HS-F- PLAN DE MANEJO DE ENTORNO Y ACTIVIDADES PARA LA

ECO-01 GENERACION DE VALOR

“OBRAS CIVILES PARA EL MANTENIMIENTO DE LA VÍA DE ACCESO A LOS
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CAMPOS DE LA VICEPRESIDENCIA REGIONAL ORIENTE”.
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INDICE

1. INTRODUCCION

2. ALCANCE

3. ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE MANEJO DE ENTORNO

a. Política de responsabilidad social

b. Principios para una adecuada gestión de entorno
c. Gestión del buen vecino
d. Relacionamiento con las autoridades locales y sus comunidades
e. Atención a la comunidad
f. Pago de impuestos locales

4. SISTEMA DE CONTRATACIÓN O EMPLEO LOCAL DE MANO DE OBRA

CALIFICADA Y NO CALIFICADA

a. Finalización de contratos

5. SISTEMA DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES

6. PROGRAMA DE INFORMACION, DIVULGACION, MANEJO DE QUEJAS, Y

RECLAMOS

7. PROMOCION Y PREVENCION DE LOS DERECHOS HUMANOS

a. Los derechos humanos y los empleados

8. INDICADORES DE GESTIÓN

9. ACTIVIDADES PARA LA GENERACION DE VALOR

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1. INTRODUCCION

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) es una compañía comprometida con

sus clientes, colaboradores y accionistas, dentro de una cultura de protección a la
Seguridad, Salud en el Trabajo, Cuidado del Medio Ambiente y con Responsabilidad
social en el desarrollo de sus proyectos.

Nuestra organización ha identificado como requisitos esenciales de los clientes los

siguientes:

 Control de calidad de los procesos constructivos, en los aspectos técnicos, y en la

Seguridad, salud en el Trabajo y Ambiente.
 Manejo de comunidades.
 Control de calidad de materiales.
 Cumplimiento del plazo contractual.

La ejecución de estas actividades incluye el cumplimiento de requisitos legales y

reglamentarios suministrados por el cliente o por las normatividades legales y
reglamentarias vigentes en cada región.

2. ALCANCE

Este plan aplica para los proyectos en los cuales pueda participar nuestra compañía con
ECOPETROL en el cual se verán beneficiados todas las personas aspirantes a ingresar a
la empresa, como también las partes interesadas que participarán en el mismo.

En forma específica este plan se aplicará para la Licitación METODO DE ELECCION No.
4007135 en los contratos:

CONTRATO 1: “OBRAS CIVILES PARA EL MANTENIMIENTO DE LA VÍA DE ACCESO

A LOS CAMPOS DE LA VICEPRESIDENCIA REGIONAL ORIENTE”.

Es importante resaltar que el plan y estrategia del manejo del entorno debe estar
enmarcado bajo los lineamientos expresos en el “Código de estrategia para la gestión de
entorno: Hacia la paz y prosperidad compartida”

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3. ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE MANEJO DE ENTORNO

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) en cumplimiento con su Política de

Responsabilidad Social, tiene como objetivo mantener relaciones armónicas con las
comunidades del área de influencia, que faciliten el desarrollo del proyecto y el logro de
sus fines corporativos.

Igualmente está ligada a la Política del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SSTA) y refleja su compromiso con el entorno de la operación social,
buscando beneficiar a las comunidades vecinas, minimizando cualquier tipo de impacto
producto del proyecto, manteniendo su buena imagen y realizando el proyecto con el
mínimo de interrupciones.

a) POLITICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

En la construcción de obras civiles, de infraestructura vial y locaciones petroleras

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL), se compromete a concentrar sus
esfuerzos en favor de:

 La generación de empleo sostenible gestionado a través de las organizaciones

que representen la comunidad de las áreas de influencia donde desarrolla sus
proyectos.
 El respeto como valor institucional para brindar el manejo con las comunidades,
entes gubernamentales locales y regionales.
 La participación activa en las acciones comunitarias que generen bienestar a la
población, en especial la infantil.
 Para las compras, la Empresa en su autonomía técnica y administrativa, respetará
los criterios de la sana competencia, calidad, precio y disponibilidad, sin
desconocer los bienes y servicios que puedan brindar los proveedores locales.
 En caso de presentarse Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR), la Empresa
brindará la atención y respuesta oportuna a todas las PQR que eventualmente.se
presenten por parte del personal directo o indirecto, siempre que sean inherentes
a la labor que desempeñamos.
 Involucrar cuando fuere necesario a las partes interesadas tales como
proveedores, subcontratistas, en procesos de sensibilización a través de charlas
y/o capacitaciones.

Para CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL), el diálogo y la conciliación

acompañada de garantes reconocidos entre las partes, servirá como garantía de la
solución pacifica de los conflictos donde la compañía se pueda ver involucrada.

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b) PRINCIPIOS PARA UNA ADECUADA GESTION DE ENTORNO

1. Aspectos no negociables: CONSORCIO (VICPAR – MAG –

INTERNACIONAL) actúa con estricto apego a la ley en los diferentes
aspectos tanto: laborales, ambientales y sociales.
2. Ninguna forma de discriminación: En VICPAR se respeta la diversidad
religiosa, cultural, social de las personas que interactúan en nuestros
proyectos de forma directa como indirecta.
3. Fomento de relaciones comerciales sin intermediación: En el
establecimiento de las relaciones comerciales, se tiene en cuenta la
oferta y demanda, pero nuestros acuerdos se establecen en forma
directa sin intermediaciones.

c) GESTION DEL BUEN VECINO

Todo el personal que participe en la ejecución del proyecto deberá cumplir las leyes,
reglamentaciones y normas vigentes con el fin de prevenir, mitigar y compensar los
impactos de tipo social y económicos derivados del proyecto.

Como colaboradores estamos en la obligación de propender por la construcción de lazos

de solidaridad, apoyo al vecindario, respeto con las autoridades locales y participación
democrática.

También es importante tener en cuenta las siguientes acciones:

 Mantener canales de comunicación entre Cliente - Contratista, los proveedores de la

zona y las partes interesadas.

 Ser buen vecino y ciudadano corporativo.

 Respetar los lineamientos establecidos por el Servicio Nacional de Empleo, las

autoridades locales y los representantes Sociales de ECOPETROL, para brindar
oportunidades de empleo local al nivel de mano de obra calificada y no calificada,
teniendo en cuenta la reglamentación dada en esta materia. Ejemplo Ley 1551 de
2012, Ley 1636 de 2013, Decreto 2852 de 2013, Decreto 1668 de 2016 y demás
normas concordantes.

 Hacer constante inducción y seguimiento a sus contratistas y trabajadores para que

estos mantengan los lineamientos de Relaciones con la Comunidad.

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 Coordinar con las comunidades y autoridades locales para minimizar las posibles
incomodidades causadas por la operación.

 Adoptar una conducta respetuosa de las costumbres de la población local, evitando

actitudes que puedan generar o agudizar conflictos.

d) RELACIONAMIENTO CON LAS AUTORIDADES LOCALES Y SUS

COMUNIDADES

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) participará en las sesiones

informativas del proyecto con las autoridades locales (cuando fuere necesario) y con los
habitantes del área a intervenir para dar a conocer su presencia en la zona, manifestando
el interés por la contratación local de la MONC-MOC en el proyecto de la zona influencia y
de la participación de contratación de bienes y servicios locales, respetando la oferta y
demanda.

Se tiene previsto la sesión informativa inicial y si fuere necesario una reunión final con el
acompañamiento del Representante social de cliente, donde se informarán aspectos
generales y de igual forma CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) se
compromete a respetar estos conductos regulares, dentro del marco legal y sin
desconocer ni actuar en contravía de la autoridad constitucional de las instituciones y
entes del estado.
De cada una de estas sesiones se dejará el acta correspondiente por escrito y se
solicitarán las firmas de los asistentes.

e) ATENCIÓN A LA COMUNIDAD

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) previo al inicio de las actividades del

contrato, dispondrá de los medios necesarios (Tecnológicos y físicos) para atender,
seleccionar, contratar y brindar la información necesaria a la comunidad y seguirá los
procedimientos establecidos por la organización para realizar dicha labor.

Como evidencia de dicho cumplimiento, CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL)

mantendrá:

 Registro fotográfico y/o fílmico del proyecto y de aspectos relevantes al mismo.

 Actas de reuniones
 Registro de firmas de los asistentes
 Registro de solicitudes o PQR y sus correspondientes respuestas.
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Igualmente se delegará a un funcionario de la compañía como encargado de la parte

social y de la comunicación entre contratista-comunidad y autoridades locales.

Nota: Ubicación de oficina; Cra. 12 No. 9 -33 Local 1, barrio Centro, Puerto Gaitán-Meta..

f) PAGO DE IMPUESTOS LOCALES

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) se obliga a pagar los impuestos

legales que correspondan en los municipios en los cuales adelanta trabajos, de acuerdo a
la jurisdicción correspondiente y los tiempos tributarios establecidos. También cuando el
CLIENTE lo solicite, presentará el respectivo Paz y Salvo.

4. SISTEMA DE CONTRATACIÓN O EMPLEO LOCAL DE MANO DE OBRA NO

CALIFICADA (MONC) Y MANO DE OBRA CALIFICADA (MOC)

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) mediante la publicación de

potenciales candidatos a través del Servicio Público de Empleo (SPE) quien opera a
través de las Cajas de Compensación familiar de las Regiones, Para el caso del Meta, se
realizara por intermedio de COFREM y/o el SENA, solicitará candidatos de empleo local
no calificado y calificado, con el fin de poder brindar en la medida de las posibilidades un
beneficio a las comunidades del área de influencia del proyecto, dando cumplimiento a la
normatividad vigente en materia laboral (C.S.T., SA 8000, Decreto 1668/2016 y otros).

Para iniciar proceso de selección:

Como previamente se abrieron las postulaciones de las vacantes en las entidades

autorizadas del SPE, la empresa solicitará las hojas de vida de los postulados en las cajas
de compensación y/o SENA y una vez recibidas las hojas de vida de los posibles
candidatos, se aplicarán las pruebas pertinentes de tal forma que se realice una selección
más acertada del personal requerido, conforme a los perfiles establecidos.

Cuando se hayan seleccionado los candidatos, se inicia el proceso de contratación,

previo resultado de aptitud medica emitida por la entidad que CONSORCIO (VICPAR – MAG
– INTERNACIONAL) tenga autorizada para tal fin. Si alguno de los candidatos no fuere
apto, también se le notificará al candidato o al representante Social del cliente si este
fuese el conducto regular, explicando los motivos por los cuales no se aceptó y se
devolverá la documentación recibida (hoja de vida correspondiente). La prioridad de
contratación se realizara respetando los anillos (1. Área de influencia local; 2, Área
Departamental; 3 Área Nacional)

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Una vez seleccionado el personal, se realizarán contratos bajo la modalidad de “labor

contratada o por duración de labor” o en su defecto el tipo de contrato autorizado por el
area de Talento Humano, teniendo en cuenta los tiempos acordados por el Cliente y las
comunidades locales, si este fuese un condición preestablecida.

Bajo ninguna modalidad se tendrán contratos de trabajo infantil, labor forzosa u obligatoria
respetando la defensa de los Derechos Humanos, como también no habrá discriminación
racial, religiosa o de sexo.

a. FINALIZACION DE CONTRATOS

Cada vez que se finalice un contrato de labor, CONSORCIO (VICPAR – MAG –

INTERNACIONAL) exigirá al personal el Paz y Salvo correspondiente, condición que
debe cumplir todo el personal vinculado con la Empresa indistinto del cargo, requisito
indispensable para proceder con la liquidación correspondiente.

5. SISTEMA DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) tendrá en cuenta a proveedores

locales en la medida en que exista la oferta, demanda, calidad, oportunidad,
competitividad económica y técnica para los mismos y que cumplan con los
requerimientos de HSE de las compañías Cliente - Contratista. Lo anterior en el marco de
la libertad de empresa y en respeto de las leyes del mercado, bajo postulados de igualdad
y oportunidad. No se aceptan acuerdos comerciales con intermediarios.

Una vez finalizada la operación por parte del contratista, este solicitará el correspondiente
paz y salvo emitido por el propietario, poseedor o tenedor del inmueble, para presentarlo
ante el cliente como soporte del cierre adecuado de dichas obligaciones.

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL), ha programado hacer la compra de

los siguientes bienes y servicios, bajo las directrices anteriores:

Bienes y servicios Locales

Agua potable en bolsas (hidratación del Alimentación, (cuando no se pernocte en
personal) campamento del cliente)
Agregados (Materiales de cantera o crudo Hospedaje (cuando la logística lo requiera)
de rio)
Artículos de ferretería menor en general Arriendo de sede administrativa
Exámenes Médicos Ocupacionales (IPS Alquiler de transporte de carga de

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que cumpla requisitos de ley) materiales pétreos

Alquiler baños portátiles (Entidad que Participación local en un porcentaje de
cumpla requisitos ambientales) alquiler de maquinaria amarilla
Disposición de residuos sólidos (Entidad Alquiler de bus para transporte de personal
que cumpla requisitos ambientales) (Si el proyecto lo amerita)

6. PROGRAMA DE INFORMACION, DIVULGACION, MANEJO DE QUEJAS, Y

RECLAMOS.

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) tendrá como objetivo específico

suministrar información y atender quejas y reclamos de la comunidad acompañados
siempre por el representante social del cliente, teniendo en cuenta los parámetros y
conductos regulares definidos por el CLIENTE, las autoridades nacionales y locales, para
tal fin dispondrá de una oficina ubicada dentro de la sede administrativa, donde se podrán
tratar las crisis o temas en cuestión, siempre con la premisa de no adelantar acciones sin
la autorización de social de EL CLIENTE, ni asumir responsabilidades contractuales
ajenas a nuestra organización y sin tomar decisiones que comprometan la imagen o
bienes del EL CLIENTE o de la organización.

La información que se suministrará tiene que ver únicamente con aspectos relacionados
con el proyecto, el personal contratado, los proveedores locales, y aquellos acuerdos que
se hayan establecidos previamente con la Representación Social del Cliente y las
comunidades, pero para ello es necesario seguir un conducto regular y saber distinguir
entre los aspectos concretos tales como daños, incoformidades o conflictos que el
proyecto genere.

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL)para darle curso a la queja

correspondiente tendrá en cuenta por lo menos los siguientes datos, la cual debe
presentarse siempre en forma escrita, en el formato diseñado para tal fin, con el siguiente
contenido:

 Fecha de la reclamación
 Fecha del evento
 Nombre del reclamante
 Nombre del predio o zona
 Objeto o motivo de la reclamación (Queja, petición o reclamo)
 Lugar (dirección exacta, distrito, municipio)
 Personas afectadas

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 Persona que atendió la queja

ECOPETROL y CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL), harán el

seguimiento permanente para garantizar que todas las quejas se registren y se atiendan
debidamente, para verificar la eficacia de las acciones tomadas, se asignará un
responsable que maneje la parte social del proyecto el cual hará las labores de veedor o
vigía quien verificará el cumplimiento de las obligaciones o compromisos pactados por la
organización y será el canal para atender estas novedades.

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL), debe dar respuesta adecuada y

oportuna en un tiempo no mayor a 15 días calendario y mantener un informe para medir el
seguimiento y manejo general de las PQR.

7. PROMOCION Y PREVENCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS

La política de CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) se basa en el apoyo a

la declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones unidas, y dentro de
su esfera de influencia se compromete a promover el respeto por los derechos humanos
reconocidos, incluyendo:

 El derecho a la vida.
 El derecho al reconocimiento de su personalidad jurídica.
 El derecho a la libertad de pensamiento, de conciencia y de religión.
 El derecho a la libertad de opinión y de expresión.
 El derecho a no ser sometido a tortura.
 El derecho a no ser sometido ni a tratos crueles, inhumanos o degradantes.
 El derecho a no ser sometido ni a esclavitud o servidumbre.
 El derecho a no ser condenado por actos u omisiones que en el momento de
cometerse no fueron delictivos según la ley.

Promoveremos los derechos humanos en las comunidades locales a través de iniciativas

de desarrollo de la comunidad que impulsen los derechos económicos, sociales,
culturales y civiles de los individuos de dichas comunidades respetando tanto su cultura
como sus tradiciones.

7.1. LOS DERECHOS HUMANOS Y LOS EMPLEADOS

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CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) se cerciorará que las políticas y

prácticas de su personal en sus proyectos respeten los siguientes derechos
fundamentales establecidos por la ley y práctica internacional:

 El derecho a un logro de trabajo saludable y seguro.

 El derecho a la libertad de asociación y, donde sea posible, el derecho de
negociación colectiva.
 El derecho a no ser discriminado en el lugar de trabajo.
 El derecho a no ser sometido a prácticas disciplinarias crueles e inusuales.
 Prohibición al trabajo y explotación de menores.
 Prohibición a trabajos forzados y abolición de los productos producidos bajo estas
condiciones de trabajo.

CONSORCIO (VICPAR – MAG – INTERNACIONAL) establecerá metodologías para

hacer seguimiento y mecanismos para su cumplimiento.

8. INDICADORES DE GESTIÓN E INFORME FINAL

Para evidenciar el seguimiento de la gestión social, VICPAR utilizará el formato RS-F-11,

el cual contiene los indicadores de gestión del área social el cual se presentará cada mes
con el fin de reconocer estado actual y desarrollo de la misma gestión a nivel interior de la
compañía como también elaborar los informes en los formatos de Ecopetrol que solicite
en el Manejo del Entorno.

Una vez finalizado el proyecto, se realizará un informe final resumiendo las generalidades
del proyecto y se evidencia el acompañamiento social antes, durante y en su finalización,
la participación comunitaria y demás aspectos relevantes ejecutados en el desarrollo del
proyecto, de este informe se entregará una copia en medio magnética al cliente.

9. ACTIVIDADES PARA LA GENERACION DE VALOR

Con base en el anexo “REGLAS PARTICULARES DEL MÉTODO DE ELECCIÓN

MÉTODO DE ELECCIÓN No. 4007135, VICPAR relaciona a continuación las actividades
que puede realizar durante el desarrollo del contrato, las cuales están encaminadas al
logro y bienestar del personal a contratar del AID y son las siguientes:

1. Selección de 8 empresas que se encuentren habilitadas por Min transporte en la

modalidad de servicio especial (pasajeros), para brindar capacitación en el
fortalecimiento de:
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a. Plan estratégico de seguridad vial

b. Manejo defensivo
c. Cumplimiento legal y requisitos específicos de ECOPETROL

Horas asignadas por empresa: 40 horas

2. Entrega de 4 Video Beam como ayuda audiovisual para los procesos educativos,
recreativos y sociales de 4 empresas de transporte de servicio especial
(pasajeros) que se hayan destacado en el proceso de capacitación del punto
anterior.

3. Apoyo con 8 tableros acrílicos de 2.0 x 1,20 m, para donar a instituciones

educativas del AID, previamente seleccionadas.

Metodología:

Para la selección de potenciales empresas o instituciones, se obtendrá un listado de

quienes ofrezcan Bienes y Servicios locales.
Nos apoyaremos con el área de Entorno de ECOPETROL para buscar orientación en aras
obtener información de los locales y sus necesidades con el fin de evitar reprocesos con
entidades que ya hayan recibido apoyo similar.

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