Este documento describe el concepto y proceso de control. Define el control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes para detectar desviaciones y establecer medidas correctivas. Explica que el control implica comparar los resultados con los objetivos planeados, medir los resultados, detectar desviaciones y establecer acciones correctivas. También cubre los principios, etapas y técnicas de control como presupuestos, reportes e indicadores.
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Este documento describe el concepto y proceso de control. Define el control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes para detectar desviaciones y establecer medidas correctivas. Explica que el control implica comparar los resultados con los objetivos planeados, medir los resultados, detectar desviaciones y establecer acciones correctivas. También cubre los principios, etapas y técnicas de control como presupuestos, reportes e indicadores.
Este documento describe el concepto y proceso de control. Define el control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes para detectar desviaciones y establecer medidas correctivas. Explica que el control implica comparar los resultados con los objetivos planeados, medir los resultados, detectar desviaciones y establecer acciones correctivas. También cubre los principios, etapas y técnicas de control como presupuestos, reportes e indicadores.
Este documento describe el concepto y proceso de control. Define el control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes para detectar desviaciones y establecer medidas correctivas. Explica que el control implica comparar los resultados con los objetivos planeados, medir los resultados, detectar desviaciones y establecer acciones correctivas. También cubre los principios, etapas y técnicas de control como presupuestos, reportes e indicadores.
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Unidad II Control
MAI Silvia Sánchez Avalos
Primavera 2017 Definición Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias Elementos del concepto 1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. 2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Importancia del control
1. Establece medidas para corregir
las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, alas
personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los responsables de la
administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en
la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Principios del Control De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. De las desviaciones. Todas las variaciones deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad. Es el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.
De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. ETAPAS DE CONTROL Establecimiento de estándares Estándar: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Utilidad de los estándares 1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, también, para seleccionar alternativas de operación financiera futuras. 2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.
3. Productividad. Este tipo de modelo debe
establecerse no sólo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-máquina, horas-hombre, etc. 4. Calidad del producto. Este estándar se establece para determina la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.
5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas
de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que
deber existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa. Tipos de Estándares 1. Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado, por tanto al establecerse, la información estadística debe ser complementada con el criterio. 2. Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su fijación, como ya se dijo, es subjetiva o ajuicio de los ejecutivos. 3. Estándares técnicamente elaborados. Son aquéllos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos. Estándares más utilizados Medición de los resultados • Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
• El establecer dichas unidades es uno de
los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida,
La información deberá ser:
• Oportuna (a tiempo), • Confiable (exacta), • Válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), • Con unidades de medida apropiadas, • Fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación). Corrección Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.
Ejemplos de algunas unidades de medida :
tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-máquina utilizadas, etc. Ejemplo: Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre. Retroalimentación Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Implantación de un sistema de control Para establecer un sistema de control se requiere:
1. Contar con objetivos y estándares que sean estables.
2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
4. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la
eficiencia.
5. Evaluar la efectividad de los controles:
1. Eliminando aquellos que no sirven. 2. Simplificándolos. 3. Combinándolos para perfeccionarlos. Técnicas generales y específicas de control. Tipos de control:
• Preventivo: se efectúa antes de que suceda.
• Concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la
puesta en marcha como un proceso continuo.
• Correctivo: Se aplica después de haber realizado
las actividades, con la finalidad de comparar los resultados obtenidos en relación a lo planeado. Técnicas más utilizadas de control
•Una técnica es las herramienta par llevar a
cabo el proceso de control. Sistemas de información
Técnicas de control Gráficas y diagramas
Estudio de métodos
Métodos Cuantitativos
Indicadores
Control Interno Contabilidad
Sistemas de información Auditoría administrativa y financiera
Presupuestos
Reportes e informes
Formas
Archivos, memorias, expedientes, etc
Computarizados
Mecanizados Estudios de métodos Gráficas y diagramas
Procesos, procedimientos, Gantt, etc. Tiempos y movimientos, estándares, etc. Procedimientos hombre- máquina, mano izquierda, mano derecha, etc Investigación de operaciones
