Instituto de Formación y Desarrollo Social Coomuldesa

“INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.”

JUNTA DIRECTIVA

ACUERDO Nº 057-019
(19 de julio del año 2.019.)

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTAN LAS POLÍTICAS DE GESTIÓN COMERCIAL, GESTIÓN SOCIAL Y
DE PROYECTOS, INSTITUTO COOMULDESA MARCO FIDEL REYES AFANADOR, COLEGIO
COOPERATIVO, GESTIÓN FINANCIERA, GESTIÓN HUMANA, GESTIÓN DE CALIDAD, GESTIÓN DE
COMPRAS, GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN
Y DESARROLLO SOCIAL COOMULDESA “INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.”

La Junta Directiva del Instituto de Formación y Desarrollo Social Coomuldesa “INSTITUTO

COOMULDESA I.A.C.”, en uso de las facultades legales establecidas en los Estatutos vigentes y
demás normas contemplada en el reglamento y,

C O N S I D E R A N D O:

a. Que corresponde a la Junta Directiva fijar las políticas, directrices y reglamentar las normas
en armonía con las necesidades, exigencias y demás requerimientos acordes con el objeto
social y las actividades propias del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

b. Que para el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. es de vital importancia establecer herramientas

conceptuales y operativas que le permitan cumplir con requerimientos de organismos
internos y externos de control de vigilancia.

c. Que las políticas del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. tiene como propósito especifico impartir
directrices para el cumplimiento de los procedimientos y el correcto funcionamiento de la
entidad.

d. Que debemos mantener un proceso de actualización y mejoramiento permanente de la

entidad, que permitan alcanzar los objetivos de la planeación estratégica.
 A C U E R D A:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar todo lo relacionado con las políticas de Gestión Comercial, Gestión
Social y de Proyectos, Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, Colegio Cooperativo,
Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión de Calidad, Gestión de Compras, Gestión de
Infraestructura y Mantenimiento del Instituto de Formación y Desarrollo Social Coomuldesa
“INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.”

CAPÍTULO I

DEFINICIÓN

ARTÍCULO SEGUNDO. Entiéndase por a.-) Políticas: Conjunto de directrices que establecen
normas y lineamientos en una empresa, las cuales deben ser divulgadas y socializadas a todos los
empleados, y cumplidas en su totalidad.

CAPÍTULO II

POLÍTICAS DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL

C O O M U L D E S A “ I N S T I T U T O C O O M U L D E S A I. A. C.”

1. POLÍTICAS GESTIÓN COMERCIAL

PUBLICIDAD

1. Para las acciones que requieran una inversión económica que apunten a fortalecer las
unidades misionales del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. (Colegio Cooperativo, Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador y Gestión Social y de Proyectos), se debe realizar un
proyecto o investigación de mercado, en el cual se evidencia la viabilidad financiera y
comercial.

2. Para las contrataciones de servicios comerciales y productos que sirvan de apoyo para la
Gestión Comercial y que sean superiores a 3 SMMLV, debe realizar previamente una
justificación de la inversión a realizar.

3. La División Comercial elabora su estrategia de comunicación publicitaria con información

verídica sin ánimo de generar competencia desleal y/o engañosa.

4. Todo empleado o Directivo del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. que desee publicar
información en las redes sociales de la Institución, debe socializarla previamente con la
 División Comercial y la Dirección Ejecutiva (cuando sea necesario), para su aprobación y
posterior publicación.

5. El Coordinador Comercial debe generar un informe trimestral de impacto y alcance,

relacionada con las redes sociales de la Institución o la estrategia digital.

6. El Promotor Comercial es la única persona autorizada de publicar las actividades

desarrolladas en las redes sociales institucionales que sean con fines comerciales e
informativos como Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador y Colegio Cooperativo.

7. El Promotor de Medios Audiovisuales, será la única persona autorizada de publicar

información de interés concerniente a las actividades del Sector Solidario y Cooperativo en el
fanpage Santander Solidario e Impacto Cooperativo.

8. El Promotor de Medios Audiovisuales, será la única persona autorizada de publicar

información de interés concerniente a las actividades de la Entidad en el fanpage INSTITUTO
COOMULDESA I.A.C.

9. La Promotora de Niñez y Juventud, será la única persona autorizada de publicar información

de interés concerniente a las actividades de Niñez y Juventud en el fanpage Exploradores
Solidarios.

10. Las estrategias de contenido y de publicidad de las redes sociales institucionales estará a
cargo del Comité Estratégico de Comunicación Web –CECW-.

11. Se debe asegurar la integridad y confiabilidad de la información que se radica en las redes
sociales de la Institución.

12. La División Comercial debe analizar y ajustar previamente la información (noticia, contenido,
imagen, videos) que se va a publicar en la página web del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.,
Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes o Colegio Cooperativo.

13. Cada fotografía y/o video empleados en la publicidad de la entidad que registre un primer
plano de personas ajenas a la institución, debe tener su respectiva autorización mediante el
formato establecido.

14. Para el caso de las fotografías o imágenes usadas de menores de edad, la autorización debe
ser de sus Representantes legales, por medio del formato establecido.
15. Toda publicidad que se genere en el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., cumplirá con las normas
que regulan la publicidad en Colombia.

16. Para efectos comerciales se contrata prioritariamente, con medios locales o comunitarios,
debidamente registrados con las entidades competentes.

17. Toda información publicada debe ser veraz y oportuna.

18. Para optimizar la lectura de contenidos, se debe definir la jerarquía de la información según
su importancia en zonas de mayor o menor grado visual, siendo la parte superior del sitio
web la de mayor relevancia.

19. El contenido de las publicaciones debe ser redactado de forma precisa, con un vocabulario
sencillo y de fácil comprensión.

20. Las fotografías e imágenes deben ser respetuosas, acordes a los valores y principios de la
Institución.

21. Los archivos digitales de fotografía e imágenes deben ser optimizados y tener el menor peso
posible, sin que supere los 300 Kb; esto permitirá un mejor desempeño y navegabilidad de la
página.

22. La identidad corporativa debe corresponder con la imagen visual de COOMULDESA y el

INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

23. Se debe verificar y asegurar el funcionamiento de todos los vínculos y enlaces externos de la
página web y redes sociales institucionales que se coloquen a disposición del público
visitante, asegurando el correcto funcionamiento y lectura de la información.

24. El idioma que se emplee en el sitio web será el español y el pie de página tendrá la siguiente
leyenda: “Todos los derechos reservados por el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.”

25. INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. hace presencia en las redes sociales de Facebook, Twitter,
Instagram y un Canal de YouTube. El objetivo de hacer presencia en las redes sociales, es
promover y promocionar el portafolio de servicios del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. y de la
Cooperativa COOMULDESA cuando el área de mercadeo y comunicación lo solicite de
acuerdo a las necesidades comerciales de la entidad; procurando, además, dar a conocer las
noticias y novedades de la Institución.
26. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. promueve y respeta el buen uso de los perfiles en redes
sociales, por ello, se reserva el derecho a eliminar, sin derecho a réplica, cualquier
publicación o manifestación que se haga en sus sitios, que:
a. Considere ilegal, irrespetuosa, amenazante, infundada, calumniosa, inapropiada, ética o
socialmente discriminatoria o laboralmente reprochable o que, de alguna forma, pueda
ocasionar daños y perjuicios materiales o morales a COOMULDESA y al INSTITUTO
COOMULDESA I.A.C., sus empleados o terceros.
b. Incorpore datos de terceros sin su autorización.
c. Contenga cualquier tipo de recomendación relativa a los mercados de valores,
información privilegiada o material publicitario o de propaganda, personal o en beneficio
de terceros, sean personas físicas o jurídicas.
d. No esté relacionada con la finalidad de nuestra red social.
e. Que vaya en contravía de las leyes y normas que regulan la materia.

27. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. no se hace responsable de las opiniones vertidas por los
usuarios en los perfiles de las redes sociales y no asume garantía alguna sobre la veracidad,
exactitud o actualización de las informaciones contenidas.

28. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. no se hace responsable de los sitios web no propios a los
que se puede acceder mediante vínculos (“links”) desde este perfil o de cualquier contenido
puesto a su disposición a través del mismo.

29. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. se reserva el derecho a modificar, suspender, cancelar o

restringir el contenido de este perfil, los vínculos o la información obtenida a través de ella,
sin necesidad de previo aviso.

30. Todas las leyendas que vayan al final de los correos institucionales deben manejar la misma
unidad de imagen tanto en el tipo de fuente como en el tamaño y color; utilizando Calibri 10,
color negro.

31. Todos los correos institucionales deben llevar la firma digital autorizada por el Coordinador
Comercial.

32. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. respetará la confidencialidad de la información y el uso de

los datos personales para lo cual incluirá la siguiente leyenda en los correos institucionales de
los empelados pertenecientes a la División Comercial: “Este correo electrónico es
promocional e informativo, por ningún motivo El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. solicitará
sus datos personales o de sus productos mediante vínculos de correo electrónico”.
33. Además, en la parte inferior de los correos institucionales de los empelados pertenecientes a
la División Comercial se hará la salvedad para los que no desean recibir más correos del
INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., donde pueden cancelar el servicio haciendo clic en el enlace
e indicando el motivo por el cual no desea recibir más correos.
“Usted ha recibido este e-mail porque ha aceptado recibir correos directos o porque está
registrado en nuestras bases de datos, si no desea continuar recibiendo más información,
infórmenos en el siguiente enlace https://bit.ly/32fqJ0N”.

34. Todos los correos institucionales deben contener la siguiente leyenda: “AVISO LEGAL: Este
correo electrónico y/o sus anexos contienen información confidencial o legalmente protegida
del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. Si usted no es destinatario, le informamos que no podrá
usar, retener, imprimir, copiar, distribuir, o hacer público su contenido, de hacerlo podría
tener consecuencias legales. Si ha recibido este correo por error, por favor infórmenos a
coordinacionadm@institutocoomuldesa.com y bórrelo. Si usted es el destinatario, le
solicitamos mantener reserva sobre el contenido, los datos o información de contacto del
remitente y en general sobre la información de este documento y/o archivos adjuntos, a no
ser que exista una autorización explícita del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.”.

35. Todos los correos institucionales llevarán el link del sitio web, y mostrará la dirección y
número de contacto del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

GESTIÓN COMERCIAL

36. La División Comercial es responsable del adecuado uso al logo Institucional en la pieza gráfica
o audiovisual, así como del diseño de contenidos, imágenes y animaciones para
administración de contenido en la página web corporativa.

37. El Coordinador Comercial es responsable de evaluar la viabilidad y el impacto, de la

realización de convenios propios de la División Comercial, definir sus parámetros con el
organismo decisorio superior, así como responder por la realización del lanzamiento
comercial y/o socialización de los mismos con la fuerza de ventas, evaluando periódicamente
la conveniencia de su continuidad.

APOYO A OTRAS ÁREAS

38. Los líderes de división, cuando lo requieran pueden solicitar apoyo a la División Comercial.
39. Todas las Felicitaciones, Sugerencias, Peticiones, Quejas y Reclamos -FSPQR-, deben ser
tramitadas a través de la promotora comercial, quien realizará el respectivo Procedimiento.

40. El único canal para producir publicidad, en el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. será la División
Comercial.

2. POLÍTICAS GESTIÓN SOCIAL Y DE PROYECTOS

PROYECTO DE EDUCACIÓN SOCIAL Y EMPRESARIAL -PESEM-

1. Todas las actividades de Gestión Social y de Proyectos deben planearse con antelación.

2. Se debe hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades en las fechas establecidas.

3. Para la planeación de las Jornadas de Promoción de Servicio a cargo del Jefe de Asistencia
Técnica, se debe tener como referencia las recomendaciones dadas por el área de mercadeo
de COOMULDESA, el Director Ejecutivo y el Coordinador de Gestión Social y de Proyectos del
INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

4. Para la planeación de las demás actividades del Proyecto de Educación Social y Empresarial -
PESEM-, se debe tener como referencia las recomendaciones dadas por los Gerentes de
Oficina de COOMULDESA.

5. El Coordinador de Gestión Social y de proyectos no recibirá de los empleados formatos que

no se encuentren completamente diligenciados (antes de las actividades y después de ellas).

6. Las actividades ejecutadas por los empleados de la División Gestión Social y de Proyectos se
desarrollarán sin excepción portando el debido uniforme de la Institución y carnet de
identificación de la organización, adicional portar los implementos de seguridad requeridos
para el normal funcionamiento de las labores a desempeñar.

7. Los días viernes de cada semana es obligatorio la presencia de los empleados de la División
Gestión Social y de Proyectos en el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. para rendir informes y
realizar cronograma.

8. La inasistencia de los días viernes se aceptará solo para atender o ejecutar actividades que no
puedan ser reprogramadas. Esta deberá ser reportada por lo menos con dos (02) días de
antelación a través de correo electrónico dirigido al Coordinador de Gestión Social y de
 Proyectos con copia al Director Ejecutivo, quien autorizará, o en su ausencia aprobará la Jefe
de Calidad y Gestión Humana.

9. Los empleados deben comprar y contratar servicios propios de las jornadas a las personas
que cumplan con toda la documentación exigida (Rut impreso del presente año, y actualizado
según la normatividad legal vigente, fotocopia de cédula de ciudadanía y documento
equivalente firmado, si presentan factura que sea legal).

10. El Coordinador de Gestión Social y de Proyectos debe realizar el respectivo seguimiento

bimestral a las actividades ejecutadas; de manera aleatoria escogerá una actividad y
contactará mínimo al 5% del total de asistencia, registrando los resultados en el formato
establecido, exceptuando las actividades de la Promotora de Niñez y Juventud.

11. El seguimiento a las actividades desarrolladas por la Promotora de Niñez y Juventud, se

realizará de forma bimestral con los docentes que acompañan las jornadas, se tomará
aleatoriamente un 10% de las jornadas ejecutadas en el período, registrando los resultados
en el formato establecido.

12. En la realización de la actividad se debe efectuar esporádicamente la evaluación de la jornada

al 5% de los asistentes, si en el mes realizaron dos o más actividades se escogerá una sola
para aplicación de la evaluación.

13. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. debe socializar con el Área de mercadeo de COOMULDESA,
un cuadro resumen de asistencia de las actividades relacionadas con promoción de servicios.

PROYECTOS

14. Todo proyecto deberá responder a las necesidades de los grupos de interés del INSTITUTO
COOMULDESA I.A.C:
❖ Líderes Comunitarios
❖ Líderes Cooperativos
❖ Asociaciones y/o agremiaciones agrícolas
❖ Estudiantes Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador
❖ Estudiantes Colegio Cooperativo
❖ Empleados del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.
❖ Empleados de la Cooperativa COOMULDESA
❖ Comunidades donde la Cooperativa COOMULDESA haga presencia y su radio de acción.
❖ Solo excepciones se desarrollarán para comunidad en general.
15. Para desarrollar Proyectos que involucre como asistentes a los empleados de COOMULDESA,
previamente debe socializarse con el área de Gestión Humana de la entidad, para que
Coordinen la actividad.

16. Todo Proyecto considerará entre su revisión y/o planteamiento las implicaciones y/o
impactos que se derivan para cada uno de los procesos del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.,
especificando los objetivos a lograr y las actividades a desarrollar para tal fin.

17. La formulación de proyectos podrá ser articulada con otras instituciones, para lo cual debe
ser aprobada por el Director Ejecutivo y/o la Junta Directiva.

3. POLÍTICAS INSTITUTO COOMULDESA MARCO FIDEL REYES AFANADOR

GENERALES

1. Para la creación y/o apertura de una sede del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes
Afanador y/o nuevo programa de formación laboral se debe contar con el estudio de
factibilidad y viabilidad del proyecto y/o investigación de mercados.

2. La aprobación de nuevos programas de formación laboral será facultad del Consejo Directivo
y/o Académico bajo constancia de Acta correspondiente de su aprobación.

3. La frecuencia de aplicación de los instrumentos de mejora como la evaluación docente y

autoevaluación docente, se debe realizar semestralmente.

4. La encuesta de satisfacción práctica se debe realizar una vez el estudiante finalice su proceso
de práctica.

5. La aplicación de encuesta de satisfacción estudiantes se debe realizar por lo menos una vez al
año.

6. La encuesta de impacto de egresados, se debe aplicar al primer, tercer y quinto año después
de haber egresado del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador.

7. La adquisición y radicación del Formulario de inscripción no implica la admisión del

estudiante.
8. Para aspirantes a cursar programas de formación laboral en el Instituto Coomuldesa Marco
Fidel Reyes Afanador deben presentar soportes de aprobación de la Básica Secundaria (9°)
y/o media vocacional (11°).

9. Los estudiantes que aspiren a las becas otorgadas deben cumplir con lo establecido en el
reglamento dispuesto para ello.

10. Todo aspirante a los programas de formación laboral debe presentar entrevista de admisión y
pruebas diagnósticas para tener certeza si su perfil es apto.

11. Los aspirantes en la entrevista de Psicoorientación deben demostrar competencias básicas de

acuerdo al programa escogido.

12. El Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador debe notificar tres (3) días hábiles
posterior a la entrevista al aspirante el estado de Admitido o No Admitido; tendrá derecho de
omisión y reserva los formatos y/o documentos que sustentan el concepto emitido de la
entrevista.

13. Se suspenderán los servicios educativos a aquellos estudiantes que no formalicen matrícula
académica y financiera, después de transcurrido el 1er mes de clase.

14. Se tendrá en cuenta las asistencias y calificaciones de los estudiantes únicamente cuando se
tenga legalizado y aprobado las matrículas Financiera y Académica.

15. Se realizará retiro y/o cancelación de matrícula a aquellos estudiantes que su ausencia
continua sea superior a cinco (5) días, sin justa causa.

16. Para solicitar la copia de los documentos contenidos en la hoja de vida, deben presentar un
oficio con el requerimiento respectivo.

17. Serán rechazadas aquellas solicitudes que demanden la devolución original de los formatos
institucionales firmados por el solicitante.

18. Se considera causal de suspensión de servicios educativos a los estudiantes que incumplan
con los acuerdos de pago pactado.

19. El tiempo de entrega de certificados académicos y laborales para la comunidad educativa

será de acuerdo a la disponibilidad del tiempo y no podrá superar los (3) días hábiles,
contados a partir de la fecha de solicitud.

20. En la contratación de Docentes se deberá verificar el cumplimiento del Perfil Docente

establecido para el módulo y/o seminario de formación al que aspire.
21. El tiempo para realizar planes de mejoramiento y/o ajustes de notas en la plataforma debe
estar dentro del mismo periodo académico.

22. La participación de estudiantes menores de edad en actividades pedagógicas debe contar con
la autorización de su acudiente a través del formato carta de responsabilidad.

23. No se permitirán ajustes en la plataforma académica posterior a la entrega de notas de

manera física y firmadas; salvo situaciones de calamidad domestica y/o enfermedad
debidamente certificada por el estudiante.

24. Las personas aspirantes a los cursos de educación informal deben diligenciar la inscripción y
anexar copia del documento de identidad y en caso de ser menor de edad se adjunta el
documento del acudiente.

25. El plazo de entrega del instrumento académico (Plan de Clase) por parte del docente será a
más tardar cinco (5) días antes del inicio de cada sesión de clase.

26. Todos los miembros de la comunidad educativa podrán participar en la conformación de los
órganos directivos establecidos en el Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador.

27. El estudiante que no curse el módulo de Lúdica (Recreación, Deporte y Cultura) podrá
homologar las horas con trabajo social, certificando el tiempo y entregando evidencias de lo
desarrollado.

PRÁCTICAS EMPRESARIALES

28. Para aplicar a las prácticas gestionadas por el Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes
Afanador el estudiante debe cumplir con el perfil definido por la organización facilitadora de
la práctica, en caso de no cumplir con éste, el estudiante por sí mismo se hará responsable de
gestionar y cumplir con el proceso de práctica empresarial.

29. La ejecución de la práctica empresarial debe comprender actividades afines al programa de

formación cumpliendo como mínimo una de las competencias establecidas por el programa.

30. Para tramitar el convenio de práctica se debe presentar todos los documentos y/o requisitos
exigidos para su legalización.

31. El convenio de práctica para los estudiantes menores de edad debe ser autorizado y firmando
por su acudiente.
32. Para el desarrollo de la práctica empresarial el estudiante debe tener activo un seguro
estudiantil contra accidentes el cual cubrirá el estudiante y el Instituto Coomuldesa Marco
Fidel Reyes Afanador.

33. Para el proceso de grado el estudiante debe haber presentado y aprobado el proyecto de
práctica empresarial a excepción de casos especiales, soportados con autorización.

34. Serán devueltos y rechazados los plagios encontrados en el proyecto de práctica de los
estudiantes y recibirán un llamado de atención por escrito con copia a la hoja de vida que
reposa en el Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador.

35. Todo proceso de práctica debe sustentar como mínimo una visita de práctica en la modalidad
(Presencial y/o telefónica) convenida con el cooperador definido por la organización.

36. La práctica empresarial puede darse por no aprobada y/o cancelada según el seguimiento
reportado por el cooperador definido por la organización y/o persona que designe el Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador para tal fin.

37. El estudiante que no apruebe y/o cancelen la práctica debe repetirla y gestionar por sí mismo
un nuevo convenio.

38. Una vez el estudiante haya cursado el plan de estudios del programa de formación laboral
tendrá un año y medio para legalizar la práctica.

EVALUACIÓN, PROMOCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE ESTUDIANTES

39. Para la promoción de estudiantes, los mismos deben estar a paz y salvo en todo concepto con
el Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, a excepción de casos especiales,
soportados con autorización.

40. El estudiante que no haya culminado el 100% de las horas de práctica podrá ser evaluado en
la promoción de estudiantes a ceremonia de certificación por el Consejo Directivo y deberá
someterse a sus condiciones.

41. Recibirán mención de honor aquellos estudiantes que tengan el mejor promedio acumulado
por programa de formación laboral.

42. Para recibir el certificado de actitud ocupacional el estudiante debe haber cursado y
aprobado todos los módulos y/o seminarios correspondientes al último Plan de Estudios en el
que estuvo matriculado(a) y haber aprobado el proceso de práctica.
43. El estudiante que haya cursado y aprobado el proceso académico y práctico contará con un
plazo máximo de un (1) año para la obtención del certificado de actitud ocupacional, pasado
este tiempo, el estudiante deberá solicitar su certificación mediante una carta dirigida al
Consejo Directivo, quienes señalarán las exigencias a las cuales debe acogerse.

44. Para llevar a cabo una ceremonia de certificación se realizará teniendo como mínimo 50
estudiantes y/o bajo la autorización del Consejo Directivo.

45. El tiempo para entregar el duplicado del diploma y acta de certificación a egresados, será de
quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de cancelación.

BIENESTAR INSTITUCIONAL

46. El Bienestar Institucional del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador será un
derecho y un deber de todos los miembros de la comunidad educativa y estará presente en
cada uno de los momentos e instancias de la vida institucional.

47. Se deben considerar elementos de inclusión social, con fines de promover el respeto hacia los
diferentes grupos étnicos, culturales o religiosos a los cuales pertenezcan los vinculados al
Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador.

48. En todas las actividades de prevención, promociones recreativas, deportivas y en salud, se

deberá promover los valores y principios Cooperativos incorporados en los módulos
obligatorios institucionales.

49. Para realizar a un menor de edad una intervención y/o entrevista a través de Psicoorientación
se debe contar con la autorización y/o acompañamiento del Padre de Familia y/o Acudiente.

50. El Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador mantendrá confidencialidad en la

información que se comparta en la atención de casos, salvo cuando haya un hecho que ponga
en riesgo su vida y/o la de otro u otros miembros de la comunidad educativa.

4. POLÍTICAS COLEGIO COOPERATIVO

ADMISIÓN Y MATRÍCULA

1. El Colegio Cooperativo se reserva el derecho de admisión y concepto emitido de la entrevista,

para ello debe notificar en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles posterior de la entrevista
al padre de familia y/o acudiente el estado de admitido o no.

2. Para aplicar a la solicitud de beca el aspirante debe ser asociado a la Cooperativa Coomuldesa
cuenta Súper Junior.
3. El estudiante que aspire a renovar la beca deberá estar a paz y salvo con el valor de la
matrícula y/o conceptos financieros del año anterior y lo transcurrido del año en curso, de lo
contrario no aplicará para recibir el beneficio.

4. Todo estudiante para iniciar su proceso escolar debe estar matriculado académica y
financieramente. Excepcionalmente, la Rectoría podrá autorizar el ingreso de estudiantes con
la matrícula financiera pendiente, suscribiendo un compromiso de pago con el acudiente no
superior a treinta (30) días calendario.

ACADÉMICO

5. Todo estudiante para iniciar labores académicas debe adquirir la agenda institucional que
contiene el manual de convivencia.

6. El Colegio Cooperativo debe realizar la sensibilización y socialización del Manual de

Convivencia y la apropiación e implementación del mismo.

7. Las actividades que se realice en el Colegio Cooperativo deben estar conforme a los principios
y filosofía cooperativa, establecidos en el manual de Convivencia.

8. Los Docentes del Colegio Cooperativo en el ejercicio de su cargo, deben conocer, adoptar y
aplicar la filosofía y proceso de enseñanza definido por la Institución contemplados en el PEI
(Proyecto Educativo Institucional), Siguiendo los lineamientos de la Secretaría de Educación.

9. Se establece que en el Colegio Cooperativo existe en cada periodo académico un espacio de

Colegio abierto con el objetivo de dar a conocer a los padres de familia el proceso escolar de
los hijos.

10. Los docentes deben radicar las notas académicas en la plataforma, el siguiente día hábil
después de haber terminado las evaluaciones bimestrales.

11. No se permiten ajustes en la plataforma académica posterior a la entrega de notas a Padres

de Familia de manera física y firmada; salvo situaciones de calamidad doméstica y/o
enfermedad del estudiante debidamente certificado por el médico tratante, y/o caso especial
debidamente soportado.

12. Las recuperaciones académicas se deben realizar a partir del segundo (2) día hábil después de
terminar las evaluaciones bimestrales, y haber cancelado anticipadamente el valor
correspondiente ante la División Financiera.

13. Para la aplicación de la prueba de recuperación, el estudiante debe entregar el recibo de

cancelación al Docente, para posteriormente ser entregado a la Secretaria Académica del
Colegio.
14. Para la entrega del boletín de notas el estudiante debe estar a paz y salvo por todo concepto.

15. Se debe presentar por escrito a Rectoría la solicitud de dinero a los estudiantes por cualquier
concepto para ser autorizado, finalizada la actividad el responsable entregará un informe de
la gestión realizada.

16. El ingreso de estudiantes de Sexto a Undécimo Grado y cuya procedencia sea de instituciones
de modalidad diferente a la comercial, deberá presentar un curso de nivelación en el área de
comercio, de acuerdo a lo establecido en el manual de convivencia.

17. El Colegio Cooperativo, implementa los proyectos pedagógicos conforme a los parámetros
establecidos dentro del marco legal vigente.

18. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. a través del Colegio Cooperativo no responde por la
pérdida o extravío de elementos como Celulares, iPod, Tablets, Portátiles, Videocámaras,
Audífonos, entre otros.

19. Cuando se realiza el retiro de un estudiante se debe entregar los documentos personales a
excepción de aquellos que sean propios de la institución.

20. Es requisito indispensable para la graduación de los estudiantes del Grado Undécimo (11°)
contar con los certificados de realización de las horas de Servicio Social, las horas de práctica
comercial emitido por la entidad en la cual realizó dicha práctica, y el proyecto de grado
aprobado en medio digital.

21. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. a través del Colegio Cooperativo propenderá por la debida
organización, uso y custodia adecuado de la información registrada en los diferentes
documentos y plataformas institucionales.

22. Se hará cancelación de la matrícula después de agotados todos los recursos establecidos en
el manual de convivencia, llevado un proceso disciplinario y observando que el estudiante no
cumple los compromisos.

PADRES DE FAMILIA

23. Solo se permite la salida de estudiantes de la institución educativa por causa justificada y con
presencia del padre de Familia, acudiente y/o un adulto responsable autorizado por el Padre
de Familia mediante comunicación a los Directivos de la Institución.

24. El padre de familia y/o acudiente y el estudiante, asumirán las consecuencias académicas,
ante la inasistencia a clases.
25. Para efecto de la comunicación con los padres de familia, el Colegio utilizara uno de los
siguientes medios de comunicación: Agenda Institucional, plataforma académica, circulares,
citaciones, correo electrónico, grupos de difusión, llamadas telefónicas y reuniones generales
de ciclos y grados.

26. El Colegio Cooperativo dentro del cronograma de actividades planea atención personalizada a
padres de familia por parte de los Docentes en horarios establecidos, los cuales se darán a
conocer al iniciar el año escolar.

27. La participación de estudiantes en actividades pedagógicas, fuera del colegio, por ser
menores de edad deberán contar con la autorización de su acudiente y/o padre de familia a
través del formato destinado para tal fin.

28. Cuando un estudiante genere un daño a un implemento del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.,
el Director de Grupo debe informar inmediatamente a la Secretaria Académica, quien debe
informar al padre de familia y/o acudiente e iniciar el procedimiento establecido para ello.

CERTIFICACIONES

29. La expedición de certificados de estudio en tiempo ordinario será de acuerdo a la

disponibilidad del tiempo y no podrá superar los tres (3) días hábiles y en tiempo de matrícula
no podrá superar los diez (10) días hábiles.

30. Para expedición de certificados de estudios con destino a Cajas de Compensación Familiar y
Familias en Acción el tiempo de entrega será máximo de tres (3) días hábiles.

31. El tiempo establecido para la expedición de las copias de las actas de graduación será máximo
de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de solicitud.

32. Los certificados de estudios de años anteriores a 1985 serán expedidos directamente en la
dirección de núcleo.

33. La firma de Diplomas de Grado estará a cargo de (la) Rector(a), Secretaría Académica y
Director Ejecutivo del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

CONSEJO DIRECTIVO

34. El Consejo Directivo, en las últimas reuniones del año escolar debe determinar el valor a
cobrar por concepto de matrículas ordinarias, pensiones, recuperaciones y registro de útiles
escolares a solicitar.

35. El Consejo Directivo debe determinar el valor a cobrar por concepto de matrícula
extraordinaria y la fecha en la cual empieza a regir, a su vez, el (la) Rector(a) debe notificar
 por medio de circular a los padres de familia o acudientes dicha información, la cual debe ser
socializada por los Docentes en la reunión de entrega de notas finales.

36. El consejo Directivo será el ente encargado de aprobar los reconocimientos que se realicen a
los estudiantes y padres de familia, teniendo en cuenta el presupuesto aprobado.

37. Sin excepción, todos los integrantes de la comunidad educativa podrán participar en la
conformación del Gobierno Escolar y los órganos de participación establecidos en el manual
de convivencia del Colegio Cooperativo.

5. POLÍTICAS GESTIÓN FINANCIERA

GENERALES DE TESORERÍA
1. Las cuentas bancarias del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. serán manejadas por tres (3) firmas
y podrán ser pagados sus cheques con dos (2) de sus tres (3) firmas registradas.

2. La generación de cheques y orden de traslados por beneficiario, serán autorizadas por dos (2)
de las tres (3) firmas registradas así:
a. Hasta tres (03) SMMLV las firmas autorizadas serán de la Tesorera y Coordinadora
Administrativa General y Secretaria General.
b. Mayor de tres (03) SMMLV las firmas autorizadas serán de la Tesorera y Director
Ejecutivo.

3. Todas las transacciones de tesorería tendrán respaldo físico, custodiado con las medidas de
seguridad que garanticen la recuperación de la información en el momento en que sea
necesario.

4. No se asume posición en moneda extranjera.

5. La administración del portal transaccional está a cargo de la Tesorera.

6. Los tokens deben custodiarse en la oficina de la tesorera, junto con las claves de ingreso al
portal.

7. Los documentos pre - numerados estarán bajo la custodia de Tesorería. Tesorería entregará a
medida del uso los documentos que considere a cada uno de los responsables del manejo de
los mismos. Tesorería registrará la entrega de los documentos con la respectiva firma de cada
responsable.
8. La responsabilidad sobre el uso de los documentos pre – numerados, estará a cargo de cada
empleado al que se le ha confiado esta función. En el caso de los recibos de la cancha
sintética y múltiple, la persona responsable será quien suscriba un contrato de administración
de los escenarios deportivos con el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

9. En el caso del uso de los documentos equivalentes distintos a los de caja menor, el
responsable será el auxiliar contable, quien facilitará los mismos al empleado que los solicite.
El auxiliar contable registrará la entrega de los documentos con la respectiva firma del
empleado solicitante. El empleado deberá retornar los documentos diligenciados, en blanco o
anulados, una vez termine la actividad para la cual los solicitó. De cualquier forma, los
documentos deben retornarse antes de terminar el mes, o si la actividad se desarrolla
durante los últimos días del mes, se entregarán al auxiliar contable durante los dos (2)
primeros días hábiles de cada mes.

PAGOS A PROVEEDORES

10. La aprobación de los pagos a proveedores estará a cargo de la Coordinadora Administrativa

General y Secretaria General.

11. En caso de que se acepte una factura, pero no se apruebe aún su pago, la Coordinadora
Administrativa General y Secretaria General deberá entregar a la División Financiera los
documentos necesarios para realizar la respectiva causación. Tesorería, se abstendrá de
realizar el proceso de pago hasta que la Coordinadora Administrativa General y Secretaria
General lo autorice.

12. La Auxiliar Administrativa es la persona encargada del manejo, control y quien a su vez será la
responsable de comunicar a los proveedores de las políticas establecidas por la Entidad, para
su contratación en la prestación de sus servicios.

13. Se realizará el pago a proveedores, contratistas, empleados y demás, los días miércoles y
viernes, siempre y cuando las facturas y/o documentos soportes para el pago, estén
radicadas en Tesorería a más tardar el día anterior a las 11 a.m.

14. Se exceptúa del ítem anterior los pagos de legalización de viáticos o de gastos para
actividades de la división Gestión social y de proyectos, así como los anticipos solicitados por
los empleados de esta división, los cuales se podrán recibir el día viernes hasta las 10 am,
para realizar el pago el mismo día.

15. Por actividades de cierres contables los primeros cinco (05) días hábiles del mes no se
programarán pagos.

16. Los pagos se realizan de acuerdo a los procedimientos contables, Políticas de compras, y con
los documentos soportes originales requeridos debidamente autorizados.
17. Para los pagos del mes de diciembre de cada año, la Tesorería enviará una comunicación a la
Coordinadora Administrativa General y Secretaria General, con las fechas establecidas para la
recepción de facturas y realización de pagos por parte de la misma.

18. El horario de atención al público en la Tesorería será de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m
y de 2:00 pm a 6:00 pm y sábados de 8:30am a 12:30 p.m. En casos excepcionales, el horario
se extenderá de acuerdo a las requisiciones de cada una de las divisiones, previa aprobación
de la Coordinadora Financiera. No se realizarán recaudos en efectivo en los horarios donde la
oficina de la Cooperativa Coomuldesa ubicada en el Colegio Cooperativo preste sus servicios,
excepto pagos realizados directamente por los estudiantes.

19. Para realizar los pagos a proveedores, se debe verificar y confirmar el proveedor en el
“listado de proveedores”.

20. Antes de entregar los documentos para el pago a Tesorería, el auxiliar contable revisará que
las facturas y los documentos anexos cumplan con los requisitos legales. En caso de no
cumplir algún aspecto, será devuelta a la Coordinadora Administrativa General y Secretaria
General para que subsane las inconsistencias.

21. Para efectuar el pago de proveedores, la tesorera debe verificar en el sistema contable que la
causación se haya realizado correctamente, para esta política se exceptúa los anticipos.

22. Se debe recibir diariamente los contratos, facturas y cuentas de cobro originales, y se debe
verificar el cumplimiento con los requisitos de ley establecidos.

23. Las legalizaciones de los viáticos permanentes, deberán realizarse de forma semanal.

24. Los contratos de obra civil, servicios, honorarios, entre otros deben cumplir con los requisitos
legales y de control establecidos (por ejemplo, pólizas de cumplimiento y seguridad social),
los cuales deben ser anexo del documento.

25. Para legalización de pago de contratos, éste se debe contabilizar descontando anticipos
entregados y los impuestos de ley.

26. Las facturas de servicios públicos que lleguen por correo electrónico, deben ser recibidas por
la auxiliar administrativa, la cual gestionará la aprobación con la Coordinadora Administrativa
General y Secretaria General y registrará en el correo la conformidad de la misma como
respuesta al proveedor.

27. Para realizar el pago a proveedores, la Tesorería lo ejecutará a través de Transferencia,

Abono a cuenta o cheque, y en esporádicas situaciones en efectivo, teniendo en cuenta la
normatividad legal vigente.
28. Se exceptúan de la política general, los pagos de bienes o servicios exclusivos, es decir,
aquellos que, por la condición especial de su naturaleza, despacho, transporte o manejo por
un único proveedor, exigen la cancelación en un plazo o forma de pago diferente al que fija la
política general (ejemplo: servicios públicos, parafiscales, impuestos, seguros,
arrendamientos, honorarios, entre otros).

29. Cuando el pago de facturas corresponda a un anticipo, la aplicación de impuesto total, se

realizará al final del pago cuando sea presentada la factura original, debidamente radicada.

30. La Coordinadora Administrativa General y Secretaria General debe revisar la factura con la
orden de compra, para verificar conformidad de información.

31. La Notificación del pago al proveedor lo realizará la división financiera a través de correos
electrónicos u otro medio de comunicación digital.

32. La Auxiliar Administrativa debe coordinar con los proveedores el costo de envío o flete de los
productos adquiridos, con las transportadoras que tienen convenio con el INSTITUTO
COOMULDESA I.A.C., con el objetivo de que el valor resultante sea incluido en la factura que
la transportadora de mercancías envía mensualmente a la entidad, en caso de no ser posible
dicha operación, debe gestionar con el proveedor que el costo de envío sea incluido en la
factura de compra del producto.

33. Todos los documentos que deben presentar los proveedores (natural y jurídica) y su debida
actualización es responsabilidad de la auxiliar administrativa, o en su defecto la persona que
realiza la legalización de los gastos de actividades.

CAJA MENOR
34. La Caja Menor y el fondo de tesorería debe constituirse mediante acto administrativo por el
Director Ejecutivo.

35. Para el incremento del valor de la caja menor se tendrá en cuenta el número de veces que se
reembolsa en un mes.

36. Los valores que se autorizan en las cajas menores serán:

a. Cajas menores del Colegio Cooperativo e Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes
Afanador serán del 25% de un SMMLV para cada una, aproximado al múltiplo de mil más
cercano.
b. Caja menor de Dirección General será del 50% de un SMMLV aproximado al múltiplo de
mil más cercano.

37. El monto del fondo de tesorería será de un (01) SMMLV, aproximado al múltiplo de mil más
cercano.
38. Para el caso de las responsables de caja menor del Colegio Cooperativo e Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, que salen a vacaciones en el periodo de diciembre
a enero deberán legalizar los gastos ejecutados a través de las cajas menores y entregar el
sobrante a tesorería, antes de salir al disfrute de sus respectivas vacaciones.

39. Cuando las personas responsables de las Cajas menores del Colegio Cooperativo e Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, se reintegren de vacaciones, la tesorera entregará
los fondos aprobados para cada caja menor.

40. La persona responsable del manejo de la Caja Menor y Fondo de tesorería, deben ser
empleados directos del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., así como estar vinculado
directamente con las actividades propias de su dependencia y encontrarse inmerso en la
póliza de manejo global.

41. El empleado responsable del manejo de caja menor y fondo de tesorería, guardará y
custodiará los dineros recibidos, exigirá los soportes de cada gasto y efectuará los registros
correspondientes destinados para el manejo y control.

42. La legalización de los gastos de Caja Menor deberá efectuarse de acuerdo al procedimiento
contable establecido.

43. Se debe llevar un control de los gastos efectuados en la vigencia correspondiente de la Caja
Menor y fondos de tesorería, donde se registre la fecha, el concepto, el valor y el rubro,
según los comprobantes que respaldan cada operación.

44. El responsable de Caja menor y Fondo de Tesorería debe legalizar oportunamente las cuentas
para los reembolsos, Mantener la liquidez para atender los bienes o servicios y Responder
por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.

45. Los reembolsos se deben realizar cuando el saldo de las cajas menores se encuentre en el
20% del fondo autorizado o en el último día hábil del mes respectivo.

46. Los pagos de caja menor se podrán realizar siempre y cuando no supere el valor de dos
salarios mínimos diarios.

47. Se debe realizar mínimo un arqueo sorpresivo al mes a uno de los fondos de las cajas
menores y de tesorería, el cual será realizado por la Coordinadora Administrativa General y
Secretaria General.

48. Se debe realizar un arqueo periódico a todos los fondos de cajas menores y de tesorería una
vez al mes el último día hábil del mismo.
49. Con los fondos de caja menor no se podrá realizar pagos por concepto de: servicios públicos,
contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos,
prestaciones sociales y demás gastos similares.

50. Con los fondos de caja menor y de tesorería no se podrá: Efectuar préstamos personales,
Contratar obligaciones a crédito, Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos
autorizados, efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado, pagar
gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.

51. El fondo de tesorería no podrá efectuar ningún tipo de pago a proveedores ni prestadores de
servicios, este fondo es exclusivamente para realizar reembolsos oportunos a las cajas
menores y para mantener variedad en denominación de billete y moneda para atender las
necesidades de tesorería.

52. El responsable de la Caja Menor debe solicitar a Tesorería los montos establecidos para los
gastos del mes.

53. Los recibos de legalización serán avalados por el responsable del manejo de la caja menor,
por la Coordinadora Administrativa General y Secretaria General y por la Coordinadora
Financiera para evidenciar si cumple con los requisitos exigidos contablemente y debe revisar
la relación de gastos del reembolso de la Caja Menor el cual debe coincidir con los soportes
de las facturas adjuntas y fechas del período del reembolso. Si encuentra inconsistencias se
devuelve al responsable del manejo de la Caja para que se realicen los ajustes
correspondientes.

54. Se debe dejar constancia en informe de los resultados que se establezcan en los arqueos por
el encargado que lo lleve a cabo.

55. En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo y de los documentos que
soporten la compra de bienes y/o prestación de servicios, sean iguales al valor total
autorizado.

56. El arqueo de Caja Menor y Fondo de Tesorería se realizará bajo el Formato establecido.

57. En el caso de registrarse un sobrante de efectivo, si es inferior al 5% de un salario mínimo

diario, se reconocen en el estado de resultados, de lo contrario se reconocen en una cuenta
por pagar mientras la investigación de los hechos arroja los resultados respectivos.
Transcurridos seis (6) meses de haber registrado el sobrante en la cuenta por pagar y no se
conocen las razones por las cuales fue registrado, se debe presentar a la Coordinación
Administrativa los documentos que sustentan la gestión realizada por la persona responsable
y se solicita por escrito autorización para trasladar a aprovechamientos dicho valor.
58. Los faltantes de efectivo, iguales o superiores al 1% de un salario Mínimo diario, se
reconocerán en una cuenta por cobrar- responsabilidades pendientes con la identificación de
la persona responsable, el cual debe ser cancelado inmediatamente o a más tardar al
siguiente día hábil de haber ocurrido el faltante. Los faltantes de efectivo inferiores al valor
establecido se reconocen en el estado de resultados.

59. Cuando se considere que el funcionamiento de una Caja Menor y Fondo de Tesorería sea
innecesario, éstas podrán ser canceladas por disposición de la misma autoridad que ordenó
su constitución por voluntad propia o a petición de una autoridad competente.

60. La cancelación se ordenará mediante Acta después de haberse legalizado todos los gastos
que se hubiesen realizado, de acuerdo con lo mencionado en el presente documento.

PAGOS EN MONEDA EXTRANJERA

61. Para el pago por transferencia electrónica, el Líder de División debe informar por medio de la
factura que emitan a Tesorería del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. con 30 (treinta) días
hábiles antes de la fecha requerida, incluyendo los siguientes datos: Nombre del beneficiario,
documento de identificación, dirección de residencia, ciudad, país, nombre de la entidad
bancaria, número de la cuenta bancaria, correo electrónico o número de celular donde se
puedan comunicar. Si los datos se envían incompletos o errados, no se realizará el pago.

ANTICIPOS A PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y EMPLEADOS

62. Se podrán dar anticipos a proveedores, contratistas y empleados, siempre y cuando sean
autorizados por el Director Ejecutivo, mediante el Documento de Anticipo, el cual está bajo la
responsabilidad del Auxiliar Contable. No se podrán otorgar anticipos de nómina a los
empleados.

63. Los anticipos entregados a proveedores y contratistas serán de máximo el cincuenta (50%)
del valor contratado. En casos excepcionales se podrá pagar el 100% del pedido antes de
recibir el producto, previa autorización del Director Ejecutivo en la orden de compra, que
reemplazará la requisición del contrato.

64. Los anticipos entregados a empleados para ejecución de actividades no podrán superar 1
SMMLV. De acuerdo a la necesidad, el Director Ejecutivo autorizará un mayor valor.

65. Para la entrega de anticipos para gastos de viaje o de actividades, el empleado deberá
diligenciar adicionalmente el formato de solicitud de anticipo para gastos de actividades y de
viáticos y ayuda de transporte, y entregarlo al Director Ejecutivo, firmado por quien lo solicita
y por quien supervisará la actividad.
66. Para realizar un anticipo a contratistas o proveedores, es necesario realizar un contrato y
estipular el valor del anticipo. En casos excepcionales, el Director Ejecutivo autorizará el
anticipo en la orden de compra.

67. Los anticipos solicitados para contratos con proveedores o contratistas, cuyo valor
contratado supere los 5 SMMLV, deberán adjuntar copia de la póliza de cumplimiento y buen
manejo del anticipo.

68. Los anticipos entregados a los empleados para cubrir gastos de viaje o de actividades,
deberán ser legalizados mediante los formatos de Legalización de gastos para actividades y/o
Legalización viáticos y ayuda de transporte, a más tardar en la siguiente semana después de
la ejecución de la actividad, siempre y cuando en dicho lapso no haya culminado el mes. En
caso de realizarse la actividad en los últimos días del mes, el empleado deberá legalizar el
anticipo durante los primeros dos (2) días hábiles del siguiente mes.

69. Cuando al realizar las legalizaciones debidamente revisadas y corroboradas por el auxiliar
contable, haya saldos a favor del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., deben ser depositados en
la cuenta bancaria que la Entidad disponga para este trámite, o en su defecto, si la entidad
tiene registrada una cuenta por pagar al empleado, podrá ser descontado de este valor. Si
por el contrario hay saldo a favor del empleado, se le cancelará el valor cuando legalice el
anticipo.

MATRÍCULAS FINANCIERAS

70. Para realizar las matrículas financieras, las secretarias académicas del Colegio Cooperativo o
del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, deberán realizar previamente la
matrícula académica en las plataformas que se han asignado a cada división. Posteriormente,
los acudientes financieros o titulares del servicio entregarán los documentos indicados por las
secretarías, en Tesorería.

71. Teniendo en cuenta que el consejo directivo determina los planes de pago para el Colegio
Cooperativo, será la Rectoría quien apruebe un plan diferente a Matrícula – Pensión a los
acudientes que lo soliciten (por ejemplo: Plan Prima, Matrícula Diferida). Dicha autorización
deberá darse en la comunicación que el acudiente presente para tal solicitud, y la Secretaría
académica custodiará dicha aprobación y establecerá el plan aprobado en el formato
definido.

72. En caso de presentarse una circunstancia especial (Por ejemplo: descuentos no establecidos,
formas de pago diferentes), será el Director Ejecutivo quien apruebe dicha condición,
mediante un visto bueno a la comunicación emitida por el acudiente y enviará a Tesorería el
documento. Sin esta autorización el responsable del área de Tesorería no llevará a cabo
ningún proceso financiero.
73. En el momento de realizar la matrícula financiera de los estudiantes del Colegio Cooperativo,
el acudiente cancelará el valor del manual de convivencia – agenda y deberá entregar el
recibo de caja al auxiliar contable, quien hará la entrega respectiva de forma inmediata. El
auxiliar contable, llevará un registro de existencias, en el cual se determine la fecha, el
detalle, el número de recibo, el nombre legible del estudiante, el grado y las cantidades
entregadas y en existencia. La implementación de este Manual de Convivencia - agenda,
estará sujeta a evaluación del Consejo Directivo del Colegio Cooperativo.

74. Se aplicará descuento de un mes de pensión para los estudiantes del Colegio Cooperativo,
siempre y cuando se cancele la totalidad de la matrícula y las pensiones del año escolar, en el
momento de realizar la matrícula financiera.

75. Se otorgará un descuento del 5% del valor de la matrícula, para hermanos o hermanastros, el
cual será aplicable al (los) de menor grado académico. Para el caso de hermanastros, el
acudiente deberá entregar en Tesorería declaración juramentada, donde dé testimonio del
grado de afinidad.

76. Se concederá un descuento del 50% de los costos educativos (matrícula, pensión y otros
cobros periódicos), para parientes de empleados y prestadores de servicio permanente del
INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad. Para
aplicar este descuento, Tesorería verificará que exista contrato vigente entre el empleado o
prestador de servicio permanente y el Instituto. Adicionalmente, el empleado o prestador de
servicio permanente deberá acreditar el parentesco con el estudiante.

77. Se concederá un descuento del 35% de los costos educativos (matrícula, pensión y otros
cobros periódicos), para parientes de empleados y prestadores de servicio permanente del
INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. incluidos en el tercer grado de consanguinidad o afinidad.
Para aplicar este descuento, Tesorería verificará que exista contrato vigente entre el
empleado o prestador de servicio permanente y el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.
Adicionalmente, el empleado o prestador de servicio permanente deberá acreditar el
parentesco con el estudiante.

78. Para el caso de los estudiantes del Colegio Cooperativo que ingresen a partir del mes de julio,
se les podrá realizar un descuento del 50% sobre el valor de la matrícula, previa autorización
del Director Ejecutivo.

79. Para realizar matrícula financiera en los programas de formación ofertados por el Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, el titular del servicio deberá cancelar como mínimo
el 25% del valor bruto de la matrícula, es decir, sin tener en cuenta ningún tipo de descuento
o postulación a beca. El plazo máximo para culminar con los pagos que correspondan, serán:
para el primer semestre hasta el 30 de abril y para el segundo semestre 31 de octubre. En
casos excepcionales, la Coordinadora del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador,
 podrá autorizar un plan de pago diferente al establecido, comunicando la decisión al área de
Tesorería de forma escrita.

80. Se otorgará un descuento de hasta el 5% sobre el valor de la matrícula, teniendo en cuenta el

valor de la posible beca, a los estudiantes que paguen dentro de los plazos establecidos como
matrícula ordinaria.

81. Las matrículas a cursos y otros programas de formación no formal, deben ser cancelados en
su totalidad en el momento de la inscripción. Para el caso del curso de preparación para las
pruebas de estado, el acudiente financiero podrá solicitar en Tesorería en el momento de
realizar la matrícula financiera, que se amortice el valor del curso en los meses de marzo a
julio. En casos excepcionales, la Rectoría del Colegio Cooperativo o la Coordinadora
Académica del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador, podrán dar plazos
diferentes mediante autorización escrita, sin excederse de la fecha en que culmina la
formación.

82. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., podrá ofertar programas de educación complementaria

en cultura y deportes, los cuales deberán ser cancelados de forma mensual.

83. No procede la devolución de valores para ningún curso o programa de formación no formal,
excepto cuando el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., no abra el curso para el cual se
matricularon. En este caso, la devolución se realizará por el 100% del valor.

84. Se podrá hacer devolución de dinero de la matrícula para los estudiantes del Colegio
Cooperativo que se retire. Estas devoluciones sólo se podrán realizar durante la misma
vigencia del año escolar. Los porcentajes que se podrán devolver son:
a. Hasta el 75% del valor total de la matrícula, a quien haya tomado clase durante el
primer mes del año escolar.
b. Hasta el 50% del valor total de la matrícula, a quien haya tomado clase durante los
dos primeros meses del año escolar.
c. No se devolverá ningún valor, cuando hayan tomado clase durante más de dos meses
del año escolar.

85. Para realizar el proceso de devolución, el acudiente financiero lo solicitará por escrito a
Tesorería informando los datos de contacto y número de cuenta para realizar el respectivo
depósito. Adicionalmente, Secretaría Académica diligenciará y entregará a Tesorería la Ficha
de retiro de estudiantes de acuerdo al formato establecido, en el cual deberá indicar el
tiempo estudiado.

86. Para el caso de los estudiantes del Colegio Cooperativo que ingresen a partir del mes de julio,
y se les haya realizado descuento del 50% del valor de la matrícula, no se concederán
devoluciones.
87. Para el caso de las pensiones, no se reconocerá devolución alguna, salvo que el pago de estas
haya sido de manera anticipada. En tal sentido, sólo se devolverán los costos de los meses
pagados, donde el estudiante no haya recibido ni un día de servicio. Adicionalmente, si el
estudiante ha recibido descuento por el pago de las pensiones de todo el año (plan pago
único), se descontará del valor a devolver, los valores descontados en cada una de las
pensiones de los meses que ya haya tomado el servicio.

88. Las devoluciones en los costos de las carreras técnicas del Instituto Coomuldesa Marco Fidel
Reyes Afanador se podrán realizar de la siguiente manera, siempre y cuando correspondan al
semestre en curso:
a. Hasta el 90% del valor total de la matrícula, a quien no haya tomado clase.
b. Hasta el 60% del valor total de la matrícula, a quien haya tomado clase durante el
primer mes del período académico.
c. Hasta el 40% del valor total de la matrícula, a quien haya tomado clase durante los
dos primeros meses del período académico.
d. No se devolverá ningún valor, cuando hayan tomado clase durante más de los dos
primeros meses del período académico.
e. Cuando no se abran los programas ofrecidos se devolverá el 100% del valor de su
matrícula.
f. Los estudiantes tendrán derecho de aplazar semestre si no ha pasado más del 50% del
período lectivo; en este caso la institución le reconocerá hasta el 50% de los costos
educativos. En casos especiales, este porcentaje podrá ser mayor en consideración al
análisis de la situación por parte de la Rectoría y la Coordinación del Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador.

GESTIÓN DE COBRO

89. En el momento de realizar las matrículas financieras, la Tesorera realizará un plan de pagos y
el acudiente financiero firmará en constancia de aprobación el documento.

90. Basados en el plan de pagos, la Tesorera imprimirá y entregará los recibos de cobro de los
costos educativos de los estudiantes del Colegio Cooperativo de forma mensual, durante los
últimos días del mes anterior. Excepcionalmente, el cronograma de expedición de los recibos,
podrá variar teniendo en cuenta el calendario académico, situación que será informada por la
Rectoría o la Dirección Ejecutiva.

91. Las pensiones de los estudiantes del Colegio Cooperativo deberán ser canceladas dentro de
los cinco (5) primeros días de cada mes, excepto para la pensión del primer mes, la cual
deberá cancelarse en el momento de realizar la matrícula financiera. En casos excepcionales,
la Rectoría del Colegio Cooperativo aprobará la cancelación del primer mes en una fecha
diferente, lo cual quedará establecido en el formato de plan de pagos emitido y firmado por
la Secretaría académica.
92. La gestión de cobro se debe realizar de la siguiente manera:

DÍAS VCTO RESPONSABLE OBSERVACIÓN

Tesorera Emisión recibos de cobro del Colegio

Cooperativo.
Entre 1 y 30 días

Secretaria Académica Envío de mensajes de texto y llamadas

telefónicas.
Entre 1 y 30 días

Tesorera Envío de mensajes de texto, llamadas

telefónicas y envío de comunicación

Entre 31 y 60 días Secretaría Académica
informando reporte a la central de riesgos.
(Apoyo)

Rectoría Colegio Comunicación escrita con los acudientes y

Cooperativo gestión de acuerdo de pago.

Superior a 61 días

Coordinación Instituto

Coomuldesa Marco Fidel

Reyes Afanador

93. De la gestión de cobro realizada, cada responsable deberá dejar un registro sobre el proceso
y su respectivo seguimiento.

94. Tesorería emitirá de forma quincenal en los meses de febrero a noviembre, un informe sobre
los deudores por prestación de servicios de cada división, exceptuando periodo vacacional de
estudiantes.

95. Los acuerdos de pago en el Colegio Cooperativo deberán ser realizados y suscritos por la
Rectoría y por el acudiente. El acuerdo se debe hacer llegar de forma inmediata a Tesorería.
 El seguimiento de los mismos estará a cargo de Rectoría, apoyados en el informe de
Deudores emitido por tesorería.

96. Los acuerdos de pago en el Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador deberán ser
realizados y suscritos por la Coordinadora Académica y por el acudiente. El acuerdo se debe
hacer llegar de forma inmediata a Tesorería. El seguimiento de los mismos estará a cargo de
la Coordinadora Académica, apoyados en el informe de Deudores emitido por tesorería.

6. POLÍTICAS GESTIÓN HUMANA

SELECCIÓN

1. Cuando por necesidad se requiera crear un cargo, el Líder de División involucrado(a) debe
informar al Director Ejecutivo, para realizar el procedimiento establecido.

2. Todas las creaciones de nuevos cargos deben ser aprobados por La junta Directiva, previa
realización de análisis y valoración de puestos de trabajo por parte de la Jefe de Calidad y
Gestión Humana.

3. El procedimiento de selección inicia después de aprobado y creado el cargo.

4. Los vacantes que se generen en el Instituto de Formación y Desarrollo Social Coomuldesa

“INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.” deben ser cubiertos por la vía de reclutamiento interno;
siempre y cuando cumplan con el perfil establecido en el manual de funciones para el cargo
en mención; en caso contrario será cubierto de manera externa.

5. El empleado interesado en aplicar a una vacante de convocatoria interna, no debe tener

llamados de atención.

6. Para cubrir los vacantes del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. los empleados internos que
aspiren deben tener una calificación mínima de 90 puntos, en la evaluación de desempeño.

7. Para el reclutamiento externo, la convocatoria se realizará por algunas redes sociales, y la

recepción de las hojas de vida será a través del correo electrónico oficial:
aspiranterecursohumano@gmail.com

8. No se puede contratar personas hasta con segundo grado de consanguinidad (padres, hijos,
Abuelos y abuelas, Nietos y nietas, Hermanos) y/o afinidad (esposo, suegros, abuelos y
abuelas del cónyuge, Nietos y nietas del cónyuge, Hermanos y hermanas del cónyuge
(cuñados)) de los empleados de la empresa.
ADMINISTRACIÓN

9. Los pasantes o practicantes que después de finalizar su práctica ingresan por nomina se les
omite la visita domiciliaria, así mismo a las personas que finalizan contrato por prestación de
servicios.

10. Todo empleado que inicie contrato laboral con la entidad, tendrá como mínimo una semana
de inducción, en el cual se debe desarrollar el cronograma Ruta de Inducción.

11. Los permisos inferiores a dos (2) horas se deben gestionar con el jefe inmediato, solicitándolo
a través de un correo electrónico con copia a la Jefe de Calidad y Gestión Humana, para ello
no se utilizará el formato establecido.

12. El jefe inmediato debe responder al empleado a través de un correo electrónico la solicitud
del permiso, con copia a la Jefe de Calidad y Gestión Humana.

13. Los permisos superiores a dos (2) horas deben aprobarse a través del formato establecido.

14. Cuando se requiera solicitar un permiso igual o superior a un (1) día laboral, el empleado
debe diligenciar el formato establecido para ello, con un tiempo de antelación como mínimo
de dos (02) días; en casos de calamidad doméstica, no aplicará el tiempo establecido, sin el
perjuicio de que el formato deba ser diligenciado posteriormente.

15. Todos los permisos se deben registran en el formato establecido para el control de
ausentismo, y deben ser archivados en la carpeta destinada para tal fin.

16. Las certificaciones laborales, se deben solicitar a través de un correo electrónico dirigido a la
Jefe de Calidad y gestión Humana y el tiempo establecido para generarlo será de dos (2) días
hábiles.

17. Una vez finalizado el contrato laboral a término fijo, cumplidos los veinte (20) días hábiles sin
renovación, se entenderá como perdida de antigüedad.

18. Para la antigüedad laboral no se tendrán en cuenta los tiempos acumulados a través de los
contratos de prestación de servicios.

19. Los empleados deben gozar de su período de descanso vacacional dentro del plazo
establecido en las normas legales vigentes, para este tema no contará el día sábado.

20. El periodo vacacional será acordado con el Director Ejecutivo y el Líder de División, éste
último debe notificarlo con ocho (8) días hábiles por medio del correo electrónico
 institucional a la Jefe de Calidad y Gestión Humana con copia a la División Financiera y a la
Auxiliar Administrativa.

21. De acuerdo a las necesidades de la empresa, se podrá solicitar el reintegro anticipado de

vacaciones a los cargos de: Director Ejecutivo, Líderes de División (Coordinador(a)
Administrativo General y Secretario General, Coordinador(a) Comercial, Coordinador(a)
Financiero, Coordinador(a) Gestión Social y de Proyectos y Rector(a) Colegio Cooperativo),
Coordinador(a) Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador y Jefe de Calidad y Gestión
Humana por medio de una comunicación interna.

22. Cuando exista más de un periodo vacacional, dependiendo de las necesidades actuales de la
empresa se toma en dos periodos durante el año.

23. La Auxiliar Administrativa debe gestionar la Resolución de Vacaciones para aprobación por
parte del Director Ejecutivo y envío a la División Financiera para la respectiva liquidación.

24. Se concederá licencias no remuneradas a empleados que tenga contrato laboral indefinido y
el tiempo será máximo de seis (6) meses.

25. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. debe asegurar el cumplimiento de las normatividades

internas, en la ejecución de los convenios interinstitucionales de práctica educativa,
realizados dentro de la empresa.

CONTRATACIÓN

26. Para realizar el proceso de contratación se debe cumplir con los documentos exigidos en la
lista de chequeo establecido para hojas de vida.

27. Los certificados de Antecedentes Judiciales, Disciplinarios y Fiscales se descargarán una sola
vez, al iniciar el contrato laboral.

28. Todos los documentos de vinculación y afiliación, se deben presentar dentro de los tres (03)
días hábiles después de legalizar el contrato.

29. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. determina que para el personal administrativo y de apoyo
se desarrollará un contrato laboral con un término de tres (3) meses periodo inicial, y un
segundo contrato por el tiempo que dure las actividades programadas en los Proyectos de
Gestión Social, Educativos y Administrativos durante el primer año de contratación.

30. Para el personal administrativo y de apoyo de acuerdo a los resultados obtenidos en la

evaluación de desempeño, se podrá renovar el contrato laboral por un periodo de seis (6)
 meses o por el tiempo que duren las actividades programadas en los Proyectos de Gestión
Social, Educativos y Administrativos en el segundo y demás años de contratación.

31. Para los Docentes del Colegio Cooperativo, que empiecen su relación laboral por primera vez
con el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., se establece que se realiza un contrato laboral por el
tiempo que dure el periodo escolar, dentro del cual estará establecido el periodo de prueba.

32. Para los Docentes del Colegio Cooperativo, de acuerdo a los resultados obtenidos en la
evaluación de desempeño, se podrá renovar el contrato laboral por un periodo de seis (6)
meses o por el tiempo que dure el periodo escolar, en el segundo y demás años de
contratación.

33. Para realizar contrato a término indefinido, el empleado debe cumplir tres (3) renovaciones
de contrato de mínimo once (11) meses, la interrupción entre los contratos no podrá ser
superior a veinte (20) días hábiles, los resultados de evaluación de desempeño del último
periodo contratado no debe ser inferior a 90 puntos.

EVALUACIÓN
34. La evaluación de desempeño se aplicará por el jefe inmediato una vez terminado el contrato
laboral, y/o según necesidades podrá ser aplicada con anterioridad por solicitud del Director
Ejecutivo.

35. Para los empleados a término indefinido, la evaluación de desempeño se aplicará una vez al
año, y/o según necesidades podrá ser aplicada con anterioridad por solicitud del Director
Ejecutivo.

36. Para las evaluaciones de desempeño se tendrá en cuenta las siguientes calificaciones:

RENDIMIENTO NOTA

Excelente 90 a 100 puntos

Bueno 70 a 89 puntos

Regular Menos de 69
puntos

37. Los resultados de las evaluaciones de desempeño, junto a las evaluaciones de servicios,
evaluaciones presupuestales y cumplimiento de metas; serán tenidos en cuenta para la
renovación del contrato laboral.
FORMACIÓN

38. Los empleados del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. deben asistir a todas las capacitaciones y
actividades programadas por la empresa.

39. Se debe evaluar las actividades y/o capacitaciones, a través de una muestra.

40. Si existen capacitaciones fuera de la empresa, el empleado interesado en asistir debe solicitar
la autorización directamente con su jefe inmediato entregando el respectivo soporte de la
actividad, su jefe inmediato será el responsable de aprobar o rechazar la solicitud. Si es
aprobada, el empleado debe informar por medio del correo electrónico a la Jefe de Calidad y
Gestión Humana, y se compromete a entregar el respectivo certificado a la Auxiliar
Administrativa para archivarlo en la Hoja de Vida, e igualmente multiplicar la información a
los compañeros que aplique.

DESVINCULACIÓN

41. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. utilizará las modalidades de desvinculación permitidas por
la LEY:
a. Renuncia: La empresa reconoce la libertad de retirarse del trabajo, debiendo el
renunciante cumplir con la entrega del cargo y las responsabilidades,
comprometiéndose a guardar reserva sobre la información que conoce de la empresa.
b. Cancelación Unilateral del contrato: La empresa cesa a aquellos empleados que por su
conducta incumplan de manera grave las normas establecidas en el reglamento
interno de trabajo.

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO -SGSST-

42. Todos los empleados deben responder pronta, efectiva y cuidadosamente a las emergencias
y/o accidentes que resulten en sus labores diarias.

43. Todos los empleados deben conocer y cumplir las políticas en el marco del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

44. Es compromiso de todos los empleados del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., velar por
mantener una cultura de auto cuidado, Seguridad y Salud en el Trabajo, convirtiéndola en un
estilo de vida.

45. Es compromiso de los empleados comunicar y notificar al responsable del SGSST, frente a
incidentes, condiciones no seguras y/o accidentes laborales.
46. Todo el personal que ingrese por prestación de servicio permanente (entiéndase por
prestación de servicio permanente aquellos que tengan una duración de seis (6) meses
durante el año), así como los Docentes por hora catedra que prestan sus servicios al Instituto
Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador y al Colegio Cooperativo, sin importar el tiempo
contratado, deben realizar por cuenta propia sus exámenes de ingreso. Así mismo, deben
realizar la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales con la Tasa de Cotización según
sea el nivel de riesgo del servicio a prestar, y realizar los pagos correspondientes a Seguridad
Social como independientes, exceptuando aquellos que por el monto contratado no sea
necesario esta exigencia.

47. Todos los empleados deben contar con la Inducción y/o reinducción en el Sistema de Gestión
y Seguridad y Salud en el Trabajo.

48. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., cumplirá y hará cumplir a los contratistas las normas
legales establecidas, en tema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

49. Todo equipo proporcionado por el contratista o proveedor del servicio podrá ser verificado
por el responsable del SGSST del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., para sugerencias y/o
novedades.

7. POLÍTICAS GESTIÓN DE CALIDAD

1. Sin excepción todo empleado que identifique necesidad de crear, modificar o eliminar algún
documento deberá diligenciar el respectivo formato para posteriormente entregarlo a la Jefe
de Calidad y Gestión humana, la cual tiene un plazo de tres (03) días hábiles para realizar el
cambio y/o solicitud respectiva; para cualquiera de los casos deberá contar con el visto bueno
del Líder de Proceso.

2. Todo empleado que requiera un documento que haga parte del Sistema de Gestión de
Calidad -SGC- del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., debe descargarlo de la carpeta compartida
con el fin de hacer uso de versiones vigentes.

3. Ningún empleado podrá usar o facilitar documentación del Sistema de Gestión de Calidad -
SGC- a personas externas sin objeto o relación a las funciones de su cargo.

4. La emisión de comunicaciones internas y externas se hará considerando lo establecido en el

Manual Plan Normativo Interno Ítem 10: Comunicaciones Corporativas Empresariales.

5. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. asume el compromiso de establecer y mantener

actualizado un Sistema de Gestión de Calidad -SGC-.
6. Las actividades ejecutadas por los empleados estarán enmarcadas en lo estipulado dentro del
Sistema de Gestión de Calidad -SGC-, basado en procesos y permitiendo garantizar una
gestión eficiente de los procesos de Calidad, medir el rendimiento e impulsar la mejora de
nuestra cultura de Calidad.

7. Las acciones correctivas y de mejora que se deriven del Informe de Auditoría deberá ser
presentada a la Jefe de Calidad y Gestión Humana en un tiempo de ocho (8) días hábiles
posteriores a la entrega del informe.

8. Toda acción correctiva y/o de mejora propuesta, deberá contar con el detalle de: Objetivo,
Responsable, tiempo de ejecución, evidencias de la ejecución; y solo una vez presentadas las
evidencias antes mencionadas se dará por cerrada la acción por parte de la Jefe de Calidad y
Gestión Humana.

9. La Jefe de Calidad y Gestión Humana de manera trimestral actualizará el consolidado de las

acciones con el estado (abierta o cerrada) según corresponda.

10. Semestralmente se presentará ante el Director Ejecutivo y Líderes de Procesos el estado de

las acciones correctivas y de mejora que les aplique.

8. POLÍTICAS GESTIÓN DE COMPRAS

GENERALES DE COMPRAS

1. Todo empleado (a) podrá solicitar un pedido a través del formato establecido para ello, el
cual deberá contar con el visto bueno del Líder de División.

2. En el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C., se establecen las clasificaciones de compras así:

TIPOS DE COMPRAS:

a. Compras comunes: Son compras que se realizan de forma permanente, y para lo cual una
vez al año, se realiza análisis, solicitud de cotizaciones y selección de proveedor permanente.

b. Compras no comunes: Son compras esporádicas, que requieren búsqueda de proveedor e

inclusión en el listado de proveedores.

c. Compras especiales: Son compras que, debido a su especificidad, requieren la compra con
un proveedor exclusivo, para lo cual una vez al año se ha realizado análisis del proveedor.
MODALIDADES DE COMPRAS:

a. Compras hasta el cincuenta por ciento (50%) de un SMMLV: Para la realización de estas
compras se excluirá la solicitud de cotizaciones físicas, pero se debe desarrollar el
procedimiento de compras establecido.

b. Compras mayores al cincuenta por ciento (50%) de un SMMLV: Para la realización de las
compras no comunes se deberán diligenciar todos los documentos establecidos en el
procedimiento de compras. Para compras comunes la cotización se solicita una vez al año.

MONTOS Y AUTORIZADORES DE COMPRAS:

a. El (la) Coordinador(a) Administrativo General y secretario(a) General autoriza compras

hasta tres (3) SMMLV y que se encuentren en el presupuesto autorizado.

b. El Director Ejecutivo, autoriza compras superiores a tres (3) SMMLV, y las compras que no
estén en el presupuesto autorizado.

SOLICITUD DE COMPRA

3. Se recibirán las solicitudes de pedidos en el horario establecido de lunes a viernes de 4:00

p.m. a 6:00 p.m. y su gestión no podrá ser superior a los dos (2) días hábiles siguientes
establecidos para realizar pedidos. Sólo en compras especiales se podrá ampliar el tiempo del
proceso de compras.

4. Se establecen los días lunes, miércoles y viernes de cada semana, para realizar los pedidos a
los proveedores, a través de las órdenes de compras.

5. Toda solicitud de pedido de papelería se canalizará a través de las Secretarias Académicas del
Colegio Cooperativo e Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes Afanador y/o Auxiliar
Administrativo (a).

6. El visto bueno por parte del Líder de División a una solicitud de pedido no implica la
aprobación de la compra.

7. Cuando una solicitud de pedido no sea procedente, el (la) Auxiliar Administrativo (a),
informará a través de un correo electrónico al Líder que autorizó el pedido.

8. Los pedidos de útiles de aseo y cafetería, se realizarán de forma mensual y se canalizarán a

través de la Auxiliar de Recepción e Información, quien efectuará semanalmente la entrega
de productos de cafetería, el día martes, en el horario de 2:00 p.m. a 3:00 p.m. y
mensualmente los útiles de aseo, a las Auxiliares de Servicios Generales.
9. Se tendrá un listado de productos comunes, el cual será actualizado de forma permanente
por la Auxiliar Administrativa.

10. Los pedidos de productos no comunes se tramitarán cuando se realice el debido proceso de
búsqueda del proveedor y cotizaciones.

11. Se solicitarán tres cotizaciones, solo para productos no comunes. Se solicitará una sola
cotización cuando los productos y/o insumos en el mercado sean casos especiales.

12. Para compras catalogadas como urgentes (ocasionadas por daños o actividades imprevistas),
se podrá realizar en un corto plazo, cumpliendo el procedimiento de compras establecido.

13. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. realizará la debida diligencia a los proveedores con fuentes
externas para consultas de datos del mismo.

14. En el formato de Orden de compra, se registrarán órdenes de servicio (generales o

profesionales) para cuantías superiores a un salario mínimo legal mensual vigente, cuando
sean proveedores permanentes o soliciten el pago al finalizar y sea recibido a satisfacción por
el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

15. No aplica el diligenciamiento de la SOLICITUD DE PEDIDO y ORDEN DE COMPRA para Cajas

Menores, Legalizaciones de Anticipos y de Gastos.

PROVEEDORES

16. Los proveedores se clasificarán en tres tipos:

a. Menores: A quienes se realizan compras durante el año, hasta cinco salarios mínimos
legales mensuales vigentes.

b. Mayores: A quienes se realizan compras durante el año, superiores a cinco salarios

mínimos legales mensuales vigentes.

c. Menores Permanentes: Es decir quienes superen tres (3) compras mensuales y/o treinta
(30) compras anuales.

17. A quienes sean proveedores, se les exigirán los documentos relacionados en la lista de
chequeo.

18. Tanto para personas naturales, como para jurídicas se podrán exceptuar en los documentos
requeridos, los estados financieros y declaración de renta, en caso de no ser entregados por
los proveedores.
19. En casos excepcionales se podrá pagar el 100% del pedido antes de recibir el producto, previa
autorización del Director Ejecutivo en la orden de compra, que reemplazará la requisición de
un contrato.

20. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. efectuará las contrataciones en condiciones de pago y

precios justos acordes con las leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado.

21. Las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de información
confidencial del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. a un proveedor, deberán respaldarse
mediante acuerdos de confidencialidad.

22. Cuando se realicen compras de maquinaria, equipos y elementos de trabajo que impliquen
riesgo para la seguridad y la salud de las personas, se deberá solicitar al proveedor
información para el manejo seguro de los mismos.

23. Se deben realizar negociaciones con los proveedores tanto de precios, como plazo de pagos,
agrupando productos para que sean suministrados por un mismo proveedor.

24. Cuando se realicen compras en moneda extranjera, se realizará la conversión en pesos, con
base en la tasa de cambio del día en que se realice la compra.

25. Las facturas de compra, para su respectivo pago, siempre deberán ir acompañadas de la
orden de compra, debidamente firmada.

26. En orden alfabético según nombre o razón social completa registrada en el formato LISTADO
DE PROVEEDORES, se archivarán en la carpeta los documentos de los proveedores.

27. Se evaluarán y reevaluarán los proveedores mayores y menores permanentes anualmente

y/o cuando sea necesario evaluar servicios y/o calidad de productos comprados para dar
continuidad con la relación comercial.

28. Cuando el resultado de la evaluación o reevaluación de proveedores se encuentre en el rango

de Excelente y Bueno (5.0 -3.5), se mantiene en el listado de proveedores aprobados, se
continúa trabajando con el Proveedor seleccionado y se le informa las sugerencias
pertinentes a través del formato establecido.

29. Cuando el resultado de la evaluación o reevaluación de proveedores se encuentre en el rango

de Regular (3.4-2.5), Se le informa al proveedor sobre su desempeño y se le solicitan acciones
correctivas según el caso. "Proveedor Condicionado". Luego de un tiempo se debe realizar
una reevaluación.
30. Cuando el resultado de la evaluación o reevaluación de proveedores se encuentre en el rango
de Deficiente (menos de 2.4), Es un proveedor no aprobado.

31. Se consideran causales de exclusión como proveedores:

a. Entregar documentación o soportes falsos al INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. para el
ingreso, permanencia como proveedor o como respaldo de los servicios prestados y
facturados.
b. Ofrecer comisión o cualquier prebenda a algún empleado del INSTITUTO COOMULDESA
I.A.C. para la asignación de contrataciones.
c. Incumplir reiteradamente (más de 3 veces) con las obligaciones establecidas en la
contratación.
d. Realizar cobros indebidos o no comprendidos en el contrato.
e. Hacer mal uso de la información, formularios o documentación del Sistema de Gestión de
Calidad a la cual se tenga acceso durante su permanencia en la prestación de los servicios.
f. Prestarse para conductas irregulares en la contratación o pago de los servicios solicitados
por el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.
g. Ocultar información en relación con los vínculos familiares o comerciales con empleados
del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES

32. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. cuenta con una Base de Datos de productos comunes y
su(s) respectivo(s) proveedores el cual deberá ser actualizado de manera semestral.

33. Los documentos que se requieran a proveedores mayores y/o menores permanentes, serán
los que pierdan vigencia anualmente.

RECEPCIÓN Y MANEJO DE LAS COMPRAS REALIZADAS

34. La Auxiliar Administrativa recibirá el o los productos comprados y entregará el pedido a quien
lo solicitó, registrando la entrega en el formato establecido.

35. El (la) empleado (a) que reciba el pedido, tendrá veinticuatro (24) horas para reportar alguna
novedad o realizar la devolución del mismo.

36. Las legalizaciones de gastos, para actividades ejecutadas por los empleados, al consolidarlas,
no podrán ser superiores a un (01) SMMLV.

37. Las legalizaciones superiores a un (01) SMMLV deben tener la autorización escrita del
Director Ejecutivo.
ANTICIPOS

38. El Director Ejecutivo, autorizará el pago de anticipos a Contratistas y Proveedores.

39. El valor del anticipo no puede ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor total del
contrato, orden de compra o de servicio.

40. Cuando un Contratista o Proveedor solicite un anticipo, el responsable del área solicitante del
bien o servicio correspondiente debe hacer la evaluación del valor del anticipo y debe
informar al Director Ejecutivo, y/o en su ausencia el (la) Coordinador(a) Administrativo
General y Secretario General.

41. Los anticipos deben quedar establecidos dentro del contrato, orden de compra u orden de
servicio.

42. Los anticipos deben legalizarse de acuerdo a lo estipulado en el contrato, en caso de

extenderse el tiempo de ejecución del contrato, se realizará la legalización según el
direccionamiento de la Dirección Ejecutiva.

43. Se exigirá póliza de cumplimiento y manejo de anticipo para los contratos que soliciten
anticipo y cuyo valor contratado supere los cinco salarios mínimos legales mensuales
vigentes.

PROHIBICIONES

44. Ningún empleado involucrado en la gestión de compra debe usar su autoridad o posición en
la organización para beneficio personal.

45. No podrán realizarse compras de productos a familiares de empleados hasta el segundo

grado de afinidad o consanguinidad.

9. POLÍTICAS GESTIÓN INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO

a. Mantenimiento general.

1. Todo mantenimiento preventivo debe estar programado en un Cronograma de actividades de

mantenimiento preventivo y correctivo.
2. Las actividades de mantenimiento preventivo establecidas para el año, deben tener una
asignación de actividades. Las cuáles serán controladas a través del formato cronograma
mantenimiento preventivo y el informe mensual del auxiliar de mantenimiento y mensajería.

3. El presupuesto de cada División debe considerar los mantenimientos preventivos propios de

la División.

4. Todo empleado puede reportar novedades de mantenimiento, de cualquier equipo, cámara,

mueble, infraestructura, etc, en su debido formato, a la Coordinadora Administrativa General
y Secretario General.

5. No se utilizará formato en casos excepcionales que requieran arreglo inmediato, dicho daño
se informará a la Coordinadora Administrativa General y Secretario General vía celular.

6. Los proveedores externos que prestan servicios de reparaciones, adecuaciones y/o

mantenimientos a las instalaciones deberán cumplir las políticas establecidas en el
procedimiento de Gestión Humana – Área de Seguridad y Salud en el Trabajo y aplicar todas
las medidas de seguridad según la labor a realizar de acuerdo a la normatividad legal vigente.

7. Se debe realizar mantenimientos preventivos sobre los equipos de acuerdo a las

recomendaciones del fabricante y únicamente por personal autorizado, considerando el
hecho que, si se tuviera que enviar fuera de las instalaciones, se debe tener en cuenta la
información sensitiva y los requerimientos de las pólizas de aseguramiento.

8. El cableado de la red debe ser instalado y mantenido por ingenieros calificados con el fin de
garantizar su integridad, o por empresas contratistas o profesionales con idoneidad y
experiencia.

b. Mantenimiento aire acondicionado.

9. El mantenimiento de condensadores y compresores se realizará periódicamente por personal

experto y se llevará un control para cada uno de ellos.

10. Se encenderán todos los condensadores pertenecientes a cada área y se seguirán las
recomendaciones de uso cuando se enciendan.

11. Los controles de encendido y apagado de los aires acondicionados, se entregan a los
empleados responsables a través del respectivo formato.
 c. Mantenimiento del Ascensor.

12. Se realizará mantenimiento de forma mensual por personal experto en ascensores y se

archivará la respectiva evidencia.

13. Se probará el buen uso del citófono de forma trimestral, por el jefe de tecnología y se
registrará en el formato establecido para ello.

14. Los niños deben usar el ascensor en compañía de adultos y las mascotas deben ir
acompañadas de su dueño.

d. Mantenimiento Planta eléctrica.

15. Se mantendrá el nivel de combustible mínimo en tres cuartos de tanque.

16. Se debe revisar el nivel del agua desmineralizada de las baterías y el aceite semanalmente, en
caso de necesidad se realizará su regulación por el jefe de tecnología, y se registrará en el
formato establecido para ello.

17. Se debe encender la planta quincenalmente por un periodo mínimo de 10 minutos por el jefe
de tecnología, y se registrará en el formato establecido para ello.

INFRAESTRUCTURA, MUEBLES, EQUIPOS, ACTIVOS DE MENOR CUANTÍA

18. Los activos fijos y de menor cuantía adquiridos por la entidad, tendrán el debido control y
registro en el formato establecido para ello.

19. Los activos fijos estarán debidamente marcados.

20. Los empleados tendrán a su cargo activos fijos y/o de menor cuantía, se hará entrega de ellos
en el formato establecido y el empleado responderá por ellos, en el evento de presentarse
alguna novedad con el activo debe informar vía correo electrónico a la Coordinadora
Administrativa General y Secretaria General para realizar el respectivo procedimiento.

21. Cada empleado asegurará en el uso de los equipos de cómputo y eléctricos, los aspectos de
funcionalidad, seguridad, uso eficiente, ahorro de energía e impacto ambiental.

22. La disposición final de los equipos de cómputo, eléctricos, muebles y enseres, después de
realizar el proceso para darlos de baja, estará a cargo de la Coordinadora Administrativa
General y Secretaria General.

23. Los equipos, muebles, enseres y demás elementos del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. deben
permanecer en la institución, está prohibido su préstamo excepto cuando lo autorice la
 Dirección Ejecutiva por medio escrito. Los estudiantes del Instituto Coomuldesa Marco Fidel
Reyes Afanador, estudiantes del Colegio Cooperativo, empelados y prestadores de servicios
permanentes del Instituto Coomuldesa I.A.C. podrán solicitar en préstamo los equipos
diligenciando el formato establecido, la persona encargada del préstamo, debe exigir el buen
estado del elemento prestado al ser devuelto, de lo contrario, asumirá el arreglo o costo del
equipo.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

24. Los sistemas de información y recursos TIC del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. puestos a
disposición de los empleados y usuarios en general, en especial equipos, correo electrónico y
acceso a redes, son para uso exclusivo de los procesos y tratamientos de la empresa por
parte de los usuarios autorizados, con finalidades de gestión y administración, y no pueden
usarse con otras finalidades comerciales o particulares que no estén expresamente
autorizadas.

25. No se permite el uso de redes sociales o páginas electrónicas no acordes a la razón de ser del
cargo ejercido.

26. Cada usuario es responsable del uso que haga de los recursos TIC, así como de las
contraseñas o posibilidades de acceso que reciba, no pudiendo sin autorización copiar,
difundir, modificar o destruir información de la empresa, ni mantener desprotegidos equipos,
soportes digitales o documentos en papel. El incumplimiento del contenido de esta norma
podrá ser sancionado de acuerdo al régimen disciplinario interno.

27. Se fomentará la difusión de información y la concienciación de los usuarios, para crear una
cultura de la seguridad y de la protección de la información.

28. Se evaluarán anualmente los riesgos, partiendo de la identificación de los activos

relacionados, las amenazas que puedan afectar y las posibles salvaguardas a establecer, a fin
de eliminar o disminuir dichos riesgos, o gestionarlos de forma adecuada.

29. Cada usuario podrá acceder solamente a los datos y recursos de información a los que esté
autorizado por quien tenga competencia para ello, para el desarrollo de sus funciones y
según el principio de mínimo privilegio.

30. Cuando se produzca la desvinculación laboral de algún empleado se procede a: bloquear o

inhabilitar la cuenta de usuario, debe devolver todas las llaves, claves, sellos a su cargo y los
recursos y documentos que sean propiedad del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.
31. Se considerará un mal uso o uso inadecuado aquella actuación del usuario que pueda afectar
a la disponibilidad de un servicio, al trabajo del resto de los usuarios, a la confidencialidad y
seguridad de la información o que, en general, ponga en riesgo cualquiera de las cinco
dimensiones de la seguridad (disponibilidad, integridad, confidencialidad, autenticidad y
trazabilidad) de la información y/o de los servicios relacionados con ella. A continuación, se
describen los “malos usos”:
a. El uso de una cuenta de usuario para lo que no se tiene autorización o bien la
apropiación indebida de las credenciales (usuario y contraseña) de otro.
b. Uso de la red del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. para conseguir un acceso no
autorizado a cualquier ordenador, servidor o aplicación.
c. Realizar alguna actuación de forma intencionada que interfiera en el funcionamiento
normal de otros ordenadores, impresoras, dispositivos o redes.
d. Instalar y ejecutar de forma intencionada en cualquier ordenador o subred cualquier
tipo de software que provoque el mal funcionamiento o la sobrecarga de dicho
equipo o subred (malware).
e. Los intentos de saltarse medidas de protección de la información o de explotar
posibles fallos de seguridad en los sistemas.
f. El no cumplimiento intencionado de las condiciones de las licencias de software o de
sus derechos de autor.
g. El envío de mensajes desde el correo institucional con contenido fraudulento,
ofensivo, obsceno o amenazante.
h. Ocultar o falsificar la identidad de una cuenta de usuario o de una máquina.
i. Los intentos de monitorización y/o rastreo de las comunicaciones de los usuarios.
j. La lectura, copia, modificación o borrado de los ficheros de otros usuarios sin la
autorización expresa del propietario.

32. Los usuarios, cuando se les solicite, deben colaborar con los administradores de sistemas, en
la medida de sus posibilidades, en cualquier investigación que se haga sobre mal uso de los
recursos, aportando la información que tengan y se les requiera.

33. El INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. colaborará en la persecución de los delitos informáticos

que tengan origen o destino en su infraestructura o usuarios, dando prioridad a los
requerimientos que se reciban por parte de las autoridades competentes, aportando toda la
información que sea posible para el esclarecimiento del incidente y todo ello dentro del
marco de la legalidad vigente.

SISTEMA DE SEGURIDAD

34. Para apoyar el mantenimiento de la seguridad de la entidad, se instalarán cámaras dentro de

un circuito cerrado de televisión (CCTV) y sensores, los cuales se manejarán de acuerdo a
estas políticas y a los aspectos legales establecidos para estos usos.
35. Se podrá registrar la actividad de los usuarios, siempre de acuerdo con la normativa sobre
protección de datos personales.

36. La entidad está facultada para ubicar cámaras de seguridad y monitorear, dentro de las
oficinas o lugares de trabajo, siempre que tales disposiciones respeten la honra, dignidad y la
vida privada de sus empleados.

37. Las cámaras de video y sensores, serán usados exclusivamente para temas de seguridad.

38. Las cámaras de video serán usadas solamente para video, no para audio.

39. Se rotularán las áreas de acceso al público, donde se coloquen las cámaras con el propósito
de informar a las personas que hay un proceso de grabación.

40. El jefe de tecnología revisará cada seis meses el funcionamiento de las cámaras y sensores de
forma preventiva, y todas las veces que sea necesario en caso de presentarse alguna
novedad, tendrá acceso mediante clave asignada.

41. El encargado de la custodia de las grabaciones será el Jefe de Tecnología, quien será
supervisado por la Coordinadora Administrativa General y Secretaria General o quien sea su
reemplazo. En caso de ausencia del Jefe de Tecnología, las grabaciones quedarán bajo
custodia de la Coordinadora Administrativa General y Secretaria General o quien sea su
reemplazo.

42. El material grabado será utilizado única y exclusivamente para los propósitos descritos en
este documento y la revisión del mismo no podrá ser delegada en otra persona que no sea el
encargado o en su ausencia, la Coordinadora Administrativa General y Secretaria General o
quien sea su reemplazo.

43. La revisión de las grabaciones se realiza únicamente para determinar acciones de robo,
pérdida, fraude, cualquier otra operación que incurra en delito y otra acción que amerite
revisión del material de grabaciones, previa autorización o ante la petición escrita de la
autoridad competente o líder de división de acuerdo a requerimiento recibido.

44. La revisión de las grabaciones será autorizada únicamente por orden del Director Ejecutivo, la
Coordinadora Administrativa General y Secretaria General o quien sea su reemplazo, a través
de medio escrito o correo electrónico, al responsable.

45. Cada revisión de las grabaciones debe quedar registrada en el formato establecido para ello,
el cual será entregado al Director Ejecutivo, la Coordinadora Administrativa General y
Secretaria General o quien sea su reemplazo, quienes serán los encargados de informar los
hallazgos encontrados.
46. No se podrá divulgar por parte del encargado, ni por ningún empleado que tenga acceso a las
grabaciones, el contenido de las mismas.

47. No se podrá divulgar por parte del encargado, ni por ningún empleado que tenga acceso a las
grabaciones, los contenidos de tipo personal de empleados o visitantes.

48. La custodia del DVR del Colegio tiene un periodo de dos (2) Meses.

49. La custodia del NVR del Colegio tiene un periodo de tres (3) Meses.

50. La custodia del NVR de oficinas se realiza por un periodo de tres (3) Meses.

PROMOCIÓN EDUCATIVA (PRÉSTAMO Y USO DE SALONES Y AUDITORIO ALFONSO ARDILA

BARRAGÁN)

51. El tiempo mínimo para realizar las reservas de los diferentes espacios físicos es de un (1) día
hábil para personal interno y externo teniendo en cuanta la disponibilidad.

52. La solicitud recibida no garantiza la reserva del espacio.

53. Se debe respetar el horario de la reserva confirmada para no afectar el desarrollo de las
demás actividades programadas en determinado espacio.

54. En caso de exposiciones, capacitaciones, talleres, recepciones, entre otros, se debe tener en
cuenta al hacer la reserva, el tiempo que se requiere para la instalación y desmonte de los
implementos requeridos para la actividad.

55. Las personas autorizadas para realizar el trámite de préstamo o reserva de los Salones son las
Secretarías Académicas tanto del Colegio Cooperativo como del Instituto Coomuldesa Marco
Fidel Reyes Afanador.

56. La persona autorizada para realizar el trámite de préstamo o reserva del Auditorio Alfonso
Ardila Barragán es la Secretaría Académica del Colegio Cooperativo.

57. Se solicita en lo posible no manejar descuentos; pero las Secretarías tienen autorización de
ofrecer los siguientes, solamente en casos especiales que quedan bajo su criterio:

a. 10%: Para personas naturales y jurídicas que hayan utilizado en el trimestre anterior el
servicio de alquiler entre tres (3) y cinco (5) veces en el trimestre. Para acudientes
vigentes, alumnos, exalumnos del Colegio Cooperativo y el Instituto Coomuldesa Marco
Fidel Reyes Afanador, asociados a COOMULDESA. Para entidades públicas o privadas con
quienes el INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. mantenga convenios o relaciones comerciales
 permanentes. Para personas o entidades públicas o privadas que presten un beneficio a la
comunidad en general.

b. 20%: Para personas naturales y jurídicas asociadas al INSTITUTO COOMULDESA I.A.C.

c. 50%: Para personas que tengan contratos laborales con el INSTITUTO COOMULDESA
I.A.C. o con COOMULDESA.

58. Las personas que deseen tomar el servicio, deberán diligenciar el respectivo formato para
posteriormente cancelar antes del préstamo del espacio físico. Si existe algún tipo de
convenio o plazo, se debe diligenciar el formato y reportar en comentarios adicionales, de
modo que todo sea muy claro para cuando realicen el pago en tesorería.

59. Es responsabilidad de las personas autorizadas (Secretarías Académicas) indicar al usuario

que después de realizado el pago, deben informales y coordinar con ellas todos los detalles
del préstamo de las instalaciones.

60. En caso de que suceda algo extraordinario que no pueda diligenciarse en el formato
destinado para tal fin, las personas autorizadas deben informar a la Dirección Ejecutiva para
tomar las decisiones correspondientes, las cuales luego deben ser informadas a la División
Financiera y a la Coordinación Administrativa General y Secretaria General por las personas
autorizadas.

61. Solo la Dirección Ejecutiva podrá autorizar un descuento diferente a los establecidos y deberá
ser solicitarlo por escrito.

62. Se le debe informar a los usuarios que está prohibido colocar puntillas, clavos, taches, etc.
que dañen la pintura o estética del espacio alquilado, la decoración de los Salones o el
Auditorio debe ser adecuada y garantizar que el sitio se entregará en las mismas condiciones
como se recibió, la coordinación de los horarios para el uso del auditorio y los salones se
debe hacer con las personas autorizadas, los daños causados se cobrarán al usuario.

63. Queda bajo responsabilidad de las personas autorizadas, coordinar la entrada y salida de
quienes alquilan el auditorio y los salones, al igual que coordinar la revisión de dichos
espacios antes y después del alquiler.

64. Los precios de alquiler varían cada año y se comunicaran por medio de una circular
reglamentaria.

65. La cancha sintética, la cancha múltiple y la cafetería conexa cuentan con su propio
reglamento.
ASIGNACIÓN Y USO DE LLAVES

66. A los empleados se les hará entrega de llaves, de acuerdo a las autorizaciones escritas
emitidas por la Dirección Ejecutiva.

67. Las llaves de la entrada principal quedan únicamente bajo la responsabilidad de los Líderes de
División (Rector Colegio Cooperativo, Coordinador Gestión Social y de Proyectos, Coordinador
Comercial, Coordinador Financiero, Coordinadora Administrativa General y Secretaria
General y Director Ejecutivo), la Coordinadora del Instituto Coomuldesa Marco Fidel Reyes
Afanador, la Recepcionista y el Jefe de Medios Audiovisuales.

68. Ningún empleado puede sacar copias de llaves sin la autorización de la Coordinadora
Administrativa General y Secretaria General o su remplazo.

69. Todas las llaves que hagan parte de la infraestructura de la entidad tendrán una copia, las
cuales estarán a cargo de la Coordinadora Administrativa General y Secretaria General,
mantenidas en un cofre u organizador de llaves, mantenido siempre con seguro.

70. La Coordinadora Administrativa General y Secretaria General, podrá delegar por escrito a un
empleado de confianza la custodia de las copias de las llaves.

71. El empelado designado para custodiar las llaves, podrá hacer uso de las copias o duplicados y
abrir una cerradura únicamente con la autorización de la Coordinadora Administrativa
General y Secretaria General y tendrá que registrar dicho uso en el formato establecido para
ello.

72. Las copias de las llaves no son para uso permanente o casual, son para eventualidades o
contingencias.

73. Cualquier empleado, en caso de presentar alguna eventualidad con la llave a su cargo, deberá
rendir informe por escrito o por correo electrónico, al Director Ejecutivo o a la Coordinadora
Administrativa General y Secretaria General.

74. Después de analizar la eventualidad presentada, el Director Ejecutivo o la Coordinadora

Administrativa General y Secretaria General, determinarán la responsabilidad del empleado y
el correctivo a realizarse.

75. En período de vacaciones los empleados deben entregar las llaves asignadas a quien lo
reemplace, en caso de que el cargo no requiera reemplazo, deben entregarlas a la
Coordinadora Administrativa General y Secretaria General.
76. El horario en que se puede laborar en las instalaciones del INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. sin
requerir autorización es el siguiente: lunes a viernes 6:00 a.m. a 9:00 p.m. y sábados 5:30
a.m. a 8:00 p.m.

77. En caso de trabajar fuera de este horario, el empleado deberá informar como mínimo con un
día de anterioridad y por escrito a través del correo institucional.

78. Si por tal motivo se presenta la necesidad inmediata de laborar después del horario
establecido, debe informar por el correo institucional y por WhatsApp a la Coordinadora
Administrativa General y Secretaria General.

USO DE SELLOS

79. Los sellos serán asignados a los empleados según las necesidades de su cargo, y deben
quedar registrados en un acta de entrega.

80. La devolución de sellos procede cuando el empleado deja de tener relación laboral con el
INSTITUTO COOMULDESA I.A.C. y/o exista rotación, debiendo devolver dichos sellos a la
Coordinadora Administrativa General y Secretaria General.

81. La relación de los sellos existentes estará a cargo de la Coordinadora Administrativa General y
Secretaria General y reposaran en el archivo de la entidad.

ARTÍCULO TERCERO: El presente acuerdo fue aprobado por unanimidad por los integrantes de la
Junta Directiva del día 19 de julio del año 2.019, según consta en el acta 075-019 de la misma
fecha, y entra en vigencia todo su articulado a partir de la fecha de aprobación.

Expedido en San Gil, Santander a los 19 días del mes de julio de 2.019.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

LUIS EDUARDO TORRES CASTRO SANDRA YANET ESTÉVEZ MEDINA

Presidente Secretaria