Manejo Documentos

ACTUACIONES DE POLICÍA JUDICIAL EN Código: PJIC-MDO-PT-18
LA INDAGACIÓN E INVESTIGACIÓN Versión: 02
Vigente desde: 02-01-05

MANEJO DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la búsqueda, recolección y embalaje de

documentos dubitados e indubitados de interés en la investigación criminal con el
fin de garantizar su identidad, integridad y preservación.
2. ALCANCE
Aplica al Lugar de los Hechos, lugares relacionados y a las actividades que

desarrolla el personal con funciones de policía judicial o quienes por vía de
excepción hagan sus veces. Inicia con la recepción de la noticia criminal, el
procedimiento de “Inspección al Lugar de los Hechos y/o al cadáver”, o
cuando se aporten a una investigación; finaliza con el instructivo de “Rotulado de
EMP Y EF” .
3. FUNDAMENTO TEÓRICO
En la investigación de las diferentes conductas punibles y especialmente en lo

relacionado con estados patrimoniales, enriquecimiento ilícito, delitos contra la
administración pública, valoración de perjuicios relacionados con marcas y
patentes, presuntos homicidios o suicidios, entre otros; los documentos como EMP
Y EF son de valiosa importancia para el esclarecimiento de los hechos por cuanto
nos permiten establecer su originalidad, procedencia, autoría, alteraciones y
contextualizarlos con la demás información obtenida en la investigación.
4. DEFINICIONES CONCEPTUALES
Para efectos de este procedimiento se entiende por:
• Coetaneidad o contemporaneidad: Coincidencia o cercanía al periodo de

tiempo en el que el documento fue elaborado. Para poder efectuar el cotejo
documentológico y grafológico, el material indubitado debe corresponder o ser
Elaboración Revisión Aprobación
Delegados Interinstitucionales Comité Operativo Consejo Seccional de Policía Judicial
Firma Firma Firma
Fecha: 2003-08-11 Fecha: 2004-11-29 Fecha


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lo mas próximo que se pueda a la fecha presunta de elaboración del

documento investigado1.
• Cotejo: Comparación de dos documentos para incluir o excluir su

uniprocedencia2.
• Documento dubitado: Es aquel que es motivo de investigación o

comprobación pericial, los cuestionamientos recaen generalmente, sobre su
forma de producción, autor, materiales que lo constituyen, procedimientos de
impresión y manipulaciones3.
• Documento indubitado: Es aquel que su origen es cierto y su autenticidad no

es discutida, sirven de patrón de comparación, son genuinos y legalmente
reconocidos4.
• Documentología forense: Conjunto articulado de procedimientos científicos y

técnicos aplicables a la verificación de la autenticidad del documento escrito su
origen, materiales constitutivos, forma de elaboración y posibles
manipulaciones o alteraciones5.
• Grafología forense: Estudio técnico científico del grafismo (firmas y escritos),

para establecer autenticidad o falsedad y determinar autoría de los mismos6.
• Original: Documento o escrito primitivo, del cual se obtienen copias7.
• Documento: Son los textos manuscritos, mecanografiados o impresos. Las

grabaciones magnetofónicas, discos de todas las especies que contengan
grabaciones. Grabaciones fonópticas o videos. Películas cinematográficas.
Grabaciones computacionales. Mensajes de datos. El telex, telefax y similares,.
Fotografías. Radiografías. Ecografías. Tomografías. Electroencefalogramas.
Electrocardiogramas. Cualquier otro objeto similar o análogo a los anteriores.
Planos, dibujos, cuadros, fotografías, grabaciones magnetofónicas, talonarios,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que
tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas,
monumentos, edificios o similares, documentos de identificación personal
1
Manual Unificado de Servicios en Documentología y Grafología Forense. Coordinación Editorial “Subcomité
Interinstitucional de Documentología y Grafología Forense”. Bogotá. 2002 Pág. 19.
2
Ibíd.
3
Ibíd..
4
Ibíd.
5
Ibíd. Pág. 18
6
Ibíd.
7
Ibíd.

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como; cédulas de ciudadanía, tarjetas de identidad, pasaportes, visas, cédulas

de extranjería, carnés, licencias y títulos valores: como cheques, letras, bonos,
pagares entre otros.
NOTA: El parágrafo del artículo 201 del C.P.P., señala que en los lugares donde
no hubiere miembros de Policía Judicial de la Policía Nacional, esta función la
realizara la Policía Nacional; por lo anterior cuando en los manuales de Policía
Judicial y Cadena de Custodia, se hace referencia “Al servidor de Policía Judicial
o quien por vía de excepción haga sus veces” se entiende que se trata de la
Policía Nacional.8
5. NORMATIVIDAD
 Constitución Política de Colombia. Art. 15, 228, 250, 251, 252 y 253.
 Código Penal. Ley 599/00
 Código de Procedimiento Penal. Ley 906 de 2004, Art. 1, 3, 14, 66, 114
numeral 4, 200 al 215, 254 al 266, 275 al 278, 424 al 434
 Resolución 0-1890 de noviembre de 2002 Cadena de Custodia
 Resolución 2869 de 2003 Procedimientos de Cadena de Custodia
 Manual de Cadena de Custodia vigente para el Sistema Penal Acusatorio.
 Resolución 0- 2286 de noviembre de 2003, Manual de Procedimientos
actualizado
 Manual Único de Policía Judicial.
6. CONDICIONES
• El servidor asignado a la labor de recolección y embalaje de los EMP y EF

debe contar con los elementos y materiales indispensables para el
cumplimiento de sus funciones en el lugar de los hechos y verificar que estos
sean aptos para la preservación de los documentos dubitados e indubitados.
• El personal responsable de la aplicación del presente procedimiento debe

conocer las normas de bioseguridad descritas en el instructivo de “Medidas de
Bioseguridad”.
• Se debe ingresar al lugar de los hechos siguiendo las rutas de acceso

previamente establecidas, utilizando la protección y elementos de bioseguridad
necesarios.
• En el lugar de los hechos, previamente a la recolección de los documentos

8
Manual de Policía Judicial, página 9

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dubitados e indubitados, el servidor de policía judicial asignado debe

cerciorarse que estos hayan sido documentados fotográfica y/o video
gráficamente y fijados topográficamente.
• Cuando los documentos son aportados a una investigación, se deben describir

en el informe de policía judicial e iniciar los correspondientes procedimientos
de cadena de custodia.
• En la búsqueda y recolección de los documentos dubitados de interés en el

hecho investigado se debe, en lo posible, aportar los originales de los mismos;
igualmente, los documentos indubitados o muestras patrón que se envíen para
cotejo grafológico y/o documentológico deben ser suministrados en abundancia
y ser coetáneos.
• La información consignada en los rótulos debe ser concordante con la

descripción narrativa y la demás documentación al respecto. El rótulo se
diligencia previamente a su colocación en el empaque del EMP y EF
correspondiente y en superficie diferente al documento embalado.
• Los documentos dubitados e indubitados una vez recolectados y embalados

deben ser conservados en su forma original, es decir, que se debe evitar
practicar actividades que los puedan alterar como: doblar, grapar, perforar,
adherir con cinta, arrugar, rasgar, exponer a sustancias químicas, marcar
directamente, mojar, manchar, manipular en exceso, pegar, escribir sobre
ellos, entre otros.
• El manejo de los documentos dubitados e indubitados debe realizarse

preservando las condiciones y estado original de los mismos, asegurando su
cadena de custodia.
7. DESARROLLO
7.1 Materiales y equipos
• Bolsas de papel manila de diferentes tamaños (sobre, carta, oficio, extraoficio,

entre otros)
• Bolsas plásticas de diferentes tamaños (sobre, carta, oficio, extraoficio, entre
otros)
• Equipo de bioseguridad
 Equipo de fotografía
 Equipo de planimetría
• Guantes desechables

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• Marcadores indelebles
• Overol
• Pinzas plásticas o con protección plástica en sus puntas
• Papel filtro en pliegos
• Rótulos preimpresos
• Tapabocas
7.2 Descripción
7.2.1 Buscar y observar
El servidor asignado verifica que el lugar de los hechos haya sido documentado
fotográfica ó videográficamente y fijado topográficamente de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
El servidor de policía judicial asignado realiza la búsqueda de los documentos

dubitados e indubitados, siguiendo las técnicas descritas en el procedimiento de
“Observación y Análisis del Lugar de los Hechos ”.
El servidor asignado observa los documentos previamente a su recolección y

toma las medidas necesarias para garantizar la bioseguridad, el adecuado
manejo y la cadena de custodia de estos Elementos Materia de Prueba y
Evidencia Física.
Si el documento de interés en el hecho investigado, presenta adherencias de

sustancias o evidencia traza, estas se conservan en su estado original junto al
documento durante la manipulación y el embalaje del mismo.
7.2.2 Documentar y fijar
Una vez localizados los documentos dubitados e indubitados, los servidores

asignados realizan la documentación fotográfica y/o videográfica y la fijación
topográfica de acuerdo a los siguientes procedimientos respectivamente:
• “Documentación Fotográfica” dejando como registros el “Álbum

Fotográfico” y la “Ficha Técnica ”.
• “Documentación Videográfica”.
• “Fijación Topográfica” dejando como registro el bosquejo en el formato de

“Dibujo Topográfico”.

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Así mismo el servidor de policía judicial asignado como coordinador realiza la

descripción narrativa en el “Acta de Inspección al Lugar de los Hechos” o en el
Acta de Inspección Técnica al Cadáver”, de acuerdo a los procedimientos de
“Inspección al Lugar de los hechos y/o al Cadáver” respectivamente.
7.2.3 Recolectar
El servidor asignado, recolecta cada uno de los documentos dubitados ó

indubitados, de manera separada, tomándolos de los extremos utilizando guantes
y pinzas plásticas o en su defecto, pinzas que tengan sus puntas protegidas con
material plástico.
En el evento en que el documento se encuentre húmedo, procede a ubicar un

lugar limpio y aireado para secarlo, de no ser posible, cubrirlo con papel filtro,
dejándolo secar a la temperatura ambiente.
Si los documentos se encuentran quemados deben ser manipulados con

excesivo cuidado por cuanto cualquier brisa o movimiento brusco podría
destruirlo, en estos casos se deben colocar los documentos quemados
deslizando debajo un cartón o vidrio y traspasar el contenido sobre un recipiente
rígido (con piso de algodón).
Si los documentos quemados se encuentran en recipientes pequeños (canecas,

canastas entre otros), se envía el recipiente completo y rotulado.
7.2.4 Embalar, rotular e iniciar Registro de Cadena de Custodia
El servidor asignado, introduce el documento seco dentro de bolsa de papel

manila, según su tamaño, conservando su estado, condiciones y forma original.
Adicionalmente, inserta el documento ya empacado en la bolsa de papel dentro

de una bolsa plástica, la cual se sella técnicamente preservando el embalaje
inicial utilizando cinta de seguridad, conservando su estado, condiciones y forma
original.
El servidor asignado diligencia el rótulo para los documentos en superficies

diferentes según instructivo de “Rotulado de EMP y EF” y diligencia “Inventario
de EMP y EF” de cadena de custodia, de acuerdo al instructivo de “Registro de
Cadena de Custodia de EMP y EF” para ser enviados a los laboratorios
respectivos o bodegas de evidencia.

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Sí en el lugar de los hechos o dentro de la investigación se encuentra y/o allegan

EMP Y EF con los que se puede escribir como: máquinas de escribir, sellos,
esferos, bolígrafos, fotocopiadoras, imprentas, impresoras entre otros, de los
cuales se presume que se utilizaron en la elaboración del documento dubitado,
se procede a su observación, recolección y embalaje de acuerdo a sus
características.
7.3 Diagrama de flujo
SERVIDOR ASIGNADO PARA LA SERVIDOR DE POLICIA JUDICIAL SERVIDORES ASIGNADOS PARA

COORDINACIÓN DE LA ASIGNADO O QUIEN HAGA SUS LA DILIGENCIA FOTOGRAFO/
DILIGENCIA VECES CAMAROGRAFO/ TOPOGRAFO
INSPECCIONAR EL
LUGAR DE LOS
HECHOS, Y/O
CADAVER
Observar,
Analizar y buscar
Documentar y Fijar
Recolectar EMP y EF
Embalar EMP y EF
DILIGENCIAR ACTA DE
INSPECCIÓN AL LUGAR
DE LOS HECHOS Y/O
ACTA DE INSPECCIÓN
TÉCNICA AL CADÁVER,
INVENTARIO DE EMP Y Rotular, registrar y
EF, INFORME DE POLICIA enviar los EMP y EF
JUDICIAL O INFORME
EJECUTIVO

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7.4 Puntos de control ()
1 El servidor de policía judicial asignado para la labor de coordinador de la

diligencia verifica el registro en el “Acta de Inspección al Lugar de los
Hechos” y/o “Acta de Inspección Técnica al Cadáver” de la documentación
fotográfica y/o videográfica, la fijación topográfica y la descripción de la
recolección, el embalaje y el rotulado realizado de acuerdo al instructivo
“Rotulado de EMP y EF” para su posterior entrega en el informe de Policía
Judicial.
8. RESPONSABLES
El responsable de este procedimiento es el servidor asignado para la actividad

de búsqueda, recolección y embalaje de los documentos dubitados e indubitados
hallados en el lugar de los hechos o allegados dentro de la investigación.
9. REGISTROS
“Acta de Inspección al Lugar de los Hechos”

“Acta de Inspección Técnica al Cadáver”
“Álbum Fotográfico”
“Dibujo Topográfico”
“Ficha Técnica”
“Inventario de EMP y EF”
“Rótulo”
10. ANEXOS
N. A.

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ACTUACIONES DE POLICÍA JUDICIAL EN Código: PJIC-MDO-PT-18

LA INDAGACIÓN E INVESTIGACIÓN Versión: 02

Vigente desde: 02-01-05

Establecer los lineamientos para la búsqueda, recolección y embalaje de

Aplica al Lugar de los Hechos, lugares relacionados y a las actividades que

En la investigación de las diferentes conductas punibles y especialmente en lo

Para efectos de este procedimiento se entiende por:

• Coetaneidad o contemporaneidad: Coincidencia o cercanía al periodo de

Elaboración Revisión Aprobación

Delegados Interinstitucionales Comité Operativo Consejo Seccional de Policía Judicial

Firma Firma Firma

Fecha: 2003-08-11 Fecha: 2004-11-29 Fecha

Vigente desde: 02-01-05

lo mas próximo que se pueda a la fecha presunta de elaboración del

• Cotejo: Comparación de dos documentos para incluir o excluir su

• Documento dubitado: Es aquel que es motivo de investigación o

• Documento indubitado: Es aquel que su origen es cierto y su autenticidad no

• Documentología forense: Conjunto articulado de procedimientos científicos y

• Grafología forense: Estudio técnico científico del grafismo (firmas y escritos),

• Original: Documento o escrito primitivo, del cual se obtienen copias7.

• Documento: Son los textos manuscritos, mecanografiados o impresos. Las

Vigente desde: 02-01-05

como; cédulas de ciudadanía, tarjetas de identidad, pasaportes, visas, cédulas

• El servidor asignado a la labor de recolección y embalaje de los EMP y EF

• El personal responsable de la aplicación del presente procedimiento debe

• Se debe ingresar al lugar de los hechos siguiendo las rutas de acceso

• En el lugar de los hechos, previamente a la recolección de los documentos

Vigente desde: 02-01-05

dubitados e indubitados, el servidor de policía judicial asignado debe

• Cuando los documentos son aportados a una investigación, se deben describir

• En la búsqueda y recolección de los documentos dubitados de interés en el

• La información consignada en los rótulos debe ser concordante con la

• Los documentos dubitados e indubitados una vez recolectados y embalados

• El manejo de los documentos dubitados e indubitados debe realizarse

7.1 Materiales y equipos

• Bolsas de papel manila de diferentes tamaños (sobre, carta, oficio, extraoficio,

Vigente desde: 02-01-05

7.2.1 Buscar y observar

El servidor de policía judicial asignado realiza la búsqueda de los documentos

El servidor asignado observa los documentos previamente a su recolección y

Si el documento de interés en el hecho investigado, presenta adherencias de

7.2.2 Documentar y fijar

Una vez localizados los documentos dubitados e indubitados, los servidores

• “Documentación Fotográfica” dejando como registros el “Álbum

• “Fijación Topográfica” dejando como registro el bosquejo en el formato de

Vigente desde: 02-01-05

Así mismo el servidor de policía judicial asignado como coordinador realiza la

El servidor asignado, recolecta cada uno de los documentos dubitados ó

En el evento en que el documento se encuentre húmedo, procede a ubicar un

Si los documentos se encuentran quemados deben ser manipulados con

Si los documentos quemados se encuentran en recipientes pequeños (canecas,

7.2.4 Embalar, rotular e iniciar Registro de Cadena de Custodia

El servidor asignado, introduce el documento seco dentro de bolsa de papel

Adicionalmente, inserta el documento ya empacado en la bolsa de papel dentro

El servidor asignado diligencia el rótulo para los documentos en superficies

Vigente desde: 02-01-05

Sí en el lugar de los hechos o dentro de la investigación se encuentra y/o allegan

7.3 Diagrama de flujo