TÉRMINOS DE REFENRECIA

“ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO”

I. OBJETO

La Municipalidad Provincial de Huanta, tiene bajo su gestión la necesidad de interactuar

con Instituciones del Estado y público en general, a través de documentos de distinta
índole. Para el efecto, es de importancia organizacional contar con un Sistema de Trámite
Documentario (STD) que posibilite un fácil registro y una amigable administración de toda
la documentación que ingresa a la Institución por Mesa de Partes, así como la
documentación que se genera en las distintas oficinas de la MPH.

El objeto de los términos de referencia es definir los alcances de la prestación consistente

en adquirir e implantar una solución de trámite documentario (interno y externo) en MPH,
bajo arquitectura Web.

II. ANTECEDENTES

Luego de haber desarrollado el Plan Operativo Informático y haber modelado nuestra

Unidad de acuerdo a los procesos establecidos y haber determinado que información es
la más relevante para Municipalidad Provincial de Huanta, paso siguiente se describe
técnicamente uno de los sistemas de información más importantes para su
implementación en la Institución, el Sistema de Trámite Documentario (STD).

Considerar que las funcionalidades de las especificaciones del STD descritas en el

presente documento no son definitivas y tiene carácter preliminar. Estas funcionalidades
serán afinadas progresivamente durante el desarrollo del proyecto, existiendo la
posibilidad de que se creen nuevas, se eliminen o se modifiquen funcionalidades. Sin
perjuicio de ello, tanto la MPH como el contratista buscarán que el esfuerzo requerido no
se desvíe significativamente del estimado inicial.

La Unidad de Estadística e Informática, dentro del proceso de desarrollo y modernización

ha previsto la implementación de un sistema informático para apoyar el proceso de trámite
documentario de la MPH, basado en el compromiso de las diferentes áreas
organizacionales, directivos, ejecutivos y personal.

Mediante Ley Nº 27444 – Ley de Procedimiento Administrativo General se sistematiza el

marco regulador del procedimiento administrativo general , con lo que se pretende generar
condiciones que garanticen una mayor efectividad en la labor de la Administración Pública
con el fin de que no se convierta en un obstáculo para el desarrollo de Nuestro Provincia.

La Unidad de Estadística e Informática (UEI) destaca la importancia del uso y

aprovechamiento de la tecnología de la información y comunicaciones en la mejora de la
calidad de los servicios de la MPH y en el incremento de la productividad del recurso
humano.
III. OBJETIVOS GENERALES

El objetivo del sistema informatizado de trámite documentario, es mantener un óptimo flujo

de la documentación de la Entidad, asegurando su seguridad e integridad, así como
asegurar que la documentación ingresada llegue oportunamente a su destino permitiendo
su atención de manera eficaz y eficiente.

IV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Gestión y administración de toda la documentación que ingresa, a la MPH por Mesa de

Partes.
 Gestión y administración de toda la documentación que genera la MPH
 Manejo de la documentación a través de procedimientos establecidos, que normen el
flujo de un proceso.
 Generar consultas para la gestión de toda la documentación almacenada.
 Generar seguimiento de todo trámite en curso. Esta posibilidad debe permitir el acceso
a los diferentes tipos de usuarios.
 Toda su operatividad debe ser llevada en forma ágil, flexible y amigable.
 Manejo de Procedimientos Administrativos establecidos en el TUPA de nuestra
Municipalidad.
 Control periódico de la situación de los documentos y/o expedientes ingresados.

V. PLAZO DE EJECUCIÓN

El tiempo estimado para la adecuación, desarrollo, implantación, pruebas, ajustes y

migración será de Tres (03) meses calendario.

VI. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (STD)

El sistema deberá contar con las siguientes características y consideraciones mínimas:

 Seguridad.
 Facilidad y Flexibilidad.
 Registro, seguimiento y consulta de un trámite.
 Registro de los procedimientos establecidos en la TUPA de la Entidad.
 Política de reducción de papeles.
 Gestión de documentación escaneada.

Funcionalidades del Sistema

a. Facilidad y Flexibilidad para el manejo de documentos (registro, actualización,

derivación y agrupación), así como, para las búsquedas correspondientes.

b. Considerar el seguimiento y consulta de cualquier tipo de trámite, que realice la

diferencia entre temas confidenciales y no confidenciales. Para el efecto, deberá
manejar niveles de seguridad dependiendo de los accesos correspondientes.

c. El sistema debe permitir agrupar tanto la documentación que ingresa a la MPH

como la que es generada por la MPH en expedientes por proceso definido,
considerando su situación de pendiente o concluido para el seguimiento
respectivo.

d. La solución a ser utilizada por los usuarios finales para su gestión, seguimiento
de documentación y consultas específicas, deberá funcionar considerando las
siguientes características mínimas:
  Fácil de usar, facilidad de uso que permita e incremente la eficiencia del
usuario.
 Facilidades de Análisis, manejo de menús que permitan acceder a un
conjunto de opciones para la gestión y consultas.
 Escalable y confiable, que soporte a gran número de usuarios y que
garantice una performance altamente confiable.
 Personalizable, que pueda establecer interfaces o funciones totalmente
parametrizables para satisfacer necesidades propias de la MPH.
 Seguro, sistema de seguridad que garantice que la información se
encuentra protegida de cualquier peligro y acceso no autorizado.

Características Generales del Sistema

 Funciona sobre plataforma Web
 Sistema integrable.
 Sistema abierto para crecimiento futuro.
 Sistema multiusuario (diferentes personas al mismo tiempo, evitando problemas
de concurrencia)
 Sistema en línea para actualización de datos y/o software.
 Interfaz amigable para facilitar su uso y aprendizaje.
 Parametrizable, mínima necesidad de cambiar código fuente.
 Las pantallas, ayudas y demás recursos de la solución o sistema deben estar en
idioma español.
 Disponer de validaciones para evitar errores al ingreso de datos.
 Criterios de búsqueda de documentos.
 Generar consultas (criterios).
 Generar reportes.
 Mantener un buen sistema de seguridad.
 Auditoria (ingreso y cambios).
 Estar en capacidad de hacer interface con impresoras.
 Facilidades para interface con escáner para adjuntar documentos escaneados.
 Posibilidad de que el usuario interno o externo interactué por Internet, para
conocer su trámite, colocando el sistema la información correspondiente.

Proceso de Mesa de Partes

 El sistema debe permitir el proceso a cargo de la unidad general de recepción

documental, o mesa de partes.
 Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la entidad y la salida de
documentos emitidos por la entidad dirigido a otros órganos o administrados.
 Codificación de documentos ingresados a través de un código autogenerado.
 Permitir la expedición del cargo de recepción respetando el orden de ingreso o
salida.
 El cargo debe permitir registrar datos del documento ingresado, indicando como
mínimo su número, naturaleza, remitente destinatario.
 Generar Hoja de Ruta del documento ingresado, debiendo permitir registrar las
derivaciones subsiguientes que fueran necesarias. Permitir la derivación de los
documentos a las áreas destinatarias.
 El sistema debe permitir en el futuro el manejo de documentos digitalizados.
 Debe tenerse en cuenta que la presentación de documentos a la unidad de
recepción de la entidad puede hacerse de modo personal o a través de terceros.
 Registro de documentos externos provenientes de administrados u organismos,
registrando diversos datos como: identificación del documento recibido (Nº, fecha,
asunto, remitente, original, copia, entre otros).
 Proceso de Derivación de Documentos

 El sistema debe permitir la derivación de los documentos según corresponda a las

necesidades propias del asunto a que se refiera el documento, lo cual significa
que el documento puede navegar por diversas instancias de la entidad.
 Debe permitir establecer flujos determinados para documentos específicos o
procedimientos administrativos que lo requieran.

Proceso de Atención

El sistema debe permitir registra la culminación del proceso de atención del

documento.

Proceso de Seguimiento

Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados a la entidad y conocer

su estado, con la finalidad de facilitar e incrementar la calidad del servicio brindado al
usuario interno y externo.

Trámite Interno

Generar los correlativos de los documentos generados por dependencia de la

organización

Registro y Reportes

 Registro y Reportes de documentos ingresados a la entidad.

 Registro y Reportes de documentos egresados de la entidad.
 Registro y Reportes de documentos ingresados por área.
 Registro y Reportes de documentos egresados por área.

VII. IMPLANTACIÓN

La implantación del sistema se realizará sobre los equipos de la Municipalidad Provincial

de Huanta.

VIII. CAPACITACIÓN

 La capacitación deberá permitir a los usuarios un nivel óptimo de conocimientos sobre

el uso del nuevo software.
 El Contratista realizará la capacitación de los usuarios que determine la MPH.
 Como quiera que la capacitación es uno de los factores de evaluación, los postores
consignarán en su propuesta técnica las horas de capacitación propuesta por usuario.
 La capacitación será impartida en los ambientes que determine la MPH.

IX. GARANTÍA

 El postor como parte de su propuesta está obligado a garantizar el correcto

funcionamiento del STD durante un (01) año como mínimo, la cual contempla todas las
correcciones atribuibles a defectos o errores de código de programación. Esta garantía
se cuenta a partir de la recepción y conformidad emitida por los funcionarios
designados de la Gerencia de Administración y Finanzas.
 La MPH garantiza la propiedad intelectual y los derechos de autor del producto
adquirido.
 Dentro de este periodo y con un máximo de cuatro veces, por año de garantía, La MPH
tendrá la facultad de pedir ajustes a cualquier entregable (código fuente, manuales,
reportes, programación, otros) por la empresa consultora, esta solicitud tendrá que ser
 atendida por la empresa consultora en un período no mayor a 07 días calendario sin
costo alguno.

X. SOBRE EL CONTRATISTA

El Contratista a seleccionar para la implementación, deberá garantizar como parte de su

servicio, cubrir las necesidades funcionales de la MPH, dejando un sistema implementado
a la medida de las necesidades indicadas. Para garantizar el éxito del proyecto, se
recomienda tenga experiencia en este tipo de implementaciones, de preferencia en el
sector gobierno, la misma que deberá cubrir los siguientes servicios:

 Al inicio de la consultoría, la empresa deberá entregar el diagrama de gantt indicando

los tiempos y recursos que utilizará, para la puesta en marcha del sistema.
 Deberá participar en todo el ciclo de vida del proyecto, con especial énfasis en la
validación de requerimientos funcionales de los usuarios finales.
 Realizar todas las pruebas necesarias para la puesta en marcha del sistema.
 Realizar las capacitaciones del caso, tanto a usuarios funcionales como a usuarios
técnicos.
 Deberán entregar documentación tanto funcional como técnica, sobre la operatividad y
funcionalidad del sistema.
 El éxito de este sistema, es que sea totalmente amigable por los usuarios finales, fácil
de usar, cumpliendo con todos los requerimientos institucionales.