INVENTARIOS

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comercializar,

permitiendo la compra y venta en un periodo económico determinado, además, es uno de los
activos existentes más grandes tanto en el balance general como en el estado de resultados; en
este último, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y
determina el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios, para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

LOS SISTEMAS DE INVENTARIOS

SISTEMA PERIÓDICO:

Sistema empleado por las empresas que no cuentan con un control permanente de los
inventarios. Su nombre nos indica que debe efectuarse un conteo físico de las unidades en
existencia, con el fin de poder determinar la cantidad de unidades y cuál es su valor.
Normalmente debe efectuarse inventario físico cada mes.

Bajo este sistema las unidades son valoradas al precio de la última compra.

SISTEMA PERMANENTE:

Control permanente del inventario a través del Kárdex. Para su verificación y auditoría se
compara con inventarios físicos semestrales o anuales.

La información procedente de este sistema permite a la administración tomar decisiones e

implementar políticas en forma inmediata.

MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS

MÉTODO UEPS

Las últimas unidades que entran son las primeras que deben salir.
Ejemplo:

El 1 de enero se compran 1.000 unidades a $1.000. El 4 de enero se compran 1.000 unidades a

$1.200.

El día 5 se efectúa un despacho de 1.200 unidades. Al aplicar el método de valoración

tenemos:

Deben salir 1.000 unidades a $1.200 = $1.200.000

Luego, al agotar el lote de la segunda entrada, descuenta del lote de la primera entrada, es
decir, que los 200 restantes deben salir a $1.000, para un costo de $200.000. En total el costo
sería:

1.000 x $1.200 = $1.200.000

200 x $1.000 = $200.000

TOTAL = $1.400.000

MÉTODO PEPS

Las primeras unidades en entrar son las primeras en salir.

Ejemplo:

El 1 de enero se compran 1.000 unidades a $1.000. El 4 de enero se compran 1.000 unidades a

$1.200. El día 5 se efectúa un despacho de 1.200 unidades. Al aplicar el método de valoración
tenemos:

Deben salir 1.000 unidades a $1.000 = $1.000.000.

Luego, al agotar el lote de la primera entrada, descuenta del lote de la segunda entrada, es
decir, que los 200 restantes deben salir a $1.200, para un costo de $240.000. En total el costo
sería:

1.000 x $1.000 = $1.000.000

200 x $1.000 = $240.000

TOTAL = $1.240.000
MÉTODO PROMEDIO PONDERADO

Consiste en ponderar la cantidad de unidades en existencia, de una misma referencia, con el

valor total del inventario.

Ejemplo:

El 1 de enero se compran 1.000 unidades a $1.000.

El 4 de enero se compran 1.000 unidades a $1.200.

El día 5 se efectúa un despacho de 1.200 unidades:

1.000 x $1.000 = $ 1.000.000

1.000 x $1.200 = $ 1.200.000

TOTAL COSTO = $2.200.000

TOTAL UNIDADES = 2.000

COSTO PROMEDIO = Valor total / Unidades

Costo Promedio = $2.200.000 / 2.000

Costo Promedio = $1.100 por cada unidad

Al aplicar el método de valoración tenemos:

1.200 unidades x $1.100 = $1.320.000

EL KÁRDEX Y SUS APLICACIONES COMO HERRAMIENTA DE CONTROL

Tomando como base el siguiente ejercicio propuesto:

Realizar un movimiento del Kárdex, empleando los diferentes métodos de valoración:

 UEPS
 PEPS
 Promedio Ponderado

Ejemplo:

La empresa X efectúa las siguientes operaciones durante un mes: Junio 2. Compra 1.000
unidades a $1.200.

Junio 3. Compra 600 unidades a $1.250

Junio 4. Despacha a planta 1.300 unidades.

Junio 5. Compra 800 unidades a $1.150. Junio 5. Despacha 900 unidades.

Junio 15. Devuelve al proveedor 100 unidades de las que compró en junio 3.

Junio 20. Compra 1.200 unidades a $1.280 y despacha a producción 60% de las existencias en
bodega.

Solución al ejercicio propuesto:

ESTADO DE LOS INVENTARIOS

Nos indica el nivel de utilización de los inventarios dentro de un período determinado, los
clasificamos en grupos específicos para poder conocer más oportunamente, cuál es la
situación de los inventarios.

Nota: Los inventarios deben provisionarse para proteger su pérdida por obsolescencia o
deterioro.

ESTADO DETALLE
1 ACTIVOS
2 INACTIVOS
3 OBSOLETOS
4 DEFECTUOSOS
ESTADO ACTIVO: Son aquellos que permanentemente están circulando en la empresa para
producción y comercialización. Son de máxima rotación.

ESTADO INACTIVO: Son aquellos que circulan esporádicamente en la empresa, pero que
se encuentran en buen estado y en cualquier momento se puede aumentar su rotación, es decir,
son de baja rotación.

ESTADO OBSOLETO: Son aquellos que la empresa considera no necesarios en el proceso

y desarrollo de su actividad económica. Se realizan a bajo costo.

ESTADO DEFECTUOSO: Son aquellos que por su condición física no es procedente que se
incorporen al proceso de producción o comercialización.

CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

El control interno de los inventarios, está vinculado con las actividades de compra,
fabricación, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno exige que los
inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados y contados
físicamente, embarcados y facturados. Lo anterior para lograr la corrección de los inventarios
incluyendo su adecuada valuación a costos históricos y a su actualización.

La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno deberá dirigirse

principalmente a los siguientes aspectos:
a) Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.
En términos generales, por su importancia, la autorización del método de valuación de
los inventarios y del costo de ventas a cifras históricas y actualizadas, deberá ser
otorgada por la dirección de la empresa.
b) Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro.
La segregación de las funciones relativas a inventarios, tales como adquisición,
recepción, almacenaje y embarque, evita que un departamento o persona controle
todas las fases de una transacción o controle los registros contables relativos a sus
propias funciones. La segregación también propicia una vigilancia permanente entre
los departamentos o personas involucradas en una misma transacción.
c) Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.
El registro oportuno de las inversiones en inventarios, incluyendo en su caso, el pago
anticipado a los proveedores y aquellos que están en tránsito, tienen como objeto
asegurar que están registrando en su totalidad dichas inversiones y obligaciones dentro
del período correspondiente y, a la vez, que la información contable coincida con las
existencias físicas.
d) Control de que todo lo que se embarca se registra y se factura oportunamente en
el período que corresponda.
El establecimiento de controles en formas prenumeradas, permite la captación
oportuna, en registros contables, de los embarques y ventas, así como su
correspondiente facturación, asegurando la corrección de los créditos al rubro de
inventarios por estos conceptos y los movimientos correlativos en las otras cuentas
afectadas por estas transacciones (clientes, ventas, costo de ventas, etc.).
e) Control de las devoluciones.
La existencia de controles para el manejo de las devoluciones debe permitir asegurar
que las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas, valuadas y
oportunamente registradas dentro del período al que correspondan.
f) Custodia física de los inventarios.
Deberá existir custodia física y acceso restringido a zonas de almacenaje, producción y
embarques, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad
del personal involucrado en el manejo físico de estos bienes.
g) Inventarios físicos.
Deberá existir una planeación adecuada de la toma periódica de los inventarios físicos,
así como de su recopilación, valuación y comparación con los registros contables,
 incluyendo la investigación y ajuste oportuno de las diferencias resultantes, por la
naturaleza de estos bienes, susceptibles de mermas, deterioros, faltantes, etc.
Periódicamente (por lo menos una vez cada ejercicio) deberá planearse
adecuadamente y llevarse a cabo un conteo de los inventarios, para constatar su
existencia; como consecuencia será necesario hacer comparaciones contra los
auxiliares respectivos, realizar las investigaciones en caso de surgir diferencias
substanciales y por último realizar los ajustes correspondientes.
h) Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del
costo.
La contabilidad debe captar correcta y oportunamente la acumulación de los elementos
del costo de producción o de adquisición, para asegurar la correcta valuación de los
inventarios y la determinación del costo de ventas del ejercicio.
i) Registros adecuados para el control de las existencias.
El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias, tanto en los almacenes de
la empresa como de terceros, proporcionan un control permanente, y la verificación
mediante recuentos físicos permite conocer faltantes, mermas, etc.
j) Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en
almacenes de la empresa.
Cuando existen mercancías propiedad de terceros en consignación, en custodia, etc. se
requiere de controles físicos, documentales y en registros que capten oportunamente
sus entradas y salidas de almacenes, con el propósito de distinguirlas de las propias.
k) Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la
cuenta de mayor correspondiente.
Con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de inventarios, es necesario
verificar periódicamente la igualdad entre el saldo de la cuenta mayor y la suma de
registros auxiliares e investigar y ajustar las diferencias, previa la correspondiente
autorización.
l) Comprobación de los inventarios físicos por personal interno independiente.
Es conveniente que personal distinto (por ejemplo: auditoría interna) de quien
autoriza, custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo
comprobaciones de que los inventarios físicos han sido efectuados adecuadamente,
desde su planeación hasta el ajuste en registros contables.
 m) Fijación de máximos y mínimos para el control de existencias.
Una adecuada política respecto a máximos y mínimos evita situaciones de inversión
en exceso o defecto en los almacenes; además de una herramienta de control en ventas
y producción.
n) Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos,
dañados, obsoletos y de lento movimiento, así como de ajuste de las estimaciones
correspondientes.
o) Adecuada protección a la entidad mediante el aseguramiento de los inventarios y el
afianzamiento del personal que los maneja.

Un plan de seguros adecuado a las necesidades del negocio es un complemento

imprescindible del control interno, desde el punto de vista de la protección de sus
propiedades.

SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE INVENTARIOS

DEFINICIÓN DE SISTEMATIZACIÓN

Una organización no puede funcionar sin sistemas y procedimientos; la sistematización se

ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes, permitiendo la maximización en la
utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, esto es efectuar el que hacer con
el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo, maximizando la eficiencia y eficacia
administrativa y contable.

FASES DE LA SISTEMATIZACIÓN

Para alcanzar los objetivos propuestos, todo el esfuerzo de mejoramiento administrativo,

deberá iniciarse con una cuidadosa preparación y la previa determinación del curso de acción
a seguir, el cual comprende las fases de planeación, investigación, análisis y diseño.

GRÁFICA O DIAGRAMA DE RECORRIDO

Es el que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento, señalando todos los hechos

sujetos a examen mediante el símbolo que corresponda.
“Un diagrama del proceso de recorrido es la representación gráfica del orden de todas las
operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un proceso o
procedimiento, incluyendo el tiempo requerido y la distancia recorrida1”.

La simbología utilizada en la elaboración de diagramas de recorrido, es la siguiente:

FUENTE: “Ingeniería de Métodos”

http://ingenieriametodos.blogspot.com/2008_09_01_archive.html

DIAGRAMA DE FLUJO

“Es la representación simbólica de un procedimiento administrativo, de la producción de un

bien o de una prestación de un servicio, señala los pasos fundamentales y hace comprensible
las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los procedimientos2”. Es una
herramienta muy útil para estudios de simplificación de trabajo. Los diagramas de flujo se
utilizan en por lo menos dos áreas:

a. Programas de computación.
b. Análisis y diseño de sistemas y procedimientos administrativos.

La simbología que se utilizará en la preparación de diagramas de flujo, es la siguiente:

1
CURSO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de
San Carlos de Guatemala Unidad No. 4 y 5, 1997.-30p.
2
Sasso, Hugo Luis. - EL PROCESO CONTABLE --Buenos Aires.--Ediciones Macci - 1993. 419p.
FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS RELACIONADOS CON INVENTARIOS
Esta fase tiene como fin primordial establecer los procedimientos aplicados por una empresa,
para lo cual se toma de base los siguientes procesos del área de inventarios:
 Ingresos de Almacén.
 Salidas de Almacén.
RECEPCION DE MERCADERIA EN ALMACEN

DOCUMENTO
DESCRIPCION
/ PROCESO
 El proveedor debe enviar al Almacén, los materiales junto con el Orden de
1. Factura Compra y la Factura, debiendo rechazarse la recepción de mercadería si no
original / se acompañan de los documentos mencionados, ya que sin los mismos no se
Póliza de puede registrar el ingreso al Sistema.
Importación  Si fuera una importación, la sección compras debe enviar el Invoice o Factura
Comercial al Almacén, para poder operar el ingreso de mercadería al Sistema.
Almacenero verifica:
 Nombre del Proveedor
2. Revisión de  Numero de la Orden
Orden de
 Descripción de la Mercadería
Compra vs
Factura  Cantidades Solicitadas
 Precios Pactados por Ítem
 Firmas Autorizadas en Orden de Compra
3. Control de Almacenero verifica unidades, medidas físicas y calidad de la mercadería. Si existe
Calidad de la alguna discrepancia se informa inmediatamente a sección de Compras para resolución
Mercadería mediante comunicación con el Proveedor.
Por las Unidades Físicamente recibidas relacionadas con la Orden de Compra y
Factura, Jefe de Almacén procede a registrar el Ingreso de Mercadería al Sistema:
4. Registro de  Numero de Orden de Compra
Ingreso de  Numero de Factura / Póliza de Importación
Mercadería al  Unidades de cada tipo de Ítem
Sistema  Si se traba de Póliza, se deben prorratear los todos los gastos locales.
El Sistema actualiza saldos en Kardex de Inventarios por Ítem y registra la cuenta por
pagar al proveedor.
Jefe de Almacén elabora el Aviso de Recepción e Ingreso, adjunta la Factura Original,
5. Aviso de la orden de Compra y traslada ambos a Tesorería para su pago de acuerdo a las
Recepción e clausulas pactadas con el proveedor.
Ingreso Debe hacerse conocimiento de cada envió y el mismo debe estar firmado por
Tesorería.
Almacenero procede a clasificar la mercadería de acuerdo a Tipo de Ítem y Códigos
6. Almacenaje
en Almacén.
Jefe de Almacén archiva:
 Copia de Orden de Compra
7. Archivo de
 Copia de Factura / Póliza de Importación
Documentos
 Copia de Aviso de Recepción e Ingreso
 Cotizaciones
SALIDA DE MERCADERIA DE ALMACEN

DOCUMENTO /
DESCRIPCION
PROCESO
Depto. Ventas elabora salida de almacén que incluye:
 Código Inventario
 Descripción Articulo
1. Recepción de  Unidad de Medida
Salida de  Cantidad a Despachar
Almacen  Cuenta de Cargo
 Firma Autorizada
No hay despacho de mercadería sin la Salida de Almacén debidamente
autorizada.
2. Verificación
Almacenero verifica que Salida de Almacén tenga la información correcta
Salida de
y la firma autorizada del Depto. Ventas.
Almacén
Almacenero reúne los ítems de mercadería solicitados y los lleva al área
3. Desalmacenaje
de despacho o entrega.
4. Verificación
ítems del
Documento de
Depto. Ventas y Almacenero verifican los ítems de Mercadería, si todo
Solicitud vs
cumple según la Solicitud, ambos Firman la Salida de Almacén
Mercadería
Física en
Despacho
Jefe de Almacén, registra la salida de mercadería en Sistema, con los
5. Registro de siguientes detalles:
Salida de  Ítem de Mercadería
Almacén en  Fecha de Despacho de Mercadería
Sistema  Cantidad de Mercadería por Ítem
 Unidad de Medida
6. Archivo Jefe de Almacén archiva los reportes y Salidas de Almacén.