MANUAL ERP&CRM

DOLIBARR
 I. MÓDULOS

1.1. AÑADIR O QUITAR MÓDULOS

Para poder agregar un nuevo módulo al ERP debe ubicarse en:

INICIO->CONFIGURACIÓN->MODULOS

En el listado de MODULOS DISPONIBLES dar clic en

OFF: AÑADIR EL MÓDULO

ON: QUITAR EL MÓDULO
1.2. LOGIN DEL SISTEMA
Tipificar los siguientes parámetros y dar clic en “Conexión”
User: admin
Pass: florist123

Salir de Dolibarr

Dar clic en el ICONO enmarcado de ROJO

N DE TERCEROS
1.3.CREAR USUARIOS y GRUPOS
Para crear un nuevo usuario tendrá que ubicarse en
 INICIO->USUARIOS y GRUPOS->Nuevo Usuario

Llenar los datos correspondientes al usuario creado y dar clic en CREAR USUARIO
Para crear un nuevo usuario tendrá que ubicarse en:

INICIO->USUARIOS y GRUPOS->Nuevo Grupo

Llenar los datos correspondientes al usuario creado y dar clic en CREAR EL GRUPO

Listado de Usuarios/Permisos

 Administrador

Usuario: admin
Password: florist123
Módulos: Inicio-Terceros-Productos-Comercial-Financiera-Bancos/Cajas-Gastos-
Utilidades-Agenda

 Pasteleria

Usuario: pasteleria
Password: pasteleria123

Módulos: Terceros-Productos-Comercial-Financiera-Utilidades-Agenda

 Repartidor

Usuario: repartidor
Password: repartidor123

Módulos: Utilidades-Agenda

 Ventas

Usuario: ventas
Password: ventas123

Módulos: Inicio-Terceros-Comercial-Financiera-Utilidades

 Floreria

Usuario: floreria
Password: floreria123

Módulos: Terceros-Productos-Comercial-Financiera-Utilidades-Agenda
 II. TERCEROS

- Cliente: alguien que compra o alquila algo a un individuo u organización.

- Aliado Estratégico: cliente que no es real, es decir, una persona/empresa con la que
podríamos entablar negocios en un futuro.
- Proveedor: empresa que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una
persona o empresa.

NOTA. LOS CÓDIGOS SON AUTOGENERADOS, LLENAR EL NIT

2.1.NUEVO ALIADO ESTRATEGICO

Ubicarse en:

TERCEROS->Nuevo de aliados estratégicos

 Llenar los datos del aliado estratégico y dar clic en CREAR TERCERO

2.2. NUEVO CLIENTE

Ubicarse en:

TERCEROS->Nuevo Cliente

Llenar los datos del cliente y dar clic en CREAR TERCERO

 2.3. NUEVO PROVEEDOR
Ubicarse en:

TERCEROS->Nuevo Proveedor
Llenar los datos del proveedor y dar clic en CREAR TERCERO

2.4.LISTADO DE ALIADOS ESTRATÉGICOS/ CLIENTES/ PROVEEDORES

En la lista de aliados se pueden filtrar por EMPRESA, CODIGO CLIENTE, ESTADO,
TIPO DE TERCERO, etc.
 III. PRODUCTOS

3.1. NUEVO PRODUCTO

PRODUCTOS->Nuevo Producto
Llenar los datos del producto ya sea para VENTA/COMPRA la cual se define en Estado; se
definieron 2 tasas IVA las cuales 8% y 19% dependiendo de si son comestibles o no. La
NATURALEZA del producto puede ser materia prima o producto manufacturado. La
ETIQUETA es el Nombre del Producto y la referencia cualquier referencia que considere
necesaria (este campo puede quedar en blanco).
 IV. UTILIDADES

Dependiendo de lo que va realizar, seleccionar nueva importación o exportación de

datos.
 V. FINANCIERA

Para acceder a Financiera tenemos que clickear en la pestaña Financiera del menú superior.

En la imagen vemos lo que podemos encontrar en el módulo de Financiera:

(1) Desde este submenú lateral (FACTURAS A CLIENTES), podremos crear una nueva factura
a cliente, obtener un listado de las facturas o estadísticas sobre las facturas.
(2) Desde este submenú lateral (FACTURAS DE PROVEEDOR), podremos crear una nueva
factura de proveedor, obtener un listado de facturas o estadísticas.
(3) Con el submenú lateral (PEDIDOS FACTURABLES), podremos agrupar en una sola factura
varios pedidos que estén en estado a facturar.
En pagos especiales se puede crear honorarios o ver un listado con todos los honorarios y sus
estadísticas también podremos introducir los pagos de impuestos que realice nuestra empresa, así
como ver listados y estadísticas.

(4) Desde el submenú INFORMES podremos ver informes sobre el estado de nuestras finanzas.

(5) Búsqueda de Facturas, Honorarios y donaciones, por "referencia" o por "otro" (nombre),
aparecerá un listado con los resultados.
(6) Listados de las últimas facturas, donaciones, etc. así como las últimas acciones realizadas.

Para crear una factura a cliente, deberemos pulsar sobre Nueva factura en el menú Facturas a
clientes.
CREAR UNA FACTURA A PARTIR DE UN PEDIDO DE CLIENTE

(1) Se hace click en listado en el módulo comercial.

(2) Después hacemos click en el botón crear factura.
CREAR COPIA FACTURA PARA EL CLIENTE
(1) Para crear una copia se hace click en listado.
(2) Después se hace click en la factura del cual se quiere crear la copia al cliente

Y se selecciona al cliente el cual se hará la copia

Tras esto tendremos una factura con las mismas líneas y el mismo cliente que el anterior. El estado
de la nueva factura será Borrador y podremos añadir o eliminar líneas para que se ajuste a nuestras
necesidades.
Para pasar del estado borrador a pendiente de pago este se debe validar, en el estado pendiente
de pago se espera emitir el pago de la factura

Desde esta pantalla elegiremos la forma de pago y la cuenta en la que se hará efectivo el
pago. En el listado inferior veremo un listado con todas la facturas pendientes de pago de
este cliente. En la columna de la derecha introduciremos las cantidades pagadas de cada
factura. Podremos elegir clasificar automáticamente las facturas como "Pagada" que estén
completamente pagadas. Una vez los datos sean correctos pulsaremos sobre el botón Pagar.
Se nos preguntará si estamos seguros de efectuar los pagos, en caso de ser así, elegiremos Sí
en el desplegable y pulsaremos sobre Validar. En caso contrario elegiremos No y pulsaremos

sobre Validar.
FACTURA A PROVEEDORES

Para crear una factura de proveedor, deberemos pulsar sobre Nueva factura en el menú Facturas de
proveedores.

En esta pantalla introduciremos los datos necesarios y pulsaremos sobre Crear borrador.
Para eliminar una factura de proveedor, lo primero será acceder a su ficha. Para ello, bastará con
pulsar sobre la referencia de la factura en cualquiera de los listados de Dolibarr.

Para emitir el pago de una factura de proveedor, deberemos ir a la ficha de una factura que esté en
el estado Pendiente de pago o Pagada parcialmente. Para ello bastará con pulsar sobre la referencia
de una factura en cualquiera de los listados de Dolibarr.
Una vez en la ficha de la factura, pulsaremos sobre el botón Emitir pago.

Desde esta pantalla elegiremos la forma de pago y la cuenta desde la que se hará el pago. En el
listado inferior veremos un listado con todas las facturas pendientes de pago a este proveedor. En
la columna de la derecha introduciremos las cantidades pagadas de cada factura. Podremos elegir
clasificar automáticamente las facturas como "Pagada" que estén completamente pagadas. Una vez
los datos sean correctos pulsaremos sobre el botón Grabar.

PAGOS ESPECIALES

Esta es la pantalla que se nos mostrará tras pulsar sobre el menú lateral Pagos especiales. En ella
podremos ver los pagos de salarios, cargas sociales y de IVA realizados.
Para pagar un salario deberemos especificar la fecha de pago y de valor, a qué empleado se le va a
pagar el salario, una etiqueta descriptiva, las fechas de inicio y fin del periodo, el importe del salario
y finalmente, la cuenta de nuestra empresa desde la que sale el dinero y el modo de pago.

Pulsando sobre el submenú IVA podremos ver el Balance de IVA y el IVA Pagado:

(1) Este es el balance anual, desglosado por el IVA de las ventas, el IVA de las compras y la
diferencia. También se muestran los subtotales por trimestre.

(2) Aquí se muestra el total de IVA pagado durante el año.

 VI. BANCOS

Acceder a Bancos/Cajas tenemos que clickear en la pestaña Bancos/Cajas del menú superior.
Los conceptos básicos a tener en cuenta en este módulo son:

- Cuenta: Depósito de dinero en una entidad financiera en la que podrán ser cargados distintos
conceptos (ingresos/gastos)

- Domiciliación: Acto de autorizar pagos o cobros con cargo o abono a una cuenta existente
en una entidad bancaria.
CREAR UNA CUENTA
Para crear una cuenta bancaria, deberemos pulsar sobre Nueva cuenta en el
submenú lateral Bancos/Cajas

En esta pantalla introduciremos los datos de la cuenta que vamos a crear. Tras estar
conformes con los datos introducidos pulsaremos sobre Crear cuenta.
Para modificar los datos de una cuenta bancaria deberemos acceder a la ficha de la cuenta.
Para ello, bastará con pulsar sobre el nombre de la cuenta en cualquiera de los listados de
Dolibarr.

Para eliminar, deberemos pulsar sobre Eliminar. Una cuenta solo podrá ser eliminada en el
caso de que no tenga ninguna transacción asociada. En caso de querer indicar que nuestra
empresa no va a seguir utilizando una cuenta, deberíamos cambiar el estado de la cuenta
Cerrado.
 VII. MODULO PEDIDO Y AGENDA
Para crear el nuevo pedido del cliente debe seguir los siguientes pasos:

Paso1: Preguntar si es su primera compra en la empresa, si es la primera compra se tiene

que crear el cliente y pedir siempre la cédula del cliente para evitar datos repetitivos, la cédula
debe de ir en el campo NIT.

Se crea el cliente y a continuación se pasa a crear el pedido.

Se valida el pedido
Y este crea un evento del pedido, el evento es creado de color verde EN EL DÍA que se crea
el pedido, más no toma en cuenta la fecha de entrega.

Para que el pedido cambie al color azul y en el día de la fecha de entrega, se hace clik en el
pedido
Es preferible que con cada pedido creado rápidamente se cree el
evento recordatorio Azul

PASO 2: Si el cliente ya está registrado BUSCAR EN

CREAR EVENTO DESDE AGENDA

La mayoría de los eventos se crean de manera automática con el flujo de trabajo de Dolibarr
(validar pedidos, validar facturas...) pero también tenemos la opción de crear eventos de
forma manual.
Para crear un evento, deberemos pulsar sobre el botón Nuevo evento en el submenú lateral
Eventos.
Otro modo es pulsar sobre el botón Nuevo evento dentro del calendario.

Una vez en esta pantalla, indicaremos el título del evento y su fecha. Además podremos
asignárselo a un usuario, relacionarlo con una empresa o con un proyecto. Cuando hayamos
rellenado todos los datos, pulsaremos sobre Añadir. En caso de no querer añadirlo pulsaremos
sobre Anular.
 VIII. GASTOS

Para crear un nuevo gasto pulsamos en el botón nuevo

Dar clic en el botón crear gasto, y se creara una referencia del gastos y añadir los gastos del
día.
Y se envía para su validación al responsable de la aprobación de los gastos.