¿Qué es un proceso contable?

( https://www.certus.edu.pe/blog/que-es-un-proceso-contable/)

Si los cálculos y la capacidad de organización son lo tuyo, es muy probable que

estés interesado en estudiar la carrera de Contabilidad. Dentro de esta puedes
encontrar diversos conceptos y procesos que es recomendable que vayas
conociendo desde ahora. Por ejemplo, ¿sabes qué es un proceso contable?
¿Tienes idea de en qué consiste? Este comprende una serie de pasos importantes
en esta carrera. Si no sabes de qué trata, no hay problema.
A continuación, en Certus te explicamos todo sobre este importante concepto de
la contabilidad.
El proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de
estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización.
Dicho ciclo es esencial para toda empresa ya que gracias a ella podrán ver sus
gastos e ingresos, y así realizar proyecciones, evitando muchas veces crisis que
pueden llevar al cierre de la compañía.
Acá te mostramos cuáles son los pasos para realizar un proceso contable de
manera correcta y eficaz:
1.- Identificación de las operaciones
El contador debe de introducir la totalidad de las operaciones económicas hechas
por la organización. Las operaciones que tiene que tener en cuenta son:
Operaciones rutinarias
Aquellas que se presentan de manera frecuente y constante en las actividades de
la organización. Estas a su vez se dividen en:
 Básicas: son aquellas que sirven para la obtención de bienes o servicios
de la empresa. Generalmente se estipulan en ellas a los usuarios o clientes
externos.
 De apoyo: sirven como soporte para la prestación de las operaciones
básicas. Acá se encuentran los usuarios o clientes internos y externos.
Operaciones no rutinarias
Son aquellas que no ocurren permanentemente en una organización. En esta se
estipula:
 Los daños o pérdidas por casos inesperados.
 Las pérdidas por fallos judiciales.
 Las adquisiciones o remodelaciones.
 Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos o
servicios.
Te puede interesar: ¿Qué es la contabilidad? Todo lo que debes saber
2.- Recolección de información

Esta se hace a través de los medios que se defina para cada una de las
operaciones a usar. El contador debe asegurarse que toda la información que se
ha estipulado sea confiable.
3.- Clasificación y registro
La clasificación y el registro de toda la información se genera en los asientos de
contabilidad. Se llama así al esquema basado en el principio de partida doble
(causa – efecto) la cual tiene dos tratados: el deber y el haber. El deber o cargo
se coloca a la izquierda del cuadro, mientras que a la derecha de coloca el haber.
Para la realización de los asientos contables, el deber y haber se combinan con
las cuentas contables que son:
Reales o del balance: acá se registran las operaciones que afecten la situación
financiera de la empresa (Activos, pasivos, patrimonio).
De resultados, de ganancias y pérdidas o nominales: en ella se registran las
operaciones que afecten los resultados financieros de la organización (Ingresos,
costos y gastos).
4.- Resúmenes intermedios
Los resúmenes intermedios son aquellos que producen los estados financieros
que permitirán informar a los usuarios internos y externos de los recursos que
tiene la empresa. Estos resultados se registran en dos clases de libros: los libros
auxiliares y los libros principales (Libro diario, Columnario, Libro mayor y
Balances).
5.- Estados financieros
Son el producto final del estado contable y tiene como objeto presentar la
información financiera a los jefes de la empresa para que puedan tomar
decisiones económicas eficientes. La información que se encuentra en los estados
financieros se enfoca en la rentabilidad, posición financiera, capacidad de
crecimiento y el flujo de fondos.
Estos comprenden cinco partes, balance general, estado de resultados, estado de
cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.
 Balance general: en muchos sentidos, esto es una radiografía del estado
de una empresa en un plazo de tiempo determinado.
 Estado de resultados: Conocido también como estado de pérdidas y
ganancias, registra tanto los ingresos como los gastos de la empresa.
 Estado de cambios en el patrimonio neto: Comprende las razones de la
variación en el patrimonio de la empresa.
 Estado de flujos de efectivo: comprenden las actividades de operación,
las de inversión y las actividades financieras. Mediante estas se verifica el
impacto de las operaciones de la empresa.
¡Listo! Ahora conoces a detalle qué es un proceso contable. Recuerda que
mientras mejor conozcas los procesos, te será más fácil acostúmbrate a ellos, lo
cual te ayudará a desarrollarlos mejor. La carrera de contabilidad te ofrece
grandes oportunidades y, si te enfocas a trabajar en tus conocimientos desde
ahora, sin duda empezarás con buen pie tu camino hacia el éxito.
En Certus, te ofrecemos la carrera de Contabilidad que cuenta con la malla
curricular más actualizada en función a las necesidades del mercado.  Si deseas
más información sobre nuestras carreras y certificaciones, no dudes en
comunicarte con nosotros y te responderemos a la brevedad.
 Proceso Contable (https://www.lifeder.com/proceso-contable/)

El proceso contable es el ciclo que ocurre entre la ocurrencia, el registro y el

procesamiento de las operaciones financieras que se realizan en una empresa. Es
decir, se trata de una secuencia de actividades que conlleva al registro detallado
de cómo se reciben, se cobran y se pagan bienes y servicios en una organización;
ese registro se realiza en los libros o cuadernos contables. Es un proceso que se
da por etapas y que se reinicia constantemente. En él se recopila información
financiera que luego se presenta en forma de reportes denominados estados
financieros.

Pero el ciclo no llega hasta la presentación de esos estados financieros, sino que
vuelve a empezar desde allí. La frecuencia de los reportes financieros depende de
la naturaleza o el tamaño de la empresa. Sin embargo, lo normal es que sean
trimestrales, semestrales y anuales.

Etapas del proceso contable

Entre las etapas del proceso contable se encuentran:

Identificación y análisis de la transacción

Se define el tipo de operación que se está realizando mediante los documentos

fuente: facturas, órdenes de compra, contratos, etc.

Esos documentos fuente deberían ser originales, puesto que sirven de respaldo a
las transacciones registradas.

Esas transacciones deben analizarse antes de cargarse en el sistema para

determinar la cuenta a la que pertenecen y el monto real a registrar.
Solo se ingresan las transacciones contables que pertenecen a la empresa.

Identificar cuentas

En la base de datos contable o el sistema contable que usa una empresa, hay una
lista de cuentas o conceptos en los cuales se incluirán las entradas.

Es importante que estas cuentas estén debidamente detalladas y sean lo

suficientemente específicas como para que reflejen, sin lugar a dudas, la
naturaleza de la transacción.

En este momento se decide cuáles serán las cuentas en las que registrará la
transacción.

Registro de la transacción

Se anota la transacción o entrada en el libro diario, en la medida en la que sucede,

por lo que resultará en un orden cronológico.

Para hacer estas anotaciones se utiliza, por lo general, el sistema de contabilidad

de doble entrada, en el que se reflejan las cuentas cargadas y las cuentas
acreditadas.

Existen libros especiales en los que se anotan las transacciones que se repiten
con cierta frecuencia.

Publicación de la entrada

Se publican las entradas o transacciones en las cuentas individuales de los libros

mayores, con débitos a la izquierda y créditos a la derecha.

En el libro mayor se detalla cada cuenta.

Contabilización de saldos

Es el balance preliminar de todas las cuentas; se calculan los saldos y se totalizan

los saldos del débito y los del crédito.

Si el resultado al final de estas dos columnas es igual, entonces el balance está

correcto.

Asiento de pérdidas y ganancias

Es el asiento de la totalización de ganancias y pérdidas del negocio.

Elaboración del balance de comprobación

Luego de determinar los saldos de las cuentas que se reflejan en el libro mayor, se
procede a verificar la exactitud de los registros.

Con este documento, se pueden reubicar los efectos de los ajustes, antes de
registrarlos en las cuentas.

Análisis de ajustes

En este momento los ajustes se anotan en el libro diario, basándose en los datos
recogidos en el balance de comprobación.

Una vez cumplido este paso, se pasan dichos ajustes al libro mayor. De esta
manera, las cuentas mostrarán saldos correctos y actualizados.

Presentación de los estados financieros

Se combinan las sumas en las diversas cuentas registradas y se presentan en

estados financieros.
Es decir, se reagrupa la información de la hoja de trabajo (o balance de
comprobación), y se elaboran: el balance general, el estado de resultados, el
estado de flujo de efectivo, etc.

Cierre de la contabilidad

En esta fase se realizan acciones que permiten cerrar el ciclo de la contabilidad en

un ejercicio económico determinado.

Entre las operaciones que se ejecutan en esta fase se encuentran:

 Contabilización de las variaciones de existencias

 Periodificación contable
 Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
 Contabilización de las amortizaciones

En el cierre, se finaliza el ejercicio económico en los libros para que sirvan de

soporte al siguiente ejercicio fiscal. En esta etapa, se contabilizan los asientos en
el libro diario para cerrar las cuentas temporales de capital.

Esta información pasa luego al libro mayor, donde la utilidad y la pérdida neta
pasan a la cuenta de capital. Es el registro del final del ejercicio, en el que todas
las cuentas (acreedoras y deudoras), deben tener saldo nulo.

Balance de comprobación posterior al cierre

Es un paso posterior al cierre de las cuentas nominales. Es un procedimiento que

permite garantizar que el libro mayor esté balanceado para el inicio del siguiente
periodo contable.

Es un balance que cuenta con Activos, Pasivos y Capital.

Balance de situación final

El balance de la situación final es el proceso que implica llevar las cuentas al libro
mayor. En la columna de activos se colocan las cuentas del haber y en la de
pasivos, las del deber.

Este será el balance que se tomará en cuenta para hacer el balance de situación
inicial del siguiente ejercicio económico.

Importancia del proceso contable

El proceso contable es la única vía confiable para determinar la rentabilidad de

una empresa. Solo siguiendo estos pasos se podrá ver el detalle de la rentabilidad
de la inversión que se está haciendo en un determinado negocio.

Asimismo, es lo que permitirá tener datos para tomar decisiones acertadas sobre
la operatividad del negocio, como qué rubros necesitan inyección de capital o
cuáles deben ser desechados.

Por otro lado, también tiene ventajas legales, debido a que permite tener al día
información que puede ser requerida por lo entes gubernamentales.

El proceso contable y su automatización

Con los años, la mayoría de las tareas en una empresa se han visto afectadas por
la automatización de distintas maneras. En el caso de la contabilidad, no ocurre
algo muy diferente.

Cuando la informática se convirtió en una actividad popular, alrededor de 1981, los

sistemas de información contables se integraron en bases de datos.
De acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la empresa, sus líderes deciden el
nivel de sistematización que emplearán en su contabilidad.

Algunas de las ventajas de automatizar el proceso contable son:

Simplicidad

La mayor parte de los softwares que existen en el mercado, están pensados para
que el equipo de contabilidad pueda adaptarse fácil y rápidamente al sistema.

Además, incluyen modos rápidos de corregir las probables equivocaciones que se

puedan cometer.

Rapidez

Es de los más evidentes beneficios de un sistema automatizado porque permite

ubicar entradas, cuentas o o cualquier otro dato contable, en cuestión de
segundos
Registro de Ingresos y Gastos

Es una herramienta financiera que permite analizar el patrón de ingresos y gastos

en la actualidad. Una vez elaborado el registro, se lo puede usar para tomar
decisiones financieras. (https://procredit.tusfinanzas.ec/glossary/registro-de-
ingresos-y-gastos/)

El registro de ventas e ingresos es un libro auxiliar en el que se

anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de
pagos que emite una empresa. Este registro es requisito de orden tributario. En
el mismo de anotarán diariamente por orden cronológico todas las ventas e
ingresos de la actividad que se desarrolla con la siguiente relación: El número de
anotación, fecha, número de factura o documento equivalente, concepto e importe,
con separación del I.V.A. devengado o compensación recibida en el régimen
especial de agricultura, ganadería y pesca.
Dentro del de ventas e ingresos el libro más habitual es el de registro de facturas
emitidas. Consiste, según Aycelaborytax, en la lista de las facturas del período,
ordenadas de manera cronológica, con su fecha señalada, así como su código, los
datos del emisor y del destinatario, la base imponible, la retención del IRPF -si es
que corresponde-, y el tipo e importe de IVA.
En este libro se incluyen también cualquier otro tipo de ingreso no sujeto a IVA
que afecta a la actividad, por ejemplo las subvenciones recibidas.

De esta manera, será posible que el trabajador por cuenta propia sepa la cuantía
anual de sus facturas. Éste dato es de gran relevancia en la realización de
la declaración de la renta anual y las trimestrales y anuales del IVA y del IRPF, ya
que cabe destacar la imposibilidad de que se presenten con una numeración
alterada.
Además, en este mismo libro se pueden señalar los justificantes contables y los
documentos de aduanas.

¿Cuánto tiempo se deben guardar estos registros?

Según Gaztenpresa, todas las facturas de gastos e ingresos se deben guardar por
un mínimo de 6 años. Este plazo está regulado por el artículo 30 del Código de
Comercio: “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente
ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.
Este plazo de 6 años suele confundirse con el de la prescripción de impuestos,
pero son diferentes. (https://www.muypymes.com/2019/01/16/como-funciona-el-
libro-registro-de-ventas-e-ingresos)

La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes al exterior.

A cambio de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que
hará efectivos en las fechas estipuladas.

Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este

incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.

Las aportaciones de los propietarios en ningún caso suponen un ingreso,

aunque sí un incremento patrimonial. Los socios las realizan con la finalidad
de cubrir pérdidas de ejercicios anteriores o de engrosar los recursos con los
que cuenta la empresa con el objeto de financiar nuevas inversiones o
expansionarse.

Es importante distinguir los ingresos de los cobros. Así, por ejemplo, si una
empresa dedicada a la compraventa de electrodomésticos vende uno de
éstos por 1.000 u.m. y acuerda con el comprador que éste lo hará efectivo a
partes iguales en el momento de la venta y 30 días después, en la fecha de la
venta, se produce un ingreso de 1.000 u.m. y un cobro de 500 u.m. El importe
 restante no se hará efectivo hasta dentro de 30 días, será en esa fecha
cuando se produzca otro cobro de 500 u.m.

Si es importante diferenciar los gastos de los pagos y los ingresos de los

cobros, no es menos relevante distinguir los gastos de las pérdidas y los
ingresos de los beneficios. Ha de quedar claro que pérdidas y beneficios se
determinan en función de los ingresos y gastos producidos en un período de
tiempo determinado.

2.1. Gastos

A cualquier empresa –industrial, comercial o de prestación de servicios– para

fun cionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios
como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, etc.

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del

exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así,
incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores,
cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus
instalaciones, etc.

El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora

bien, el pago de éstos se produce en la fecha en la que sale dinero de
tesorería para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los
conceptos de gasto y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto
servicio; se efectúa el pago del mismo en la fecha convenida, en el instante
en que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el
aplazamiento del pago es una práctica bastante extendida en el mundo
empresarial.

Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la

mano una disminución del patrimonio empresarial. Al percibir la
contraprestación real, que generalmente no integra su patrimonio, paga o
aplaza su pago, minorando su tesorería o contrayendo una obligación de
 pago, que integrará el pasivo.( https://www.contabilidadtk.es/concepto-de-
gastos-e-ingresos-13.htm)

(https://www.captio.net/blog/que-es-la-contabilidad-de-gastos-e-ingresos )

La contabilidad de gastos e ingresos es una herramienta fundamental para

conocer el buen estado de salud de tu empresa. Lo ideal es elaborar este balance
todos los meses y reforzarlo con un resumen anual, donde vengan anotados desde
las ventas y los préstamos hasta los conceptos de alquiler, suministros,
imprevistos o nóminas. De este documento contable hablaremos a lo largo de
este artículo.
DESCARGA EL E-BOOK:

Conciliación bancaria paso a paso

Llevar un control de las finanzas, y llevarlo bien, es fundamental para que una empresa
tenga éxito. Con la contabilidad de gastos e ingresos podrás saber si tu empresa está
ganando dinero. Es por ello que debes realizar un balance periódicamente, preferiblemente
mes a mes. Después habrá que hacer un balance anual.

En este documento contable debes anotar todas las entradas y salidas de dinero

mensuales para poder conocer el resultado. Más adelante profundizaremos en la
representación contable de estos conceptos, pero como adelanto debes saber que en los
ingresos tienes que incluir las ventas o los préstamos, por ejemplo. En los gastos van el
alquiler, los suministros, las nóminas, los materiales de producción, los gastos imprevistos,
etc.

No te preocupes si un mes tienes pérdidas, pues esto puede deberse a un imprevisto que
haya surgido de forma puntual. Lo bueno es que con la contabilidad de gastos e
ingresos tendrás controlados los números. Podrás conocer, además, datos como cuál es la
temporada en la que obtienes más ingresos o cuándo suben los gastos variables. Una vez
sepas todo eso, podrás tomar medidas para llevar a cabo campañas que incrementen las
ventas en épocas bajas o compensar los gastos extra con medidas de ahorro.

Conceptos de ingreso, gasto y resultado

Para que una contabilidad de gastos e ingresos sea correcto debes empezar por tener claro
qué son los ingresos, los gastos y los resultados.

Los ingresos

Es la entrada de dinero. Esto se consigue, principalmente, mediante las ventas de productos

o servicios. Otros ingresos pueden ser los intereses generados por ciertas inversiones, la
subvenciones, los ingresos generados por alquileres o venta de inmuebles propiedad de la
empresa y/o las comisiones.

Los gastos

Para que una empresa obtenga ingresos tiene que realizar un esfuerzo económico, como
pagar las nóminas a sus trabajadores, comprar material, contratar publicidad, pagar el
alquiler, las comisiones de los bancos y los seguros, hacer frente a los gastos de viaje de los
trabajadores o abonar las facturas de los suministros. Todo eso son gastos.

El resultado

Es la cifra que sale de restar la suma de los gastos a la suma de los ingresos.

Ingresos - Gastos = Resultado

Por regla general, el resultado se calcula de forma anual. Si en ese período los ingresos
superan a los gastos, quiere decir que tu empresa ha obtenido beneficios (saldo positivo). Si
ocurre lo contrario, estás entrando en pérdidas (saldo negativo).

En el Plan General Contable, el resultado debe reflejarse en la cuenta 129, “Resultados del
Ejercicio”. El saldo se recoge en el pasivo del balance de situación, dentro del neto
patrimonial.

Diferencias entre gasto/pago, ingreso/cobro y gasto/coste

Del mismo modo que conviene tener claros los conceptos de gastos, ingresos y resultados,
para llevar bien la contabilidad de gastos e ingresos hay que saber distinguir entre gastos y
pagos, ingresos y cobros o gastos y costes.

Diferencia entre gasto y pago

Una cosa es tener un gasto y otra pagarlo. Por ejemplo, tu empresa le compra a un
proveedor material (gasto), pero si haces el abono a 30 días, has recibido el pedido pero
todavía no lo has pagado.
Por tanto, el pago se efectúa cuando el dinero sale de la caja, mientras que el gasto es la
obligación que tienes de pagar ciertos productos o servicios.

Diferencia entre ingreso y cobro

Del mismo modo, tu empresa puede haber vendido cientos de unidades de un producto
(ingresos) y cobrar el dinero en el momento o tener que esperar un tiempo hasta que el
cliente haga el pago. Por tanto, aunque teóricamente haya unos ingresos, no se habrá
producido el cobro hasta que el dinero no entre en caja.

Diferencia entre gastos y costes

El coste, por su parte, tampoco debe ser confundido con el gasto. Mientras que este último
es el dinero que se va en las compras, el coste es el consumo de los factores productivos
que redundarán en una transformación económica. Se podría decir que el gasto es el
resultado de sumar el coste más la inversión.

Representación contable de los gastos, ingresos y

resultados
Dicho todo esto, ahora toca saber cómo se representa la contabilidad de gastos e ingresos.
Lo mejor es ir por partes.

Los gastos
Normalmente, las cuentas de compras y gastos (grupo 6) hay que anotarlas en el “Debe” del
subgrupo correspondiente. Por ejemplo, los gastos por compras (incluidos los impuestos
que graven adquisiciones y el transporte), se cargarán en la cuenta del subgrupo 60. Del
mismo modo, los gastos de personal irán en el desglose del subgrupo 64.

Si ocurre que más adelante se anula o minora alguna partida, hay que apuntarlo en el
“Haber”.

Los ingresos
En lo referente a los ingresos, por regla general estos se anotarán en el “Haber”. Las ventas
e ingresos están contempladas en el grupo 7 del Plan General Contable.

Si se producen anulaciones o minoraciones de ingresos que ya han sido contabilizados,

estas deben anotarse en el “Debe” del saldo al cierre del ejercicio contable.

Los resultados
Por su parte, para contabilizar los resultados hay que trasladar a una cuenta nueva tanto los
ingresos como los gastos. Dependiendo de si el saldo es positivo o negativo, se le dará
distinto asiento.