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Curso: Tecnologías de Información para la

Administración de Negocios
Facultas de Ciencia, Tecnología e Industria
Universidad Galileo

Unidad 1: Sistema

Introducción

La iniciación de proyectos, la determinación de la factibilidad del proyecto, la

calendarización del proyecto y la administración de las actividades y de los
miembros del equipo para lograr la productividad, son capacidades muy importantes
que debe dominar el analista de sistemas. Como tales, son consideradas partes
fundamentales del proyecto.

Un proyecto de sistemas comienza con problemas y oportunidades de mejora

dentro de un negocio, que frecuentemente se presentan conforme la organización
se adapta a los cambios. Una vez que es sugerido un proyecto, el analista de
sistemas trabaja rápidamente con los tomadores de decisiones, para determinar si
es factible. Si es aprobado un proyecto se hará un estudio de sistemas completo.
Las actividades del proyecto son calendarizadas mediante el uso de herramientas
tales como gráficas de Gantt y PERT, para que el proyecto pueda ser realizado a
tiempo. Parte del aseguramiento de la productividad de los miembros del equipo de
análisis de sistemas, está en el manejo efectivo de sus actividades calendarizadas.

Objetivos

Objetivo General:

El alumno sabrá detectar los problemas organizacionales que se deban solucionar

con la automatización, viendo en ésta la oportunidad de mejora.

Objetivos Específicos:

El alumno será capaz de relacionarse con los analistas de sistemas para detectar
problemas y oportunidades de mejora dentro de la organización a través de su
participación en cada una de las fases del análisis.

El alumno será capaz de involucrarse junto a sus empleados en el análisis de

sistemas de la organización a través de la evaluación de la situación actual y el
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planteamiento de las posibles soluciones dentro de cada una de las áreas de la
organización.

Temario
Unidad 2: Proyecto de Sistema

1. Partes fundamentales del proyecto

2. Iniciación
3. Determinación de la Factibilidad
4. Calendarización
5. Administración de las actividades
6. Planeación

Contenido

1. Partes fundamentales del proyecto

• Iniciación.
• Determinación de la factibilidad.
• Calendarización.
• Administración de las actividades y de los miembros del equipo para lograr la
productividad.

2. Iniciación del proyecto

Las personas de los negocios sugieren proyectos de sistemas por dos razones:

• Para experimentar en problemas que los lleven por sí mismos a soluciones

de sistemas.
• Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la actualización,
alteración, o instalación de nuevos sistemas.

Ambas situaciones pueden darse cuando la organización se adapta y enfrenta a

cambios naturales y evolucionados.

Problemas dentro de la Organización

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Los buenos administradores se dan cuenta que el reconocimiento de síntomas de
problemas o, en un momento posterior, el diagnosticar los problemas por ellos
mismos y enfrentarlos, es imperativo si el negocio va a seguir funcionando a su más
alto potencial.

Los problemas salen a la superficie en formas diferentes:

• Situaciones donde los objetivos nunca se han cumplido o ya no se están

cumpliendo.
• La retroalimentación útil da información acerca de la diferencia entre el
desempeño actual y el pretendido. (resultados)
• Las personas no logran los objetivos de desempeño básicos.

Para identificar
Busque estos signos específicos
problemas

Revise la salida n Demasiados errores.

contra los criterios
de desempeño. n Trabajo terminado lentamente.

n Trabajo hecho incorrectamente.

n Trabajo hecho en forma incompleta.

n Trabajo que no se realiza del todo.

Observe el n Alto ausentismo.

comportamiento de
los empleados. n Alta insatisfacción en el trabajo.

n Alta rotación de personal.

Escuche n Quejas.
retroalimentación
externa de: n Sugerencia de mejoras.
Vendedores,
Clientes y n Pérdida de ventas.
Proveedores.
n Menores ventas.

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Oportunidades de mejora

El analista de sistemas sirve como catalizador y experto de soporte principalmente

al ser capaz de ver dónde pueden ser mejorados los procesos.

En forma optimista, las oportunidades pueden ser concebidas como el anverso de

los problemas, aunque en algunas culturas las crisis también significan
oportunidades.

Lo que surge como un problema perturbante para un administrador, puede ser

cambiado en una oportunidad por un analista de sistemas alerta. Recordar que el
analista debe ser capaz de ver dónde pueden ser mejorados los procesos.

Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que darán como
resultado beneficios aumentados y que valen la pena. Existen muchas posibilidades
de mejoras, incluyendo:

• Aceleración de un proceso.
• Agilización de un proceso mediante la eliminación de pasos innecesarios
o duplicados.
• Combinación de procesos.
• Reducción de errores en la entrada a través de cambios en las formas y
ventanas.
• Reducción de salida redundante.
• Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.
• Mejora de la satisfacción del trabajador con el sistema.
• Mejora de la facilidad de interacción de los clientes, proveedores y
vendedores con el sistema.

Las personas que están en contacto diario con el sistema pueden ser mejores
fuentes de información acerca de las mejoras que deben ser hechas. Si las mejoras
ya han sido sugeridas, se necesita de la experiencia propia para que ayude a
determinar si valen la pena y la forma en que pueden ser implementadas.

Aunque la lista de mejoras dada anteriormente es larga, no es exhaustiva. La parte

difícil de sugerir o implementar mejoras, es que deben valer el desconcierto y costo
del cambio.

Selección de proyectos:

Es necesario asegurarse de que el proyecto bajo consideración no esté siendo

propuesto simplemente para mejorar la propia reputación política, o poder de la
persona o grupo que lo propone, debido a que hay mucha probabilidad de que el
proyecto esté concebido inadecuadamente y hasta que sea mal aceptado.

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Es necesario examinar los proyectos prospectivos desde una perspectiva de
sistemas, en forma tal que se esté considerando el impacto del cambio propuesto
sobre la organización completa. No olvidar que los diversos sistemas de la
organización están interrelacionados y son interdependientes, por lo que un cambio
a un subsistema puede afectar a todos los demás. Incluso aunque los tomadores
de decisiones directamente involucrados ponen, a fin de cuentas, las fronteras para
el proyecto del sistema, un proyecto de sistema no puede ser contemplado o
seleccionado en forma aislada del resto de la organización.

Criterios para la selección de proyectos de sistemas

• Respaldo de la administración: no se puede lograr absolutamente nada

sin la aprobación de las personas que, a final de cuentas, pagarán la
cuenta.
• Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto: saber si
el negocio es actualmente capaz de hacer el compromiso de tiempo para
la instalación de nuevos sistemas o la mejora de los existentes.
• Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la organización: el
proyecto debe poner a la organización hacia su destino y no desalentarla
de sus objetivos finales.
• Selección de un proyecto que sea posible llevar a la práctica: que sea
práctico en términos de recursos para los analistas de sistemas y la
organización.
• Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la
organización pueda invertir los recursos: recordar que cuando un negocio
se compromete a un proyecto, está comprometiendo recursos (tiempo,
dinero y personas del negocio) de esta forma ya no se encuentran
disponibles para otros proyectos.

3. Determinación de la factibilidad
El estudio de factibilidad se usa para recopilar datos generales para la
administración, para que a su vez les permitan tomar una decisión sobre si deben
continuar con el estudio del sistema.

Los datos para el estudio de factibilidad pueden ser recolectados por medio de
entrevistas. El tipo de entrevista requerido está directamente relacionado con el
problema u oportunidad que está siendo sugerido. El analista de sistemas
entrevista, comúnmente a aquellos que requieren ayuda y a los que están
directamente involucrados con el proceso de toma de decisión, que son,
típicamente, los administradores.

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Aunque es importante atacar el problema adecuado, el analista de sistemas no debe
gastar mucho tiempo haciendo estudios de factibilidad, debido a que muchos
proyectos serán solicitados y solamente unos cuantos deberán ser ejecutados.

Definición de objetivos

La determinación de factibilidad en general de un proyecto solicitado significa el

encontrar cuáles son los objetivos organizacionales, y luego determinar si el
proyecto sirve para mover el negocio hacia sus objetivos en alguna forma. Los
objetivos del proyecto deben ser calificados por medio de entrevistas con la
persona, grupo o departamento que lo propone.

Hay varios objetivos aceptables para los proyectos de sistemas que estos incluyen:

1. Reducir errores y mejorar la precisión de la entrada de datos.

2. Reducir el costo de la salida del sistema mediante la agilización y eliminación
de reportes duplicados o innecesarios.
3. Integrar los subsistemas del negocio.
4. Mejorar los servicios al cliente para ganar una posición competitiva.
5. Acelerar la entrada.
6. Acortar el tiempo de procesamiento de datos.
7. Automatizar los procedimientos manuales para mejorarlos en alguna forma
(reducir errores, aumentar la velocidad o precisión, disminuir el tiempo
requerido por empleado, etc.)

También existen algunos objetivos inaceptables para los proyectos de sistemas:

aquellos dirigidos solamente para afirmar la superioridad de un departamento sobre
los demás acerca de su poder para dirigir los recursos internos, o para probar la
destreza del equipo de analistas de sistemas. También es inaceptable automatizar
procedimientos manuales simplemente por automatizarlos, o invertir en tecnología
nueva debido al encaprichamiento con los nuevos “atractivos” que proporcionan
sobre lo que tiene el sistema actual, sin tomar en consideración su contribución
verdadera para el logro de los objetivos de la organización.

Determinación de recursos

Los recursos serán tratados en relación con tres áreas de factibilidad: técnica,
económica y operacional.

Técnica: El analista debe encontrar si los recursos técnicos actuales pueden ser
mejorados o añadidos, en forma tal que satisfagan la petición bajo consideración.
Sin embargo, algunas veces las “adiciones” a los sistemas existentes son costosas
y no valen la pena, debido simplemente a que satisfacen las necesidades en forma
ineficiente. Si los sistemas existentes no pueden ser añadidos, la siguiente pregunta
es si hay tecnología en existencia para satisfacer las especificaciones. Aquí es

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donde es beneficiosa la experiencia del analista de sistemas, debido a que mediante
el uso de su propia experiencia y del contacto con los vendedores será capaz de
responder la pregunta de la factibilidad técnica. Por lo general, si la respuesta sobre
si una tecnología particular se encuentra disponible y es capaz de satisfacer las
peticiones de usuario es “sí”, entonces la pregunta se convierte en económica.

Económica: Los recursos básicos a considerar son:

• El tiempo del analista de sistemas.

• Costo del estudio de sistemas (incluyendo el tiempo de los empleados cono los
que se trabajará).
• Costo del tiempo de los empleados del negocio para el estudio.
• Costo estimado del hardware.
• Costo del paquete de software/desarrollo de software.

El negocio de que se trate deberá ser capaz de hacer ver el valor de la inversión en
su ponderación antes de comprometerse a un estudio de sistemas completo. Si los
costos a corto plazo no son sobrepasados por las ganancias a largo plazo, o no
producen una reducción inmediata en los costos de operación, el sistema no es
factible económicamente y el proyecto ya no debe continuar.

Operacional: Si los recursos técnicos y económicos son aceptados, el analista de

sistemas deberá todavía considerar la factibilidad operacional del proyecto
solicitado. La factibilidad operacional depende de los recursos humanos disponibles
para el proyecto, e involucra proyectar si el sistema operará y será usado una vez
que esté instalado.

Si los usuarios están casados virtualmente con el sistema presente, no ven

problemas con él y, por lo general, no están involucrados con la petición de un nuevo
sistema, la resistencia ante la implementación del nuevo sistema será fuerte. Las
oportunidades de que alguna vez llegue a ser operacional son escasas.

En forma alterna, si los usuarios han expresado la necesidad de que un sistema que
es operacional la mayor parte del tiempo tenga una forma más eficiente y accesible,
se tiene mejor oportunidad de que el sistema solicitado llegue a ser utilizado.

Evaluación de la factibilidad

La factibilidad del proyecto no es una decisión a ser tomada por el analista de

sistemas, sino por la administración. Las decisiones están basadas en los datos de
factibilidad recolectados en forma experta y profesional, y presentados por el
analista.

El analista de sistemas necesita asegurarse que las tres áreas de factibilidad

técnica, económica y operacional sean atacadas en el estudio preliminar.

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En este momento el analista de sistemas debe actuar como experto de soporte,
aconsejando a la administración que el proyecto de sistema solicitado satisface
todos los criterios de selección y, por lo tanto, ha calificado como un candidato
excelente para un estudio posterior.

Planeación de un proyecto

El análisis y diseño de sistemas involucra muchos tipos de actividades diferentes

que juntos forman un proyecto. El analista de sistemas debe administrar el proyecto
cuidadosamente para que llegue a ser un proyecto exitoso. La administración de
proyectos involucra las tareas generales de planeación y control.

La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo

de análisis de sistemas, la asignación de los miembros del equipo a los proyectos
adecuados, la estimación del tiempo requerido para completar cada tarea y la
calendarización del proyecto para que las tareas sean terminadas en forma
ordenada.

El control significa usar la retroalimentación para monitorear el proyecto. Esto

incluye la comparación de del plan del proyecto con su evolución actual. También
significa, adicionalmente, el tomar las acciones adecuadas para agilizar o
recalendarizar las actividades para que se terminen a tiempo y, asimismo, motivar
a los miembros del equipo para que se termine el trabajo adecuadamente.

4. Calendarización

Estimación del tiempo requerido:

La primera decisión del analista de sistemas es determinar la cantidad de detalle

que se necesita para la definición de actividades. El nivel de detalle menor es el
ciclo de vida de desarrollo del sistema mismo, y el extremo más alto es incluir cada
paso detallado. La respuesta óptima para la planeación y calendarización se
encuentra en un punto intermedio.

Es útil un enfoque estructurado, se debe comenzar a planear un proyecto

dividiéndolo en tres fases principales:

n Análisis

n Diseño

n Implementación

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 Análisis
n Recolección de datos

n Análisis del flujo de datos y decisiones

n Preparación de la propuesta

Diseño
n Diseño de la captura de datos

n Diseño de la entrada

n Diseño de la salida

n Organización de datos

Implementación
n Implementación

n Evaluación

La fase de análisis se puede detallar de la siguiente forma:

1) Recolección de datos

a) Realización de entrevistas
b) Administración de cuestionarios
c) Lecturas de reportes de la compañía
d) Presentación del prototipo
e) Observación de las reacciones ante el prototipo

2) Análisis de flujo de datos y decisiones

a) Análisis de flujos de datos

3) Preparación de la propuesta

a) Realización de beneficio/costo
b) Preparación de la propuesta
c) Presentación de la propuesta

El analista de sistemas tiene la opción, por supuesto, de dividir todavía más los
pasos. Poe ejemplo, podría especificar cada una de las personas a ser
entrevistadas. La cantidad de detalle necesaria depende del proyecto, pero es
necesario que en los planes aparezcan todos los pasos críticos.

Algunas veces la parte más difícil de la planeación del proyecto es el paso crucial
de la estimación del tiempo que se lleva terminar cada tarea o actividad. No hay
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nada que sustituya a la experiencia de la estimación de los requerimientos de
tiempo, y los analistas de sistemas que han tenido la oportunidad de un
entrenamiento son afortunados en este aspecto.

La mejor estrategia para el analista de sistemas es adherirse a un enfoque

estructurado en la identificación de actividades y describir estas actividades a
suficiente detalle. De esta forma, será capaz de limitar sorpresas desagradables.
Para la programación de proyectos se pueden usar dos métodos: Gantt y Pert, los
cuales se puede aplicar usando un software como MS Project, por ejemplo.

5. Administración de las actividades / 6. Planeación

Junto con la administración de tiempo y recursos, el analista de sistemas también

debe administrar personas. La administración se logra principalmente por medio de
la comunicación precisa con los miembros de equipo que han sido seleccionados
por su competencia y compatibilidad. Deben ser puestos los objetivos de la
productividad del proyecto, y los miembros del equipo de análisis y sistemas deben
ser motivados para lograrlo.

Evitar fallas del proyecto

Las primeras discusiones que se tienen con los administradores y otras personas
que solicitan un proyecto, junto con los estudios de factibilidad que hace el analista,
son por lo general, las mejores defensas posibles para no tomar un proyecto que
tenga una gran posibilidad de falla. El entrenamiento y experiencia propia mejorará
la habilidad para juzgar la viabilidad de los proyectos y las motivaciones que
impulsan a otros para solicitarlos.

Si se es parte de un equipo de análisis de sistemas propio de la organización, se

debe estar actualizado con el clima político de la organización, así como con las
situaciones financieras y competitivas.

La administración tendrá la última palabra acerca de si un proyecto propuesto

merece mayor estudio (esto es, mayor inversión de recursos). El proceso de
decisión del equipo debe ser abierto y dispuesto al escrutinio de aquellos que están
fuera de él. El equipo debe considerar que su reputación y permanencia en la
organización son inseparables del proyecto que aceptan.

Es importante que el equipo de análisis de sistemas ponga objetivos de

productividad razonables para las salidas tangibles y las actividades del proceso.

PARA REFLEXIONAR:

“Podríamos hacer realmente unos cambios. Mover algunas gentes, hacerles saber
que estamos con ellos. Tecnológicamente, claro”, dice Malcolm Warner,

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vicepresidente de AllFine Foods, un distribuidor Mayorista de productos lácteos.
“Ese sistema antiguo debe ser revisado por completo. Pienso que debemos decirle
al personal que es tiempo de cambiar”.

“Sí, ¿pero qué es estar de hecho mejorando?” pregunta Kim Han, asistente del
vicepresidente. “No veo que haya ningún problema sustancial con la entrada o
salida del sistema”.

Malcolm truena los dedos, “Kim, precisamente no estás viendo mi punto de vista.
Los demás nos ven como una empresa indigesta. Un nuevo sistema de
computadora podría ayudarnos a cambiar todo eso. Cambiar la apariencia de
nuestras facturas, enviar reportes más llamativos a los propietarios de tiendas de
alimentos. Hacer que alguien se emocione sobre nosotros como líderes en la
distribución de alimentos al mayoreo y en las computadoras”.

“Bueno”, replica Kim, “por lo que he visto a lo largo de los años, un nuevo sistemas
es muy destructivo, incluso aunque el negocio realmente lo necesite. A la gente no
le gusta el cambio, y si el sistema se está comportando en la forma en que debe, tal
vez haya otras cosas que podríamos hacer para mejorar nuestra no harían que todo
el mundo enloqueciera en el proceso. Además, se va a gastar mucho dinero para
un nuevo truco publicitario”.

Malcolm dice, “No creo que simplemente el que lo comentemos aquí entre nosotros
vaya a resolver algo. Sigue viendo eso y luego regresas. ¿No estaría muy bien?”
Una semana después Kim llega a la oficina de Malcolm con varias páginas de notas
de entrevistas en la mano. “He platicado con la mayoría de las personas que tienen
mucho contacto con el sistema. Se encuentran a gusto, Malcolm. Y no están
simplemente hablando a la ligera. Ellos saben lo que están haciendo”.

“Estoy seguro que a los gerentes les gustaría tener un sistema más nuevo que el
que tienen los de Quality Foods”, replica Malcolm. “¿Ya hablaste con ellos?”. Dice
Kim, “sí, están satisfechos”.

“¿Y qué dicen las gentes de sistemas? ¿No dicen ellos que la tecnología para
actualizar nuestro sistema se encuentra disponible?” pregunta Malcolm
insistentemente.

“Sí, puede ser hecho, pero esto no significa que deba ser hecho”, dice Kim con
firmeza.

Comentario: Ante la insistencia del vicepresidente, se puede notar que hay

una visión y que es necesario hacer un análisis de sistemas. Por lo tanto un
analista de sistemas debe llevar a cabo el estudio de factibilidad completo,
esto es en todas las áreas de la organización y los tres estudios de factibilidad:
económica, operacional y técnica.

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Anexos
& Champy, J. Reingeniería. Bogotá, Colombia: Norma.

Kendall, K. E., & Kendall, J. E. Análisis y Diseño de Sistemas. México: Pearson.

Actividades

Actividad 1 Tarea 2
Nombre de la actividad: Tarea 2

Instrucciones: Realizar lo que se solicita.

Partes:

Introducción (Marco teórico conceptual del tema central: Sistemas), debe ocupar
una sola página.

Desarrollo:

• Leer el folleto “El Papel Capacitador de la Informática”

• Explicar y comentar cada una de las reglas
• Ejemplificar con casos reales cada una de las reglas

Conclusiones (redactar un mínimo de 4)

Grafías (e-gráficas son de Internet y bibliográficas son de libros u otros documentos

impresos), debe cumplir la norma APA.

Valor de la actividad: 4 puntos

Fecha de entrega: 26 de abril antes de las 23:55 horas

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Actividad 2 Foro 1
Nombre de la actividad: Foro 1

Instrucciones: Responder el foro dentro de la plataforma.

Valor de la actividad: 1 puntos

Fecha de entrega: 26 de abril antes de las 23:55 horas

Examen Corto 2
Nombre de la actividad: Examen Corto 2

Instrucciones: Realizar el examen dentro de Clasroom.

Valor de la actividad: 4 puntos

Fecha de entrega: 26 de abril (se habilitará de 19:00 a 19:30 horas)

Videoconferencia 2
Nombre de la actividad: Videoconferencia 1

Instrucciones: Debe contar con una computadora con conexión a Internet de al

menos 1 megabit por segundo, audífonos, cámara web y micrófono.

Herramienta: Zoom

Fecha: 23 de abril a las 08:00 a 9:00 Hrs.

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