Importancia de Los Archivos

Jenny Carolina Moreno García
CC: 1.117.513.573
carito6626@hotmail.com
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con
el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española.:
Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la

existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o
particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas,
guías, etc., donde se colocan).
La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio

Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución
cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las
técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines
anteriormente mencionados.
Al hablar de documentos me refiero a ellos, por una parte, en su doble dimensión física de
“medio más información consignada en ese medio”, o, en términos más comunes para los
especialistas (estos apenas los tomo prestados un momento), el documento como
sumatoria de “continente y contenido”. - Y por otra parte, estamos hablando del soporte
documental en el más amplio sentido del término (papel, audiovisual, fotográfico,
electrónico, etc.); amplitud de significado que ha venido creciendo en dinamismo y
complejidad hasta enfrentarnos hoy a las modalidades más avanzadas de los documentos
digitales y todo lo relacionado con estos. El temario de estos tres días de Congreso
Archivístico da cuenta, enhorabuena, de la conciencia que al respecto tiene la discusión
nacional sobre este tema. Credibilidad y confianza que, como sabemos, no son requisito
exclusivo de la fase de archivo de los documentos, sino que deben garantizarse desde la
generación y procesamiento de la información, la elaboración y uso de los documentos, el
archivo con todos sus requerimientos y, si es el caso, la eliminación del documento.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida
por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por
cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.
Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no
es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.
Para la administración de las empresas la importancia de los archivos radica en la memoria

institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien
organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en
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la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo

ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.
Para el caso de las investigaciones los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes
primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto
contienen información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben
aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos
sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los
acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración,
la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras
disciplinas.
Para la comunidad y el estado al estar debidamente organizados los archivos, tienen la

capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del
Estado mismo, y de éste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se
acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus
actividades.
Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de

documentos
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social,
lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así
mismo, los archivos fortalecen la implementación de estrategias que se privilegian en los
Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de
manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado,
representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por
posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden
económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de
desarrollo de la comunidad y del país.
Par el desarrollo económico y social el mejoramiento de las condiciones de vida de la

población es un objetivo constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo
económico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento
y la comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros
y fracasos, es de mucho valor.
Para el desarrollo científico y tecnológico los errores de planeamiento le cuestan caro a las
naciones y a sus gentes, quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales
despropósitos.
Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su
caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las
empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y
corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos públicos, privados y
comunitarios. La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus
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resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes

para las necesidades de los diferentes sectores del país.
Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está dado
por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos
durante los procesos de investigación.
Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional Los archivos

documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las que
pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y
naciones. De igual manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas,
artísticas, asociadas al desarrollo económico, político, cultura.
Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado: Con el tiempo fueron
definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación: sustentan su
identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y
son esenciales para el reconocimiento de los derechos del pasado que se constituye en
fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo histórico preservado y
custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros solidarios de Colombia,
protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo que nos
rodea.

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la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo

Para la comunidad y el estado al estar debidamente organizados los archivos, tienen la

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de

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