. Que no vendan por cuenta de terceros así sea a nombre propio.
E. Que sus ingresos brutos provenientes de su actividad comercial en el año fiscal
inmediatamente anterior sean inferiores a la suma de $ 102.363.000 (año 2011).
F. Que el establecimiento no se encuentre en un centro comercial (se conoce como
centro comercial aquel mayor de 20 establecimientos de comercio, locales,
oficinas o sedes).

Obligaciones del régimen simplificado

A. Inscribirse en el registro único tributario.

54
B. Deberán llevar como costo o como gasto en el impuesto de venta el IVA pagado
en la adquisición de bienes y servicios.
C. Deberán llevar el libro fiscal de registros de operaciones diarias.
D. No están obligados a presentar declaración de impuesto sobre las ventas.
E. No pueden cobrar el IVA por la venta o prestación de servicios gravados.
F. No están obligados a expedir factura en las operaciones realizadas. En su lugar
expedirán la boleta fiscal con los requisitos que señale el reglamento.

3.7.2 Régimen común. Los comerciantes, productores e importadores que no

cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, deberán
acogerse al régimen común.

Obligaciones del régimen común

A. Expedir factura con los requisitos legales.
B. Cobrar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas por períodos
bimestrales, de acuerdo con el calendario fiscal.
C. Retener, declarar y pagar mensualmente el impuesto sobre las ventas
retenido, de acuerdo con los plazos que señale el gobierno nacional.
D. Retener, declarar y pagar mensualmente la retención en la fuente según el
calendario fiscal.

Una persona de régimen simplificado pasará a pertenecer al régimen común cuando

respecto del año inmediatamente anterior se presente alguna de las siguientes
circunstancias:

a. Ingresos brutos anuales superiores a $ 102.363.000 en el año 2011.

b. Que haya tenido a su servicio ocho o más trabajadores.
c. Que haya cancelado un valor anual por concepto de servicios públicos
superior a 20 salarios legales mensuales vigentes.
d. Que haya cancelado en el año por concepto de arriendo del establecimiento
un valor superior a 35 salarios mínimos mensuales vigentes o cuando el
establecimiento sea de su propiedad salvo en el caso que coincida con su
vivienda de habitación.
e. Que halla efectuado en el año consignaciones bancarias superiores a
$113.094.000 en el año 2011.
f. Que su patrimonio bruto a diciembre 31 del 2011 haya sido igual o mayor a
$113.094.000.
g. Que el consumo con tarjetas crédito en el año 2011 haya sido igual o superior
a $ 70.370.000.
h. Que las compras y los consumos en el año 2011 haya sido igual o superior a
$ 70.370.000.

3.8 REGISTRO CONTABLE DEL IVA PARA EL COMPRADOR

55
 El IVA que se cancela en la compra de mercancías puede ser recuperado por el
comprador descontándolo del impuesto generado de las operaciones gravadas en
las que sea responsable, se está entonces ante la ocurrencia de un IVA descontable,
pero existen ocasiones en que el impuesto que paga el comprador no es recuperado,
generalmente porque no cumple con los requisitos para que sea IVA descontable,
constituyendo así un valor del gasto a costo del bien o servicio adquirido, estándose
entonces ante la presencia de un IVA no descontable.

3.9 REGISTRO CONTABLE DEL IVA PARA EL VENDEDOR

Los responsables sobre el impuesto a las ventas que se encuentran en el régimen
común deben diferenciar en su contabilidad las ventas y servicios gravados con su
respectiva tarifa.

Lea cuidadosamente y responda cada enunciado.

1. ¿Qué es IVA?
2. ¿Que es IVA generado?
3. ¿Que es IVA descontable?
4. ¿Cuáles son los sujetos sobre el impuesto a las ventas?
5. Enumere y explique las características de IVA.
6. ¿Cómo se clasifican los bienes?
7. ¿Cuáles son los requisitos para pertenecer al régimen simplificado?
8. ¿Cuáles son las obligaciones de los comerciantes del régimen simplificado?
9. ¿Cuáles son las obligaciones de los comerciantes del régimen común?
10. ¿Cuándo una persona del régimen simplificado pasa a pertenecer régimen
común?
11. Defina:
 Bienes gravados.
 Bienes exentos.
 Bienes incluidos.
12. ¿La base para liquidar el IVA porqué valores está constituido?

3.10 Tarifas del IVA. Son aquellos porcentajes que deben aplicarse a la base
gravable para determinar la cuantía del tributo.

3.10.1 Clasificación de las tarifas

Tarifa general: La tarifa general del IVA es del 16%. Se aplicará a todos los bienes y
servicios que no se encuentren expresamente excluidos o sometidos a tarifas
56
 diferenciales o especiales. Igualmente a los bienes de que tratan los artículos 446,
469 y 474 de E.T. (gaseosas y similares, vehículos y derivados del petróleo,
respectivamente). Así como los directorios telefónicos, cuando se transfieran a titulo
oneroso (Art. 468, ET. Los aerodinos de enseñanza hasta de dos plazas y lo
fabricados en el país(par. 2º, Art.471, E.T.) y los seguros Tomados en el exterior
cuando no se encuentran gravados con este impuesto en el país de origen (Art. 476-
1, E.T.). También para automotores que tengan más de cuatro (4) años de salida de
fábrica o de nacionalización (Art. 457-1, E.T.). El servicio de publicidad. El servicio de
televisión satelital. El transporte aéreo internacional de pasajeros. La venta e
importación de cigarrillos y tabaco elaborado nacional y extranjero. Los sabajones,
ponches, cremas y aperitivos, cuyo grado alcohólico sea inferior al 20% volumen
(E.T. Art. 473).

Tarifa del 20%: Los vehículos para el transporte de personas, con motor hasta
1400 c.c. fabricados o ensamblados en el país, distintos de los contemplados en el
artículo 469 del estatuto tributario, los camperos fabricados o ensamblados en el
país y los camperos importados cuyo valor FOB no exceda de US$ 30.000. Los
vehículos para el transporte de mercancías de La partida 87.04, cuyo peso bruto
vehicular Sea inferior a diez mil (10.000) libras americanas. -Los chasises con
motor de la partida 87.06 y las carrocerías (incluidas las cabinas) de la partida
87.07 siempre y cuando unos y otras se destinen a los vehículos gravados a la tarifa
del 20%.- Las motocicletas y motos fabricadas o ensambladas
en el país con motor de mas de 185c.c. - Los barcos de recreo y de deporte de la
partida 89.03 fabricados o ensamblados en el país.

Tarifa del 35%: -Vehículos automotores de las partidas 87.02, 87.03 y 87.04 en la
importación y la venta efectuada por el importador, el productor o comercializador o
cuando fueren el resultado del servicio de que trata el parágrafo del articulo 476.
-Motocicletas y motos importadas, los camperos importados cuyo valor FOB sea
superior (US$ 30.000) –Los chasises cabinados de la partida 87.04, los chasises
con motor de la partida 87.06. -Las carrocerías (incluidas las cabinas) de la partida
87.07 siempre y cuando unas y otras se destinen a los vehículos automóviles
sometidos a la tarifa del 35%. -Los aerodinos que funcionan sin máquina propulsora
de la partida 88.01 y los aerodinos de servicio privado. -Los barcos importados de
recreo y de deporte de la partida 89.03. -Los bienes incluidos en el Art. 473 del
estatut0 tributario, partida arancelaria 22.08

Tarifa del 45%: vehículos automóviles para uso particular, cuyo valor FOB sea igual
o superior US$ 40.000.

Tarifas especiales: Tarifa del 10%: Los jabones y los productos comprendidos en las
Siguientes partidas arancelarias: 04.05.10.00.00, Mantequilla 15.01, manteca de cerdo.
Las demás grasas de cerdo y grasas de ave, fundidas incluso prensadas o extraídas

57
con disolventes, 15.02. La grasa de especie bovina, ovina y caprina, en bruto (sebo en
rama). 15.03. Estearina solar, aceite de manteca de cerdo oleoesterina y oleomargarina
y aceite de sebo, sin emulsionar ni mezclar de otra forma, 15.04. Grasas y aceites, de
pescado o mamíferos marinos y sus fracciones, incluso refinados, pero sin modificar
químicamente, 15.06. Las demás grasas y aceites animales y sus fracciones, incluso
refinados sin modificar químicamente, 15.07. Aceite de soja (soya) y sus fracciones,
incluso refinados, pero sin modificar químicamente 15.08. Aceite de cacahuete o maní
y sus fracciones, incluso refinado, pero sin modificar químicamente, 15.11. Aceite de
palma y sus fracciones, incluso refinado, pero sin modificar químicamente 15.12.
Aceites de girasol, cártamo o algodón y sus fracciones, Incluso refinados, pero sin
modificar químicamente, 15.13. Aceites de coco (de copra), de almendra de palma o
basabú, y sus fracciones, incluso refinados, pero sin modificar químicamente, 15.14.
Aceites de nabina (nabo), de colza o de mostaza, y sus fracciones, incluso refinados,
pero sin modificar químicamente, 15.15. Las demás grasas y aceites vegetales fijos
(incluido el aceite de jojoba) y sus fracciones, incluso refinados, pero sin modificar
químicamente, 15.16, grasas y aceites, animales o vegetales, y sus fracciones, total o
parcialmente hidrogenados, interesterificados o eleidinizados, incluso refinados, pero
sin preparar de otro modo, 15.17. Margarina, mezclas o preparaciones alimenticias de
grasas o aceites, animales o vegetales, o de fracciones de diferentes grasas o aceites,
de este capítulo, excepto las grasas y aceites alimenticios y sus fracciones, de la
partida No 15.16. – Servicio de transporte aéreo nacional de pasajeros.

Tarifa del 48%: Cervezas y sifones.

3.11 REGISTRO CONTABLE DEL IVA SOBRE VENTAS

3.11.1 IVA GENERADO: Es el impuesto que cobra el vendedor. Se registra en la

columna Haber o como crédito.

Contabilizar: 2408 Impuesto sobre las ventas por pagar. Se acredita.

Subcuenta: 240802 generado. Se puede vender el IVA por valor de 16%, 20%, 35%.

Ejercicio: La empresa vende mercancías al contado por valor de $ 12.000.000.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1105 Caja 13.920.000
110505 Caja general 13.920.000
2408 Impuesto sobre ventas por pagar 1.920.000
240802 generado 1.920.000
4135 Comercio al por Mayor y Menor 12.000.000
413536 Venta muebles electrodomésticos 12.000.000
La empresa vende mercancías a crédito por valor de $ 200.000, IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1305 Clientes 232.000
58
130505 Nacionales 332.000
2408 Impuesto Sobre ventas por pagar 32.000
240802 Generado 32.000
4135 Comercio al por mayor y menor 200.000
413536 Venta muebles electrodomésticos 200.000

REGISTRO DEL IVA EN DEVOLUCIÓN EN VENTA

Cuando los clientes devuelven mercancías que han sido vendidas al contado o a crédito
se afecta el impuesto a las ventas en la misma tasa que se registró la venta. Al vender
mercancías se acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar y al recibir la
devolución de debita.
Contabilizar: 4175 Devolución en ventas.
Ejemplo: Deuda-devolución.

La empresa recibe la devolución de $ 100.000 en efectivo.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

2408 Impuesto Sobre ventas por pagar. 16.000
240802 Generado 16.000
4175 Devolución en ventas. 100.000
417501 Electrodomésticos 100.000
1305 Clientes 116.000
130505 Nacionales 116.000

3.11.2 IVA DESCONTABLE: Las empresas responsables del IVA pueden descontar el
valor del impuesto causado lo correspondiente al impuesto pagado. El IVA descontable
es el IVA que paga el comprador.

Contabilizar: 2408 Impuesto sobre las ventas por pagar. Se debita.

Subcuenta: 240801 Descontable. Se puede comprar IVA por valor de 16% únicamente
en la 2408.

Ejercicio: La empresa compra mercancías al contado por valor de $ 500.000, IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 500.000
620501 Electrodomésticos. 500.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 80.000
240801 Descontable 80.000
1110 Bancos 580.000
111005 Moneda Nacional. 580.000

La empresa compra mercancías a crédito por valor de $ 700.000, IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 700.000

59
620501 Muebles 700.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 112.000
240801 Descontable 112.000
2205 Nacionales 812.000
220505 Proveedores 812.000

3.11.3 REGISTRO DEL IVA EN DEVOLUCIÓN EN COMPRA

Al devolver mercancías comprada al contado o a crédito, se afecta el impuesto a las

ventas en la misma proporción que se registra en la compra. Al comprar mercancías se
debita la cuenta Impuesto a las ventas y al devoluciones se acredita.

Contabilizar: 6625 Devolución en compra.

Ejemplo: La empresa devuelve el 50% de la compra anterior.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

2205 Nacionales 406.000
220501 Proveedores 406.000
2408 Impuesto Sobre ventas por pagar. 56.000
240801 Descontable 56.000
6225 Devolución en compra. 350.000
620501 Muebles 356.000

3.11.4 IVA NO DESCONTABLE: Cuando el responsable a las cuentas adquiera

propiedades, planta y equipo, el IVA no lo puede descontar constituye mayor valor del
bien adquirido, el IVA no se puede discriminar.

Ejemplo: La empresa adquiere para su uso equipo de oficina por valor de $1.700.000 al
contado, IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1524 Equipo de oficina 1.972.000
152405 Muebles y enseres 1.972.000
1110 Bancos 1.972.000
111005 Moneda nacional 1.972.000

60
  IVA DESCONTABLE: Es el IVA que paga el comprador.

 IVA GENERADO: Es el IVA que cobra el vendedor.

 IVA NO DESCONTABLE: Cuando la empresa adquiere propiedad planta y

equipo, el IVA no se puede descontar constituye mayor valor del bien adquirido,
el IVA no se puede discriminar.

 IVA A FAVOR: Una empresa obtiene impuesto a favor cuando el IVA descontable,
es decir, es cancelado por el comprador es mayor que el generado (IVA que
cobró el vendedor).

 IVA A PAGAR: Una empresa obtiene saldo a pagar, cuando el IVA generado es
Mayor que IVA Descontable.

 El impuesto a las ventas se paga o se presenta cada dos meses o bimensual.

EL EJEMPLO ES LA MEJOR FORMA DE

ENSEÑAR
Antes de continuar con el estudio de la presente unidad, desarrolla el siguiente
laboratorio:

61
Con la siguiente información elabora los asientos contables necesarios, usando cuenta
y subcuentas para LA COMERCIALIZADORA AMERICA LTDA, cuyo objeto social es la
compra y venta de electrodomésticos:

1. Compra mercancías por $ 18.550.000 a crédito a Distribuciones Jumbo Ltda., según

factura No 4530. IVA 16%.

2. La empresa devuelve $ 3.500.000 de la mercancía comprada a Distribuciones

Jumbo Ltda.

3. La empresa vende mercancías por $ 4.500.000 a crédito a Fluke Ltda. Según

factura No 6030. IVA 16%.

4. La empresa recibe la devolución de $ 1.200.000 de la mercancía vendida a Fluke

Ltda.

5. Compra mercancías por $ 3.700.000 a Distribuciones Filed, según cheque No 5693

del banco de Colombia. IVA 16%.

6. La empresa devuelve mercancías por $ 900.000 de la comprada a Filed.

7. Vende mercancías por $ 14.300.000 al contado a ABC Ltda. IVA 16%.

8. La empresa recibe la devolución de $ 500.000 de la mercancía vendida a ABC

LTDA.

9. Vende mercancías a crédito a Plus Ltda. Por $ 19.300.000. IVA 16%.

10. El 28 de agosto la empresa adquiere un vehículo para su uso por $17.350.000 al

contado. IVA 16%.

11. El 30 de agosto la empresa adquiere equipos de oficina por valor de $450.000 al

contado.- IVA 16%.

3.11.5 MANEJO DE IVA INCLUIDO

Cuando se adquiere mercancía con el IVA incluido para conocer dicho valor de IVA
incluido se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

1. El valor de la mercancía con el IVA incluido se divide entre 1.16. El valor

resultante es el valor de la mercancía sin IVA.
62
 2. Para conocer el valor que se lleva como IVA descontable, se lleva a cabo
cualquiera de los dos pasos siguientes:
a) IVA: Valor de la mercancía con IVA incluido – el valor de la mercancía sin
IVA.
b) IVA: Valor de la mercancía sin IVA X 16%.

Ejercicio: La empresa compra mercancías a crédito a Paco Ltda. por valor de

$130.000, IVA incluido.

130.000 X 1.16 = 112.069.

a) 112.069 X 16% = 17.931.
b) 130.000 - 112.069 = 17.931.

CODIGO CUENTA PÀRCIAL DEBE HABER

6205 De mercancía 112.069
620501 Textiles 112.069
2408 Impuesto sobre ventas por pagar. 17.931
240801 Descontable 17.931
2205 Nacionales 130.000
220501 Paco Ltda. 130.000

63
PARA QUE AFIANCES LO APRENDIDO EN CLASE A CONTINUACION TE
DAMOS LOS DATOS RESPECTIVOS PARA QUE ELABORES ASIENTOS
DONDE SE APLICA EL IMPUESTO A LAS VENTAS. RECUERDA, DEBES
UTILIZAR CUENTAS Y SUBCUENTAS.

La Comercializadora COLOMBIA LTDA, tiene las siguientes transacciones:

1. La empresa compra mercancías al contado por valor de $ 7.200.000. IVA 16%.

2. La empresa vende mercancías al contado por valor de $ 775.000. IVA 16%.

3. La empresa compra mercancías a crédito a BIC LTDA. Por valor de $ 3.450.000.

IVA incluido.

4. La empresa cancela la factura pendiente a BIC LTDA.

5. La empresa compra para su uso equipos de oficina al contado por $ 2.343.000.

IVA 16%.

6. La empresa vende mercancías por valor de $ 12.000.000 a crédito. IVA 16%.

7. La empresa recibe la devolución del 40% de la mercancía anterior.

8. La empresa recibe la cancelación de la venta a crédito.

NOTA: Los pagos al contado se cancelaron con cheque.

64
3.12 DETERMINACIÓN DEL IMPUESTO A FAVOR O A
PAGAR

Para determinar el saldo del impuesto a favor o a pagar se establece la diferencia de la

cuenta 2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR. Se tiene impuesto a
favor, cuando el impuesto descontable es mayor que el impuesto generado; (en este
caso la empresa no efectúa ningún pago al estado).

Se tiene impuesto a cargo o a pagar cuando el impuesto generado es mayor que el

impuesto Descontable. (En este caso la empresa debe pagarle al Estado el saldo, o sea
el crédito que se presenta)

Cuando el Impuesto a las Ventas da a pagar (saldo Crédito), el asiento del impuesto a
las ventas se realiza así:

DEBITA 2408 IMPUESTO SOBRE VENTAS POR PAGAR.

ACREDITA 1110 BANCOS.

Con la siguiente información suministrada por la empresa Plus Ltda. En el bimestre de

enero y febrero, determine el saldo del impuesto a las ventas por pagar (Descontable o
generado) a favor o a pagar.

1. La empresa efectúa compras a crédito por $ 7.300.000 a PEÑA Ltda. IVA 16%.

2. La empresa devuelve el 50% de la mercancía anterior.

3. La empresa vende mercancías a crédito por valor de $ 12.300.000. IVA 16%.

4. La empresa devuelve la devolución del 70% de la venta anterior.

5. La empresa compra mercancías a crédito por valor de $ 6.000.000 a MARQUEZ

S.A. IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

65
1 6205 De mercancías 7.300.000
620501 Muebles 7.300.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 1.168.000
240801 Descontable 1.168.000
2205 Nacionales 8.468.000
220501 PEÑA Ltda. 8.468.000

2205 Nacionales 4.234.000

2 220501 PEÑA Ltda. 4.234.000
6205 Devolución en compras 3.650.000
620501 Muebles 3.650.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 584.000
240801 Descontable 584.000

1305 Clientes 14.268.000

130505 Nacionales
13050501 INTEL Ltda. 14.268.000
3 4135 Comercio X mayor y menor 12.300.000
413536 Venta de mueb. y electrod. 12.300.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 1.968.000
240802 Generado 1.968.000

4175 Devolución en venta 8.610.000

417501 Muebles 8.610.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 1.377.600
240802 Generado 1.377.600
4 1305 Clientes 9.987.600
130505 Nacionales
13050501 INTEL Ltda. 9.987.600

6205 De mercancías 6.000.000

620501 Muebles 6.000.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 960.000
240801 Descontable 960.000
1205 Nacionales 6.960.000
220501 MARQUEZ Ltda. 6.960.000

2408 IMPUESTO SOBRE VENTAS POR PAGAR

DEBE HABER

1. 1.168.000 584.000 2.
4. 1.377.600 1.968.000 3.
5. 960.000

3.505.600 2.552.000

953.600

66
3.13 ¿QUE ES RETENCION EN LA FUENTE?

Es el mecanismo para recaudar anticipadamente el impuesto de renta y

complementarios por el cual una persona (Retenedor) deduce a otra (Retenido) un
porcentaje determinado del valor a pagar al contado o a crédito en compras o servicios
con el fin de consignarlo en un banco autorizado para recaudar impuestos a nombre de
la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

3.13.1 AGENTES RETENEDORES: Son las personas naturales, jurídicas y las

sociedades de hecho quienes están obligados a efectuar retención por diversos
conceptos:

A. PERSONAS NATURALES: Por los siguientes conceptos: Salarios e ingresos

laborales gravables, loterías, rifas, apuestas y similares, venta o enajenación de
activos diferentes de bienes raíces, patrimonio, pagos o giros al exterior.

B. PERSONAS JURÍDICAS Y SOCIEDADES DE HECHO: por los siguientes

conceptos: Salarios o ingresos laborales gravables, servicios, honorarios,
comisiones, dividendos, rendimientos financieros, loterías, rifas, apuestas y
similares, contratos de construcción y urbanización y en general arrendamiento,
patrimonio, ingresos, tributaciones, remesas y pagos al exterior y timbre.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES

- Retener.
- Consignar oportunamente los dineros recaudados.
- Expedir certificados a los retenidos sobre retenciones practicadas.

3.13.2 CONTABILIZACION DE LA RETENCION

EN LA FUENTE

Para contabilizar la retención en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas:

1. Cuando la empresa retiene (Compra) mercancías o servicios afecta una cuenta de

pasivo denominada 2365 Retención en la fuente.

2. Cuando a la empresa le retienen (Vende) afecta una cuenta de activo denominada

1355 Anticipo de impuestos y contribuciones o saldo a favor.

67
Agente retenedor: Es el Comprador, o sea, el que quita o deduce la retención en la
fuente. La contabiliza en la 2365 Retención en la fuente.

Agente retenido: Es el Vendedor, o sea, es la persona a la que le deducen la

retención en la fuente. La contabiliza en la 1355 Anticipo de impuestos y contribuciones
o saldos a favor.

3.13.3 DIFERENTES CONCEPTOS PARA APLICAR LA RETENCION EN LA

FUENTE

 Retención en la fuente por servicios y honorarios:

1. La empresa GRAMA LTDA cancela honorarios al asesor en mercadeo por $430.000.

Retención en la fuente 10%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

5210 Honorarios 430.000
521095 Otros 430.000
2365 Retención en la fuente 43.000
236515 Honorarios 43.000
1110 Bancos 387.000
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé 387.000

2. La empresa cancela el servicio de arrendamiento por $ 900.000 a la arrendadora

Ocaña Ltda. Retención en la fuente. GRAMA LTDA: 3,5%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

5120 Arrendamientos 900.000
512010 Construcciones y edificaciones 900.000
1110 Bancos 868.500
111005 Moneda nacional
1110501 Bancafé 868.500
2365 Retención en la fuente 31.500
236530 Arrendamientos 31.500

3. la empresa cancela transporte de la mercancía por $ 385.000 a LA VELOZ LTDA.

Retención 1%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

5235 Servicios 385.000
523550 Transp. Fletes y acarreos 385.000
1110 Bancos 381.150
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé 381.150
2365 Retención en la fuente 3.850
236525 Servicios 3.850

68
MANEJO DE LA RETENCION EN LA FUENTE EN LAS COMPRAS Y
DEVOLUCIONES

Ejemplo:

1. La empresa compra mercancías por valor de $ 750.000. IVA 16%. Retención en la

fuente 3.5%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 750.000
620501 Prendas de vestir 750.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 120.000
240801 Descontable 120.000
1110 Bancos 843.750
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé 843.750
2365 Retención en la fuente 26.250
236540 Compras 26.250

2. La empresa compra mercancías a crédito por valor de $ 2.100.000. IVA 16%.

Retención en la fuente 3.5%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 2.100.000
620501 Prendas de vestir 2.100.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 336.000
240801 Descontable 336.000
2205 Nacionales 2.362.500
220501 ANDISUR LTDA. 2.362.500
2365 Retención en la fuente 73.500
236540 Compras 73.500

3. La empresa devuelve $ 500.000 de la mercancía anterior.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 Nacionales 562.500
220501 ANDISUR LTDA. 562.500
2365 Retención en la fuente 17.500
236540 Compras 17.500
6225 Devolución en compras 500.000
622501 Prendas de vestir 500.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 80.000
240801 Descontable 80.000

69
MANEJO DE LA RETEFUENTE EN VENTAS Y DEVOLUCIONES

La empresa vende mercancías a crédito por valor de $ 790.000, IVA 16%. Retención en
la fuente 3.5%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1305 Clientes 888.750
130505 Nacionales
13050501 TEXTIL LTDA. 888.750
1355 Anticipo de Impuesto y contribución o 27.650
saldos a favor.
135515 Retención en la fuente 27.650
4135 Comercio X mayor y X menor 790.000
413524 Ventas de textiles 790.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 126.400
240802 generado 126.400

La empresa recibe $ 300.000 en devoluciones de la venta anterior.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

4175 Devolución en ventas 300.000
417501 Textiles 300.000
2408 Imp. sobre ventas x pagar 48.000
240802 Generado 48.000
1305 Clientes 337.500
130505 Nacionales
13050501 TEXTILES LTDA. 337.500
1355 Anticipo de impuesto y contribuciones 10.500
o saldos a favor.
135515 Retención en la fuente 10.500

PARA TENER EN CUENTA:

¿Quién es el retenedor? Es el que compra o adquiere servicios o

Mercancías.

¿Quién es el retenido? Es el que vende la mercancía o el servicio.

70
Con la siguiente información realice los asientos de contabilidad utilizando cuenta y
subcuentas. Liquide el IVA POR PAGAR, y la RETENCION EN LA FUENTE, así mismo
determine el % de retención en cada uno de los casos, según las normas vigentes,
determine el retenedor y el retenido.

DISTRIBUCIONES COLOMBIA, cuyo objeto social es la compra y venta de textiles,

realiza las siguientes operaciones:
1. Compra mercancía al contado a Distrilar Ltda., por valor de $ 14.578.200. IVA
16%. Retención en la fuente_______.
2. Compra mercancías por valor de $ 39.000.540 a crédito a MABE LTDA. IVA
20%. Retención en la fuente_______.
3. Vende mercancías por valor de $ 15.200.000 a crédito a OLIMPIA LTDA. IVA
16%. Retención en la fuente_______.
4. OLIMPIA LTDA. Cancela la factura pendiente.
5. La empresa devuelve el 50% de la mercancía por encontrarse en mal estado a
MABE LTDA.
6. La empresa compra mercancías a crédito por valor de $ 7.300.000 a COSMOS
LTDA. IVA 16%. Retención en la fuente_______.
7. La empresa cancela la factura a COSMOS LTDA.
8. La empresa adquiere para su uso equipos de oficina por $ 1.500.000 al contado
a NACIONAL DE EQUIPOS LTDA. IVA 16%. Retención en la fuente_________.
9. La empresa compra escritorios para el salón de juntas por $ 2.950.000 al
contado a MARQUEZ LTDA. IVA 16%. Retención en la fuente________.
10. La empresa cancela el servicio de aseo por $ 950.000 a ASEOS LTDA.
Retención en la fuente_________.
11. La empresa efectúa apertura de cuentas de ahorros en Bancafé por
$3.850.000.
12. la empresa efectúa un préstamo al socio ANDRES PATIÑO por $ 2.450.000.

71
3.13.4 CASOS ESPECIALES DE RETENCION EN LA FUENTE

AUTORETENCION: Las personas jurídicas que realizan un gran volumen de

operaciones que implican muchos retenedores pueden solicitar a la DIAN contratos de
urbanización y construcción, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos
devengados.

Las empresas autoretenedoras pueden manifestar expresamente en la factura de venta

la autorización para que sus clientes no le practiquen la retención en la fuente. Esa
liquidación de la retención se efectúa en el momento en que la empresa elabora la
declaración mensual y paga la retención en la fuente.

NOTA: Cuando el vendedor sea autoretenedor (o retenido) no hay retención en la

fuente.

Ejemplo: Ángeles & Cía. (autoretenedores) vende mercancías a Caribe s.a. al

contado por valor de $ 770.000, describir cual es el retenido y el retenedor y elaborar el
correspondiente asiento contable.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1105 Caja 893.200
110505 Caja general 893.200
4135 Comercio X mayor y menor 770.000
413536 Venta de electrodomésticos. 770.000
2408 Imp. sobre ventas X pagar 123.200
240802 Generado 123.200

No hay retención en la fuente porque el vendedor es autoretenedor.

La empresa Danaranjo vende mercancías a crédito a Cristalina Ltda. (autoretenedor)
por $ 900.000. IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1305 Clientes 1.050.900
130505 Moneda nacional
13050501 Cristalina Ltda. 1.050.900
1355 Anticipo de Impuesto Y contribución 27.900
o saldos a favor.
135515 Retención en la fuente 27.900
4135 Comercio X mayor y menor. 930.000
413524 Textiles 930.000
2408 Imp. sobre ventas X pagar 148.800
240802 Generado 148.800

Retenedor o comprador: Cristalina Ltda.

Retenido o vendedor: Danaranjo.
Si hay retención en la fuente porque el vendedor no es autoretenedor.

72
La empresa cancela el servicio de arrendamiento por $ 950.000 a la Arrendadora Ltda.
(Autoretenedor).

Retenedor: Danaranjo.
Retenido: Arrendadora Ltda.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

5120 Arrendamientos 950.000
512010 Construcciones y edificaciones 950.000
1110 Bancos 950.000
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé 950.000

SEGUNDO CASO:

Las personas naturales cada vez que compran mercancías no pueden ser agentes de
retención, es decir, no pueden retener fuente. Esta regla tiene una excepción:

Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año anterior
(2003) hayan tenido ingresos brutos superiores a $800.000.000 pueden retener fuente
también deberán practicar retención en la fuente sobre los pagos o abonos que
efectúen, por los conceptos a los cuales se refieren los artículos 392, 395, 401, del
estatuto tributario.

Ejemplo: Pedro Pérez, pequeño comerciante compra mercancías a crédito por valor
de $ 700.000 a Santander Ltda.
Retenedor: Pedro Pérez. Retenido: Santander Ltda.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 700.000
620501 Textiles 700.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 112.000
240801 Descontable 112.000
2205 Nacionales 812.000
220501 Santander Ltda. 812.000

NOTA: No hay retención porque la persona natural no supera lo estipulado por la ley.

María Torres, comerciante, cuyos ingresos en el año anterior ascendieron a

$800.000.000, compra mercancías por $930.000 al contado a la distribuidora Andes
Ltda. IVA 16%. Retención en la Fuente 3.5%.

73
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
6205 De mercancías 930.000
620501 Textiles 930.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar. 148.800
240801 Descontable 148.800
1110 Bancos 1.050.400
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé 1.050.400
2365 Retención en la fuente 27.900
236540 Compras 27.900

3.13.5 MANEJO DE LOS DESCUENTOS

DESCUENTO: Es el menor valor del precio de la mercancía o servicios expresado

generalmente en términos de porcentajes.

OBJETIVOS

Atraer clientes.
Lograr que el cliente cancele la factura antes de la fecha de su vencimiento.

CLASIFICACION DE LOS DESCUENTOS: Los descuentos se clasifican en:

DESCUENTOS COMERCIALES: Es el que se afecta en el momento de la operación,

así su pago sea a crédito o al contado. Estos descuentos no se contabilizan y no están
sometidos a ninguna condición.

Ejercicio: La empresa Apolo Ltda. Compra mercancías a crédito por valor de

$18.000.000. IVA 16%. En el momento de la compra le conceden un descuento del
4%.

Valor bruto de la compra: 18.000.000

- Descuento del 4%: (720.000)
Valor compra: 17.280.000
IVA 16%: 2.764.800
Retención 3.5% 604.800

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 17.280.000
620501 Textiles 17.280.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 2.764.800
240801 Descontable 2.764.800
2365 Retención en la fuente 604.800
236540 Compras 604.800
2205 Nacionales 19.440.000
220501 Apolo Ltda. 19.440.000

La empresa vende mercancías por valor de $ 9.000.000 al contado, IVA 16%. En el

momento de la venta en efectúa un descuento del 10%.

74
Compra: 9.000.000
Descuento. 10%: = 900.000

8.100.000

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1110 Bancos 9.112.500
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé 9.112.500 283500
1355 Anticipo de impuesto y
Contribuciones o saldos a favor
135515 Retención en la fuente 283.500
4135 Comercio X mayor y menor. 8.100.000
413536 Venta electrodomésticos 8.100.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 1.296.000
240802 Generado 1.296.000

DESCUENTOS CONDICIONADOS O POR PRONTO PAGO: Se caracterizan porque

este descuento siempre está condicionado, es decir que para poder ganar o conceder
se debe cumplir con una condición específica que consiste en pagar la factura antes de
la fecha de su vencimiento, sino se cumple con esta condición el descuento se pierde.
Este descuento si se contabiliza en la compra y la venta. En la compra se contabiliza
en el momento en que se efectúa es pago y en la venta cuando se cobra.

CONTABILIZACION: Para contabilizar se utilizan dos tipos de cuentas.

DESCUENTO Valor de mercancías sin IVA X % descuento.

DESCUENTOS EN COMPRA: Se convierten en ingresos y se contabilizan en la

Subcuenta 421040 Descuentos Comerciales Condicionados.

DESCUENTOS EN VENTAS: Se convierten en gastos y se contabilizan en la

Subcuenta 530535 Descuentos Comerciales Condicionados.

EJEMPLO: La empresa compra mercancías a crédito por valor de $ 12.000.000. IVA

16%. Retención en la fuente.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

6205 De mercancías 12.000.000
620501 Textiles 12.000.000
2408 Imp. Sobre ventas X pagar 1.920.000
240801 Descontable 1.920.000
2205 Nacionales 13.560.000
220501 Andes Ltda. 13.560.000
2365 Retención en la fuente 360.000
236540 Compras 360.000

75
Transcurridos 30 días la empresa cancela la factura y le concedieron un descuento del
4%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

2205 Nacionales 13.560.000
220501 Andes Ltda. 13.560.000
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
11100501 Bancafé
4210 Financieros 13.080.000
421010 Desc. Comerciales condicionados 13.080.000

La empresa vende mercancías por $ 7.100.000 a 180 días de plazo. IVA 16%.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1305 Clientes 7.910.000
130505 Moneda nacional
13050501 Alpes Ltda. 7.910.000
1355 Anticipo Impuestos contribuciones
o saldos a favor. 210.000
135515 Retención en la fuente 210.000
4135 Comercio por mayor y por menor 7.000.000
413536 Textiles 7.000.000
2408 Impuesto sobre ventas por pagar 1.120.000
240802 Generado 1.120.000

La empresa recibe la cancelación de la factura y concede un descuento del 4,5%.

7.000.000 X 4,5% 315.000
7.910.000 - 315.000 7.595.000

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER

1105 Caja 7.975.000
1105 Caja general 7.975.000
5305 Financieros 315.000
530535 Desc. Comerciales condicionados 315.000
1305 Clientes 7.910.000
130505 Nacionales
13050501 Alpes Ltda. 7.910.000

3.14 ¿SABES QUE ES EL IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO O RETENCION

POR IVA?

Fue establecida con la ley 223 de 1995, con la finalidad de facilitar, acelerar y asegurar
el recaudo del impuesto sobre las ventas.

3.14.1 MANEJO DE LA RETENCION POR IVA:

76
1. Porcentajes de la retención por IVA:

a. Porcentaje generado del 50% del valor del impuesto sobre las ventas determinado
en operaciones de bienes y servicios gravados.

b. Porcentaje especial del 100% del valor del impuesto sobre las ventas liquidado en
la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, cuyos beneficiarios sean
personas o entidades sin residencia ni domicilio en Colombia.

2. Cuantías mínimas no sometidas a retención en la fuente por IVA:

a. Servicios cuyo valor individual sea inferior a $ 104.000, es decir, que si el pago es
menor a esta cuantía no hay lugar a practicar la retención en la fuente por IVA.

b. Compras cuyo valor individual es inferior a $ 703.000.

NOTA: En una misma fecha, un mismo comprador que realice varias compras de bienes
gravados a un mismo vendedor, para establecer la cuantía se suman todas las
operaciones efectuadas a la fecha.

3. Cuando procede el impuesto a las ventas retenido:

EMPRESA DEL GRAN CONTRIB. REGIMEN REGIMEN

ESTADO COMUN SIMPLIF.

EMPRESA DEL NO NO SI SI
ESTADO

GRAN
CONTRIBUYENTE NO NO SI SI

REGIMEN
COMUN NO NO NO SI

REGIMEN
SIMPLIFICADO NO NO NO SI

Para que una empresa

del Estado o un gran
contribuyente le pueda
retener al régimen
simplificado estos deben
ser responsables del IVA.

77
4. Contabilización del impuesto a las ventas retenido:

a. El retenedor- Comprador: Lo contabiliza en una cuenta de pasivo 2367 Impuesto a

Las Ventas Retenido, y lo declaro y pago mensualmente en la declaración de retención
en la fuente.

b. El retenido- vendedor: Lo contabiliza en una cuenta de pasivo 155517 Retención Por

IVA, y lo declaro y descuento bimestralmente en la declaración de IVA.

EJEMPLO PARA APLICAR LO APRENDIDO:

1er CASO: Cuando el comprador es una empresa del estado-Gran contribuyente y el

vendedor es régimen común.

Andina Ltda. Gran contribuyente compra mercancías por $ 5.000.000 a Trébol s.a.
Mediante cheque de Bancolombia

Retenedor: Comprador: Gran Contribuyente

Retenido: Vendedor: Gran Contribuyente

Compra: $ 5.000.000, IVA 16%: $ 800.000, IVA retenido 75%: $ 600.000, Retención en
la fuente 3,5%: 175.000.

COMPRADOR VENDEDOR

6205 De mercancías. 5.000.000 1105 Caja 5.025.000

2408 Imp. Sob. Vent. 800.000 1355 Anticipo de Imp.. 775.000
1110 Bancos 5.025.000 135515 Retef. 175.000
2365 Retención en la fuente 175.000 135517Imp. V. Ret. 600.000
2367 Imp. Ventas Retenido 600.000 4135 Com. Al X may. 5.000.000
2408 Imp. A las ventas 800.000

2do CASO: Comprador empresa del Estado, Gran contribuyente

Vendedor el Estado o un Gran Contribuyente, en este caso no hay IVA
retenido.

Caribe Ltda. Gran contribuyente compra mercancías al contado por $7.000.000 a Fácil
Ltda., gran contribuyente. IVA 16%. Retención en la fuente. 3,5%.

6205 De mercancías 7.000.000

2408 Imp. Sobre ventas 1.120.000
1110 Bancos 7.875.000
2365 Retención en la fuente 245.000

78
En la siguiente tabla se relacionan los conceptos de retención en la fuente más utilizados, junto con
sus respectivas bases y tarifas.
En primer lugar importante puntualizar que el UVT, variable imprescindible para determinar la base
de retención tiene un valor de $26.049 para el año 2012.

Base
Concepto Uvt Base pesos Tarifa
Venta de Bienes Raíces 0 100% 1%
Contratos de construcción y urbanización 0 100% 1%
Compra de combustible 0 100% 0.10%
Consultoría en obras públicas 0 100% 2%
Intereses o rendimientos financieros 0 100% 7%
Honorarios y comisiones * 0 100% 10%/11%
Arrendamiento de bienes muebles 0 100% 4%
Contratos de consultoría y administración
delegada 0 100% 6%
Compras 27 703,000 3,5%
Servicios en general ** 4 104,000 4%/6%
Por emolumentos eclesiásticos *** 27 703,000 3,5%/4%
Servicios de transporte de carga 4 104,000 1%
Servicios de transporte nacional de pasajeros 27 703,000 3.50%
Servicios temporales 4 104,000 1%
Servicios de aseo y vigilancia 4 104,000 2%
Arrendamiento de bienes raíces 27 703,000 3.50%
Loterías, Rifas, Apuestas y similares 48 1,250,000 20%
Servicios de hoteles y restaurantes 4 104,000 3.50%
Otros ingresos tributarios 27 703,000 3.50%
Compra de productos agrícolas sin
procesamiento industrial 92 2,397,000 1.50%
Compra de productos agrícolas con
procesamiento industrial retenedores 27 703,000 3.50%
Compra de café pergamino o cereza 160 4,168,000 0.50%
Retención en colocación independiente de
juegos de suerte y azar 5 130,000 3%

(*) 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Jurídicas y asimiladas

(**) 6% para no obligados a declarar renta.
4% para personas jurídicas y personas naturales obligadas a declarar renta.
(***) 4% por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales declarantes de renta.

79
3.5% por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales no declarantes de renta.

Con los datos que se dan a continuación elabore los asientos contables:

1. Moda Ltda. (Gran contribuyente) compra mercancías a crédito por $7.320.000 a

Sport Ltda. (Régimen común). IVA 16%.

2. Castrillón Ltda. (Régimen común) vende mercancías a crédito por valor de

$12.630.000 a Alpes Ltda. Gran Contribuyente. IVA 16%.

3. Colmuebles Ltda. (Gran Contribuyente) compra mercancías a crédito a Pablo

Fuentes (Reg. Simplificado) por $ 19.630.000

4. Bodegas Monserrat (Reg. Común DAR) compra mercancías al contado por

$ 5.240.000 a Pacífico S.A. (Gran Cont.). IVA 16%.

5. Montero Ltda (Reg. Com.) Compra mercancías al contado por $32.600.000

a comercial FENALCO Ltda. (Reg. Com.) IVA 16%.

6. Castrillón Ltda. Recibe $ 1.730.000 en devolución de mercancía de la venta

Efectuada a Alpes Ltda.

7. Cosmos Ltda. (Régimen común) compra mercancías al contado a Julián Pérez

por $ 470.000

8. Moda Ltda. devuelve $ 940.000 en mercancías a Sport Ltda.

9. Moda Ltda. cancela la factura pendiente a Sport Ltda.

NOTA: Liquide el impuesto a las ventas, la retención en la fuente y el IVA retenido en los
casos necesarios.

80
 RECAPITULACIÓN
 Es un gravamen de naturaleza indirecta que en Colombia se da bajo la
modalidad de valor agregado, es decir, que se aplica en las diferentes etapas
del ciclo económico de producción, importación y distribución.

 El IVA comenzó a liquidarse y cobrarse a partir del 1° de abril de 1984 por los
productores, importadores, comerciantes y quienes presten los servicios no
exceptuados expresamente por la ley, al momento de la venta, importación o
prestación del servicio. Existen dos tarifas: La general la cual es del 16% y
tarifas referenciales que son del 20, 35 y 45% y por último las tarifas especiales
que corresponde al 10 y 48%.

 Existen dos regímenes para la inscripción, declaración y pago del impuesto a las
ventas, como son el régimen simplificado y el común.

 El IVA se contabiliza así: Se acredita por el IVA causado por ventas o prestación
de servicios y por compras devueltas y anuladas. Se debita por el IVA
descontable correspondiente al impuesto pagado en compras y servicios
gravados y por el IVA de las ventas devueltas y anuladas.

 La retención en la fuente es el mecanismo para recaudar anticipadamente el

impuesto de renta y complementarios.

 Para contabilizar la retención en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas:

Cuando al empresa retiene (compra) mercancías o servicios afecta una cuenta
de pasivo denominado 2365 RETENCION EN LA FUENTE. Cuando la empresa
le retienen (vende) afecta una cuenta de activo denominado 1355 ANTICIPO DE
IMPUESTO Y CONTRIBUCIONES O SALDO A FAVOR.

 La base y los porcentajes de retención por salarios, compras y por servicios, los
reglamenta cada año la Dirección De Impuestos y aduanas nacionales, DIAN.

 La retención en la fuente, en el impuesto a las ventas, se aplica con una tarifa del
75% del valor del IVA facturado sobre bienes y servicios y se registra en la
cuenta Impuesto a Las Ventas Retenido.

81
 EVALUACIÓN FINAL

Usted ha llegado al final del estudio de la unidad sobre el Impuesto a las ventas y la
Retención en la fuente. Para comprobar su aprendizaje resuelva lo siguiente:

I). Lea cuidadosamente y responda cada enunciado:

1. ¿Qué es la retención en la fuente?

2. ¿A cuánto asciende la tarifa de la retención en la fuente, en el impuesto sobre las
ventas?
3. Enumere los requisitos para pertenecer al régimen simplificado.
4. ¿Qué es el impuesto sobre las ventas?
5. ¿Quién es el sujeto pasivo del impuesto sobre las ventas?
6. IVA generado es el que deben cobrar los responsables del impuesto a las ventas
y su valor se:
A. Debita a anticipo de impuestos.
B. Acredita a retención en la fuente.
C. Acredita a impuesto a las ventas.
D. Ninguno de los anteriores.
7. No se efectúa retención en la fuente a:
A. La nación.
B. Entidades contribuyentes.
C. Personas jurídicas.
D. A y B.
E. B y C.
8. ¿Cuáles son las obligaciones de los agentes de retención?.
9. Explique cuando una empresa obtiene un saldo a favor del impuesto sobre las
ventas.
10. cada cuanto se presenta:
a. El impuesto sobre las ventas.
b. La retención en la fuente.
11. ¿Qué es IVA generado?
12. ¿Qué es IVA descontable?

II). Junto con su tutor, desarrolle laboratorios donde aplique todo lo relacionado con el
Impuesto sobre las Ventas por Pagar y Retención en la Fuente.

82
CREE EN DIOS.

CREE EN TI.

CREE EN TU FAMILIA.

CREE EN LAS OTRAS PERSONAS.

CREE EN TU ESTUDIO.

83
 UNIDAD IV

4. SOPORTES CONTABLES

4.1 INTRODUCCIÓN

La presente unidad está encaminada a proporcionar los contenidos sobre dos tipos de
documentos: Contables y No Contables. Útiles para respaldar las operaciones
efectuadas y como documentos de soporte para registrar en los libros de contabilidad
las transacciones, las cuales sirven de justificación a las operaciones realizadas por la
empresa.

El propósito del estudio de los soportes contables para el administrador de empresas es

de gran importancia ya que le suministra herramientas valiosas para ejercer y aplicar un
adecuado control sobre las operaciones desarrolladas por el ente económico.

4.2 OBJETIVOS

 Adquirir habilidades para diligenciar los soportes contables.

 Identificar, diligenciar e interpretar los documentos comerciales contables y no

contables.

 Valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de

contabilidad.

 Registrar las transacciones comerciales según los soportes de contabilidad.

84
Formularemos una serie de preguntas que hacen referencia al tema por tratar. Dichos
interrogantes se plantean para lograr una idea inicial del alcance que tiene la unidad.

1. ¿Para Usted que son soportes contables?

2. ¿Cómo se clasifican los documentos comerciales?

3. ¿Qué tipo de documentos comerciales conoce? Explíquelos

4. ¿Ha manejado Usted documentos comerciales? ¿Cuáles?

85
4.3 LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

En el desarrollo de las operaciones comerciales se utilizan una serie de documentos,

que a la vez que contienen la información de base para dichas transacciones, sirven de
soporte para el trabajo contable.

El siguiente cuadro sinóptico muestra la manera como pueden clasificarse los

documentos comerciales.

La cotización
1. NO CONTABLES El pedido
La remisión

 Comprobante de ingreso
 Recibo de consignación
bancaria
 Comprobante de depósito y
retiro de cuenta de ahorros.
 Factura
 Comprobante de egreso
DOCUMENTOS 2. CONTABLES  Comprobante de venta con
COMERCIALES tarjeta crédito
 Nota de contabilidad
 Recibo de caja menor
 Reembolso de caja menor

Cheques
3. TITULOS VALORES Letras de cambio
Pagares
Bonos
Factura cambiaria de compra y venta
Certificado de depósito
Bonos prendarios

86
4.3.1 DOCUMENTOS NO CONTABLES

Como puede verse en el cuadro anterior, en este tipo de documento están incluidos: La
cotización, El pedido, La remisión.

LA COTIZACION

Cuando una empresa o persona desea adquirir bienes, solicita la correspondiente

información sobre los bienes a adquirir, como precios, características, cualidades,
plazo de entrega, forma de pago, envase, embalaje y proveedores potenciales
existentes en el mercado. Esta solicitud que hace el comprador es contestada por los
proveedores potenciales y se conoce como COTIZACIÓN.

Aunque este documento solo tiene como finalidad proporcionar la información necesaria
sobre la transacción, es fundamental para la toma de decisiones sobre compras, ya que
entre las cotizaciones recibidas se tiene la oportunidad de escoger la mejor propuesta.
En este documento aparecen algunos datos como:

 Descripción y precio del artículo.

 Fecha de entrega.
 Forma de pago.
 Tiempo de validez de la cotización.

EL PEDIDO.

Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa solicita a otra una
determinada cantidad de bienes.

Clases:

1) Un pedido puede hacerse adoptando el modelo de una carta, debe tenerse muy
en cuenta que debe ser muy clara y específica en lo solicitado.

2) En el mercado existen formularios especialmente impresos en dos o más copias,

según las necesidades y costumbres de las empresas.

En cualquiera de las dos formas descritas anteriormente, siempre encontraremos los

siguientes datos:

 Número
 Fecha
 Nombre del proveedor, dirección, teléfono (membrete)
 Nombre y dirección del cliente
 Referencia
87
  Cantidad
 Artículo
 Precio
 Valor total
 Observaciones
 Firma
 Otras informaciones:
 Fecha de despacho
 Vía de despacho
 Forma de pago

“Recordemos que este documento como el anterior es

informativo “

LA REMISION.

La empresa al recibir el pedido, prepara y despacha los bienes solicitados y elabora un

documento en el cual relaciona la mercancía despachada. Este documento también es
informativo y su finalidad es decirle al comprador lo despachado para que pueda
verificar su exactitud. En este documento se detalla:

 El artículo despachado con todas sus características.

 La cantidad despachada.
 Número de pedido en el cual se hizo la solicitud de compra.
 La vía por la cual ha sido despachada la mercancía.

4.3.2 DOCUMENTOS CONTABLES

Son documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan.

Los más usuales son:

 Comprobante de ingreso o recibo de caja.

 Recibo de consignación bancaria.
 Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros.
 Comprobante de egreso o pago.
 Comprobante de venta con tarjeta de crédito.
88
  Nota de contabilidad.
 Recibo de caja menor.
 Reembolso de caja menor.
 Factura de venta al contado.
 Factura de venta a crédito.

COMPROBANTE DE INGRESO O RECIBO DE CAJA.

Es el recibo que se expide, cuando por cualquier concepto se recibe efectivo en la

empresa (efectivo y cheques). El original se entrega al cliente y las copias se archivan
así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja y el crédito de acuerdo con
su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas
al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Los soportes deben tener los siguientes datos:

 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
 Fecha de pago.
 Nombre de quien se recibió el pago.
 Concepto de pago.
 Valor en letras y en números.

El recibo de caja es pre numerado, por lo tanto, si se daña en el momento de su

elaboración debe ser anulado y conservarse completo, es decir en original y copias. El
soporte se elabora en original y copia, el original se entrega al cliente y las copias se
archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar el comprobante diario
de contabilidad.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA.

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para

que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero recibido o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.

89
 Hay dos tipos de formularios: Uno para consignar efectivo y cheques de bancos y otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Cada banco tiene su propio formato, pero en términos generales todos contienen los
mismos datos.

En este documento se detalla lo siguiente:

 Nombre y número bajo los cuales figura la cuenta.

 Cantidad consignada tanto en efectivo como en cheques.
 Firma de quien realiza el depósito.

Existen dos formatos suministrados por el banco: Uno que utiliza para las
consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales. Otro, destinado
exclusivamente para los depósitos de cheques girados contra bancos de otras ciudades
o plazas, llamados remesas, por los cuales el banco cobra una comisión.
El banco los hace efectivos solamente cuando el banco de la otra plaza los confirma

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS.

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a
sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: Depósito en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.

COMPROBANTE ADICIONAL POR VENTA CON TARJETA DE CREDITO.

A. Concepto de tarjeta de crédito: La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio

de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de

tarjeta de crédito, suscrito entre una entidad financiera y una persona natural o jurídica.
Por medio del contrato el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en
forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los
valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de la tarjeta de
crédito.

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la

entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de
crédito como un medio de pago de sus clientes y, a su vez, la entidad financiera se
compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprobantes firmados por los tarjeta
habientes, deduciendo por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5%
y el 10%.
90
B. Contabilización para el establecimiento afiliado: Cuando la empresa vende bienes o
servicios con tarjeta de crédito, se considera venta de contado porque el comprobante
firmado por el tarjetahabiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco
ha diseñado para este servicio. El proceso es el siguiente:

COMPROBANTE DE EGRESO.

Llamado también comprobante de pago, es un documento que elabora la empresa

cuando efectúa pagos por cualquier concepto . Generalmente las empresas cancelan
sus obligaciones con cheque, el cual queda duplicado en el encabezamiento del
comprobante de egreso.

- Nombre de la entidad o persona a quien se le hace el pago.

- Concepto del pago.
- Valor en letras y números.
- Debe firmar quien recibe el pago y colocar el número de su
DEBE CONTENER cédula.
- Si es una empresa, debe colocar el sello y el número del Nit.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos
negocios entregan una copia al beneficiario del pago.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
título valor se entrega al beneficiario.

Al contabilizar este documento se acredita la cuenta Caja y/o Bancos y se debita la

cuenta que corresponda según el concepto de pago.

RECIBO DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR.

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo
denominado caja menor que puede ser de $ 100.000 ó $ 500.000, de acuerdo con las
necesidades de la empresa.

Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita Caja (caja menor) y
se acredita Bancos.

91
Cuando se gasta el dinero de caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos
realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debita las
respectivas cuentas de Gastos y se acredita Bancos.

La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante

denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados
en un período de tiempo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero
gastado.

Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor,
relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago.
Todos estos documentos se deben anexar al comprobante de diario.

NOTA DE CONTABILIDAD.

Son aquellas que se utilizan cuando es necesario ajustar, corregir o modificar valores
en algunas cuentas, sea bien por errores, omisiones o por ajustes que deben aparecer
en los registros contables, logrando con esto que la contabilidad de la empresa muestre
los verdaderos saldos de la empresa.

LA FACTURA.

Es el soporte contable que describe los artículos o servicios comprados o vendidos, los
fletes o impuestos que causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina FACTURA DE VENTA y del

comprador FACTURA DE COMPRA.

Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el

archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Requisitos de la factura: La factura se debe expedir con el lleno de los siguientes

requisitos:

A. Estar denominada expresamente como factura de venta.

B. Apellidos y nombres o razón social.
C. Nit del vendedor o de quien presta el servicio (preimpreso).
D. Apellidos y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios.
E. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
factura de venta (preimpreso).
F. Fecha de su expedición.
G. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
H. Valor total de la operación.
I. El nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura (preimpreso).
J. Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.
92
 K. Resolución DIAN para facturación.
ENTRADA A ALMACEN.

Es un documento que debe ser elaborado por el almacenista, con el fin de dar ingresos
al kárdex a la mercancía recibida. Por cada factura de mercancías que reciba la
empresa, debe elaborar una nota de entrada al almacén.

1. Descripción y cantidad de artículos recibidos.

DEBE 2. Si la entrega del pedido es total o parcial.
CONTENER 3. Nombre del proveedor.
4. Número de la orden de compra.

93
 RECAPITULACIÓN
En esta parte de la unidad nos proponemos llevar a usted un resumen sobre las ideas
esenciales del tema tratado. Esperamos la lea con atención.

1. DOCUMENTOS NO CONTABLES.

A. COTIZACIÓN: Documento en el cual se describen las condiciones

correspondientes al artículo disponible para la venta.

B. PEDIDO: Formato en donde se detallan las referencias, cantidad y precio de los

artículos solicitados, de acuerdo con la cotización recibida.

C. REMISION: Documento en el cual se discriminan los artículos, unidades y

cantidades enviadas, según el pedido que se esté atendiendo.

2. DOCUMENTOS CONTABLES.

A. COMPROBANTE DE INGRESO Y RECIBO DE CAJA: Documento en donde se

escriben los detalles del motivo y el monto del pago recibido. Las cuentas que
se debitan y acreditan, etc.

B. COMPROBANTE DE CONSIGNACIÓN: Es el recibo que legaliza el banco por

los depósitos en cuenta corriente bancaria. En él se relacionan el dinero en
efectivo y los cheques consignados.

C. COMPROBANTE DE EGRESO: es el recibo de pago en donde se detallan

concepto y valor del pago efectuado, las cuentas afectadas, la fecha de pago,
etc.

D. FACTURA DE COMPRA Y VENTA: Documento en el cual se relacionan los

artículos, cantidad y valor de las mercancías negociadas.

E. ENTRADA DE ALMACEN: formato en donde se describen las mercancías que

recibe el almacenista.

F. NOTA DEBITO COMERCIAL: Documento en el cual le comunicamos a nuestros

deudores que su deuda ha aumentado por algún motivo justo o a nuestros
acreedores que nuestra deuda ha disminuido por alguna justa razón.

94
G. NOTA CREDITO COMERCIAL: Comunicación a nuestros deudores que su
deuda ha disminuido y a nuestros acreedores que nuestra deuda ha aumentado.

H. NOTA DE CONTABILIDAD: Documento en el cual detallamos las cuentas,

subcuentas, razón, valores parciales, débitos y créditos resultantes de los ajustes
y correcciones necesarias en la contabilidad.

Si es cierto que me amas no pongas en mis manos el pez que otros pescaron
a fuerza de bogar, que no quiero ser tu esclavo quisiera ser tu hermano.

Levántate, camina y enséñame a pescar si es cierto que me amas, no cubras

mis harapos con telas que otras manos cubrieron; es mejor que sientas el
orgullo de ver sobre mis hombros el paño que mis dedos hicieron con amor.

Si es cierto que me amas, el pan que otros quemaron no pongas en mi mesa

gratuito, por favor, invítame a los campos, entrégame un arado que el pan es
mas sabroso mezclado con su sudor.

Si es cierto que me amas, no trates de narrarme la historia de otros hombres

que están sobre el papel, despiértame a la vida; tú puedes levantarme,
invítame a la escuela y enséñame a leer.

Si es cierto que me amas y sientes en el alma la paz y la esperanza que ha

puesto en mí tu Dios, ayúdame a ser bueno, yo anhelo tener calma,
enséñame la senda del bien y del amor.

Si es cierto que me amas, estréchame la mano, enfréntame a la vida y

anímame a luchar, a ser libre, yo quiero ser tu hermano que amar no es sentir
lástima, AMAR ES ENSEÑAR.

95
4.3 TITULOS VALORES: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del
derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora.

Legitimar: Justificar la legitimidad de una persona o cosa. Ajustado a las leyes, a la

equidad y a la razón.
Derecho literal: Porque su vida se expresa en el documento.
Derecho autónomo: Confiere al tenedor de buena fe un derecho propio.

Requisitos comunes:

La mención de derecho que en el título se incorpora.

La firma de quien lo crea: Este requisito es de vital importancia, un título valor no
firmado por su creador no es un título valor.

Son documentos comerciales negociables que se pueden convertir en dinero efectivo.

Ejemplo: El cheque, la letra de cambio.

La persona que posee un título valor, puede a su vez, realizar operaciones comerciales,
respalda en dicho documento.

Para que un título valor sea cancelado requiere de su presentación previa. Cuando
sea pagado en su totalidad deberá ser entregado a quien efectúe el pago.

CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES

1. Según la clase de derecho que ellos se incorporan se clasifican en:

* Pagaré
Contenido Crediticio * Letra de Cambio
* Cheque
* Factura Cambiaría
* Bonos

Representativos de * Certificados de Deposito

Mercancías

Corporativos o de * Acciones
Participación

96
2. Según la forma como son expedidos a los beneficiarios:

a. Títulos Nominativos: Estos títulos tienen las siguientes características:

 Se expiden a favor de determinada persona.

 La persona que gira el título registra el nombre del beneficiario en un libro que se
lleva para tal fin.

Si el título nominativo se endosa, la persona que lo adquiere deberá inscribir su nombre

en el libro de registro.

b. Títulos a la Orden: Son títulos que tienen las siguientes características:

 Se expide a favor de determinada persona.

 Puede transferirse por endoso.
 Se paga a la presentación del documento.

c. Títulos al Portador: Tienen las siguientes características:

 No se expide a favor de una determinada persona.

 Su propiedad se transfiere por la sola entrega.
 Se paga a quien presente el título.

Es un requisito indispensable para la transferencia de los títulos valores.

Clases de endoso

 En blanco: Es el que requiere la sola firma del endosante, pero el tenedor del título
debe llenarlo con su nombre o el de un tercero para ejercer el derecho incorporado.

 Nominativo: Es el que expresa el nombre del endosatario, quien para transferir

legítimamente el título debe a su vez, endosarlo.

 Al portador: Produce los mismos efectos del endoso en blanco. En cuanto a la

transmisión del título con sus derechos principales y accesorios, ésta puede ser: en
propiedad o pleno, en procuración, en garantía y cualificado.

97
 En propiedad: Éste es el que transmite el título con la totalidad de sus derechos
principales y accesorios, sin ninguna limitación y en forma autónoma, por lo que al
tenedor no se le pueden oponer excepciones relativas al negocio que dio origen al
título valor y en las que dicho tenedor no fue parte.

 En procuración: Se trata de un endoso para el cobro que no transfiere la

propiedad del título, sino que le confiere al endosatario facultades de Mandatario
que actúa en representación del endosante y puede presentar el documento para su
aceptación, para cobrarlo judicial o extrajudicial, para endosarlo en procuración y
para protestarlo.

 En garantía: Este endoso tampoco transmite la propiedad del título, sino que
constituye un derecho prendario sobre él y se otorgará con las cláusulas “En
garantía” o “En prenda” u otra equivalente. El endosatario en garantía tiene las
facultades que le confiere el endoso en procuración, además de sus derechos como
acreedor prendario.

 Cualificado: El principio general es el de que quien firma un título valor, se obliga.

Pero la segunda parte del artículo 657 establece un endoso cualificado, en virtud del
cual el endosante: “Podrá liberarse de su obligación cambiaría, mediante la cláusula
“ Sin mi responsabilidad” u otra equivalente, agregada al endoso. A diferencia del
endoso en propiedad que transmite el título y garantiza el pago, éste solamente
transmite el título”.

El AVAL: Es la garantía del pago total o parcial de un título valor. Lo anterior significa que en
Colombia puede ser objeto de aval cualquier clase de título valor, pues así lo expresa el artículo
633 del Código del Comercio.

Formas de Aval. Por disposición del artículo 634 del Estatuto mercantil, el aval
puede tener las siguientes formas:

 En el título mismo.
 En hoja adherida al título.
 En escrito separado.

El aval se expresará por la fórmula “por aval” u otra equivalente y deberá llevar la
firma de quien lo presta. La sola firma puesta en el título, cuando no se le pueda
98
atribuir otra significación, se tendrá como firma de avalista. La firma por aval supone
en el título la existencia de otra firma, la de la persona avalada, y quien otorga el aval
queda obligado en los términos que corresponderían formalmente al avalado, según
que éste fuere aceptante, girador, endosante y otorgante.

El cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien
posee una cuenta bancaria), ordena a un banco llamado girador que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Requisitos del cheque

 Ser extendido en formulario especial.

 Mención de ser “Cheque”
 La promesa incondicional de pagar una determinada suma de dinero.
 El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago.
 La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
 Lugar de expedición y de pago.
 Firma de quien lo crea (girador)

Cheques especiales

 Cheque cruzado: El cruzamiento consiste en dos líneas paralelas trazadas

transversalmente sobre el adverso del cheque este cheque no puede ser cobrado
por ventanilla al banco girado y el tenedor debe recurrir a la intervención de un
banco para obtener el cobro respectivo.

Finalidad: buscar mayor seguridad.

 Cheque para abono en cuenta: Consiste en insertar en el cuerpo del cheque la

expresión “ Para abono en cuenta”, esto quiere decir que el librador ha prohibido
que sea pagado en dinero en efectivo, el banco solo puede pagar el cheque
abonando su valor en la cuenta corriente bancario que tenga o abra el tenedor.

 Cheque certificado: Conocido también como “cheque visado” la certificación

consiste en el “visto bueno” u otra expresión similar seguida de la firma del gerente
del banco, su finalidad es la seguridad absoluta del pago, puede ser solicitado por el
librador del cheque como por el tenedor legítimo por el librador del cheque como por
el tenedor legítimo del cheque, La certificación se realiza por el valor total, esto
procede solo para los cheques a la orden.

 Cheque con provisión garantizada: Consiste en que el banco podrá entregar a

sus cuentas corrientes, formularios de cheque con provisión garantizada en los
cuales consiste la fecha de la entrega y en caracteres impresos, la cuantía máxima

99
 por la cual el cheque es la seguridad absoluta del pago y la de ser negociable (Esta
clase de cheque no es generalizado en Colombia).

La garantía de provisión se extingue si el cheque no es presentado dentro del año

siguiente a la fecha de entrega del formulario.
 Cheque de gerencia: En esta clase de bancos el banco es a la vez girador y girado,
este cheque es negociable, tiene la ventaja de que no esta ligado necesariamente
del contado de cuenta corriente y se adquiere mediante la compra en los mismos
bancos.

 Cheque viajero: Conocido como “Cheque turístico”. En este cheque el librador y

el librado es la misma persona (banco). Estos cheques serán expedidos por el
librador a su cargo y serán pagaderos por su establecimiento principal o por las
sucursales o los corresponsales que tenga el librador en su país o en el exterior.

 Cheque fiscal: Se trata de un cheque girado a favor de las entidades públicas, con
el fin de prevenir el fraude contra tales entidades.

 Cheque posdatado: La posdata consiste en anotar como día de creación del

cheque, uno posterior al de su entrega real al tomador o beneficiario y tiene como
finalidad para el girador, solventar una temporal escasez de fondos. El cheque
posdatado será pagadero una vez sea presentado en la entidad bancaria, siempre y
cuando no se haya llegado a un arreglo entre el girador y el girado.

Que el cheque es siempre un medio de pago,

Queno
pero el un
cheque es siempre
instrumento un medio
de crédito; el de pago,
cheque
pero no un instrumento de crédito;
a su presentación puede ser cobrado de el cheque
a su presentación
inmediato, aunque figurepuede ser posterior.
con fecha cobrado de
inmediato, aunque figure con fecha posterior.

ASI MISMO Girador Es el dueño de la cuenta

Girado Quien Recibe la orden

Beneficiario Quien recibe el dinero

100
Letra de cambio: Es un documento negociable que consiste en una orden
incondicional de pagar una suma determinada de dinero, en una fecha determinada
previamente acordada por partes.

Requisitos que debe contener una letra de cambio.

1 Mención de ser “Letra de cambio”

2 Orden incondicional de pagar una suma de dinero.
3 Nombre del girador (nombre de la persona que debe el dinero).
4 Firma de vencimiento.
5 Indicación de ser pagadera a la orden o al portador.
6 Firma de quien la crea (girador).

Factura cambiaria de compra – venta:

Es un documento negociable de tipo crediticio, con las características tanto de la factura

comercial como de la letra de cambio.

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización

contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente este documento se utiliza
para respaldar préstamos bancarios.

Requisitos:

 La promesa incondicional de pagar una determinado su dinero.

 El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago.
 La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
 La forma de vencimiento.

En el pagare intervienen el tenedor, quien es la persona o entidad con quien se

contrae la obligación; y el beneficiario, quien es la persona quien recibe el dinero.

LOS BONOS:

Son títulos valores que incorporan una parte alícuota de una crédito colectivo
constituido a cargo de una sociedad o entidad sujetas a la inspección y vigilancia del
gobierno.

101
Requisitos:

 La palabra bono y la fecha de su expedición.

 El nombre de la sociedad o entidad emisora y su domicilio.
 El capital suscrito, el pagado y la reserva legal de la sociedad.
 La serie, número, valor nominal y la reserva legal de la sociedad.
 El tipo de interés.
 El monto de la emisión, la forma, lugar y plazo para amortizar el capital y los
intereses.
 Las garantías que se otorguen.
 El número, fecha y notaría de la escritura por medio del cual se hubiere
protocolizado el contrato de emisión, el B.G. consolidado y sus anexos y la
providencia que hubiere otorgado el mismo.
 Las demás indicaciones que en concepto de la superintendencia de valores fueran
indispensables o convenientes.

Circulación de los bonos: La circulación de los bonos pueden ser a la orden, al

portador y también nominativos.

Contrato de emisión: Una vez que la Asamblea General de accionistas de la sociedad

emisora de bonos, autoriza la colocación de bonos, tal sociedad debe suscribir un
contrato de emisión con un establecimiento de crédito que puede ser cualquier banco.

Los bonos se asimilan al pagaré pero se diferencia de éste en el sentido de que los
bonos surgen como consecuencia de un préstamo colectivo y el pagaré como
consecuencia de una obligación civil.

Certificado de depósito y Bono de prenda:

Son títulos valores que tienen como objetivo el deposito, conservación y custodia de la
mercancía. Los certificados de deposito incorporan los derechos y están destinados a
servir como instrumento de enajenación, transfiriendo a su adquiriente los mencionados
derechos.

El certificado de depósito es el clásico título representativo de mercancías.

El bono de prenda: Es un título de contenido crediticio que grava directamente la

mercancía amparada pos el certificado.

Requisitos del certificado de depósito

 La mercancía debe ser “Certificado de depósito” y “Bono de prenda”

respectivamente.

102
 La designación del almacén, el lugar del depósito y la fecha de expedición del
documento.
 Una descripción pormenorizada de las mercancías depositadas, con todos los datos
para su identificación, en caso de que se trate de mercancías genéricamente
designadas.
 La constancia de haberse constituido el depósito.
 Las tarifas por concepto de almacenaje y demás prestaciones a que tenga derecho
el almacén.
 El importe del seguro y el nombre del asegurador.
 El plazo del depósito.
 Demás requisitos que exijan los reglamentos.

Requisitos del bono de prenda

 El nombre del beneficiario.

 El importe y la fecha de vencimiento del crédito que el abono de prenda se
incorpora.
 La indicación de haberse hecho en el certificado la anotación de la emisión del bono.
 Las firmas del tenedor del certificado y del almacén que haya intervenido en la
operación.

Estos títulos valores pueden ser nominativos, a la orden o al portador.

Carta de porte y conocimiento de embarque

Estos títulos valores están vinculados con el contrato de transporte, que es la relación
causal y subyacente que da origen a su misión. Son títulos valores representativos de
las mercancías objeto del transporte, según previsión del artículo 767 del Código del
Comercio.

Funciones de la carta de porte y del conocimiento de embarque

 Prueban la celebración del contrato de transporte (art. 1021)

 Sirven como títulos de posesión de las mercancías transportadas e incorporan el
derecho a disponer de las mismas (art. 767)
 Legitiman al tenedor para exigir el derecho de que le sean entregadas las
mercancías o, en su defecto, el valor de las mismas (art. 1020)

Requisitos de forma

Están indicados en el artículo 768 y en el 1637 del Código de Comercio en cuanto al

conocimiento de embarque marítimo. Ellos son los siguientes:

 La mención de ser “carta de porte” o “conocimiento de embarque”.

 El nombre y el domicilio del transportador.
103
 El nombre y el domicilio del remitente.
 El nombre y el domicilio de la persona a quien o a cuya orden de expide, o la
mención de ser “al portador”.
 El número de orden que corresponde al título.
 La descripción pormenorizada de las mercancías objeto del transporte y la
estimación de su valor.
 La indicación de los fletes y demás gastos del transporte, de las tarifas aplicables y
la de haber sido o no pagados los fletes.
 La mención de los lugares de salido y de destino.
 La indicación del medio de transporte.
 Si el transporte fuere por vehículo determinado, los datos necesarios para su
identificación.

104
 RECAPITULACION

Con esta parte de la unidad nos proponemos llevar a usted un resumen sobre las ideas
esenciales del tema tratado.

1. Títulos valores

Son documentos comerciales, negociables, que se pueden convertir en dinero efectivo.

2. Los Títulos valores pueden ser:

Nominativos: Se expiden a favor de una determinada persona. Se debe inscribir el

nombre del beneficiario del título en un libro que el girador lleva con tal fin.

A la orden: Se expide a favor de una determinada persona. Se puede transferir por

endoso la propiedad de los mismos.

Al portador: No existe a favor de una determinada persona. Su propiedad se transfiere

con la sola entrega del documento.

3. Títulos valores más comunes:

Cheque: Es un documento negociable, mediante el cual el titular de la cuenta bancaria

(girador) ordena al banco (girado) que pague a cierta persona o entidad (beneficiario),
una suma de dinero determinada.

Letra de cambio: Es un documento consistente en una orden incondicional de pagar

una suma determinada de dinero, en una fecha determinada previamente acordada por
las partes.

Factura cambiaria de compra-venta: Con las características tanto de la factura

comercial como de la letra de cambio.

Pagaré: Es un título valor semejante a la letra de cambio, mediante el cual una persona
se compromete a pagar a otra una suma de dinero den un plazo estipulado.

105
 EVALUACION FINAL

Como usted ha llegado al final de la unidad, para comprobar su aprendizaje, proceda a

resolver la auto prueba que se encuentra al comienzo de esta unidad.

I. Lea cuidadosamente las afirmaciones siguientes si considera que son verdaderas o

falsas, marque con una X en la casilla correspondiente.

1. Los títulos valores de contenido crediticio son los que dan derecho a exigir el
cumplimiento de una obligación dineraria.

V______ F_______

2. El cheque, la letra de cambio y el pagaré son instrumentos de pago.

V ______ F_______

3. El certificado de depósito de los almacenes generales de depósito es un título valor

representativo de mercancías.

V______ F_______

4. El girador de una letra de cambio puede ser a la vez beneficiario de la misma.

V______ F_______

5. El aval es una garantía cambiaria cuyos efectos son idénticos a los de la fianza.

V______ F_______

6. El endosatario en procuración o al cobro, y el endosatario en prenda o garantía son

los propietarios de los títulos- valores que se les han endosado en dichas formas.

V______ F_______

I. Diga qué es un título valor y cuales son los documentos de este tipo más utilizados.

106
 UNIDAD V

5. LIBROS DE CONTABILIDAD

5.1 INTRODUCCIÓN:

Las tendencias actuales de globalización y apertura de las economías del mundo entero
hacen que las empresas, cualquiera que sea su clase, organización y tamaño implanten
modernos sistemas de registro para asumir responsable e inteligentemente los retos de
la eficiencia y de competitividad. Por tal razón cualquier negocio, por pequeño que sea,
debe llevar libros de contabilidad para así conservar y suministrar con eficiencia la
información financiera requerida por los organismos de inspección, vigilancia y control
al igual que para la toma de decisiones.

Esta unidad trata sobre la forma de registrar las transacciones en los libros principales y
auxiliares, proporcionando las herramientas suficientes para hacer el registro contable
de las operaciones comerciales, teniendo en cuenta las características y necesidades
de la empresa.

5.2 OBJETIVOS

 Identificar los requisitos que ordena la ley para los libros principales y auxiliares.

 Adquirir habilidades y destrezas para registrar los comprobantes respectivos en

los libros principales y auxiliares de un negocio.

 Reconocer la importancia que tiene para la empresa el correcto manejo de los

libros de contabilidad.

107
 5.3 EVALUACIÓN DIAGNOSTICA

A continuación encontrará una auto prueba sobre los temas a tratar en esta unidad.

1. ¿Qué utilidad tienen los libros de contabilidad?

2. Porqué se debe llevar los libros auxiliares en una empresa?

3. Porqué se dice que los libros constituyen eficacia probatoria?

4. ¿Qué se prohíbe hacer en los libros de contabilidad?

5. ¿Qué pasa cuando se presentan errores en los libros de contabilidad?

6. ¿Para qué se utilizan el libro de inventarios y balance?

108
 7. ¿Cuáles son los posibles errores en que se puede incurrir en el manejo de los
libros auxiliares?

5.4 DESCRIPCIÓN Y REGISTRO

5.4.1 LIBROS PRINCIPALES: Llamados también mayores, son los que deben llevar
obligatoriamente los comerciantes, y en los cuales registran en forma sintética las
operaciones mercantiles que realizan durante un lapso determinado.

De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes
libros:
 Inventarios y Balances.
 Diario.
 Mayor.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:

“Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante
elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y
completa la situación de su patrimonio “ (Art. 52 C. De Co.). Ellos deben registrarse en
el libro de Inventarios y Balances, de acuerdo con las normas legales.

a) Registros en el libro de Inventarios y balances: Después de elaborar el

inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta
información al libro de Inventarios y Balances, teniendo en cuenta diligenciar
correctamente las siguientes columnas:

1) Cantidad: Aquí se registra la cantidad de artículos inventariados

(generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y
equipo).
2) Cuentas y detalle: Aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas
que conforman el inventario, o el nombre, marca o referencia de los
artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy
extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta,
únicamente el número de anexo que amplía la información, este es el
caso de mercancías, donde hay grupos y subgrupos de artículos para
detallar (ART 21 Decreto reglamentario 1798 de 1990. y Decreto 2649 de
1993).
3) Valor unitario: Aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada
artículo relacionado en la columna cantidad.
109
 4) Valor parcial: Normalmente se utiliza para registrar el valor
correspondiente a las subcuentas, en el caso de mercancías, corresponde
al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
5) Valor Total: En esta columna se escribe el valor total correspondiente a
cada cuenta. Una vez registrado un grupo de cuentas se suman,
Ejemplo: Grupo de Activos, grupo de Pasivos.
En este libro se refleja la ecuación patrimonial. Por ello las cuentas se presentan por
grupos, así: Primero las cuentas de activo, luego las de Pasivo y por último las de
Patrimonio. Se debe recordar que si se desconoce el patrimonio, este valor se obtiene
aplicando la ecuación patrimonial:

PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

INVENTARIO GENERAL INICIAL EL 1 DE JULIO DE 2012___
1 2 3 4
5
CANTIDAD CUENTAS Y DETALLE VALOR VALOR VALOR
UNITARIO PARCIAL TOTAL
ACTIVO
Caja 4.500.000
Caja General saldo según arqueo 4.500.000
MERCANCIAS NO FABRIC. X LA EMPRESA 1.200.000
Anexo 1
TERRENOS 2.500.000
Lote No 05-38-10 Escritura No 40 Notaría 4ª.
EQUIPO DE OFICINA 1.800.000
2 Archivadores Alta 290.000 580.000
1 Juego de sala para recepción 1.000.000 1.000.000
2 Escritorios de madera I.M.N. 100.000 200.000
2 Sillas de madera I.M.N. 10.000 20.000

TOTAL ACTIVO 10.000.000

PASIVO 0
PATRIMONIO
APORTES SOCIALES
Cuotas o partes de interés social 2.500.000 10.000.000
Socio Jorge Dávila 4.300.000
Socio Javier Zarama 3.200.000
Socio Iván Rosero

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 10.000.000

b) Corrección de errores: Cuando en los registros de inventarios o balances se

cometen errores, estos pueden corregirse anulando la página y asentando los
valores correctos en la página siguiente.

110
 c) Hoja de libro de Inventarios y Balances: En este libro se registran en primer
lugar, el inventario inicial o final y luego se procede a registrar el Balance General
correspondiente.

El Balance General es el resumen del inventario, en el que aparecen únicamente las

cuentas principales y se aplica la ecuación fundamental o patrimonial:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
BALANCE GENERAL EL 1 DE JULIO DE 2012__

CODIGOS CUENTAS VALOR VALOR VALOR

UNITARIO PARCIAL TOTAL
1 ACTIVO
1105 Caja 4.500.000
1435 MERCANCÍA NO FABRICADA X LA EMPRESA 1.200.000
1504 TERRENOS 2.500.000
1524 EQUIPOS DE OFICINA 1.800.000

TOTAL ACTIVO 10.000.000

2 PASIVO 0
3 PATRIMONIO

3115 APORTES SOCIALES 10.000.000 10.000.000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 10.000.000

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

Es un libro principal, denominado generalmente diario columnario, en el que se

registran en orden cronológico cada comprobante de diario elaborado por la empresa
durante un mes. Este libro puede ser de doce o más columnas, según el número de
cuentas que maneje la empresa.

Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se

totalizan los registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro
mayor en la columna de movimiento mensual.

a) Registros en el libro Diario Columnario: Una vez elaborado el comprobante

diario con sus soportes, se procede a diarizar, teniendo en cuanta las siguientes
columnas:

111
 1) Fecha: Aquí se escribe el año, mes y día del comprobante que se está
registrando.
2) Detalle o descripción: En esta columna se escribe el nombre y número del
comprobante.
3) Una serie de columnas con debe y haber: Cada columna debe
corresponde al nombre de una cuenta, las dos últimas, se utilizan para
cuentas varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta y la
segunda para registrar los movimientos débitos y créditos.

b) Procedimiento:

1) Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura, o sea, el

que corresponde al inventario general inicial y se traslada esta información
al libro mayor y balances.
2) Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario
correspondientes a un mes.
3) Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el
comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de
movimiento mensual en el libro de Mayor y Balances.
4) Al finalizar el período contable, se registran, en igual forma que el
comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de
cierre. Esta información se traslada al libro Mayor y Balances.

c) Corrección de errores: cuando se escriben en alguna cuenta valores incorrectos,

estos deben corregirse en la fecha que se advierte el error, por medio de un
contra-asiento: Se escribe en un renglón, entre paréntesis, el valor errado en la
misma columna, y en otro renglón el valor correcto en la columna
correspondiente. En el detalle se explica la anulación y corrección del error
cometido. (Ver libro Diario Columnario en la siguiente página)

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que debe llevar los comerciantes para registrar el movimiento
mensual de las cuentas en forma sintética; la información se toma del libro Diario
Columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

a). Registros en el libro Mayor y Balances: Una vez asentado el movimiento en el libro
Diario columnario, se procede a pasar al Mayor la información, teniendo en cuenta las
siguientes columnas:

1. Cuentas: Aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.
2. Código: Se escribe el número que corresponde a cada cuenta, según el,
catálogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para
comerciantes.

112
3. Saldo anterior: Se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta
correspondiente al período anterior.
4. Movimiento del mes: En esta columna se registra el movimiento débito y crédito
mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales
del libro Diario columnario.
5. Saldos: En esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los
datos de las columnas Saldos anteriores y movimiento, así: movimientos iguales
se suman, movimientos contrarios se restan.

113
 DIARIO COLUMNARIO

FECHA DETALLE 1105 1110 1305 2205 CUENTAS VARIAS

CAJA BANCOS CLIENTES NACIONALES
2012 Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber
Julio 1 Comprob. Apertura 4.500 1435 MERCANCIAS 1.200
Comprob. Apertura 1504 TERRENOS 2.500
Comprob. Apertura 1524 EQUIPO OFICINA 1.800
Comprob. Apertura 3115 APORT SOCIALES 10.000
Julio 15 Comprob.contabilid 02 1.645 6.145 6.145 1.640 400.000 260 2408 IMPUT VENTA PAG 160 195
Comprob.contabilid 02 4135 COMERCIO MAYO 1.950
Comprob.contabilid 02 6205 DE MERCANCIAS 1.600
Comprob.contabilid 02 5105 GASTOS PERSONA 80
Julio 30 Comprob.contabilid 03 950 950 950 350 439 530 280 250 2408 IMPUT VENTA PAG 50 89
Comprob.contabilid 03 4135 COMERCIO MAYO 890
Comprob.contabilid 03 6205 DE MERCANCIAS 500
Comprob.contabilid 03 5105 GASTOS PERSONA 50
SUMAS 2.595 7.095 7.095 1.990 839 530 280 510 7.940 13.124
Agosto 15 Comprob.contabilid 04 1.045 1.045 1.045 805 500 100 270 300 2408 IMPUT VENTA PAG 70 130
Comprob.contabilid 04 4135 COMERCIO MAYO 1.300
Comprob.contabilid 04 6205 DE MERCANCIAS 700
Comprob.contabilid 04 5105 GASTOS PERSONA 65
Comprob.contabilid 04 4295 DIVERSOS 15
Agosto 30 Comprob.contabilid 05 640,5 634 634 505 200 130 200 130 2408 IMPUT VENTA PAG 35 64
Comprob.contabilid 05 4135 COMERCIO MAYO 640
Comprob.contabilid 05 6205 DE MERCANCIAS 350
Comprob.contabilid 05 5105 GASTOS PERSONA 50
Comprob.contabilid 05 4295 DIVERSOS 6,5
SUMAS 1.685,5 *1.679 1.679 1.310 700 230 470 430 1.270 2.155,5

* Las cifras son dadas en miles de pesos

Ejemplo: Cuadro de movimientos con saldos:

LIBRO MAYOR Y BALANCES: PROCEDIMIENTO PARA OBTENER SALDOS

SALDO ANTERIOR MOVIMIENTO MENSUAL SALDO

Débitos Créditos Débitos créditos Débitos Créditos
500.000 + 300.000 = 800.000

400.000 + 150.000 = 550.000

1.000.000 - 380.000 = 620.000
640.000 + 260.000 + 350.000 = 500.000
150.000 - 100.000 + 300.000 = 350.000

Los saldos de las cuentas de Activo, generalmente son débitos, aunque pueden darse
el caso como Bancos, que resulte saldo crédito, cuando está en sobregiro. Las cuentas
de costos y gastos tienen saldo débito, y las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas
tienen saldo crédito.

b) Procedimiento:

1) Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anteriores.

2) Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al
movimiento.
3) Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, éstos a su vez constituyen los
saldos anteriores del mes siguiente:
4) Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el
comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de
base para la elaboración de los estados financieros.
5) Se registra por último, el comprobante de cierre, para cancelar en libro Mayor los
saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores
correspondientes al Balance General.

d) Corrección de errores: Cuando se cometen errores en este libro, pueden

corregirse asÍ:
 Si hay una incorrección en el código o en el nombre de una cuenta, se
anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.
 Si hay error en la cantidad de una o varias cuentas, se anula la columna y
se vuelve a registrar el movimiento o los saldos correctos en las columnas
siguientes.
 Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del Contador
Público.
 MAYOR Y BALANCES

OPERACIONES MES DE JULIO DE 2012 OPERACIONES MES DE AGOSTO 2012

No. CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA SALDO ANTERIOR MOVIMIENTO SALDOS MOVIMIENTO SALDOS

Debito Crédito Débito Crédito Debito Crédito Debito Crédito Debito Crédito
1 1105 CAJA 4.500 2.595 7.095 1.685,5 1.679 6,5
2 1110 BANCOS 7.095 1.990 5.105 1.679 1.310 5.474
3 1305 CLIENTES 839 530 309 700 230 779
4 1435 MERCANCIAS NO FAB 1.200 1.200 1.200
5 1504 EMP 2.500 2.500 2.500
6 1524 TERRENOS 1.800 1.800 1.800
7 2205 EQUIPOS DE OFICINA 280 510 230 470 430 190
8 2408 NACIONALES 210 284 74 105 194 163
9 3115 IMPUESTO VENTAS PAGA 10.000 10.000 10.000
10 4135 APORTES SOCIALES 2.840 2.840 1.940 4.780
11 4295 COMERCIO MAYOR Y MEN 21,5 21,5
12 5105 DIVERSOS 130 130 115 245
13 6205 GASTOS DE PERSONAL 2.100 2.100 1.050 3.150
14 DE MERCANCIAS
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29 SUMAS IGUALES
30 *10.000 10.000 13.249 13.249 13.144 13.144 5.804,5 5.804,5 15.154,5 15.154,5

* Las cifras son dadas en miles de pesos

 ¿SABE USTED EN QUE CONSISTEN
LOS LIBROS AUXILIARES?....
5.4.2 Conceptos y partes de los libros auxiliares .

¿Qué es un libro auxiliar?

El auxiliar es un libro que sirve para registrar de manera ordenada cada una de las
operaciones que afectan el movimiento débito o crédito de una o varias cuentas o
subcuentas, con el fin de mostrar correctamente sus saldos a una fecha determinada.

En su forma externa, el auxiliar puede ser de hojas fijas o intercambiables.

Los libros auxiliares en la práctica contable tienen la particularidad de descomponer o

pormenorizar metódicamente los saldos de una cuenta mayor, principal o de control.

PARTES

A continuación observe usted como es el rayado de un libro auxiliar.

(2) LIBRO AUXILIAR DE CAJA ( 1 )

Año (3) (4) (5) (6)
Día Mes Detalle Debe Haber Saldo

En el esquema presentado como modelo del Libro Auxiliar de Caja podemos distinguir
las siguientes partes:

1) La parte superior, en la cual se coloca el nombre de la cuenta.

El cuerpo del libro auxiliar comprende:

2) Columna para colocar la fecha a la cual corresponde la transacción que se

registra.
 3) Columna más amplia, encabezada por la palabra DETALLE en la cual se coloca
una explicación clara y breve sobre la naturaleza contable de la operación.

4) Columna para registrar los movimientos que afectan al DEBE de la cuenta, para
el caso del Auxiliar de Caja, son todos los ingresos que en dinero efectivo o
cheques reciba una empresa, como resultado de la venta de sus productos o
mercancías.

5) Columna para registrar los movimientos u operaciones que afectan al HABER de

la cuenta. Para el caso de Auxiliar de Caja, son todos los egresos o
desembolsos que en dinero efectivo efectúe una empresa.

6) Columna de saldo, la cual indica la diferencia existente entre el Debe y el Haber

de una cuenta a una fecha determinada.

En la parte inferior, o último renglón del libro auxiliar se acostumbra totalizar las
columnas del Debe, Haber Y Saldo, cuando se han agotado los espacios para los
registros y es necesario pasar a la siguiente página.

Al pasar a la siguiente página se inicia con la fecha colocada en el último renglón de la

página que se acaba de terminar.

Luego se coloca la palabra vienen en el primer renglón de la columna DETALLE y se

registran en las columnas del Debe, Haber y Saldo los valores totalizados en el último
renglón de la página anterior.

Después del registro de la derecha y de los valores en las columnas Debe, Haber y
Saldo, se registran las nuevas transacciones que van apareciendo.

B. Registro en libros auxiliares: Ya sabemos lo que son los libros auxiliares y la

función que desempeñan dentro del sistema contable de una empresa.

Veamos el manejo práctico de un libro auxiliar.

En la columna de Fecha se anotan las fechas en que sucedieron las operaciones

comerciales.

En la columna del Debe se registran el total de los valores recibidos mediante el

recibo de Caja o en su defecto mediante la factura de contado.

En la columna del Haber se registra el valor de las salidas de Caja por las
consignaciones o por los pagos hechos en efectivo.
En la columna de Saldos aumenta con los dineros recibidos y disminuye por las
consignaciones o por pagos hechos en efectivo.

Observe el proceso a través del siguiente ejemplo:

El almacén de calzado Paty tenía un saldo en caja el 1 de noviembre de 2011 de

$15.000.

El 2 de noviembre efectúa las siguientes transacciones:

Recibe de Alfonso castillo $ 620.000, a quien se le expide el recibo de caja 851.

Vende de contado a Carlos Rodríguez, según factura No 4031, $ 1.200.000. IVA 16%.

Recibe de Alfonso Castillo $ 380.000 por pago de la factura No 4025 y se le expide el

recibo de caja 852.

El 3 de noviembre consigna en el banco de Colombia $ 375.000.

El 4 de noviembre recibe abonos de clientes y expide los siguientes recibos de caja:

 No 853 para Carlos Londoño por $ 600.000
 No 854 para Jesús Alzate por 780.000
 No 855 para Blanca Ramírez por 3.600.000
 No 856 para Mariela Libreros por 80.000

El 5 de noviembre consigna en el banco Bogota $ 6.400.000.

El 7 de noviembre realiza las siguientes ventas de contado:

 A Carmen López, según factura No 4032 por $ 850.000.
 A Elizabeth García según factura No 4033 por $ 900.000.
 A Juan Arias según factura No 4034 por $ 110.000.

El 9 de noviembre consigna en el banco de Bogotá $ 2.212.100.

El 11 de noviembre recibe abonos de clientes y expide el siguiente recibo de caja:

 No 857 para Rosa Martínez por $ 50.000.

DESARROLLO:
 AUXILIAR DE CAJA
2011 DETALLE DEBE HABER SALDO

MES DIA
Nov 1 Saldo en la fecha 15.000 15.500
Nov 2 Abono cliente Alfonso castillo R. C. No 851 62.000 77.500
Nov 2 Venta factura No 4031 Carlos Rodríguez 1.392.000 1.469.500
Nov 2 Abono cliente Pedro Ochoa R. C. No 852 380.000 1.849.500
Nov 3 Consignación en Bancolombia 375.000 1.474.500
Nov 4 Abono cliente Carlos Londoño R. C. No 853 600.000 2.074.500
Nov 4 Abono cliente Jesús Alzate R. C. No 854 780.000 2.854.500
Nov 4 Abono cliente R. C. No 855 Mariela Libreros 3.600.000 6.454.500
Nov 5 Consignación Bancafé 6.400.000 54.500
Nov 7 Venta según factura No 4032 Carmen López 1.044.000 1.098.500
Nov 7 Venta factura No 4033 Elizabeth García 986.000 2.084.500
Nov 7 Venta factura No 4034 Juan Arias 127.600 2.212.100
Nov 9 Consignación Banco de Bogotá 2.212.100 0
Nov 9 Abono cliente Rosa Martínez R. C. No 857 50.000 50.000

DE ACUERDO AL VOLUMEN DE OPERACIONES DE LA

EMPRESA Y A SUS REQUERIMIENTOS SE DEBE
LLEVAR UN LIBRO POR CADA AUXILIAR DE LA
CUENTA Y ASI LLEVAR UN MAYOR CONTROL DE
LOS GASTOS.
En esta parte de la unidad nos proponemos llevar a usted un resumen sobre las ideas
esenciales del tema tratado.

 Los libros de contabilidad los deben llevar los comerciantes registrados en la

Cámara de Comercio de la localidad donde tengan sus negocios.
 Los libros mayores que se deben llevar son: Libro diario, el Mayor y balances y el
Libro de Inventarios y Balances. El libro de Inventarios y Balances es para
registrar el inventario inicial y los inventarios generales de cada período contable
realizados por la empresa. El Libro Diario columnario resume el movimiento
diario de las operaciones y se maneja con base en los comprobantes de
contabilidad. El Libro Mayor y Balances condesa la información contable de la
empresa y el manejo se hace en el total de los movimientos débitos o créditos de
cada una de las cuentas del libro Diario columnario.
 El movimiento de la Cuenta Control de cualquier cuenta se hace mediante los
datos que suministra el comprobante de contabilidad. El movimiento deL Libro
auxiliar de cada Subcuenta o auxiliar se hace operación por operación.
 Un Libro Auxiliar está compuesto por hojas fijas o intercambiables, el cual sirve
para registrar de manera ordenada cada una de las operaciones que afectan el
movimiento débito o crédito de la cuenta, subcuentas o auxiliares.
 :

Bancos
Página Libro o libros en Clientes
donde se registra el Gastos de admón..
CUENTA CONTROL movimiento global de una Otras.
cuenta

Cuentas Bancos C/U de los bancos

SUBCUENTAS del Cuentas por
auxiliar cobrar C/U de los clientes deudores
Gastos por
C/U de los conceptos de gastos

 En los libros de contabilidad es prohibido alterar los asientos, el orden

cronológico, dejar espacios, hacer interlineaciones, raspaduras, enmendaduras,
borrar, tachar, arrancar las hojas o alterar el orden de las mismas.

UNIDAD VI

ESTADOS FINANCIEROS.
INTRODUCCIÓN:

Dado a que la contabilidad utiliza los números en gran medida, debe balancearse hasta
el último centavo, ya que no solo se nutre de datos provenientes de hechos económicos
concretos, cuya exacta determinación es posible, sino que en parte se rige por los
criterios de la administración de la empresa, dando esto origen a la realización de
ajustes a las cuentas para llevarlos a su saldo real, para así llegar a los estados
financieros.

OBJETIVOS

 Adquirir habilidad para preparar los principales estados financieros.

 Valorar la importancia de los estados financieros para el control de los

negocios.

EVALUACIÓN DIAGNOSTICA

A continuación encontrará una auto prueba sobre los temas a tratar en esta unidad.
¿Con qué clase de cuentas se elabora el estado de resultado?

¿Con qué clase de cuenta se elabora el balance general?

¿Para una empresa porqué es importante la elaboración del estado de resultado?

¿En que radica la importancia de la elaboración del balance general para el ente
económico?
Son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejercicio contable,
con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en
las actividades de su empresa a lo largo de un periodo.

La información presentada en los estados financieros interesa a:

 La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un periodo
determinado.
 Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad
de sus aportes.
 Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía del
cumplimiento de sus obligaciones.
 El estado, para determinar si el pago de los impuestos de la empresa está
correctamente liquidado.

Según el decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, los estados financieros básicos
son:
 Balance general
 Estado de Resultados (o de ganancias y perdidas)
 Estado de Cambios en el patrimonio (o estado de superávit)
 Estado de Cambios en la situación financiera
 Estado de Flujo de Efectivo

BALANCE GENERAL es un estado financiero básico que informa en una fecha

determinada la situación financiera de la empresa, al presentar en forma clara el valor
de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y
elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance general sólo aparecen las cuentas reales y sus valores deben
corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro Mayor y libros auxiliares.
Los datos pueden trasladarse directamente de la columna Balance General de la hoja
de trabajo.

El Balance General debe elaborarse por lo menos una vez al año y con fecha 31 de
diciembre, firmado por los responsables: contador, revisor y gerente. Cuando se trate
de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

PARTES DEL BALANCE GENERAL:

 Encabezamiento: Formado con el nombre o razón social de la empresa, nombre

del documento y fecha de elaboración.
  Cuerpo o contenido: El balance General, debe reflejar en su contenido la
ecuación patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen
únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas bajo tres títulos, así; el
nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de ACTIVO, PAISVO Y
PATRIMONIO. Estas cuentas se presentan en su valor bruto y valor neto.
 Firmas: Debe llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y
aprobación: el contador, el revisor y el gerente. En el caso de las sociedades
vigiladas por la Superintendencia Bancaria, el contador y el revisor deben ser
contadores públicos con matrícula profesional vigente.

FORMAS DE PRESENTACION DE UN BALANCE: El Balance General puede

presentarse en dos formas:
 En forma horizontal o de cuenta: Se presentan al lado izquierdo las cuentas de
Activo (por tener saldo débito), al lado derecho las cuentas de Pasivo y
Patrimonio (por tener saldo crédito). Este modelo de presentación se basa en el
esquema de la ecuación patrimonial:

ACTIVO = PASIVO
+
PATRIMONIO

 Forma vertical o de reporte: Se caracteriza porque en la parte superior se

presentan las cuentas de Activo, en seguida las de Pasivo y, por último, en la
misma columna, las cuentas de Patrimonio.

ACTIVO
=
PASIVO
+
PATRIMONIO

BALANCE GENERAL CLASIFICADO: Para que muestre en forma más clara y

detallada la situación financiera de la empresa, pueden hacerse subclasificaciones,
dentro de cada grupo de cuentas que conforman el balance; a éste se le llama Balance
General Clasificado. Esta forma de presentación permite hacer un buen análisis
financiero. El activo de una empresa se clasifica de acuerdo con su grado de
disponibilidad, o sea, la facilidad o rapidez para ser convertido en efectivo, en un
periodo determinado. La subclasificación se presenta de la siguiente manera:

 Activo corriente: En esta subclasificación se incluyen los grupos del Plan Único
de Cuentas denominados: Disponible, Inventarios y la parte corriente de
Inversiones y Deudores.
 Activo no corriente: En esta se incluyen los grupos de Inversiones y Deudores
a largo plazo, o sea mayores a un año.
 Propiedades, Planta y Equipo: Comprende las cuentas de Terreno,
Construcciones en curso, Construcciones y Edificaciones, Maquinaria y Equipo,
 Equipo de Oficina, Flota y Equipo de Transporte entre otras, además las
Depreciaciones.
 Intangibles: Comprende las cuentas: Crédito mercantil, Marcas, Patentes, Know
How, Licencias y Amortización Acumulada.
 Diferidos: Comprende los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos.
 Otros activos: Bienes de Arte y Cultura, y Diversos.
 Valorizaciones: De Inversiones, Propiedades, planta y equipo y de Otros
Activos.

El pasivo se clasifica en razón de la exigibilidad, o sea, el plazo que tiene la empresa

para pagar sus deudas, así:

 Pasivo corriente: En esta subclasificación se incluyen los grupos del Plan Único
de Cuentas denominados: Impuestos, Gravámenes y Tasas, Pasivos Estimados
y Provisiones, además de la parte corriente de Obligaciones Financieras,
Proveedores, Cuentas por Pagar y obligaciones Laborales.
 Pasivo a Largo Plazo: En esta se incluyen los grupos de Obligaciones
Financieras (mas de un año), Proveedores, Cuentas por pagara y Obligaciones
Laborales a largo plazo (mas de un año).
 Diferidos: Comprende Ingresos Recibidos por Anticipado y Abono Diferidos:
 Otros Pasivos: Anticipos y Avances recibidos y Diversos.
El patrimonio se clasifica así:

 Capital social
 Superávit de capital
 Reservas
 Revalorización del patrimonio
 Dividendos o participación decretados en acciones, cuotas o partes de
interés social.
 Resultados del ejercicio
 Resultados de ejercicios anteriores
 Superávit por valorizaciones.

EMPRESA COMERCIAL XY LTDA

BALANCE GENERAL
A DICIEMBRE 31 _____
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE XXX
Caja XXX
Bancos XXX
DEUDORES XXX
Clientes XXX
Cuentas por Cobrar a Trabajadores XXX
Menos: Provisiones XXX
INVENTARIOS XXX
Mercancías no Fabricadas por la Empresa XXX
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO XXX
Equipo De Oficina XXX
Flota y Equipo de Transporte XXX
Menos: Depreciación acumulada XXX

TOTAL ACTIVOS XXX

PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS XXX
Bancos Nacionales XXX
PROVEEDORES XXX
Nacionales XXX
CUENTAS POR PAGAR XXX
Costos y Gastos por Pagar XXX
IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS XXX
Impuesto sobre las Ventas por Pagar XXX

TOTALPASIVO XXX

PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL XXX
Aportes Sociales XXX
RESERVAS OBLIGATORIAS XXX
Reserva Legal XXX
RESULTADO DEL EJERCICIO XXX
Utilidad del Ejercicio XXX
TOTAL PATRIMONIO XXX
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO XXX

_______________ ______________ ____________

CONTADOR REVISOR GERENTE

ESTADO DE RESULTADO. Es un documento complementario y anexo al Balance

General, en el que se informa detallada y ordenadamente cómo se detuvo la utilidad del
ejercicio contable. El Estado de Resultado está compuesto por las cuentas nominales,
transitorias o de resultado, o sea, las cuentas de Ingresos, Gastos y Costos. Los
valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro Mayor y de los
libros auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección Ganancias y Perdidas de la
hoja de trabajo. Un Estado de Resultado se compone de las siguientes partes:

 Encabezamiento: Formado por la razón social o nombre de la empresa, el

nombre del documento y periodo, con fecha inicial y final, al cual corresponde el
estado de Resultado.
  Cuerpo o contenido: Para facilitar su interpretación es necesario presentar las
cuentas que conforman este documento, clasificadas así:

EMPRESA COMERCIAL XY LTDA

ESTADO DE RESULTADO
ENERO 1 A DICIEMBRE 31 _____

INGRESOS OPERACIONALES XXX

Comercio Al por Mayor y Por Menor XXX
Menos: Devoluciones y Descuentos en ventas XXX
Menos: COSTO DE VENTAS XXX
Inventario Inicial de Mercancías XXX
Mas: Compras Netas
Compras Brutas XXX
Menos: Devoluciones y Descuentos en Compras XXX XXX
MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA XXX
Menos: INVENTARIO Final de Mercancías XXX
UTILIDAD O PERDIDA BRUTA OPERACIONAL XXX
Menos: GASTOS OERACIONALES XXX
Gastos de Administración XXX
Gastos de Ventas XXX
UTILIDAD O PERDIDA OPERACIONAL XXX
Mas: INGRESOS NO OPERACIONALES XXX
Menos: GASTOS NO OPERACIONALES XXX
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUSTOS Y RESERVAS XXX
Menos: IMPUESTO DE RENTA (35%) XXX
UTILIDAD LIQUIDA XXX
Menos: RESERVA LEGAL (10%) XXX
UTILIDAD DELEJERCICIO XXX

UNA EMPRESA OBTIENE UTILIDAD CUANDO LOS INGRESOS

SON MAYORES QUE LOS GASTOS. CUANDO LOS GASTOS SON
MAYORES QUE LOS INGRESOS SE OBTIENE UNA PERDIDA, EN
ESTE CASO NO SE DETERMINA EL IMPUESTOS DE RENTA NI
LA RESERVA LEGAL.

 Ingresos operacionales: Esta sección se liquida en las empresas

comerciales cuya principal fuente de ingreso la constituyen las ventas. Los
 ingresos operacionales netos se obtienen restando el valor bruto del comercio
al por Mayor y por menor, el valor de las devoluciones.

 Costo de ventas: En el sistema de inventario permanente no hay que

calcularlo, se obtiene con el saldo de la cuenta Costo de Ventas, liquidado
durante el período en cada venta o devolución de ventas.

 Utilidad bruta en ventas: Este valor se obtiene mediante la diferencia entre

las Ventas Netas y el Costo de Venta. Cuando el Costo de Ventas es
superior al valor de los Ingresos Operacionales, la diferencia constituye
Pérdida Bruta Operacional.

 Gastos Operacionales: En esta parte del Estado de Ganancias y Pérdidas

se relacionan losadlos de las cuentas que representan gastos operacionales
de administración y de ventas, realizados con el fin de producir las rentas
principales, objeto del negocio.

 Utilidad operacional: Se obtiene por la diferencia entre la Utilidad Bruta

Operacional y el valor de los Gastos Operacionales.

 Ingresos no operacionales: Corresponde a los ingresos recibidos

ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio,
como utilidad en venta de Activos Fijos y otras rentas extraordinarias.

 Gastos no operacionales: Comprende los gastos ocasionados que no

corresponden al objeto principal del negocio, como pérdida en venta de
Activos fijos y otros gastos extraordinarios.

 Utilidad antes de corrección monetaria: A la Utilidad Operacional se

adicionan otros ingresos y se disminuyen otros egresos para obtener la
Utilidad antes de corrección monetaria.

 Corrección monetaria: Aquí se traslada el saldo de esta cuenta, sumando

cuando el saldo es crédito y restando cuando el saldo es débito.

 Utilidad neta antes de impuestos y reservas: Este valor se obtiene con el

incremento o disminución del saldo de la cuenta Corrección monetaria.

 Impuesto sobre la renta: Se calcula sobre la Utilidad neta antes de

Impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la legislación tributaria
según el tipo de empresa.

 Utilidad liquida: A la Utilidad Neta antes de Impuestos se le deducen los

impuestos para obtener la utilidad líquida.
  Reservas: La reserva legal es el 10% de la Utilidad Líquida. Otras reservas
voluntarias se calculan con los porcentajes establecidos según los estatutos
de la empresa.

 Utilidad del ejercicio: Este valor neto corresponde a los dueños de la

empresa, obtenido al deducir de la utilidad Líquida el valor de las reservas.

 Firmas: Como todo documento contable, debe llevar las firmas de quien lo
elabora, lo revisa, y lo aprueba, o sea, el contador, el revisor fiscal y el
gerente.

Son los registros de diario efectuados al finalizar un periodo contable, para cancelar las
cuentas nominales.

Los saldos de las cuentas de resultado sirven para determinar la utilidad o la perdida
del ejercicio. Para el cierre de las cuentas de resultado se procede así:

 Se acredita cada una de las cuentas de GASTOS y COSTOS y se utiliza como

contrapartida (haber) la cuenta GANACIAS Y PERDIDAS (5905).

 Se debita cada una de las cuentas de INGRESOS y se utiliza como contrapartida

la cuenta GANANCIAS Y PERDIDAS.

 En el sistema de inventario periódico se debe cancelar la cuenta MERCANCÍAS

NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (Inventario Inicial) e incorporar el
inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el
valor del inventario final, utilizando como contrapartida en ambos casos la cuenta
GANANCIAS Y PERDIDAS.

 Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta GANANCIAS Y PERDIDAS,

quedará con saldo débito, si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto
es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancias y la cuenta
GANANCIAS Y PERDIDAS quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta
debe ser igual al valor de la utilidad del Estado de ganancias y Pérdidas.

 Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las
reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay
pérdida no se liquida impuestos ni reservas, ya que estos determinan sobre la
utilidad líquida.
  Después de calcular los impuestos y reservas, deducidos de la utilidad neta, se
obtienen las utilidades por distribuir.

 Finalmente se cancela el saldo de la cuenta de GANANCIAS Y PERDIDAS,

acreditando la cuenta UTILIDAD DEL EJERCICIO, cuando haya utilidad; o
debitando la cuenta PERDIDA DEL EJERCICIO, cuando haya perdida

A continuación se
presenta un ejercicio
resuelto sobre
Estados Financieros.
Observa y pon
mucha atención.
Con la siguiente información elabore el Estado de Resultado, asientos de cierre y
Balance General a diciembre 31 de 2011 de la empresa INTER LTDA.

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA SALDO

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR 3.473.000
1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 565.000
3115 APORTES SOCIALES 12.820.300
1105 CAJA 79.000
5105 GASTOS DE PERSONAL 1.350.000
1110 BANCOS 1.750.000
5195 DIVERSOS 620.000
4210 FINANCIEROS 545.000
1592 DEPRECIACION ACUMULADA 9.075.000
1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 34.300.000
1305 CLIENTES 4.270.000
6205 DE MERCANCIAS 1.560.000
2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 125.000
1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 125.000
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (inv ini) 1.973.000
2105 BANCOS NACIONALES 6.125.000
2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 2.145.000
2205 NACIONALES 12.420.000
5305 FINANCIEROS (comisiones) 93.000
4175 DEVOLUCIONES EN VENTAS 192.000
6225 DEVOLUCIONES EN COMPRAS 148.700

CON LAS CUENTAS NOMINALES

ELABORAREMOS EL ESTADO DE
RESULTADO O DE GANACIAS O PERDIDAS

132
 INTER LTDA
ESTADO DE RESULTADOS
ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2011

INGRESOS OPERACIONALES 3.281.000

Comercio al por Mayor y por Menor 3.473.000
Menos: Devoluciones en Ventas (192.000)
Menos: COSTO DE VENTA (3.150.000)
Inventario Inicial de Mercancías 1.973.000
Mas: Compras Netas 1.560.000
Compras Brutas
(148.700)
Menos: Devoluciones en compra 1.411.300
MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA 3.384.300
Menos: Inventario Final de Mercancías (234.000)
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL 130.700
Menos: GASTOS OPERACIONALES (1.970.000)
Gastos de Administración 1.970.000
Gastos de Personal 1.350.000
Diversos 620.000
PERDIDA OPERACIONAL (1.839.300)
Mas: INGRESOS NO OPERACIONALES 545.000
Financieros 545.000
Menos: GASTOS NO OPERACIONALES (93.000)
Financieros 93.000
PERDIDA DEL EJERCICIO (1.387.300)

___________________ ________________ ________________

CONTADOR REVISOR GERENTE

133
 QUE AL FINALIZAR EL PERIODO CONTABLE, LAS
CUENTAS NOMINALES SE DEBEN CERRAR.

ASIENTOS DE CIERRE:

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR 2.473.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 2.473.000

4210 FINANCIEROS 545.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 545.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 192.000

4175 DEVOLUCIONES EN VENTAS 192.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.560.000

6205 DE MERCANCIAS 1.560.000

6225 DEVOLUCIONES EN COMPRAS 148.700

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 148.700

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.970.000

5105 GASTOS DE PERSONAL 1.350.000

5195 DIVERSOS 620.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 93.000

5305 FINANCIEROS 93.000

CIERRE DEL INVENTARIO INICIAL

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.973.000

1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS EMPRESA 1.973.000

CIERRE DEL INVENTARIO FINAL

1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS EMPRESA 234.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 234.000

CONTABILIZACION DEL RESULTADO DEL EJERCICIO

134
3610 PERDIDA DEL EJERCICIO 1.387.000
5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.387.000

INTER LTDA
BALANCE GENERAL
A DICIMBRE 31 DE 2011

ACTIVO
DISPONIBLE 1.829.000
Caja 79.000
Bancos 1.750.000
DEUDORES 4.835.000
Clientes 42.70.000
Cuentas por Cobrar a Trabajadores 565.000
INVENTARIOS 234.000
Mercancías no Fabricadas por la Empresa 234.000
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 25.225.000
Construcciones y Edificaciones 34.300.000
Menos: Depreciación Acumulada (9.075.000)
DIFERIDOS 125.000
Gastos Pagados por Anticipado 125.000

TOTAL ACTIVOS 32.248.000

PASIVOS
OBLIGACIONES FINANCIERAS 6.125.000
Bancos Nacionales 6.125.000
PROVEEDORES 12.420.000
Nacionales 12.420.000
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 2.145.000
Para Obligaciones Laborales 2.145.000
DIFERIDOS 125.000
Ingresos Recibidos por Anticipado 125.000

TOTAL PASIVO 20.815.000

PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL 12.820.300
Aportes Sociales 12.820.300
RESULTADOS DEL EJERCICIO (1.387.300)
Perdida del Ejercicio (1.387.300)

TOTAL PATRIMONIO 11.433.000

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 32.248.000

135
________________________ ___________________ ___________________
CONTADOR REVISOR GERENTE

Con los
siguientes datos del libro mayor, elaborar asientos de ajuste, asientos de cierre y
estados financieros (Balance General y estado Con los saldos dados a continuación
del libro Mayor y Balances, realice el Estado de Resultado y el Balance General al 31
de diciembre de 2011, de la empresa Mundial Ltda.

Saldos del Libro Mayor

CAJA 49.100
BANCOS 1.360.000
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 90.000
CLIENTES 390.000
PROVISIONES 3.100
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 40.000
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 2.500.000
EQUIPO DE OFICINA 500.000
FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 4.800.000
DEPRECIACION ACUMULADA 590.000
BANCOS NACIONALES (pagare) 63.000
PROVEEDORES NACIOANLES 240.000
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 70.000
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 10.000
APORTES SOCIALES 7.600.000
GASTO DE PERSONAL 320.000
COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR 3.240.000
INGRESOS FINANCIEROS 28.000
GASTOS DIVERSOS 45.000
DE MERCANCÍAS 1.750.000

136
En esta parte de la unidad nos proponemos llevarte un resumen sobre las ideas
esenciales del tema tratado, esperamos las leas con atención.

 Estados financieros son los informes sobre la situación económica de una

empresa en una fecha determinada y los rendimientos obtenidos como
resultado de las operaciones en un periodo.

 El balance general esta formado por cuentas reales y es el reflejo de la

ecuación patrimonial. El estado de resultados contiene las cuentas nominales.

 El balance general es el documento contable que informa en una fecha

determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara
el valor de sus propiedades, derechos y sus obligaciones y su capital.

 El estado de resultados es un documento complementario donde se informa

detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad o pérdida del ejercicio
contable.

137
Como ha llegado al final de la unidad, para comprobar su aprendizaje, resuelva lo
siguiente:

1. Elabore el Estado de Resultado, Balance General y asientos de cierre a diciembre

31 de 2011 para la empresa FAMA LTDA.

1105 CAJA 3.180.000

1110 BANCOS 14.350.000
1305 CLIENTES 14.450.000
1399 PROVISIONES CUENTAS POR COBRAR 1.250.000
1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 8INV INIC) 1.340.000
2205 NACIONALES 2.790.000
3115 APORTES SOCIALES 43.790.000
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y POR MENOR 34.350.000
4175 DEVOLUCIONES EN VENTA 3.250.000
6205 DE MERCANCÍAS 18.740.000
6225 DEVOLUCIONES EN COMPRAS 3.250.000
5105 GASTOS DE PERSONAL 1.850.000
5205 GASTOS DE PERSONAL 1.750.000
1524 EQUIPO DE OFICINA 27.300.000
1592 DEPRECIACION ACUMULADA 4.250.000
5305 FINANCIEROS 2.020.000
4210 FINANCIEROS 1.750.000
5160 GASTOS DE DEPRECIACION 3.200.000
INVENTARIO FINAL DE MERCANCÍAS 1.530.000

138
 PROYECTA
PROYECTALO LODIFICIL
DIFICIL
PARTIENDO
PARTIENDODE DEDONDE
DONDEAUNAUNESESFACIL.
FACIL.
REALIZA LO GRANDE,
REALIZA LO GRANDE,
PARTIENDO
PARTIENDODE DEDONDE
DONDEAUN
AUNESES
PEQUEÑO.
PEQUEÑO.
TODO
TODOLO LODIFICIL
DIFICIL
COMIENZA
COMIENZA SIENDOFACIL.
SIENDO FACIL.
TODO
TODOLO LOGRANDE
GRANDE
COMIENZA
COMIENZASIENDO
SIENDOPEQUEÑO.
PEQUEÑO.
POR
PORESO
ESOELELSABIO
SABIO
NUNCA
NUNCAHACE
HACENADA
NADAGRANDE,
GRANDE,
YYREALIZA LO GRANDE
REALIZA LO GRANDE
SIN
SINEMBARGO.
EMBARGO.

139