ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

MONTAJE DE FÁBRICA Y COMERCIALIZADORA DE HELADOS GOURMET EN

BARRANCABERMEJA, SANTANDER

CALLE. 73 # 27 - 42
BARRANCABERMEJA

BARRANCABERMEJA, SANTANDER 2020

TABLA DE CONTENIDO
MONTAJE DE FÁBRICA Y COMERCIALIZADORA DE HELADOS GOURMET EN
BARRANCABERMEJA, SANTANDER.........................................................................................1
OBJETIVOS DEL NEGOCIO......................................................................................................2
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO...............................................................................................3
OBJETIVOS DE PROYECTO Y CRITERIOS DE ÉXITO..............................................................3
REQUISITOS......................................................................................................................................................4
RESTRICCIONES...............................................................................................................................................4
SUPOSICIONES.................................................................................................................................................4
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO..............................................................................................4
RIESGOS...........................................................................................................................................................5
ENTREGABLES DEL PROYECTO.......................................................................................................................5
RESUMEN DE HITOS........................................................................................................................................5
PRESUPUESTO RESUMEN................................................................................................................................5
REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO...............................................................................................6
GERENTE DEL PROYECTO...........................................................................................................................6
.................................................................................................................................................7
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La ciudad de Barrancabermeja tiene una oferta gastronómica basada en

oferentes locales y unas pocas franquicias que dominan el mercado, siendo
Cream Helado quien goza de mayor participación. Sin embargo, a la fecha
todos los oferentes brindan el mismo producto basado en sabores estándar a
precios poco razonables. El inconformismo de los consumidores es evidente
debido a una mala atención, lo cual ha perjudicado la satisfacción del cliente y
ha abierto la posibilidad a nuevos competidores. La estrategia de negocio tiene
como factor diferenciador brindar al consumidor altos estándares de atención al
cliente, variedad de sabores y una experiencia agradable.

El negocio empezará con una inversión distribuida entre 50% capital privado y
el 50% restante con crédito. El proyecto fue formulado y evaluado teniendo en
cuenta una TIR que deberá ser mayor a la tasa de descuento y un VPN de
$45.000.000; valores que permiten tomar la decisión de desarrollarlo.

OBJETIVOS DEL NEGOCIO

La estrategia de los inversionistas se basa en los siguientes objetivos:

 Abrir al público el primer punto de venta en agosto de 2020.

 Expandir el negocio a nivel local en el transcurso del siguiente año con la
apertura de 3 puntos de venta adicionales.
 Facturar $300.000.000 millones de pesos el primer año. Con un incremento
del 100% en ventas totales al siguiente año.
 Superar a la competencia local en ventas y reconocimiento en un plazo
máximo de 5 años.
 Aprovechar la oferta local de materias primas en al menos un 50%.
 Tener una rotación del 95% del producto terminado al mes.
 Capacitar semestralmente el recurso humano para garantizar un excelente
servicio.
 Generar alianzas estratégicas con los proveedores de los insumos con el fin
de que el proveedor recoja el producto no conforme, lo cambie y entregue
uno a conformidad en el transcurso de 2 días.
 Garantizar que el proveedor efectúe la entrega de los insumos en los
primeros 3 días desde notificada la orden de compra.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El presente proyecto se basa en la creación de una empresa de fabricación y

comercialización de helados gourmet la cual será registrada con nombre comercial
Mr Ice. La idea surge con el fin de satisfacer un mercado objetivo en la ciudad de
Barrancabermeja y la región del Magdalena medio.
Mr Ice brindará su servicio en un local comercial de 130 m 2 ubicado en un sector
estratégico de la zona comercial de la ciudad, sin contar área de fabricación y
almacenamiento. La zona de servicio tendrá una vitrina con capacidad para 24
vasquetas (contenedores de helado) la cual será la interfaz primaria entre el
cliente, el producto y el vendedor.

El trabajo del proyecto contendrá las siguientes etapas: trámites legales,

selección, diseño y decoración de la planta y/o tienda, selección de equipos y de
personal, selección de productos, acuerdo con proveedores, plan de operaciones
y pruebas finales.

OBJETIVOS DE PROYECTO Y CRITERIOS DE ÉXITO

1. Seleccionar el punto de fabricación y distribución del producto en un

perímetro no mayor a 3 cuadras a la redonda del parque a la vida en
Barrancabermeja – Santander y cuyo canon de arrendamiento no supere
10’000.000 COP/mes.
2. Tener todos los documentos legales requeridos para la venta de alimentos
en un plazo no menor de 2 meses previo al inicio de operaciones.
3. Cumplir con las condiciones locativas y sanitarias para la elaboración de
productos alimenticios en un plazo no menor de 2 meses previo al inicio de
operaciones.
4. Haber establecido y determinado los proveedores teniendo en cuenta el
factor local en un plazo no menor de 1 mes previo al inicio de operaciones.
5. Iniciar operaciones el primero de agosto de 2020.
6. Contribuir al desarrollo social de la región mediante la vinculación laboral de
madres cabeza de familia, este objetivo se desarrolla como factor social
habilitador del proyecto.
7. Brindar servicios adicionales gratuitos. Wi-Fi gratis es mandatorio en los
locales, el trato debe ser personalizado con el fin de fidelizar a los clientes.
Los clientes serán premiados con obsequios en fechas especiales. Se hará
una encuesta de satisfacción aleatoria 3 veces por semana.

REQUISITOS
 En caso de perder la prioridad del local previamente elegido, se deberá
buscar otro en la misma zona.
 Se pagará mes vencido a los proveedores una vez radicada factura.
 Los empleados deberán ser madres cabeza de familia. Se garantizará que
estas mujeres tengan un proceso de entrenamiento sobre buenas prácticas
de manufactura (BPM) adecuado que durará 3 días y será cubierto por el
proyecto.
 El local seleccionado debe contar con todos los seguros y factores de
seguridad requeridos para operar.
RESTRICCIONES
 No se iniciará la venta de productos hasta haber cumplido todos los
parámetros de seguridad y salubridad.
 Todo el material que se requiera para adelantar reformas o adecuación de
las instalaciones e instalación de equipos se pagará a crédito.
 El capital de trabajo será utilizado para pago de nóminas y/o materialización
de riesgos o contingencias.
 Inversión máxima $120.000.000 COP.

SUPOSICIONES
 La TRM no superará $3300 COP.
 Los proveedores locales cumplen con los parámetros de calidad y
disponibilidad de productos.

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO

Produciremos heladería Saludable con productos como el Yogurt Helado
acompañados de Adiciones Frutales, Cereales, Nueces y Repostería. Otros
productos como Yogurt Griego, Batidos de Frutas y Paletas Artesanales, con dos
líneas de helados en tamaño personalizados de 150 ml y 250 ml y tamaño familiar
de 1 L y 2 L, elaborados con el más avanzado control de higiene, calidad y
servicio, con sabores innovadores acorde al gusto del cliente, bajos en grasa y
azúcar, permitiendo así la aceptación total del producto. Nuestro local cuenta con
estacionamiento disponible, estacionamiento en la calle, Wi-Fi gratis, Comida para
llevar, Asientos y Acceso para silla de ruedas.

RIESGOS

Se han identificado los siguientes riesgos, en forma preliminar, para Mr. ICE. El
Gerente del Proyecto determinará y empleará las estrategias requeridas de
prevención o mitigación, con el propósito de reducir o eliminar tanto la probabilidad
como el impacto en su ocurrencia:

 Fallas en la instalación de la maquinaria afectando funcionalidad.

 Imposibilidad de conseguir proveedores locales con los volúmenes
requeridos o encarecimiento de las materias primas por falta de
disponibilidad del producto.
 Retraso en la obtención de registro sanitario para iniciar operaciones.
 Demora en los trámites aduaneros para la importación de la maquinaria.

ENTREGABLES DEL PROYECTO

Los entregables designados para este proyecto son:

  Certificado de manipulación de alimentos.
 Certificados de sanidad y seguridad.
 Certificado de existencia y representación legal y RUT.
 Registro de pruebas de recetas con recibo a conformidad.
 Acta de recibo de la planta acondicionada y los equipos instalados a
satisfacción.
 Contratos firmados con el personal previo al inicio de operación.
 Constancia (diplomas) de entrenamiento a operadores de máquinas y a
empleados de los locales en BPM.
 Contrato de alquiler de los locales.
 Contratos de alianzas estratégicas con proveedores.
 Acta de recibo del administrador o encargado de la operación al finalizar el
proyecto.

RESUMEN DE HITOS

A continuación, se resaltan los hitos más representativos del proyecto:

HITOS Fechas
Comienzo del proyecto 7/02/2020
Trámites legales 8/03/2020
Local seleccionado 23/03/2020
Modificaciones Locativas 22/05/2020
Equipos instalados y probados. 21/06/2020
Prueba y puesta en marcha de línea de producción 21/07/2020
Apertura de tienda 01/08/2020

PRESUPUESTO RESUMEN
A continuación, se presenta el presupuesto base para el inicio y proceso de
formación del proyecto:

ACTIVIDAD COSTO ESTIMADO (COP) PESO (%)

Gerenciamiento del Proyecto $ 6.000.000 5,66%
Estudios $ 5.000.000 4,72%
Compra de Equipos $ 50.000.000 47,17%
Adecuaciones $ 20.000.000 18,87%
Adelanto a Proveedores $ 10.000.000 9,43%
Nómina $ 10.000.000 9,43%
Inversiones de Viabilidad $ 5.000.000,00 4,72%
SUBTOTAL ESTIMADO BASE $ 106.000.000,00 100,00%
Contingencias (14,71%) $ 20.000.000,00 14,71%
Ajuste de áreas transversales (7,35%) $ 10.000.000,00 7,35%
ESTIMADO TOTAL $ 136.000.000,00 22,06%

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

Para inicio del proyecto se deben cumplir o emitir los siguientes entregables:
  Acta de recibo de las obras y/o modificaciones ejecutadas a satisfacción.
 Elementos de seguridad previamente revisados y aprobados por el ente
designado por el gerente del proyecto.
 Servicios básicos correctamente instalados y funcionando para inicio tanto
del punto de fabrica como para el punto de distribución.
 Certificado de salubridad emitido por el gerente y ente aprobador.
 Proceso de fabricación del producto (Helados) debidamente avalado y
aprobado por el gerente. Manual de operaciones
 PMA
 Acta de información histórica y lecciones aprendidas.
GERENTE DEL PROYECTO.

Otto Luis Amaya Campo es designado como gerente del proyecto durante el
arranque del proyecto Mr. ICE, el cual deberá completar y asegurar las siguientes
actividades:
 Seguimiento a cronograma detallado previamente con las actividades del
proyecto.
 Es el responsable y tendrá autonomía en el manejo de capital de trabajo
menor por valor de 20’000.000 COP. No serán tenidos en cuenta para esta
restricción del manejo de capital las compras de maquinaria cuyo precio
corresponde al estimado en el estudio técnico más o menos cinco por
ciento, y el valor correspondiente a costos previsibles tales como nómina o
arriendos.
 En caso de requerir mayores fondos deberá levantar un formato para pedir
más recursos a la junta directiva.
 Representante legal y jurídico de la firma
 Cabeza visible para la toma de decisiones.
 Contacto directo con el inversionista y deberá generar reportes de costos vs
tiempo periódicamente ante el inversionista, el tiempo será determinado por
el gerente. Quincenalmente.

AUTORIZACIÓN DE INICIO.

Firmas

   
Sponsor del Proyecto Gerente del Proyecto
 INTERESADOS INTERÉS INFLUENCIA IMPACTO

Sponsor Dueño del proyecto Alta Alto

Gerente del
Manejo eficiente de los recursos. Alta Medio
Proyecto
Productividad y eficiencia en el desarrollo del
Equipo Ejecutor Alta Alto
Proyecto.
Abatecimiento de materias primas y
Proveedores Alta Alto
maquinarias necesarias para el proyecto.

Invima Expedicion de registro de sanidad. Media Alto