PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE RECURSOS

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Elaboró Revisó Autorizó

Responsable del Responsable Área Dirección

Proceso

1. Objetivo.

Asegurar la comunicación entre todas las áreas de la organización, con un

enfoque en los conceptos de gestión de calidad y de la cultura organizacional
dentro de Soluciones Maquinadas Somaq, S.A. de C.V. Procurando siempre una
motivación continua en los trabajadores y siendo amables con el lenguaje al
comunicar una falla encontrada o una no conformidad en el sistema.

2. Alcance.

El alcance de este procedimiento incluye toda la comunicación relativa a la gestión

de la organización, tanto en lo que se refiere a los sentidos verticales, Dirección-
trabajadores y trabajadores- Dirección, como lo referente a la comunicación
horizontal entre las distintas áreas de la empresa.

3. Políticas

1. El Gerente de Recursos Humanos será el Coordinador del Proceso de

Comunicación Interna del Organismo o en su defecto será aquel que, entre la
Dirección General y el departamento de calidad, consideren el más apto.
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2. El coordinador del Proceso de Comunicación interna en coordinación con la
dirección de calidad serán los responsable de asegurar el cumplimiento de este
proceso, apoyado por el Director General, y por las Gerencias de cada área del
Organismo.

3. El Coordinador del Proceso de Comunicación Interna junto con el Director

General, seleccionaran el material y medio de comunicación para asegurar que la
información llegue al personal, proveedores y clientes.

4. El Coordinador del Proceso de Comunicación Interna coordinación con la

dirección de calidad validarán el contenido del material a difundir, apoyado por el
encargado del área que genere dicha información a comunicar.

5. El Coordinador del Proceso de Comunicación Interna determinara la

cantidad del material a distribuir, así como la ubicación del mismo dentro de las
diferentes Unidades Operativas y Administrativas del Organismo.

6. El Coordinador del Proceso de Comunicación Interna coordinación con la

dirección de calidad determinaran la cantidad, modo y fecha de entrega del
material a distribuir para los proveedores y clientes, aunado a los documentos y/o
pedidos pertinentes.

7. Las publicaciones periódicas deben mostrar en su portada el logotipo oficial

de Soluciones Maquinadas Somaq, S.A. de C.V.

8. Toda información que se difunda internamente sobre GREEN ENERGY

debe:

a) Reflejar congruencia con la política, misión y visión de calidad de la

organización.
b) Tener un carácter positivo y proactivo.

4. Documentos de referencia

Manual del Sistema de Calidad “Sección 7.3 y 7.4”

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5. Definiciones.

No Aplica

6. Desarrollo

6.1 comunicación de la política.

Se transmite a la totalidad de los trabajadores los principios de la Política de

calidad de la organización, mediante capacitaciones y por medio de una carta
personalizada enviada a cada puesto de trabajo. Dichas modalidades ya sea la
capacitación o la carta se repite cada vez que se produzca una renovación de
dichos principios y, en todo caso, una vez en cada periodo anual. Los valores que
deben tenerse son elegidos por la organización y se indican en carteles
estratégicamente situados.
6.2 Comunicación de objetivos y resultados.

Se transmite a la totalidad de los trabajadores de manera anual dentro del boletín

de calidad, las políticas y objetivos anuales establecidos para toda la organización,
realizando los cambios o actualizaciones que se lleguen a presentar.
6.3 Comunicación de auditorías y resultados.

Se trasmite a la totalidad de los trabajadores oportunamente el programa de

auditorías así como los resultados obtenidos.

La información será revisada por la Dirección General junto con el comité de

calidad, de acuerdo como lo indica el diagrama del proceso de comunicación
interna.
Utilizando los siguientes canales de comunicación:
Carteles y comunicaciones en el tablón de anuncios.
Correos electrónicos por la red interna.
La publicación de un boletín de calidad.
Boletín de calidad.

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El boletín de calidad se realizara en un formato de periódico individual y su

publicación será realizada después de la revisión Dirección - Comité de Calidad
establecida en el diagrama del proceso de comunicación interna acordando que
cumpla con el siguiente:

 Un mensaje expuesto por dirección y el comité de calidad.

 Comunicará de manera amigable y sensible los notables hallazgos en el
sistema.
 Toda información de actividades con relación al sistema de calidad, como
son las auditorias.
 Status de la no conformidad.
 Graficas de status por departamento.

En el boletín de calidad se asignará una sección especial en donde la dirección y

comité de calidad reconozcan el desempeño de sus trabajadores más notables,
procurando con esta acción la motivación en el personal y la organización en
general, así como la sección para reconocer las sugerencias o propuestas
postuladas por los mismos trabajadores que se establecieron con éxito y fueron de
ayuda para el SGC de la organización. El boletín de calidad será publicado cada
cuatrimestre.
6.5 Sistema de sugerencias.

Todos los trabajadores tienen la obligación de comunicar a sus mandos directos,

personalmente, o a la Dirección General, por escrito, sus sugerencias respecto a
los siguientes asuntos:

 Problemas apreciados respecto a la calidad.

 Dificultades para desarrollar correctamente su trabajo.
 Oportunidades de mejora de la gestión en general.
 Posibilidades de mejora de sus condiciones de trabajo.
Las quejas generadas por el Sistema de Gestión de Calidad serán consideradas
como una No conformidad y serán derivadas a las partes correspondientes.
Cuando los mandos o la Dirección General consideren que una sugerencia
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personal o de un equipo haya podido contribuir a una mejora importante en el
proceso, se considerará la posibilidad de premiar económicamente al o los
responsables de la mejora. Acción que se les comunica en cada boletín para
mantenerlos motivados y comprometidos con el sistema de gestión y con la
empresa en general. Se llevará la cuenta de las sugerencias realizadas por cada
Departamento o Sección, llamando la atención a los responsables de aquéllos en
los que haya escasez de comunicación.

Las sugerencias se levantaran mediante el formato SFR-RHH-05 que será

impreso y foliado, con lotes de 10 folios por área de manera mensual, numerados
a partir de 0001 en adelante. Cuando se requiera de más folios serán solicitados al
Departamento de Recursos Humanos para que se realice las copias necesarias.
Las papeletas generadas serán depositadas en un buzón donde serán recogidas
de manera mensual por el área de Recursos Humanos y enviadas a la Dirección
General junto con el comité de calidad para analizar y dar solución a la queja y/o
sugerencia.
6.6 Comunicación horizontal.

Los jefes de Departamento se reunirán mensualmente con sus homólogos con los
que mantengan una relación logística o funcional, a fin de comentar y resolver los
problemas que se hayan producido en dicha relación y discutir las posibles
mejoras aplicables.
6.7 Registros.
Se llevarán registros de las siguientes actividades:
 Formato de sugerencias y mejoras
 Formato del boletín de calidad.

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7. Tiempo de retención

Tiempo de
Código Nombre del Documento
Retención

SFR-RHH-05 Formato para Quejas y Sugerencias 1 año

SFR-CAL-09 Boletín de Calidad 1 año

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8. Anexos
Ver diagrama de flujo anexo.

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA.

Comunicación de la
Política de Calidad

Carta personalizada Se envía una carta con la

política de calidad renovada

Si
¿Existen
renovación?

No
Se mantiene la política sin novedad

Al periodo anual se
reenvía la política a
todos los integrantes
de la organización

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COMUNICACIÓN DE LOS VALORES

Comunicación
de los valores

Carteles estratégicamente situados

Fin

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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COMUNICACIÓN DE OBJETIVOS Y RESULTADOS

Comunicación de
Objetivos anuales
establecidos

Carteles situados en cada área

Se esperan los resultados

Se comunican con
una carta
personalizada anual

DIAGRAMA DE FLUJO DEL BOLETÍN DE CALIDAD

Boletín de
calidad

Revisión Dirección y comité de Calidad

Elección de la información

Elaboración y publicación del boletín

Distribución
interna

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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COMUNICACIÓN DE AUDITORÍAS Y RESULTADOS

Comunicación de
auditorías y
resultados

Carteles y avisos en el tablón de anuncios;

Correos electrónicos; La publicación de un boletín
de calidad.

Fin

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA DE SUGERENCIAS

Sugerencias de los
trabajadores y/o equipos

Son recolectadas por Recursos Humanos

Informarlas a los mandos directos

Consideración de remuneración
económica a los responsables de la mejora
Si
¿Las sugerencias han
podido contribuir a una
mejora en el proceso?

No
Continuar motivándolos para aportar mejoras

Archivadas en el
Publicación de las mejoras en el boletín
registro de sugerencias
de la Dirección General

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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Comunicación
horizontal

Reuniones mensuales con homólogos

itoría Interna y
Comentan y proponen soluciones

Resuelven problemas de
relación logística y/o
funcional

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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

No Apartado Página Descripción de la Aprobó Fecha del

modificación cambio

DISTRIBUCIÓN Y COPIAS DEL PROCEDIMIENTO

Cantidad de copias Departamento Fecha en que se Firma de

recibe recibido

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