Manual ConciliaREP

Manual de usuario ConciliaREP® v1
Software desarrollado por exceltrabajaporti.com
ConciliaREP® v1
ConciliaREP es una grandiosa aplicación que te ayuda a conciliar tus CFDi´s de complementos de pago con los CFDi´s de facturas de
una forma muy sencilla y práctica.
Además de forma opcional ( si utilizas Microsoft Outlook de escritorio ) puedes gestionar y enviar emails con Outlook a los proveedores
que están pendientes te generen y envien el CFDi de complemento de pago de tus facturas.
La configuración previa de ConciliaREP es muy sencilla, a continuación te indicamos lo que tienes que hacer.
A. Hoja Control – Configuración de la aplicación.
1.- Se debe de ingresar el RFC y nombre de la empresa administradora de los CFDi´s. El RFC no debe incluir caracteres no
alfanuméricos, ni espacios y tampoco guiones.
2.- Se debe seleccionar las carpetas contenedoras de los CFDi´s de facturas y CFDi´s de complementos de pago para documentos
recibidos y emitidos. Las carpetas se seleccionan presionando la tecla F3.
La apliación es capaz de leer subcarpetas en 1 nivel, por ejemplo: Carpeta [2018] , Subcarpetas [Ene, Feb, Mar, etc… ] , se selecciona
la carpeta con nombre 2018 y si ésta tiene subcarpetas por ejemplo Ene, Feb, Mar, la aplicación lee los archivos XML que se encuentren
en las subcarpetas también.
3.- Configuración previa si utilizará Microsoft Outlook de escritorio para enviar emails a proveedores.
Este apartado es de uso opcional, si decides utilizarlo deberás tener instalado en tu equipo la suite de Microsoft Outlook de escritorio.
Deberás elegir la opción SI e ingresar un email de la persona a quien se le notificará cuando se deba de actualizar algún registro de la
base de datos de correos en la hoja con nombre dbEmail_DoctosRecibidos
El texto del email que se enviará a los proveedores es editable y lo puedes personalizar modificando los templates en las hojas: 0
Reminder, 1er Reminder, 2do Reminder y 3er Reminder. No se deben eliminar e insertar filas o columnas en estas hojas.
Los textos que se permiten modificar son en todos las hojas llamadas Remiders son: Asunto, Texto y Texto Final.
Por ningún motivo se debe modificar los textos en el campo ‘Tabla’ de las hojas llamada Reminders.
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B. Conforme se importen los CFDi´s de facturas en la aplicación, la hoja dbEmail_DoctosRecibidos se alimentará de forma automática
para las facturas con forma de pago PPD.
Los datos que se deberán ingresar de forma manual son:
- Enviar email de recardatorio a Proveedores cada N días: Se deberá ingresar el intervalo de días por el que será enviado el
siguiente recordatorio de email al proveedor.
- Vista Previa de emails antes de envíar: Elegir la opción SI para que antes de enviar el email se muestre una vista previa para
verificación. Elegir la opción NO para enviar el email directamente sin mostrar vista previa.
- Se deberá ingresar el nombre del contacto y la cuenta de email del contacto del proveedor para que sea notificado cuando se
envíe el recordatorio por email.
C. Hoja Documentos Recibidos y Documentos Emitidos
Las hojas de documentos Recibidos y documentos Emitidos es en dónde se importaran los datos de los CFDi´s de facturas y de
complementos de pago y en estas hojas es también en dónde se realizará la conciliación de Facturas vs REPs.
Se tiene la opción de importar únicamente los CFDi´s con método de pago PPD o importar todos los cfdi´s independientemente cual sea
el método de pago habilitando o deshabilitando la casilla “Únicamente importar comprobantes con metódo de pago PPD”

D. Hoja REP's sin Facturas
En esta hoja es dónde se van a registrar los datos de los CFDi´s de complementos de pago con los que no tengan correspondencia con
ningún CFDi de factura ya sea de Documentos Recibido o Documentos Emitidos.
Conforme los registros se vayan identificado con su correspondiente factura se eliminaran automáticamente de esta hoja.
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Si tienes alguna duda en cuanto al funcionamiento por favor contáctanos: desarrollo@exceltrabajaporti.com

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