Manual de Compras

CONTENIDO.
Introducción
Capítulo I Política de compra
Capítulo II Objetivos de compra
Capítulo III Funciones del departamento
Capítulo IV Plan de compras
Capítulo V Programa de compras
Capítulo VI Procedimiento de compras
Capítulo VII Política para proveedores
Capítulo VIII Preguntas claves para con los proveedores

INTRODUCCIÓN
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado.
Este departamento anteriormente estaba delegado a otras áreas, principalmente al

de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo;
puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para
realizar las operaciones de la organización.
La importancia de tener un departamento como este es poder establecer cada

una de las actividades y operaciones necesarias para la realización de compras,
teniendo en cuenta las herramientas con las que contamos, esto con el fin de
mejorar la efectividad de cada una de las operaciones realizadas en el área ,
estandarizando los procesos desarrollados para tener un buen manejo e
interpretación del nivel de utilidad en una administración sin derrochar dinero, ya
que cada centavo mal invertido es una perdida generada para la organización.
CAPITULO I
POLÍTICA DE COMPRAS
La empresa debe considerarse como un todo orgánico, con una

responsabilidad social hacia los consumidores, sobre todo en el medio
turístico, además de sus empleados, y la economía interna y externa, por ello
es necesario establecer una relación de confianza y colaboración con los
proveedores o personas que le abastecen de productos o servicios, logrando
de esta manera el cumplimiento integral de los requisitos de calidad, cantidad y
precio.
CAPITULO II
OBJETIVOS DE COMPRA
1. Lograr la satisfacción de sus clientes internos, mediante la entrega oportuna

de los productos o servicios solicitados, en las calidades requeridas y al
valor justo.
2. Adelantar las negociaciones pertinentes con los proveedores, de tal forma
que se logre un beneficio económico entre las partes.
3. Investigar las fuentes de suministro más confiables en el mercado y llevar a
cabo programas de desarrollo con los proveedores seleccionados
4. Planear, programar y controlar las compras de la compañía, de tal forma
que se cuente con los suministros necesarios, cuidando los inventarios y su
rotación.
5. Administrar adecuadamente el sistema de compras, con el fin de maximizar
la productividad de la función de compras, sin afectar negativamente las
demás funciones de la empresa.
6. Adelantar programas relacionados con análisis de valor, evaluación
económica de la compra y costos de los suministros, con el propósito de
tomar decisiones sobre datos y valores reales.
CAPITULO III
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
Independientemente del establecimiento o del tipo de mercado que se maneje la

función principal, lo que busca en el departamento de compras es la de adquirir los
bienes y servicios de acuerdo con las especificaciones dadas por los
establecimientos (fechas, cantidades, precios).
Si hablamos del departamento de compras de un hotel podremos decir que es

indispensable en la estructura organizacional ya que dicho departamento es el
encargado de proporcionar los suministros necesarios para el hotel y con ello se
tienen que hacer relaciones empresariales con los llamados proveedores.
Se tiene que crear una muy buena línea de comunicación con los proveedores y
así generar fidelidad entre las dos partes tanto compradores (hotel) como
vendedores (proveedores).
Las personas asignadas en el departamento tienen grandes responsabilidades ya

que llegan a manejar grandes cantidades dinero para la realización de contratos
que generen unos dividendos establecidos por la organización.
Para poder realizar lo dicho anteriormente se deben realizar estudios a fondo para
el conocimiento del mercado (precios, competencia)y por ende conocimiento de
las personas con las cuales podremos tener alguna relación de negocios.
 Funciones departamento compras hotel:

1- Investigación de mercado
2- Búsqueda y posterior selección proveedores
3- Negociación contratos
4- Seguimiento a procesos con proveedores
5- Establecer relaciones de fidelización
En conclusión el departamento de compras es el encargado degenerar relaciones

empresariales, es la base de la economía del establecimiento son las personas
encargadas de las relaciones exteriores del hotel los encargados de dar conocer
las organizaciones de manera que los demás las vean como confiables de abrir
las puertas al futuro a la evolución de las empresas y su posterior prosperidad
financiera
CAPITULO IV
PLAN DE COMPRA
Para poder realizar un plan de compras para un año se debe tener en cuenta las
necesidades de cada una de las áreas del establecimiento hotelero y las
siguientes situaciones: producto, precio, cantidad, calidad, el tiempo y el proveedor
META
Buscar y adquirir productos e insumos en el momento indicado, cantidad y calidad
requerida y con el precio adecuado, de tal forma que no se generen perdidas ni
económicas ni de insumos, para finalmente satisfacer al huésped y cliente.
OBJETIVOS
 Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades
que semanejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de espacio para el
almacenaje de suministros o productos.
 Obtener el producto, insumo o suministro correcto al precio correcto.
 Seleccionar el producto, insumo o suministro de excelente calidad y

comprado en la cantidad correcta.
 Comprar en el momento justo.
 Buscar y seleccionar los proveedores que ofrezcan las situaciones

mencionadas anteriormente.
 Hacer un seguimiento a cada una de las situaciones.
 Negociar con la debida anticipación los precios, condiciones de pago y servicios de

atención que darán los proveedores
ACTIVIDADES
1. Definir qué y cuanto necesita cada una de las áreas del establecimiento
hotelero.
2. Buscar proveedores, pedir sus portafolios y así hacer las cotizaciones, para
seleccionar el que ofrece los mejores productos con el mejor precio
3. Hacer un control con los inventarios mensuales para no tener gastos

innecesarios.
4. Seleccionar los mejores productos, insumos o suministros adecuados para

los huéspedes
5. Seleccionar los mejores productos, insumos o suministros adecuados para

el aseo
6. Hacer evaluaciones para cada uno de los procesos o situaciones para

encontrar falencias y arreglarlas o encontrar la forma de corregirlas
7. Tener un cronograma para cada uno de los meses para tener un control de
los que se compra
TIEMPO
La compra de los suministros tanto para los huéspedes como de aseo y materiales
será cada seis meses con una entrega puntual por parte de los proveedores los
días 10 enero y 10 de junio
La compra de los productos perecederos y no perecederos será semanalmente

pidiendo la puntualidad de la entrega a los proveedores haciéndoles una llamada
con un tiempo de 8 horas de anticipación para efectuar la entrega
Los pagos serán puntuales como se han pactado anteriormente con los
proveedores
RESULTADO
Que los clientes internos estén satisfechos porque tienen su materia prima para
hacer efectivas sus labores sin inconveniente alguno
Que los clientes externos estén satisfechos por el excelente servicio que se les
presta
Reducir los gastos para la ejecución de cada una de las tareas y funciones de las
áreas del establecimiento hotelero
CAPITULO V
PROGRAMA DE COMPRA
Para realizar una solicitud de compra mensual debemos tener en cuenta los
siguientes pasos primordiales para que el hotel cumpla con los servicios que
ofrece y con sus estándares de calidad.
1. Identificar el inventario existente.

2. Identificar las necesidades de compra, de acuerdo a la ocupación del
establecimiento.
3. Contactar proveedores.
4. Verificar con que presupuesto cuenta la empresa
5. Escoger al mejor proveedor teniendo en cuenta precio y calidad
5. Hacer la solicitud de compra.
6. Establecer forma de pago.
7. Establecer día, hora y forma de entrega.
8. Intercambio de dinero y mercancía.
9. Verificar la mercancía.
10. Distribuir los insumos.
CAPITULO VI
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Procedimiento externo de
Inicio compras
Necesidades de
adquisicion Inventario inicial
Requisiciones o pedidos de Planeación de compras

ambientes
Despacho o compra de Orden de compra

directa
Entrada al almacen Ingreso al sistema
Fin Inventario disponible
CAPITULO VII
POLÍTICA PARA PROVEEDORES
- Condiciones financieras pactadas en común acuerdo por los participantes.
- El producto o servicio debe poseer las características establecidas con los

estándares de calidad y los aspectos acordados.
- Entrega de los productos en el establecimiento, con su cantidad de

unidades solicitadas y en buen estado
- El pago de los productos se realizara al instante de revisar que los

productos cumplan con sus características, cantidad y calidad.
- Entrega de productos y servicios el día pactado
- Multas por incumplimiento de políticas anteriores del 5% sobre producto.
- No se realizaran políticas sin el voto y aceptación de ambos participantes

(cliente – proveedor).
CAPITULO VIII
PREGUNTAS CLAVES PARA CON LOS PROVEEDORES
¿Es consciente que debe entregar el producto el día acordado, y en caso de NO
hacerlo se multara con el 5% sobre producto?
¿Puede cumplir con las cantidades requeridas del producto con las
especificaciones apreciadas?
¿Cuántas unidades puede entregar con las características requeridas el día

acordado?
¿Cuáles son sus condiciones pago?
¿Cuáles son sus horarios de trabajo?
¿En caso de solicitar más cantidades, puede estar dispuesto las 24 horas?
¿En caso de no vender el producto o servicio está dispuesto a renegociar los

precios?
¿En qué periodo de tiempo hay innovación en sus productos o servicios?
¿Qué tiene de innovador su producto o servicio?
¿En qué puesto se encuentra su producto o servicio en el mercado?
¿Tiene publicidad? ¿Qué cantidad? ¿Sí o no y por que?

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Capítulo I Política de compra

Capítulo II Objetivos de compra

Capítulo III Funciones del departamento

Capítulo IV Plan de compras

Capítulo V Programa de compras

Capítulo VI Procedimiento de compras

Capítulo VII Política para proveedores

Capítulo VIII Preguntas claves para con los proveedores

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

Este departamento anteriormente estaba delegado a otras áreas, principalmente al

La importancia de tener un departamento como este es poder establecer cada

La empresa debe considerarse como un todo orgánico, con una

1. Lograr la satisfacción de sus clientes internos, mediante la entrega oportuna

Independientemente del establecimiento o del tipo de mercado que se maneje la

Si hablamos del departamento de compras de un hotel podremos decir que es

Las personas asignadas en el departamento tienen grandes responsabilidades ya

 Funciones departamento compras hotel:

En conclusión el departamento de compras es el encargado degenerar relaciones

 Obtener el producto, insumo o suministro correcto al precio correcto.

 Seleccionar el producto, insumo o suministro de excelente calidad y

 Comprar en el momento justo.

 Buscar y seleccionar los proveedores que ofrezcan las situaciones

 Hacer un seguimiento a cada una de las situaciones.

 Negociar con la debida anticipación los precios, condiciones de pago y servicios de

3. Hacer un control con los inventarios mensuales para no tener gastos

4. Seleccionar los mejores productos, insumos o suministros adecuados para

5. Seleccionar los mejores productos, insumos o suministros adecuados para

6. Hacer evaluaciones para cada uno de los procesos o situaciones para

La compra de los productos perecederos y no perecederos será semanalmente

1. Identificar el inventario existente.

Requisiciones o pedidos de Planeación de compras

Despacho o compra de Orden de compra

Entrada al almacen Ingreso al sistema

Fin Inventario disponible

- El producto o servicio debe poseer las características establecidas con los

- Entrega de los productos en el establecimiento, con su cantidad de

- El pago de los productos se realizara al instante de revisar que los

- Entrega de productos y servicios el día pactado

- Multas por incumplimiento de políticas anteriores del 5% sobre producto.

- No se realizaran políticas sin el voto y aceptación de ambos participantes

¿Cuántas unidades puede entregar con las características requeridas el día

¿Cuáles son sus condiciones pago?

¿Cuáles son sus horarios de trabajo?

¿En caso de no vender el producto o servicio está dispuesto a renegociar los

¿En qué periodo de tiempo hay innovación en sus productos o servicios?

¿Qué tiene de innovador su producto o servicio?

¿En qué puesto se encuentra su producto o servicio en el mercado?

¿Tiene publicidad? ¿Qué cantidad? ¿Sí o no y por que?

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